Tại Cty cơ khí cầu đường

Luận văn: Tại Cty cơ khí cầu đường

đại học kinh tế quốc dân

khoa kế toán

báo cáo thực tập tổng hợp

Hà Nội, tháng 3/2002

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây, với sự phát triển của nền kinh tế và đổi mới cơ chế quản lý, nớc ta từ một nền kinh tế bao cấp đã chuyển sang nền kinh tế thị trờng Chính sự đổi mới đó đã giúp cho doanh nghiệp có thể tồn tại, phát trển và

đứng vững trong nền kinh tế thị trờng, các tổ chức kinh tế và các doanh nghiệp

đều phải lấy hiệu quả sản xuất kinh doanh làm mục tiêu phấn đấu hàng đầu

Điều đó buộc các chủ doanh nghiệp phải tự mình tìm ra con đờng đúng đắn và phơng án sản xuất kinh doanh tối u Bởi vậy, công tác kế toán tài chính của doanh nghiệp là một trong những mắt xích quan trọng trong hệ thống tổ chức quản lý của doanh nghiệp Kế toán là một công cụ quan trọng để ghi chép, tính toán các chỉ tiêu kinh tế và phản ánh những thông tin về sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn, lao động và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Từ đó có phơng hớng lựa chọn phơng án sản xuất tối u và đạt hiệu quả cao nhất

Qua thời gian thực tập tại nhà máy Cơ khí cầu đờng, ngoài việc biết đợc những nét chính về nhà máy nh: lịch sử hình thành và phát triển nhà máy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy , em đã có cái nhìn tổng quát về…công tác tổ chức hạch toán kế toán tại một đơn vị cụ thể đợc thực hiện nh thế nào, những điểm mạnh, điểm yếu, những vấn đề còn tồn tại, những vấn đề cần phát huy hơn nữa Đồng thời so sánh giữa thực tế hạch toán của đơn vị với chế

độ, chính sách của Nhà nớc

Dới đây là Báo cáo thực tập tổng hợp của em, gồm 3 phần:

Phần A: Khái quát chung về nhà máy Cơ khí cầu đờng

Phần B: Thực trạng hoạt động hạch toán kế toán của nhà máy Cơ khí cầu

đờng

Phần C: Nhận xét chung về tổ chức công tác hạch toán kế toán của nhà máy Cơ khí cầu đờng

Phần i Khái quát chung về nhà máy cơ khí cầu đờng

I Lịch sử hình thành và phát triển của Nhà máy Cơ khí cầu đờng.

Nhà máy Cơ khí cầu đờng (gọi tắt là nhà máy) có trụ sở đặt tại 460 Trần Quý Cáp, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Nhà máy đợc chính thức thành lập vào ngày 01/10/1968 do Bộ Giao thông vận tải quyết định Ban đầu, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn bởi cơ sở vật chất, kỹ thuật nghèo nàn, lạc hậu, tình hình tài chính của nhà máy hạn hẹp không có khả năng đầu t, đổi mới công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, nhà máy đã đợc hạch toán độc lập, có tài sản cố định, đợc cấp vốn lu động, đợc mở tài khoản riêng tại ngân hàng, có

t cách pháp nhân và đợc sử dụng con dấu riêng

Tiền thân của nhà máy là một xởng cơ khí công trình có nhiệm vụ sửa chữa và sản xuất các loại phơng tiện phục vụ cho sự nghiệp đảm bảo giao thông vận tải đờng sắt, trực thuộc Cục đảm bảo giao thông, Bộ Giao thông vận tải Ngoài ra, nhà máy còn có nhiệm vụ trung đại tu ô tô và bảo dỡng các loại máy móc công trình, sản xuất và sửa chữa các loại ghi, phụ tùng ghi, sản xuất công

cụ cải tiến dùng cho thi công đờng sắt

Cùng với sự phát triển đi lên của đất nớc, nhà máy cũng có những thay

đổi Trong thời kỳ thực hiện cơ chế quản lý hành chính tập trung, nhà máy đợc Nhà nớc bao cấp hoàn toàn, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm theo kế hoạch của Nhà nớc giao nên không phát huy đợc tính chủ động sáng tạo, luôn luôn trông chờ, ỷ lại vào sự bao cấp của Nhà nớc, ít quan tâm tới hiệu quả kinh tế Nhà máy có lúc rơi vào tình trạng hết sức khó khăn, tình hình sản xuất trì trệ, kế hoạch sản xuất không hoàn thành Công tác quản lý xí nghiệp bị buông lỏng và

có nhiều sai phạm trong quản lý kinh tế làm thất thoát tài sản của nhà máy, đời sống cán bộ, công nhân viên (CBCNV) gặp nhiều khó khăn

Khi chuyển đổi sang cơ chế quản lý mới, lấy hiệu quả sản xuất kinh doanh là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu, đã buộc nhà máy phải tiến hành đổi mới

công tác tổ chức cho phù hợp với cơ chế quản lý mới Chỉ sau một thời gian thực hiện, công tác tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác quản lý xí nghiệp

đã có những bớc chuyển biến rõ nét: thích nghi dần với hoạt động của nền kinh

tế thị trờng, chủ động trong sản xuất kinh doanh và sắp xếp lao động phù hợp,

áp dụng những chính sách của nhà nớc về cải cách thủ tục hành chính, áp dụng chế độ lơng thởng, và các loại phụ cấp cho CBCNV trong nhà máy, ngời lao

động tự giác trong công việc, vì vậy hiệu quả đem lại rất khả quan

Trong thời gian đó, căn cứ luật tổ chức chính phủ ngày 30/09/1992, căn

cứ quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nớc ban hành kèm theo Nghị

định số 388/HĐBT/ ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trởng (nay là Chính phủ), ngày 05/04/1993, Bộ Giao thông vận tải đã rà soát và quyết định thành lập lại là Nhà máy Cơ khí cầu đờng trực thuộc Liên hiệp đờng sắt Việt Nam, mã số ngành: Kinh tế kỹ thuật: 25

Cùng với ngành Cơ khí Việt Nam, nhà máy Cơ khí cầu đờng đã và đang

nỗ lực vợt qua những khó khăn thử thách của cơ chế mới, góp phần vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc

II Đặc điểm về hoạt động kinh doanh của Nhà máy Cơ khí cầu đờng.

1 Ngành nghề kinh doanh và loại hình hoạt động của nhà máy

Nhà máy Cơ khí cầu đờng là một doanh nghiệp nhà nớc do Bộ Giao thông vận tải thành lập lại vào ngày 05/04/1993

Ngành nghề kinh doanh của nhà máy là sản xuất và kinh doanh các sản phẩm tà vẹt bê tông, phụ tùng đầu máy toa xe, dụng cụ cầu đờng phục vụ thi công lắp đặt, sửa chữa đờng sắt và các sản phẩm cơ khí khác phục vụ trong và ngoài ngành đờng sắt Các sản phẩm này có đặc điểm chung là có nhiều linh kiện nhỏ, một sản phẩm qua nhiều công đoạn sản xuất, nhiều công đoạn lắp ráp

và rất nặng, khó vận chuyển Mỗi lần vận chuyển phải tháo rời các linh kiện ra nên gặp nhiều khó khăn

Trong những năm đầu cải cách, với điều kiện cơ chế mới, nhà máy đã dần tạo đợc thế đứng trên thị trờng, sản phẩm làm ra có chất lợng, đợc khách hàng tin dùng, sản xuất kinh doanh ngày càng tiến bộ, quy mô sản xuất ngày càng mở rộng

Trớc kia, nhà máy sản xuất theo nhiệm vụ đợc giao Tuy nhiên, kể từ khi

đổi mới, nhà máy tự tìm kiếm công việc thông qua các hợp đồng kinh tế với các doanh nghiệp trong và ngoài ngành Chính vì vậy quy trình hoạt động của nhà máy bắt đầu bằng việc tiếp thị để tìm kiếm khách hàng Khi tìm đợc khách hàng, nhà máy tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế, sau đó lập dự toán cho quá trình sản xuất Khi sản xuất song sẽ tiến hành bàn giao cho khách hàng Ta có thể hình dung qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Quy trình hoạt động của nhà máy cơ khí cầu đờng:

Tiếp thị

Ký kết hợp đồng kinh tế

Lập dự toán và sản

xuất

Kiểm tra, bàn giao

III quy mô hoạt động của nhà máy cơ khí cầu đờng:

1 quy mô về vốn và tài sản:

Là doanh ngiệp Nhà nớc nên nguồn vốn hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy đợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: vốn Ngân sách Nhà nớc cấp (khi nhà máy đợc thành lập và cấp bổ sung hàng năm), lợi nhuận từ các hoạt động giữ lại bổ sung nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn liên doanh, vốn cổ phần, nguồn vốn chiếm dụng từ phía đối tác (ngời cung cấp, )

Tại thời điểm thành lập, nhà máy có tổng số vốn sản xuất kinh doanh là trên 1 tỷ đồng Sau gần 10 năm hoạt động, tổng số vốn của nhà máy tăng lên trên 13 tỷ Ta có thể thấy rõ điều này qua bảng sau:

Biểu 1: Cơ cấu vốn của công ty Đơn vị : đồng

Cơ khí là một ngành sản xuất đòi hỏi trình độ của ngời lao động cao Đó

là một chu kỳ khép kín từ khâu thiết kế, lập quy trình công nghệ đến tổ chức sản xuất và kiểm tra chất lợng sản phẩm, trớc khi xuất xởng Với tính chất công việc rất phức tạp, nhờ hệ thống đào tạo trớc đây mà nhà máy có đợc một đội ngũ công nhân chất lợng cao, biểu hiện ở tỷ lệ cán bộ có trình độ trung cấp trở lên chiếm 20%, số công nhân có tay nghề kỹ thuật cao chiếm 80%

Từ khi chuyển đổi sang cơ chế thị trờng, đội ngũ lao động của nhà máy

đã có nhiều thay đổi cả về mặt số lợng và chất lợng, song những hậu quả của cơ chế cũ vẫn còn tồn tại khá nặng nề, t tởng trông chờ, ỷ lại, dựa dẫm trong đội ngũ CBCNV vẫn còn tồn tại, một số cán bộ quản lý thiếu kiến thức chuyên môn, thiếu năng lực quản lý, làm việc mà không lấy hiệu quả kinh tế làm mục tiêu, quản lý theo kinh nghiệm, duy ý trí

Trong thời gian vừa qua, một mặt, do chế độ của nhà nớc nhất là khi thực hiện nghị định 176/CP của Chính phủ, mặt khác, do khách quan trong sản xuất kinh doanh nên một số lợng không nhỏ những CBCNV có trình độ đã nghỉ, trong đó việc đào tạo và đào tạo lại cho ngời lao động gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí một số ngành nghề nh luyện kim, nhiệt luyện, gia công cơ khí chính xác, không có nơi đào tạo Điều này có ảnh hởng lớn đến việc đổi mới của nhà máy

Ta có thể thấy rõ điều này qua báo cáo sau:

Biểu 2: Báo cáo tình hình lao động của nhà máy:

6 Trình độ+ Trên đại học

+ Đại học

+ Cao đẳng và trung cấp

NgờiNgờiNgời

0306

các phân xởng cha cao, do vậy, đòi hỏi chính sách đào tạo và tuyển dụng của nhà máy cần đợc chú trọng hơn để nâng cao trình độ của ngời lao động, đáp ứng đợc yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng.

Tóm lại, qua tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy Cơ khí cầu đờng, ta nhận thấy bộ máy quản lý ở đây khá gọn nhẹ, việc bố trí, sử dụng cán bộ hợp lý Song bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật có năng lực vẫn còn thiếu, có phòng ban kiêm nhiệm nhiều chức vụ nên cha đáp ứng tốt các yêu cầu sản xuất kinh doanh của nhà máy Để khắc phục tình trạng này, một mặt, nhà máy cần có chính sách tuyển dụng kịp thời, mặt khác, nhà máy cần chú ý nâng cao trình độ quản lý sao cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ đã

đề ra Thực hiện tốt những vấn đề trên là nhà máy đã hoàn thành một bớc công tác củng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Biểu 3: Thu nhập của công nhân viên năm 2002:

4 Tỉ suất LN/DTT(%) 1.6 2

5 Các khoản phải nộp Ngân sách

IV Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy cơ khí cầu

đờng.

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy trong nhà máy.

Trong điều kiện thực hiện cơ chế quản lý mới với những chức năng và nhiệm vụ đợc giao nh ở trên, việc tiến hành đổi mới tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của nhà máy là một yêu cầu khách quan, tính cấp thiết của vấn đề này thể hiện ở chỗ: đổi mới cơ cấu tổ chức nhằm làm giảm bớt đầu mối, tăng hiệu lực điều hành và nâng cao năng lực tổ chức thực hiện của các cán bộ và công nhân viên trong nhà máy Vì vậy, từ khi trở thành một doanh nghiệp hạch toán độc lập, nhà máy đã tiến hành sắp xếp lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý của nhà máy đã có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể, trình

độ quản lý không ngừng đợc nâng cao, mối quan hệ qua lại giữa các phòng ban, phân xởng ngày càng đợc củng cố Chính nhờ sự thay đổi này mà tình hình quản lý cũng nh hoạt động kinh doanh của nhà máy ngày càng đi lên

Sau đây, ta xem xét cụ thể bộ máy quản lý của nhà máy

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy Cơ khí cầu đờng:

Qua sơ đồ, ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy đợc xây dựng theo kiểu trực tuyến chức năng Đây là kiểu cơ cấu đang đợc áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở nớc ta Theo hình thức này, toàn

bộ hệ thống quản lý đợc chia thành nhiều chức năng, nhà máy căn cứ vào đặc

điểm, chức năng để phân công lao động cho phù hợp Việc phân công cùng các

điều kiện khác của lao động quản lý kết hợp với bảng quy định theo cấp của Nhà nớc, phân nhóm lao động có cùng chức năng vào một bộ phận và thành lập nên các phòng ban Các phòng ban với chức năng đã đợc phân bổ, đề ra nhiệm

vụ cụ thể của phòng ban mình, sau đó phân công cho các lao động trong phòng

đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể đã đề ra

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, phòng ban.

Giám đốc nhà máy (đồng chí Dơng Đăng Tôn) là ngời đứng đầu nhà

máy, thay mặt nhà nớc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ một thủ trởng, trực tiếp chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về hoạt

động sản xuất kinh doanh của nhà máy

Giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám đốc và 4 phòng ban chức năng

Cơ cấu tổ chức sản xuất của nhà máy gồm 4 phân xởng:

 Phân xởng cơ khí I

 Phân xởng cơ khí II

 Phân xởng ghi

 Phân xởng đúc.

Phó giám đốc và các phòng ban chức năng trực tiếp chỉ đạo các phân ởng dới sự giám sát của giám đốc Mỗi phân xởng có một tổ văn phòng làm nhiệm vụ điều hành sản xuất của toàn phân xởng Trong mỗi phân xởng có nhiều tổ, mỗi tổ phụ trách một khâu nhất định trong quy trình sản xuất Ta sẽ lần lợt đi vào tìm hiểu cơ cấu tổ chức từng phòng ban cụ thể:

x-Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xởng trong nhà máy: Phòng kế hoạch vật t :

− Tổ chức ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm với khách hàng và căn cứ vào các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm để bố trí kế hoạch sản xuất và tổ chức triển khai kế hoạch tháng, quý tới của các phân xởng sản xuất

− Tổ chức ký hợp đồng thu mua vật t, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất, tìm hiểu và thăm dò, mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài ngành

đờng sắt Qua thăm dò nghiên cứu thị trờng để có những dự báo về tình hình thị trờng và tham mu cho Ban giám đốc những định hớng kế hoạch sản xuất trong thời gian tiếp theo

B-Nhiệm vụ:

− Ghi chép phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản vật

t tiền vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kinh phí của

đơn vị

− Lập kế hoạch thu, chi tài chính của nhà máy và kế hoạch tổng hợp thu chi tháng, quý, năm

− Tham mu với Giám đốc theo dõi và quản lý việc sử dụng các nguồn vốn

− Tổng hợp kiểm kê định kỳ, đối chiếu giữa thực tế kiểm kê với sổ sách quyết toán, lập thủ tục hồ sơ giải trình thừa, thiếu sau kiểm kê, hồ sơ xin thanh lý tài sản vật t trình Giám đốc duyệt

− Quan hệ với các cơ quan tài chính, ngân hàng để đảm bảo các nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy

− Đôn đốc việc thanh toán và thu hồi công nợ ở các đơn vị và các cá nhân có quan hệ kinh tế

− Theo dõi các khoản phí bảo hiểm, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tính toán

số liệu và nộp thuế Nhà nớc

− Quản lý kho quỹ

− Làm thủ tục nhập xuất vật t, hàng hoá theo các hợp đồng

− Lập báo cáo quyết toán của nhà máy

− Xây dựng các phơng án đầu t công nghệ sản xuất các sản phẩm phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy trong hiện tại và tơng lai

− Tổ chức quản lý và sửa chữa thiết bị trong nhà máy khi bị h hỏng nhằm đảm bảo cho thiết bị hoạt động liên tục, đồng thời có nhiệm vụ lắp đặt, chạy thử

và đa vào sử dụng những thiết bị mới đợc đầu t

Phòng nhân chính:

− Tham mu cho ban giám đốc về công tác quản lý cán bộ, quản lý tiền lơng thực hiện đầy đủ mọi chính sách, chế độ của nhà nớc đối với cán bộ công nhân viên

− Tổ chức quản lý chặt chẽ số lợng, chất lợng lao động và tham mu cho Ban giám đốc về chủ trơng tiếp nhận, tuyển dụng lao động trong thời kỳ nhà máy

có nhu cầu

− Nghiên cứu đề xuất bổ sung hoàn thiện tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ các quy chế, những quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban, phân xởng để làm cơ sở thực hiện

− Tổ chức quản lý chặt chẽ văn th lu trữ hồ sơ tài liệu đúng chế độ quy định Kịp thời chuyển, nhận công văn đúng đối tợng

− Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an ninh xí nghiệp và chăm sóc sức khoẻ, đời sống CBCNV

− Sản xuất và lắp đặt hoàn chỉnh các sản phẩm ghi đờng sắt và các loại dụng

cụ phục vụ việc lắp đặt, sửa chữa cầu đờng sắt

− Sản xuất bán thành phẩm một số loại phụ kiện ghi đờng sắt và chuyển cho phân xởng cơ khí II gia công cơ khí

− Sản xuất các sản phẩm cơ khí phục vụ cho các đơn vị, các tổ chức kinh tế ngoài ngành đờng sắt

− Sản xuất, gia công cơ khí các loại bán sản phẩm mà các phân xởng cơ khí I

và phân xởng sản xuất ghi, phân xởng đúc chuyển xuống

Sản suất gia công cơ khí các loại bán sản phẩm khác phục vụ các đơn vị, tổ chức kinh tế trong và ngoài ngành đờng sắt

3 Những yếu tố cơ bản trong công nghệ sản xuất sản phẩm.

Nh đã trình bày ở trên, chức năng và nhiệm vụ chính của nhà máy là cung cấp các sản phẩm có chất lợng phục vụ cho ngành đờng sắt Một trong những yếu tố quyết định đến chất lợng sản phẩm là công nghệ sản xuất sản phẩm.

Máy móc, thiết bị là một bộ phận quan trọng trong tài sản cố định, phản

ánh năng lực sản xuất, trình độ khoa học kỹ thuật hiện có của nhà máy Do sản phẩm của nhà máy là những phụ kiện tà vẹt bê tông, phụ tùng đầu máy toa xe, dụng cụ cầu đờng phục vụ thi công lắp đặt, sửa chữa đờng sắt nên sử dụng những máy móc chuyên dùng nh: máy cắt, máy búa, máy hàn, máy tiện…

Nhà máy đợc thành lập từ năm 1968, nguồn thiết bị chủ yếu là của Liên Xô (cũ) và các nớc khác cung cấp, chủng loại rất đa dạng, song tất cả các loại máy móc, thiết bị này đã trở thành cũ kỹ lạc hậu so với trình độ công nghệ hiện

đại Để đáp ứng nhu cầu sản xuất mới, nhà máy tiến hành đánh giá lại tình hình máy móc thiết bị, thanh lý những máy móc đã cũ, lạc hậu và tận dụng những máy móc thiết bị còn có thể dùng đợc bằng cách cải tiến, đại tu lại Thêm vào đó nhà máy còn tự chế tạo đợc một số máy nh máy cán, máy mài…

Do nguồn vốn còn hạn chế nên nhà máy chỉ mua những máy móc thiết bị cần thiết

Ta có thể thấy rõ hơn vấn đề này thông qua bảng sau:

Biểu 5: Báo cáo tình hình máy móc thiết bị.

24 Máy dập 100T 1 Liên Xô 1997

Qua bảng trên ta có thể thấy tình hình máy móc, thiết bị của nhà máy, phần lớn đã cũ kỹ, lạc hậu, ảnh hởng không nhỏ đến tiến độ sản xuất kinh doanh, chất lợng sản phẩm và sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng Đây

là một vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy cho nên lãnh đạo nhà máy phải có hớng đi đúng đắn và phải tìm cách để nâng cao chất lợng máy móc, thiết bị, bằng cách trang bị thêm một số những máy móc mới

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất Đây là

yếu tố cấu thành lên thực thể của sản phẩm, chất lợng của nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành Nguyên vật liệu chủ yếu mà nhà máy Cơ khí cầu đờng sử dụng là thép ơ

22, tôn 8 ly, ray P43, gang đúc và sắt các loại, nguyên vật liệu phụ nh ôxy, đất

đèn, than, que hàn Trong cơ chế thị trờng, việc tìm nguồn cung ứng vật liệu không còn là một khó khăn nh trong cơ chế cũ Các nhà cung cấp có mặt ở khắp mọi nơi và sẵn sàng cung cấp vật t bất cứ khi nào khách hàng cần Do đó, việc nhập nguyên liệu của nhà máy có nhiều thuận lợi, nhà máy thờng thực hiện nhập nguyên vật liệu theo công trình, nghĩa là: trớc khi thực hiện một công trình nào đó, nhà máy mới tiến hành nhập nguyên vật liệu tồn kho, vì vậy giảm thiểu

đợc chi phí tồn kho và những thất thoát không đáng có trong quá trình lu kho

Sự hợp lý trong việc nhập nguyên vật liệu đã có ảnh hởng không nhỏ đến công tác quản lý vật t và việc tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý Tuy nhiên nhà máy phải luôn năng động, sáng tạo trớc sự thay đổi của thị trờng, nhận định và

đa ra những quyết định đúng đắn về thời điểm, địa điểm, nhập nguyên vật liệu,

từ đó nâng cao chất lợng, hạ giá thành sản phẩm và tăng sức cạnh tranh sản

phẩm trên thị trờng Ta có thể thấy rõ hơn về tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại nhà máy thông qua báo cáo sau:

Biểu 6: Nhu cầu vật t chủ yếu năm 2002.

Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ sản xuất:

v tổ

v tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy cơ khí cầu đờng

1 hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản khoản sử dụng.

nhà máy Cơ khí cầu đờng áp dụng hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản theo mẫu ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ/-BTC ngày25/10/2002 của

Bộ Tài chính và sửa đổi bổ sung theo TT số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002

Kho vật tư

Phân xưởng cơ khíI

Nhập kho

(Sẽ đợc trình bày rõ hơn trong các phần hành kế toán, phần B).

2 Cơ cấu tổ chức hệ thống kế toán.

Trung tâm điều hành sản xuất kinh doanh của nhà máy dựa trên cơ sở hai phòng ban, gồm phòng kế hoạch vật t và phòng tài chính-kế toán Vì vậy phòng tài chính-kế toán góp phần quan trọng vào việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh toàn nhà máy, cung cấp các thông tin số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho giám đốc và các bộ phận chức năng trong việc định ra kế hoạch thực hiện các hoạt động kinh doanh của nhà máy

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ đã đề ra phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, bộ máy kế toán gồm 4 ngời, đứng đầu là kế toán trởng và các nhân viên phụ trách từng bộ phận Tại nhà máy, bộ phận tài chính và bộ phận kế toán đợc

tổ chức chung thành một phòng là phòng tài chính-kế toán

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:

Kế toán trởng (đồng chí Phạm Đức Hải): Có nhiệm vụ tổ chức công tác

kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của nhà máy và đào tạo kế toán để hoạt động của phòng kế toán có hiệu qủa cao nhất Tổ chức ghi chép tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời và phân tích kết quả hoạt đông sản xuất kinh doanh của nhà máy, chấp hành các chế độ báo cáo kế toán thống kê định

kỳ và quyết toán của nhà máy theo đúng chế độ quy định, đồng thời tổ chức bảo quản, lu trữ các tài liệu kế toán

Thủ qũy (đồng chí Hoàng Thị Huệ): theo dõi quỹ tiền mặt, bảo quản

chứng từ của nhà máy

Kế toán tổng hợp (đồng chí Nguyễn Thị Khánh Vân): Bao gồm kế toán

vật t, kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lơng, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp các thành phần kế toán các lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ, tập hợp chi phí sản xuất

và tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo kế toán định kỳ

Kế toán thanh toán (đồng chí Nguyễn Thị Bích Loan): thực hiện các

nghiệp vụ thanh toán nh viết phiếu thu, chi tiền mặt, thanh toán công nợ với khách hàng và ngân sách Nhà nớc

sổ Cái Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở các sổ hoặc thẻ chi tiết lập các bảng tổng hợp, chi tiết, căn cứ vào các số liệu ở sổ lập bảng đối chiếu số phát sinh từ các tài khoản Tiến hành đối chiếu số liệu giữa các bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản trong sổ Cái Khoá sổ kế toán và định kỳ sử dụng số liệu để lập báo cáo tài chính

Sơ đồ 5 Kế toán theo hình thức Nhật ký chung:

Kế toán trưởng

Ghi hµng ngµyGhi cuèi th¸ng

Phần b: thực trạng hoạt động hạch toán kế toán của nhà máy cơ khí cầu đờng.

I Hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.

Nguyên vật liệu (NVL) là một yếu tố cơ bản, đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất của nhà máy Bao gồm:

− Vật liệu chính: thép, tôn, ray, gang đúc và sắt các loại…

− Vật liệu phụ: ô xi, đất đèn, que hàn …

− Nhiên liệu: xăng, dầu, nhớt, than, gỗ…

Công cụ, dụng cụ (CC,DC) bao gồm: khuôn cối các loại trong phân xởng cơ khí I, các loại khuôn mẫu trong phân xởng đúc, các loại dao cụ cắt gọt, các

bộ phận gá kíp trong phân xởng cơ khí II…

1 Tài khoản sử dụng:

NVL, CC,DC của nhà máy rất đa dạng, sản xuất qua nhiều công đoạn nên nhà máy áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ để theo dõi Vì vậy, kế toán tại nhà máy sử dụng các tài khoản sau:

TK 611 “Mua hàng”, chi tiết thành tiểu khoản: TK 6111 “Mua nguyên liệu, vật liệu”

TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, chi tiết thành tiểu khoản: TK 1521

“nguyên vật liệu chính”_TK 15215 “Kho nhà máy”

TK 153 “ Công cụ, dụng cụ”, chi tiết thành tiểu khoản TK 1531 “công

cụ, dụng cụ”

TK 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”

2 Hệ thống chứng từ sử dụng:

Nhà máy sử dụng các chứng từ theo chế độ kế toán để theo dõi tình hình biến động của NVL, CC,DC nh: Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT), Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho …

3 Quy trình luân chuyển chứng từ:

a) Đối với NVL, CC,DC mua về nhập kho:

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hoá đơn GTGT), cán bộ phòng kế hoạch vật t sẽ lập Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho đợc lập làm 3 liên: liên 1 lu, liên 2 gửi cho thủ kho, liên 3 kèm với hoá đơn mua hàng dùng để thanh toán với phòng tài chính-kế toán

Thủ kho kiểm tra, ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu, sau đó chuyển cho phòng tài chính-kế toán Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho trởng phòng vật t và cùng ngời giao lập biên bản

Kế toán ghi sổ chi tiết, lập thẻ kho, ghi sổ tổng hợp đồng thời bảo quản

và lu

b) Đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL, CC,DC:

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phân xởng lập phiếu lĩnh vật t, yêu cầu xuất NVL, CC,DC Phiếu này đợc phòng kế hoạch vật t và giám đốc ký duyệt Thủ kho căn cứ vào các phiếu lĩnh vật t tiến hành xuất vật t cho phân xởng và viết Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho đợc lập làm 4 liên: liên 1 lu, liên 2 gửi cho phòng ban, phân xởng sản xuất, liên 3 gửi phòng kế hoạch vật t, liên 4 gửi phòng kế toán Kế toán ghi sổ và lu

Kế toán tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp giá đơn vị bình quân

Hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số ợng, chất lợng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu, dụng cụ theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất ở đây, nhà máy áp dụng phơng pháp Sổ số d

l-II hạch toán tài sản cố định.

Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài Tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó đợc chuyển dần vào giá thành sản phẩm sau nhiều chu kỳ, nhiều giai đoạn qua hình thức khấu hao

ở nhà máy, việc đầu t mua sắm tài sản cố định là rất hạn chế Tài sản cố

định chủ yếu là tài sản cố định hữu hình

1 Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh sự biến động của tài sản cố định và công tác trích khấu hao,

kế toán của nhà máy đã sử dụng các tài khoản:

TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”

TK 214 “Hao mòn tài sản cố định”, chi tiết thành tiểu khoản: TK 2141

“Khấu hao tài sản cố định hữu hình”

2 Hệ thống chứng từ sử dụng:

Nhà máy sử dụng các chứng từ theo chế độ kế toán để theo dõi sản cố

định sử dụng gồm: Biên bản giao nhận tài sản cố định, Thẻ tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Bảng phân bổ khấu hao…

3 Quy trình luân chuyển chứng từ tài sản cố định sử dụng:

a) Các nghiệp vụ tăng tài sản cố định

TCSĐ tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau nh mua sắm, điều chuyển, trao đổi…ở nhà máy, TSCĐ tăng chủ yếu do mua sắm:

Căn cứ vào nhu cầu thực tế của nhà máy, giám đốc ký quyết định giao cho phòng kế hoạch vật t mua sắm Phòng kế hoạch vật t tìm kiếm nhà cung cấp.

Khi bàn giao, nhà máy tổ chức hội đồng giao nhận gồm đại diện của cả 2 bên Hội đồng này sẽ lập Biên bản giao nhận tài sản cố định vận hành chạy thử Phòng kỹ thuật xem xét tính khấu hao

Kế toán căn cứ vào Biên bản giao nhận tài sản cố định lập thẻ tài sản cố

định, bảng tính khấu hao, phản ánh vào sổ tổng hợp và chi tiết

b) Các nghiệp vụ giảm tài sản cố định (do thanh lý, nhợng bán )…

Khi tài sản cố định trong nhà máy quá cũ, không sử dụng đợc, hoặc cần bán, nhà máy tổ chức ban nghiệm thu tài sản cố định, xem xét hiện trạng tài sản, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của tài sản, sau đó, lập Biên bản đánh giá lại tài sản cố định và ra quyết định thanh lý, nhợng bán tài sản cố định

Căn cứ vào Biên bản đánh giá lại tài sản cố định, giấy đề nghị của ngời mua, ban nghiệm thu sẽ lập biên bản thanh lý tài sản cố định

Cuối cùng kế toán tài sản cố định huỷ thẻ tài sản cố định, bảng tính khấu hao, ghi vào sổ chi tiết, vào Nhật ký chung, vào sổ Cái

4 Nghiệp vụ trích khấu hao tài sản cố định.

Kế toán tổng hợp tiến hành tính khấu hao theo phơng thức khấu hao đều: dựa vào thực trạng hoạt động của nhà máy, thời gian sử dụng của tài sản mà nhà máy tự ấn định tỷ lệ cũng nh mức trích khấu hao theo tháng (nhng trong khung quy định của Nhà nớc)

Định kỳ hàng quý, kế toán tổng hợp tiến hành trích khấu hao một lần, lập bảng tính khấu hao cho từng loại tài sản cố định và phân bổ khấu hao cho từng

bộ phận sử dụng tài sản cố định Trên cơ sở đó kế toán ghi sổ Nhật ký chung và phản ánh vào sổ Cái TK 2141

5 Sổ sách tổng hợp và sổ chi tiết

Căn cứ vào các chứng từ gốc (biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định), bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định,

kế toán tổng hợp sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái TK 211, TK 214,

TK 627, TK 642

Tuỳ thuộc vào nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định liên quan đến tài sản

cố định nào, bộ phận nào sử dụng kế toán sẽ tiến hành ghi chép sổ chi tiết tài sản cố định

Cuối năm, kế toán tổng hợp sẽ lập báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố

định và báo cáo khấu hao tài sản cố định

Sơ đồ 7: Hạch toán tình hình tăng giảm tài sản cố định và trích khấu hao III hạch toán lao động tiền lơng và các khoản trích theo lơng

Lao động tiền lơng là một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất, đồng thời cũng là một yếu tố quyết định nhất về chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm

Tiền lơng của công nhân trong nhà máy bao gồm tiền lơng theo thời gian

và tiền lơng theo sản phẩm

Hình thức trả lơng theo thời gian đợc áp dụng cho cán bộ quản lý của nhà máy Việc tính lơng cho cá nhân tuỳ hệ số lơng cơ bản, ngày công nghỉ phép và phụ cấp…

Hình thức trả lơng theo sản phẩm đợc áp dụng cho tất cả các công nhân trực tiếp sản xuất và cán bộ quản lý phân xởng trong doanh nghiệp thuộc các phân xởng Ngoài ra, để đảm bảo tái tạo sức lao động, theo chế độ tài chính hiện hành, chi phí công nhân trực tiếp còn bao gồm các khoản trích nộp cho các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ do nhà máy chịu trách nhiệm và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo tỷ lệ quy định tính trên tổng tiền lơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Trong đó:

Bhxh (15%) đợc trích lập để tài trợ cho các trờng hợp công nhân viên tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động nh ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.

Bhyt (2%) đợc trích lập để tài trợ cho việc phòng chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ cho CBCNV toàn nhà máy

Kpcđ (2%) đợc trích lập nhằm mục đích duy trì hoạt động của tổ chức công đoàn để chăm lo bảo vệ quyền lợi của ngời lao động

1 Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng, kế toán sử dụng:

3 Quy trình luân chuyển chứng từ:

Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan nh bảng chấm công, phiếu nhập kho bán thành phẩm, phiếu theo dõi ngày công cho từng sản phẩm, kế toán tính toán và tiến hành lập Bảng phân bổ quỹ tiền lơng cho từng phân xởng theo đối tợng sử dụng

Biểu 7:Bảng phân bổ quỹ lơng

Tháng năm 2002Phân xởng cơ khí IGhi Nợ TK 622,627,641,642

Ghi Có Tk 334