Quản lý phạm vi dự án

Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quá trình liên quan đến việc XÁC ĐỊNH và KIỂM SOÁT công việc được hoặc không được đưa vào một dự án.. Các phương pháp chọn dự án 1.1 Chọn dự án Payba

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

EC208.N11.TMCL

Giảng viên: Huỳnh Đức Huy

Nhóm 8

2 1

TÌM HIỂU CHUNG

4

1

TÌM HIỂU CHUNG

Quản lý phạm vi dự án

là gì?

Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quá trình liên quan đến việc

XÁC ĐỊNH và KIỂM SOÁT công việc được hoặc không được đưa vào

một dự án.

PROJECT SCOPE MANAGEMENT

PROJECT SCOPE MANAGEMENT Mục đích

SẢN PHẨM đầu ra.

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất và khó nhất

QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI

11

2

Quản lý phạm vi dự án

3.Thu thập yêu cầu

2.Lập kế hoạch quản

1.Khởi động

1.KHỞI ĐỘNG

13

a Quy trình chọn dự án

14

1.1 Chọn dự án

1 2 3 4

Dựa vào kế hoạch chiến lược tổng thể

của tổ chức Phân tích vùng nghiệp vụ

Xác định dự án tiềm năng Chọn các dự án CNTT và phân bổ tài

nguyên

Nhìn vào bức tranh tổng thể hay kế hoạch chiến lược của một tổ chức, để phát triển một kế hoạch chiến lược về CNTT

15

Dựa vào kế hoạch chiến lược tổng thể của tổ chức

Là một trong những thông tin đầu vào, là một tiêu chí

để chọn lựa dự án.

Đòi hỏi xác định các mục tiêu nghiệp vụ lâu dài

Các dự án CNTT cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược, thương mại, tài chính của đơn vị

a Quy trình chọn dự án

1.1 Chọn dự án

1.1 Chọn dự án

1.1 Chọn dự án 1.1 Chọn dự án

b Các phương pháp chọn dự án

Phân loại dự án

19

Hướng đến nhu cầu chung của tổ chức

1.1 Chọn dự án

Là phương pháp tính lượng tiền thực thu hoặc thực mất trong tương lai từ dự án

bằng cách không xét đến tất cả các luồng tiền mặt vào hoặc ra trong tương lai

cho đến thời điểm hiện tại

Phân tích tài chính

b Các phương pháp chọn dự án

1.1 Chọn dự án

Payback là một trong những công cụ tài chính quan trọng

được sử dụng khi chọn lựa dự án

Phân tích lợi nhuận (Payback analysis)

Phân tích tài chính

b Các phương pháp chọn dự án

1.1 Chọn dự án

ROI = (tổng thu nhập - tổng chi phí) / tổng chi phí

Giá trị hoàn lại từ đầu tư ROI (Return on Investment)

Ví dụ đầu tư $100 vào năm nay và năm tới có trị

giá là $110 thì ROI = (110-100)/100=10%

Mô hình trọng số Weighted Scoring Model - WSM

b Các phương pháp chọn dự án

Dựa trên điều khiện xác định

1 Xác định các điều kiện quan trọng cho thành công của dự án

2 Gán các trọng số (phần trăm) cho mỗi điều kiện sao cho tổng của chúng bằng 100

3 Gán các điểm cho mỗi điều kiện đối với mỗi dự án

4 Nhân các điểm với trọng số và tính tổng các giá trị này

1.1 Chọn dự án

b Các phương pháp chọn dự án

25

Mô hình trọng số Weighted Scoring Model - WSM

1.1 Chọn dự án

b Các phương pháp chọn dự án

26

Thực hiện thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard)

Là một hệ thống quản lý chiến lược dựa vào kết quả đo lường và đánh giá,

được áp dụng cho mọi tổ chức

BSC chính là phương pháp chuyển đổi tầm nhìn và chiến lược thành mục tiêu, chỉ tiêu đánh giá

và hoạt động cụ thể.

1.1 Chọn dự án

b Các phương pháp chọn dự án

27

Thực hiện thẻ điểm cân bằng (balanced scorecard)

Lợi nhuận đạt được Doanh thu

Vốn Dòng tiền hoạt động

Hệ số vòng quay hàng tồn kho

Khả năng khảo sát KH

Cổ phần thị trường

Tỷ lệ đơn hàng cũ Chỉ số thương hiệu

LẬP KẾ HOẠCH

PHẠM VI

29

Cung cấp nền tảng cho các quyết định trong tương lai Cần có sự tham gia

đánh giá của các chuyên gia, quản lý phòng ban, nhà tài trợ dự án, cũng như

các phòng ban và các bên liên quan được chọn với nhau để lập ra một kế

hoạch tốt nhất đáp ứng đúng với dự án của công ty.

30

"Để lập ra một kế hoạch tốt nhất đáp ứng đúng với dự án

của công ty."

Sau khi xem xét những yếu tố ảnh hưởng đến dự án, nhóm dự án sử dụng đánh

giá của chuyên gia và các cuộc họp để phát triển hai đầu ra quan trọng:

LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI

kế hoạch quản lý phạm vi

kế hoạch quản lý yêu cầu

THU THẬP YÊU CẦU

34

Thu thập yêu cầu

36

88% các dự án phần mềm nâng cao các sản

phẩm hiện có thay vì tạo mới

82% phản hồi từ khách hàng và đối tác là nguồn

chính của ý tưởng và yêu cầu sản phẩm

· 73% nói rằng thách thức quan trọng nhất là đạt được

sự hiểu biết rõ ràng về những gì khách hàng muốn.

· 75% đang quản lý các dự án với ít nhất 100 yêu

cầu; 20% đang quản lý các dự án với hơn 1.000 yêu

cầu

37

Scope management plan: Kế hoạch quản lý phạm vi

Requirements management plan: Kế hoạch quản lý yêu cầu

Stakeholder management plan: Kế hoạch quản lý các bên liên quan

Project chartrer: Điều lệ dự án

Stake holder register: Đăng ký các bên liên quan

sáng tạo), Group decision - making techniques (kỹ năng ra quyết

XÁC ĐỊNH PHẠM VI

39

Xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được.

XÁC ĐỊNH PHẠM VI

Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí, và tài nguyênXác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều khiển dự ánGiúp truyền đạt rõ ràng các trách nhiệm của mỗi công việc

Xác định đúng phạm vi sẽ giúp

INPUT

OUTPUT

Xác định phạm vi cần căn cứ vào văn kiện dự án, bản mô tả yêu

cầu và nguồn tài nguyên của công ty như các chính sách, quy trình

và biểu mẫu đối với quản lý phạm vi dự án, tài liệu lưu trữ về các

dự án tiến hành trước đây và các bài học kinh nghiệm trong quá

khứ

Tuyên bố phạm vi dự án và cập nhật tài liệu dự án.

Lấy ý kiến đánh giá của chuyên gia, tiến hành phân tích sản phẩm, và tổ chức hội thảo chuyên đề và với các ý kiến đánh giá của chuyên gia được áp dụng cho từng vấn đề kĩ thuật chi tiết và kèm theo các chuyên gia có trình độ chuyên môn sâu có thể đến từ rất nhiều nguồn khác nhau.

Ví dụ: người điều phối có thể yêu cầu người dùng, nhà phát triển và nhân viên bán hàng tham gia cuộc họp trực tiếp

hoặc cuộc họp để trao đổi ý tưởng về việc phát triển sản phẩm mới.

{

TOOLS, TECHNIQUES

Tạo Cấu Trúc Phân Rã Công

Việc (WBS)

42

Cấu trúc phân rã công việc (WBS- Work Break-down Structure) là cây phân cấp các nhóm công việc cần thực hiện trong dự án, nó xác định phạm vi tổng thể của dự án Đây là tài liệu nền tảng trong quản lý dự án vì nó cung cấp

cơ sở để lập kế hoạch và quản lý các lịch biểu, chi phí, và những biến đổi dự án.

CẤU TRÚC PHÂN RÃ CÔNG VIỆC

Cấu trúc phân rã công việc (WBS) là gì?

Là danh sách chi tiết những gì cần hoàn thành một dự án.

Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định được các bước để hoàn thành dự án.

WBS là cơ sở để ước lượng chi phí Từ WBS sẽ có một bức tranh chung về kinh phí dự án.

WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các cá nhân.

WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự án.

CẤU TRÚC PHÂN RÃ CÔNG VIỆC

Ai xây dựng WBS?

Người quản lý dự án; Khách hàng; thành viên tổ dự án;

Người tài trợ dự án; Ban quản lý dự án.

CẤU TRÚC PHÂN RÃ CÔNG VIỆC

5.1 Nguyên Tắc Sử Dụng

49

Khi tiến hành công việc phải luôn tập trung theo sát phương án đã để ra Nếu

không muốn nó bị lệch mục tiêu công việc ban đầu và đội lên những chi phí phát

sinh quá lớn

Ví dụ 1: khi đề ra một phương án WBS thì:

5.1 Nguyên Tắc Sử Dụng

50

Đặt trường hợp công ty bạn có 3 phòng bàn và chi phí dự án là 60 triệu và mỗi

phòng là 20 triệu thì nếu một phòng sử dụng chi phí vượt mức cho phép thì sẽ

gây khó khăn cho các phòng khác cũng như cho dự án

Ví dụ 2:

5.2 Phương pháp tương tự

51

Sử dụng các WBS của một dự án tương tự để làm điểm khởi đầu cho các dự án mới.

Một công ty chuyên về công ty sản xuất phần mềm đã có những WBS có sẵn Thì

sau đó họ sẽ dùng lại những WBS cũ và thay đổi nó cho phù hợp với điều mới hơn

Ví dụ 1:

5.2 Phương pháp tương tự

52

Với sinh viên chúng ta thì chuyện đồ án môn này gắn cho đồ án môn

khác nghe có vẻ khá quen thuộc 1 học kỳ nhưng chỉ làm đúng 1 đồ án

cho 3 môn học

Ví dụ 2:

5.3 Phương pháp Top-Down:

53

Là phương pháp thường xuyên được sử dụng để xây dựng WBS

Bắt đầu từ các hạng mục lớn nhất của dự án và chia ra thành các hạng mục nhỏ.

Quá trình thực hiện phương pháp này sẽ tinh chỉnh mức độ chi tiết của công việc ngày càng lớn Kết quả => các tài

nguyên được chỉ định ở mức độ gói công việc

Phương pháp này phù hợp nhất với các nhà quản lý dự án có hiểu biết sâu rộng về kỹ thuật và góc nhìn toàn cảnh.

Phương pháp tiếp cận từ dưới lên có thể rất tốn thời gian,

nhưng nó cũng có thể là một cách rất hiệu quả để tạo một

WBS

Thường sử dụng phương pháp tiếp cận từ dưới lên cho các

dự án là các hệ thống hoàn toàn mới hoặc các phương

pháp tiếp cận để thực hiện một công việc, hoặc để giúp tạo

ra sức mua và sức mạnh tổng hợp với nhóm dự án

5.5 Phương pháp Mind-Mapping:

Sơ đồ tư duy là một kỹ thuật sử dụng các nhánh toả ra từ một ý

tưởng cốt lõi để cấu trúc hoá các suy nghĩ và ý tưởng.

Sơ đồ tư duy cho phép mọi người viết và thậm chí vẽ hình ảnh của

các ý tưởng ở định dạng phi tuyến tính.

Cách tiếp cận trực quan, ít cấu trúc hơn để xác định và sau đó nhóm

các nhiệm vụ có thể mở ra khả năng sáng tạo giữa các cá nhân và

tăng sự tham gia cũng như tinh thần giữa các nhóm.

Khả năng mở rộng vô hạn cho đến khi cạn kiệt ý tưởng cho công việc

cần thực hiện.

Sơ đồ tư duy có thể được dùng để phát triển WBS bằng cách sử dụng

Top-Down hoặc Bottom-Up.

Phương pháp tiếp cận từ dưới lên (Bottom-Up)

Bắt đầu từ công việc chi tiết

Kết hợp thành công việc lớn

Phương pháp tiếp cận sơ đồ tư duy (Mind-mapping)

Sử dụng các nhánh để cấu trúc hoá suy nghĩ và ý tưởng từ

một ý tưởng cốt lõi.

Có thể kết hợp với phương pháp tiếp cận từ trên xuống

hoặc từ dưới lên.

5.5* Tóm tắt:

5.6 Từ Điển WBS:

58

•Từ điển WBS không có định dạng quy định, WBS dictionary thường sẽ xuất hiện

dưới dạng văn bản Định dạng của WBS dictionary có thể thay thay đổi tùy thuộc

vào từng dự án cho phù hợp

•Có thể mô tả từng công việc bằng 1 đoạn văn ngắn Đối với một dự án phức tạp

thì mô tả công việc có thể là 1 trang hoặc nhiều hơn 1 trang

5.6 Từ Điển WBS:

60

Công cụ, tài liệu cần cho dự án

Ước tính chi phí cho dự án

Yêu cầu về chất lượng

Tiêu chí nhiệm vụ

Tài liệu tham khảo kỹ thuật

Thông tin về hợp đồng, công ty thỏa thuận

·Nội dung trong WBS dictionary:

5.6 Từ Điển WBS:

61

[!] WBS dictionary không thể hiện các thuật ngữ hoặc các từ ngữ viết tắt trong

công việc Những thứ này sẽ thuộc về bảng chú thích trong tài liệu.

5.6 Từ Điển WBS:

62

• WBS dictionary + WBS associated + Tuyên bố phạm vi dự án = Đường cơ sở phạm vi.

⇒ Các hiệu suất trong công việc đáp ứng các phạm vi dự án đều được so theo

đường cơ sở phạm vi này

5.6 Từ Điển WBS:

63

Ví dụ: Có 1 dự án liên quan đến việc trồng cây Cấu trúc phân tích công việc làmột danh sách các nhiệm vụ dự án, như thế này:

5.6 Từ Điển WBS:

64

=>Từ điển WBS chứa thông tin phụ về từng nhiệm vụ, như sau:

Loại bỏ cây

Một nhà thầu loại bỏ cây sẽ được gọi để loại bỏ cây cũ Người ta dự đoán chúng sẽ làm hỏng

bãi cỏ gần cây, điều này sẽ đòi hỏi phải làm lại Do đó, chi phí tự trả dự kiến sẽ là 1,500 đô la

5.6 Từ Điển WBS:

65

Đào hố

Nhiệm vụ này đòi hỏi một máy xúc mini có thể được thuê tại cửa hàng phần cứng trên đường

phố Một khóa đào tạo một ngày sẽ cần phải được thực hiện

Trồng cây

Để trồng cây, một người trợ giúp phải được sử dụng vì lý do an toàn Cây phải được trồng

theo quy định của Thành phố

5.6 Từ Điển WBS:

66

5.7 Một số nguyên tắc cơ bản để xây dựng 1 WBS

68

• Mỗi đơn vị thực hiện công việc trong dự án chỉ xuất hiện tại 1 nơi trong WBS

• Nội dung công việc của 1 hạng mục WBS là tổng các hạng mục WBS nhỏ hơnthuộc nó

• Mỗi 1 WBS do một người chịu trách nhiệm, bất kể có bao nhiêu người làm việctrong cùng 1 WBS

• WBS phải phù hợp với cách thức thực hiện công việc Mỗi một WBS chỉ hỗ trợnhóm thực hiện dự án trước, và chỉ hỗ trợ các mục đích khác nếu nó thực tế

5.7 Một số nguyên tắc cơ bản để xây dựng 1 WBS

• WBS phải là 1 công cụ linh hoạt để đáp ứng được những thay đổi bất ngờ và duytrì được khả năng kiểm soát những nội dung công việc trong dự án theo tuyên bốphạm vi

Kiểm tra và Kiểm soát thay đổi

phạm vi (Verification &

Controling)

70

Kiểm tra phạm vi

71

Kế hoạch quản lý phạm vi, đường cơ sở phạm vi, tài liệu yêu cầu, ma trận xác định

nguồn gốc yêu cầu và dữ liệu hiệu suất công việc là những yếu tố đầu vào chính để

xác nhận phạm vi.

Các công cụ chính để thực hiện xác nhận phạm vi

là các kỹ thuật kiểm tra và ra quyết định nhóm

Kiểm tra phạm vi liên quan đến việc chấp nhận chính thức các sản phẩm

đã hoàn thành của dự án

Sự chấp nhận này thường đạt được bằng sự kiểm tra của khách hàng vàsau đó ký tên trên các sản phẩm chính

Để nhận được sự chấp nhận chính thức về phạm vi dự án, nhóm dự ánphải xây dựng tài liệu rõ ràng về các sản phẩm và thủ tục của dự án đểđánh giá liệu chúng đã được hoàn thành một cách chính xác và đạt yêucầu hay chưa

Kiểm tra phạm vi:

72

Kiểm soát phạm vi:

73

a Các đề xuất để cải thiện đầu vào của người dùng

Cung cấp và cập nhật đầy đủ thông tin dự án (kế hoạch quản lý dự án, tuyên

Kiểm soát phạm vi:

74

a Các đề xuất để cải thiện đầu vào của người dùng

Cập nhật tiến độ cho người dùng dự án và nhà tài trợ một cách thường xuyên

Nếu sản phẩm được giao là phần cứng hoặc phần mềm, trước tiên hãy đảmbảo rằng sản phẩm đó hoạt động

Không hứa trước cung cấp những gì mà nhóm không thể giao trong mộtkhung thời gian nào đó nếu chưa Đảm bảo được tiến độ dự án cho phép đủthời gian để sản xuất các sản phẩm được giao

Kiểm soát phạm vi:

75

Xác định vị trí người dùng với các nhà phát triển Mọi người thường hiểu nhauhơn bằng cách ở gần nhau Nếu người dùng không thể đồng hành xuyên suốtbên các nhà phát triển trong toàn bộ dự án, họ nên dành một số ngày nhấtđịnh để làm việc trao đổi cùng nhau

a Các đề xuất để cải thiện đầu vào của người dùng

Kiểm soát phạm vi:

76

b Các đề xuất để giảm bớt các yêu cầu chưa hoàn thành và thay đổi

Kiểm soát phạm vi liên quan đến việc quản lý các thay đổi đối với phạm vi dự

án trong khi vẫn lưu ý đến các mục tiêu của dự án và chiến lược kinh doanh

Người dùng thường không chắc chắn họ muốn màn hình trông như thế nàohoặc họ sẽ cần chức năng gì để cải thiện hiệu suất kinh doanh Các nhà pháttriển không chắc chắn chính xác cách giải thích các yêu cầu của người dùng

và họ cũng phải đối phó với các công nghệ thay đổi liên tục

Kiểm soát phạm vi:

77

b Các đề xuất để giảm bớt các yêu cầu chưa hoàn thành và thay đổi

Mục tiêu: là tác động đến các yếu tố gây ra thay đổi phạm vi, để đảm bảorằng các thay đổi được xử lý theo các thủ tục được phát triển như một phầncủa kiểm soát thay đổi tích hợp và quản lý các thay đổi khi chúng xảy ra

Kiểm soát phạm vi:

78

b Các đề xuất để giảm bớt các yêu cầu chưa hoàn thành và thay đổi

Cách thức: bạn không thể làm tốt công việc kiểm soát phạm vi nếu trước tiênbạn không làm tốt việc thu thập các yêu cầu, xác định phạm vi và kiểm tra

phạm vi cần phát triển một quy trình để trưng cầu và giám sát các thay đổiđối với phạm vi dự án Các bên liên quan nên được khuyến khích đề xuấtnhững thay đổi có lợi cho dự án tổng thể và không khuyến khích đề xuấtnhững thay đổi không cần thiết

Phần mềm

hỗ trợ quản lý dự án

79

3

Phần mềm hỗ trợ

80

Sử dụng phần mềm xử lý văn bản để tạo các tài liệu liên quan đến phạm vi

Sử dụng bảng tính hoặc phần mềm trình bày để phát triển các biểu đồ, đồ thị và ma trậnkhác nhau liên quan đến quản lý phạm vi

2.Miro Mind Map

Phần mềm quản lý dự án khác nhau để giúp tạo một WBS cho dự án

Trello, Bitrix24

Sử dụng nhiều loại phần mềm chuyên dụng riêng biệt của nhóm ngành CNTT

VD: phần mềm đặc biệt để quản lý yêu cầu, tạo mẫu, mô hình hóa và các công

việc liên quan đến phạm vi khác: Camunda Modeler, StarUML

Phần mềm hỗ trợ

82

THANK YOU SO MUCH! 😉