IELTS SV 0346808595 IELTS SV 0346808595 CÁCH VIẾT EMAIL Directions In this part of the test, you will show how well you can write a response to an e mail Your response will be scored on The quality an.
Trang 1CÁCH VIẾT EMAIL
Directions: In this part of the test, you will show how well you can write a
response to an e-mail
Your response will be scored on
The quality and variety of your sentences,
a Gồm 2 câu hỏi (Questions 6-7)
b Đánh giá dựa trên bố cục, năng lực từ vựng, chất lượng và tính đa dạng củacâu
- Bố cục: đánh giá nội dung của email có nhất quán và hợp logic hay không
- Năng lực từ vựng: đánh giá xem thí sinh có khả năng sử dụng từ ngữ đadạng và thích hợp với các tình huống hay không
- Chất lượng và tính đa dạng của câu: đánh giá khả năng sử dụng cấu trúc câu
đa dạng bao gồm câu đơn, câu ghép và câu phức
2 Đặc điểm
a Thời gian: 10 phút cho mỗi email
- Đọc một email dài khoảng 100 từ và nắm được tình huống
- Nắm được yêu cầu cần giải quyết trong phần hướng dẫn
- Viết email trả lời theo yêu cầu
b Khi đọc hướng dẫn và email cho sẵn
- Nắm bắt tình huống chung của toàn bộ email thông qua người gửi (sauFrom), người nhận (sau To) và mục đích của email (sau Subject), đồng thờihiểu được nội dung cụ thể của email
- Hiểu được chính xác vấn đề: Bạn đứng ở cương vị nào để viết email trả lời
c Khi viết email trả lời
- Người gửi, người nhận là ai không phải là yếu tố quyết định điểm số, vì vậyhãy tập trung vào chủ đề đã cho để trình bày nội dung chính xác, rõ ràng
Trang 2- Trọng tâm của câu hỏi viết email trong kỳ thi không phải để đánh giá xemngười viết có khả năng trình bày đầy đủ hình thức của email, mà là đánh giáxem email đó có truyền đạt mạch lạc những nội dung như yêu cầu, hỏi, đềnghị, cung cấp thông tin … liênquan đến chủ đề được cho hay không Do đóbạn không cần phải để ý quá nhiều vào hình thức của email, mà hãy tậptrung suy nghĩ về các ý tưởng liên quan đến chủ đề và trình bày chủ đề đómột cách hiệu quả trong email của mình.
3 Ví dụ mẫu
Writing
Directions: Read the email below.
From: Megan Plume, Project Manager
To: All editors
Subject: Changes to cover
Sent: March 23, 5:21 P.M
Hi, everyone I’ve decided we need to make some changes to the cover of
“Business Success,” the book we are scheduled to send to the client forconfirmation I am looking for your ideas about how to improve the cover, so
please email them to me by the end of the day.
Directions: Respond to the email as if you are an editor In your email to Megan
Plume, make at least THREE suggestions
| Cut | Paste | Undo | Redo|
………
………
Nơi viết câu trả lời
Trả lời các câu hỏi dưới đây:
- Người gửi, người nhận là ai?
- Từ “them” in đậm nghĩa là gì?
Trang 3- Thử trả lời yêu cầu của đề bài một cách ngắn gọn: make at least THREEsuggestions.
II Email là gì?
1 Hình thức của email
Email là cách thức truyền đạt thông tin phổ biến trên toàn thế thời vì tínhtiện lợi và bảo mật của nó Email được sử dụng với các mục đích rất đa dạng Tuynhiên trong bài thi, chúng ta cần phải nắm rõ cấu tạo đặc trưng của email gửi vànhận trong môi trường kinh doanh vì chúng rất khác với email cá nhân
Nói chung, một bức Email được viết với hình thức tương tự của một bứcthư Một Email bao gồm 3 phần: Thông tin đầu (Header Information), nội dungnhắn (Message Text) và chữ ký (Signature)
- Thông tin đầu (Header Information)
To: Địa chỉ Email của người nhận
Cc: Địa chỉ Email của người nhận thứ 2
Subject: Chủ đề của bức Email
- Nội dung nhắn (Message Text)
Câu chào hỏi
Nội dung chính của Email
- Chữ ký (Signature)
Tên của người gửi
Số điện thoại của người gửi trong trường hợp khẩn cấp
Email mẫu
To: Mr Frank Allen
From: Shannon Reed
Subject: Your recent order
Sent: June 6, 3:20 P.M
Trang 4of the fact that your order will necessarily be delayed by a couple of days, wewill send your order by express mail at no extra cost
I would also like to inform you that, in an effort to ensure that somethinglike this does not happen again, we have replaced our computer server with acompany that we are confident will be more reliable than our previous one.They are currently in the process of trying to recover our lost records, but weare not sure when, if ever, our records will be 100% complete
I look forward to receiveing your order It will be processed immediatelyand mailed to you within twenty-four hours of its reception
Sincerely,
Shannon Reed
United Office Supplies
- Người gửi là ai? Người nhận là ai?
- Mối quan hệ giữa người gửi và người nhận?
- Người gửi yêu cầu người nhận làm gì?
2 Những điểm cần lưu ý khi viết email
Trang 5Như đã phân tích ở trên, email có cấu tạo theo trật tự “Câu chào hỏi – nội dungchính – chữ ký” Điều quan trọng khi làm về dạng email đó chính là chúng ta cầnphải tìm mối qua hệ giữa người gửi và người nhận để đưa ra cách thức diễn đạt saocho phù hợp.
a Câu chào hỏi
Hình thức mở đầu phổ biến nhất là “Dear + tên người nhận”, nhưng đôi khi chúng
ta sẽ thay đổi cách xưng hô tùy theo giới tính, mức độ thân mật giữa người gửi vàngười nhận
Trường hợp người gửi và người nhận không biết nhau
Khi không biết rõ người phụ trách bộ phậnnào của công ty (nhân sự, tài chính, tiếpthị …) chúng ta nên sử dụng mẫu câu này.Ngĩa là: Gửi tới người có liên quan
Hello, Hello là cách mở đầu email một cách thân
Dear Mr Smith, Mr và Mrs Được thêm vào trước họ của
người nhận Lưu ý là để tôn trọng sự riêng
tư của phụ nữ, người ta không dùng Mrshoặc Miss
Ms Brown, Cách viết bỏ chữ Dear, chỉ dùng Mr hoặc
Ms Trước họ của người nhận được sửdụng trong email kinh doanh, khi giữangười gửi và người nhận có một mối quan
hệ quen biết nào đó
Dear Max, Nếu người gửi và người nhận thường gọi
nhau bằng tên thì khi gửi email, người gửi
có thể xưng hô “Dear + tên”
(Hi) John, Nếu có mối quan hệ thân thiết với người
nhận, người gửi có thể bỏ Dear hoặc Mr./Mrs Và gọi bằng tên, hoặc có thể sử dụngcác lời chào thân mật Hi/ Hello trước tênriêng
Trang 6 Những cách diễn đạt bắt đầu nội dung chính
quen biết thân thiếtGood morning, Mr White Cách chào hỏi cho biết thời
This is to reply to your email of June 10.
Lưu ý: Câu chào hỏi tùy theo tình huống
Câu chào hỏi
tùy theo tình
huống
Thank you for your email
I appreciate your gift more than I can say.
It was a great pleasure to spend some time with you.
Please accept my apologies for the delivery delay.
I’m sorry I didn’t write you sooner
Những cách truyền đạt nội dung chính
Hỏi thông tin I have a few questions about your ad on the website.
I’m writing to ask you about my work schedule for next month.
Trang 7Can you tell me which airline we’re supposed to use for our trip
to New York?
Yêu cầu I’m wondering if you can find the time to give us some advice.
This is to request that you send us the details for our next
conference
Would you please send me an application form?
Cung cấp thông
tin
I’m going to give you the information you asked for.
The problem is that our hotel rooms are fully booked up during
this season
We are pleased to inform you that you have been accepted to
our accounting department
Đề nghị, gợi ý I think you’d better finish the report by the end of this week.
Why don’t you check out other resorts for your holiday?
I suggest that you send us a sample product so that we can test
it
Cách kết thúc nội dung chính
- I hope we can discuss this problem in the near future
- I look forward to seeing you at the next employees’ party.
- Please let us know your decision as soon as possible.
- I’ll write to you again later Let’s keep in touch
- If you have any comments, please let me know
wishes,
Đây là cách kết thúc email phổ biếnnhất, có thể dùng được ở cả emailcông việc lẫn email giữa bạn bè thânthiết với nhau
Yours/ Cheers, Cách kết thúc email này chỉ được sử
Trang 8dụng giữa những người có mối quan
hệ thân thiết với nhau
Mẹo 1 – Hỏi thông tin
1 Sao lại phải hỏi thông tin?
Hỏi thông tin là quá trình chúng ta cần tìm hiểu thêm về một vấn đề nào đó màchúng ta chưa nắm rõ hay cần biết Trong bài thi Writing, chúng ta cần hỏi vềquyền lợi công việc, lịch trình hay kế hoạch cụ thể nào đó trong tương lai …
a Ting Ting !! Bạn vừa nhận được một email, hãy mở ra xem nào
From: Marco Facinni, Marketing Director
To: Cherie Black, Marketing Representative
Subject: Promotion opportunity
Sent: March 23, 5:21 P.M
Hello Mr Black,
I would like to offer you a promotion to the role of marketing supervisor You areone of the best performing employees, and I’m sure you can handle thisresponsibility This position offers an excellent benefits package Please contact
me soon to let me know your decisions
Regards,
Marco Facinni
Tối về nhà mà đọc được email này chắc cảm giác còn vui hơn trúng số nhỉ ^^ Bạnhãy trả lời các câu hỏi sau đây để biết vì sao bạn vui:
Trang 9- Người gửi email này cho bạn là ai?
- Bạn là người nhận email đấy, bạn là ai?
- Lý do gửi email là gì?
- Nội dung yêu cầu là gì?
b Bạn phải viết email trả lời như thế nào đây?
Directions: Respond to the email as if you’ve the marketing representative In
your email, describe TWO questions you have about the promotion
Tự nhiên một ngày đẹp trời, bạn được sếp thông báo bạn được thăng chức.Mấynăm làm công việc của một nhân viên tầm thường khiến bạn luôn cố gắng phấnđấu không ngừng.Đến nay thành quả đã được đền đáp Tuy rất vui và hạnh phúcnhưng bạn có băn khoăn điều gì không? Bạn có muốn biết vị trí mới có mức đãingộ về lương thưởng hay quyền lợi gì đặc biệt không? Thăng chức cũng có thểđồng nghĩa với việc chuyển địa điểm lên trụ sở chính của công ty, làm ở một thànhphố khác.Bạn có đang lo lắng về việc đó không? Hay như bạn muốn biết về nhữngyêu cầu của công việc mới vì bạn đang lo lắng bạn không có đủ khả năng để đápứng được trọng trách? … Có quá nhiều điều phải suy tư phải không nào?
Please get back to me as soon as you can
Sincerely,
Cherie Black
2 Những cách để “hỏi thông tin”
Khi được yêu cầu đặt câu hỏi trong email, đôi khi bạn phân vân không biết phảihỏi về điều gì.Dưới đây là những cách diễn đạt bạn có thể sử dụng trong trườnghợp này
a Trước khi đặt câu hỏi
Trang 10- I would like to ask you a few questions about …
- I really need to ask you a couple of questions about …
- I would like to inquire about …
- Actually, I do have some questions about …
- I have two questions I’d like to ask you.
b Mẹo khi mở đầu câu hỏi
Câu hỏi đầu tiên:
- Firstly,
- First of all,
- First,
- To start with,
- For one thing,
Câu hỏi số hai:
Lưu ý:Nếu câu hỏi đầu tiên bắt đầu bằng “For one thing,” thì câu hỏi thứ hai
phải bắt đầu bằng “For another,”
c Khi đặt câu hỏi
- What/ where/ when/ how … ?
- Can you please tell me what/ where/ when/ how …?
- I was wondering what/ where/ when/ how …
Trang 11Mẹo: Trước khi đưa ra câu hỏi hoặc sau khi đặt câu hỏi, chúng ta nên cung cấpthêm thông tin nào đó có liên quan.
3 Mẹo tìm ý đối với dạng hỏi thông tin
Khi được yêu cầu hỏi bất cứ điều gì, hãy động não và khai thác vấn đề vào cáckhía cạnh sau:
a Thời gian (Time)
- Cuộc họp/ hội nghị sẽ diễn ra khi nào?
- Khi nào thì tôi sẽ bắt đầu vị trí mới?
- Khi nào là hạn cuối nộp đơn ứng tuyển?
- Khi nào thì đợt khuyến mãi sẽ kết thúc?
b Địa điểm (Location)
- Tôi sẽ làm việc ở đâu/ chi nhánh nào?
- Trong trường hợp hàng của tôi bị lỗi, tôi phải tới đâu để đổi hàng?
- Hội nghị diễn ra ở đâu?
- Tôi có thể xem lịch trình làm việc của công ty ở đâu?
c Quyền lợi (Benefit)
- Tiền lương một tháng tôi có thể nhận được là bao nhiêu?
- Khoảng thời gian nghỉ lễ của tôi trong một năm là bao lâu?
- Tôi có nhận được bảo hiểm sức khỏe/ nhân thọ không?
- Điều kiện để nhận được khoản tiền thưởng hàng quý của công ty là gì?
- Công việc có bao gồm kế hoạch hưu trí cho tôi không?
- Tôi có thể quy đổi sản phẩm tặng kèm ra tiền mặt được không?
- Thức uống và đồ ăn nhẹ có miễn phí không?
d Nếu (If)
- Nếu tôi mua nhiều hàng, tôi có được giảm giá không?
- Nếu không tham dự hội nghị thì làm thế nào để tôi có thể nhận được tài liệu?
- Nếu gặp phải khó khăn trong việc lắp đặt sản phẩm thì có được giúp đỡkhông?
- Nếu sản phầm không có quyển sách hướng dẫn sử dụng thì công ty có thểgửi cho tôi không?
Trang 12- Khi sản phẩm bị lỗi, tôi phải mang sản phẩm tới công ty của bạn hay ngườiđại diện bên bạn sẽ trực tiếp tới nhà tôi?
- Tôi có được chọn thời điểm nghỉ lễ không hay là nó đã cố định rồi?
Mẹo 2 – Yêu cầu
1 Yêu cầu là gì?
- Bản chất của yêu cầu là “mong muốn ai đó làm điều gì cho mình” Tuy vậy,tùy theo đối tượng và tình huống, cách nêu ra yêu cầu cũng khác nhau Mặc dùcùng một yêu cầu nhưng bạn có thể nhờ một cách lịch sự hoặc cũng có thể diễn đạtnhư một chỉ thị, mệnh lệnh
- Có ba cách diễn đạt thông dụng khi yêu cầu là: request, I would appreciate it
if …, Can you …? Trong đó, cấu trúc “I would appreciate it if …” được sử dụngcho các tình huống trang trọng Trong các tình huống khác, bạn có thể dùng “Canyou …?” hoặc các câu mệnh lệnh nhẹ nhàng
a Ting Ting !! Bạn vừa nhận được một email, hãy mở ra xem nào
From: Gayle Owens, Partner, Temping Angency
To: Aidan Smith, Operator, Grayling Exports
Subject: Any vacancies?
Sent: March 23, 5:21 P.M
Dear Mr Aidan Smith,
Hello! I was speaking with your associate, Paul Baker, who told me that you mightneed some temping staff over summer We have some excellent people available atthe moment with expertise in a wide range of fields Please let me know if we canhelp you anything
Faithfully,
Gayle Owens
Trang 13Cùng nhau phân tích bức email này bằng việc trả lời các câu hỏi sau nhé:
- Người gửi email này là ai?
- Bạn là người nhận email, nhưng bạn là ai?
- Theo bạn, mối quan hệ giữa người gửi email và người nhận (chính bạn) làgì?
- Lý do gửi email là gì?
- Có vẻ như công ty của bạn đang thiếu gì?
b Bạn phải viết email trả lời như thế nào đây?
Directions: Respond to the email as if you are Aidan Smith In your email, make
TWO requests for temping staff
Trong trường hợp này, bạn đang loay hoay tìm một vài nhân viên thay thế cho đám
“nhảy việc” mất dạy ở công ty bạn thì bạn nhận được một bức email tới từ đối táccủa bạn (partner) Bên đối tác nói rằng họ có cung cấp nhân sự tạm thời Như chếtđuối vớ được cọc, bạn sẽ đồng ý ngay đúng không nào.Nhưng chớ vội, công việccho mỗi nhân viên có đặc thù riêng.Đâu phải cứ tuyển người bừa bãi là có thể làmđược việc.Cũng cần phải có yêu cầu gì đó với đám nhân sự mới đúng khôngnào.Vậy sẽ yêu cầu gì đây nhỉ?
Thanks,
Aidan Smith
- Bạn có chấp nhận tuyển nhân sự không?
- Hai yêu cầu dành cho nhân sự là gì?
Trang 14Lưu ý: Câu mở đầu và kết thúc không được tính điểm, nên bạn chỉ cần viết tên
người nhận và người gửi là đủ Trọng tâm của email trả lời là: Bạn đã nêu ra haiyêu cầu chưa? Nội dung yêu cầu có phù hợp với tình huống hay không?
2 Những cách để “Yêu cầu”
a Trước khi yêu cầu
- I’m writing to request …
- We request that …
- We would like to make some requests for …
- If it’s not too much trouble, I would like to make a couple of requests
- I would like to request your assistance on a couple of matters
- I have some requests to make
b Mẹo khi mở đầu câu yêu cầu
Câu yêu cầu đầu tiên:
Trang 15- I would appreciate it if you could …
- Please inform me …
- Can you give/ send me …
- Could you please …
3 Mẹo tìm ý đối với dạng câu hỏi yêu cầu
b Chương trình: Cuộc họp, hội nghị
- Lịch trình chi tiết (detailed schedule)
- Tài liệu liên quan (related document, handout, report)
- Biên bản (minutes)
c Sản phẩm
- Quyển cẩm nang hướng dẫn (manual)
- Biên lai (invoice)
- Hạn chuyển hàng (shipment dealine, delivery deadline)
- Địa chỉ bảo hành sản phẩm (warranty address)
d Vị trí tuyển dụng khi mới nhận được việc
- Tiền lương (Salary)
- Địa điểm làm việc: chi nhánh ở đâu (Branch)
- Các khoản phúc lợi: Kế hoạch nghỉ hưu (Retirement plan), Chính sách bảohiểm (Insurance policy), chính sách nghỉ lễ (Vacation policy)
- Tiền thưởng hàng quý (Quarterly bonus)