các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác quản trị hàng dự trữ tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển thái dương

Cơ cấu tổ chức của công ty gốm 5 bộ phận chính: Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên gồm tất cả các thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty gồm: - Chủ tịch Hội đồng t

CAM KẾT

Tôi xin cam kết:

Đây là chương trình khoa học của cá nhân tôi, số liệu sử dụng trong chuyên

đề này là hoàn toàn trung thực, nội dung chuyên đề không sao chép bất cứ tài liệuhay văn bản nào

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THÁI DƯƠNG 3

1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 3

1.1.1 Giới thiệu sơ lược 3

1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của công ty 3

1.2 Đặc điểm về lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh 4

1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty 5

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty 5

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: 7

1.4 Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 11

1.5 Các đặc diểm kinh tế, kỹ thuật ảnh hưởng tới công tác quản trị hàng dự trữ của Công ty 14

1.5.1 Điều kiện tự nhiên 14

1.5.2 Nhu cầu khách hàng- thị trường 14

1.5.3 Đặc tính của kho 15

1.5.4 Yếu tố nhân lực: 15

1.5.5 Khả năng tài chính: 17

1.5.6 Đặc điểm mặt hàng kinh doanh: 17

1.5.7 Công nghệ: 17

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THÁI DƯƠNG 18

2.1 Đặc điểm sản xuất sản phẩm của Thái Dương và tầm quan trọng của quản trị hàng dữ trữ 18

2.1.1 Tổ chức sản xuất sản phẩm của công ty Thái Dương 18

2.1.2 Tầm quan trọng của quản trị hàng dự trữ 20

2.2 Thực trạng quản trị hàng dự trữ của công ty 21

2.2.1 Quản trị hiện vật dự trữ 21

2.2.1.1 Phân loại hàng dự trữ của Công ty 21

2.2.1.2 Tố chức kho hàng 22

2.2.1.3 Công tác tiếp nhận, sắp xếp bảo quản hàng hóa dự trữ 26

2.2.2 Quản trị giá trị hàng dự trữ 37

2.2.2.1 Khối lượng hàng hóa dự trữ 37

2.2.2.2 Xác định giá trị hàng dự trữ trong kho trong kho 38

2.2.3 Quản trị kinh tế dự trữ 40

2.2.3.1.Các chi phí liên quan tới dự trữ 40

2.2.3.2 Xác định điểm tái đặt hàng 41

2.3 Đánh giá kết quả công tác quản trị hàng dự trữ của công ty 41

2.3.1 Những ưu điểm 41

2.3.2 Những hạn chế 42

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NĂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ CÔNG TY CỔ PHẦN 44 ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THÁI DƯƠNG 44

3.1 Định hướng, mục tiêu của công ty trong công tác quản trị hàng dự trữ 44 3.1.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển của ngành 44

3.1.2 Mục tiêu và phương hướng phát triển chung của Công ty 45

3.1.3 Định phướng phát triển và hoàn thiện công tác quản trị hàng dự trữ của Công ty 46

3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác quản trị hàng dự trữ 46

3.2.1 Quy hoạch hệ thống kho tàng một cách hợp lý 46

3.2.2 Giảm bớt lượng dữ trữ ở mỗi công đoạn nhằm tối thiểu hóa chi phí dự trữ 48

3.2.3 Đàu tư trang thiết bị, ký thuật trong kho, đổi mới công nghệ 49

3.2.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý dự trữ, tổ chức, bố trí lực lượng lao động hợp lý 51

3.2.5 Xây dựng mô hình dự trữ phù hợp 53

3.2.6 Hoàn thiện phân loại hàng dự trữ của công ty theo kỹ thuật phân tích ABC 57

3.2.7 Hoàn thiện lại hệ thống kênh phân phối, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ 58

KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1: Báo cáo kết quả kinh doanh trong 5 năm 2006-2010 12

Bảng 2 : Bảng so sánh tố độ tăng trưởng liên hoàn các chỉ tiêu 12

Bảng 3: Bảng các chỉ tiêu phân tích tài chính 13

Bảng 4: Các thiết bị kho tại Công ty 15

Bảng 5 : Phân loại lao động của công ty Thái Dương 16

Bảng 6 : Bảng phân loại hàng dự trữ của Công ty 21

Bảng 7 : Các thiết bị kho tại Công ty 23

Bảng 8: Hệ thống các chỉ tiêu đo lường hiệu quả nghiệp vụ kho tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương 25

Bảng 9: Hóa đơn giao hàng 29

Bảng 10: Phiếu nhập kho 30

Bảng 11: Sổ nhập hàng 31

Bảng 12: Phiếu xuất kho 36

Bảng 13: Thẻ kho 37

Bảng 14: Tính giá trị nguyên vật liệu tồn kho 38

Bảng 15: Tính giá trị thành phẩm tồn kho 39

Bảng 16 : Bảng chi phí lưu kho của Công ty năm 2010 40

Sơ đồ 5 : Mối quan hệ giữa dự trữ và khối lượng dự trữ 54

Bảng 17 : Bảng tính chi phí theo mô hình POQ 55

Bảng 18 : Bảng phân loại các nhóm hàng dự trữ theo kỹ thuật phân tích ABC 57

Bảng 19 : Đối tượng khách hàng của công ty 58

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của công ty 6

Sơ đồ 2 : Quy trình sản xuất của công ty 19

Sơ đồ 3: Sơ đồ quy hoạch mặt bằng kho tại công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương 22

Sơ đồ 4 : Sơ đồ quá trình nghiệp vụ kho tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương 27

Sơ đồ 5: Quá trình nghiệp vụ phát hàng 34

Sơ đồ 6 : Mô hình POQ 56

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây ngành bao bì đang phát triển rất mạnh, không nằmngoài xu hướng đó ngành bao bì Việt Nam cũng có những bước phát triển đột phá(tăng trưởng 20 - 25%/năm, ước tính chiếm 8-10 % GDP) và đã đáp ứng đượcphần lớn yêu cầu của các công ty đa quốc gia cũng như các doanh nghiệp lớn củaViệt Nam, bao bì Việt Nam đã vươn xa, có mặt nhiều nơi trên thế giới Đây là mộtlĩnh vực kinh doanh mới, hứa hẹn nhiều tiềm năng phát triển mở rộng, nhưng trongbối cảnh Việt Nam gia nhập WTO, đối với các ngành kinh tế nói chung và ngànhbao bì nói riêng cơ hội và thách thức luôn đan xen, đi kèm với nhau Vì vậy, vấn đềđặt ra cho các doanh nghiệp sản xuất bao bì muốn chiếm lĩnh thị trường và pháttriển bền vững trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay là phải quản lý hiệuquả các mặt quản trị, các khâu sản xuất để tạo lợi thế cạnh tranh cho doanhnghiệp.Trong đó, việc quản trị hàng dự trữ tại các doanh nghiệp sản xuất và cungứng bao bì đang là vấn đề quan tâm của các nhà quản trị Hàng dự trữ thườngchiếm tỷ trọng rất lớn trong tài sản của doanh nghiệp ( 40- 50%) Do đó, tổ chứcquản lý và kiểm soát tốt hàng dự trữ sẽ góp phần đảm bảo quá trình sản xuất diễn raliên tục và có hiệu quả

Xuất phát từ nhu cầu thực tế và tình hình của Công ty Cổ phần Đầu tư và Pháttriển Thái Dương nên trong quá trình thực tập tại công ty em đã quyết định chọn đề

tài : “ Các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác quản trị hàng dự trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương” với mong muốn áp

dụng kiến thức đã học và qua quá trình nghiên cứu tại công ty có thể tìm hiểu vàđưa ra các giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản trị hàng dự trữ ở công ty

Phạm vị nghiên cứu:

 Về nội dung : Công tác quản trị hàng dự trữ

 Về không gian : Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương

 Về thời gian : giai đoạn từ 2006 đến nay

Kết cấu đề tài gồm:

Chương 1: Tổng quan về công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương Chương 2: Thực trạng công tác quản trị hàng dự trữ của cong ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác quản trị hàng dự trữ tại công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương.

Trong quá trình thực hiện em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của thấygiáo PGS.TS Vũ Trọng Nghĩa Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫnquý báu của thầy Do thời gian nghiên cứu và trình độ còn hạn chế nên kình mongthầy xem xét và hoàn thiện bài giúp em

Qua đây em cũng gửi lời cảm ơn tới quý công ty Cổ phần Đầu tư va Pháttriển Thái Dương đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập

Em xin chân thành cảm ơn

Sinh viên

Đoàn Thị Oanh

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN

THÁI DƯƠNG

1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty

1.1.1 Giới thiệu sơ lược

Tên chính thức : Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương

Tên giao dịch: Thaiduong Industry Company Limited

Tên viết tắt: Thái Dương

Địa điểm : Lạc Đạo, Văn Lâm, Hưng Yên , Việt Nam

1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương ( tiền thân là công ty Cổphần Đầu tư và Phát triển Thái Dương) là một doanh nghiệp tư nhân, được thành

lập theo giấy phép kinh doanh số 0102008733 do Sở Kế hoạch và Đầu tư - UBND

Thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 20 tháng 05 năm 2003, cấp thay đổi lần thứnhất ngày 17 tháng 11 năm 2004, cấp thay đổi lần 2 ngày 14 tháng 06 năm 2005,cấp thay đổi lần 3 ngày 25 tháng 10 năm 2006

- Năm 20/05/2003 chính thức thành lập, trụ sở chính tại Km số 3, đường 70,Tam Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội

- Ngày 30/04/2005: Chuyển về nhà máy mới tại Dốc Vân, Mai Lâm, Đông Anh,

Hà Nội Hoạt động kinh doanh chủ yếu là in ấn các loại bao bì (chủ yếu là bao PP).Khi mới thành lập, Công ty gặp rất nhiều khó khăn về tài chính, nguồn nhân lựccũng như là cơ sở hạ tầng còn yếu kém

Tuy nhiên, đây là một địa điểm sản xuất kinh doanh thuận lợi vì nó nằm trênđường quốc lộ 3, nơi tiếp giáp với nhiều tỉnh như Hưng Yên, Bắc Ninh, Bắc Giang,Hải Dương nên rất thuận lợi cho việc vận chuyển, lưu thông hàng hóa và là một thị

- Ngày 20/05/2009: xây dựng Nhà máy mới tại Khu Công nghiệp Phố Nối A,Văn Lâm, Hưng Yên với diện tích trên 30.000 m2.

- Ngày 04/11/2009: thành lập Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương

- Tháng 10/2010: thành lập Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Thái Dương

- Năm 2010 Công ty chuyển trụ sở chính về Như Quỳnh, Hưng Yên và pháttriển hơn nữa quy mô và lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh

1.2 Đặc điểm về lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh

 Đặc điểm sản phẩm

Công ty Thái Dương chuyên sản xuất in ấn các loại Bao bì PP, PE cao cấp, kinhdoanh các thiết bị ngành in và nguyên liệu sản xuất Bao bì Hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty đa dạng, gồm nhiều lĩnh vực như: Buôn bán các loại vật tư, trangthiết bị phục vụ ngành in, sản xuất, mua bán bao bì, sản xuất, mua bán mực in baobì,in ấn bao bì, mua bán hóa chất và vật tư phân bón nông nghiệp (trừ hóa chất màNhà nước cấm), sản xuất mua bán chế phẩm sinh học xử lý môi trường (theo quyđịnh của Pháp luật hiện hành), sản xuất, mua bán hạt nhựa và các sản phẩm từ nhựa,chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực sản xuất bao bì

Tuy nhiên, sản phẩm luôn đóng góp lớn nhất, tạo nên tên tuổi của Thái Dươngchính là bao bì, đây là mặt hàng đem về doanh thu lớn nhất cho công ty

Các sản phẩm bao bì chính của công ty gồm có: bao bì PP, bao bì HDPE, bao

40 công ty, doanh nghiệp sản xuất phân bón gồm 18 công ty , hàng thực phẩm gồm

2 công ty , bao bì xuất khẩu và các loại bao bì khác gồm 2 công ty

Theo thống kê của Công ty thì từ khi thành lập đến nay, công ty có khoảnghơn 70 công ty là bạn hàng trong đó có khoảng 40 công ty là bạn hàng thườngxuyên và liên tục Các khách hàng chính như Công ty thức ăn chăn nuôi Pháp Việt,Công ty Thái Dương, Công ty Minh Tâm… Đây là những khách hàng lớn, hàngtháng có đơn đặt hàng hơn 100 triệu đồng

Công ty Thái Dương đã khẳng định được vị trí vững chắc trên thị trường trong

và ngoài nước bằng các sản phẩm uy tín, chất lượng, dịch vụ hoàn hảo Thái Dương đã thiết lập được các mối quan hệ kinh doanh với các Tập đoàn và Doanh nghiệp nổi tiếng trên thế giới tại:Châu Âu, Mỹ, Canada, Nhật Bản, Hàn Quốc

Hiện nay,Thái Dương đang hợp tác với nhiều tập đoàn lớn về việc cung ứng

các loại hạt nhựa PP, HDPE, LDPE, LLDPE tại thị trường Việt Nam như: Jampoo Corporation; Lotte Corporation; Lyondell Basell; Be Max Trading Co., Ltd; Mitsui

& Co., Ltd; Honam Petrochemical Corp; Intochu Plastics Pte., Ltd,

1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty

Bộ máy tổ chức của công ty được chia thành hệ thống các phòng ban, bộ phậnvới những chức năng riêng biệt, nhưng vẫn có những mối quan hệ mật thiết vớinhau Điều này đảm bảo cho sự chuyên môn hóa, đảm bảo cho quá trình quản lý vàhoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao

Cơ cấu tổ chức của công ty gốm 5 bộ phận chính:

Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên gồm tất cả các thành viên, là cơ quan

quyết định cao nhất của Công ty gồm:

- Chủ tịch Hội đồng thành viên gọi tắt là Chủ tịch (CT);

- Các thành viên Hội đồng thành viên

Ban Giám đốc: Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty Thái Dương, là cơ quan

điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình

- Giám đốc Công ty

- Các Phó giám đốc

Bộ phận chuyên môn nghiệp vụ: là bộ phận chuyên môn có chức năng tham mưu,

giúp việc cho Giám đốc trong quản lý và điều hành Công ty trên các lĩnh vực đượcphân công gồm các phòng nghiệp vụ:

- Phòng Hành chính Nhân sự;

- Phòng kế toán;

- Phòng Kỹ thuật Công nghệ;

- Phòng Kế hoạch Kinh doanh;

Bộ phận sản xuất: Là bộ phận trực tiếp sản xuất ra sản phẩm

 Ban quản đốc

- Tổ chỉ tráng;

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của công ty

(Nguồn: Phòng HCNS , Tổ chức bộ máy hoạt động trong công ty)

TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

Phó Giám đốc Phòng kế toán Phòng HCNS Phòng Q.cáo Phó Giám đốc

Tổ May

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

 Giám đốc công ty

Chức năng: là người đại diện theo pháp luật của công ty, tổ chức, điều hành

mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừcác chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;

 Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền củaChủ tịch Hội đồng thành viên;

 Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Hội đồng thành viên;

 Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;

 Tổ chức công tác thống kê, kế toán, tài chính trong Công ty; xây dựng báocáo quyết toán hàng năm; làm việc với cơ quan kế toán, thuế và cơ quan tàichính của địa phương theo đúng các quy định của Quy chế quản lý tài chính

và pháp luật về kế toán thống kê;

 Thực hiện việc quản trị Hành chính, Nhân sự của Công ty;

 Ra các quyết định trong lĩnh vực lao động tiền lương;

 Triệu tập và chủ trì các cuộc họp thường lệ và bất thường của Ban điều hành

 Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty

 Phó giám đốc công ty

Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý và điều hành các

hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý công việc của CBCNV khối trựctiếp sản xuất gồm: phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, xưởng sản xuất;

Nhiệm vụ:

 Thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc uỷ quyền và các nhiệm vụ theo sựphân công của Giám đốc, chủ động điều hành những công việc được giao vàthực hiện những chủ trương, Nghị quyết của Ban điều hành.;

 Quyền tham gia, thảo luận và biểu quyết các vấn đề tại các phiên họp củaBan điều hành

 Trực tiếp tổ chức, điều hành những phòng ban bộ phận của Công ty mà mìnhđược giao phụ trách Các bộ phận phòng ban quản lý cụ thể đó do Giám đốc giaonhiệm vụ hoặc do HĐTV quy định trong các cuộc họp cụ thể bằng văn bản;

 Tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của cácđơn vị, bộ phận mình quản lý và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quảhoạt động kinh doanh của các đơn vị, bộ phận mình quản lý;

 Thoả thuận và ký kết một số hợp đồng trong phạm vi quyền hạn;

 Tổ chức, sắp xếp, đề nghị khen thưởng hoặc kỷ luật những CBCNV thuộcphạm vi quản lý của mình;

 Tổ chức thanh tra và xử lý các vi phạm nội quy, qui chế của Công ty;

 Thực hiện nhiệm vụ khác khi được Giám đốc uỷ quyền;

 Phòng hành chính nhân sự (HCNS):

Chức năng: Quản lý hành chính, văn thư lưu trữ trong Công ty, quản lý tài sản máy

móc thiết bị văn phòng, chi phí văn phòng, tổ chức điều kiện sản xuất, vệ

sinh an toàn lao động, bảo hộ lao dộng, tuyển dụng, đào tạo và phát triểnnguồn nhân lực của công ty, xây dựng và thực hiện các cơ chế chính sáchtiền lương và phúc lợi của người lao động, thực thi các quy định của phápluật về quản lý lao động, tiền lương, quản lý hành chính

Nhiệm vụ:

 Công tác quản lý hành chính:

 Tổ chức hội họp, lễ tân đón tiếp khách;

 Tổ chức thăm quan, nghỉ mát cho cán bộ công nhân viên công ty;

 Quản lý hành chính văn phòng gồm: máy thiết bị văn phòng, văn phòngphẩm, công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu theo qui định của pháp luật,quản lý chi phí văn phòng;

 Triển khai công tác an toàn lao động, bảo hộ lao động, an ninh và an toànphòng cháy chữa cháy;

 Tổ chức bữa ăn phục vụ cán bộ công nhân viên;

 Thực hiện các công tác tổ chức đối với người lao động như: thăm hỏi khi ốmđau, tang lễ, cưới hỏi và các công việc hệ trọng trong đời sống sinh hoạt củamỗi thành viên trong Công ty

 Các nhiệm vụ hành chính khác do Ban giám đốc phân công;

 Công tác quản lý nhận sự:

 Xây dựng và triển khai thực hiện cơ chế chính sách, các quy định về quản lýHCNS gồm: nội quy lao động, quy chế lương thưởng và một số quy định khác;

 Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quản trị tiền lương;

 Theo dõi quản lý các chế độ cho người lao động: BHXH, BHYT, ốm đau,thai sản, phép, tai nạn lao động…;

 Khen thưởng và kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;

 Tổ chức công tác đánh giá thực hiện công việc của cán bộ công nhân viêntrong toàn công ty;

 Tìm kiếm và tuyển dụng nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu sản xuất kinhdoanh;

 Lập kế hoạch và tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viêntheo quy định của pháp luật;

 Lập kế hoạch đào tạo và chuẩn bị nguồn nhân lực kế cận, đào tạo nâng caochất lượng nguồn nhân lực, tổ chức thi nâng bậc, thi tay nghề;

 Các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc phân công;

 Phòng kế toán (KT)

Chức năng:Tổ chức hạch toán chi phí, giá thành, hệ thống sổ sách kế toán, quản lý

chi phí sản xuất, chi phí hoạt động kinh doanh thực hiện phần hành kế toán;

Nhiệm vụ:

 Công tác quản lý tài sản:

 Công tác thanh toán và quản lý tiền tệ:

 Công tác theo dõi công nợ:

 Công tác tiền lương và các khoản phải trả cho cán bộ nhânviên:

 Công tác kiểm kê lưu trữ, bảo mật và lập báo cáo:

 Xây dựng các quy định về quản lý tài chính, kế toán;

 Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh dạo công ty giao;

 Phòng Kỹ thuật Công nghệ (KTCN):

Chức năng:Quản lý về mặt kỹ thuật máy móc thiết bị, lắp đặt hệ thống, xử lý các sự

cố kỹ thuật trên dây chuyền; tham gia triển khai các dự án; thiết kế các giảipháp kỹ thuật, lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng và tư vấn về mặt kỹ thuật choBan lãnh đạo Công ty, tham mưu cho Ban giám đốc, xây dựng chiến lượcphát triển hệ thống kỹ thuật, đề xuất các biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí sảnxuất, kiểm tra, kiểm soát và quản lý chất lượng về mặt kỹ thuật; giám sátchất lượng vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra;

Nhiệm vụ:

 Công tác lắp đặt máy móc dây chuyền công nghệ, thi công kỹ thuật;

 Công tác giám sát kỹ thuật, bảo dưỡng máy móc thiết bị;

 Công tác xây dựng các quy trình và định mức kỹ thuật;

 Công tác kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm;

 Thực hiện các công việc khác do Ban giám đốc công ty phân công;

 Phòng kinh doanh (KD)

Chức năng: Quản lý bán hàng, tạo doanh thu cho Công ty, mua bán các sản

phẩm, nguyên vật liệu thuộc lĩnh vực kinh doanh; lập kế hoạch marketing: xây dựng

và phát triển thương hiệu, mở rộng thị trường, nghiên cứu thị trường, nghiên cứusản phẩm, chăm sóc khách hàng, phát triển quan hệ khách hàng

Nhiệm vụ:

 Công tác bán hàng:

Giới thiệu và tư vấn các sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng, chào giá và theodõi đánh giá khách hàng, quản lý, theo dõi thực hiện hợp đồng kinh tế, các đơnhàng theo đúng quy định của công ty và pháp luật, thường xuyên duy trì các mốiquan hệ với khách hàng nhằm nắm bắt kịp thời các thông tin phản hồi từ kháchhàng,tổ chức kiểm tra, kiểm soát việc triển khai thực hiện hợp đồng, đơn hàng nhằm

đảm bảo thoả mãn nhu cầu của khách hàng và luôn nỗ lực thoả mãn vượt nhữngmong đợi của khách hàng, quản lý hàng hoá xuất nhập kho, tồn kho báo cáo Banlãnh đạo công ty để kịp thời xử lý.

 Công tác marketing, chăm sóc khách hàng và phát triển quan hệ khách hàng:Phát triển khách hàng mới, duy trì quan hệ với khách hàng trước, trong vàsau khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ của khách hàng, khảo sát nghiên cứu thị trườngnhằm có những định hướng cho việc phát triển sản phẩm mới, xây dựng và pháttriển thương hiệu của Công ty ,xử lý các khiếu nại, thông tin phản hồi của kháchhàng, kết hợp với các phòng ban liên quan tiến hành đáp ứng các yêu cầu của kháchhàng trên cơ sở các quy định của công ty và pháp luật;

 Quản lý đội xe và điều hành xe một cách hiệu quả;

 Thực hiện các công việc khác do Ban giám đốc công ty phân công

1.4 Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Từ một doanh nghiệp nhỏ với số vốn hạn chế, qua 8 năm hoạt động TháiDương đã trở thành một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất bao bì: Sản lượngbao bì PP lên đến từ 16-18 triệu SP/năm, bao bì HDPE từ 120-150 tấn/năm, bao bìBOPP có sản lượng trung bình 2,4 triệu bao/ năm

Thống kê kết quả hoạt động kinh doanh hàng năm của công ty, ta có thể thấynhững bước phát triển đáng kể, đặc biệt là qua những năm gần đây

Bảng 1: Báo cáo kết quả kinh doanh trong 5 năm 2006-2010

(Đơn vị: Triệu VNĐ)

Tổng doanh thu BH và CCDV 23.870 38.102,4 54.015,67 65.256,31 77.356,93Các khoản giảm trừ doanh thu 520 832,51 1.202,66 1.694.37 2.023,41Doanh thu thuần 23.350 37.269,89 52.813,01 63.561,94 75.333,52Giá vốn hàng bán 18.253 28.382,73 41.461,55 49.363.54 55.572,91Lợi nhuận gộp BH và CCDV 5.097 8.887,16 11.351,46 14.198,4 19760,61

Chi phí bán hàng 412,36 1.003,54 1.154,60 1.347,83 1.834,26Chi phí quản lý doanh nghiệp 550,24 1.238,15 1.250,14 1.301,59 1.428,36Lợi nhuận thuần từ HĐKD 3.884,4 6.549,24 8.833,00 11.394,36 16.298,45

(Nguồn: Báo cáo tài chính, Phòng Tài chính kế toán)

Ta có bảng so sánh tốc độ tăng trưởng liên hoàn qua các năm từ 2006-2010:

Bảng 2 : Bảng so sánh tố độ tăng trưởng liên hoàn các chỉ tiêu

Qua các bảng tổng hợp trên ta thấy công ty Thái Dương là một công ty làm ăn

có lãi Tốc độ tăng doanh thu trong 5 năm trung bình đạt 51.5%, chi phí lại có chiều

hướng giảm (giảm 19%) Tuy nhiên, do tỷ lệ doanh thu giảm từ 58.33% xuống

44.74% làm cho lợi nhuận giảm từ 62.5% xuống còn 38.5%

Từ bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, ta có bảng các chỉ tiêu :

Bảng 3: Bảng các chỉ tiêu phân tích tài chính

4 Hệ số cơ cấu tài sản TSCĐ / ∑TS 0,372 0,279 0,384 0,334 0,402

5 Hệ số cơ cấu nguồn vốn ∑VCSH/ ∑NV 0,82 0,81 0,789 0,818 0,655

6

Vòng quay hàng tồn kho GVHB/ Tồn kho

bình quân 11,32 15,13 12,09 10,80 12,907

Hiệu suất sử dụng tổng tài sản DTT/ ∑ TS

10 Hệ số sinh lời vốn chủ sở hữu ROE LNST/ VCSH 18,75% 27,9% 30% 25,85% 37,83%

( Nguồn: Phòng Kinh doanh )

Biểu đồ sản lượng (triệu SP)

2006 2007 2008 2009 2010

(Nguồn phòng Kinh doanh)

Qua bảng chỉ tiêu phân tích tài chính, ta thấy:

- Chỉ tiêu về khả năng thanh toán của công ty cao, tuy nhiên năm 2010 có xuhướng giảm mạnh

- Hệ số nợ của công ty rất nhỏ và tăng dần qua các năm, đều dưới 1 trong 5năm gần đây, chứng tỏ công ty có tiềm lức tài chính mạnh

- Các chỉ tiêu ROA, ROE có xu hướng tăng dần qua các năm( ngoại trừ năm 2009)

- Vòng quay tồn kho của công ty phản ánh năng lức quản trị hàng dự trữ củacông ty, hệ số càng cao chứng tỏ doanh nghiệp bán hàng nhanh, tốc độ sản xuấtnhanh,lượng hàng ứ đọng ít Từ bảng tính trên ta thấy hệ số vòng quay hàng tồn khocủa công ty không biến đổi theo một xu hướng nhất định mà tăng giảm khác nhaugiữa các năm Tuy nhiên, sự chênh lệnh giữa các năm không lớn thể hiện mức độquay vòng hàng tồn kho của công ty khá ổn định

Biểu đồ sản lượng thể hiện: Công ty đang mở rộng quy mô sản xuất, sản lượngtăng dần qua các năm Đặc biệt trong giai đoạn năm 2009- 2010, do Công ty xâydựng nhà máy mới tại Khu công nghiệp Phố Nối A, cùng với việc áp dụng cácchính sách và biện pháp nâng cao năng suất lao động làm cho sản lượng năm 2010tăng vọt gần 50% so với năm 2009

1.5 Các đặc diểm kinh tế, kỹ thuật ảnh hưởng tới công tác quản trị hàng dự trữ của Công ty

1.5.1 Điều kiện tự nhiên

Vị trí của công ty nằm gần đường quốc lộ nên công ty và nhà kho đều thâp hơnmặt đường chính Với điều kiện nhiệt đới gió mùa, nhiều mưa, ảnh hưởng rất lớnđến hoạt động sản xuất kinh doanh Khi thời tiết có mưa, nước mưa sẽ chảy xuốngkho làm ngập lụt nhà kho khoảng từ 0.5 - 2m Điều này làm ảnh hưởng đến công tácnghiệp vụ kho của công ty và làm tăng chi phí quản lý nghiệp vụ kho

1.5.2 Nhu cầu khách hàng- thị trường

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty sản xuất và cung cấp sản phẩm

bao bì PP, PP/BOPP, PE, HDPE… cho các lĩnh vực sản xuất thức ăn chăn nuôi, đónggói lương thực, thực phẩm, đường và phân bón Nhu cầu của thị trường về sản phẩmnày tương đối ổn định không biến động nhiều theo tính chất thời vụ nên thuận lợi chocông ty trong việc dự đoán mức dự trữ thường xuyên phù hợp để vừa đáp ứng nhu cầukhách hàng, vừa tối thiểu hóa chi phí liên quan tới việc dữ trữ hàng hóa

1.5.3 Đặc tính của kho

Kho của công ty là kho kín, mái tôn, sàn bê tông nên thường nhiệt độ trong kho

cao hơn nhiệt độ ngoài trời Điều này có ảnh hưởng nhất định đến công tác quản lý

kho hàng và chất lượng hàng dự trữ, đặc biệt là vào mùa hè Do vậy, công ty nên cónhững phương thức bảo quản hàng hóa cho phù hợp để không làm ảnh hưởng đếnchất lượng hàng hóa.

Kho của công ty được trang bị các thiết bị cần thiết cho quá trình nghiệp vụkho diễn ra bình thường:

Bảng 4: Các thiết bị kho tại Công ty

Theo số liệu thống kê của phòng Hành chính nhân sự, trong năm 2008 tổng

số cán bộ công nhân viên của toàn công ty là 350 người, trong đó lao động phổthông chiếm số đông nhưng đều được tuyển chọn và đào tạo, có tay nghề Tốc độtăng bình quân số lao động của toàn công ty đạt 30%/năm Hiện nay, tổng số laođộng của công ty lên tới gần 500 người

Bảng 5 : Phân loại lao động của công ty Thái Dương

( Đơn vị: Người)

Qua bảng số liệu trên ta thấy: do tính chất công việc nên lao động nữ chiếm

tỷ trọng lớn trong tổng lao động, trung bình khoảng trên 60%, lao động phổ thôngchiếm đa số, khoảng 90% trong tổng lao động

Đội ngũ nhân viên kho là những người trực tiếp đảm trách những côngviệc tại kho nên họ cần có trình độ chuyên môn nhất định đáp ứng tốt yêu cầu vàkhối lượng công việc

Đội ngũ lao động của doanh nghiệp được tuyển dụng từ nhiều nguồn khácnhau và có trình độ khác nhau bao gồm lao động thủ công và lao động được đào tạochuyên môn, tuy nhiên lao động thủ công chiếm đa số Vì vậy, để đảm bảo chấtlượng công tác bảo quản dữ trữ hàng, công ty phải có chính sách đào tạo, bồi dưỡngkiến thức cần thiết cho người lao động, điều này làm tăng chi phí của công ty

Ở bộ phận kho của công ty được bố trí gồm có lao động chính và lao độngphu Lao động chính gồm có một đội ngũ chuyên phụ trách các hoạt động nhập, dựtrữ, xuất kho, bán hàng, kí kết đơn hàng, ghi phiếu kho, kiểm kê hàng hóa, quản lýtài sản trong kho, quản lý lao động tại kho, và một đội ngũ lái xe, chuyên trở hàngnhập kho và trở hàng cho khách theo nhu cầu.Trình độ về tin học và các nghiệp vụquản lý dự trữ, kho hàng có ảnh hưởng lớn tới tiến độ thực hiện công viêc và hiệuquả công tác dự trữ, bảo quản hàng hóa Lao động phụ trong kho là lao động đượcthuê khi cần thiết, tức là lao động này được thuê để bốc rỡ hàng từ trên xe vào khochứa Lao động này sẽ được trả thù lao tính theo giờ công lao động, nguồn lao độngnày không ổn định như vậy sẽ ảnh hưởng đến hoạt động quản lý tại kho hàng, đòihỏi nhân viên quản lý tại kho phải phân bổ nguồn chi sao cho phù hợp để tiết kiệmchi phí đầu tư

1.5.5 Khả năng tài chính:

Khả năng tài chính cũng là một yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến việc đảmbảo hiệu quả quản lý kho của công ty Những năm đầu hoạt động, công ty gặp phảirất nhiều khó khăn về tài chính, nên nguồn đầu tư để xây dựng kho hàng, tổ chứchoạt động quản trị dữ trữ cũng rất hạn hẹp, làm ảnh hưởng tới tiến độ nhập xuất khohàng và chất lượng công tác bảo quàn hàng hóa Tuy nhiên, những năm gần đây,cùng với sự mở rộng quy mô sản xuất, công ty đã chú trọng đầu tư xây dựng cơ sởvật chất, hạ tầng đáp ứng nhu cầu dự trữ hàng hóa.

1.5.6 Đặc điểm mặt hàng kinh doanh:

Đặc điểm sản phẩm của công ty cần qua rất nhiều công đoạn trong dây truyền sản

xuất: chỉ, cắt, may, in…tạo ra rất nhiếu sản phẩm trung gian, những sản phẩm này saukhi hoàn thành ở mỗi công đoạn được nhập kho phục vụ cho quá trình tiếp theo, điềunày làm tăng chi phí lưu kho: xây dựng kho chứa và bảo quản chất lượng sản phẩm

Các sản phẩm bao bì ít bị ảnh hưởng bởi các điều kiện thời tiết nên việc bảo

quản tương đối đơn giản, do vậy Thái Dương ít quan tâm đến các biện pháp nângcao hiệu quả quản lý kho hàng Tuy nhiên hiệu quả của quản lý dự trữ lại trực tiếpảnh hưởng tới tiến độ thực hiện công việc sản xuất của công ty, vì vậy đòi hỏi công

ty đầu tư hơn nữa để nâng cao công tác quản trị hàng dự trữ

1.5.7 Công nghệ:

Hiện nay, yếu tố công nghệ đang góp phần quan trọng tạo lợi thế cạnh tranh

cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả các hoạt động sảnxuất kinh doanh của mình thì cần không ngừng đầu tư đổi mới công nghê, đặc biệtđối với quản trị hàng dự trữ, yếu tố công nghệ, ký thuật góp phần đẩy mạnh tiến độthực hiện và chất lượng các công tác nhập, xuất hàng, kiểm kê, sắp xếp, bảo quảnhàng hóa dữ trữ

Tuy nhiên, Thái Dương chưa sử dụng phần mềm quản lý kho hàng, việc quản

lý kho vẫn còn rất thủ công, làm chi phí quản lý kho cao và chưa hiệu quả

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THÁI DƯƠNG

2.1 Đặc điểm sản xuất sản phẩm của Thái Dương và tầm quan trọng của

quản trị hàng dữ trữ.

2.1.1 Tổ chức sản xuất sản phẩm của công ty Thái Dương

Bao bì là sản phẩm chủ đạo của công ty, quá trình sản xuất sản phẩm gồm rấtnhiều công đoạn và được thực hiện ở các tổ khác nhau: tổ chỉ, tổ cắt, tổ dệt,tổ may,

tổ in…Sản phẩm trung gian ở mỗi giai đoạn sau khi kiểm tra chất lượng sẽ đượckiểm kê và làm thủ tục nhập kho và tiếp tục được xuất dùng để phục vụ cho cáccông đoạn tiếp theo và sau khi tới khâu cuối cùng thành phẩm sẽ được nhập kho đểsắn sàng đáp ứng cho các đơn đặt hàng của khách hàng

Quá trình tổ chức sản xuất của công ty được thực hiện qua các khâu diễn ra ởcác tổ khác nhau:

 Tồ chỉ tráng: nhận nguyên liệu:hạt chính phẩm, hạt tái sinh, chất phụ gia…

từ kho vật tư tiến hành sản xuất chỉ dệt bao bì, sau đó kiểm tra, phân loại chỉ

và phế phẩm trước khi nhập kho phục vụ cho công đoạn tiếp theo

 Tổ dệt: nhận nguyên liệu là chỉ dệt từ kh vật tư tiến hành dệt thành cuộn manhbao, kiểm tra, phân loại bán thành phẩm, phế phẩm trước khi nhập kho

 Tổ cắt: nhận nguyên vật liệu là cuộn bao từ kho vật tư, tiến hành cắt theo

yêu cầu của lệnh sản xuất, sau đó kiểm tra, phân loại bán thành phẩm vàphế phẩm trước khi nhập kho

 Tổ in lưới: nhận nguyên vật liệu gồm: manh bao, mực in, hóa chất…từ

kho vật tư, tiến hành in nội dung, hình ảnh theo yêu cầu của lệnh sản xuất,bán thành phẩm ở giai đoạn này dược kiểm tra và phân loại trước khinhập kho chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo

 Tổ may: nhận nguyên vật liệu gồm: manh bao, chỉ, dây buộc…từ kho vật

tư, tiến hành may sản phẩm theo yêu cầu của lệnh sản xuất Đây là giaiđoạn cuối cùng trong dây chuyền sản xuất, thành phẩm và phế liệu đượckiểm tra và phân laoij trước khi nhập kho thành phẩm

Sơ đồ dưới thể hiện quy trình sản xuất sản phẩm của công ty:

Sơ đồ 2 : Quy trình sản xuất của công ty

Đoàn Thị Oanh_QTKHTH49B 18

Kiểm tra, phân loại

SP Dệt nhập kho Phôi tráng, ghép

Sơ đồ trên cho thấy: quá trình sản xuất của công ty là một chuỗi liên tục gồmnhiều giai đoạn Ở mỗi công đoạn có nhiệm vụ sản xuất riêng nhưng có mối quan

hệ mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau giữa các tổ tạo nên sự thống nhất trong cả dây chuyềnsản xuất Quá trình sản xuất muốn diễn ra liên tục, nhịp nhàng thì công tác quản lýhàng dự trữ phải đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu đúng thời điểm, đủ số lượng vàđảm bảo chất lượng để đáp ứng tiến độ sản xuất ớ các khâu không bị gián đoạn

2.1.2 Tầm quan trọng của quản trị hàng dự trữ

Quản lý dự trữ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

 Cung cấp kịp thời nhu cầu khách hàng

 Đáp ứng được sự thay đổi của nhu cầu về số lượng

 Ổn định dòng khách hàng, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng

 Tạo dựng lòng tin và uy tín với khách hàng, là tiền đề cho phát triển lâu dài Hiện nay, cạnh tranh trong lĩnh vực sản xuất và cung ứng bao bì ngày càngmạnh mẽ, cùng với Thái Dương có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vựcnày: Công ty Cổ Phần D.P.T, Công ty cổ phần Đại Hữu, Công ty TNHH in ấn- thiếtkế- sản xuất bao bì Thiện Thạch…Vị vậy, để đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàngđang lá một mục tiêu quan trọng Thái Dương hướng tới để tạo lợi thế cạnh tranhcủa công ty

Quản lý dự trữ tạo điều kiện sản xuất linh hoạt và an toàn

 Đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất theo dự báo

 Dự báo và đối phó những rủi ro trong cung ứng nguyên vật liệu hoặcchậm hàng nhập: thay đổi thời gian vận chuyển, hàng gửi không đúng lúc, hàngkém chất lượng…

 Tạo sự ổn định và an toàn trong sản xuất kinh doanh

Do đặc điểm sản xuất sản phẩm của công ty là sản xuất theo dây chuyền trảiqua nhiều công đoạn nên vấn đề nâng cao hiệu quả của công tác quản trị dự trữđang đòi hỏi sự quan tâm của ban lãnh đạo Thái Dương để đáp ứng sự liên tục vànhịp nhàng, đúng tiến độ của quy trình sản xuất

Quản lý dự trữ hiệu quả góp phần giảm chi phí

 Đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu đúng số lượng, đúng thời điểm, giúp quátrình sản xuất diễn ra liên tục, giảm chi phí do thiếu hàng: chi phí cho lao động, máymóc nhàn rỗi do sự gián đoạn, chi phí cho việc hủy đơn hàng của khác hàng dokhông đáp ứng được nhu cầu, chi phí bồi thường…

 Hàng hoá được bảo quản tốt, làm giảm chi phí thiệt hại do hao hụt, hư hỏng

 Tránh lãng phí ở mỗi khâu trong quy trình sản xuất

2.2 Thực trạng quản trị hàng dự trữ của công ty

2.2.1 Quản trị hiện vật dự trữ

2.2.1.1 Phân loại hàng dự trữ của Công ty

Công ty hiện chưa có phương pháp phân loại hàng dự trữ cụ thể mà quá trìnhphân loại chủ yếu dựa trên tính chất hàng hóa, hàng dự trữ của công ty được chiathành 3 nhóm: nhóm nguyên vật liệu, nhóm sản phẩm dở dang, nhóm thành phẩm.Đối với mỗi nhóm hàng công ty sẽ bố trí khu dự trữ riêng biệt trong kho và cóphương pháp bảo quản riêng cho từng loại hàng hóa

Bảng 6 : Bảng phân loại hàng dự trữ của Công ty

Nguyên vật liệu Sản phẩm dở dang Thành phẩm

- Sản phẩm dởdang từ công đoạn cắt

- Sản phâm dởdang từ công đoạn dệt

- Sản phẩm dởdang từ công đoạn in

- Sản phẩm dởdang từ công đoạn may

Từ cách phân loại trên công ty đã tổ chức kho hàng thành hai khu vực: kho vật

tư và kho thành phẩm Kho vật tư dùng để dự trữ nguyên vật liệu và bán thành phẩm

ở mỗi công đoạn trên dây chuyền sản xuất gồm: các loại hạt nhựa, mự in, hóa chất vàcác sản phẩm dở dang ( gồm: chỉ dệt, manh bao,…) để sẵn sàng xuất kho phục vụcho sản xuất, còn kho thành phẩm dùng để dự trữ sản phẩm cuối cùng gồm: các loạibao bì và vải không dệt, sẵn sàng đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng Do công

ty chưa có phương pháp phân loại khoa học nên chưa xây dựng được các kế hoạch dựtrữ cho từng mặt hàng Hàng hóa trong kho gồm rất nhiều loại được xếp chồng chấtlên nhau, nên mỗi lần xuất hàng đều rất khó khăn trong việc bốc dỡ

2.2.1.2 Tố chức kho hàng

a) Tổ chức mặt bằng kho hàng

Kho chứa hàng của công ty là kho kín Do đặc điểm hàng hóa kinh doanh củacông ty chủ yếu là bao bì công nghiệp nên thường được xếp theo chồng, đổ đốngnên việc quy hoạch mặt bằng nhà kho của công ty còn nhiều hạn chế Thủ kho vànhân viên kho không có khu làm việc riêng tại kho mà làm việc trong khu giành chonhân viên gần xưởng sản xuất

Sơ đồ 3: Sơ đồ quy hoạch mặt bằng kho tại công ty Cổ phần Đầu tư và

Phát triển Thái Dương

Công ty có một mặt bằng nhà kho khá rộng, có khả năng dự trữ một lượnglớn hàng hóa, nguyên vật liệu Tuy nhiên việc quy hoạch kho lại chưa đảm bảo tính

mỹ quan kho hàng cũng như tính khoa học, hợp lý:

- Các chồng hàng đổ đống lên nhau, việc sắp xếp hàng hóa còn lộn xộn,khoảng cách giữa các đống hàng chưa thống nhất, không tạo thành lối ra vào giữacác chồng hàng Điều này gây khó khăn cho việc tìm kiếm, lấy hàng hóa ở nhữngchồng hàng phía sâu bên trong nhà kho

- Hàng hóa gần tường nhà kho xếp sát tường, khi nhiệt độ nhà kho cao làmhàng hóa ở những chồng hàng đó nóng hơn bình thường, gây ảnh hưởng đến côngtác chăm sóc và bảo quản hàng hóa

- Nhà kho rất rộng nhưng lại không quy hoạch nơi làm việc và sinh hoạtriêng cho cán bộ nhân viên kho Điều này làm giảm hiệu quả công việc và gây giánđoạn quá trình làm việc của nhân viên kho Trong khi đó khu giao nhận hàng hóa lạirất rộng, chiếm hầu như hết khu gian trước của nhà kho

Nguyên vật liệu

Bao bì

Khu làm việc, giao nhận hànghóa

- Khu gia công chế biến cũng chưa được quy hoạch một vị trí cụ thể, rõràng trong kho.

( Nguồn: Phòng kinh doanh)

Mặc dù khối lượng bao bì hàng ngày xuống nhập kho là rất lớn (khoảng1tấn/ngày) chưa kể nguyên vật liệu nhập kho nhưng với công suất làm việc củanhững thiết bị cân đo ( 1 cân điện tử, 2 cân bàn) thì việc đáp ứng khối lượng côngviệc là tương đối tốt Tuy nhiên, các thiết bị về bốc dỡ và chất xếp hàng hóa thì cònthiếu Với khối lượng hàng nhập nhiều như vậy mà chỉ có 3 xe kéo đẩy hàng thìchưa đảm bảo hiệu quả công việc Thiết bị bốc dỡ hàng chưa có Công ty chủ yếu

sử dụng sức người để bốc dỡ hàng hóa Vì vậy, lao động hàng hóa trong kho củacông ty là lao động rất nặng nhọc Với diện tích kho hàng khoảng 1000m mà chỉ có

10 kệ, bục để hàng là chưa đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả sử dụng thiết bị

Qua đây có thể thấy trang thiết bị nhà kho tại công ty mặc dù vẫn đảm bảocho việc thực hiện các nghiệp vụ kho nhưng về cơ bản vẫn còn thiếu và khá thủcông Công ty nên cải tiến và đầu tư hơn nữa các trang thiết bị hiện đại để nâng caohiệu quả công tác kho

c) Tổ chức lao động trong kho:

Lao động trong kho của công ty bao gồm:

- 1 thủ kho: chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa, laođộng trong kho hàng và tổ chức tất cả các nghiệp vụ kho: tiếp nhận, giao hàng, sắpxếp bảo quản hàng hóa, ghi chép thẻ kho…

- 2 nhân viên kế toán kho: cùng với thủ kho thực hiện ghi chép các nghiệp vụxuất nhập hàng hóa vào sổ kế toán Làm công tác hành chính tại kho

- 2 nhân viên vận chuyển: làm công tác vận chuyển, giao hàng cho kháchtheo yêu cầu và lệnh xuất kho

- 5 nhân viên kho: làm công tác nghiệp vụ kho như vận chuyển, xếp dỡ, chămsóc và bảo quản hàng hóa tại kho; phân loại, chọn lọc, đóng gói hàng hóa,…

- 2 bảo vệ kho: bảo vệ các cơ sở vật chất và tài sản kho hàng

Như vậy, có thể thấy lực lượng lao động trong kho là tương đối đầy đủ vàchuyên môn hóa Việc tổ chức lao động trong kho của công ty là phù hợp với khốilượng và yêu cầu công việc Tuy nhiên với khối lượng nhân viên kho như vậy cần

có nơi làm việc riêng giành cho họ để đảm bảo hiệu quả công việc

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu lực quản trị nghiệp vụ kho tại Công ty

Một số chỉ tiêu được dùng để đánh giá hiệu lực quản trị nghiệp vụ kho tai công

ty bao gồm: hệ số sử dụng diện tích kho, hệ số sử dụng dung tích kho, giá thành mộtđơn vị hàng hóa qua kho, tỷ lệ hao hụt hàng hóa và năng suất lao động ở kho hànghóa.Công ty đã xây dựng các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả sử dụng kho, chi phíquản lý tính trên đơn vị hàng hóa lưu kho để so sánh giữa các năm, từ đó có biệnpháp nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản trị hàng dự trữ

Các chỉ tiêu trên được tổng hợp qua bảng sau:

Bảng 8: Hệ thống các chỉ tiêu đo lường hiệu quả nghiệp vụ kho tại Công ty

Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương

0 ≤ H ≤ 1

Hệ số này càng gần tới 1thì việc sử dụng diện tích

H = = 0,7

0 ≤ H ≤ 1

Hệ số này càng gần tới 1thì việc sử dụng dung tíchkho càng hiệu quả

H = = 0,48

- Chi phí cho

1 đơn vị hàng

hóa lưu kho

=  chi phí các nghiệp vụkho trong năm : (Số ngàytrong năm × Tồn khotrung bình một ngày đêm)

Với số ngày trong năm là

365 ngày

= 375.000.000 :(365 × 100)

= 10.273,97đồng/1sp

- Chi phí cho

1 đơn vị hàng

hóa xuất kho

=  chi phí phân bố chohàng xuất kho trong kỳ : 

số hàng xuất kho trong kỳ

= 450.000.000 :12.000.000

= 37,5 đồng/1sp

( Nguồn: Phòng kế toán)

Bảng trên cho thấy: hệ số sử dụng diện tích kho khá cao,tuy nhiên hệ số sửdụng dung tích kho lại tương đối thấp, điều này thể hiện: công ty đã tận dụng diệntích kho một cách hiệu quả, nhưng lại không tận dụng không gian trong kho, nênkhông gian trống bên trên khá lớn, gây lãng phí

Tại kho của Công ty chưa xây dựng định mức hao hụt hàng hóa Do đặc điểmkinh doanh của công ty là hàng hóa nhập về kho chỉ tồn tại trong kho trong mộtkhoảng thời gian tương đối ngắn và sản phẩm bao bì công nghiệp ít bị ảnh hưởngbởi kiện môi trường

nên mức hao hụt rất thấp, dường như không đáng kể Do thiếu các trang thiết bị hỗtrợ cho quá trình di chuyển hàng hóa từ phương tiện vận chuyển của nhà cung ứngvào để chất xếp trong kho, bên cạnh đó là điều kiện công việc nặng nhọc, bụi, độchại cũng làm cho quá trình thực hiện các nghiệp vụ kho của nhân viên kho gặp khókhăn làm năng suất lao động chưa cao, tăng chi phí quản lý

2.2.1.3 Công tác tiếp nhận, sắp xếp bảo quản hàng hóa dự trữ

Sơ đồ 4 : Sơ đồ quá trình nghiệp vụ kho tại Công ty Cổ phần Đầu tư và

Phát triển Thái Dương

Kế hoạch nhập hàng và chuẩn bị nhập hàng

Kiểm tra bao bì, số lượng hàng hóa

Kiểm tra chất lượng cảm quan

Làm chứng từ nhập

hàng

Chất xếp hàng hóa vào vị trí bảo quản

Lập biên bản

Xử lý

Quyết định tiếp nhận

Từ chối tiếp nhận

Chăm sóc, giữ gìn hàng hòa

Phòng chống cháy, bão lũ

Giám sát chất lượng

Xây dựng kế

hoạch phát hàng

Chuẩn bị phát hàngGiao hàng

a) Nghiệp vụ tiếp nhận, nhập kho

Hoạt động tiếp nhận hàng hóa ở kho chịu ảnh hưởng của quá trình kinhdoanh cũng như phương hướng phát triển và kế hoạch của công ty Kế hoạch nhậphàng được phòng kinh doanh của công ty thực hiện dựa vào tình hình hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty và trình lên ban giám đốc Sau khi kế hoạch đượcduyệt phòng kinh doanh sẽ tiến hành đặt hàng với nhà cung ứng Hàng hóa được đặtchuyển về kho để thực hiện nhập kho hàng hóa

Chuẩn bị nhận hàng

Để công việc nhập hàng được nhanh gọn đúng theo yêu cầu thỏa thuận bộphận kho có thực hiện công tác chuẩn bị trước những điều kiện cần thiết phục vụcho quá trình tiếp nhận hàng

Chuẩn bị kho chứa hàng: trước khi tiến hành nhập kho hàng hóa, bộ phận

kho sẽ chuẩn bị các vị trí trống trong kho để tiếp nhận hàng hóa Tùy thuộc vào khốilượng hàng hóa, loại hàng mà chuẩn bị về dung tích và vị trí để hàng phù hợp Khođược vệ sinh trước khi nhập hàng, hàng tồn được xếp gọn vào một khu vực Hàngmới chuyển đến được đặt ở khu vực trước kho để tiến hành tiếp nhận hàng

Chuẩn bị phương tiện bốc dỡ, vận chuyển: Công ty có 2 loại xe tải trên 1 tấn

nhưng chủ yếu để chuyển hàng hóa khi xuất hàng cho khách hàng, đối tác Việcnhập hàng sử dụng phương tiện vẩn tải của các nhà cung ứng hoặc là nhập hàng hóa

từ xưởng sản xuất về kho Công ty sử dụng lao động thủ công để bốc dỡ hàng hóa