quản trị hàng dự trữ

Khái niệm, chức năng, mục đớch * Khỏi niệm Quản trị dự trữ là một quỏ trỡnh doanh nghiệp thiết lập một hệ thống theo dừi cỏc loại hàng húa dự trữ trong doanh nghiệp và ra quyết định về s

Quản trị HÀNG dự trữ

I Khái niệm quản trị dự trữ

1 Khái niệm, chức năng, mục đớch

* Khỏi niệm

Quản trị dự trữ là một quỏ trỡnh doanh nghiệp thiết

lập một hệ thống theo dừi cỏc loại hàng húa dự trữ trong doanh nghiệp và ra quyết định về số lượng, thời gian đặt hàng dự trữ nhằm tối ưu húa hoạt động kinh doanh

1 Khái niệm, chức năng, mục đớch

Chức năng:

Mục đớch:

sản xuất kinh doanh

2 Chi phí dự trữ

Gồm 4 loại chớnh:

Chi phí duy trì dự trữ (tồn trữ, lưu kho)

dự trữ

2 Chi phí dự trữ

2.1 Chi phí đặt hàng:

 Là chi phớ để thực hiện đơn hàng:

- Chi phí tìm nguồn hàng, gửi đơn đặt hàng

- Chi phí nhận hàng (vận chuyển,bốc dỡ )

- Chi phớ giao nhận, kiểm tra chất lượng hàng húa

- Chi phí liên quan đến thanh toán cho mỗi đơn hàng

 Những chi phớ này thường được tớnh chung theo từng lụ hàng

Chi phí đặt hàng tăng tỷ lệ với số lần đặt hàng, tỷ lệ thuận với số

lượng sản phẩm trong một đơn hàng

 Để giảm chi phí này số lần đặt hàng phải ít, số lợng đặt hàng mỗi

lần lớn

2.2 Chi phí duy trì dự trữ (tồn trữ, lưu kho)

Là chi phớ liờn quan đến việc giữ và bảo quản hàng húa trong kho trong một khoảng thời gian xỏc định

- Chi phí dịch vụ lu kho (thuế, bảo hiểm )

- Chi phí thuê nhà kho (thuê kho, bãi )

- Chi phí rủi ro do tồn kho (mất mát, h hỏng )

- Chi phớ cơ hội do vốn đọng trong hàng dự trữ

 Để giảm chi phí này cần đặt hàng nhiều lần với số l

Chi phớ về nhà cửa và kho tàng

- Tiền thuờ hoặc khấu hao nhà cửa

- Chi phớ bảo hiểm nhà kho, kho hàng

- Chi phớ thuờ nhà đất

Chiếm 3 – 10%

Chi phớ sử dụng thiết bị, phương tiện:

- Tiền thuờ hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị.

- Chi phớ năng lượng.

- Chi phớ vận hành thiết bị

Chiếm 1 – 4%

Chi phớ về nhõn lực cho hoạt động quản lý

hàng dự trữ.

Chiếm từ 3 – 5%

Phớ tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ:

- Thuế đỏnh vào hàng dự trữ

- Chi phớ vay vốn

- Chi phớ bảo hiểm hàng dự trữ

Chiếm từ 6 – 24%

Thiệt hại hàng dự trữ do mất mỏt, hư hỏng

hoặc khụng sử dụng được

Chiếm từ 2 – 5%

Cần có sự thoả hiệp giữa chi phí đặt hàng và chi

phí duy trì dự trữ

 Bài toán tối u:

{Chi phí dự trữ = chi phí đặt hàng+ chi phí duy trì

2.3 Chi phí mua hàng

Là chi phớ để mua một lượng hàng mới

Khối lợng đơn hàng x giá đơn vị

2.4 Chi phớ phỏt sinh do khụng đủ nguồn hàng dự

trữ

Là chi phớ xuất hiện trong trường hợp cầu vượt cung

(mất khỏch hàng vỡ khụng đỏp ứng kịp, đủ nhu cầu)

Chi phớ này khú đỏnh giỏ và mang tớnh chủ quan

3 Hệ thống quản trị dự trữ

Nhằm trả lời hai câu hỏi:

- Khi nào đặt hàng? (Thời điểm đặt hàng)

- Đặt hàng bao nhiêu? (Số lợng đặt hàng)

Thời điểm đặt hàng

Có thể đặt hàng theo hai cách:

- Theo chu kỳ cố định

- Khi mức dự trữ giảm xuống dới một mức tối thiểu

(mức báo động đặt hàng)

Số lợng đặt hàng

Đặt hàng theo chu kỳ cố định

Số lợng đặt hàng đúng bằng mức sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ từ lần đặt hàng trớc đến lần đặt hàng này.

 Duy trì một mức dự trữ (tái tạo dự trữ)

 Số lợng đặt hàng của mỗi đợt khác nhau

Đặt hàng khi dự trữ giảm xuống mức tối thiểu

Đặt hàng một số lợng cố định để tái tạo dự trữ

Có thể lựa chọn giữa hai hệ thống QT dự trữ

cố định, số lợng thay đổi) – Mụ hỡnh P

vào thời gian (số lợng cố định, chu kỳ thay đổi) –

Mụ hỡnh Q

a Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ theo thời gian (Mụ hỡnh P)

Nguyên tắc: Tại một thời điểm cố định (hàng tháng,

hàng quí ) đánh giá mức dự trữ còn lại  đặt hàng một số lợng xác định sao cho dự trữ đạt một mức cố

định (mức tái tạo dự trữ)

t 1 = t 2 = t 3 = = t n

Q 1  Q 2  Q 3   Q n

Mức tái tạo

dự trữ

Dự trữ

Thời gian

Đặc điểm: nhằm vào kiểm tra mức độ tồn kho theo

những khoảng thời gian đều đặn

Số lợng đặt hàng = Mức tái tạo dự trữ - Lợng tồn kho

bảo quản lớn

mức độ rủi ro do thiếu sản phẩm cao

Mức tái tạo = Nhu cầu TB trong một chu kỳ tái tạo

và thời gian giao nhận + Dự trữ bảo hiểm

u điểm:

Cho phép ghép các yêu cầu ở cùng một nhà cung cấp  giảm đợc chi phí quản lý, chi phí đặt hàng, vận chuyển, giao nhận

Nhợc điểm

Dễ xảy ra trờng hợp “cháy kho”  Mức dự trữ bảo hiểm phải lớn

+ Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi + Không thể yêu cầu hoặc đặt hàng thờng xuyên từ nhà cung cấp

+ Hàng hoá có giá trị thấp (dự trữ lớn không làm tăng đáng

kể chi phí dự trữ)

b Hệ thống tỏi tạo dự trữ theo số lượng khụng phục thuộc vào thời gian (Mụ

hỡnh Q)

Nguyên tắc: Đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức độ nào đó

(điểm đặt hàng)

 Số lợng đặt hàng mỗi lần bằng nhau để duy trì mức tái tạo

 Thời điểm đặt hàng không xác định

Yêu cầu về sản phẩm tăng  thời điểm đặt hàng sớm hơn

Yêu cầu về sản phẩm giảm  thời điểm đặt hàng muộn hơn

Dự trữ

Thời gian

t 1 t 2 t 3

Q 1 Q 2 Q 3

Điểm đặt hàng

Q 1 = Q 2 = Q 3 = = Q n

t 1  t 2  t 3   t n

Xác định điểm đặt hàng

Đặc điểm: Phải đặt hàng ngay khi mức dự trữ đặt tới

điểm đặt hàng

Nhợc điểm

- Không ghép đợc các đơn hàng  tăng chi phí

- Thời gian giao nhận có thể bị kéo dài do nhà sản

xuất (đặc biệt quá trình SX có tính thời vụ)

- Luôn phải theo dõi mức dự trữ  tăng chi phí 

khó khăn khi phải quản lý hàng trăm sản phẩm

Hệ thống phù hợp khi:

+ Dòng yêu cầu có mức biến động lớn + Sản phẩm có giá trị cao cần hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ

+ Hệ thống sản xuất linh hoạt + Có dự trữ từ phía nhà cung cấp

4 Hiệu quả hoạt động của hệ thống dự trữ

- Kiểm soỏt, tối ưu húa chi phớ dự trữ, chỳ trọng chi

phớ đặt hàng và chi phớ lưu kho

II CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ TRỮ CƠ BẢN

Mụ hỡnh tỏi tạo dự trữ theo số lượng (Mụ hỡnh đặt hàng kinh tế cơ bản – Economic Order Quantity Model – EOQ)

Mụ hỡnh EOQ – tỏi tạo dự trữ liờn tục

Mụ hỡnh EOQ – khấu trừ theo số lượng

Phương phỏp A – B –C

1 Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ (Basic economic

order quantity)

Cho phép xác định số lợng đặt hàng kinh tế (làm cực tiểu

tổng chi phí dự trữ)

Giả thiết:

- Nhu cầu biết trớc và nhu cầu không đổi

- Biết trớc thời gian kể từ khi đặt hàng đến khi giao hàng và thời

gian đó không đổi

- Lợng hàng của mỗi đơn hàng đợc thực hiện trong một chuyến

hàng và đợc thực hiện ở một thời điểm đã định trớc

- Chỉ có duy nhất hai loại chi phí biến đổi là chi phí duy trì dự trữ

và chi phí đặt hàng

-Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu đơn đặt hàng

đợc đáp ứng đúng thời gian

Gọi:

D: Nhu cầu dự trữ trong thời gian t Q: Số lợng đặt hàng

H: Chi phí duy trì dự trữ một đơn vị sản phẩm trong kho trong 1 năm (Chi phớ lưu kho)

S: Chi phí trung bình cho một đơn đặt hàng (Chi phớ đặt hàng) TSC (total annual stocking cost): Tổng chi phí của hệ thống dự trữ

trong năm (bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí dự trữ

S Q

D H Q

2

số lần đặt hàng trong năm x chi phí cho mỗi lần đặt hàng

Lợng sản phẩm dự trữ trung bình x chi phí duy trì dự trữ một đơn

vị sản phẩm



 Xác định Q sao cho hàm chi phí này đạt cực tiểu

d(TSC)/d(Q) = H/2 + (- DS/Q2) = 0

Q*



 2DS/H EOQ

EOQ

Số lợng đặt hàng

Chi phí đặt hàng

Tổng chi phí dự trữ

Chi phí dự trữ

Chi phí

Gọi n là số lần đặt hàng trong kỳ:

n = D/Q

Số lần đặt hàng tối u:

DH/2S D/EOQ

*  

Chi phí dự trữ tối u:

S n H Q S Q

D H Q

2

*

* 2

*

Ví dụ:

Một công ty cung cấp một loại sản phẩm cho thị tr-ờng Biết rằng nhu cầu hàng năm về sản phẩm là D

=10000 tấn Chi phí để duy trì dự trữ một đơn vị sản phẩm là H =4USD/năm Chi phí cho một đơn đặt hàng là S = 55USD Hãy xác định số lợng đặt hàng tối

u của công ty và số lần đặt hàng tối u trong năm

Bài giải

Ta có:

Nh vậy công ty nên đặt hàng mỗi lần 524,4 tấn

Số lần đặt hàng trong năm là 10000/524,4  19 lần

4 524 275000 4

55

* 10000

*

Ưu điểm của mô hình:

+ Các tham số đợc sử dụng trong mô hình ít, đơn giản

+ Mô hình có thể sử dụng dễ dàng cho nhiều loại sản phẩm và nhiều loại chi phí dự trữ phù hợp với từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp

+ Số lợng tối u EOQ ít nhạy cảm với sai số của các tham số đợc sử dụng

2 Mô hình EOQ trong trờng hợp tái tạo dự trữ liên tục

Giả thiết: sản phẩm dự trữ đợc cung cấp bởi một dây chuyền

sản xuất (trờn thực tế quỏ trỡnh sản xuất (nhập kho) thường

diễn ra đồng thời với quỏ trỡnh cung ứng tiờu dựng (xuất kho),

nờn hàng dự trữ được tỏi tạo liờn tục)

Gọi:

p: Số sản phẩm sản xuất ra trong 1 đơn vị thời gian của dây

chuyền cung cấp (nhịp sản xuất)

d: số lợng hàng hoá đợc xuất kho (bán) trong một đơn vị

thời gian

Để đảm bảo có đủ hàng cung cấp d<p

Q sản phẩm sẽ vào kho trong khoảng thời gian Q/p

S Q D H p d Q











 2 1

d p

p H

DS















p

d -1 H

2ds q

thời gian đó là d Q/p Mức dự trữ là: Q - Q.d/p = Q(1-d/p) Mức dự trữ trung bình: Q(1 - d/p)/2

Chi phí để duy trỡ dự trữ một đơn vị sản phẩm là C =

4USD/năm Chi phí cho một đơn đặt hàng là S =

55USD Sản phẩm nhập kho đợc cung cấp bởi một dây

chuyền sản xuất với nhịp p=120 tấn/ngày Mức yêu cầu

về sản phẩm trung bỡnh trong một ngày là 40 tấn Hãy

xác định số lợng đặt hàng kinh tế

Ta có:

(t) 714 , 770 40 120

120 4 55 14400

.

2







EOQ

sỏch giảm giỏ theo số lượng mua hàng

lượng đặt hàng tối ưu để vừa thừa hưởng lợi ớch do giảm giỏ mà khụng làm tăng tổng giỏ trị chi phớ dự trữ

3 Mô hình EOQ trong trờng hợp giảm giá

bán cho khối lợng đặt hàng lớn

3 Mô hình EOQ trong trờng hợp giảm giá bán cho

khối lợng đặt hàng lớn

Xét mô hình trong hai trờng hợp:

*) Tất cả số lợng đặt hàng đợc chuyển đến một lúc

H DS

Gọi:

a (aquisition cost): Giá mua một đơn vị sản phẩm với

số lợng đặt hàng lớn

TMC(total annual material cost): Tổng chi phí hàng

dự trữ trong năm

Ta có:

TMC =TSC +D.a

TMC = (Q/2)H + (D/Q)S + D.a

*) Số lợng đặt hàng đợc chuyển đến dần do đợc cung cấp bởi một dây chuyền sản xuất với nhịp sản xuất p và nhịp bán hàng là d

d p p H DS



 2 .

EO q

TMC = (Q/2)[(p-d)/p]H + (D/Q)S + D.a

Khi muốn đa ra quyết định có nên đặt hàng với ngỡng giảm giá của nhà sản xuất hay không, ta tính toán tổng chi phí trong các trờng hợp rồi so sánh với nhau

Ví dụ: Một cửa hàng bán một loại sản phẩm ra thị trờng Biết

rằng nhu cầu hàng năm về sản phẩm là D =10000 tấn sản phẩm

Chi phí để duy trì dự trữ một đơn vị sản phẩm là H =0,2.a (a là

giá mua vào một đơn vị sản phẩm) USD/năm Chi phí cho một

đơn đặt hàng là s = 5,5USD Nhà cung cấp áp dụng một chính

sách giá nh sau:

Số lợng sản phẩm (tấn) Giá(USD/tấn)

Chọn phương ỏn dự trữ tối ưu? Xét trong 2 trờng hợp:

-Tất cả số lợng hàng đợc chuyển đến một lúc

-Hàng đợc chuyển đến dần với p = 120 tấn và d = 40 tấn/ngày

1 Xét trờng hợp tất cả số lợng hàng đợc chuyển đến cùng một lúc

Xác định số lợng đặt hàng tối u tơng ứng với từng mức giá:

8 , 552 8 , 1 2 , 0 / 5 , 5 10000 2 / 2 8

4 , 524 ) 2 2 , 0 /(

5 , 5 10000 2 / 2 2

500 ) 2 , 2 2 , 0 /(

5 , 5 10000 2 / 2 2 , 2



















H DS , EOQ

H DS EOQ

H DS EOQ

Với mức giá 2,2  EOQ = 500 tấn, nhng với khối l-ợng mua này thì doanh nghiệp chỉ phải mua với giá 2 USD Do đó ta có thể loại bỏ trờng hợp này

Để quyết định xem có nên mua 700 tấn với giá

1,8USD/tấn không  so sánh tổng chi phí trong 2 trờng

hợp:

+ Mua 524 tấn với giá 2 USD/tấn

+ Mua 700 tấn với giá 1,8USD/tấn

TMC = (Q/2)C + (D/Q)S + D.a

TMC524,4=(524,4/2).0,2.2 + (10000/524,4)/5,5 + 10000.2

= 20209,76 USD/năm

TMC700 =(700/2).0,2.1,8 + (10000/700)/5,5 + 10000.1,8

= 18204,57 USD/năm

Nên đặt hàng mỗi lần với số lợng 700 tấn

2 Xét trờng hợp hàng đợc chuyển đến dần theo

p =120 tấn/ngày và d = 40 tấn/ngày

Xác định số lợng đặt hàng kinh tế tơng ứng với từng mức giá:

0 , 677 40 120 120 8 , 1 2 , 0 5 , 5 10000 2 2 EO

3 , 642 40 120 120 2 2 , 0 5 , 5 10000 2 2 EO

4 , 612 40 120 120 2 2 2 , 0 5 , 5 10000 2 2 EO































d p p H DS d p p H DS d p p H DS

1,8 q 2 q 2,2 q

Loại bỏ mức giá 2,2 USD/tấn

So sánh chi phí trong 2 trờng hợp:

+ Mua 642,3 tấn với giá 2 USD

+ Mua 700 tấn với giá 1,8 USD

TMC = (Q/2)[(p-d)/p]C + (D/Q)S + D.a

TMC624,3=(642,3/2)[(120-40)/120](0,2.2)+ (10000/642,3).5,5 + 10000.2

= 20171,26 USD/năm

TMC700 = (700/2)[(120-40)/120](0,2.1,8) + (10000/700).5,5 + 10000.1,8

= 18162,57 USD/năm

 Nên đặt hàng mỗi lần với số lợng 700 tấn

4 Phương phỏp A – B - C

Phân loại toàn bộ hàng dự trữ thành 3 nhóm A, B, C căn cứ vào mối quan hệ giá trị hàng húa dự trữ hàng năm với lợng hay chủng loại hàng

Giỏ trị hàng húa dự trữ hàng năm của một loại hàng được tớnh bằng tớch số giữa giỏ bỏn 1 đvsp với số lượng dự trữ hàng năm của loại hàng đú

Phõn tớch A-B-C dựa trờn nguyờn tắc 20-80 của Pareto (nhà kinh tế học Italy – thế kỷ 19) => Phỏt triển cú trọng tõm

20% KH-> 80% lợi nhuận -> Thị trường mục tiờu

* Nhóm A: gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị

hàng năm cao nhất, chiếm khoảng 70-80% so với tổng số

giá trị hàng dự trữ, nhng về mặt số lợng chỉ chiếm

15-20% tổng số hàng dự trữ

* Nhóm B: gồm những loại hàng dự trữ có giá trị hàng

năm ở mức trung bình, có giá trị 15-25% so với tổng giá

trị hàng dự trữ, nhng về sản lợng chiếm 30% tổng số

hàng dự trữ

* Nhóm C: gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ,

chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng hoá dự trữ,

tuy nhiên số lợng chiếm khoảng 50-55% so với tổng số

loại hàng dự trữ

+ Các sản phẩm loại A đợc quản lý một cách thờng xuyên và chính xác, mức độ ảnh hởng của nó đến các chi phí lớn (dự trữ bảo hiểm nhỏ)

+ Các sản phẩm loại B thờng đợc quản lý theo phơng pháp EOQ đã trình bày ở trên Mức dự trữ bảo hiểm đợc xác định trên cơ sở luật phân bố xác suất của dòng yêu cầu của từng loại sản phẩm

+ Các sản phẩm loại C đợc quản lý bằng kiểm kê định kỳ, số lợng dự trữ và tái tạo cố định Hệ thống quản lý đơn giản, chi phí ít, tổng dự trữ bảo hiểm lớn

Nhu

cầu

1000 500 1550 350 1000 600 2000 100 1200 250

Đơn

giỏ

90 154 17 42,86 12,5 14,17 0,6 8,5 0,42 0,6

Vớ dụ: Một cụng ty tổ chức dự trữ 10 loại nguyờn

vật liệu A, B, C, D, E, F, G, H, I, J Cỏc số liệu về nhu

cầu hàng năm, giỏ một đơn vị cho được cho ở bảng bờn

Hóy sử dụng kỹ thuật ABC để phõn loại hàng tồn kho ở

DN

III Dự trữ an toàn (dự trữ bảo hiểm) 1)Khỏi niệm và ý nghĩa

- Dự trữ an toàn là mức dự trữ được dự tớnh phũng ngừa những thay đổi thất thường của nhu cầu

- Đảm bảo dự trữ trong các trờng hợp:

nhà cung cấp không tuân thủ thời hạn cung cấp, giao sản phẩm

Một số sản phẩm không đạt yêu cầu phải loại bỏ

Có những biến động bất thờng

Ký hiệu: S s (Safe stock)

2) Nguyên tắc xác định mức dự trữ an toàn

Gọi:

- X là số lợng yêu cầu trong khoảng thời gian bảo

hiểm

- f(x) là mật độ xác suất của đại lợng X

đặt hàng)

Sslà mức dự trữ an toàn

Ss= Sn

-Ss= K.

X

X

Trong đó:

K: Hệ số đợc tra bảng phân bố chuẩn, phụ thuộc hệ số phục vụ (Kpv)

Kpvcho biết độ tin cậy của việc cung cấp sản phẩm

Kpv=99% đảm bảo đến 99% không bị thiếu sản phẩm dự trữ để cung cấp

: Độ lệch chuẩn của yêu cầu trong khoảng thời gian cần bảo hiểm

f(x)

x 0,02

0 0,04 0,06 0,08 0,1

S n

Ví dụ: Có số liệu về tình hình tiêu thụ sản phẩm qua

các kỳ nh trong bảng:

Kỳ Tiêu thụ(X i ) X i - X (X i - X) 2

1

2

3

4

5

6

110

90

112

88

108

85

11 9 13 11 9 14

121 81 169 121 81 196

 593 67 769

99 6 593





X

3 , 11 6 769







Nếu chấp nhận các hệ số phục vụ sau tra bảng ta có:

K pv =50% K=0 S s =0

K pv =84,1% K=1 S s =11,3

K pv =97,7% K=2 S s =22,6

K pv =99,8% K=3 S s =33,9

Nếu ta dự trữ một lợng an toàn là 34 sản phẩm thì có thể hy

vọng đến 99% là không bị thiếu sản phẩm dự trữ.

Bài tập

1 Biết D = 500000 sản phẩm/năm, H = 40% giá trị sản

phẩm; S = 59,5 USD và a = 5,5 USD/sản phẩm

a)Tính EOQ b)Với giá trị EOQ vừa tính đợc, xác định TSC c)TSC sẽ tăng lên nh thế nào nếu buộc phải tăng số lợng lên Q = 6000 sản phẩm cho đầy container vận chuyển

2 Một công ty phải dự trữ một loại sản phẩm giá 800

USD Nhu cầu về loại sản phẩm này đợc ớc tính là 2400

sản phẩm Chi phí cố định cho mỗi lần đặt hàng là 1200

USD Chi phí bảo quản một đơn vị sản phẩm trong một

năm theo ớc tính bằng 50% giá trị Nhà cung cấp đa ra

một ngỡng giảm giá 5% nếu một lần đặt hàng với số

l-ợng  250 sản phẩm

Chọn phơng án tối u cho dự trữ sản phẩm này

3 Mỗi năm một công ty nhập khẩu hai loại sản phẩm từ

một nhà cung cấp với số lợng:

Chi phí bảo quản mỗi đơn vị sản phẩm trong một năm bằng 50% giá trị Chi phí mỗi lần đặt hàng đồng thời hai loại sản phẩm là 2000 USD

Xác định số lần đặt hàng tối u cho hai loại sản phẩm và

số lợng mỗi lần đặt hàng