chương 6 chức năng lãnh đạo động viên nhân viên

Một mô hình đơn giản về động lực thúc đẩy con người được minh họa trong sơ đồ sau: Biến thành Là nguyên nhân Dẫn tới Đáp ứng *Giải thích sơ đồ: Chúng ta có thể xem động cơ thúc đẩy như

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

QUẢN TRỊ HỌC

CHƯƠNG 6 : CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO

ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN GVHD TRẦN NGỌC THIỆN THY

ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN

Sự thành công của một tổ chức phụ thuộc lớn vào trình độ thực hiện nhiệm vụ của ngừơi lao động Tuy nhiên mỗi cá nhân lại có những tính cách riêng, có nhu cầu, tham vọng, và tiềm năng rất khác nhau, mục đích làm việc của họ cũng rất khác nhau, nhu cầu của họ ở những thời điểm khác nhau cũng không giống nhau Vì vậy nhà quản trị phải dung hòa những cái khác nhau đó và cùng hướng chúng tới mục tiêu của tổ chức Chúng ta cũng biết nhu cầu của người lao động luôn thay đổi theo thời gian, vì thế trong quá trình làm việc sẽ có một lúc nào đó động cơ làm việc ban đầu của họ không còn

đủ hấp dẫn, họ sẽ rơi vào tình trạng chán nản, bất mãn, dẫn đến làm việc không hiệu quả hoặc rời bỏ tổ chức Do đó nhà quản trị cần phải nhạy bén, linh hoạt, xác định và dự báo đúng nhu cầu cao nhất của nhân viên ứng với mỗi thời điểm từ đó làm cơ sở để đưa ra các biện pháp tạo động lực làm việc cho nhân viên

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM

Muốn hoàn thành tốt mục tiêu của tổ chức, nhà quản trị phải biết huy động mọi nổ lực của

con người trong tổ chức đó, điểu này phụ thuộc rất nhiều vào công tác động viên nhân viên

- Nhu cầu là trạng thái tâm lí mà con người cảm thấy thiếu thốn không thỏa mãn về một

cái gì đó và mong được đáp ứng nó

- Động lực là những yếu tố tạo ra lí do hành động cho con người và thúc đẩy con người

hành động một cách tích cực, có năng suất, chất lượng, hiệu quả, có khả năng thích nghi và sáng tạo cao nhất trong tiềm năng của họ

- Động viên là tất cả các biện pháp của nhà quản trị áp dụng vào người lao động nhằm tạo

ra động lực cho người lao động

+ Tạo động lực liên quan đến sự khích lệ và mong muốn chứ không liên quan đến đe

dọa hay cám dỗ

+ Để tạo động lực cho ai đó thực hiện việc gì, nhà quản trị phải làm cho người đó

muốn làm việc đó chứ không phải bị buộc phải làm

Một mô hình đơn giản về động lực thúc đẩy con người được minh họa trong sơ đồ sau:

Biến thành

Là nguyên nhân

Dẫn tới

Đáp ứng

*Giải thích sơ đồ: Chúng ta có thể xem động cơ thúc đẩy như một phản ứng nối tiếp : bắt đầu với

sự cảm thấy có nhu cầu, dẫn tới những mong muốn và các mục tiêu cần tìm, đưa tới những trạng thái căng thẳng thôi thúc và tiếp đó dẫn đến hành động để đạt được mục tiêu và cuối cùng đáp ứng được sự thỏa mãn

VÍ DỤ: Việc chăm chút khi đưa ra lời khen

Nhu cầu

Mong Muốn

Thôi thúc

Hành động

Sự thỏa mãn

Ở cương vị một nhà lãnh đạo, ngoài những kế hoạch, dự án cần hoạch địch, đôi lúc bạn cần dừng lại và khen ngợi những nhân viên tài năng của mình Vậy lời khen như thế nào sẽ đạt được hiệu ứng tốt nhất? Kaie Douthwaite- chuyên gia tư vấn về kỹ năng quản lí của trang The Daily Muse cho rằng các nhà lãnh đạo cần chú trọng đặc biệt khi đưa ra lời khen dành cho nhân viên Cùng tham khảo ví dụ cụ thể

về cách sử dụng lời khen trong tình huống nhân viên của bạn vừa đạt được một thành tựu ấn tượng khi

kí hợp động với một khách hàng vô cùng tiềm năng

+ Lời khen bình thường: “ Bạn làm tốt lắm!”

+ Lời khen hay: “ Thật tuyệt! Tôi biết bạn đã nỗ lực rất nhiều để dành được khách hàng này Bạn làm tốt lắm.”

+ Lời khen hay nhất: “Tôi vô cùng trân trọng công sức bạn bỏ ra Chúng ta đã theo đuổi khách hàng này trong suốt vài tháng nay, bạn thật sự xuất sắc khi kí hợp đồng thành công Kết quả này tác động rất tích cực đến tình hình hoạt động của toàn công ty.”

Có thể dẽ dàng thấy được, lời khen bình thường có hình thức quá chung chung , không nhắm đến cá nhân, thành quả cụ thể.Trong khi đó, lời khen hay có hiệu quả rõ ràng hơn khi đề cập đến thành công

cụ thể mà nhân viên đạt được Nhưng đem đến tác động tích cực nhất chính là lời khen cuối cùng khi

đề cập cụ thể cá nhân có liên quan, diễn giải được quá trình khó khăn để gặt hái kết quả cao, đem lại lợi ích cho tập thể

 VAI TRÒ CỦA ĐỘNG VIÊN: Việc động viên cấp dưới là một việc vô cùng quan trọng và nó cũng chứng tỏ bản lĩnh của người quản trị

II CÁC CÁCH TIẾP CẬN

1 Lý thuyết cổ điển( Cách tiếp cận truyền thống)

Về sự động viên được Taylor và các tác giả trong trường phái lý thuyết quản trị khoa học nêu lên vào đầu thế kỷ này.Taylor cho rằng một trong những công việc quan trọng mà các nhà quản trị phải làm là phải bảo đảm công nhân sẽ thực hiện những công việc thường xuyên lặp đi lặp lại một cách nhàm chán nhưng với hiệu quả cao nhất Để bảo đảm điều đó, nhà quản trị phải tìm ra cách làm tốt nhất để dạy cho công nhân, và dùng các kích thích về kinh tế như tiền lương và tiền thưởng để động viên công nhân làm việc

Quan điểm này được xây dựng trên nhận thức là bản chất chủ yếu của người lao động trong xí nghiệp

là lười biếng, và các nhà quản trị rành rẽ về công việc hơn công nhân; người lao động chỉ có thể được

động viên bằng các phần thưởng kinh tế, và bản thân họ cũng không có gì để đóng góp cho xí nghiệp ngoài sức lao động của họ Thực tiễn quản trị tại nhiều xí nghiệp cho thấy quan điểm này không phải là không đúng, và sự kích thích bằng tiền bạc thường cũng đưa lại sự làm việc tích cực

2 Lý thuyết tâm lý xã hội hay quan hệ con người (Cách tiếp cận theo các mối quan hệ của con người):

Tuy nhiên, quan điểm cổ điển về sự động viên đã được chứng minh là không phải lúc nào cũng chính xác Lý thuyết về quan hệ con người đã cho thấy rằng những quan hệ xã hội trong lúc làm việc đã có tác dụng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự hăng hái làm việc của công nhân Lý thuyết này cũng cho thấy con người cũng kém sự hăng hái khi phải thường xuyên thực hiện những công việc nhàm chán và đơn điệu

Từ nhận thức đó, các nhà lý thuyết tâm lý xã hội cho rằng các nhà quản trị có thể động viên con người bằng cách thừa nhận nhu cầu xã hội của họ, và tạo điều kiện cho người lao động cảm thấy hãnh diện về

sự hữu ích và quan trọng của họ trong công việc chung Những biện pháp mà nhà quản trị có thể làm để động viên người lao động theo lý thuyết tâm lý xã hội là cho người lao động nhiều tự do hơn để làm các quyết định liên quan đến công việc được giao, quan tâm nhiều hơn đến các nhóm không chính thức trong xí nghiệp, thông tin nhiều hơn cho người lao động biết các kế hoạch và hoạt động của xí nghiệp

3 Lý thuyết hiện đại về động cơ và động viên (Cách tiếp cận hiện đại):

Cũng giống như trường hợp của lý thuyết cổ điển, lý thuyết tâm lý xã hội trình bày khá chính xác nhu cầu xã hội về tâm lý của con người, trên cơ sở đó, đưa ra những biện pháp hữu hiệu để động viên người lao động Tuy nhiên, sự nhấn mạnh nhu cầu tâm lý xã hội và bỏ quên các nhu cầu vật chất cũng không hoàn toàn đúng đắn Để có thể lãnh đạo và động viên con người, nhà quản trị phải hiểu biết đầy đủ các động cơ làm việc của con người, và có những biên pháp động viên hữu hiệu Hiện nay, các lý thuyết về động cơ và sự động viên sau đây thường được đề cập đến:

3.1.Các thuyết tạo động lực dựa trên sự thỏa mãn nhu cầu

- Học thuyết này cho rằng động lực thúc đẩy con người hành động xuất phát từ mong muốn thỏa mãn nhu cẩu

- Nhiệm vụ của nhà quản trị là tác động lên các bước của quá trình xử lí nhu cầu của mỗi cá nhân, nhóm, phân hệ theo hướng tạo được động lực mạnh và cùng chiều với tổ chức

3.1.1 Thuyết cấp bậc nhu cầu của Maslow.

Trong hệ thống lý thuyết về quản trị và động viên, thuyết cấp bậc nhu cầu của Abraham Maslow là thuyết có được một sự hiểu biết rộng lớn

Maslow cho rằng hành vi của con người bắt nguồn từ nhu cầu và những nhu cầu của con người được sắp xếp theo một thứ tự ưu tiên từ thấp tới cao Theo tầm quan trọng, cấp bậc nhu cầu được sắp xếp thành năm bậc sau:

(1) Những nhu cầu cơ bản hay nhu cầu sinh học: là những nhu cầu đảm bảo cho con người tồn tại như:

ăn, uống, mặc, tồn tại và phát triển nòi giống và các nhu cầu của cơ thể khác

(2) Những nhu cầu về an ninh và an toàn: là các nhu cầu như ăn ở, sinh sống an toàn, không bị đe đọa,

an ninh, chuẩn mực, luật lệ

(3) Những nhu cầu xã hội hay nhu cầu liên kết và chấp nhận: là các nhu cầu về tình yêu được chấp

nhận, bạn bè, xã hội

(4) Những nhu cầu được tôn trọng: là các nhu cầu về tự trọng, tôn trọng người khác, được người khác

tôn trọng, địa vị

(5) Những nhu cầu tự thể hiện hay tự thân vận động: là các nhu cầu như chân, thiện, mỹ, tự chủ, sáng

tạo, hài hước

Maslow đã chia các nhu cầu thành hai cấp: cấp cao và cấp thấp Nhu cầu cấp thấp là các nhu cầu sinh học và nhu cầu an ninh/an toàn Nhu cầu cấp cao bao gồm các nhu cầu xã hội, tôn trọng và tự thể hiện

Sự khác biệt giữa hai loại này là các nhu cầu cấp thấp được thỏa mãn chủ yếu từ bên ngoài trong khi đó các nhu cầu cấp cao lại được thỏa mãn chủ yếu là từ nội tại của con người

Maslow cho rằng làm thỏa mãn các nhu cầu ở cấp thấp là dễ làm hơn so với việc làm thỏa mãn những nhu cầu ở cấp cao vì nhu cầu cấp thấp là có giới hạn và có thể được thỏa mãn từ bên ngoài Ông còn cho rằng đầu tiên các nhu cầu ở cấp thấp nhất hoạt động, nó đòi hỏi được thỏa mãn và như vậy nó là động lực thúc đẩy con người - nó là nhân tố động cơ Khi các nhu cầu này được thỏa mãn thì nó không còn là yếu tố động cơ nữa, lúc đó các nhu cầu ở cấp độ cao hơn sẽ xuất hiện

Sơ đồ phân cấp của Mastow

Vậy thuyết cấp bậc nhu cầu của Maslow đã có một ẩn ý quan trọng đối với các nhà quản trị đó

là muốn lãnh đạo nhân viên thì điều quan trọng là bạn phải hiểu người lao động của bạn đang ở cấp độ nào Từ sự hiểu biết đó cho phép bạn đưa ra các giải pháp phù hợp cho việc thỏa mãn nhu cầu của người lao động đồng thời bảo đảm đạt đến mục tiêu của tổ chức

3.1.2 Thuyết E.R.G

Clayton Alderfer giáo sư đại học Yale đã tiến hành sắp xếp lại nghiên cứu của Maslow và đưa ra kết luận của mình.ông cho rằng: hành động của con người bắt nguồn từ nhu cầu - cũng giống như các nhà nghiên cứu khác - song ông cho rằng con người cùng một lúc theo đuổi việc thỏa mãn ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu tồn tại, nhu cầu quan hệ và nhu cầu phát triển

(1) Nhu cầu tồn tại (Existence needs) bao gồm những đòi hỏi vật chất tối cần thiết cho sự tồn tại của con người, nhóm nhu cầu này có nội dung giống như nhu cầu sinh lý và nhu cầu an toàn của Maslow (2) Nhu cầu quan hệ (Relatedness needs) là những đòi hỏi về quan hệ và tương tác qua lại giữa các cá nhân Nhu cầu quan hệ bao gồm nhu cầu xã hội và một phần nhu cầu tự trọng (được tôn trọng)

(3) Nhu cầu phát triển (Growth needs) là đòi hỏi bên trong mỗi con người cho sự phát triển cá nhân, nó bao gồm nhu cầu tự thể hiện và một phần nhu cầu tự trọng (tự trọng và tôn trọng người khác)

Điều khác biệt ở thuyết này là Alderfer cho rằng con người cùng một lúc theo đuổi việc thỏa mãn tất cả các nhu cầu chứ không phải chỉ một nhu cầu như quan điểm Maslow Hơn nữa, thuyết này còn cho rằng trong khi một nhu cầu nào đó bị cản trở và không được thỏa mãn thì con người có xu hướng dồn

nỗ lực của mình sang thỏa mãn các nhu cầu khác Tức là nếu nhu cầu tồn tại bị cản trở, con người sẽ dồn nỗ lực của mình sang việc theo đuổi nhu cầu quan hệ và nhu cầu phát triển Điều này giải thích khi cuộc sống khó khăn con người có xu hướng gắn bó với nhau hơn, quan hệ giữa họ tốt hơn và họ dồn nỗ lực đầu tư cho tương lai nhiều hơn

3 1.3 Thuyết hai nhân tố của Herzberg:

Herzberg đã phát triển thuyết động viên của ông ta bằng cách đề nghị các chuyên gia làm việc trong các xí nghiệp công nghiệp liệt kê các nhân tố làm họ thỏa mãn và các nhân tố làm cho họ được động viên cao độ Đồng thời yêu cầu họ liệt kê các trường hợp (nhân tố) mà họ không được động viên và bất mãn.Phát hiện của Herzberg đã tạo ra một sự ngạc nhiên lớn vì nó làm đảo lộn nhận thức thông thường của chúng ta Chúng ta thường cho rằng đối ngược với thỏa mãn là bất mãn và ngược lại Tức là chỉ có hai tình trạng hoặc là thỏa mãn hoặc là bất mãn Herzberg cho rằng có một số nhân tố liên quan tới sự thỏa mãn đối với công tác, còn được gọi là các nhân tố động viên và các nhân tố này là khác biệt với các yếu tố liên quan tới sự bất mãn - còn được gọi là các nhân tố duy trì hay lưỡng tính Đối với các nhân tố động viên nếu giải quyết tốt sẽ tạo ra sự thỏa mãn và từ đó sẽ động viên người lao động làm việc tích cực và chăm chỉ hơn Nhưng nếu giải quyết không tốt thì tạo ra tình trạng không thỏa mãn chứ

chưa chắc đã bất mãn Trong khi đó đối với các nhân tố duy trì, nếu giải quyết không tốt sẽ tạo ra sự bất mãn, nhưng nếu giải quyết tốt thì tạo ra tình trạng không bất mãn chứ chưa chắc đã có tình trạng thỏa mãn Ví dụ như hệ thống phân phối thu nhập ở đơn vị bạn nếu được xây dựng không tốt sẽ tạo cho bạn sự bất mãn, song nếu nó được xây dựng đúng thì chưa chắc tạo ra cho bạn sự thỏa mãn

So sánh sự phân cấp nhu cầu của Maslow và thuyết hai yếu tố Herzber

Kết luận:

Thuyết hai nhân tố của Herzberg có ý nghĩa rất quan trọng đối với các nhà quản trị trên các phương diện sau:

1 Những nhân tố làm thỏa mãn người lao động là khác với các nhân tố tạo ra sự bất mãn Vì vậy, bạn không thể mong đợi sự thỏa mãn của người lao động bằng cách đơn giản là xóa bỏ các nguyên nhân gây ra sự bất mãn

2 Việc động viên nhân viên đòi hỏi phải giải quyết thỏa đáng, đồng thời cả hai nhóm nhân tố duy trì và động viên, không thể chỉ chú trọng một nhóm nào cả

3.1.4 Thuyết nhu cầu của David McClelland

- Nhà tâm lí học McClelland đã đưa ra lí thuyết về ba loại nhu cầu của con người trong công việc là nhu cầu hoàn thành, nhu cầu liên hệ và nhu cầu quyền lực Người có nhu cầu hoàn thành thường thích những công việc khó khăn, thích xác định mục tiêu trong công việc rõ ràng và muốn có phản hội về sự hoàn thành công việc Người có nhu cầu liên hệ chỉ thích có quan hệ tốt với mọi người, trong lúc người

có nhu cầu quyền lực thì thích kiểm tra và ảnh hưởng đến người khác Ông cho rằng mỗi người trong chúng ta đều có cả ba loại nhu cầu này với những mức độ khác nhau Tại nơi làm việc, tầm quan trọng của mỗi loại nhu cầu sẽ tùy thuộc vào vị trí của cá nhân trong tổ chức đó Nhiều cuộc nghiên cứu ở mĩ cho thấy các nhà quản trị cấp cơ sở và cấp trung có nhu cầu hoàn thành cao, trong lúc các nhà quản trị cấp cao thì mạnh về nhu cầu quyền lực

3.2 Thuyết hy vọng của Vroom

Nhà tâm lý học Victor H Vroom cho rằng con người sẽ được thúc đẩy trong việc thực hiện những công việc để đạt tới mục tiêu nếu họ tin vào giá trị của mục tiêu đó, và họ có thể thấy được rằng những công việc họ làm sẽ giúp họ đạt được mục tiêu Lý thuyết của Vroom khẳng định rằng động cơ thúc đẩy con người làm việc sẽ được xác định bới giá trị mà họ đặt vào kết quả cố gắng của họ, được nhân thêm bởi niềm tin mà họ có.Nói cách khác, Vroom chỉ ra rằng động cơ thúc đẩy là sản phẩm của giá trị mong đợi

mà con người đặt vào mục tiêu và những cơ hội mà họ thấy sẽ hoàn thành được những mục tiêu đó Thuyết của Vroom có thể được phát biểu như sau :

Động cơ thúc đẩy = Mức ham mê x Niềm hy vọng

Khi một người thờ ơ với việc đạt mục tiêu thì mức ham mê coi như bằng không (0); và mức ham mê sẽ

có dấu âm (-) khi con người phản đối việc đạt tới mục tiêu đó Kết quả của cả hai trường hợp đều không có động cơ thúc đẩy.Tương tự, một người có thể không có động cơ thúc đẩy nào để đạt tới mục tiêu nếu hy vọng là số không (0) hoặc số âm (-)

Một trong những nét hấp dẫn của lý thuyết Vroom là nó thừa nhận tầm quan trọng của các nhu cầu và động cơ thúc đẩy khác nhau của con người và cũng hoàn toàn phù hợp với hệ thống quản trị theo mục tiêu (MBO)

Thuyết động lưc theo qui trình: mô tả và phân tích hành vi được thôi thúc, điều khiển, duy trì và ngăn

chặn bởi các nhân tố bên ngoài