tiểu luận quản trị tác nghiệp phân tích công tác quản trị hàng dự trữ của lazada

 Dự trữ chuyên dùng nhằm phục vụ cho một mục đích nhất định như ngày khaitrường, tết trung thu, tết nguyên đán… cách phân loại này cho người quản lý nắm đclượng hàng hóa của từng loại d

1 Cơ sở lý luận của đề tài

1.1 Hàng dự trữ và phân nhóm hàng dự trữ

1.1.1 Hàng dự trữ

Hàng dự trữ là những hạng mục hàng hóa nhàn rỗi đang chờ để đưa vào sử dụngtrong tương lai Hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ phụ tùng,thành phẩm dự trữ… Các loại hệ thống sản xuất khác nhau sẽ có mức dự trữ khác nhau và

tư vào dự trữ hàng hóa với tỷ lệ rất cao

Trong hoạt động dịch vụ, sản phẩm là vô hình như lời khuyên của các công ty tưvấn, sự giải trí của người tiêu dùng thông qua các hoạt động giải trí Hàng dự trữ chủ yếu

là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất- kỹ thuật được dùng vào hoạt động của

họ, hàng dự trữ có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích lũy trongnăng lực và kiến thức của nhân viên làm những công việc đó Ở đây thường có khuynhhướng giữ mức dự trữ thấp

1.1.2 Phân nhóm hàng dự trữ

1.1.2.1 Phân loại dự trữ theo mục đích sử dụng

 Dự trữ thường xuyên là loại dự trữ nhằm bảo đảm cho lưu thông hàng hóa liên tục,đều đặn

 Dự trữ thời vụ và chuyên chở đến trước Loại dự trữ thời vụ là loại dự trữ xuất phát

từ đk sx và tiêu dùng Loại chuyên chở đến trước do đk khí hậu, thời tiết trong mùamưa bão vận chuyển hàng hóa khó khăn Vì vậy cần phải vận chuyển hàng hóa trướcmùa mưa bão như lên các vùng rừng núi, hải đảo

 Dự trữ chuyên dùng nhằm phục vụ cho một mục đích nhất định như ngày khaitrường, tết trung thu, tết nguyên đán… cách phân loại này cho người quản lý nắm đclượng hàng hóa của từng loại dự trữ nhằm quản lý chặt chẽ hàng hóa của doanhnghiệp và đáp ứng đầy đủ nhu cầu tiêu dùng

1.1.2.2 Phân loại dự trữ theo thời gian

 Dự trữ đầu kỳ kế hoạch: là dự trữ để đảm bảo bán ra ở đầu kỳ kế hoạch

 Dự trữ cuối kỳ kế hoạch: là dự trữ phục vụ cho bán ra ở đầu kỳ kế hoạch sau

1.1.2.3 Phân loại dự trữ theo quy mô

 Dự trữ thấp nhất là mức dự trữ tối thiểu cần thiết, là hàng rào ngăn chặn hiện tượngthiếu hàng cần thiết đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh bình thường Khối lượnghàng hóa dự trữ này phụ thuộc vào: lượng hàng hóa bán ra bình quân trong 1 ngày,lượng hàng hóa chuẩn bị bán ra, lượng dự trữ bảo hiểm

 Dự trữ cao nhất là hàng rào ngăn ngừa tình trạng ứ đọng hàng hóa , là dự trữ vàothời điểm hàng mới nhập vào kho

 Dự trữ bình quân: là bình quân của dự trữ cao nhất và thấp nhất Đây là mức dự trữtrung bình hợp lý trong kinh doanh

1.2 Hệ thống bảo quản và các loại kho hàng hóa

1.2.1 Kho hàng

1.2.1.1 Khái niệm

Kho (bãi) được định nghĩa là nơi cất giữ, lưu trữ nguyên liệu, vật tư, hàng hóa,thành phẩm trong quá trình chu chuyển từ điểm đầu tới điểm cuối của dây chuyền cungứng

 Gom hàng: Khi hàng hóa/nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau

thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được

lợi thế nhờ quy mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường bằng các phươngtiện đầy toa/xe/thuyền

 Phối hợp hàng hoá: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của

khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép nhiều loạihàng hoá khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng choquá trình bán hàng Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiệnnhỏ tới khách hàng

 Bảo quản và lưu giữ hàng hóa: đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất

lượng trong suốt quá trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho; chămsóc giữ gìn hàng hoá trong kho

1.2.1.3 Vai trò

 Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá: nhu cầu tiêu

dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường Các nguồn cungcũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trìliên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lý, do vậy lượng dự trữ nhấtđịnh trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thườngcủa điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro và điều hoà sản xuất

 Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên có thể

chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phốinhờ đó mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị Hơn nữa kho góp phần vào việc tiếtkiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hoá, sử dụngtiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho

 Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ: khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc

đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao, gópphần giao hàng đúng thời gian và địa điểm

1.2.2 Hệ thống bảo quản

Bảo quản hàng hoá là một trong những chức năng cơ bản, trọng yếu trong tổ chứchoạt động kho của doanh nghiệp Để thực hiện tốt hoạt động của mình mọi loại hình nhàkho đều duy trì một hệ thống bảo quản hàng cần thiết phù hợp với yêu cầu của từng đốitượng và mục tiêu dự trữ Một hệ thống bảo quản gồm các yếu tố chính sau đây:

 Quy trình nghiệp vụ kho: được thể hiện ở nội dung và trình tự thực hiện các tác

nghiệp với dòng hàng hoá lưu chuyển qua kho Quy trình được xây dựng có tính tổngquát và cần được cụ thể hoá một cách chi tiết trong quá trình hoạt động; tuỳ thuộc đặcđiểm và yêu cầu bảo quản lô hàng, điều kiện không gian, thời gian hoạt động của kho,yêu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng

 Điều kiện không gian công nghệ kho: Cấu trúc nhà kho và các bộ phận diện tích

trong kho Đây là yếu tố quan trọng đảm bảo không gian cho các tác nghiệp trong khodiễn ra một cách bình thường, liên tục và có hiệu quả; phù hợp với quy trình côngnghệ kho, với quá trình tổ chức lao động trong kho và việc bố trí các trang thiết bị kho

đã được xác định

 Trang thiết bị công nghệ: đây là yếu tố về công cụ và phương tiện lao động, có liên

quan đến yêu cầu về đảm bảo hàng hoá, tổ chức lao động, thực hiện các tác nghiệp vớihàng hóa trong kho và phương tiện vận tải khi thực hiện việc giao nhận hàng hoá

 Tổ chức lao động trong kho: liên quan đến việc phân công các loại lao động trong

kho theo chức trách nhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho; xây dựng nội quy chế hoạt động kho gắn với các đối tượng có liên quan (nhân viên kho, các đốitượng giao dịch trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp ),; xây dựng chế độ bảo quảntheo lô hàng; xây dựng định mức công tác, trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lýđịnh mức hao hụt hàng hoá theo các khâu của quy trình nghiệp vụ kho

quy- Hệ thống thông tin và quản lý kho: đây là một yếu tố rất quan trọng, nhằm đảm bảo

sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận khác với bộ phận kho và quản lý hoạt độngcủa kho Hệ thống này bao gồm các loại thẻ kho (theo dõi việc nhập- xuất hàng, quản

lý tồn kho), các hồ sơ về nhà cung cấp (hàng hoá, dịch vụ vận tải), hồ sơ khách hàng,

hồ sơ hàng hóa, hồ sơ đơn đặt hàng, các loại báo cáo Trong điều kiện ứng dụng côngnghệ thông tin như hiện nay, các loại tài liệu này cần được xử lý bằng các chươngtrình phần mềm chuyên dùng để thuận lợi cho việc cập nhật, xử lý, lưu trữ, tra cứu vàcung cấp thông tin

1.2.3 Các loại kho hàng hóa

Có nhiều loại hình kho khác nhau được sử dụng khá linh hoạt để đáp ứng các mục

Phân loại theo đối tượng phục vụ

 Kho định hướng thị trường (kho phân phối hay kho cung ứng): Kho đáp ứng yêu

cầu của khách hàng trên thị trường mục tiêu

 Kho định hướng nguồn hàng: Kho có vị trí ở các khu vực sản xuất, đáp ứng các

yêu cầu cung cấp nguyên liệu, phụ tùng, và các yếu tố đầu vào khác của các nhà sảnxuất

Phân loại theo quyền sở hữu

 Kho riêng (private warehouse): thuộc quyền sở hữu và sử dụng của riêng từng

doanh nghiệp (thương mại) có quyền sở hữu hàng hoá dự trữ và bảo quản tại kho

 Kho công cộng (public warehouse): Khác với kho dùng riêng, kho công cộng hoạt

động như một đơn vị kinh doanh độc lập cung cấp một loạt các dịch vụ như dự trữ,bảo quản, và vận chuyển trên cơ sở tiền thù lao cố định hoặc biến đổi

Phân theo điều kiện thiết kế, thiết bị

 Kho thông thường: Có đặc điểm thiết kế, kiến trúc xây dựng và thiết bị thực hiện

quá trình công nghệ trong điều kiện bình thường

 Kho đặc biệt: Có đặc điểm thiết kế - kiến trúc xây dựng và thiết bị riêng biệt để

bảo quản những hàng hóa đặc biệt do tính chất thương phẩm và yêu cầu của quá trìnhvận động hàng hoá (kho lạnh, kho động vật sống)

Phân theo đặc điểm kiến trúc

 Kho kín: Có khả năng tạo môi trường bảo quản kín; chủ động duy trì chế độ bảo quản,

ít chịu ảnh hưởng của các thông số môi trường bên ngoài

 Kho nửa kín: Chỉ có thể che mưa, nắng cho hàng hoá, không có các kết cấu (tường)

ngăn cách với môi trường ngoài kho

 Kho lộ thiên (bãi chứa hàng): Chỉ là các bãi tập trung dự trữ những hàng hoá ít hoặc

không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi của khí hậu, thời tiết

Phân theo mặt hàng bảo quản

 Kho tổng hợp: Có trình độ tập trung hóa và chuyên môn hoá cao Kho bảo quản

nhiều loại hàng hoá theo các khu kho và nhà kho chuyên môn hoá

 Kho chuyên nghiệp: Chuyên bảo quản một nhóm hàng/loại hàng nhất định

 Kho hỗn hợp: Có trình độ tập trung hóa và chuyên môn hóa thấp nhất Kho bảo

quản nhiều loại hàng hoá trong một khu kho hoặc nhà kho

1.3 Nội dung quản trị hàng dự trữ

1.3.1 Các quyết định quản trị kho

 Quyết định về mức độ sở hữu: Là quyết định của doanh nghiệp tự đầu tự xây vàkhai thác kho riêng hay thuê không gian chứa hàng trong một khoảng thời gian nhấtđịnh? Căn cứ để đưa ra quyết định lớn này gồm có: cân đối giữa năng lực tài chính vàchi phí kho; cân đối giữa tính linh hoạt và khả năng kiểm soát

 Quyết định về mức độ tập trung: Doanh nghiệp cần quyết định sẽ sử dụng baonhiêu kho? Ít kho với quy mô lớn hay nhiều kho với quy mô nhỏ? Địa điểm kho ở khuvực nào: gần thị trường/gần nguồn hàng? v.v Đó là các quyết định liên quan chặt chẽvới nhau và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: thị trường mục tiêu, nguồn hàng,

điều kiện giao thông vận tải, cước phí vận chuyển.

 Bố trí không gian trong kho: Cho dù là kho riêng hay kho đi thuê, việc bố trí khônggian và thiết kế mặt bằng kho ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả và hiệu suất của quátrình tác nghiệp trong kho Thiết kế và quy hoạch mặt bằng kho cần căn cứ vào nhữngyếu tố sau: nhu cầu về hàng hoá lưu trữ và trung chuyển qua kho (hiện tại và tươnglai) ,khối lượng/thể tích hàng hoá và thời gian lưu hàng trong kho, bố trí đủ diện tíchcác khu vực dành cho các tác nghiệp

1.3.2 Nghiệp vụ kho bãi

Nghiệp vụ kho là hệ thống các mặt công tác được thực hiện đối với hàng hoá trongquá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình trao đổi hàng hoá qua kho với chiphí thấp nhất

Tuỳ thuộc vào sản phẩm, vật tư, hàng hóa bảo quản và loại hình kho mà quá trìnhnghiệp vụ kho khác nhau Tuy nhiên bất kỳ quá trình nghiệp vụ kho nào cũng phải trảiqua 3 công đoạn: nhập hàng; tác nghiệp kho; và giao hàng

 Nhận hàng cần đảm bảo các yêu cầu: xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vịcung ứng và người nhận hàng, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng của doanh

nghiệp, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên, đảmbảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác.

 Tác nghiệp kho: đây là công đoạn cơ bản và phức tạp nhất, quyết định chất lượngcông tác kho, thực hiện tốt chức năng của kho hàng hoá; yêu cầu với quá trình nghiệp

vụ kho: phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hoá bảo quản ở kho, phấn đấugiảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hóa ở kho; tận dụng diện tích và dung tích kho,nâng cao năng suất các loại thiết bị và lao động kho Quá trình tác nghiệp kho baogồm 4 nội dung: phân bố và chất xếp hàng hóa ở kho; chăm sóc và giữ gìn hàng hoá;tập hợp đơn hàng và chuẩn bị giao hàng

 Giao hàng là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lượng của toàn bộ quá trìnhnghiệp vụ kho hàng hoá Giao hàng bao gồm các thao tác nghiệp vụ để chuyển giaohàng hóa cho các đối tượng nhận hàng, đó là những thao tác sau:Xếp lịch chạy xe theothứ tự ưu tiên về mức độ cấp bách và thời hạn thực hiện đơn hàng ;Chất xếp hàng hóalên phương tiện vận tải; Kiểm tra chứng từ, hoá đơn thanh toán và lệnh xuất kho; làmchứng từ giao hàng, làm giấy phép vận chuyển; Kiểm tra, theo dõi tình hình giao hàng

và bán buôn hàng hóa từ kho, biến động của dự trữ, mở sổ theo dõi hàng xuất, khi xuấtcác lô hàng, phải ghi chép cẩn thận vào thẻ kho để kiểm tra biến động của dự trữ hànghóa nhằm bổ sung kịp thời

1.4 Các mô hình quản trị hàng dự trữ

Khi nghiên cứu các mô hình quản trị hàng dự trữ cần giải đáp 2 câu hỏi quan trọng,

đó là:

 Lượng hàng trong đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí thấp nhất?

 Khi nào thì tiến hành đặt hàng?

1.4.1 Mô hình EOQ

Mô hình EOQ là mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản căn cứ vào giả định cho trước, đólà:

 Tỷ lệ nhu cầu gần như cố định và xác định;

 Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận là không đổi và được xác định trước;

 Không cho phép có hiện tượng thiếu hàng;

 Chi phí đặt hàng là cố dịnh, không liên quan đến số lượng hàng đặt và không cóchính sách chiết khấu hay giá mua giảm theo lượng bán tang;

 Hạng mục sản phẩm chỉ là chủng loại đơn nhất

Công thức:

TC=I×P×Q2+DQ×STrong đó:

 TC: Tổng chi phí dữ trữ hàng năm $;

 I: Chi phí của sản phẩm $/chiếc;

 P: Giá mua của sản phẩm chiếc;

 Q/2: Lượng dự trữ trung bình;

 D: Nhu cầu hàng năm của mặt hàng dự trữ;

 D/Q: Số lần đặt hàng;

 S: Chi phí đặt hàng

Khối lượng đặt hàng tối ưu là: Q*=2DSIP=2DSH

Số lần đặt hàng tối ưu là: Od=DQ*

Thời gian giữa các lần đặt hàng là:

T=Thời gian làm việc trong năm ngày, tuần, thángSố lần đặt hàng tối ưu Qd

 Điểm đặt hàng lại (Reorder Point ROP)

Là lượng hàng đặt trước khi lượng sử dụng = 0 căn cứ vào thời gian vận chuyển đơn hàng

để đảm bảo không gián đoạn trong quá trình sản xuất

ROP=d×LT=DN×LTTrong đó:

 ROP: Điểm đặt hàng lại (sản phẩm);

 d: Nhu cầu hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày của hàng dự trữ;

 LT : Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được bình quân (đơn vị thời gian);

 D: Nhu cầu hàng năm của hàng dự trữ (sản phẩm);

 N: Thời gian trong năm (ngày, tuần hoặc tháng)

1.4.2 Mô hình POQ

 POQ viết tắt của Producation Order Quantily Model

 Là mô hình dự trữ được ứng dụng khi lượng hàng được đưa đến liên tục hoặc khi

sản phẩm vừa được tiến hành sản xuất vừa tiến hành sử dụng hoặc bán ra

 Mô hình này đặc biệt phục vụ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của

người đặt hàng nên nó được gọi là mô hình đặt hàng theo sản xuất

 Trong mô hình này các giả thuyết khác giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt

duy nhất là hàng được đưa đến làm nhiều chuyến

 Đặt hàng không liên tục (POQ)

 Khối lượng đặt hàng tối ưu là:Q*=2DSIP=pp-d

Trong đó:

 p là mức cung ứng hoặc sản xuất hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày;

 d là nhu cầu hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày

1.4.3 Mô hình khấu trừ theo sản lượng (QDM)

 DQM viết tắt của Discount Quantity Model

 Là mô hình dự trữ có tính đến sự thay đổi của giá cả phụ thuộc vào khối lượnghàng trong mỗi lần đật hàng Việc khấu trừ theo số lượng thực chất là giảm giá hànghóa khi khách hàng mua loại hàng nào đó với một số lượng lớn

2 Lazada và công tác quản trị hàng dự trữ của lazada

2.1 Giới thiệu chung về lazada

Lazada Việt Nam là một sàn giao dịch thương mại điện tử, cung cấp sản phẩm trên

nhiều ngành hàng khác nhau như nội thất, điện thoại máy tính bảng, thời trang và phụkiện, sản phẩm chăm sóc sức khỏe, làm đẹp, đồ chơi và đồ dùng thể thao

Lazada Việt Nam là một phần của Lazada Group – tập đoàn thương mại điện tử đaquốc gia và hiện đang có chi nhánh tại Indonesia, Philippin, Singapore, Thái Lan vàMalaysia Tập đoàn Lazada thuộc sở hữu tập đoàn Alibaba

Lazada được điều hành bởi giám đốc kiêm nhà sáng lập người Đức MaximilianBittner Sau đó tập đoàn Alibaba của tỷ phú Trung Quốc Jack Ma mua lại và hoàn tấtthương vụ vào đầu năm 2015

Thành lập vào tháng 3 năm 2012, Lazada là địa chỉ mua sắm và bán hàng trực tuyến

số 1 khu vực Đông Nam Á – hiện diện tại 6 quốc gia Indonesia, Malaysia, Philippines,Singapore, Thái Lan và Việt Nam Là một trong những doanh nghiệp tiên phong tronglĩnh vực thương mại điện tử tại Đông Nam Á, thời điểm đầu Lazada gặp rất nhiều khókhăn khi chưa có sẵn hàng hóa trong kho Giải pháp tức thời vào lúc đó là nhân viên giaohàng đi ra phố, đến các cửa hàng, chụp ảnh hàng hóa và tải lên trang Lazada Sau khinhận đơn đặt hàng của khách, tài xế vào siêu thị mua từng món giao để giao Toàn bộ quátrình này được hoàn tất trong vòng 2 giờ Trong ngày đầu tiên ra mắt, chỉ có 36 đơn hàngđược đặt Cho đến thời điểm hiện tại, Lazada đã kết nối hơn 155,000 các nhà bán hàng tạiđịa phương và bên ngoài khu vực Cùng hơn 3,000 thương hiệu với 300 triệu sản phẩm,Lazada cung cấp các sản phẩm thuộc nhiều ngành hàng khác nhau từ điện tử tiêu dùng tớihàng hóa như yếu phẩm, đồ chơi, thời trang, dụng cụ thể thao và bách hóa phẩm để phục

vụ 560 triệu khách hàng tại Đông Nam Á trên nền tảng sàn giao dịch (marketplace), cùngvới các giải pháp marketing, dữ liệu số và nhiều dịch vụ thương mại khác

Trải qua nhiều thăm trầm của thị trường TMĐT, Lazada luôn có những bước đivững chắc để sau 5 năm, doanh nghiệp này trở thành đầu tàu TMĐT Việt Nam

Chiếm 1/3 thị phần TMĐT Việt Nam