Seminar3 quản lí chi phí

Nhiều chuyên gia CNTT không xem trọng việc quản lí chi phí dự án- Không nhấn mạnh tầm quan trọng của ước tính chi phí dự án thực tế ngay từ đầu là một phần của vấn đề -> Chuẩn bị tốt cá

20521421 – Lê Thị Ngọc Huyền

20521277 - Hứa Long Hải

1 Giới thiệu

Tầm quan trọng của quản lý chi phí

1 Giới

thiệu

CHI PHÍ LÀ GÌ?

- “Kế toán viên thường định nghĩa chi phí là

một nguồn lực được hy sinh hoặc bỏ qua để đạt được một mục tiêu cụ thể”

- “Một thứ được từ bỏ để đổi lấy” – Từ điển

Nhiều chuyên gia CNTT không xem trọng việc quản lí chi phí dự án

- Không nhấn mạnh tầm quan trọng của ước

tính chi phí dự án thực tế ngay từ đầu là một phần của vấn đề -> Chuẩn bị tốt các dự toán chi phí là một kỹ năng đòi hỏi và quan trọng

mà nhiều chuyên gia cần có

1 Giới

thiệu

Bất kỳ công nghệ hoặc quy trình kinh doanh mới nào đều chưa được thử nghiệm và có những rủi ro cố hữu -> Chi phí tăng lên và thất bại là điều có thể xảy ra

=> Sai Sử dụng quản lý chi phí dự án tốt có thể thay đổi nhận thức sai lầm này

1 Giới

thiệu

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN LÀ GÌ?

- Quản lý chi phí dự án bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng một nhóm dự án hoàn thành

một dự án trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt.

- Người quản lý dự án phải đảm bảo các dự án được xác định rõ ràng, có thời gian và ước tính chi phí chính xác, và có ngân sách thực tế mà họ đã tham gia phê duyệt.

1 Giới

thiệu

4 quy trình để quản lý chi phí dự án

1 Lập kế hoạch

quản lý chi phí

(planning cost

management)

4 Kiểm soát chi phí

(controlling

costs)

3 Xác định ngân sách (determining the

budget)

2 Ước tính chi phí (estimating costs)

1 Giới

thiệu

Để hiểu từng quy trình quản lý chi

phí dự án, trước tiên bạn phải nắm

được các nguyên tắc cơ bản của quản lý chi phí Nhiều nguyên tắc

trong số này không phải là duy nhất đối với quản lý dự án Tuy nhiên, các nhà quản lý dự án cần hiểu các nguyên tắc này liên quan như thế nào đến các dự án cụ thể của họ.

1 Giới

thiệu

Các nguyên tắc cơ

bản của quản lý chi phí

- Mô tả các chủ đề chung như lợi nhuận,

chi phí vòng đời, phân tích dòng tiền, chi phí và lợi ích hữu hình và vô hình, chi phí trực tiếp, chi phí chìm, lý thuyết đường cong học tập và dự trữ.

- Một chủ đề quan trọng khác – quản lý

giá trị kiếm được – là một trong những công cụ và kỹ thuật quan trọng để kiểm soát chi phí dự án; nó được mô tả chi tiết trong phần kiểm soát chi phí.

1 Giới

thiệu

- Lợi nhuận (profits): các khoản thu trừ các

khoản chi tiêu

- Chi phí vòng đời (life cycle costing): nhìn

toàn cảnh về chi phí của một dự án trong suốt vòng đời của nó

- Phân tích dòng tiền (cash flow analysis):

phương pháp xác định chi phí ước tính

hàng năm và lợi ích phù hợp cho một dự

án và kết quả là dòng tiền hàng năm

- Chi phí và lợi ích hữu hình và vô hình là

các hạng mục để xác định mức độ tổ chức

có thể xác định chi phí và lợi ích ước tính cho một dự án

+ Chi phí hoặc lợi ích hữu hình (tangible

costs or benefits): dễ dàng đo lường được

- Chi phí trực tiếp (direct costs): có thể

liên quan trực tiếp đến việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của dự án

- Chi phí gián tiếp (indirect costs):

không liên quan trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án, nhưng liên quan gián tiếp đến việc thực hiện

dự án

- Chi phí chìm (sunk costs): là khoản

tiền được chi tiêu trong quá khứ

- Lý thuyết đường cong (learning curve

theory): nhiều mặt hàng được sản xuất lặp đi lặp lại, chi phí đơn vị của những mặt hang đó giảm theo một cách đều đặn khi có nhiều đơn vị được sản xuất

- Dự trữ (reserves): số tiền được bao

gồm trong ước tính chi phí để giảm thiểu rủi ro chi phí bằng cách cho phép các tình huống khó dự đoán trong

tương lai

1 Giới

thiệu

Lập kế hoạch quản lý chi phí

Bước đầu tiên trong quản lý chi

- Kế hoạch quản lý chi phí gồm các thông

tin sau:

+ Mức độ chính xác (level of accuracy)

+ Đơn vị đo lường (units of measure)

+ Liên kết thủ tục tổ chức (organizational procedures links)

+ Ngưỡng kiểm soát (control thresholds) + Quy tắc đo lường hiệu suất (rules of performance measurement)

+ Định dạng báo cáo (reporting formats) + Mô tả quy trình (process descriptions)

1 Giới

thiệu

2 Ước tính

chi phí

- Ước tính chi phí là việc phát triển một xấp xỉ hay ước tính chi phí của các

nguồn tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án

- Đầu ra quan trọng của quản lý chi phí dự án là ước tính chi phí.

- Có nhiều loại ước tính chi phí cùng với những công cụ và kỹ thuật

2 Ước lượng chi

phí

Các loại chi phí cơ bản

Các phương pháp ước tính chi phí

2 Ước lượng chi

phí

2 Ước lượng chi

2 Ước lượng chi

phí

Ước tính từ dưới lên

• Chính xác nhất và tốn nhiều thời gian nhất trong tất cả các phương pháp

ước tính

• Trong đó, mọi hoạt động được phân chia chi tiết ở cấp độ dưới cùng, từ đó tổng hợp các ước tính của từng thành phần riêng lẻ để đưa ra một ước tính tổng thể

2 Ước lượng chi

phí

Ước tính ba điểm

• Ước tính khả năng xảy ra nhất, lạc quan và bi quan

• Được phát triển từ ba ước tính bằng cách sử dụng công thức PERT (Công

cụ xem xét và đánh giá chương trình Program Evaluation And Review

Technique)

2 Ước lượng chi

phí

Ước tính tham

số

• Sử dụng các đặc điểm (tham số) của

dự án trong một mô hình toán học để ước tính chi phí dự án

• Ước tính dựa trên thông tin lịch sử của các dự án rất giống nhau và xem xét

sự khác biệt về quy mô

• Mô hình COCOMO (Constructive Cost Model) là mô hình thông dụng

2 Ước lượng chi phí

Biểu đồ so sánh

Đánh giá của các chuyên gia

Ước tính dựa trên kiến thức

và kinh nghiệm trước đây của người lập kế hoạch dự toán chi phí. 

tiết kiệm chi phí

Phân tích giá thầu

Được sử dụng tại các cuộc đấu thầu dự án công cộng

Khách hàng so sánh giá thầu cho dự án và đưa ra lựa chọn Yêu cầu phải hiểu rõ đối thủ cạnh tranh để có thể dự đoán giá thầu của họ trước khi đưa

ra giá thầu của riêng mình

Phân tích dự trữ

Ước tính được sử dụng để xử

lý các rủi ro tiềm ẩn của dự

án và các nguồn lực dự trữ cần được bảo đảm để đối phó với những rủi ro nói trên

2 Ước lượng chi phí

Ví dụ về ước tính chi phí

2 Ước lượng chi

phí

3 Xác định ngân sách

3 Xác định ngân sáchĐịnh nghĩa:

Xác định ngân sách là quá trình tổng hợp các chi phí ước

tính của các hoạt động riêng lẻ hoặc các gói công việc để

thiết lập một đường cơ sở chi phí

(Cost baseline)

Lợi ích chính của quá trình này là để xác định đường cơ sở

chi phí

3.1 Inputs

Cost management

Kế hoạch quản lý chi phí mô tả

cách chi phí dự án sẽ được quản

lý và được kiểm soát

Scope baseline

Sử dụng các công cụ cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả

Activity cost estimates

Ước tính chi phí cho mỗi hoạt động trong một gói công việc được tổng hợp để có được dự toán chi phí cho từng gói công việc

3 Xác định ngân

sách

3.1 Inputs

Project schedule

Lịch trình dự án bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến cho dự án

Resource calendars

Cung cấp thông tin về tài nguyên nào được giao cho dự án và khi nào được giao

3.2 Tools & techniques

3.2 Tools & techniques

3.2 Tools & techniques

3.1 Tools & techniques

huống tương tự để ước tính.

Việc chi tiêu ngân sách phải được điều chỉnh với bất kỳ giới hạn tài trợ nào trong cam kết tài trợ cho dự án.

Điều này được thực hiện bằng cách đặt các ràng buộc ngày áp đặt cho công việc vào tiến độ dự án.

Funding Limit Reconciliation

Project Documents Updates

- Các loại tài liệu dự án có thể được cập nhật kết quả của quá trình Xác định ngân sách là ước tính chi phí riêng lẻ, tiến độ dự án và sổ đăng ký rủi ro

Controls

Cost

Inputs Tool & Techniques Outputs

Kiểm soát chi phí là gì?

Kiểm soát chi phí dự án là nhiệm vụ giám sát và quản lý chi phí dự án cũng như chuẩn bị cho các rủi ro tài chính tiềm ẩn.

Quản lý sự biến đổi của Cost baseline

Hạn chế rủi ro 🡪 Tiết kiệm thời gian và chi phí cho

dự án

4 Kiểm soát chi phí

4 Kiểm soát chi

phí 4.1 Control Cost flow

1 Project funding

requirements

1 Earned value management

2 To-complete performance index (TCPI)

1 Work performace information

2 Cost forecast

3 Change request

4 Kiểm soát chi

phí 4.2 Inputs

Project Management Plan

Cost baseline Cost management plan

4 Kiểm soát chi

phí 4.3 Tool & Techniques

Earned Value Management

Quản lý giá trị kiếm được (EVM) là một kỹ thuật đo lường

sự thực hiện dự án thông qua việc tích hợp dữ liệu của phạm vi, thời gian và chi phí dự án

4 Kiểm soát chi

phí 4.3 Tool & Techniques

Earned Value Management

4 Kiểm soát chi

phí 4.3 Tool & Techniques

Earned Value Management

EVM tập trung quản lý 3 thành phần chính của từng nhóm công việc (work package)

4 Kiểm soát chi

phí 4.3 Tool & Techniques

Earned Value Management

EVM tập trung quản lý 3 thành phần

chính của từng nhóm công việc (work

package)

Planned Value

Earned Value

Actual Cost

4 Kiểm soát chi

phí 4.3 Tool & Techniques

Earned Value Management

Planned Value – Giá trị kế hoạch

Ngân sách được cấp cho công việc theo kế hoạch trong một khoảng thời gian cho phép

4 Kiểm soát chi

phí 4.3 Tool & Techniques

Earned Value Management

Earned Value – Giá trị đạt được

Phần công việc thực hiện được đo lường bằng ngân sách đã bỏ ra

cho công việc đó

4 Kiểm soát chi

phí 4.3 Tool & Techniques

Earned Value Management

Actual Cost – Giá trị thực tế

Chi phí phát sinh thực tế khi thực hiện công việc của một hoạt động trong một khoảng thời gian cụ

thể.

Earned Value Management

1 dự án làm web được lên kế hoạch thực hiện trong 1 tuần với ngân sách

là $10.000 được báo cáo vào cuối tuần Nhưng thực tế dự án cần 2 tuần

và tiêu tốn hết $20.000 ($15k cho tuần 1 và $5k cho tuần 2) để có thể hoàn thành

Giả sử

PV: $10.000 EV: $5000 AC: $15.000 Báo cáo tuần 1:

Earned Value Management

Sự khác biệt so với các đường cơ sở cũng được kiểm soát

SV – Schedule Variance

SV = EV - PV

Earned Value Management

Sự khác biệt so với các đường cơ sở cũng được kiểm soát

CV – Cost Variance

CV = EV - AC

Earned Value Management

Sự khác biệt so với các đường cơ sở cũng được kiểm soát

SPI – Schedule Performance Index SPI = EV / PV

Earned Value Management

Sự khác biệt so với các đường cơ sở cũng được kiểm soát

CPI – Cost Performance Index SPI = EV / AC

4 Kiểm soát chi

phí 4.3 Tool & Techniques

4 Kiểm soát chi

phí 4.3 Tool & Techniques

4 Kiểm soát chi phí 4.3 Tool & Techniques

Forecasting

Vậy tại sao lại ko chỉ

sử dụng mỗi EVM như 1 công cụ quản

lý?

Giải quyết 

Giả sử ứng dụng dữ liệu phần trăm hoàn thành

0% cho task chưa bắt đầu

50% cho task đang in progress

100% cho task đã hoàn thành 

Dữ liệu tỷ lệ phần trăm được đơn giản

hóa để có thể quản lý xem tổng thể dự án đang hoạt động như nào

Ví dụ 1: Một đề án lắp ráp 10 máy phát điện với chi phí là 100 USD và thực hiện trong vòng 10 tuần Tại

thời điểm kết thúc tuần thứ 6 thì

tình trạng công việc như sau: lắp

Ví dụ 1: Một đề án lắp ráp 10 máy

phát điện với chi phí là 100 USD và

thực hiện trong vòng 10 tuần Tại

thời điểm kết thúc tuần thứ 6 thì

tình trạng công việc như sau: lắp

• EV: trên thực tế chỉ lắp ráp được 5,5 máy → giá trị công việc

là (5,5 máy/10 máy) * 100 USD = 55 USD

• AC = 85 USD

• SV = EV – PV = 55 – 60 = -5 < 0: trễ hơn so với kế hoạch

• CV = EV – AC = 55 – 85 = -30 < 0 : vượt chi

Ví dụ 2 : Một đề án lắp ráp 10 xe hơi trong vòng 6 tuần, sử dụng 600 giờ lao động với giá 10USD/1giờ Như vậy giá trị toàn bộ dự án là 600 giờ lao động * 10USD/1 giờ = 6000

USD Tại thời điểm kết thúc tuần thứ 3, các nhân viên lắp ráp

được 4 xe và sử dụng hết 400 giờ lao động.

Tính PV, EV, AC ?

Cho biết dự án này có đúng theo kế

hoạch không?

Ví dụ 2 : Một đề án lắp ráp 10 xe hơi trong vòng 6 tuần, sử dụng 600 giờ lao động với giá 10USD/1giờ Như vậy giá trị toàn bộ dự án là 600 giờ lao động * 10USD/1 giờ = 6000

USD Tại thời điểm kết thúc tuần thứ 3, các nhân viên lắp ráp

được 4 xe và sử dụng hết 400 giờ lao động.

▪ PV: theo kế hoạch phải lắp ráp được 5 xe hơi →

giá trị công

việc là (5 xe/10 xe) * 6000= 3000USD.

▪ EV: trên thực tế lắp ráp được 4 xe → giá trị

công việc là (4

xe/10 xe) * 6000 USD =2400 USD.

▪ AC: 400 giờ lao động * 10USD/1giờ = 4000USD

▪ SV = EV – PV = 2400 – 3000 = -600 < 0: trễ

▪ CV = EV – AC = 2400 – 4000 = -1600 < 0: vượt

chi

PHẦN MỀM QUẢN LÝ

MICROSOFT PROJECT

Microsoft Project giúp lập kế hoạch, quản lý và trao đổi thông tin về dự án của bạn một cách hiệu quả

Các khả năng lập báo cáo được đổi mới của Microsoft Project,

có thể trao đổi thông tin một cách dễ dàng bằng cách tạo, sửa đổi và in ấn báo cáo chất lượng cao

Có thể truyền dữ liệu dễ dàng giữa Microsoft Project và các

chương trình ứng dụng khác, bao gồm cả Microsoft Excel và Microsoft Word

Tổng kết

• Hiểu được tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án.

• Hiểu một số nguyên tắc cơ bản của quản lý chi phí để có

thể quản lý chi phí dự án một cách hiệu quả. 

• Lập kế hoạch quản lý chi phí liên quan đến việc xác định

các chính sách, thủ tục và tài liệu sẽ được sử dụng để lập

kế hoạch, thực hiện và kiểm soát chi phí dự án.

•  Mỗi loại ước tính được thực hiện trong các giai đoạn khác

nhau của vòng đời dự án và mỗi loại có mức độ chính xác

khác nhau.

•  Một số công cụ và kỹ thuật có thể giúp bạn phát triển ước tính chi phí, bao gồm ước tính tương tự, ước tính từ dưới lên, ước tính tham số và các công cụ được máy tính hóa.

•  Xác định ngân sách liên quan đến việc phân bổ chi phí cho các hạng mục công việc riêng lẻ theo thời gian.

•  Hiểu lợi ích của việc quản lý giá trị kiếm được và quản lý

danh mục dự án để hỗ trợ kiểm soát chi phí.

• Phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp và phần mềm quản

lý danh mục đầu tư có thể giúp người quản lý đánh giá dữ liệu của nhiều dự án.

Summary

Bạn có câu hỏi nào

không?

Hãy gửi cho chúng tôi! Hy vọng bạn

đã học được thêm điều mới mẻ.

tài nguyên

miễn phí

Hãy sử dụng những biểu tượng

cũng như hình minh họa miễn phí

và có thể thay màu này trong thiết

kế Canva của bạn