Báo cáo toota nghiệp CNTT

Khác với việc quản lí hồ sơ sổ sách theo phương pháp thủ côngtruyền thống, việc quản lý bởi máy tính đã khắc phục được những khó khăn và yếukém của quản lí truyền thống, đó là giảm được

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nàothiếu được trong mọi lĩnh vực của cuộc sống và cùng với sự phát triển cuả côngnghệ thông tin đã giúp cho việc quản lí hồ sơ, sổ sách trong các cơ quan, trường họctrở nên rất tiện lợi Khác với việc quản lí hồ sơ sổ sách theo phương pháp thủ côngtruyền thống, việc quản lý bởi máy tính đã khắc phục được những khó khăn và yếukém của quản lí truyền thống, đó là giảm được số lượng người tham gia quản lí, sựvòng vèo trong các quy trình xử lí, tốc độ cập nhật và lấy thông tin tăng lên rấtnhiều, thông tin tập trung và gọn nhẹ không cồng kềnh, việc tính toán bằng máycũng giảm thiểu sự sai sót

Vì vậy ứng dụng tin học trong quản lý văn bản là mô hình quản lí mới và đãđem lại những khả năng mới trong công tác quản lí văn bản tại Hạt Kiểm lâm huyện

Ea Kar như: Cập nhập thông tin nhanh chóng, thuận lợi, theo dõi những công văn

đã giải quyết, những công văn đã được chuyển đi

Bài toán phân tích thiết kế hệ thống quản lí công văn của Hạt Kiểm lâmhuyện Ea Kar là đề tài của em Nhằm giúp em tiến hành khảo sát và phân tích thiết

kế một hệ thống có thực, giúp em nắm vững môn học này cũng như bước đầu làmquen với công việc phân tích thiết kế hệ thống tin học, có những hiểu biết cơ bản vềcông việc của cơ quan

Trong quá trình thực hiện đề tài em nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của banLãnh đạo và các anh chị Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar và sự hướng dẫn tận tình củathầy giảng viên bộ môn Hệ thống thông tin quản lý Em xin cảm ơn sự giúp đỡ, góp

ý của thầy cô trong quá trình làm đề tài

PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG I.Phân tích hệ thống thông tin quản lý.

1.Lý do chọn đề tài

Để thực hiện tốt việc quản lý văn bản nhằm đảm bảo cho việc trao đổi thôngtin được nhanh chóng, chính xác và thuận lợi Hệ thống quản lý văn bản được phântích và thiết kế sao cho gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ công hằngngày Các chỉ tiêu quản lý và tra cứu được thiết kế để giúp người làm công tác quản

lý dễ dàng hơn trong điều hành Bài toán quản lý văn bản được thiết kế nhằm giảmbớt sự cồng kềnh phức tạp trong công tác quản lý Nó cho phép thực hiện công tácquản lý nhanh chóng, chính xác tiết kiệm về thời gian, an toàn dữ liệu

Qua thời gian công tác và tìm hiểu hệ thống quản lý tại Hạt, đồng thời được

sự giúp đỡ hướng dẫn của thầy Lê Văn Tùng “Hệ thống thông tin quản lý”, thầy

hướng dẫn thực tập em đã chọn đề tài “ Quản lý văn bản tại Hạt Kiểm lâm huyện

Ea Kar”.

Hệ thống này sẽ hướng vào các mục tiêu:

- Phục vụ công tác quản lý một cách thuận tiện nhất trên máy tính, xem tìmkiếm thống kê

- Đưa ra các báo cáo

Với hệ thống này quản lý văn bản sẽ rất dễ dàng, đó cũng là lí do em chọn đềtài này

2 Phân tích hệ thống quản lý trên quan niệm người làm quản lý.

Mỗi đơn vị có yêu cầu và đặc điểm riêng Hệ thống quản lý phải đáp ứngđược các yêu cầu quản lý của đơn vị đó Nhà quản lý đơn vị phải là người đề đạt vàquyết định ứng dụng tin học vào công tác quản lý Như vậy một hệ thống thông tinquản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý, không

để những thay đổi nhỏ về tổ chức làm sai lệch thông tin tập hợp

Trong quá trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đúng đắn, tính khoa

thông tin đầu ra phải đảm bảo mục tiêu rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứng yêu cầucủa nhà quản lý.

3 Phân tích hệ thống quản lý trên quan niệm của người làm Tin học.

Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần là thaotác đối với máy Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thôngthạo về tin học mà còn đáp ứng cho những người hiểu biết rất ít về máy tính Khithiết kế phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu từ xa,nhanh chóng thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phảiđáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy cập dữ liệu từ xa

- Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì có tính

mở để phát triển, điều chỉnh Đặc biệt phải có khả năng kiểm tra sự đúng đắn của dữliệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi

- Yêu cầu về giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoahọc, đẹp không cầu kì, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trìnhbày, khả năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết mọi thắc mắc của người sử dụng

- Yêu cầu về đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độhội thoại ở mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà quản lý.Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa mà

hệ thống cung cấp

PHẦN II: KHẢO SÁT VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN

Tổng quan về hệ thống thông tin ứng dụng trong quản lý văn bản Trước khibắt tay vào thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý văn bản chúng ta cần có một sốkhái niệm về hệ thống thông tin quản lý như sau:

I Đặc điểm của hệ thống quản lý

1 Phân cấp quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trênxuống dưới, có chức năng tổng hợp các thông tin nhằm giúp nhà quản lý quản lý tốt

cơ sở của mình Một hệ thống quản lý được phân cấp từ trên xuống dưới Mọi thôngtin được tổng hợp từ dưới lên và chuyển từ trên xuống dưới.

2 Các luồng thông tin vào:

Luồng thông tin này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên

và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường Mỗi một bộ phận có lượng thôngtin lớn và đa dạng cần được xử lý

Các thông tin cầ phải xử lý có thể chia làm 3 loại:

- Các thông tin mới cập nhập: Là loại thông tin về các Công văn nhận đượchàng ngày của hệ thống Khối lượng của thông tin này lớn nên đòi hỏi có sự xử lýnhanh kịp thời

- Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là thông tin tổng hợp về hoạt động củacông văn đến, công văn đi… Những thông tin thu thập này là những thông tin đượcghi chép trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành

- Thông tin dùng để tra cứu: Là thông tin dùng chung trong hệ thống Cácthông tin này tồn tại một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi Được dùng đểtra cứu trong việc xử lý các thông tin cập nhập mới và thông tin tổng hợp, thông tin

đã giải quyết, thông tin đang theo dõi…

3 Luồng thông tin ra:

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vàotừng yêu cầu quản lý cụ thể, từng đơn vị cụ thể Thông tin ra là việc tra cứu nhanh

về một đối tượng cần quan tâm Mỗi lần tra cứu yêu cầu thông tin ra có thể hoàntoàn khác nhau nhưng điều quan trọng là thông tin ra phải chính xác, kịp thời

Các báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo là các thông tin quan trọng nhấtđược tổng hợp trong quá trình xử lý Các biểu mẫu báo cáo thống kê phản ánh cụthể, trực tiếp sát với một đơn vị, một đối tượng

4 Mô hình hệ thống thông tin trong quản lý văn bản.

Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các modul dữ liệu

Các modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin luân chuyển: Vìnhững thông tin này lớn cần được xử lý với tốc độ nhanh và chính xác, khi xâydựng cần phải quan tâm đến các yêu cầu sau:

- Tổ chức màn hình hợp lý giảm thao tác người sử dụng

- Nắm vững những thông tin quan trọng và thông tin cần cập nhật

- Tự động nạp các giá trị đã biết và những giá trị lặp lại

- Kiểm tra, phát hiện nhanh các sai sót khi nhập dữ liệu và có thông báo chongười sử dụng biết

Các modul cập nhật thông tin tra cứu: Các thông tin tra cứu dùng chung cho

hệ thống một thời gian dài Nó được cập nhật không thường xuyên, do đó việc tổchức những modul này đảm bảo dễ tra cứu nhất

Các modlu lập bảng biểu báo cáo: Các modul này được thiết kế dựa trên sựtìm hiểu các biểu mẫu báo cáo theo quy định của hệ thống

II.Yêu cầu của thông tin trong hệ thống quản lý

1.Yêu cầu của đơn vị

Mỗi đơn vị có những yêu cầu và đặc điểm riêng Hệ thống thông tin quản lýphải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó Nhà quản lý phải là người đềđạt và ứng dụng tin học vào công tác quản lý Như vậy một hệ thông tin quản lý cầnphải nắm được chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý, không để những thayđổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai lệnh thông tin tập hợp

Trong quá trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng đúng đắn, tính khoahọc đồng thời hệ thống luôn phải được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp Cácthông tin đầu ra cần đảm bảo tính mục tiêu rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứng yêucầu của nhà quản lý

2 Yêu cầu của người sử dụng.

Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần là thaotác đối với máy Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thông

thạo về tin học mà còn đáp ứng cho những người hiểu biết rất ít về máy tính Khithiết kế phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu từ xa,nhanh chóng thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phảiđáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy cập dữ liệu từ xa

- Yêu cầu về hẹ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì có tính

mở để phát triển, điều chỉnh Đặc biệt phải có khả năng kiểm tra sự đúng đắn của dữliệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi

- Yêu cầu về giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoahọc, đẹp không cầu kì, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trìnhbày, khả năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết mọi thắc mắc của người sử dụng

- Yêu cầu về đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độhội thoại ở mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà quản lý.Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối da mà

hệ thống cung cấp

3 Các bước xây dựng hệ thống thông tin trong quản lý.

- Xác định các vấn đề giải quyết và yêu cầu.

- Xác định các mục tiêu ưu tiên-thiết kế vật lý-thiết kế logic

- Cài đặt thí nghiệm chương trình

- Khai thác và bảo trì

4 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý công văn trong Hạt Kiểm lâm

huyện Ea Kar.

Hệ thống thông tin quản lý công văn trong Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar mangchức năng đơn thuần là cập nhật những công văn mới, đồng thời đưa ra báo cáothống kê những công văn đã được giải quyết nhằm phục vụ cho một mục đích nào

đó của công tác quản lý, đồng thời kèm theo chức năng tìm kiếm thông tin chonhững hoạt động tiếp theo

Sau khi đã tham khảo nhiều tài liệu và khảo sát thực tế em đã có những hiểu biếtnhất định về một hệ thống thông tin, cũng như hiểu biết về các công việc cần làm đểthiết kế và xây dựng hệ thống quản lý văn bản tại Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar Emtiến hành phân tích thiết kế hệ thống cũng như sử dụng ngôn ngữ lập trình để hoànthành bài toán Trong bài toán này em đã sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

để hoàn thành bài toán

Do thời gian có hạn, mặc dù đã có những cố gắng nhất định nhưng do không

có điều kiện tham khảo thực tế nên đề tài này không tránh khỏi những sai sót nhấtđịnh Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy và các bạn để hoàn thành tốt đề tàinày

Quản

lý danh mục

cơ quan

Quản

lý văn bản đi

Nhập mới văn bản

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Theo dõi văn bản

Tìm kiếm văn bản

Thốn

g kê theo nơi gửi

Chức năng này dùng để tìm kiếm công văn, thống kê một loại công văn nào

đó như: Thống kê số lượng công văn đến, số lượng công văn đi…

2 Chức năng “ Cập nhập”

Chức năng này dùng để cập nhập thông tin mà người quản lý muốn thêm vào hệthống, như cập nhập mới văn bản, cập nhập danh mục cơ quan… Nó sẽ giúp choviệc quản lý văn bản được nhanh chóng và đầy đủ

+ Mở cơ sở dữ liệu

+ Cho phép người quản lý nhập thêm những thông tin mới vào

3 Chức năng "Báo cáo”.

Chức năng này sẽ được nhân viên quản lý văn bản của mỗi loại qua từngtháng, sẻ báo cáo kịp thời khi người quản lý muốn biết về tổng số lượng văn bảnđến trong tháng, số lượng văn bản đi, văn bản nội bộ qua từng tháng khác nhau + Cập nhật xem có văn bản nào mới không

Cơ quan

+ Tình trạng văn bản đó đã giải quyết xong chưa? Hay đang trong giai đoạntheo dõi.

4 Chức năng "Quản lý danh mục"

Người quản lý văn bản sử dụng để nhập, sửa, xóa, thay đổi, một vài thông tin

về văn bản như: Loại văn bản, số văn bản, kí hiệu văn bản, ngày tháng nhận vănbản, ngày ban hành văn bản, trích yếu, cơ quan ban hành văn bản, hộp hồ sơ số,tình trạng văn bản

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả

SoTrang Number Integer Số trang( Khóa chính)

QUẢN LÝ VĂN BẢNVĂN

Loại

văn

bản

Số lượn

g CV

Tình trạng

Ngày VB

Ngày nhận VB

Trích yếu VB

Cơ quan ban hành

Lưu Hộp số

Tình trạng VB

Socongvan Number Integer Loại đi – đến – Nội bộ

2 Cấu trúc bảng [TbNhanvien]

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả

ngoại)

3 Cấu trúc bảng [TbCơquan]

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả

4 Cấu trúc bảng [TbLoaicongvăn]

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ dài Mô tả

ngoại)

III Cấu trúc bảng dữ liệu

IV Mô hình tổ chức dữ liệu.

Mô hình tổ chức dữ liệu của hệ thống là lược đồ cơ sở dữ liệu của hệ thống.Đây là bước trung gian chuyển đổi giữa mô hình quan niệm dữ liệu (gần với người

sử dụng) và mô hình vật lý dữ liệu (mô hình trong máy), chuẩn bị cho việc cài đặt

hệ thống

Các lược đồ quan hệ trong mô hình tổ chức dữ liệu có được từ sự biến đổi môhình quan niệm dữ liệu Áp dụng các qui tắc biến đổi ta có các lược đồ quan hệ củabài toán:

a TbCongvan (Sotrang, LoaiCV, LoaiDi-Den-Noibo, SoCV, Kihieu,

Trichyeu, Noidung, Matencq, Ngaygui, Ngaynhan, NgayCV, MaNV, NguoiLuu,Chidao, Tinhtrang)

b Tbcoquan (Macq, Tencoquan, Diachi)

c TbLoaiCV (Tencongvan)

d TbBpnhanvien (Manv, Tennhanvien, Macq)

V Mô hình vật lý dữ liệu

Là mô hình của dữ liệu được cài đặt trên máy tính dưới một hệ quản trị cơ sở

dữ liệu được cài đặt thành một tệp cơ sử dữ liệu gồm các cột, tên trường, kiểu dữliệu, độ lớn, và phần ràng buộc dữ liệu

Với bài toán Quản lý văn bản thì mô hình hoá dữ liệu được cài đặt trên máydưới hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 Ứng với mỗi lược đồ quan hệ trong môhình tổ chức dữ liệu, dữ liệu được cài đặt dưới dạng bảng Table như sau:

a Bảng [Tbcongvan]: Bảng này là bảng dữ liệu chứa các thông tin cơ bảnnhất về thông tin các loại công văn trong cơ quan

- Hoạt động của bảng Văn bản:

a Bảng [TbLoaicongvan]: Là bảng chứa các thông tin về chi tiết các loại văn bản, dựa vào đó mà người quản lý có thể tìm thấy loại văn bản nào đó được nhanh chóng.

- Hoạt động của Bảng Loại văn bản:

b Bảng [TbCoquan]: Là bảng chứa danh mục các cơ quan và địa chỉ cơquan gửi công văn đến ( Cơ quan ban hành văn bản)

- Hoạt động của Bảng cơ quan:

c Bảng [TbBPnhanvien]: Là bảng chứa danh mục tên bộ phận hay cá nhân chịu

trách nhiệm giải quyết văn bản

PHẦN IV: THIẾT KẾ GIAO DIỆN

Có lẽ khâu quan trọng nhất trong lập trình là thiết kế Sau khi thiết kế giaodiện, bạn cần thiết kế cấu trúc chương trình Cách thiết kế khác nhau sẽ dẫn đến cáchoạt động khác nhau và bảo trì theo đó cũng khác nhau

1 Thiết lập form cập nhập thêm công văn mới.

- Cấu trúc form

- Hoạt động của form”

1 Thiết kế form tìm kiếm công văn

2 Thiết kế form báo cáo

- Hoạt động báo cáo công văn nội bộ

- Hoạt động báo cáo công văn đi:

- Hoạt động báo cáo công văn đến

1 Ưu điểm:

- Chương trình có giao diện thân thiện, thuận tiện cho người sử dụng

- Hỗ trợ nhiều chức năng phù hợp với thực tế của việc tìm kiếm thông tin, traođổi và quản lý nhân sự

- Một số chức năng còn chưa hoạt động ổn định

- Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao

- Chưa giải quyết chọn vẹn các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý

- Chương trình chưa có tính thẩm mỹ chưa cao

Tóm lại phần mềm quản lý văn bản là một phần mềm rất hữu ích, nó giúp choviệc quản lý văn bản của các cơ quan được dễ dàng nhanh chóng và thuận tiệnhơn.Tuy nhiên do trình độ và kiến thức còn hạn hẹp nên trong chương trình khôngtránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận đựợc những góp ý và bổ sung củathầy và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn