1 Khái niệm về hội chợ và triển lãm Hội chợ là thị trường hoạt động định kỳ, được tổ chức vào một thời gian và ở một địa điểm cố định trong một thời hạn nhất định, tại đó người bán đem trưng bày hàng[.]
Trang 11 Khái niệm về hội chợ và triển lãm:
Hội chợ là thị trường hoạt động định kỳ, được tổ chức vào một thời gian và ở một địa điểm cố định trong một thời hạn nhất định, tại đó người bán đem trưng bày hàng hoá của mình và tiếp xúc với người mua để ký hợp đồng mua bán
Triển lãm là việc trưng bày giới thiệu những thành tựu của một nền kinh tế hoặc một ngành kinh
tế, văn hoá, khoa học, kỹ thuật.v.v Liên quan chặt chẽ đến hoạt động ngoại thương là các triển lãm công thương nghiệp, tại đó người ta trưng bày các loại hàng hoá nhằm mục đích quảng cáo
để mở rộng khả năng tiêu thụ Ngày nay triển lãm còn là nơi thương nhân hoặc các tổ chức kinh doanh có thể tiếp xúc, giao dịch với nhau để ký kết các hợp đồng mua bán cụ thể
2.Trình tự tiến hành tham gia hội chợ và triển lãm ở nước ngoài:
Khi nhận được lời mời của ban tổ chức hội chợ hoặc triển lãm ở nước ngoài cần phải nghiên cứu các vấn đề (Thường là phòng thương mại nghiên cứu trước khi gửi các công ty)
+ Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội chợ hoặc triển lãm
+ Điều kiện, thể thức trưng bày các vật triển lãm
Tính chất, vị trí, thời gian và thời hạn công tác.
+ Thành phần tham dự và thành phần khách tham quan
Sau khi nghiên cứu các vấn đề nêu trên phòng thương mại thông báo cho các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc các tổ chức kinh tế có thể tham dự Ban tổ chức thường gửi cho các đơn vị tham gia một bản điều lệ trong đó ghi rõ những điều kiện chủ yếu của việc tham gia
Bản điều lệ được dùng làm cơ sở để ký kết hợp đồng liên quan giữa ban tổ chức với phòng thương mại và công nghiệp
Các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc tổ chức kinh tế tham gia triển lãm phải thực hiện các công tác sau:
+ Lập kế hoạch chung và kế hoạch cho triển lãm
+Lập kế hoạch và các biện pháp mua bán tại hội chợ hoặc triển lãm
+ Lập danh mục hàng hoá sẽ trưng bày
+ Lựa chọn và huấn luyện cán bộ công tác tại triển lãm
+ Lập kế hoạch cho các biện pháp tuyên truyền có tính chất đại chúng
+ Lập lịch công tác chuyên chở và bốc dỡ các vật trung bày
* Các công việc trước khi khai mạc
* Các công việc sau khi bế mạc
3 Công việc chuẩn bị cho các hoạt động mua bán tại hôi chợ triển lãm bao gồm:
+ Nghiên cứu tình hình kinh tế, chính trị, thương mại của nước đăng cai hội chợ
+ Tìm hiểu tính chất của cuộc hội chợ hoặc triển lãm, điều lệ của nó, thành phần và số lượng người tham gia
+ Nghiên cứu tình hình hàng hoá và giá cả hiện hành trên thị trường thế giới và ở nước đăng cai + Chuẩn bị và kịp thời phân phát các tài liệu quảng cáo, các tài liệu thông tin thương nghiệp + Xây dựng những mẫu đơn chào hàng, mẫu hợp đồng có dự tính về giá cả , số lượng , phẩm chất , yêu cầu kỹ thuật, thời hạn giao hàng và điều kiện thanh toán
Trang 2+ Kịp thời phát giấy mời đến tham quan gian hàng của mình.
+ Thao diễn thử các máy móc, thiết bị, cho thí nghiệm các mặt hàng cần thiết + Chuẩn bị những vật lưu niệm tại chỗ
+ Chuẩn bị điều kiện vật chất để tiến hành đàm phán thương mại