QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN

• Lịch biểu dự án bắt nguồn từ tài liệu khởi động dự án: + Bản tuyên bố dự án có chứa ngày bắt đầu và kết thúc, cùng với thông tin về ngân sách + Tuyên bố phạm vi scope statement và WBS

QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN

GVHD: ThS Huỳnh Đức Huy

Vân Thiên Thanh

2 Các quy trình quản lý thời gian dự án

3 Các công cụ và kỹ thuật ước tính thời gian

NỘI DUNG

GIỚI THIỆU

01

Giới thiệu

Thời gian là một trong bộ ba ràng buộc của quản lý dự án bên cạnh phạm vi và chi phí

Kết thúc dự án đúng hạn là một thách thức lớn trong quản lý dự án

Thời gian ít có tính linh hoạt

Thời gian hiển nhiên trôi qua dù có điều gì xảy ra

Lý do chính dẫn đến xung đột dự án là vấn đề về lịch biểu

01

02 CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ

THỜI GIAN

Xác định các hoạt động

02

• Xác định các hành động cụ thể sẽ tạo ra các sản phẩm dự án đủ chi tiết để xác định

các ước tính về nguồn lực và lịch trình.

• Tạo nền tảng cho phát triển lịch biểu.

• Lịch biểu dự án bắt nguồn từ tài liệu khởi động dự án:

+ Bản tuyên bố dự án có chứa ngày bắt đầu và kết thúc, cùng với thông tin về ngân sách

+ Tuyên bố phạm vi (scope statement) và WBS giúp xác định cần phải làm những gì

• Xác định hoạt động đòi hỏi phát triển WBS chi tiết hơn cùng với những lời giải thích để hiểu được tất cả những việc cần làm, nhằm có được các ước lượng phù hợp với thực tế

• Danh sách hoạt động và các thuộc tính hoạt động phải thống nhất với bảng phân rã công việc (WBS)

Sắp xếp các hoạt động theo trình tự

02

• Sự phụ thuộc hoặc mối quan hệ liên quan đến trình tự của các hoạt động

hoặc nhiệm vụ của mọi dự án:

+ Phụ thuộc bắt buộc: bản chất của công việc+ Phụ thuộc tùy chọn: được xác định bởi nhóm dự án+ Phụ thuộc ngoài: liên quan đến các mối quan hệ giữa các hoạt động của

dự án và ngoài dự án

A Sự phụ thuộc (Dependencies)

Sắp xếp các hoạt động theo trình tự

02

• Sơ đồ mạng là một kỹ thuật để thể hiện trình tự của các hoạt động

• Sơ đồ mạng là một sơ đồ hiển thị các mối quan hệ logic giữa các hoạt động

của dự án và trình tự của chúng

B Sơ đồ mạng (Network diagram)

Sắp xếp các hoạt động theo trình tự

02

• Các ràng buộc thời gian:

+ No earlier than : công việc xảy ra sau ngày cụ thể nhưng không sớm hơn ngày được cho + No later than : hướng đến deadline Công việc phải được hoàn tất vào ngày đó hay ngày khác.

+ On this date : Không thể điều chỉnh, công việc phải được hoàn tất không sớm cũng không trễ.

• Ràng buộc quản lý: liên quan đến quyết định của PM

• Ràng buộc kỹ thuật:

+ Ràng buộc thực thi + Ràng buộc tài nguyên (resource)

• Ràng buộc tổ chức

B Sơ đồ mạng (Network diagram)

Ước tính thời gian hoạt động

• Nỗ lực khác với thời gian

• Những người thực hiện công việc sẽ giúp tạo ra các ước lượng, và các chuyên gia sẽ xem lại

Kiểm soát lịch biểu

02

• Kiểm tra lịch biểu so với thực tế

• Sử dụng kế hoạch phòng rủi ro

• Không lập kế hoạch cho mọi người làm việc 100% khả năng vào mọi thời điểm

• Tổ chức các buổi họp tiến độ với các bên liên quan

• Thật rõ ràng, trung thực khi bàn về các vấn đề liên quan đến lịch biểu

• Kết quả đạt được: Thông tin hiệu suất công việc, dự báo lịch trình, yêu cầu thay đổi, bản cập nhật kế hoạch quản lý dự án và bản cập nhật tài liệu dự án

03 CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT ƯỚC

LƯỢNG THỜI GIAN

Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian

Sử dụng đánh giá chuyên gia

• Lưu giữ quy trình lịch sử của các dự án trước đó

• So sánh công việc cần đánh giá với những công việc tương tự trong quá khứ

• PERT áp dụng phương pháp đường tới hạn (CPM) cho ước tính thời gian

Bài tập

• Còn được gọi là phân tích đường tới hạn

• Là một kỹ thuật lập sơ đồ mạng được sử dụng để dự đoán tổng thời gian

của dự án

• Đường găng là tập hợp các hoạt động xác định thời gian sớm nhất mà dự

án có thể được hoàn thành

• Đường găng là đường có chiều dài lớn nhất trong sơ đồ mạng

• Công việc găng là những công việc nằm trên đường găng

• Là những công việc ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành dự án

Phương pháp đường găng (Critical path method)

Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian

03

• Nếu muốn thay đổi kế hoạch thi công dự án (giảm chi phí, rút ngắn thời gian, ):trước tiên phải căn cứ vào các công việc găng

• Một dự án có thể có nhiều đường găng

• Đường găng là không bất biến

• Các công việc ngoài đường găng được phép kéo dài hơn dự kiến (một thời giannhất định) mà không ảnh hưởng tới chiều dài dự án

• Các đường ngoài găng cũng có nguy cơ trở thành găng

Phương pháp đường găng (Critical path method)

Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian

03

Activity-on-arrow (AOA): Phương pháp sơ đồ mũi tên

• Còn được gọi là Arrow diagramming method (ADM)

• Các hoạt động được biểu diễn bằng các mũi tên

• Mỗi nút (node) là điểm bắt đầu và điểm kết thúc của một hoạt động

• Nút đầu tiên biểu thị sự bắt đầu

• Nút cuối cùng biểu thị sự kết thúc

Sơ đồ mạng (Network diagram)

Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian

03

Activity-on-arrow (AOA) (phương pháp sơ đồ mũi tên)

Activity-on-Node (AON): Phương pháp sơ đồ ưu tiên

• Còn gọi là Precedence diagramming method (PDM)

• Hoạt động được biểu diễn bằng node

• Mũi tên chỉ ra những quan hệ giữa các hoạt động

• Phổ biến hơn ADM và được dùng bởi những phần mềm quản lý dự án(MS Project)

Sơ đồ mạng (Network diagram)

Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian

03

Activity-on-Node (AON) ( Phương pháp sơ đồ ưu tiên)03

Phương pháp CPM

• Thời gian sớm nhất ti để bắt đầu công việc/giai đoạn thứ i

• Thời gian trễ nhất Ti để bắt đầu công việc/giai đoạn thứ i

Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian

03

Bài tập

9

2

9

2

ABDH: 21

9

2

ABEGH: 26

9

2

ACFGH: 21

9

2

Đường găng: ABEGH

Tổng thời gian thực hiện dự án: 26 tháng

Công việc găng: A, B, E, G, H

Xác định khoảng dư toàn phần và khoảng dư tự do

Bài tập

0 0

2

2

2 2 2

3

3 3

4 4

0 0

2

2

2 2 2

3

3 3

4 4

0 0

3

3 3

4 4

Xác định khoảng dư toàn phần và khoảng dư tự do

Sơ đồ GANTT

• Cung cấp một định dạng chuẩn để hiển thị thông tin lịch biểu của dự án

• Liệt kê các hoạt động của dự án cùng với ngày bắt đầu và ngày kết thúc

tương ứng ở dạng lịch

• Còn được gọi là biểu đồ thanh (hiển thị dưới dạng thanh ngang)

• Các hoạt động trên biểu đồ Gantt được thúc đẩy bởi các sản phẩm trên

WBS và phải trùng khớp với danh sách hoạt động và danh sách cột mốc

Các công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian

03

KỸ THUẬT

RÚT NGẮN

• Rút ngắn lịch biểu là một kỹ thuật đánh đổi giữa thời gian và chi phí để tạo ra mộtlịch biểu với thời gian thực hiện dự án ngắn nhất mà chi phí gia tăng là ít nhất

• Bố trí lại các công việc được thực hiện song song

• Các nguyên tắc của kỹ thuật rút ngắn lịch biểu:

+ Rút ngắn các công việc trên đường găng+ Rút ngắn từng đơn vị một

+ Sau khi rút ngắn từng đơn vị cần xác định lại đường găng và cập nhật lạithời gian rút ngắn được phép của các hoạt động

Kỹ thuật rút ngắn lịch biểu

04

B1: Xác định đường găng của dự án

B2: Tính toán chi phí rút ngắn cho một đơn vị thời gian của tất cả các công việc trong dự án B3: Chọn CV trên đường găng có chi phí rút ngắn một đơn vị thời gian là ít nhất và giảm

thời gian thực hiện công việc này đến mức tối đa, tức là tới khi:

• Đạt thời gian tối thiểu cần thiết để thực hiện CV

• Xuất hiện đường găng mới

B4: Nếu CV găng cần rút ngắn nằm trên chu trình gồm nhiều CV găng khác thì rút ngắn 2

CV trên 2 nhánh khác nhau của chu trình sao cho tổng chi phí bỏ thêm của chúng là ít nhất.

Cách rút ngắn thời gian với chi phí ít nhất

Kỹ thuật rút ngắn lịch biểu

04

ZÍ ZỤ

Công việc Công việc trước đó Thời gian Thời gian tối thiểu Chi phí rút ngắn 1

B

D A C

B

D A C

Xác định thứ tự rút ngắn

Công việc Công việc

trước đó Thời gian Thời gian tối thiểu Chi phí rút ngắn 1 ngày

Thứ tự rút

ngắn

ABFI ABEHI CFI CEHI DHI AGHI Chi

phí rút ngắn

Thứ tự rút ngắn các công việc

Công việc Công việc

trước đó Thời gian Thời gian tối thiểu ngắn 1 ngày Chi phí rút

Công việc Công việc

trước đó Thời gian Thời gian tối thiểu Chi phí rút ngắn 1

ngày

Thời gian rút ngắn tối

Thứ tự rút

ngắn

ABFI ABEHI CFI CEHI DHI AGHI Chi

phí rút ngắn

Công việc Công việc

trước đó Thời gian Thời gian tối thiểu ngắn 1 ngày Chi phí rút Thời gian rút ngắn tối đa

Thứ tự rút

ngắn

ABFI ABEHI CFI CEHI DHI AGHI Chi

phí rút ngắn

• Rút ngắn các công việc trên đường găng:

• Các công việc ngoài đường găng

– Sau khi rút ngắn các CV trên:

• ABEHI: 29 → cần rút ngắn đường này 1 ngày

– Rút ngắn E 1 ngày – chi phí: 5

• Các con đường khác < 28

Tổng chi phí: 97 + 5 = 102 và dự án được rút ngắn tối đa 37-28 = 9 tuần

Hút Ka

Thank you!