Tiểu luận - Khoa học quản lý - Đề tài - KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CHO HỘI CHỢ “XUÂN THÀNH ĐÔNG”

lập kế hoạch truyền thông docx TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN o0o BÀI TẬP NHÓM Môn Khoa học quản lý Đề tài KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CHO HỘI CHỢ “XUÂN THÀNH ĐÔNG” Nhóm Lê Thị Thúy Trịnh Thị Hồng Anh Nguy.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

-o0o -BÀI TẬP NHÓM

Môn: Khoa học quản lý

Đề tài:

KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CHO HỘI CHỢ “XUÂN THÀNH ĐÔNG”

Trịnh Thị Hồng Anh Nguyễn Thị Nga Trịnh Thị Ngọc Huyền Hoàng Thị Phượng Nguyễn Thị Thu Hiền

Hà Thị Hương Trà

Vũ Thị Oanh

Hà Nội, tháng 10/2013

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU CHUNG

1 Đội SVTN Đồng hương Hải Dương

Đội SVTN Đồng hương Hải Dương được thành lập ngày 29/10/2006, là đơn

vị trực thuộc Hội sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Với số lượng thành viên ổn định hàng năm là 100 người, Đội thường xuyên tổ chức các hoạt động tình nguyện trên địa bàn Hà Nội và Hải Dương

2 Hội chợ “Xuân Thành Đông”

Hội chợ diễn ra vào hai ngày 25,26/1/2014 (tức 25, 26 tết) , giới thiệu những nét đẹp văn hóa đặc trưng của vùng đất Hải Dương thông qua những gian trưng bày Gốm sứ Chu Đậu, Bánh đậu xanh, Sách truyện do Hội Thơ, Hội NhàVăn của tỉnh Hải Dương sáng tác, Cờ tướng – Cờ người, Múa rối nước và triển lãm nhiếp ảnh về Hải Dương

II QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CHO HỘI CHỢ “XUÂN THÀNH ĐÔNG”

(1/12/2013 -15/2/2014)

1 Phân tích môi trường

Vấn đề: Lựa chọn sử dụng loại hình truyền thông để kế hoạch truyền thông đạt kết quả tốt nhất

1.1 Phân tích môi trường bên ngoài

Sử dụng mô hình PEST:

1 Thể chế - luật pháp (Political factors)

- Tình hình chính trị ổn định Nhưng tồn tại nhiều khó khăn vướng mắc về thủ tục hành chính khi tổ chức các chương trình, chiến dịch tình nguyện

- Chủ trương chính sách của Nhà nước hướng tới một nền văn hóa tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc, thuận lợi cho hướng tổ chức các chương trình mang nét văn hóa truyền thống

2 Yếu tố kinh tế (Economic factors)

- Thành phố Hải Dương có nền kinh tế đang trên đà phát triển, thu hút đầu tư,

tổ chức nhiều hội chợ thương mại, hội chợ triển lãm, hội chợ việc làm, thu hút sự tham gia của các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh

- Tập trung đầu tư phát kinh tế làm giảm khoản đầu tư cho văn hóa, khó duy trì được các nét văn hóa truyền thống

3 Yếu tố văn hóa – xã hội (Socio-cultural factors)

- Nhiều nét văn hóa vẫn được lưu giữ tạo nên nét đặc trưng riêng của vùng miền

- Một số di sản văn hóa vật thể như: đền chùa, văn miếu (Côn Sơn, Kiếp Bạc, văn miếu Mao Điền, khu di tích Kính Chủ - An Phụ, chùa Bạch Hào), gốm sứ (Chu Đậu – Mỹ Xá), đảo cò (Chi Lăng Nam), bánh đậu xanh, bánh gai, vải thiều

- Một số nét văn hóa phi vật thể như: múa rối nước, hát chèo, tuồng

- Quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa gây trở ngại cho việc gìn giữ và phát triển văn hóa truyền thống Một bộ phận giới trẻ có tư tưởng sính ngoại, cho rằng nét văn hóa cũ nay không còn cần thiết hay lạc hậu, không phù hợp

- Một số nét văn hóa dân gian bị mai một và cải cách Người có hiểu biết về văn hóa truyền thống, tư liệu văn hóa truyền thống ngày càng khan hiếm và bị sai lệch, nhiều phiên bản

4 Yếu tố công nghệ (Technological factors)

Phương tiện truyền thông phát triển và phổ biến:

- Truyền hình, đài báo, tuy nhiên chi phí khá đắt đỏ

- Internet (forum, fanpage) không tốn kém nhưng tiếp cận chủ yếu giới văn phòng, học sinh sinh viên

Mô hình hội chợ triển lãm còn khá mới mẻ Những hội chợ tương tự chưa thực

sự mang lại hiệu quả

1.2 Phân tích môi trường bên trong

Đánh giá tổ chức dựa trên các chức năng hoạt động:

1 Tài chính:

Đội duy trì một nguồn quỹ thu từ các thành viên hàng quý để đảm bảo chi phí cho các hoạt động tình nguyện tại chỗ, chi phí phát sinh trong hoạt động thường kỳ của Đội Tuy nhiên, nguồn quỹ này khá nhỏ, thường dao động trong khoảng 3-5 triệu đồng, không đủ cung cấp cho các kế hoạch và chi phí phát sinh lớn

Khi Đội tổ chức chương trình với kinh phí lớn thì cần có hoạt động mời tài trợ hoặc đóng góp, ủng hộ từ các cá nhân, tổ chức

2 Nguồn nhân lực:

- Số lượng thành viên hoạt động thường xuyên khoảng 100 người Số lượng này đủ để đáp ứng nhân lực cho các hoạt động tình nguyện tại chỗ nhỏ lẻ, nhưng với chương trình lớn thì vẫn cần huy động thêm

- Nguồn nhân lực của Đội còn chưa ổn định, vẫn hay rơi vào tình trạng thiếu người phụ trách công việc

- Là tổ Đội còn non trẻ nên chưa tích lũy được nhiều kinh nghiệm, phần lớn thành viên Đội có trách nhiệm với công việc họ phụ trách, chịu được áp lực

3 Chuyên môn:

- Người phụ trách các ban vận dụng tốt các kỹ năng cơ bản như: lãnh đạo, giao tiếp, đàm phán, phân công công việc, làm việc nhóm

- Cần đào tạo chuyên môn cho các cộng tác viên mới sớm hơn và kỹ lưỡng hơn để khỏi bỡ ngỡ khi bước vào công việc

4 Truyền thông hình ảnh Đội:

- Truyền thông trực tuyến: Hiện tại Đội sử dụng 2 công cụ truyền thông chủ yếu là các trang fanpage trên facebook và các trang forum cộng đồng như: vicongdong.vn, haiduong.svtn.org

- Truyền thông trực tiếp: thông qua các hoạt động tình nguyện tại chỗ thường

kỳ của Đội tại Hà Nội và Hải Dương để quảng bá hình ảnh Đội

- Việc truyền thông có mang lại những hiệu ứng tích cực, hình ảnh Đội đã được xuất hiện trên báo, truyền hình Tuy nhiên hình ảnh Đội vẫn chưa thực sự được biết đến rộng rãi như nhiều clb, tổ đội tình nguyện khác hoạt động tại Hà Nội

5 Định hướng phát triển:

- Ban thường trực luôn có định hướng phát triển cho Đội trước khi bắt đầu một nhiệm kỳ mới, hướng vào các hoạt động thiện nguyện ổn định lâu dài, giúp đỡ các hoàn cảnh khó khăn, phát triển số lượng và chất lượng nguồn nhân lực cho Đội, quảng bá hình ảnh của Đội

- Nhưng vẫn chưa có các tài liệu ghi chép rõ ràng về việc định hướng phát triển Nhiệm kỳ khóa mới có thể làm mai một truyền thống của Đội và đi theo những hướng không mong muốn

6 Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức Đội gồm: Đội trưởng, 3 Đội phó, các trưởng ban, phó ban (chương trình, văn nghệ, đối ngoại, cơ sở vật chất) và toàn bộ thành viên, cộng tác viên của Đội

⇨ Việc bố trí, sắp xếp cơ cấu tổ chức của Đội hợp lý, phân chia trách nhiệm và mảng công việc rõ ràng

⇨ Tuy nhiên việc phối hợp làm việc giữa các ban chưa đạt hiệu quả cao

7 Hoạt động của Đội:

- Có nhiều hoạt động thường kỳ có ích, đúng tính chất tình nguyện viên và tổ chức được các chương trình, chiến dịch lớn trong năm như: Hành trang sĩ tử,

Chiến dịch Mùa hè Thanh niên Tình nguyện, Tết sum vầy Nhận được phản hồi tích cực từ phía cá nhân, tập thể nhận được sự giúp đỡ

- Nhưng nhiều chương trình, hoạt động tham gia còn mang nặng hình thức, quá chú tâm vào quảng bá hình ảnh Đội mà không đặt trọng tâm vào hiệu quả công việc

1.3 Bảng phân tích SWOT

Điểm mạnh (Strengths) Điểm yếu (Weaknesses)

1 Đội ngũ nhân lực nhiệt tình, có trách

nhiệm

2 Vận dụng khá tốt kỹ năng mềm và

kỹ năng chuyên môn

3 Cơ cấu tổ chức Đội phân công hợp

lý, chia mảng công việc rõ ràng

4 Tổ chức được nhiều chương trình,

chiến dịch lớn hàng năm

1 Quỹ tài chính nhỏ, không đủ bù đắp những chi phí phát sinh lớn

2 Số lượng thành viên hoạt động thường xuyên còn ít, chưa ổn định

3 Đội ngũ non trẻ, thiếu kinh nghiệm

4 Hình ảnh Đội chưa được biết đến rộng rãi

5 Phần định hướng phát triển còn chưa

rõ ràng

6 Phối hợp làm việc giữa các ban chuyên môn chưa hiệu quả

7 Nhiều hoạt động còn mang tính hình thức, chưa chú trọng vào hiệu quả

Cơ hội (Opportunities) Thách thức (Threats)

1 Gây được hiệu ứng tích cực qua các

hoạt động tình nguyện và truyền

thông internet

2 Tp Hải Dương có nền kinh tế đang

trên đà phát triển, thu hút nhiều nhà

đầu tư, doanh nghiệp, báo đài => tìm

kiếm cơ hội mời bảo trợ truyền

thông

3 Hải Dương lưu giữ được nhiều nét

văn hóa đặc trưng riêng => dân cư có

sự quan tâm nhất định đến giá trị văn

hóa truyền thống

4 Công nghệ, thông tin ngày càng hiện

đại, đa dạng => có những kênh

truyền thông mới hấp dẫn

1 Khó khăn, vướng mắc về thủ tục hành chính khi tổ chức các chương trình, chiến dịch

2 Tập trung đầu tư cho phát triển kinh

tế dẫn tới giảm các khoản đầu tư cho văn hóa

3 Quá trình công nghiệp hóa gây trở ngại cho hoạt động gìn giữ văn hóa truyền thống, doanh nghiệp quan tâm tới hoạt động thương mại hơn

4 Giới trẻ không mấy coi trọng văn hóa truyền thống, những người hiểu biết về văn hóa truyền thống ngày càng ít và bị sai lệch nhiều

5 Nhiều kênh truyền thông có chi phí đắt đỏ hoặc chi phí rẻ nhưng ít được tin tưởng, ít được tiếp cận

2 Xác định mục tiêu

2.1 Cây mục tiêu

2

2.2 Mô hình 5W

WHAT

Phải lựa chọn những phương thức truyền thông hiệu quả nhất để quảng bá hội chợ cung cấp cho người dân những thông tin chính xác nhất,nhanh nhất

WHO

● Hoạt động truyền thông do Ban đối ngoại chịu trách nhiệm chính, sử dụng nguồn nhân lực của đội, có thể tuyển thêm tình nguyện viên

● Hoạt động truyền thông hướng tới các đối tượng:

- Các bạn thanh thiếu niên Hải Dương

- Các đơn vị Đoàn, thanh thiếu niên trực thuộc

- Các câu lạc bộ, hiệp hội của tỉnh nhà

- Bà con nhân dân trong tỉnh

- Bạn bè, khách thập phương

WHEN 1/12/2013 - 15/2/2014

Hiện nay có rất nhiều phương thức truyền thông => cần phải lựa chọn phương thức truyền thông phù hợp với điều kiện của Đội mà vẫn đảm bảo hiệu quả truyền thông

3 Xác định các phương án

SWOT

S-O Strategies W-O Strategies Opportunities ●S123O2: Tận dụng ưu điểm

của đội ngũ nhân lực để làm cộng tác viên cho doanh nghiệp, báo đài =>

mời bảo trợ truyền thông

●S123O4: Dùng nguồn nhân lực vào các kênh truyền thông online

●S4O13: Dựa vào hình ảnh Đội đã gây dựng được để tạo niềm tin, nhằm đạt hiệu quả truyền thông, hướng mọi người vào giá trị văn hóa truyền thống

●Đề nghị sự giúp đỡ của các

tổ chức văn hóa trên địa bàn thành phố

●W1236O14: sử dụng những kênh truyền thông cũ và tìm hiểu, học hỏi những kênh mới khắc phục được những nhược điểm về nguồn nhân lực và nguồn quỹ nhỏ

●W45O1234: xây dựng 1 kế hoạch truyền thông tốt, có độ lan tỏa cho sự kiện, đồng thời giúp quảng bá rộng hình ảnh Đội, tạo 1 phần định hướng phát triển cho Đội

●W7O1234: Kế hoạch có độ bao phủ rộng, cần thu hút sự quan tâm nên đòi hỏi hiệu quả của công việc

S-T Strategies W-T Strategies Threats ● S24T1: Dựa vào hình ảnh

xây dựng được và các kỹ năng đàm phán, giao tiếp

để giải quyết khó khăn về thủ tục hành chính

● S2T3: dùng chuyên môn

và kỹ năng mềm để hướng

sự quan tâm của doanh nghiệp, báo đài vào sự kiện

●W1T5: sử dụng công cụ truyền thông hợp lý để giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh

do nguồn quỹ hạn hẹp

●W236T1234: duy trì lượng thành viên, tuyển cộng tác viên, đào tạo kỹ năng và bố trí lại cách phối hợp làm việc để

=> mời bảo trợ truyền thông

● S1234T34: qua truyền thông, khơi dậy những giá trị văn hóa truyền thống của Hải Dương và dân tộc

● S1234T5: sử dụng nhân lực vào những kênh thông tin được tin tưởng, chi phí hợp lý (facebook, youtube, forum, báo mạng )

có thể giải quyết khó khăn và đạt mục tiêu truyền thông

●W457T5: sử dụng kênh truyền thông hợp lý để vừa quảng bá được hình ảnh Đội, vừa đạt hiệu quả truyền thông

●Sử dụng kết hợp một cách hợp

lý các loại hình truyền thông

⇨ Xác định các phương án:

Phương án 1: Đặt trọng tâm vào truyền thông trực tuyến

✔ Chủ yếu thông qua Internet

✔ Kết hợp sử dụng poster, bandroll

Phương án 2: Truyền thông trực tuyến, kết hợp một phần truyền thông trực tiếp

✔ Sử dụng Internet

✔ Poster, bandroll

✔ Tổ chức thêm 2 event hỗ trợ chương trình

Phương án 3: Sử dụng kết hợp nhiều loại hình truyền thông

✔ Internet

✔ Phóng sự trên truyền hình Hải Dương

✔ Gửi thư/ phát tờ rơi phát động event

✔ Poster, phướn, bandroll, sticker

✔ Xe lưu động truyền thông

✔ 4 event hỗ trợ chương trình

4 Đánh giá và lựa chọn

Lựa chọn mô hình đánh giá đa tiêu chí Các tiêu chí đánh giá (có gắn trọng số):

- Tài chính (30%): Yêu cầu tài chính càng cao thì điểm các thấp

- Nhân lực (30%): Yêu cầu càng nhiều nhân lực thì điểm các thấp

- Hiệu quả truyền thông (40%): hiệu quả càng cao thì điểm càng cao

Thang điểm: 10

Tiêu chí

(trọng số)

Yêu cầu tài chính (30%)

Yêu cầu nhân lực (30%)

Hiệu quả truyền thông (40%)

Tổng điểm

Kết luận: Lựa chọn phương án có điểm số cao nhất là phương án 2: : Truyền

thông trực tuyến, kết hợp một phần truyền thông trực tiếp