TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT Giảng viên Trần Bá Phan Sinh viên thực hiện Lê[.]
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO
MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT
Sinh viên thực hiện : Lê Quý Lâm
Hà Nội, 2022
Trang 2MỤC LỤC
Mở đầu 2
Phần 1 Giới thiệu về Microsoft Project 3
1.1 Khái niệm chung và các yêu cầu của MS Project 3
1.2 Mục đích hoạt động 3
1.3 Các yêu cầu cơ bản cho máy tính và phần mềm hỗ trợ 4
1.4 Các tiện ích của MS Project 5
1.5 Một số bước chính trong việc quản lý một dự án của MS Project 5
Phần 2 Giao diện phần mềm 7
1.6 Giao diện 7
Giao diện màn hình chính của MS Project 7
1.7 Một số thao tác cơ bản 8
1.7.1 Tạo một dự án mới 8
1.7.2 Thiết lập thông tin dự án 9
1.7.3 Tạo lịch làm việc 11
1.7.4 Tạo danh sách công việc 13
1.7.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc 16
Có 4 kiểu liên kết giữa các nhiệm vụ với nhau phụ thuộc vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các nhiệm vụ 16
1.7.6 Tài nguyên dự án 23
1.7.7 Phân bổ tài nguyên cho các công việc 24
1.7.8 Lịch trình cho dự án 24
1.7.9 Tìm đường găng cho dự án 25
1.7.10 Cập nhật tiên độ dự án 25
1.7.11 Cân đối tài nguyên 27
Trang 3Tài liệu tham khảo 31
Trang 4Mở đầu
Thế giới ngày càng hội nhập càng tạo ra cho các cá nhân cũng như các doanh
nghiệp thêm rất nhiều cơ hội để phát triển những dự án kinh doanh, dự án nhà đất, công trình, xây dựng, chương trình, sự kiện,… của mình nhưng bên cạnh đó cũng không ít những thách thức trong việc phát triển các dự án này
Vấn đề về con người thường là vấn đề ảnh hưởng tới sự thành bại của các dự án Bên cạnh các kĩ năng kĩ thuật, cần phát triển các kĩ năng con người trên cơ sở các chuẩn
kĩ năng: suy nghĩ, trao đổi, giao tiếp trình bày Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là một quá trình thành lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành úng thời hạn trọng phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép Vì vậy, quản lý dự
án là một quy trình vô cùng quan trọng trong sự thành công của dự án
Các cá nhân, doanh nghiệp nào cũng đặt ra mục tiêu hàng đầu là thực hiện và phát triển dự án của mình tốt nhất, đạt mục tiêu ban đầu đề ra của dự án Để ạt được điều đó đòi hỏi các nhà quản lý phải có những biện pháp thiết thực quản lý chặt chẽ trong tất cả các quá trình thực hiện dự án của mình để dự án được thực hiện chính xác Vậy quản lý
dự án là gì? Quy trình quản lý dự án như thế nào? Công cụ, phần mềm nào hỗ trợ quản lý
dự án cụ thể? Để giải quyết những câu hỏi trên em đã quyết định nghiên cứu “Đề tài lập
kế hoạch cho dự án xây dựng chung cư An cư – Lạc nghiêp và sử dụng công cụ phần mềm MS Project để quản lý dự án này”
Vì thời gian và kiến thức của em còn hạn hẹp, chắc chắn trong quá trình làm bài tiểu luận sẽ không tránh ược những sai sót Vì thế em mong nhận được sự thông cảm và góp ý từ thầy để bài của em có thể được hoàn thiện hơn
Trang 5Phần 1 Giới thiệu về Microsoft Project
1.1 Khái niệm chung và các yêu cầu của MS Project
Microsoft Project là một trong ứng dụng quản lý dự án được phát triển bởi
Microsoft Đây là phần mềm được phát triển để hỗ trợ việc quản lý dự án, phát triển kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án
Hình 1-1 Microsoft Project
Bên cạnh đó Microsoft Project còn giúp quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ quá trình hoạt động và số lượng công việc, xác định các công việc cụ thể, sắp xếp thứ tự các công việc, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động
1.2 Mục đích hoạt động
Lập kế hoạch và tổ chức quản lý dự án
Lên lịch công tác
Theo dõi lịch công tác
Hoạch định tài nguyên và chi phí trong dự án
Thay đổi để phù hợp với thực tế
Trang 6Hình 1-2 MS Project được sử dụng để lên kế hoạch
Chương 1 Lên kế hoạch cho phương án dự phòng
Chương 2 Nhìn nhận khách quan dự án, chuẩn bị cho mọi tình huống
Chương 3 Đánh giá khả năng tài chính của dự án
Chương 4 Quản lý công việc theo đội, nhóm
Chương 5 Phát hiện những sai sót và rút ra kinh nghiệm trong dự án
1.3 Các yêu cầu cơ bản cho máy tính và phần mềm hỗ trợ
Môi trường hoạt động: Microsoft 9x/Me/2000/XP
Cấu hình máy tính: Chỉ cần đáp ứng được yêu cầu theo hệ điều hành trên
Có thể cài đặt MS Project độc lập, không cần kèm theo bất cứ chương trình nào Nên có bộ gõ tiếng Việt và dùng font UNICODE Hệ điều hành thích hợp nhất nên
từ WinMe trở lên Nếu dùng Win98Se thì cần phải cài bộ Office 2000 để có bộ font Unicode Bộ gõ tiếng Việt hỗ trợ Unicode có thể dùng Vietkey 2000
1.4 Các tiện ích của MS Project
Hệ lệnh trong danh mục (menu) và trong các nút bấm (buttons) trên thanh công cụ (toolbars) là tương đồng nhau, tuy được bố trí khác nhau Các nút bấm có thể thêm, bớt
Trang 7bằng tiện ích “Customize” được gọi ra bằng cách nhấp phải chuột vào phần “toolbars” vàcác nút được kéo thả để thêm hay bớt.
MS Project là một chương trình kiểu “thấy gì thì in ra như thế” cho nên việc trình bày ngay trên màn hình cũng như thiết lập giấy in là điều cần hoàn thành trong quá trình thao tác Chi tiết phần này có thể tìm thấy trong menu “File” và “View”
Các thao tác cơ bản trong sử dụng các chương trình thông dụng như: Tạo mới, lưu trữ, cắt dán ,… tương tự như trong các ứng dụng phổ biến khác Hay nói cách khác nếu
sử dụng tốt Windows và MS Office (Word, Excel…) thì người dùng sẽ không gặp trở ngại trong thao tác trên MS Project
Để thuận tiết trong quá trình soạn thảo, tác giả chỉ trình bày theo lệnh trong danh mục mà không trình bày theo các lệnh nút bấm Chúng ta có thể tự tìm hiểu chúng bằng cách di chuyển chuột trên nút bấm tương ứng
Mỗi thao tác được thể hiện trong một dòng, khi kết thúc thao tác bao giờ cũng là bấm chọn nút “Ok” hay “Apply” hoặc bấm phím “Enter” Hủy một thao tác bao giờ cũng
là bấm chọn nút “Cancel” hoặc bấm phím “Esc”
Đây là chương trình giao tiếp với người dùng bằng tiếng Anh nên người sử dụng cần biết một số từ tiếng Anh cơ bản và chuyên ngành để sử dụng
Phần “help online” của MS Project rất đầy đủ và chi tiết nên khi nắm được phần cơ bản nên dùng trực tiếp phần “help online” cho các công việc đòi hỏi sự chuyên sâu hơn
1.5 Một số bước chính trong việc quản lý một dự án của MS Project
1 Chuẩn bị thông tin cho dự án: Gồm tên dự án, mục đích của dự án, tác giả thực hiện, tên công ty tiến hành lập dự án…
2 Các thiết lập ban đầu cho dự án mới (new project): Gồm thông tin chính của dự
án, thiết lập thời gian, lịch, kế hoạch làm việc…
3 Khai báo tài nguyên sẽ sử dụng trong dự án: Tài nguyên được dùng trong dự án bao gồm nhân công, vật liệu và máy móc các loại…
4 Bắt đầu với bước lập dự án: Việc tổ chức lập một dự án chính là nhập số liệu, quan sát các quá trình thực hiện của từng hạng mục trong dự án và cập nhật sửa đổi chúng theo yêu cầu cụ thể nào đó cho từng hạng mục bằng các bảng (table) khác nhau Mỗi bảng thường có hai vùng, một vùng bên trái được tổ chức theo
Trang 8các hàng và cột để nhập số liệu, còn vùng bên phải dùng để hiển thị các tiến trình và mối quan hệ giữa chúng
5 Cập nhật tiến độ trong quá trình thực hiện dự án: Cập nhật tiến độ thực hiện các công tác là yếu tố quan trọng để giám sát, tổ chức thực hiện dự án Mỗi công tácbao gồm một số thông tin chính cần phải cập nhật như: khối lượng đã hoàn thành (tính theo %), thời gian thực tế hoàn thành, thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế
6 Xác lập đường găng của dự án: Đường găng (Critical Path) là đường đi từ đầu đến cuối dự án theo các công tác có thời gian hoàn thành dài nhất Các công tác nằm trên đường găng được gọi là công tác găng và thông qua đường găng ta có thể điều chỉnh được tiến độ dự án
7 In các biểu đồ và báo cáo: Các báo cáo được Project hỗ trợ khá đa dạng, tuy nhiên người dùng bị hạn chế can thiệp vào một số định dạng của báo cáo như một số ghi chú, tên các cột… Việc kết xuất báo cáo hoàn toàn tự động, ta chỉ cần chọn mục phù hợp là xong Việc in các báo cáo cũng tương tự như việc kết xuất, được Project làm tự động, nếu cần ta chỉ điều chỉnh trong phần “Page setup” để in cho đẹp hơn
Trang 10Hình 2-4 Lựa chọn và truy cập ban đầu
Task: Công việc, nhiệm vụ
Duration: Thời gian thực hiện công việc
Start: Ngày bắt đầu
Finish: Ngày kết thúc
Predecessors: Công việc làm trước
Successors: Công việc kế tiếp
Task list: Danh sách các công việc
Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc
Unit: Khả năng lao dộng của tài nguyên
Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có
Duration=0: dùng để kết thúc các đoạn trong dự án
Trang 11Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời
gian thực hiện dự án Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần
Shedule: Lịch trình của dự án
Std Rate: Giá chuẩn
Ovr Rate: Giá ngoài giờ
Cost/use: Phí sử dụng tài nguyên
Baseline: Theo kế hoạch
Actual cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại
Current cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại + Chi phí còn lại theo thời
điểm hiện tại
Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án.
Summary Task (Công việc tóm lược): Công việc mà chức năng duy nhất của nó là
chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác
1.7 Một số thao tác cơ bản
1.7.1 Tạo một dự án mới
Thời gian bạn xác đinh được rõ mục đích của dự án và vạch ra được
các giai đoạn chính của dự án cũng chính là lúc bạn cần tạo ra một kế hoạchcho dự án Trước hết, nhập và tổ chức các công việc và khoảng thời gian để thực hiện chúng Sau đó khởi tạo nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu và chi phí cho các công việc Với những thông tin này, Microsoft Project sẽ tạo
ra một kế hoạch làm việc, bạn chỉ cần kiểm tra lại kế hoạch và điều chỉnh khi cần thiết Phần này sẽ hướng dẫn bạn tạo lập kế hoạch dự án
Bước đầu tiên để tạo kế hoạch làm việc là tạo ra một 昀椀le dữ liệu mới, thiết lập thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và nhập các thông tin chung
Trang 121.7.2 Thiết lập thông tin dự án
Hình 2-6,5 Thiết lâp thông tin dự án
Week start on: chọn ngày bắt đầu 1 tuần mới cho dự án
Fiscal year starts in: chọn năm tài chính (tài khóa) bắt đầu bằng tháng nào của
năm Thông thương là tháng 1 dương lịch
Trang 13Default start time/ end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngày làm việc Hình
minh họa là làm từ 8h sáng đến 5h chiều
Xác định số giờ làm việc trong ngày (Hours per day), số giờ làm việc trong tuần (Hours per week), số ngày làm việc trong tháng (Days per month)
Xác định kiểu đơn vị tài nguyên là thập phân (Decimal) hay % (Percentage) trong Show assignment unit as a
Mặc định cách tạo ra các công việc mới trong New tasks created là tự động (Auto schedule) hay thủ công (Manual schedule) Nên chọn Auto để quen thuộc với các phiên
Chọn định dạng công việc trong Default task type (Chọn Fix Duration – đây là
lựa chọn phổ biến ở Việt Nam)
Bỏ chọn New task are effort – driven Nếu Không bỏ khi các bạn thay đổi tài
nguyên cho 1 công việc thì thời gian sẽ được MP tự động tính toán lại cho phù hợp, đây
là lỗi rất hay gặp của các bạn làm việc với MP
Bỏ chọn Autolink inserted or moved tasks Nếu Không bỏ thì khi bạn chèn thêm
hay di chuyển vị trí các công tác thì MP sẽ tự động nối chúng lại mặc dù điều này không còn phù hợp
Bỏ chọn Task will always honor their constraint dates Nếu không bỏ MP sẽ tuân
tuân thủ các ràng buộc mà không cần quan tâm đến thực tế thực hiện
Chọn chế độ On trong Calculator project after each edit để Dự án luôn được tính
toán lại ngay khi có sự thay đổi
Bỏ chọn Update task status updates resource status (trong giai đoạn lập kế
hoạch, chúng ta đang lập dữ liệu ban đầu, chưa kiểm soát đo lường tiến trình hay cập nhậtthì nên loại bỏ đặc điểm này)
Trang 14Lựa chọn chi phí cố phí được tính phân bổ (Prorated), ngay khi bắt đầu công việc (Start) hay khi kết thúc công việc (Finish) trong Default fixed cost accrual.
1.7.3 Tạo lịch làm việc
Trước khi bạn bắt đầu lập kế hoạch cho các tác vụ trong Microsoft Project 2013, điều quan trọng là phải tạo một lịch đại diện cho những ngày làm việc mặc định cho các tác vụ đó Lịch dự án mặc định được sử dụng trong Microsoft Project 2013 để thiết lập ngày làm việc và thời gian cho các tác vụ của dự án Microsoft Project được thiết lập mặcđịnh là 8 giờ mỗi ngày, tuần làm việc 5 ngày Bạn có thể thay đổi lịch mặc định này thànhmột loại phù hợp hơn cho loại công việc đang được thực hiện
- B1: Trên tab Project chọn Change Working Time, xuất hiện hộp thoại:
Hình 2-7 Change Working Time
- B2: Vào Options … để thiết lập lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc, số giờ làm việc B3: Vào tab Exception nhập thông tin Name, Start, Finish sau đó nhấn Details… để lựa chọn ngoại
Trang 15lệ cho ngày đó, ngày đó có phải là ngày làm việc hay không? Thời gian làmviệc thế nào?
Hình 2-8 Details
1.7.4 Tạo danh sách công việc
1.7.4.1 Lập danh sách các tác vụ của dự án
Để quản lý được một dự án hiệu quả, đầu tiên ta đi xây dựng các nhiệm vụ của dự
án để có được một cách nhìn tổng quát nhất về dự án Ta xác định tất cả các nhiệm vụ cầnthiết để hoàn thành dự án
Trang 16B1: Vào task chọn Grantt Chart
Hình 2-9 Grantt chart
B2: Trong cột Task Mode chọn một trong hai loại Task Mode Nhập tên trong cột Task name Khi đó ta chưa vội tính toán số ngày cho từng công việc thì MS Project mặc định là 1 ngày bắt đầu từ ngày bắt đầu dự án
Hình 2-10 Task Mode
1.7.4.2 Tạo các nhiệm vụ phụ (subtacks)
Các subtask là các nhiệm vụ nằm bên trong một nhiệm vụ lớn nào đó Như phần trên ta đã xác lập các nhiệm vụ từ trên xuống dưới, tức là các nhiệm vụ con của một nhiệm vụ nằm dưới nó trong bảng công việc Giờ ta tạo các nhiệm vụ con đó bằng cách như sau:
B1: Chọn các nhiệm vụ con của một nhiệm vụ (có thể là một hoặc hơn 1 nhiệm
vụ là con của nhiệm vụ khác) bằng cách bôi đen các nhiệm vụ đó
B2: Trong Menu Task nhấn Indent Task để báo rằng đây là một nhiệm vụ con
14
Trang 17Hình 2-11 Menu task
1.7.4.3 Ngày tháng và khoảng thời gian nhiệm vụ
B1: Chọn nhiệm vụ (bôi đen nhiệm vụ đó)
B2: Nhập số ngày để hoàn thành nhiệm vụ đó Tạm thời cứ đặt
thông tin ngày bắt đầu là ngày bắt đầu dự án, vì sau khi ta liên kết với các
nhiệm vụ khác thì ta sẽ được con số chính xác nhất
1.7.4.4 Thiết lập deadline
Deadline là thời hạn cuối cùng có thể để thực hiện công việc đó Sau khi thiết lập
ta sẽ thấy có mũi tên ở thời điểm ta thiết lập
B1: Chọn nhiệm vụ rồi click đúp vào nhiệm vụ đó được hộp thoại task information
Hình 2-12 Task information
B2: Chọn tab Advanced vào phần deadline chọn ngày là hạn cuối cùng
15
Trang 181.7.4.5 Thiết lập mốc dự án
Tạo mốc dự án là công việc rất có ý nghĩa trong kế hoạch thực hiện dự án, ví dụviệc hoàn thành một pha chính của dự án, báo cáo thành quả hoặc một sự kiện đánh dấukết thúc công việc
B1: Trong cột Duration của công việc cần tạo mốc nhập 0
B2: Nhấn phím Enter
1.7.4.6 Nhập các ghi chú nhiệm vụ (task note)
Các ghi chú này rất cần thiết đặt biệt là các dự án có sự tham gia của nhiều người thì đây sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho người khác khi xem việc lập kế hoạch của mình
B1: Chọn task cần ghi chú, nhấn chuột phải chọn NoteB2: Hiển thị một hộp thoại, chúng ta ghi lại những thông tin cần thiết rồi nhấn OK để kết thúc và lưu, Cancel để kết thúc và không lưu
Hình 2-13 Hiển thị một hộp thoại
16