Báo cáo tốt nghiệp: Hiệu quả của thông tin trong quản trị

Chi phí quá trình vận hành hệ thống thông tin quản trị như: chi phí lắp đặt máymóc thiết bị, chi phí nhân công, chi phí sử dụng dịch vụ thông tin liên lạc… Kết quả có thể đo lường bằng

TIN TRONG QUẢN TRỊ

MỤC LỤC

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ NGUYÊN TẮC ĐỂ CÓ “HIỆU QUẢ CỦA THÔNG

TIN QUẢN TRỊ: 2

1- Khái niệm hiệu quả của thông tin quản trị: 2

2- Các nguyên tắc truyền thông: 2

3- Rào cản của quá trình truyền thông: 2

4- Lựa chọn mạng truyền thông phù hợp: 5

5- Một số kĩ thuật truyền thông: 5

6- Nghệ thuật truyền thông trong quản trị khủng hoảng: 7

II THỰC TRẠNG TRUYỀN THÔNG TRONG QUẢN TRỊ HIỆN NAY – GIẢI PHÁP 15

1 Truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp: 16

1.1 Thực trạng: 16

1.2 Giải pháp: 17

2 Truyền thông bên ngoài doanh nghiệp: 23

2.1 Các phương tiện truyền thông thường dùng 24

2.2 Truyền thông trong thời đại công nghệ thông tin - Internet: 28

2.4 Một số phương tiện truyền thông khác: 35

III NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT: 39

1- Nhận xét: 39

2- Ý kiến đề xuất: 43

TÀI LIỆU THAM KHẢO 51

Quản trị không thể không có thông tin, người quản trị không có thông tin nhưngười mù đi trong đêm tối, anh ta không biết mình sẽ đi về đâu Chúng ta hãy hìnhdung điều gì sẽ xảy ra khi một trận chiến đấu đột nhiên mất thông tin từ cấp chỉ huyđến chiến sĩ và ngược lại; ông giám đốc không rõ nhân viên của mình đang làm gì,tiền bạc còn nhiều hay ít, tình hình sản xuất – tiêu thụ sản phẩm như thế nào… Tất cảnhững điều đó là không thể Thông tin người ta còn ví là “máu” của tổ chức, nó làmạch nối liền giữa các bộ phận, cá nhân lại với nhau, vì vậy tổ chức không thể tồn tại

và phát triển được nếu không có hoặc thiếu “máu” tốt

Trong nền kinh tế tri thức, tri thức và công nghệ thông tin được xem là yếu tốquan trọng nhất ngày nay, sản phẩm tốt – rẻ không còn là lợi thế tuyệt đối trong cạnhtranh giữa các chủ thể kinh doanh mà đòi hỏi các doanh nghiệp có sự hiểu biết kháchhang của mình một cách sâu sặc nhất, tung sản phẩm ra thị trường nhanh nhất, phảnứng kịp thời nhất trong mọi tình huống phát sinh

- Thông tin (Inform): là động từ chỉ một loại hoạt động, với nghĩa là: “truyền tin tức

cho nhau để biết” hay: thông tin là quá trình trao đổi tin tức giữa các bên quan tâm

Có nhiều cách thức “truyền – trao đổi” tin tức cho nhau, thông thường người ta sửdụng bằng chữ viết, ngôn ngữ nói hoặc phi ngôn ngữ

- Thông tin (Information): là danh từ, với nghĩa là “điều được chuyển đi cho biết:

hay: thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ, và được đánh giá là

có ích phục vụ cho nhận thức một hay nhiều vấn đề - sự vật – sự việc nào đó của conngười

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ NGUYÊN TẮC ĐỂ CÓ “HIỆU QUẢ CỦA THÔNG TIN QUẢN TRỊ:

1- Khái niệm hiệu quả của thông tin quản trị:

Hiệu quả của thông tin quản trị phản ánh quan hệ giữa chi phí của quá trình vậnhành hệ thống thông tin và kết quả nó mang lại cho các hoạt động quản trị

Chi phí quá trình vận hành hệ thống thông tin quản trị như: chi phí lắp đặt máymóc thiết bị, chi phí nhân công, chi phí sử dụng dịch vụ thông tin liên lạc…

Kết quả có thể đo lường bằng nhiều chỉ tiêu khác nhau như: đánh giá thông quahiệu quả quá trình sản xuất kinh doanh, sự đúng đắn các quyết định quản trị nhờ sửdụng thông tin, sự thông suốt trong quá trình truyền thông…

2- Các nguyên tắc truyền thông:

Để quá trình truyền thông có hiệu quả, các nhà quản trị cần tuân thủ các nguyêntắc thông tin sau:

- Các ý tưởng hình thành nên nguồn thông tin phải rõ ràng

- Xác định mục đích thông tin đúng đắn

- Xem xét điều kiện mà sự thông tin sẽ thực hiện

- Tham khảo ý kiến người khác nếu thời gian cho phép

- Sử dụng các ngôn ngữ thông tin phù hợp với khả năng của mạch chuyển vàngười nhận

- Tìm cơ hội để hỗ trợ người nhận tin

- Theo đuổi công việc cho đến khi hoàn thành

- Lời nói phải đi đôi với việc làm

3- Rào cản của quá trình truyền thông:

Rào cản của quá trình truyền thông là cụm từ dùng để chỉ những nguyên nhân gâytrở ngại trong quá trình truyền thông, dẫn đến thông tin không đầy đủ hoặc chất lượngthấp, không đáp ứng các yêu cầu của thông tin đã nêu trên Sau đây là một số rào cảncủa quá trình truyền thông thường gặp:

Cơ sở lý thuyết

a- Truyền thông không có kế hoạch:

Việc truyền thông tốt ít khi xảy ra một cách ngẫu nhiên Trong thực tế, nhiềutrường hợp người ta rất hay bắt đầu nói hoặc viết mà không có kế hoạch hay suy nghĩ

kĩ từ trước Điều đó, chỉ có thể khắc phục bằng việc thay đổi thói quen đó trong quátrình truyền thông

b- Sự mập mờ về ngữ nghĩa trong các thông tin:

Có thể những ý tưởng của bạn là rõ ràng, nhưng quá trình diễn đạt bằng ngôn ngữkhông rõ nghĩa Sự mập mờ về ngữ nghĩa thường bắt gặp trong những hình thứcthông tin bằng văn bản, khiến cho người nhận hiểu sai lệch nội dung thông tin, dẫnđến hành động sai Chẳng hạn, cụm từ “đại hạ giá”, đó là sự mập mờ có dụng ý,không ai biết giá bàn sản phẩm bao nhiêu so với giá thật của nó, người ta chỉ biết rất

mơ hồ là chắc rẻ lắm; hay “sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000:2000” là cụm

từ cố ý viết mập mờ để người đọc hiểu sản phâm của họ đạt tiêu chuẩn chất lượngquốc tế

c- Các thông tin được diễn tả kém:

Không phải lúc nào bạn hiểu mà nói cho người khác hiểu giống như bạn Đây lànguyên nhân thường gặp ở những người thiếu kĩ năng giao tiếp, khiến những điềumuốn nói không diễn đạt cho người khác hiểu được Tuy nhiên, rào cản này cũng cóthễ khắc phục được bằng các hoạt động chuẩn bị kĩ trước khi truyền thông

d- Sự mất mát do truyền đạt hay do ghi nhận kém:

Điều này bạn có thể liên hệ trong một tiết học, hiện tượng mất mát hoặc sai lệchthông tin là rất phổ biến Nó có thể xảy ra trong trường hợp người thầy truyền đạt nộidung thông tin không đầy đủ hoặc thiếu chính xác, và có thể xảy ra do bạn hiểu sailệch hoặc không có phương pháp ghi nhận tốt Trong trường hợp gồm cả hai nguyênnhân trên thì lượng thông tin một tiết học bị mất mát hoặc sai lệch là rất lớn Và, tấtnhiên là một tiết học không có hiệu quả

e- Ít lắng nghe hoặc đánh giá vội vã:

Bạn hình dung trong một tiết học, thầy giáo đang giảng bài trong khi nhiều sinhviên đang nói chuyện riêng: một người phát biểu trong khi cả phòng họp đầy ắp tiếngcười nói, đó là hiện tượng của sự ít lắng nghe Hoặc, thầy giáo thông tin một vần đề

nào đó mà bạn chưa biết, nhưng bạn cho là mình đã biết rồi nên không chú ý, đó làhiện tượng của sự đánh giá vội vã Tất cả những nguyên nhân này đều cho một kếtquả của cuộc truyền thông kém hiệu quả.

f- Sự không tin cậy, sự đe dọa sợ hãi:

Người lãnh đạo không tin độ trung thực về một báo cáo của thuộc cấp, sinh viênkhông tin về tính thực tiễn nội dung một bài giảng của thầy giáo… Trong môi trườngnhư vậy, bất cứ một thông tin nào cũng sẽ được xem xét với một sự hoài nghi, khôngtin cậy lẫn nhau

Hoặc sự đe dọa gây sợ hãi bị trừng phạt nếu báo cáo đúng một sự thật quá tồi, đều

là những nguyên nhân phá hoại toàn bộ hệ thống thông tin trong tổ chức

g- Do sức ép về mặt thời gian:

Chẳng hạn, thầy giáo yêu cầu sinh viên của mình làm một bài tiểu luận môn họctrong vòng 3 ngày Do sức ép về mặt thời gian, sinh viên này có thể photocopy bàicủa người khác, đưa ra những số liệu giả làm chứng cứ… Tất nhiên, là bài viết khôngchất lượng, không trau dồi kiến thức người học

h- Sự quá tải thông tin:

Đây là hiện tượng khá phổ biến trong quá trình thông tin, cùng một lúc ngườinhận nhận quá nhiều thông tin, gây nhiễu Sau đây là một số biện pháp chống quá tải:

- Không để ý: Không để ý hay lờ đi những thông tin không thật cần thiết, thông

tin khó xử lí Đây là biện pháp phản ứng mang tính thụ động, nhưng sdo sức ép nặng

nề, sự quá tải của thông tin bắt buộc chúng ta phải làm như vậy

- Sắp xếp thông tin: Là việc phân loại, sắp xếp những tin tức theo một tiểu thức

phù hợp, sau đó chúng ta sẽ xử lí sau Đây là biện pháp mang tính chủ động, tuy nhiên

nó chỉ phù hợp với những loại tin tức bằng văn bản, các thông điệp bằng lời nói khó

có thể thực hiện được

- Chọn lọc: Khi thông tín quá tải, bạn có thể chọn lọc một số thông tin được xem

là có ý nghĩa, giữ lại để sử dụng khi cần Quá trình này có thể được tiến hành mộtcách chủ hoặc bị động Khi người nhận tin nhận biết được những thông tin nào làquan trọng cần phải được giữ lại, những thông tin không cần thiết loại bỏ bớt gọi là sựchọn lọc chủ động Ngược lại, ta gọi là sự chọn lọc bị động

Cơ sở lý thuyết

- Tương đương: Tương đương hay gần đúng là biện pháp sử dụng mẫu để kết

luận về tất cả những thông tin Đây là biện pháo phản ứng mang tính chủ động Sựphù hợp của những hiểu biết về tất cả thông tin được rút ra từ mẫu phụ thuộc vào kĩnăng chọn mẫu và xử lí đám đông

- Nhiều kênh: Là biện pháp tổ chức nhiều kênh để chia sẻ thông tin Đây là biện

pháp phản ứng mang tính chủ động, phân cấp quản trị trong hệ thống thông tin

4- Lựa chọn mạng truyền thông phù hợp:

Hiện nay, mạng truyền thông đang được sử dụng:

- Mạng LAN (Local Area Network)

- Mạng WAN (Wide Area Network)

- Mạng INTERNET

Việc lựa chọn mạng truyền thông phù hợp với quy mô - trình độ - điều kiện vậnhành hệ thống tổ chức doanh nghiệp có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của quá trìnhthông tin

Xét trên diện hiệu suất, chi phí, khả năng vận hành… mỗi mạng đều có ưu nhượcđiểm nhất định Song sử dụng mạng Internet kết hợp với mạng LAN được xem là giảipháp có nhiều ưu điểm nhất, và hiện đang được ứng dụng khá phổ biến trong quản trịcác tổ chức và trên nhiều hoạt động khác

5- Một số kĩ thuật truyền thông:

Chúng ta tin tưởng rằng, hiệu quả cùa quá trình truyền thông phụ thuộc khá nhiều ởcác kĩ thuật truyền thông Sau đây là các hình thức truyền thông cơ bản

a Nói:

Thông tin bằng lời nói là hình thức phổ biến nhất, chuyển tải khối lượng thông tinnhìu nhất Để cho hình thức này phát huy tác dụng tích cực cần chú ý các điểm sau:

- Chuẩn bị kĩ trước khi nói Dù bạn là người thật sự có tài hung biện cũng nên

chuẩn bị kĩ trước khi nói, như vậy sẽ làm cho câu chuyện mạch lạc, logic, súc tích vàgãy gọn nhiều hơn

- Sự rõ ràng và mạch lạc Đây là yêu cầu cho tất cả những bài phát biểu nào, vì

nó biểu thị chất lượng của bài phát biểu

- Kết hợp nhiêu ngôn ngữ khác nhau Chú ý ngôn ngữ không lời Trong giao

tiếp với nhau người ta thấy rằng, có hơn 50% thông tin được truyền đi bằng cử chỉ,điệu bộ than thể Một mặt, chúng làm tăng thêm sự phong phú thông tin, mặt kháclàm lôi cuốn người nghe, giảm nhẹ bớt mệt mỏi và nhàm chán nhất là những cuộc họpkéo dài nhiều tiếng đồng hồ

- Tìm cách tạo các tình huống gay cấn và giải quyết chúng hoặc có thể đặt câu

hỏi để tạo thêm sự chú ý đối với người nghe hoặc gợi ý người nghe đặt câu hỏi,… nhưvậy sẽ làm cho không khí buổi họp sinh động và hứng thú hơn nhiều

- Làm giảm nhẹ sự căng thẳng khi mệt mỏi Bằng những câu chuyện vui, những

ví dụ minh họa dí dỏm giải tỏa sự căng thẳng nhất là những giờ cuối buổi học tập,buổi họp gồm nhiều tiếng đồng hồ

b Lắng nghe và ghi nhận:

- Sự kiên nhẫn lắng nghe Dù những gì bạn không muốn nghe cũng kiên nhẫn

lắng nghe họ nói bằng các biểu hiện bên ngoài để cho người nói có thể cảm nhậnđược sự lắng nghe của bạn, ví dụ: không tỏ ra mệt mỏi, chán ngán hoặc tỏ ra khóchịu…

- Khuyến khích người nói bằng những khích lệ phù hợp tâm lý người nói Có

thể sử dụng bằng các cử chỉ tán thưởng họ như gật đầu, nhỏm người về phía trước, nở

nụ cười khích lệ…

- Trình bày những gì nghe được bằng ngôn ngữ riêng của mình thấy thuận

tiện nhất Nhằm ghi nhớ lại những gì mà bạn thấy cần thiết Mặt khác cũng thể hiện

sự chăm chú của mình khi đang nghe

- Thể hiện cảm xúc khi nghe Ví dụ: vỗ tay khi người nói ngắt câu.

- Cố gắng chế ngự những định kiến và thành kiến của bản thân Chẳng hạn

như giọng nói, hình thức ăn mặc, phương pháp nói không phù hợp với tâm lý củamình

- Tránh phán quyết vội vã Dễ gây ra mất thiện cảm hoặc thành kiến không

đáng có

Cơ sở lý thuyết

“Tôi ước ao có 1 trường dạy người ta lắng nghe Suy cho đến cùng, một nhà quản

lý cũng cần phải lắng nghe như anh ta cần nói vậy Rất nhiều người không nhận thức được rằng sự giao tiếp diễn ra hai chiều – LEE IACOCCA”

( trích: Lời vàng cho các nhà kinh doanh – Nhà xuất bản trẻ năm 1994 )

c Viết:

Hình thức thông tin bằng văn bản chữ viết được sử dụng khá phổ biến trong quảntrị Nó không chỉ đảm nhận các chức năng thông tin mà còn có ý nghĩa về mặt pháplý

Do đó, nội dung trong các văn bản phải thỏa mãn các yêu cầu sau:

- Ngắn gọn, súc tích, sử dụng từ ngữ đơn giản dễ hiểu, ý rõ ràng

- Nội dung văn bản phải phù hợp với mục đích người nhận

- Trình bày đúng quy phạm cùa văn bản hành chính

- Viết đúng chính tả

6- Nghệ thuật truyền thông trong quản trị khủng hoảng:

Chúng ta đang sống trong một xã hội liên tục bị ảnh hưởng bởi những thảm họa tựnhiên như bão, sóng thần, cháy rừng, và những cuộc khủng hoảng trong các công ty,

ví dụ như ngộ độc thực phẩm, các hoạt động phi pháp của các công ty, hoặc khủng bố.Bất kể bạn sống ở đâu hay làm công việc gì, những thảm họa khác nhau đều có khảnăng làm gián đoạn cuộc sống của bạn một cách đáng kể Không có một tổ chức haycông ty nào, dù thuộc về công cộng hay cá nhân, có thể hoàn toàn tránh khỏi các thảmhọa

Nếu chúng ta không nghiên cứu các phương thức truyền đạt thông tin trong tìnhtrạng khủng hoảng, các công ty và nhiều người có liên quan rất có thể sẽ bị bất ngờ,hoảng sợ, và chán nản khi gặp phải một cuộc khủng hoảng Trên thực tế, có một vàicông ty truyền đạt thông tin rất kém khi khủng hoảng xảy ra, và vì thế, các công tynày mãi mãi bị yếu đi, vì họ mất sự tin tưởng của các thành viên và của quần chúng

Truyền thông trong quản trị khủng hoảng là nghệ thuật làm việc với báo chí vàcác kênh thông tin đại chúng khi một sự kiện, có tác động tiêu cực hoặc tác động tànphá với khách hàng hay cộng đồng, bất ngờ phát sinh và tập hợp sức mạnh của cơn

bão dư luận Chuyển hoá một sự kiện tiêu cực thành tích cực với doanh nghiệp làcông việc đòi hỏi năng lực sáng tạo cao nhất và vô cùng khó khăn Phần việc nàythường được giao cho một tổ chức truyền thông, quan hệ công chúng chuyên nghiệpđảm nhiệm.

Thu thập các dữ kiện

Đảm bảo thu thập đầy đủ các dữ kiện Xem xét các dữ kiện cùng các chuyên gia

tư vấn về vận hành hoặc pháp lý để xác định những điểm có thể cung cấp cho báo chí,những điểm phải tuyệt đối giữ kín Nỗ lực cung cấp càng nhiều thông tin càng tốtnhưng không gây tác động xấu đến hình ảnh của khách hàng Điều phối nhóm chuyêngia cao cấp với nhóm nhân viên quan hệ công chúng và vận hành, trao đổi tình hình

và lắng nghe mọi ý kiến Liên tục truyền thông với các thành viên của nhóm quản trịkhủng hoảng Luôn có sẵn các thiết bị truyền thông dự phòng, từ điện thoại di động,

bộ đàm, đến máy phát điện

Hành động trước

Luôn chủ động Nếu bạn phản ứng lại một sự kiện khủng hoảng, bạn sẽ thấy bảnthân bị nghiền nát, bị áp đảo, cuốn đi quá nhanh và mất khả năng kiểm soát Báo giớicần liên tục được tiếp thêm sức mạnh với tài liệu và hình ảnh- trên giấy và bằng fileđiện tử, cung cấp phương tiện hiệu quả công bố các thông tin, dữ kiện liên quan tớicâu chuyện từ bạn Nếu bạn không kiểm soát tin tức bằng các dòng sự kiện liên tục vàkịp thời, giới truyền thông sẽ tìm ra và truyền đi các tin đồn

Cơ sở lý thuyết

Chuẩn bị các bản thông cáo báo chí, hình ảnh, bản đồ, đoạn phim Sẵn sàng cácthiết bị gửi email và fax để truyền đi thông điệp của bạn Yêu cầu chương trình trựctiếp trên truyền hình và đài phát thanh, điều phối các nhóm chuyên trách, đặt ápphích, quảng cáo trên truyền hình Điều phối sự xuất hiện các xác nhận ủng hộ củacác bên thứ ba, tuần hành trên đường phố của những người ủng hộ Các tác nhân nàyluôn tạo ra hình ảnh tích cực trên các kênh truyền thông đại chúng cho khách hàngcủa bạn

Trung tâm họp báo

Trung tâm họp báo phục vụ truyền thông khủng hoảng không có gì khác biệt sovới trung tâm họp báo hay trung tâm thông tin của một triển lãm công nghệ cao Thiếtlập trung tâm họp báo gần nơi xảy ra sự kiện nhưng tránh quá gần khiến các ống kínhtruyền hình có thể ảnh hưởng tới công việc của khách hàng Có sẵn các khu làm việcvới các thiết bị truyền thông như máy tính, internet, điện thoại, máy fax Đừng quên

sổ và bút Chuẩn bị sẵn đồ ăn nhanh và cà phê Cung cấp điều kiện làm việc tốt nhấttại hậu trường: thông cáo báo chí, bảng dữ kiện, người phát ngôn và các tư liệu truyềnthông khác tại địa điểm không xa trung tâm họp báo

Nếu bạn đang giải quyết một vấn đề quốc tế, hãy quan tâm tới yếu tố văn hoá vàngôn ngữ Đảm bảo rằng trong đội của bạn có các phát ngôn viên chuyên nghiệp, đa

văn hoá và có thể sử dụng tiếng Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha (có lẽ cần cả tiếng Trung Quốc).

Chuẩn bị sẵn trường quay để có thể thực hiện ghi hình tại chỗ Cần có trạm thuphát trực tiếp tại tất cả các lối vào với sự kiện khủng hoảng xảy ra trên thực địa Cósẵn phát ngôn viên chuyên nghiệp tại các địa điểm này với các dữ liệu cập nhật nhất-tránh để nhân viên cứu hộ, lính cứu hoả, quân đội, hay cảnh sát tiếp xúc với báo chí.Chỉ sử dụng những người chuyên nghiệp để truyền đạt thông điệp Những người này

sẽ đóng vai trò "tấm đệm" giữa các nhân viên cứu hộ, chữa cháy, quân đội hay cảnhsát với báo giới, giải thích cho các đội tác nghiệp biết công việc của họ và cách thức

họ hỗ trợ cho truyền thông

Liên lạc với giới truyền thông

Tập hợp các số điện thoại di động, số máy nhắn tin, địa chỉ email của các phóngviên đang tác nghiệp để nhanh chóng và hiệu quả liên lạc với báo chí, thông báo cáctin mới nhất Đừng quên ghi lại số điện thoại văn phòng của họ để dự phòng Ở cấpchính phủ, có thể thực hiện bằng cách cấp thẻ báo chí và lưu giữ các thông tin nàytrong cơ sở dữ liệu và yêu cầu các đại diện báo chí luôn phải mang thẻ này khi tácnghiệp

Sử dụng Internet

Internet là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để đưa thông tin tới các phóng viên

và biên tập viên trước khi công bố Xây dựng một địa chỉ internet được duy trì 24x7với các tài liệu và hình ảnh mới nhất có liên quan tới sự kiện khủng hoảng Chắc chắnrằng bạn có các hệ thống bảo mật tốt nhất Sử dụng email để trực tiếp thông tin cũng

là cách thường được sử dụng

Trong mọi cuộc khủng hoảng, thông tin luôn là yêu tố quyết định Việc quản lýthông tin và cách thức công bố thông tin tới công chúng và báo giới trong nhiềutrường hợp có khả năng quyết định sinh-tử

Thiết lập một vành đai bảo vệ

Nếu sự kiện khủng hoảng liên quan tới xung đột, hay thiên tai, hãy cùng với cảnhsát, lực lượng cứu hoả hoặc quân đội thiết lập một vành đai bảo vệ với các tín hiệu rõràng: khu vực tội phạm, khu quân sự, hay đơn giản là miễn vào

Khi thảm kịch xảy ra tại Trung tâm thương mại quốc tế, ít nhất trong vòng bangày, đã không có bất kỳ vành đai nào được lập nên Không tín hiệu, không rào cản.Điều này dẫn tới sự hỗn độn giữa phóng viên, nhiếp ảnh, cảnh sát, nhân viên FBI, vàphòng vệ quốc gia Vành đai bảo vệ ngăn cản công chúng và báo giới làm xáo trộncác bằng chứng và/hoặc gây nguy hiểm cho chính họ

Cơ sở lý thuyết

Kiểm soát tin tức

Thành lập một nhóm với chức năng duy nhất là theo dõi và phân tích các bản tin(giấy và điện tử) 24x7 Khi một câu chuyện hay một tin đồn xuất hiện với nội dungkhông chính xác hoặc bất lợi, bạn sẽ có ngay những công cụ hiệu quả để phản ứngnhanh chóng và sẵn sàng hoá giải các nội dung tiêu cực Trong một vài trường hợp,hãy cố gắng có được các bản thảo trước khi chúng được chuyển đi, nhiều sai lầm sẽđược ngăn chặn qua việc hỗ trợ và cộng tác chặt chẽ với báo giới nhằm giúp họ đảmbảo thông tin chính xác và trung thực

Tóm tắt thông tin hàng ngày

Nếu báo chí không tìm đến bạn tức là bạn đang có vấn đề Nếu bạn không kiểmsoát được dòng thông tin, báo chí sẽ tìm chúng ở các nguồn khác, các tin đồn Điềunày có thể làm giảm niềm tin của công chúng với bạn và tạo cho bạn hình ảnh tiêucực Các diễn đàn được tổ chức hàng ngày cùng với các chuyên gia trong lĩnh vực liênquan sẽ cung cấp cho báo chí đầy đủ các thông tin cần thiết Cần chú ý tới thời điểmthực hiện đàm thoại và công bố thông tin với thời hạn lên khuôn của các báo

Đưa ra các thông điệp ngắn hàng ngày

Trong thời đại quá tải thông tin này, công chúng không có đủ thời gian để đọctoàn bộ câu chuyện Thông điệp ngắn có thể được đưa ra vào các chương trình tin tứcbuổi tối trên truyền hình Gửi tới công chúng các thông điệp ngắn và đơn giản Có ítnhất một người phụ trách việc phân tích các sự kiện trong ngày và các sự kiện đangđược chờ đợi sẽ xảy ra

khẩn nhất Bạn cũng có thể phân tán sự chú ý của đám đông nếu vấn đề đang giảiquyết có mức độ nhạy cảm cao

Người phát ngôn

Bạn cần điều phối một "tổ chức phát ngôn" với các chuyên gia được huấn luyệnchuyên nghiệp và dày dạn kinh nghiệm với các tình huống tương tự cũng như có khảnăng ăn nói trôi chảy trước ống kính máy quay Các phát ngôn viên giỏi nhất có thể bảo đảm rằng họ sử dụng đúng từ, cách xuất hiện của họ hoàn toàn tự tin và lưu loátcho tới những giây cuối cùng xuất hiện trên các phương tiện truyền thông đại chúng.Cần đảm bảo các phát ngôn viên đều nhận được đầy đủ thông tin cập nhật và truyềntải một thông điệp duy nhất

Nói chậm

Có lẽ, đây chính là điểm quan trọng nhất đối với một phát ngôn viên chuyênnghiệp Khi nói chậm, bạn có thể tổ chức các ý trong đầu và kiểm soát từng câu chữphát ra Nói liến thoắng là biểu hiện của sự hồi hộp Khi nói chậm, bạn gửi ra tín hiệu

của sự tự tin và bình tĩnh (Ngoài ra, nói chậm cũng giảm thiểu các vấn đề về ngôn ngữ.)

Ghi nhận sai lầm

Nếu khách hàng của bạn nói hay thực hiện một điều không chính xác hoặc hiểnnhiên sai lầm, cần ghi nhận lỗi lầm này với báo giới bằng một lời xin lỗi Khi bị bắttận tay, đừng bao giờ cố phủ nhận bạn là tên trộm Trung thực và chân thành- cả giớitruyền thông và công chúng sẽ tôn trọng và ghi nhận hành động của bạn

Luôn bật máy ghi âm

Bảo vệ chính bản thân bạn và khách hàng của bạn Bạn sẽ không bao giờ muốntham dự một buổi phỏng vấn hay công bố thông tin mà không mang theo máy ghi âmhay ghi hình của mình Khi giới truyền thông nhận biết các cơ chế kiểm soát này, họ

sẽ không còn xu hướng trích dẫn sai lệch thông tin Và nếu phát biểu của bạn có bịtrích dẫn sai, thì bây giờ bạn đã sẵn sàng cho các tình huống "ông ấy nói " hay "bà taphát biểu " Ngoài ra, nếu các bình luận không chính xác không được rút lại hoặc tạo

Cơ sở lý thuyết

thêm tổn thất cho khách hàng của bạn, thì bạn đã sẵn sàng để đệ đơn kiện cho hành vibôi nhọ hay vu khống

Không có gì không chính thức

Khi phóng viên nói, "OK, hãy trao đổi không chính thức", đừng tin họ Đúng, đa

số các nhà báo đều trung thực và tôn trọng phát biểu của bạn, nhưng bạn sẽ luôn gặpmột hay hai kẻ vẫn thu âm dù đã tắt máy quay! Trong tình trạng khủng hoảng, bạnkhông thể chấp nhận chi phí "lộ thông tin"

Kiểm soát đám đông

Cộng đồng truyền thông là những người năng động và đầy sáng tạo Bạn khôngthể kiểm soát được 1.000 phóng viên cho dù đã có cả một đội quân các phát ngôn viênchuyên nghiệp Trong một số tình huống, khi có sự tham gia của cảnh sát, quân đội,hay lực lượng bảo vệ, bạn sẽ không bao giờ muốn xuất hiện các bức ảnh trong đónhân viên cảnh sát, sĩ quan quân đội, hay phụ trách bảo vệ đang bắn cảnh cáo đámđông phóng viên Cố gắng bố trí các địa điểm thuận lợi cho các phóng viên tác nghiệp

và không làm ảnh hưởng tới hoạt động của bạn hay khách hàng của bạn Bố trí thànhviên của nhóm truyền thông quản trị khủng hoảng tại các địa điểm đó

Không bao giờ nói "Miễn bình luận"

Với câu hỏi bạn không muốn trả lời hoặc không có câu trả lời, hãy nói "Đó là mộtcâu hỏi hay, tôi không có câu trả lời, tôi sẽ trả lời sau" Yêu cầu người phóng viênchuyển cho bạn số điện thoại, địa chỉ email và hẹn sẽ trả lời anh ta sớm nhất có thể.Nếu bạn có thời gian, hãy trả lời anh ta sau đó Bạn không bao giờ muốn xuất hiệntrước công chúng với hình ảnh đang che giấu một điều gì đó Bạn sẽ không bao giờmuốn tin đồn thay thế cho sự thật

Tạo sự đồng cảm

Nếu tình huống khủng hoảng đang tiếp diễn (ví dụ bắt cóc con tin) và giới truyềnthông đang cắm trại bên ngoài, chờ đợi cả ngày dưới ánh nắng thiêu đốt và giá lạnhban đêm để có được các tin tức mới nhất, hãy đồng cảm với họ Bạn có thể hỏi liệu họ

có cần các trợ giúp cá nhân không? Chuyển cho họ một vài chai nước, hoa quả, bánh

mỳ, cà phê, bánh ngọt và tinh thần hợp tác Dù bạn tin hay không tin, nhiệt huyết vẫnchảy trong mỗi phóng viên- những người đang chịu áp lực rất lớn từ toà soạn củamình Hãy cố làm cho tình thế trở nên dễ dàng và an toàn hơn cho họ ở mức tối đa cóthể Bằng cách này, bạn sẽ tạo ra môi trường thân thiện để đưa thông điệp của mìnhđến thế giới.

Cuối cùng, luôn bày tỏ tinh thần lạc quan và chia sẻ với mọi bên liên quan

Nhiều giờ sau thảm hoạ 11/9, ngay tại hiện trường, thị trường thành phố New YorkRudy Giuliani phát biểu "Hãy trở lại nhịp sống bình thường để chứng minh chúng takhông sợ hãi Hãy làm việc Ra khỏi nhà Đi mua sắm Đến nhà hàng Đừng tự khóamình Đây là điều tồi tệ đã xảy ra, chúng ta không thể hiểu nổi Nhưng chúng ta đơngiản phải tiếp tục sống"

Diễn đạt sự thật trung thực và với tinh thần lãnh đạo trong suốt thời gian khủnghoảng là trách nhiệm đầu tiên và cuối cùng của bạn

NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

CÁC NHÀ

QUẢN TRỊ CÁC NHÂN VIÊN CẤP DƯỚI

THÔNG TIN

THÔNG TIN

1 Truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp:

1.1 Thực trạng:

Truyền thông nội bộ thông suốt giúp đơn vị không những hoàn thành tốt nhiệm vụ với năng suất, chất lượng cao mà còn mang lại một môi trường làm việc cộng tác, chuyên nghiệp, phát triển bền vững nhờ tính kế thừa, cởi mở và minh bạch, góp phần xây dựng văn hóa công ty

Theo các chuyên gia, để triển khai truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần xuấtphát từ nhu cầu chứ không phải từ quyết tâm của lãnh đạo hay nhân viên Trường hợpchưa có nhu cầu hay nhu cầu chưa thể hiện, phải tạo nhu cầu, ví dụ như: lãnh đạo phải

từ chối nhận báo cáo giấy, trừ trường hợp để ký và đóng dấu… để tạo thói quen nộpbáo cáo bằng file, kéo theo nâng cao kỹ năng sử dụng truyền thông nội bộ dựa trêncông nghệ thông tin

Dù là doanh nghiệp khởi nghiệp cũng cần truyền thông nội bộ Có truyềnthông nội bộ tốt, lãnh đạo và doanh nghiệp luôn “biết rõ mình theo thời gian thực”mới ra được các quyết định chính xác Hệ thống truyền thông nội bộ giúp rất nhiềuviệc, ví dụ, mỗi người có thể trao đổi với vài người về công việc khác nhau cùng lúctrực tuyến chứ không hạn chế như khi gặp trực tiếp Truyền thông nội bộ còn giúp lưuvết thông tin và quyết định… để theo dõi thực hiện và rút kinh nghiệm…

Tùy chiến lược kinh doanh và khả năng, doanh nghiệp có thể chọn các giảipháp chi phí thấp hoặc mua các hệ thống nguồn đóng… Thị trường cũng có nhiềugiải pháp miễn phí, đáp ứng rất tốt những yêu cầu thiết thực, nhưng hiện tại, chúngchưa dễ dàng tích hợp với nhau cho bài toán lớn hơn trong truyền thông nội bộ củadoanh nghiệp

Hiện nay, các doanh nghiệp đều đã được trang bị tương đối tốt về công nghệthong tin, gần như các nhân viên văn phòng đều có máy tính Việc truyền thông điệpgiữa các cá nhân giờ đây đã trở thành “truyền thông giữa các máy tính” Kết nối mạngnội bộ (LAN) trong các văn phòng đã là yêu cầu hiển nhiên Để có LAN đúng nghĩa,đơn vị phải đầu tư máy chủ - chạy 24/7/365, không dùng máy tính để bàn làm máychủ vì máy tính để bàn không chạy 24/7/365 được Nếu truyền thông nội bộ vượt khỏiphạm vi 1 địa chỉ, kết nối LAN với Internet “băng rộng” là nhu cầu phải đáp ứng càngsớm càng tốt Có Internet “băng rộng”, việc xây dựng mạng riêng ảo (VPN), phát

Thực trạng và giải pháp

triển điện thoại Internet (VoIP) hay hội nghị truyền hình chỉ còn tùy thuộc vào nhucầu của doanh nghiệp, khả năng tài chính và thời gian trống để triển khai

Các công cụ truyền thông nội bộ phổ biến gồm:

 Thoại (Analog, VoIP);

 Email (Outlook Express, MS Outlook, Thunder Bird (PMNM), Gmaildoanh nghiệp…);

 SharePoint (chia sẻ thông tin), File Server (chia sẻ file);

 Các GP về thoại và hình ảnh (Voice, Video); Y!M, Chat, Skype…;

 Các hệ thống quản lý và dùng chung văn bản, quản lý báo cáo, vănphòng điện tử, điều hành trực tuyến…

Ngoài ra, còn có nhiều giải pháp công nghệ, người dùng cuối là nhân viên vănphòng không cần nhưng nhân viên công nghệ thong tin của các nhà cung cấp lại rấthay dùng như Remote Desktop (hỗ trợ máy tính từ xa); Team Viewer - quản lý máychủ từ xa (miễn phí, hiển thị máy đối tượng trên màn hình máy mình), chức năng chia

sẻ màn hình của Skype…

1.2 Giải pháp:

1 Có thể dùng ứng dụng MS Outlook Express sẵn trong Windows 9x/NT,hoặc MS Outlook 97/2000 (client) kết hợp MS Exchange Server 5.5/2000 (server) đểkhai thác tính năng làm việc cộng tác

2 Ngay khi chưa kết hợp với MS Exchange Server, MS Outlook không chỉ làmột phần mềm quản lý email mà nó còn có nhiều tính năng khác Ví dụ, ngoài quản lýgửi, nhận, lưu, nháp… email, MS Outlook còn có thể quản lý: Địa chỉ liên hệ(Contacts); Lịch làm việc (Calendar); Ghi chú (Notes); Tác vụ (Task); Nhật ký(Journal) và Nhắc việc (Reminder) Nếu kết hợp MS Outlook với MS ExchangeServer, nhất là khi mailbox được lưu trực tiếp trên MS Exchange (thay vì lưu trên đĩacứng của máy người dùng như trường hợp dùng đơn lẻ) thì bộ đôi này phát huy hếtcác tính năng làm việc cộng tác Có thể đồng bộ dữ liệu với các thiết bị di động có hỗtrợ MS Exchange Tùy tính chất công việc, còn có thể truy cập các mailbox dùngchung, thư mục dùng chung (public folder) dành riêng cho phòng/ban/nhóm Sử dụnghết công suất MS Outlook, người dùng hoàn toàn có thể làm chủ luồn thông tin traođổi qua lại với các thành viên trong cùng đơn vị và với bên ngoài Khi cần, người

dùng dễ dàng tìm lại các công việc cũ để xem lại và tiếp tục sử dụng các email cũ cócùng chủ đề.

3 Ngoài ra, còn có tận dụng khả năng chia sẻ và phân quyền của MS Outlook

để tổ chức các mailbox dùng chung nhận bài viết, phản hồi của bạn đọc, email thôngcáo báo chí… Có thể cấp quyền chỉ đọc hay đọc/ghi/xoá/ gửi email cho từng thànhviên từ mailbox đó Các mailbox quản lý tài nguyên chung: phòng họp, máy chiếu, xehơi… giúp người quản lý nhận ngay thông tin đăng ký tài nguyên; trường hợp tàinguyên đã được đăng ký trùng giờ thì hệ thống tự động báo cho người đăng ký, rấtkhoa học

4 MS Exchange cho phép tạo các thư mục dùng chung và cũng phân chiathành các loại như trong MS Outlook Ví dụ, trong thư mục chung, khi một ngườidùng cập nhật lịch hội thảo vào thư mục chung “Lịch hội thảo”, hệ thống sẽ có “rules”

tự động gửi email thông báo cho nhóm người có chung mục tiêu công việc (được thiếtlập từ đầu bởi người quản lý) Qua đó, mọi người biết sẽ có sự kiện gì và ai là ngườitheo dõi

Trích “ Truyền thông thời “Đồ đá”

“Đây là một nhận xét hơi quá đáng, song phần ảnh một phần sự "thô sơ"

trong cách truyền thông nội bô của nhiều doanh nghiệp cho đến thời điểm hiện nay Ở

đó, các công cụ giao tiếp hiện đại như email, website, chat đã không được tận dụnghoặc bị khước từ Ở đó, một sự thật là, các sếp không thể viết nổi một email hoặcmột bức thư truyền đạt thuyết phục một ý tưởng hoặc một lời kêu gọi, chỉ đạo củamình đến nhân viên

Trong hầu hết các doanh nghiệp nước ngoài, mạng email và chat nội bộ được

sử dụng thường xuyên và liên tục mỗi ngày Thói quen của nhiều nhân viên là bắt đầungày làm việc bằng kiểm tra e-mail và đọc website, bản tin điện tử của Công ty đểxem thông báo mới Triển khai, kiểm tra tiến độ công việc, chỉ đạo mệnh lệnh hoặctâm linh thường được truyền đạt qua email để nhanh chóng, dễ dàng, đây đủ và đồngnhất đến nhiều người cùng lúc Những tiện ích lớn khác của cách truyền thông này làchi phí rẻ và linh động về thời gian Chính thói quen đó giúp các sếp có thể điều hànhcông việc từ xa, bứt ra khỏi văn phòng mà vẫn nắm được tình hình đầy đủ ở công ty

Trong khi đó, các sếp ở nước ta thường thích "mặt đối mặt" Cân chỉ dạo haytruyền đạt gì đó, cứ ra lệnh triệu tập cuộc họp hoặc bốc điện thoại gọi "Lên phòng tôi

Thực trạng và giải pháp

có việc”! bất kể nhân viên của mình khi đó đang làm việc gì Viết là mối lo của nhiềungười, bởi không thể diễn đạt được ý bằng ngôn ngữ nói, nên luôn cảm thấy viếtemail rất mất thời gian và nhức đầu

Trong những trường hợp bắt buộc phải dùng đến email, tin nhắn điện thoại,nhiều nhà lãnh đạo đã bộc lộ rõ sự khiếm khuyết của mình trong kỹ năng "điều hành"

từ ngữ Ngoài chuyện viết nhưng không diễn đạt được ý, câu chữ "liên tu bất tận”, cảnhững quy tắc giao tiếp cơ bản qua e-ail, tin nhắn, như khi nào dùng chữ in, chữ hoa,chữ thường cũng bị vi phạm trầm trọng Có những email của sếp bởi nhân viênđược viết toàn bằng chữ in hoa mà chính sếp cũng không biết rằng chữ in hoa đượcdùng để diễn đạt sự tức giận hay nhấn mạnh mệnh lệnh Nhiều người chỉ nghĩ đơnthuần rằng, viết chữ in hoa cho rõ ràng, dễ đọc Thế nên, đã có trường hợp mộtdoanh nhân Việt kiều sống lâu năm ở nước ngoài mới về Việt Nam làm ăn đã phải

"hoang mang" khi nhận được một email toàn chữ in hoa của đối tác gởi mà không biếtmình có làm gì "mất lòng" họ không

Do không thể khai thác được các phương tiện hữu ích mới, nên một số doanhnghiệp hiện vẫn còn phải trung thành với các phương cách truyền thông nội bộ cũ,chủ yếu là sử dụng bảng thông báo công cộng dán hay viết lên đó những thông tinmuôn truyền đạt đến tất cả nhân viên Nhưng do không nhận thác hết tầm quan trọngcủa công tác truyền thông nội bộ, nên các bảng thông báo này đôi khi cũ kỹ, xâu xíđến thảm hại Những thông tin được chuyển tải lên đó bằng những mẩu giấy đượcviết, in, dán rất cẩu thả hoặc viết tay nguệch ngoạc Đáng tiếc là điều này vẫn đanghiện diện trong chính các công ty mà các nhà lãnh đạo nói rằng đang cố gắng vươnđến sự chuyên nghiệp.”

Không chỉ viết, kỹ năng nói chuyện và truyền đạt bằng lời cũng còn là điềmyếu của nhiều nhà quản lý hiện nay Cho nên trong tuyệt đại đa số trường hợp phảiphát biểu trước cử tọa, các sếp thường cầm giấy đọc nội dung do người khác soạn sẵn.Các buổi họp nội bộ công ty buồn tẻ, nặng nề một phần lớn do sự hạn chế kỹ năngnày của người điều hành Khi không thể giao tiếp, truyền thông một cách nhẹ nhàng

cả ở nói và viết, môi quan hệ giữa người và người trong doanh nghiệp sẽ khô cứng,đơn điệu, thiếu sự sinh động, thân thiện và thiếu tinh thần chia sẻ Điều này không thểtạo nên sự thấu hiểu, vui vẻ và đoàn kết tập thể, càng không thể giúp người ta "nhận”

và "cho các giá trị tinh thần Do vậy, để tạo môi trường văn hóa doanh nghiệp sinhđộng, các nhà lãnh đạo rất cần theo phải có một cái nhìn khác và thay đổi các kỹ năngtruyền thông Muốn như thế, nên:

 Đừng xem việc bỏ thời gian để viết email cho nhân viên là lãng phí Ngượclại, đó là một cách tiết kiệm thời gian và truyền thông hiệu quả.

 Xây dựng cách chia sẻ trong công ty Trong đó, email và chat khiến người ta

dễ chia sẽ hơn những khi "mặt đối mặt" Các sếp sẽ dễ dàng nhận được phảnánh, khiếu nại, tâm sự của nhân viên qua email hơn là nghe họ trình bày trựcnếp trong cuộc họp

 Xây dựng và quảng bá thói quen này đến nhân viên trong Công ty và các Sếpphải là những người cởi mở trước Hãy đặt câu hỏi xem liệu mình đã có trongtay địa chỉ email của tất cả nhân viên Đã tổ chức được mạng email và liên lạcnội bộ Có xem email là một trong những kênh giao tiếp chính hay vẫn còncảm giác nó quá "ảo” thiếu tính thiết thực?

 Xoá bỏ dần "nỗi sợ hãi" môi khi phải viết lách bằng cách hiểu rằng viết là diễnđạt những suy nghĩ tự nhiên và chân phương trước khi có thế viết hay như cácnhà văn, tự cải thiện kỹ năng này và giúp nhân viên của mình làm điều đó

Có một bất tiện đối với người Việt Nam là viết email không thể dùng chữ Việt

có dấu Khi phải dùng chữ không dấu, rất có nguy cơ gây bị ngộ nhận, và nội dungtruyền đạt ít thuyết phục Hiện một số chương trình đã cho phép viết chữ Việt có dấunhưng rất có thể sẽ không đọc được nơi phía người nhận bởi các hạn chế về kỹ thuật

Do đó nhiều người thường dùng tiếng Anh để trao đổi email Nếu không thể dùngtiếng Anh thường xuyên, với những nội dung dài, quan trọng, hãy viết nội dung traođổi bằng tiếng Việt có dấu rõ ràng trên văn bản Word và gởi qua email theo dạng vănbản đính kèm

Tầm quan trọng của “ Truyền thông trực tiếp” trong nội bộ:

Tuy nhiên, không phải vì những lợi ích của công cụ truyền thông hiện đại màcác doanh nghiệp lại bỏ qua các hình thức truyền thông truyền thống trong nội bộdoanh nghiệp Và truyền thông truyền thống trong doanh nghiệp có vai trò quan trọng

gì trong công tác quản trị ?

Ngày nay, mọi người thường sử dụng các phương thức liên lạc là qua điệnthoại hoặc email, bởi nó đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện Tuy nhiên, nó lại thiếu

Thực trạng và giải pháp

một thứ mà chỉ có đối thoại, gặp gỡ trực tiếp mới có thể mang lại Đó chính là cảmxúc và sự ấm áp Do đó, lãnh đạo của một tổ chức sẽ phải là người làm hồi sinh lạiphương pháp giao tiếp trực tiếp mặt đối mặt mà bấy lâu, rất nhiều lãnh đạo đã vô tìnhquên mất

Vậy khi nào bạn cần sử dụng các cách thức giao tiếp trực tiếp ?

a) Khi đánh giá cao nhân viên

Helen Keller - một nhà văn, một nhà giáo nổi tiếng của Mỹ từng nói: "Chúng

ta đi dạo với tấm biển quảng cáo đề trước trán rằng "Hãy đánh giá cao tôi" Nhưngdường như chúng ta lại luôn có xu hướng thay thế cái vỗ nhẹ vào lưng để khuyếnkhích động viên nhân viên của mình bởi những email lạnh lùng cảm ơn và khen họ đãlàm tốt công việc Không gì có khích lệ nhân viên của bạn hơn là việc họ nhìn thấychính bạn động viên, đánh giá cao họ trước mặt người khác"

Do đó, nếu như nhận viên của bạn đã thực hiện tốt công việc trong thời giangần đây và hoàn thành những bản báo cáo tuyệt vời, hãy tới phòng làm việc của vàchúc mừng họ hơn là gọi điện Dù chỉ để nói duy nhất từ cảm ơn và vỗ nhẹ vào lưng,nhưng điều đó làm phấn chấn tinh thần làm việc của nhân viên rất nhiều Mặt khác,

nó cũng tạo ra một cảm giác hứng khởi thích thú khi những người khác hỏi xem cóviệc gì mà sếp phải thân chinh tới gặp

Do đó, thật khó để tạo dựng mối quan hệ tốt thông qua email Sẽ tốt hơn nhiềunếu như ông chủ khen ngợi đánh giá cao tôi một cách trực tiếp

b) Chỉ trích hoặc đưa ra phản hồi

Khi bạn đưa ra một thông tin phản hồi thông qua email hay điện thoại, sẽ cólúc người nhận sẽ có nhận thức hoàn toàn khác về những thông tin mà bạn gửi tới,hiểu nhầm hoặc hiểu một cách lơ mơ, không rõ ràng Điều này chắc chắn sẽ bị thổiphồng lên khi bạn không truyền thông trực tiếp với nhân viên

Người đọc thư hay người nghe điện thoại có thể nghĩ rằng bạn là một vị lãnhđạo lạnh lùng, bàng quan, lãnh đạm và đó hẳn là lý do vì sao bạn tránh gặp trực tiếp

họ để thảo luận vấn đề Một cuộc gặp trực tiếp mặt đối mặt sẽ trao cho bạn cơ hội đốithoại thành công với người khác, trong khi những cách truyền thông khác rất nhạycảm và có tính chất ngoại giao khách sáo

Nhiều lãnh đạo thường sử dụng email tới cấp dưới để tránh đối mặt với vấn đềthực tế Nhưng trên thực tế, nếu như khi cấp dưới không đạt được mục tiêu mà bạn đề

ra cho họ, hẳn bạn sẽ muốn họ nói trực tiếp với bạn hơn là giải thích qua email

c) Khi giao trách nhiệm mới

Khi bạn giao trách nhiệm cho cấp dưới thông qua email hay điện thoại, điềunày dễ gây ra một rủi ro Đó là những thông điệp mà bạn gửi đi có thể bị sai lệch hoặcgiảm bớt thông tin Đừng ngạc nhiên nếu như nhóm của bạn làm việc như thể họkhông phải là người có trách nhiệm thực thi công việc mà bạn giao hay không hoànthành các nhiệm vụ đúng thời hạn nếu như bạn không nói trực tiếp

Ngữ điệu của giọng nói, các cử chỉ biểu hiện trên khuôn mặt và liên lạc bằngmắt có thể giúp nhân viên của bạn hiểu được tầm quan trọng của nhiệm vụ mà bạngiao cho họ Từ đó, họ sẽ tự đánh giá được rằng việc hoàn thành nhiệm vụ đúng thờihạn có cần thiết hay không

Delhi-based Ashu Gosh, quản lí của công ty tư vấn Aviar IT cho hay: "Chúngtôi thường áp dụng những cuộc gọi thảo luận, hội thảo trên băng video hay các cuộcgặp trên mạng, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, không có hình thức nào có tác dụng

và ảnh hưởng hơn một cuộc gặp trực tiếp cả nhóm"

d) Thay đổi tình thế khi gặp trục trặc với đối tác.

Nếu tổ chức của bạn không cung cấp sản phẩm theo đúng như mong đợi của

đối tác tức là mối quan hệ của tổ chức bạn với họ đang bị đặt trong một mối nguy.Một bức email xin lỗi không đủ đáp ứng và khắc phục một tình huống nhạy cảm nhưthế này Nếu có thể, hãy tới phòng làm việc của họ Đừng gọi cho họ để giải thích, màhãy tái khẳng định việc họ tin tưởng vào bạn không phải là đặt nhầm chỗ Đối tác củabạn sẽ rất ngạc nhiên và hài lòng khi bạn dành thời gian đến tận nơi với họ, đặc biệtkhi xảy ra vấn đề không hay

"Hàng ngày, tôi thường liên lạc với một đối tác qua email mà không bao giờtìm hiểu rằng người đó là nam hay nữ Khi một bản báo cáo tôi định gửi bị trì hoãn,tôi đưa ra một lời bình luận khiếm nhã Tôi tưởng rằng đó là một người đàn ông, ai

dè, trên thực tế, đó lại là một phụ nữ và điều đó làm cho cô ấy cảm thấy bị xúc phạm".Deepak M.L, nhà quản lí của Convergys cho hay

Thực trạng và giải pháp

e) Khi giải quyết các cuộc xung đột

Hầu như không có tổ chức nào là không xảy ra các xung đột ở nơi làm việc.Việc thiếu các cuộc giao tiếp liên cá nhân sẽ càng làm tình huống thêm xấu đi Trong

giao tiếp, 55% ý nghĩa đến từ ngôn ngữ cơ thể và những biểu hiện trên khuôn mặt,

38% đến từ ngữ điệu của lời nói Chỉ có 7% ý nghĩa của một cuộc tương tác đến từbản thân ý nghĩa của những từ ngữ đó Vì vậy, việc cố gắng giải quyết các cuộc xungđột ở nơi làm việc là một "sáng kiến" tồi

Phong cách giao tiếp của bạn thể hiện rất nhiều về bạn với tư cách là mộtngười chuyên nghiệp, một chuyên gia, một lãnh đạo Nhà văn Mỹ Ralph WaldoEmerson từng nói rằng: "Bạn luôn luôn nằm trong vòng kiểm tra và tầm kiểm soát củangười người xung quanh bạn Họ sẽ chính là người đánh giá, công nhận hay phủ nhậngiá trị của bạn Vì vậy thay vì ngồi thoải mái trong phòng làm việc, bạn hãy xây dựngmối quan hệ tin cậy bằng việc đối thoại trực tiếp mặt đối mặt"

Vậy để mục đích truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp đạt hiệu quả, các nhàquản trị phải phối hợp thực hiện cách truyền thông trực tiếp truyền thống và cách thứctruyền thông hiện đại Phải phối hợp thực hiện có chủ động để đạt được kết quả tốtnhất

2 Truyền thông bên ngoài doanh nghiệp:

Truyền thông ra bên ngoài là một trong những vấn đề quyết định sự thành bạicủa công ty Một sản phẩm muốn đến với người tiêu dùng thì không còn con đườngnào khác ngoài truyền thông, quảng cáo

Hơn 02 thập kỷ qua, Việt Nam đã chuyển đổi nhanh chóng từ nền kinh tế tậptrung bao cấp sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN Cũng trong quá trìnhphát triển như vậy Việt Nam đã có những cú đột phá mạnh trên lĩnh vực thông tintruyền thông Số lượng các cơ sở thông tin - truyền thông không ngừng tăng lên vàngày càng đa dạng

Lấy ví dụ trong ngành báo giấy, Việt Nam có 553 cơ quan với hơn 713 ấn bảnvào năm 2005 – tăng từ 450 cơ quan và 563 ấn bản trong năm 2000 Trong ngànhphát thanh truyền hình, đến năm 2005, có khoảng 80 đài phát thanh/truyền hình cấptỉnh thành, khu vực và quốc gia Công nghệ mới, đặc biệt là truyền hình cáp, truyền

hình vệ tinh và Internet, cũng đang tạo ra những dịch vụ hay ngành nghề truyền thôngmới

Bên cạnh đó, nhu cầu về các hoạt động kinh tế dựa trên truyền thông – nhưquảng cáo, PR, xây dựng nhãn hiệu, tiếp thị, truyền thông doanh nghiệp – trong xã hộiđang tăng mạnh Theo một cuộc khảo sát thị trường vào giữa thập niên 2000, ViệtNam có hàng trăm doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực PR và quảng cáo, với mứctăng trưởng hàng năm đạt khoảng 30% Khoảng 2/3 công ty quốc doanh và hơn 3/4công ty tư nhân trong cuộc khảo sát này đã sử dụng các dịch vụ PR

Qua những con số trên, chúng ta có thể phần nào thấy được tầm quan trọngcủa công việc truyền thông đối với mỗi doanh nghiệp Nhưng ngày nay, khi xã hộicàng phát triển thì các phương tiện cũng như hình thức truyền thông càng trở nên đadạng, hiện đại Tuy nhiên, thực tế ở Việt Nam cho thấy, ngay cả khi có trong tay mộtngân sách tương đối thoải mái, làm thế nào để có thể tạo ra những quảng cáo ấn tượng

và đáng nhớ vẫn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp

2.1 Các phương tiện truyền thông thường dùng

2.1.1 Các ưu và nhược điểm

* Thư trực tiếp (Direct mail): Do được gửi dưới dạng thư riêng, người nhận

sẽ bóc và đọc ngay thông điệp của bạn

- Người xem thường chuyển kênh khi có quảng cáo

- Chi phí quảng cáo rất đắt