Bài giảng Microsoft Excel l ppt

Mở tệp tin Excel đã có sẵnVào Office Button / Open hoặc kích chuột vào biểu tượng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +O  Trong hộp thoại Open + Look in: Tìm đến ổ đĩa thư mục chứa tệp tin cần

Microsoft Excel

BÀI 1: GIỚI THIỆU CHUNG

Microsoft Excel là một phần mềm

thuộc bộ Microsoft Office chuyên

dùng để xử lý, tính toán với các số liệu theo bảng biểu

  I KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI

EXCEL

1 Khởi động Excel

 Vào Start/ Programs/ Excel

 Hoặc: Kích trái chuột vào biểu tượng trên

Office Bar

2 Thoát khỏi Excel

 Vào Office button/ Exit Hoặc:

 Kích trái chuột vào nút Close ở góc phải trên cửa sổ.

3 Lưu tệp tin Excel

Vào Office Button/Save hoặc

kích chuột vào biểu tượng

hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + S

Có hai trường hợp xảy ra:

- Trường hợp lưu tệp tin

+ Save: Để lưu tệp tin

- Trường hợp lưu lại những nội dung thay đổi trong tệp tin thì ta chỉ

việc chọn Save

4 Mở tệp tin Excel đã có sẵn

Vào Office Button / Open hoặc kích chuột

vào biểu tượng hoặc nhấn tổ hợp

phím Ctrl +O

 Trong hộp thoại Open

+ Look in: Tìm đến ổ đĩa thư mục

chứa tệp tin cần mở

+ Open: Chọn tên tệp tin cần mở

II MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN CỦA EXCEL

1 WorkBook (hay một tệp tin Excel)

Trong Microsoft Excel, một WorkBook là

2 WorkSheet (hay bảng

tính)

 Là nơi dùng để liệt kê và phân tích dữ liệu Trên mỗi bảng tính có tối đa là 256

cột (Column) được đặt tên là: A, B,

C…IV và có 65536 hàng (Row) được

đánh số từ 1,2,3…65536 Bảng tính có

tên mặc định là Sheet1, Sheet2,….

3 Cell (hay ô)

 Ví dụ: Vùng C3:E9

5 Địa chỉ tương đối và tuyệt đối

Tên gọi của mỗi ô hay vùng được gọi là địa chỉ ô hay vùng đó Có hai loại địa chỉ, là địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

a) Địa chỉ tương đối

 Địa chỉ thông thường của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức gọi là địa chỉ tương đối

Ví dụ: {Tổng Lương = Lương Chính + Phụ Cấp}

 Tại ô G3 ta nhập công thức như sau:

= D3+E3 (D3, E3 là các địa chỉ tương đối)

Tính chất của địa chỉ tương đối: Khi sao chép công thức các địa chỉ tương đối trong công thức sẽ tự thay đổi theo

vị trí tương ứng ở nơi được sao chép đến

b) Địa chỉ tuyệt đối

 Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu

$ sẽ trở thành địa chỉ tuyệt đối Có thể

phân ra các trường hợp sau đây:

+ Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối

+ Địa chỉ tuyệt đối dòng, tuyệt đối cột:

Ví dụ: = C3*$D$3 ($D$3 là địa chỉ tuyệt

đối cột, tuyệt đối dòng)

Tính chất của địa chỉ tuyệt đối: Khi sao chép công thức, các địa chỉ tuyệt đối

trong công thức sẽ không thay đổi

b) Địa chỉ tuyệt đối

III CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL

1. Kiểu số

2. Kiểu chuỗi

3. Kiểu dữ liệu ngày tháng

4. Kiểu công thức

III CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL

2 Kiểu chuỗi

 Dữ liệu nhập vào ô là các chuỗi ký tự

 Mặc nhiên chuỗi sẽ hiện thị ở phía bên trái của ô Khi dữ liệu là số, muốn

Excel hiểu là dạng chuỗi phải nhập dấu

nháy đơn (‘) vào trước số đó

III CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL

3 Dữ liệu kiểu ngày tháng

 Dữ liệu là các chuỗi ký tự thể hiện ngày tháng Ta có thể sử dụng dấu phân cách là (-) hoặc gạch chéo (/),

để phân cách giữa ngày, tháng, năm

 Trong Excel mặc định kiểu nhập ngày

tháng theo thứ tự: Tháng, Ngày, Năm

III CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL

4 Kiểu công thức

 Dữ liệu kiểu công thức sẽ là các phép

toán hay các hàm Muốn nhập dữ liệu

dạng công thức phải nhập dấu bằng

(=) trước sau đó đến công thức hoặc

tên hàm

III CÁC KIỂU DỮ LIỆU TRONG EXCEL

BÀI 2: MỘT SỐ THAO TÁC ĐỊNH

DẠNG

I CÁC THAO TÁC LIÊN QUAN ĐẾN CỘT, HÀNG

Thay đổi độ rộng cột (Column Width) Có

nhiều cách:

 Cách 1: Đưa chuột vào đường phân cách của cột cần thay đổi, khi biểu tưởng chuyển thành hình

dấu cộng có mũi tên hai chiều, ấn và giữ chuột

trái đồng thời di chuột sang phải (nếu mở rộng)

hoặc di sang trái (nếu thu hẹp)

 Cách 2: Chọn một hay nhiều cột cần thay đổi độ rộng.

- Vào Home/Format / Column / Width / XHHT

ta nhập độ rộng vào Column Width và chọn OK

để kết thúc.

2 Thay đổi chiều cao của hàng (Row Height)

Có nhiều cách:

 Cách 1: đưa chuột vào đường phân cách của hàng cần thay đổi độ rộng, khi biểu tưởng chuột chuyển thành dấu cộng có mũi tên hai chiều, ấn và giữ chuột trái đồng thời di chuột xuống dưới (nếu mở rộng) hoặc di chuột lên trên (nếu thu hẹp).

 Cách 2: Bôi đen một hay nhiều hàng cần thay đổi độ rộng.

Vào Home/Format / Row / Height / XHHT ta nhập độ rộng vào Row Height và chọn OK.

5 Xoá cột trong bảng tính

- Chọn các cột cần xoá

- Vào Home / Delete (Hoặc kích phải

chuột vào cột đã bôi đen chọn Delete)

6 Xoá hàng trong bảng tính

- Chọn các hàng cần xoá

- Vào Home / Delete (hoặc kích phải

chuột vào hàng đã bôi đen chọn

Delete)

III CÁC THAO TÁC LIÊN QUAN ĐẾN

1 Chèn thêm bảng tính vào tập tin

 Một WorkBook (Một tập tin Exel) mặc định có

3 WorkSheet (bảng tính) có tên là Sheet1,

Sheet2, Sheet3

 Tuy nhiên ta có thể chèn thêm bảng tính vào

tập tin bằng cách vào Insert / WorkSheet

2 Đổi tên bảng tính

 Kích chuột phải vào tên bảng tính cần đổi, xuất

hiện thực đơn chọn lệnh Rename

 Nhập tên mới cho bảng tính sau đó ấn phím

Enter trên bàn phím

III CÁC THAO TÁC LIÊN QUAN

ĐẾN BẢNG TÍNH

3 Xoá bảng tính

Kích phải chuột vào tên bảng tính cần xoá, xuất hiện thực đơn,

chọn Delete Xuất hiện thông báo, chọn OK để xoá bảng

tính.

4 Hợp ô và tách ô

a) Hợp ô: Để nối nhiều ô thành một ô ta thực hiện như sau:

- Chọn những ô cần hợp thành một.

- Kích chuột trái vào biểu tượng trên thanh công cụ Hoặc:

- Vào Format / Cells / XHHT / Alignment, đánh dấu vào ô

Merge Cells / OK.

b) Tách ô: (Chỉ tách những ô đã hợp)

Cách thực hiện như sau:

- Kích chuột vào ô đã hợp

- Kích chuột phải / Delete

* Chú ý: Nếu ô cần tách có chứa dữ liệu thì sau khi tách dữ liệu

trong ô sẽ mất.

III CÁC THAO TÁC LIÊN QUAN ĐẾN BẢNG TÍNH

5 Định dạng đường viền trong bảng tính.

Trong mỗi bảng tính mặc định khi in ra  không 

có đường viền. Nếu muốn có đường viền ta thực hiện như sau:

III Các thao tác liên quan đến

dữ liệu

1 Nhập số thứ tự tự động

Cách 1: Nhập số bắt đầu sau đó nhập số kế tiếp vào hai ô đầu tiên

- Bôi đen hai ô này

- Di chuột vào góc phải dưới của khung bôi

đen xuất hiện hình dấu cộng (+), ấn và giữ chuột trái đồng thời di chuột theo chiều mà

ta cần đánh số thứ tự đến vị trí cần thả

+ Font Style: Kiểu chữ

+ Size: Kích cỡ chữ

+ Underline: Tạo chữ có gạch chân

+ Color: Màu chữ

+ Preview: Xem trước phần định dạng

- Trong khung Effects có ba lựa chọn:

+ Strikethrough: Tạo đường gạch

ngangqua dữ liệu

+ Superscript: Tạo chỉ số trên

+ Subscript: Tạo chỉ số dưới

3 Xoay chiều dữ liệu trong bảng

tính

Dữ liệu nhập vào bảng tính có vị trí mặc định theo chiều ngang Tuy nhiên, có thể thay đổi hướng dữ liệu bằng cách:

- Bôi đen các ô dữ liệu cần thay đổi hướng.

- Vào Format / Cells / XHHT / Alignment: + Orientation: Thay đổi hướng dữ liệu

trong khung.

+ Degrees: Điều chỉnh góc xoay trong ô.

- Chọn OK để kết thúc.

4 Định dạng xuống dòng

trong ô

Mặc định Excel chỉ nhập dữ liệu trên một

dòng trong cùng một ô Để có thể nhập

nhiều dòng trong cùng một ô, ta thực

hiện như sau:

- Muốn xuống hàng trong ô ta nhấn đồng thời hai phím Alt + Enter, rồi tiếp tục

nhập dữ liệu cho dòng thứ hai và tiếp tục cho đến hết dòng cần nhập

5.Căn chỉnh dữ liệu vào giữa ô theo chiều ngang và chiều dọc

- Đánh dấu vùng dữ liệu cần căn giữa

- Vào Format / Cells / XHHT Format Cells

 Chọn Alignment:

+ Chọn Center trong ô Horizontal: Căn

vào giữa ô theo chiều ngang

+ Chọn Center trong ô Verical: Căn vào giữa

ô theo chiều dọc

- Kích chọn OK để kết thúc

6 Định dạng ký tự phân cách

hàng nghìn của dữ liệu kiểu số

- Đánh dấu vùng số cần định dạng

- Vào Format / Cells / XHHT / Number.

+ Chọn mục Number trong ô Category

+ Nếu sử dụng ký tự phân cách hàng nghìn, kích

chuột đánh dấu vào ô: Use 1000 Separator

- Nhập số lẻ của phần thập phân trong ô Decimal

places

- Kích chọn OK để kết thúc

  7 Sao chép dữ liệu trong bảng tính

Bôi đen vùng dữ liệu cần sao chép:

hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh Ribon- Kích chuột vào ô đầu tiên của vùng cần sao chép tới

kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ Ribon Sao chép đặc biệt:

- Chỉ sao chép phần dữ liệu (kết quả) được tính từ việc lập công thức hoặc dùng các hàm

- Đưa trỏ chuột vào ô chứa kết quả mới tính được, xuất hiện dấu cộng kéo chuột đến vị trí cần sao chép (sao chép công

8 Di chuyển dữ liệu trong bảng

tính

- Bôi đen vùng dữ liệu cần di chuyển

- Home / Cut hoặc ấn tổ hợp phím (Ctrl +

X) hoặc kích chuột vào biểu tượng trên

thanh công cụ Ribon

- Kích chuột vào ô đầu tiên của vùng mới

- Vào Home/ Paste hoặc ấn tổ hợp phím

(Ctrl + V) hoặc kích chuột vào nút lệnh

Paste trên thanh công cụ Ribon

9 Xoá dữ liệu trong bảng tính.

dấu bằng (=). Nhập xong công thức gõ phím Enter 

để chương trình tự động tính kết quả

Ví dụ: Để tính kết quả của cột Lương Chính trong 

bảng dưới đây ta chỉ cần lập công thức thec cách tính sau: 

2 Sao chép công thức trong bảng tính.

Sau khi đã tính kết qủa cho đối tượng thứ nhất bằng cách lập công thức, thì kết quả của những đối tượng tiếp theo sẽ được tính bằng cách sao chép công thức đã tính cho người đầu tiên

Cách sao chép công thức như sau:

 -  Kích chuột vào ô kết quả vừa tính được

 -  Di chuột vào góc phải dưới của ô kết quả cho 

chuột xuất hiện hình dấu cộng (+), ấn và giữ chuột 

trái đồng thời di chuột đến đối tượng cuối cùng cần tính

Ví dụ:  = MOD (10,3) = ?.

    = MOD (D4,C4) (Lấy giá trị của ô D4 chia cho giá trị của ô C4)

4 Hàm ROUND.

Hàm làm tròn số

 -  Cú pháp: = ROUND (Số cần làm tròn, số lẻ).

 -  Trong đó: Số cần làm tròn có thể là địa chỉ của ô chứa số cần làm tròn

5 Hàm SQRT.

Hàm lấy giá trị là căn bậc hai

 - Cú pháp : = SQRT (Số).

 -  Trong đó: Số có thể là địa chỉ của ô chứa số cần tính căn bậc hai

- Trong đó: Số thứ 1, số thứ 2, có thể là địa chỉ của các ô không liên tiếp, hoặc là một vùng dữ liệu liên tiếp

Ví dụ:  = MAX (100,46,120)   {Kết quả = 120}.

      = MAX (D2: D10)   {Lấy giá trị lớn nhất của dãy số có địa chỉ từ D2 đến D10}

3 Hàm MIN: Hàm lấy giá trị nhỏ nhất của dãy số.

 -  Cú pháp: = MIN (Số thứ 1, số thứ 2,…)

 -  Trong đó: Số thứ 1, số thứ 2,…có thể là địa chỉ 

của các ô chứa số, hoặc là một vùng dữ liệu liên tiếp

Ví dụ: = MIN (100,46,120)    {Kết quả = 46}.

   = MIN (D2: D10)   {Lấy giá trị nhỏ nhất của dãy số có địa chỉ từ D2 đến D10}

4. Hàm SUM: Hàm tính tổng của dãy số.

  -  Cú pháp: = SUM (Số thứ nhất, số thứ hai,…)

  -  Trong đó: Số thứ nhất,…có thể là địa các chỉ ô chứa số, hoặc là một vùng dữ liệu liên tiếp

Ví dụ: = SUM (12,4,56)       {Kết quả = 72}.

   = SUM (A2: A10)   {Tính tổng của dãy số từ A2 đến A10}

2.Hàm Mid:Hàm lấy ký tự ở giữa của chuỗi

-Cú pháp: = Mid(Chuỗi,Ký tự bắt đầu,kýtự kết thúc) -Ví dụ: Mid(“Anh”,2,1)   {kết quả = n}

2 Hàm RIGHT: Hàn lấy ký tự bên phải của chuỗi.

= RIGHT (C2, 1) {Lấy một kí tự bên phải của chuỗi ký tự trong ô  C2}

IV NHÓM HÀM CÓ ĐIỀU KIỆN.

Hàm IF: Hàm trả về giá trị đúng nếu điều kiện đúng, ngược lại trả về giá trị sai.

= DAY (C3)  {Kết quả = 12}

2 Hàm MONTH.

Hàm lấy giá trị tháng

 -  Cú pháp: = MONTH(Ngày/Tháng/Năm). 

 -  Trong đó: Ngày/Tháng/Năm có thể là địa chỉ của ô chứa

Ví dụ: = MONTH(“12/11/2003”)  {Kết quả = 11 

(tháng 11)}

Nếu dữ liệu trong ô C3 là 12/11/2003 thì ta thành lập hàm như sau:

= MONTH(C3)  {Kết quả = 11}

3 Hàm YEAR.

Hàm lấy giá trị năm

 -  Trong đó: Ngày/Tháng/Năm có thể là địa chỉ của ô chứa

Ví dụ: = YEAR(“12/11/2003”)  {Kết quả = 2003 

(năm 2003)}

Nếu dữ liệu trong ô C3 là 12/11/2003 thì ta lập hàm như sau:

= YEAR(C3)  {Kết quả = 2003}

*Hàm NetworkDay:tính số ngày(ngày nghỉ,lễ…)

VD:Hôm nay là ngày 9/6/2010 và ngày 21/8/2010

là ngày nghỉ lễ.Tính số ngày từ ngày 9/6 đến 21/8

VI NHÓM HÀM LOGIC.

Hàm AND (Và).

biểu thức điều kiện thứ 2, …)

Ví dụ: Đưa ra kết quả với điều kiện thi tuyển: Điểm 

toán và điểm lý phải lớn hơn hoặc băng 5 thì đậu, còn lại thì trượt

thức điều kiện thứ hai,…)

Ví dụ: Đưa ra kết quả xet tuyển với điều kiện sau: 

Nếu điểm toán < 5 hoặc điểm văn < 5 thì không xét, ngược lại thi được xét

Thành lập hàm như sau:

= IF (OR (C2 < 5, D3 < 5), “không xét”, “được xét”)

 -  Trong đó: Ô C2 chứa điểm toán, ô D3 chứa điểm văn

300000, còn lại là Cán Bộ và Tiền Tết là 200000.

 Cách thành lập hàm như sau:

+ Tại ô C3 của cột chức vụ ta nhập công thức như sau:

= VLOOKUP (LEFT(B3,1),$B$14: $D$17,3,0)

+ Tại ô D3 của cột Tiền Tết ta nhập công thức như sau:

BÀI 6: TRÍCH LỌC DỮ LIỆU TRONG DỮ

điều kiện lọc hiện ra

Custom / XHHT:

 -  Kích chuột vào mũi tên của ô: Show Rows Where 

để chọn điều kiện lọc

Trong đó:

   + Equals: Bằng.

   + Does not equals: Khác.

   + Is greater than: Lớn hơn

   + Is greater than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng    + Is less than: Nhỏ hơn.

   + Is less than or equal to: Nhỏ hơn hoặc bằng.

   + Begins with: Bắt đầu bởi…

   + Does not begin with: Không bắt đầu bởi…

mục Custom / XHHT:

bên và kích chuột chọn OK.

 -  Chương trình sẽ tự động lọc ra tất cả những Cán 

bộ thuộc Phòng PM và Phòng QTM.

BÀI 6: CHÈN BIỂU ĐỒ VÀO BẢNG

chuyển ô chọn đến vùng này. 

 -   Kích chuột vào biểu tượng Chart Wizazd  

 -  Trong mục Chart Wizazd - Step 4 of 4 - Chart

Location chọn vị trí đặt biểu đồ: 

+ As new Sheet: Ở bảng tính mới.

+ As Object in: Ở bảng tính hiện hành.

 -  Chọn Finish để kết thúc.

II HIỂU CHỈNH BIỂU ĐỒ.

Muốn hiệu chỉnh lại đối tượng nào trong biểu 

đồ, ta kích trái chuột vào đối tượng đó

1 Di chuyển.

Kích và giữ trái chuột đồng thời kéo rê đối tượng đến vị trí cần thả

2 Thay đổi kích cỡ.

Sau khi chọn, đưa trỏ chuột đến một trong các góc của đối tượng, đồng thời ấn giữ và kéo chuột để được kích cỡ phù hợp