Bài giảng Microsoft excel được biên soạn ngắn gọn, dễ hiểu giúp bạn nắm bắt được các hàm cơ bản trong excel. Từ đó, thực hành hiệu quả và thành thạo hơn, ôn thi tốt trong kì thi cuối kì. Mời các bạn tham khảo!
Trang 1MICROSOFT EXCEL
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
CONGNGHETHONGTIN@ICTU.EDU.VN
http://fit.ictu.edu.vn
Trang 2Tổng quan về MS Excel
“Làm quen với Excel 2010” tôi giới thiệu tới
các bạn về Excel 2010 với những đặc trưng
mới Giới thiệu cách khởi động và vận hành
Excel 2010 trong môi trường Windows 7
Kèm theo đó là chi tiết về màn hình làm việc
chính, hệ thống phím tắt, các Menu chính.
1
Nội dung phần này:
Làm quen với Excel Thao tác với workbook Thao tác với worksheet Thao tác với ô và vùng
Sử dụng các phím tắt
Trang 31 Làm quen với Excel
Thanh công cụ Ribbon
Home: Chứa các nút lệnh: cắt, dán, sao
chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có
sẵn,
Insert: Chứa các công cụ dùng để chèn
bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, v.v…,
vào bảng tính
Page Layout: Chứa các lệnh sử dụng
trong việc hiển thị bảng tính và thiết lập
in ấn
Formulas: Cung cấp công cụ cho công
việc chèn công thức, đặt tên vùng
(range), theo dõi công thức, điều khiển
cách tính toán của Excel
Data: Các nút lệnh trao đổi với dữ liệu
Review: Chứa các lệnh kiểm tra lỗi
chính tả, thêm chú thích,
View: Chứa các lệnh thiết lập chế độ
hiển thị của bảng tính (phóng to, thu
nhỏ, chia màn hình,…)
Trang 41 Làm quen với Excel
Làm việc với nhiều bảng tính
Bạn tạo ra nhiều bảng tính với các chủ đề khác nhau để phù hợp với nhu cầu riêng, thỉnh thoảng bạn cần tìm kiếm dữ liệu từ nhiều hơn một bảng tính bằng cách chọn Swith
Windows trong Menu View Bạn cũng có thể sắp xếp các bảng tính theo cách khác nhau
Chuyển đổi giữa các bảng tính
1 Click Menu View.
2 Click Switch Windows.
3 Chọn bảng tính muốn hiển thị.
Sắp xếp các bảng tính
1 Click Menu View.
2 Click Arrange All.
3 Chọn kiểu sắp xếp tương ứng.
4 Click OK.
Trang 51 Làm quen với Excel
Phóng to, thu nhỏ bảng tính
Phóng to, thu nhỏ
1 Click Zoom In để tăng 10% kích thước cửa sổ.
2 Điều chỉnh Zoom Slider để đạt kích thước phù hợp.
3 Click Zoom Out để thu nhỏ 10% kích thước cửa sổ.
Phóng to, thu nhỏ theo kích thước định sẵn
4 Click Menu View.
Có khi được gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu
Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng Worksheet được lưu trong workbook.
Trang 62 Thao tác với Workbook
Trang 72 Thao tác với Workbook
Lưu trữ bảng tính Excel
Lưu bảng tính
1 Click trên thanh Quick Access.
2 Click Office Button
3 Click Save.
Lưu bảng tính với tên mới
2 Click Office Button
4 Click Save As.
5 Chọn nơi lưu trữ file
6 Đặt tên cho file mới
7 Click Save để lưu file
Đóng bảng tính và thoát khỏi chương trình Excel
Nếu file của bạn chưa được lưu trữ trước khi thoát hoặc
có cập nhật chưa lưu, Excel sẽ hỏi bạn có muốn lưu trữ những thay đổi này không?
A: Đồng ý lưu trữ cập nhật sau cùng B: Không đồng ý (giữ nguyên như lần lưu trữ trước) C: Tiếp tục làm việc với bảng tính hiên thời
Trang 83 Thao tác với Worksheet
Sao chép, thêm mới, xóa Worksheet
Tạo Worksheet mới
1 Double Click vào tiêu đề một Worksheet bất kỳ
2 Chọn Insert…
3 Chọn Worksheet
Trang 93 Thao tác với Worksheet
Hiển thị lại Worksheet đã bị ẩn
1 Double Click vào tiêu đề một Worksheet
bất kỳ
2 Chọn Unhide
3 Chọn Worksheet muốn hiển thị lại
4 Click OK
Trang 103 Thao tác với Worksheet
Các thao tác với Worksheet
Trong phần này, chúng tôi giới thiệu tới các bạn cách quản lý các trang bảng tính (sheet) của mình Các thao tác cơ bản như: tạo mới, di chuyển, đổi tên, chọn bảng tính sẽ được giới thiệu bên dưới
Xem và lựa chọn các Worksheet
1 Click vào tên của sheet muốn hiển thị
Đổi tên Worksheet
1 Double Click vào sheet muốn đổi tên và
gõ tên mới
Di chuyển vị trí các sheet
1 Double Click vào sheet muốn di chuyển
và kéo sang phải hoặc sang trái
2 Dừng lại theo vị trí chỉ dẫn như mong
muốn
Trang 11Chọn vùng dữ liệu không liên tục
1 Đưa trỏ chuột đến ô đầu tiên trên cùng của vùng lựa
4 Click và kéo đến ô dưới cùng bên phải của vùng này
Chọn vùng dung bàn phím: Shift + các mũi
Trang 124 Thao tác với ô và vùng
Chọn nhiều dòng/cột liên tục
1 Đưa trỏ chuột đến tiêu đề của dòng/cột đầu tiên
2 Click và kéo đến tiêu đề của dòng/cột cuối cùng
Bạn có thể giữ phím Shift, rồi click vào tiêu đề
dòng/cột đầu tiên và tiêu đề dòng/cột cuối cùng để
Trang 13ü 2 Click menu Home
ü 3 Click nút Cut (hoặc Ctrl + X)
v Sao chép dữ liệu
ü 1 Lựa chọn vùng dữ liệu cần sao chép
ü 2 Click menu Home
ü 4 Click nút Copy (hoặc Ctrl + C)
v Dán dữ liệu dữ liệu
ü 1 Lựa chọn vùng dữ liệu cần sao chép
ü 2 Click menu Home
ü 5 Chọn vùng dữ liệu cần dán dữ liệu
ü 6 Click nút Paste để dán dữ liệu (hoặc Ctrl + V)
Trang 144 Thao tác với ô và vùng
Thao tác với ô dữ liệu, hàng, cột
Phần này chúng tôi sẽ giới thiệu tới các bạn các thao tác với ô dữ liệu, hàng, cột: Thêm, sửa, xóa một ô dữ liệu; thêm, bớt hàng/cột
Thêm một ô dữ liệu vào Worksheet
1 Click chuột tại vị trí cần thêm
2 Click Office Button
Trang 15VD: để copy: chọn Home > click ; sử dụng phím tắt: ấn Alt nhả > ấn H nhả > ấn C
Để quay trở lại ấn phím ESC.
Trang 16Bài tập thực hành 1: Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel
Tạo một file đặt tên là Baitap_Excel_1
Soạn thảo 3 sheet: TT_Chung, TT_Nhansu, TT_Hocsinh Các ô nhập liệu (Tên trường,
Mã trường, ) đặt màu nền xanh nhạt Sau khi soạn thảo xong hãy bỏ chế độ hiển thị lưới (Gridlines) Nội dung các sheet được mô tả như sau:
Sheet "TT_chung
Trang 17Bài tập thực hành 1: Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel
Sheet "TT_Nhansu"
Trang 18Bài tập thực hành 1: Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel
Sheet "TT_Hocsinh": Đổi màu nền các khu vực để dễ nhìn
Trang 19Làm việc với dữ liệu trong Excel
Trong bài học này, bạn sẽ học cách nhập và
sửa đổi dữ liệu Excel, di chuyển dữ liệu trong
một bảng tính, tìm và thay thế dữ liệu hiện
Tìm kiếm và thay thế dữ liệu Sắp xếp và lọc dữ liệu
Trang 201 Nhập liệu
Nhập dữ liệu
1 Click vào ô muốn nhập dữ liệu
2 Gõ nội dung, kết thúc bằng ấn phím Enter
Nhập dữ liệu với ngắt dòng
1 Click vào ô muốn nhập dữ liệu
2 Gõ nội dung muốn hiển thị trên dòng đầu tiên, ấn Alt + Enter để
thêm dòng mới
3 Gõ nội dung dòng tiếp theo, kết thúc bằng ấn phím Enter
Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn
Trang 221 Nhập liệu
Điền dữ liệu tự động
Khi bạn cần lập danh sách mặt hàng gồm hàng trăm mặt hàng khác nhau với cột số thứ tự tăng dần từ 1 đến hết Nếu chúng ta nhập từng số thứ tự, quả thật tốn rất nhiều thời gian
v Điền dữ liệu tự động
ü 1 Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên muốn điền vào các dòng
ü 2 Đưa trỏ chuột vào phía dưới cùng bên phải ô đầu
tiên, sau đó kéo xuống ô dưới cùng của vùng muốn
điền
v Điền dữ liệu tự động một chuỗi giá trị
ü 1 Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên
ü 2 Nhập dữ liệu vào ô thứ 2
ü 3 Chọn vùng dữ liệu gồm ô thứ nhất và ô thứ 2
ü 4 Đưa trỏ chuột vào phía dưới cùng bên phải của vùng
dữ liệu, sau đó kéo xuống ô dưới cùng của vùng muốn
điền
1 2
2 3
1
Trang 23v Dữ liệu dạng số (số, tiền tệ), thời gian thường được căn phía bên phải
v Dữ liệu văn bản, ngày tháng thường được căn về phía trái
Dữ liệu văn bản
Dữ liệu số
Dữ liệu ngày tháng
Trang 242 Định dạng
Định dạng chung: Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy
cập trong nhóm Home của thanh Ribbon
Khi cần các định dạng phức tạp hơn ta sử dụng hộp thoại Format Cells được trình bày ở tiếp theo
C ch ỡ ữ
K khung ẻ
Trang 252 Định dạng
Chọn Home / nhóm Cells /
Format / Format Cells…
Tab Number: định cách hiển
thị số
Tab Alignment: định cách
chỉnh vị trí dữ liệu
Tab Font: định font chữ
Tab Border: định đường kẻ
viền các ô
Tab Fill: Đặt màu nền
Protection: Bảo mật dữ liệu
Ki u ể
hi n th ể ị số
S d ng ký ử ụ
hi u ngăn ệ cách hàng nghìn
Cách hi n th ể ị
s âm ố
Trang 262 Định dạng
Format/Cells… Tab Alignment Format/Cells… Tab Alignment
Căn dữ liệu chiều ngang ô
Trang 27Màu đường kẻ
Khung bao ngoài
Chọn kiểu đường kẻ
Khung bên trong
Trang 282 Định dạng
Định dạng bảng: Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn
hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới
Bước 1 Chọn vùng cần định dạng bảng
Bước 2 Chọn Home / nhóm Styles / chọn Format As Table
Bước 3 Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu Ví dụ chọn mẫu Light số 9
Bước 4 Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận
Trang 291 Click Office Button
2 Click nút Find & Select
3 Click Find
4 Nhập nội dung tìm kiếm vào ô Find what
5 Click Find Next (tìm vì trí trùng tiếp theo); Find
All (hiện tất cả các ô tìm thấy); Close (Thoát)
Tìm kiếm, thay thế dữ liệu
1 Click Office Button
2 Click nút Find & Select 6 Click Replace
7 Nhập nội dung tìm kiếm vào ô Find what
8 Nhập nội dung cần thay thế khi tìm thấy
9 Click Find Next (tìm vị trí trùng tiếp theo);
Replace (thay thế nội dung cho vị trí tìm thấy
hiện thời); Replace All (thay thế tất cả dữ liệu
tìm thấy bằng nội dung mới); Close (thoát);
Trang 304 Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc): là những
tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu
trong một bảng tính được thiết lập dựa
trên các tiêu chuẩn nào đó
Sắp xếp: Để thực hiện một sắp xếp
theo chiều tăng dần hay giảm dần trên
một cột:
Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp
Kích nút Sort & Filter trên tab Home
Kích nút Sort A to Z (tăng dần) hay Sort Z to A
Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp Kích OK
Trang 31Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc
Trên tab Home, kích Sort & Filter
Trang 32Bài tập thực hành 2
Bài 1: Thực hành định dạng dữ liệu trong Excel với các yêu cầu tương tự bài 1 Nội dung
các sheet như sau
Trang 33Bài tập thực hành 2
Sheet "Lop_2"
Trang 34Bài tập thực hành 2
Bài 2: Sử dụng Format cells (định dạng kiểu ngày, số, đơn vị tiền tệ, bảng tính, ) thực
hiện chức năng thay đổi độ rộng của cột, chiều cao của hàng, chức năng freeze panels, sắp xếp bảng tính
Bài 3: Sử dụng Format cells (định dạng kiểu ngày, số, đơn vị tiền tệ, bảng tính, ) thực
hiện chức năng thay đổi độ rộng của cột, chiều cao của hàng, chức năng freeze panels, sắp xếp bảng tính
ü Thưc hiện các yêu cầu sau:
ü a) Sắp xếp danh sách theo thứ tự ưu
tiên Tên, họ đệm.
ü b) Định dạng cột lương theo tiền VNĐ
ü c) Sử dụng chức năng freeze panel cố
định 3 3 cột bên trái và dòng đầu tiên
4 Đ Th ỗ ị Hoa 01003 Chuyên viên Phòng Kinh doanh 950000
5 Lê T n ấ Nam 01001 Chuyên viên cao c p ấ Phòng Kinh doanh 1000000
Trang 35Công thức và hàm
Công thức (formula) và hàm (function) là
những công cụ mạnh nhất của Excel dùng để
thực hiện tính toán trên các ô dữ liệu Tuy
nhiên, việc sử dụng linh hoạt công thức và
hàm của Excel không phải là một nhiệm vụ
đơn giản do công thức và hàm của Excel là
một dạng của lập trình xử lý dữ liệu
Để có thể nắm bắt và sử dụng công
thức/hàm cần nắm vững những khái niệm cơ
bản, các hàm do excel cung cấp, cần tư duy
logic tốt để kết hợp linh động các hàm sẵn có
của Excel vào công việc Bài này sẽ giới
thiệu những khái niệm cần biết để có thể
nắm bắt được việc sử dụng công thức và
Độ ưu tiên của các phép toán Hàm
Cách nhập hàm trong Excel Hàm lồng nhau
Tham chiếu Tham chiếu tương đối/tuyệt đối Một số lỗi thường gặp
Trang 36• Luôn trả về giá trị (do đó có thể
xuất hiện trong ô như các giá trị
tĩnh bình thường)
Công thức
Giá trị tĩnh (hằng số)
Để hiển thị bản thân công thức trong ô dữ liệu: thêm ký tự
nháy đơn (‘) trước dấu bằng.
Giá trị tính ra bằng công thức
1 Hàm: Hàm PI() trả về giá trị của pi: 3,142
2 Tham chiếu: A2 trả về giá trị trong ô A2.
3 Hằng số: Các số hoặc giá trị văn bản được nhập trực
tiếp vào một công thức, như 2.
4 Toán tử: Toán tử ^ (mũ) nâng một số lên theo một lũy
thừa và toán tử (dấu sao) * nhân các số.
Trang 37Công thức và hàm
Một số thủ thuật với công thức
ØKéo thả công thức với hàng/cột
ØCopy công thức cho một loạt ô
ØChuyển đổi kết quả công thức thành giá trị tĩnh (hằng số)
ØTổ hợp phím Ctrl + `
ØTổ hợp phím Ctrl + D
Trang 38Công thức và hàm
Toán tử
• là những phép toán cơ bản dùng để xây dựng nên các công thức
• có nhiệm vụ kết nối các toán hạng và các hàm thành những công thức phức tạp hơn
Phân loại:
• toán tử số học
• toán tử ghép xâu
• toán tử logic
• toán tử tham chiếu
2 - Phép trừ, số âm 45-4 45 trừ 4 còn 41
3 * Phép nhân 150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5
5 ^ Lũy thừa 2^4, 16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16, Lấy căn bậc 4 của 16 thành 2
6 & Ghép xâu “Lê” & “Thanh” Nối chuỗi “Lê” và “Thanh” lại thành “Lê Thanh”
7 = So sánh bằng A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE
8 > So sánh lớn hơn A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE
9 >= So sánh lớn hơn hoặc bằng A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE
10 < So sánh kém A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE
11 <= So sánh nhỏ hơn
hoặc bằng A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE
12 <> So sánh khác A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: TRUE
13 , hoặc ; Dấu tách các tham số Sum(A1, B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9
14 : Tham chiếu mảng Sum(A1: B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9
15 Khoảng trắng (space)
Trả về các ô giao nhau giữa hai vùng B1: B6 A3: D3 Trả về giá trị của ô
Trang 39Công thức và hàm
Độ ưu tiên của các phép toán
• Các toán tử trong một công thức được thực hiện theo thứ tự, phụ thuộc vào độ ưu
tiên và tính kết hợp của toán tử.
• Độ ưu tiên quyết định phép toán nào thực hiện trước (vd: nhân chia trước, cộng trừ sau)
• Tính kết hợp quyết định xem khi có nhiều phép toán cùng độ ưu tiên thì thực hiện các phép toán theo thứ tự từ trái sang phải (tính kết hợp trái) hay từ phải sang trái (tính kết hợp phải).: (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu phẩy)Toán tử Toán tử tham chiếuMô tả Ưu tiên1
Để thay đổi trật tự tính toán, tương tự như trong các phép toán số học, có thể sử dụng cặp dấu ngoặc đơn Các phép toán trong dấu ngoặc đơn sẽ được ưu tiên thực hiện trước Nếu có nhiều cặp dấu ngoặc đơn lồng nhau thì các phép toán ở cặp ngoặc bên trong sẽ được thực hiện trước.
Trang 40• Đối số là các giá trị tĩnh, là tham chiếu
tới một ô dữ liệu hoặc là tham chiếu
1 Cấu trúc Cấu trúc của một hàm bắt đầu với dấu bằng (=),
theo sau bởi tên hàm, một dấu ngoặc đơn mở, các đối số cho hàm được phân tách bởi dấu phẩy và dấu ngoặc đơn đóng.
2 Tên hàm Đối với danh sách các hàm sẵn có của Excel, chọn
một ô và bấm SHIFT+F3.
3 Đối số Đối số có thể là số, văn bản, giá trị lô-gic như TRUE
hoặc FALSE, mảng, giá trị lỗi như #N/A, hoặc tham chiếu ô Đối
số mà bạn chỉ định phải tạo giá trị hợp lệ cho đối số đó Đối số cũng có thể là hằng, công thức hoặc hàm khác.
4 Hỗ trợ Excel hiển thị thông tin về cú pháp và đối số khi nhập
hàm Ví dụ, nhập =ROUND( và hộp thông tin hỗ trợ xuất hiện
Hộp thông tin hỗ trợ chỉ xuất hiện khi dùng các hàm dựng sẵn.
Trang 41Cách 3 – dùng nút Insert Function
B1 Chọn một ô B2 Chọn tab Formulas trên thanh Ribbon
(3) Ấn nút này sau khi hoàn tất lựa chọn
(2) Dùng chuột trái khoanh vùng các ô cần chọn
Trang 42Công thức và hàm
Hàm lồng nhau
Một hàm có thể được sử dụng như một trong các tham đối của hàm khác
Ví dụ, công thức sau đây sử dụng một hàm SUM và AVERAGE lồng trong hàm IF.
Để sử dụng hàm lồng nhau phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Giá trị trả về hợp lệ
Khi một hàm lồng được sử dụng như một đối số, hàm lồng phải trả về dạng giá trị
giống với giá trị mà đối số sử dụng
Ví dụ, nếu một hàm trả về giá trị TRUE hoặc FALSE, hàm được lồng vào phải trả về giá trị TRUE hoặc FALSE Nếu một hàm không trả về, Excel sẽ hiển thị giá trị lỗi
#VALUE!
Giới hạn mức độ lồng
Một công thức có thể chứa đến bảy mức độ hàm lồng
Khi một hàm (chúng ta sẽ gọi là Hàm B) được sử dụng như một đối số trong một hàm khác (chúng ta sẽ gọi là Hàm A), Hàm B đóng vai trò một hàm mức hai Ví dụ, cả