B3 ky nang quan ly thoi gian lap ke hoach 102015

Chọn việc biết cách làm trướcChọn việc thích làm trước Chọn việc tốn nhiều thời gian trước Chọn việc có sẵn tài nguyên Chọn việc gấp làm trước việc quan trọng Chờ đến hạn cuối mới

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Tài liệu tham khảo

Bài giảng về Kĩ năng quản lý thời gian

BEST:

ly-thoi-gian-hieu-qua.d-347.aspx

http://best.edu.vn/news/hoc-ky-nang-quan-PACE:

http://www.pace.edu.vn/vn/dao-tao/Chuon gTrinh/6/ky-nang-quan-ly-thoi-gian

Nội dung

 Tìm hiểu các thói quen và nguyên nhân

gây lãng phí thời gian

 Các chiến lược quản lý thời gian

 Phương pháp lập kế hoạch

4

Yêu cầu trình bày:

Có bản giấy thể hiện nội dung (mindmap, brainstorming, sơ đồ, …)

Sử dụng bất kì hình thức nào để trình bày nội dung trong 5 phút

6

Nguyên nhân gây lãng

phí thời gian

Không có kế hoạch.

Không có mục tiêu rõ ràng

Có quá nhiều mục tiêu

8

Dễ dãi với bản thân

Có quá nhiều mối giao tiếp xã hội

Chờ đợi

Các cuộc họp vô bổ

……

Thói quen gây lãng phí

thời gian

10

Chọn việc biết cách làm trước

Chọn việc thích làm trước

Chọn việc tốn nhiều thời gian trước

Chọn việc có sẵn tài nguyên

Chọn việc gấp làm trước việc quan trọng

Chờ đến hạn cuối mới làm

…

Các chiến lược

quản lý thời gian

17

Khung quản lý thời gian

04

• Không hẳn là vấn đề quản lý thời gian mà là quản lý chính chúng ta

03

• Xác định rõ các mục tiêu và độ ưu tiên

• Các công việc hàng ngày/ hàng tuần

02

• Sử dụng lịch và sổ lên kế hoạch

• Lên kế hoạch và lịch biểu

01 • Ghi chú và danh sách các công việc cần làm

Xác định mục tiêu

19

Mục tiêu

NGẮN HẠN

DÀI HẠN

The 3P

Positive: đặt mục tiêu lạc quan tạo động lực phấn đấu

Personal: mục tiêu của chính bản thân

Possible: trong ngưỡng thời gian nhất định

có thể hoàn thành.

21

Lập kế hoạch

Phân rã công việc

Mục đích

Mục đích

Mục tiêu

Mục tiêu

Hoạt động

Hoạt động

Hoạt động độngđộngHoạt Hoạt

Mục tiêu

Mục tiêu Mục Mục tiêutiêu

23

Xác định độ ưu tiên

Việc khẩn cấp hay quan trọng

Khẩn cấp

và quan trọng

• Khủng hoảng

• Các vấn đề phát sinh

• Thời hạn

Khẩn cấp

và quan trọng

• Khủng hoảng

• Các vấn đề phát sinh

• Thời hạn

Quan trọng nhưng

không khẩn cấp

• Các cơ hội

• Tiến trình

Quan trọng nhưng

không khẩn cấp

• Các cơ hội

• Tiến trình

Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Bảo trì

Khẩn cấp nhưng không quan trọng

• Bảo trì

Không quan trọng cũng không

Không quan trọng cũng không khẩn cấp

Xác định độ ưu tiên

Việc khẩn cấp hay quan trọng

A MUST DO

B SHOULD DO

B SHOULD DO

C COULD DO

LATER LOW

HIG

H

Kế hoạch làm việc hàng ngày

STT CÔNG VIỆC ĐỘ

ƯU TIÊN

TG BẮT ĐẦU THỰC TG

HIỆN

ĐÚNG HẠN?

Lợi ích

 Luôn biết phải làm gì, không lúng túng

 Luôn biết đang ở đâu

 Không nhầm lẫn

 Không bỏ sót

 Lường trước rủi ro

 Không sa lầy vào việc không quan trọng

27

Các quy tắc

Xác định thời gian làm việc tốt nhất

Giải quyết trì hoãn

Không có thời hạn rõ ràng

Không biết bắt đầu từ đâu

Thiếu đam mê

Sợ thất bại

Sợ thành công

Làm việc không có nguyên tắc

SỰ TRÌ HOÃN

9 cách giải quyết trì hoãn

 Hủy bỏ công việc

 Chuyển cho người khác (đúng người đúng việc)

Quản lý cuộc họp – PAT

Purpose: Xác định mục tiêu và cấu trúc cuộc họp: cần thiết ??

 2 nhóm người trong cuộc họp: tham dự và quan sát -> quyết định sự tham gia

Agenda: nội dung cuộc họp, để giữ cuộc họp luôn đi đúng hướng

Time frame: xác định thời gian tối đa cho

cuộc họp/ cho từng vấn đề

Quản lý cuộc họp

Sau cuộc họp:

 Gửi tóm tắt/ biên bản cuộc họp cho những

người liên quan

 Mỗi công việc cần làm phải xác định rõ: thời

gian hoàn thành, ai chịu trách nhiệm

 Thông báo rõ cuộc họp sắp tới nếu có.

Thận trọng

36

Time gobblers

Cân bằng

Time for necessary things

Bài tập

Lập kế hoạch thực hiện cho một mục tiêu

trong tương lai của bản thân (từ 6 tháng đến

 Thời gian thực hiện cho từng công việc

 Các quy tắc đặt ra trong quá trình thực hiện kế

hoạch.

38