Bài giảng Quản lý dự án: Chương 6 - Quản lý thời gian dự án

Bài giảng Quản lý dự án: Chương 6 - Quản lý thời gian dự án cung cấp cho người học những kiến thức như: Xác định các hoạt động (Define activities); Thứ tự các hoạt động (Sequence activities); Ước tính các nguồn lực hoạt động; Triển khai lập lịch (Develop Schedule). Mời các bạn cùng tham khảo!

Trang 1

CHƯƠNG 6:

QUẢN LÝ thời gian DỰ ÁN

(PROJECT TIME MANAGEMENT)

Trang 2

Quản lý thời gian dự án

(Project time management)

• Bao gồm các tiến trình được yêu cầu để quản lý thời gian hoàn thành dự án

– Xác định các quy trình hoạt động (Define activities)

– Tuần tự các hoạt động (Sequence activities)

– Ước lượng tài nguyên cho các hoạt động (Estimate activity resources)

– Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động (Estimate

activity durations)

– Triển khai lịch làm việc (Develop schedule)

– Điều khển lịch làm việc (Control schedule)

Trang 3

Xác định các hoạt động

(Define activities)

• Quá trình xác định những hoạt động cụ thể sẽ được thực hiện để tạo ra những sản phẩm trung gian của dự án.

• Các gói công việc của dự án được chia nhỏ

thành những thành phần gọi là các hoạt động.

• Các động cung cấp cơ sở cho việc ước lượng, lập lịch, thực thi và điều khiển công việc của dự án.

Trang 5

(Define activities)

• Define Activities Data Flow Diagram

Trang 6

(Define activities)

• Inputs

– Đường tới hạn của phạm vi (Scope Baseline)

– Enterprise Environmental Factors: Hệ thống thông tin quản lý dự án (the project management information system -PMIS)

– Organizational Process Assets

Trang 7

• M i gói công vi c trong WBS đ ỗ ệ ượ c phân rã thành nh ng ho t ữ ạ

đ ng yêu c u đ t o ra gói công vi c trung gian ộ ầ ể ạ ệ – Rolling Wave Planning

• Là hình th c l p k ho ch chi ti t cho công vi c s hoàn ứ ậ ế ạ ế ệ ẽ

thành và d ki n cho công vi c ti p theo m c cao h n ự ế ệ ế ở ứ ơ trong WBS

Trang 8

ph m vi d án, WBS, và nh ng ch ạ ự ữ ươ ng trình d án chi ti t, ự ế

có th đóng góp ý ki n chuyên môn trong vi c xác đ nh quy ể ế ệ ị trình ho t đ ng c a d án ạ ộ ủ ự

Trang 9

• Nh ng thu c tính ho t đ ng m r ng s mô t c a ho t ữ ộ ạ ộ ở ộ ự ả ủ ạ

đ ng b ng vi c xác đ nh nhi u thành ph n có liên quan v i ộ ằ ệ ị ề ầ ớ

m i ho t đ ng ỗ ạ ộ – Milestone List

• Danh sách các s ki n trong d án ự ệ ự

Trang 10

Thứ tự các hoạt động (Sequence activities)

• Sequence activities: là tiến trình xác định mối

quan hệ giữa các hoạt động của dự án.

• Các hoạt động được sắp xếp bằng cách sử

dụng mối quan hệ logic (logical relationships)

• Có thể thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm project management.

Trang 11

• Sequence Activities: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs:

Trang 12

• Sequence Activities Data Flow Diagram

Trang 13

• Inputs

– Danh sách các hoạt động (Activity List)

– Các thuộc tính của hoạt động (Activity Attributes): mô

tả một trình tự cần thiết của các sự kiện hoặc xác định mối quan hệ tiền nhiệm hoặc người thừa kế

– Danh sách các sự kiện quan trọng (Milestone List)

– Phát biểu phạm vi dự án (Project Scope Statement)

– Tiến trình tổ chức tài sản (Organizational Process

Assets)

Trang 14

• Tools and Techniques

– Phương pháp vẽ biểu đồ ưu tiên (Precedence

Diagramming Method -PDM): là phương pháp xây dựng bản tiến độ dự án sơ đồ mạng theo phương pháp đường gantt (CPM), các phần tử chính là

• Các h p thông tin công vi c, đ ộ ệ ượ c g i là các nút công vi c, ọ ệ

đ đ i di n cho các công vi c ể ạ ệ ệ

• Mũi tên đ th hi n s ph thu c gi a các công vi c li n ể ể ệ ự ụ ộ ữ ệ ề

tr ướ c hay k ti p v i nhau ế ế ớ

• PDM g m 4 lo i quan h logic: FS (Finishtostart), ồ ạ ệ

FF(FinishtoFinish), SS (Starttostart ), SF(StarttoFinish)

Trang 15

– Finish-to-start (FS): Việc bắt đầu các hoạt động kế

tiếp phụ thuộc vào việc hoàn thành các hoạt động của người tiền nhiệm

– Finish-to-finish (FF): Việc hoàn thành các hoạt động

kế phụ thuộc vào việc hoàn thành các hoạt động của người tiền nhiệm

Trang 16

– Start-to-start (SS): Việc bắt đầu các hoạt động kế tiếp phụ thuộc vào việc bắt đầu các hoạt động của người tiền nhiệm

– Start-to-finish (SF): Việc hoàn thành các hoạt động kế tiếp phụ thuộc vào việc bắt đầu các hoạt động của

người tiền nhiệm

Trang 17

Trang 18

– Xác định các phụ thuộc (Dependencies

Determination), có 3 loại:

• Ph thu c b t bu c (Mandatory dependencies) do b n ch t ụ ộ ắ ộ ả ấ công vi c, th ệ ườ ng liên quan đ n gi i h n v t lý ế ớ ạ ậ

• Ph thu c tùy ý (Discretionary dependencies): đ ụ ộ ượ c thành

l p trên c s ki n th c th c hành t t nh t trong m t ph m vi ậ ơ ở ế ứ ự ố ấ ộ ạ

ng d ng c th ứ ụ ụ ể

• Ph thu c ngoài (External dependencies): liên quan đ n m i ụ ộ ế ố quan h gi a các ho t đ ng c a d án và các ho t đ ng ệ ữ ạ ộ ủ ự ạ ộ

ngoài d án ự

Trang 19

– Áp dụng kỹ thuật Lead/lag (Applying Leads and Lags):

• Lead time: là kho ng th i gian trùng l p gi a 2 công vi c ả ờ ắ ữ ệ

ph thu c, ví d , n u m t công vi c có th b t đ u khi công ụ ộ ụ ế ộ ệ ể ắ ầ

vi c tr ệ ướ c c a nó hoàn thành 50%, thì ch đ nh lo i ph ủ ỉ ị ạ ụ

thu c FS v i th i gian d n tr ộ ớ ờ ẫ ướ c là 50% cho công vi c k ệ ế

ti p c a nó (có giá tr âm) ế ủ ị

Trang 20

• Lag Time: đ trì ho n s kh i đ u c a m t công vi c ti p ể ả ự ở ầ ủ ộ ệ ế theo, là kho ng th i gian trì hoãn gi a gi a các công vi c ả ờ ữ ữ ệ

ph thu c, ví d , n u c n th i gian trì hoãn là 2 ngày gi a s ụ ộ ụ ế ầ ờ ữ ự

k t thúc m t công vi c và b t đ u m t công vi c khác thì ế ộ ệ ắ ầ ộ ệ

thi t l p lo i ph thu c FS và ch đ nh th i gian tr là 2 ngày ế ậ ạ ụ ộ ỉ ị ờ ễ (có giá tr d ị ươ ng) gi a các nhi m v chi sau khi t o m i quan ữ ệ ụ ạ ố

h gi a các công vi c ệ ữ ệ

Trang 21

– Schedule Network Templates

• Có th đ ể ượ c s d ng đ ti n hành vi c chu n b m t m ng ử ụ ể ế ệ ẩ ị ộ ạ

l ướ i các ho t đ ng c a d án ạ ộ ủ ự

• Bao g m toàn b d án ho c ch m t ph n c a d án ồ ộ ự ặ ỉ ộ ầ ủ ự

Trang 22

• Outputs:

– Project Schedule Network Diagrams: hiển thị tiến độ các hoạt động của dự án và các mối quan hệ logic giữa chúng

– Project Document Updates: các tài liệu của dự án có thể cập nhật:

• Activity lists

• Activity attributes

• Risk register

Trang 23

Ước tính các nguồn lực hoạt động

• Ước tính các loại và số lượng của vật liệu, thiết

bị, con người, vật tư cần thiết để thực hiện các hoạt động

Trang 24

• Inputs:

– Activity List

– Activity Attributes: phát triển trong suốt thời gian các định các hoạt động, cung cấp dữ liệu đầu vào cho việc ước tính nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động trong Activity List

– Resource Calendars: chỉ ra khi nào và làm thế nào

xác định tài nguyên dự án trong thời gian dài thực

hiện dự án

– Enterprise Environmental Factors: có thể ảnh hưởng đến hoạt động của quá trình ước tính tài nguyên

Trang 25

– Organizational Process Assets:

• Các chính sách và th t c liên quan đ n nhân s ủ ụ ế ự

• Các chính sách và th t c liên quan đ n cho thuê và mua v t ủ ụ ế ậ

t , thi t b ư ế ị

• Thông tin l ch s v lo i tài nguyên đ ị ử ề ạ ượ c s d ng cho công ử ụ

vi c t ệ ươ ng t nh trên các d án tr ự ư ự ướ c đó.

Trang 26

• Tool and techniques

– Đánh giá của các chuyên gia (Expert judgment):

thường được yêu cầu để đánh giá các yếu tố đầu vào liên quan đến tài nguyên Gồm bất kỳ nhóm hoặc

người có kiến thức chuyên môn lập kế hoạch và đánh giá tài nguyên

– Phân tích sự lựa chọn khác nhau (Alternative

analysis): bao gồm việc sử dụng các mức độ khác

nhau của khả năng nguồn lực hoặc kỹ năng, kích

thước khác nhau hoặc các loại máy móc, công cụ

khác nhau

Trang 27

– Công bố ước tính dữ liệu (Published estimating data)

– Ước lượng từ dưới lên (Bottom-up estimating): kỹ

thuật chia nhỏ các hoạt động phức tạp thành các hoạt động đơn giản, gán tài nguyên cho mỗi hoạt động đơn giản

– Project managemet software

Trang 28

• Outputs:

– Activity Resource Requirements: tiến trình xác định các loại và số lượng của tài nguyên cho mỗi gói công việc

– Resource Breakdown Structure: Danh mục và loại tài nguyên

– Project Document Updates:

• Activity list

• Activity attributes

• Resource calendars.

Trang 29

Ước tính thời lượng hoạt động

• Dự án kéo dài trong bao lâu

• Sử dụng thông tin về phạm vi hoạt động của

công việc, các loại tài nguyên theo yêu cầu, đánh giá số lượng tài nguyên, …

Trang 30

• Input:

– Activity List and Activity Attributes

– Activity Resource Requirements

– Resource Calendar

– Project Scope Statement

– Enterprise Environmental Factors

Trang 31

• Tools and techniques

• S d ng các thông s nh th i gian, ngân sách, kích th ử ụ ố ư ờ ướ c,

tr ng l ọ ượ ng, ph c t p t m t d án t ứ ạ ừ ộ ự ươ ng t tr ự ướ c đó, làm c ơ

s đ ở ể ướ ượ c l ng – Parametric estimating:

• S d ng m i quan h th ng kê gi a các d li u l ch s và ử ụ ố ệ ố ữ ữ ệ ị ử các bi n khác đ ế ể ướ c tính cho các thông s ho t đ ng ố ạ ộ

Trang 32

– Three-point estimating: Kết hợp từ 3 thông số:

• Th i gian mong mu n (k v ng ờ ố ỳ ọ realistic )

• Th i gian thu n l i (l c quan ờ ậ ợ ạ optimistic),

• Th i gian không thu n l i (bi quan ờ ậ ợ pessimistic)

• Th i gian trung bình th c hi n đ ờ ự ệ ượ c công vi c đó ệ

– Phân tích dự trữ (Reserve analysis)

• Thêm th i gian m r ng đ l p l ch cho nh ng r i ro ph ờ ở ộ ể ậ ị ữ ủ ụ

Trang 33

• Tùy theo hướng tiếp cận sẽ có các ứơc lượng khác nhau

– CPM (Critical Path Method): Kỹ thuật mạng dùng để ước tính tổng thời gian thực hiện dự án

– PERT (Program Evaluation And Review Technique):

Kỹ thuật mạng để ước tính thời gian khi có sự không chắc chắn về ứơc tính thời gian của mỗi công việc

• Lập bảng phân tích CPM (PERT) và xác định đường tới hạn (biểu diễn bằng sơ đồ GANTT)

và xác định thời gian hoàn thành cả dự án.

Trang 34

• PERT: là hình thức phổ biến nhất của point estimating

Trang 35

Triển khai lập lịch (Develop Schedule)

• Phân tích chuỗi hoạt động, thời gian, yêu cầu về nguồn lực và kiểm soát lịch trình để tạo ra tiến

độ dự án

• Xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc các

hoạt động của dự án và các mốc quan trong của

dự án.

Trang 36

• Mục đích của lịch biểu

– Cho biết trật tự thực hiện (logic) của các công việc

– Cho biết ngày bắt đầu, ngày kết thúc cho mỗi công việc

– Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ thực hiện

dự án

– Áp đặt một kỷ luật lên dự án Tăng cường ý thức tập thể: việc trước chưa xong thì chưa thể thực hiện việc sau

Trang 37

– Cho biết việc sử dụng tài nguyên trong từng giai đoạn  cần huy động đầy đủ tài nguyên (vật lực, trí lực) trước khi một công việc bắt đầu.

– Cho phép xác định công việc nào là chủ

chốt/không chủ chốt  tập trung sức người, tiền cho đúng nơi và đúng lúc

Trang 38

• Inputs:

– Activity List

– Activity Attributes

– Project Schedule Network Diagrams

– Activity Resource Requirements

– Resource Calendars

– Activity Duration Estimates

– Project Scope Statement

– Enterprise Environmental Factors

Trang 39

• Tool and techniques

– Schedule network analysis

– Critical path method

– Critical chain method

– Resource levelling

– What-of scenario analysis

– Applying leads and lags

– Schedule compression

– Schedule tool

Trang 40

• Phương pháp CPM (Critical Path Method):

– Lập sơ đồ mạng (Network diagrams)

Trang 41

• Network diagrams : Một sơ đồ mạng xác định

các hoạt động trong dự án và mối quan hệ giữa các hoạt động này Có hai cách biểu diễn:

– Arrow diagrams method(ADM)

– Precedence diagrams method(PDM)

Trang 42

– Arrow diagrams method(ADM): được sử dụng để lập

kế hoạch hoạt động trong quản lý dự án

• M i quan h u tiên gi a các ho t đ ng đ ố ệ ư ữ ạ ộ ượ c đ i di n b i ạ ệ ở các vòng tròn n i v i nhau b ng các mũi tên. ố ớ ằ

• Chi u dài c a mũi tên đ i di n cho th i gian c a các ho t ề ủ ạ ệ ờ ủ ạ

đ ng có liên quan. ộ

• Trong ADM m i ho t đ ng đ ỗ ạ ộ ượ c hoàn thành tr ướ c khi b t ắ

đ u các ho t đ ng k ầ ạ ộ ế

Trang 43

– Qui ước vẽ AD (Arrow diagram) còn gọi là AOA

(activity On Arrow)

• N u công vi c ế ệ a ti n hành sau ế x1, x2 và công vi c ệ b ti n ế

hành xau x2, x3 thì v ẽ

Trang 44

– Precedence diagram method (PDM): các hoạt động của dự án được thể hiện trong các hộp chữ nhật gọi

là node Những hộp hình chữ nhật được kết nối với nhau bằng mũi tên để hiển thị phụ thuộc, do đó sơ đồ này còn gọi là Activity on Node (AON)

Trang 45

• Đường tới hạn (Critical path)

– Là đường dài nhất trong mạng, được tính bằng cách cộng dồn thời hạn theo đường này Không cho phép sai kế hoạch

– Cách tìm đường tới hạn:

• B t đ u v i m t ho t đ ng trong s đ m ng ắ ầ ớ ộ ạ ộ ơ ồ ạ

• Tìm t t c các đ ấ ả ườ ng trong m ng ạ

• Đi n th i gian c a m i ho t đ ng vào các đ ề ờ ủ ỗ ạ ộ ườ ng trong m ng ạ

• Đ ườ ng t i h n là đ ớ ạ ườ ng có th i gian dài nh t trong m ng ờ ấ ạ

Trang 46

– Thời gian trễ (float or slack): lượng thời gian của họat động dự án có thể trễ

– Tìm thời gian trễ của các hoạt động:

• V s đ m ng, xác đ nh đ ẽ ơ ồ ạ ị ườ ng t i h n ớ ạ

• Đ tr c a m i ho t đ ng trong đ ộ ễ ủ ọ ạ ộ ườ ng t i h n là 0 ớ ạ

• Tìm đ ườ ng dài nh t k ti p ấ ế ế

• Đ tr c a m i ho t đ ng =th i gian c a đ ộ ễ ủ ỗ ạ ộ ờ ủ ườ ng t i h n – ớ ạ

th i gian c a đ ờ ủ ườ ng đang xét.

Trang 47

Trang 48

• Bài tập: tìm độ trễ (float) tại các node

Trang 49

• Một công việc liên quan đến 4 loại thời gian

– ES (Early Start): thời gian sớm nhất có thể bắt đầu công việc

– EF(Early Finish): thời gian sớm nhất có thể kết thúc công việc

– LS(Late Start): thời gian muộn nhất có thể bắt đầu công việc

– LF(Late Finish): thời gian muộn nhất có thể kết thúc công việc)

Trang 50

– Điền ES, EF, LS, LF vào sơ đồ

– Với hoạt động đầu tiên:

• ES (early start) = 1.

• EF = ES + th i gian 1. ờ

VD: Activity A : ES = 1, EF = 1 + 6 1 = 6.

Trang 51

– Với mỗi hoạt động kế tiếp trong sơ đồ:

• ES = EF c a ho t đ ng tr ủ ạ ộ ướ c+ 1

Trang 52

Trang 53

Trang 54

• ES c a 1 công vi c = max {EF c a m i công vi c tr ủ ệ ủ ọ ệ ướ c tr c ự

ti p +1} ế

• LF c a 1 công vi c tr ủ ệ ướ c tr c ti p = min {LS công vi c đi ự ế ệ sau1}

Trang 55

• Theo dõi tình trạng của dự án để cập nhật tiến

độ dự án và quản lý lịch trình cơ bản.

• Bao gồm các quy trình sau:

– Xác định tình trạng hiện tại của tiến độ dự án

– Ảnh hưởng đến các yếu tố tạo ra thay đổi lịch trình

– Xác định tiến độ dự án đã thay đổi

– Quản lý thay đổi thực tế khi chúng xảy ra

Điều khiển lập lịch (Control Schedule)

Trang 56

Điều khiển lập lịch (Control Schedule)

• Inputs

– Project Management Plan

– Project Schedule

– Work Performance Information

Định dạng
Số trang	59
Dung lượng	817,18 KB