Báo cáo tốt nghiệp chương trình quản lý tài sản của trường cao đẳng CNTT (CIT)

Báo cáo tốt nghiệp chương trình quản lý tài sản của trường cao đẳng CNTT (CIT)

LỜI MỞ ĐẦU

Với xu thế phát triển như vũ bão hiện nay, công nghệ thông tin đã đem lạinhững lợi ích không thể phủ nhận với mọi mặt đời sống xã hội Sự ưu việt củachiếc máy tính đã giúp con người khắc phục những hạn chế, tăng năng suất vàhiệu quả công việc Nó đã trở thành cánh tay đắt lực không thể thiếu của conngười

Tính năng vượt trội đã giúp chiếc máy tính dần dần thay thế cách làm thủcông mà hướng tới cách làm theo hướng chuyên môn và công nghệ hơn Mọi hoạtđộng kinh tế xã hội đều cần đến sự trợ giúp của công nghệ thông tin và quản lýkhách sạn lại cần cần thiết hơn

Hiện nay, Công nghệ thông tin(CNTT) thúc đẩy mạnh mẽ cuộc đổi mới

trong giáo dục, tạo ra công nghệ giáo dục (Educational Technology) với nhiều

thành tựu rực rỡ, trong đó có công nghệ dạy và học CNTT làm thay đổi nội dung,hình thức và phương pháp dạy học một cách phong phú Những phương pháp dạyhọc theo cách tiếp cận kiến tạo, phương pháp dạy học theo dự án, dạy học pháthiện và giải quyết vấn đề càng có nhiều điều kiện để ứng dụng rộng rãi Các hìnhthức dạy học như dạy theo lớp, dạy theo nhóm, dạy cá nhân cũng có những đổimới trong môi trường công nghệ thông tin Mối giao lưu giữa người và máy đã trởthành tương tác hai chiều.Vì vậy cần thiết một chương trình để quản lý các thiết bịCNTT

Quản lý tài sản là một nhu cầu không thể thiếu trong xã hội ngày càng pháttriển hiện nay, công việc quản lý tài sản đòi hỏi cần phải có sự chính xác, nhanhchóng và tiện lợi nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như người quản lý.Việt Nam đang phát triển nên việc quản lý tài sản là nhu cầu thiết yếu và cần thiếtcho tất cả mọi người.Để khách hàng có được sự hài lòng thì phần mềm quản lý tàisản của chúng tôi sẽ giúp cho công việc quản lý của bạn tốt hơn, giải quyết vàkhắc phục tối đa những hạn chế mà nếu thao tác bằng tay chúng ta thường mắcphải Phần mềm sẽ quản lý cơ sở vật chất, thống kê tài sản, báo cáo chi tiết tàisản một cách nhanh chóng và chính xác nhất

Chương trình quản lý tài sản của trường Cao Đẳng CNTT (CIT) được sửdụng để quản lý các trang thiết bị giảng dạy và học tập hiện có tại trường Chươngtrình cho phép nhập và hiển thị thông tin các thiết bị của trường, nhằm quản lýthiết bị một cách dễ dàng và khoa học

Tuy nhiên, do thời gian, kinh nghiệm, kiến thức của bản thân còn có hạnnên chương trình còn nhiều hạn chế, thiếu xót rất mong thầy cô và các bạn đónggóp ý kiến để chương trình ngày càng hoàn thiện hơn

Đà Nẵng, Ngày….tháng… năm 2011

Sinh viên

LỜI CẢM ƠN

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Công nghệ cũng như

các thầy cô giảng dạy trong trường CĐ Công Nghệ Thông Tin đã truyền đạt

những kiến thức quý báu cho chúng tôi trong những năm học vừa qua.

Đặc biệt, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Ths Nguyễn Thị Minh Hỷ -Ths Trương Ngọc Châu khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học Bách khoa Đà Nẵng đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ chúng tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài.

Và để có được kết quả như ngày hôm nay, chúng tôi rất biết ơn gia đình đã động viên, khích lệ, tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất trong suốt quá trình học tập cũng như quá trình thực hiện đề tài tốt nghiệp này.

Xin chân thành cám ơn các bạn trong khoa Công nghệ đặc biệt là các bạn lớp 08N đã ủng hộ, giúp đỡ, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và tài liệu có được cho nhóm chúng tôi trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài.

Một lần nữa xin chân thành cám ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan :

1 Những nội dung trong luận văn này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của cô Ths Nguyễn Thị Minh Hỷ - Ths Trương Ngọc Châu

2 Mọi tham khảo dùng trong luận văn đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố.

3 Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá,

tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Học viên, Hoàng Cảnh Tài Nguyễn Thị Bang

NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

Đà Nẵng ngày … tháng … năm 2011

Cán bộ hướng dẫn

Ths Nguyễn Thị Minh Hỷ Ths Trương Ngọc Châu

MỤC LỤC

Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 9

I CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (CIT) 9

I.1 Nguyên tắc chung đối với công tác quản lý cơ sở vật chất 9

I.2 Các quy định của công tác quản lý cơ sở vật chất 9

I.2.1 Quy định chung của quản lý thiết bị 9

I.2.2.Quy đinh chi tiết của quản lý thiết bị 10

II TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI TRƯỜNG CIT 10

II.1.Giới thiệu trường CIT 10

II.2 Chức năng và nhiệm vụ của quản lý thiết bị học tập và giảng dạy 10

III HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT BÀI TOÁN QUẢN LÝ 11

III.1 Ứng dụng tin học vào công tác quản lý thiết bị 11

III.1.1 Tầm quan trọng của hệ thống 11

III.1.2.Tin học đối với công việc quản lý 11

III.2 Những vấn đề cần giải quyết đối với một bài toán quản lý 11

III.3 Các giai đoạn phân tích và thiết kế 11

Chương II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 13

I.Hiện trạng hệ thống 13

II Khảo sát 14

II.1 Mô tả về môi trường hoạt động 14

II.2 Khảo sát các nghiệp vụ 14

II.3.Sự phân cấp ở Trường 14

II.4 Đối với việc nhập thiết bị 15

II.5.Đối với việc bàn giao thiết bị 16

II.6.Đối với việc theo dõi thiết bị 17

II.7 Đối với việc thu hồi thiết bị 17

II.8 Đối với việc thanh lý thiết bị 18

II.9 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 19

II.10.SƠ ĐỒ MỨC NGỮ CẢNH 21

II.11.SƠ ĐỒ MỨC ĐỈNH 22

II.12.SƠ ĐỒ MỨC DƯỚI ĐỈNH 23

III.Các vấn đề yêu cầu 23

III.1.Nhập thiết bị 23

III.2.Giao cho Bộ môn 24

III.3 Chuyển trả Thiết bị 24

III.4.Xuất thiết bị 25

III.5 Hồ sơ thiết bị 25

III.6.Chuyển giao quản lý 26

IV.Danh sách các bảng dữ liệu 26

IV.1 Thiết kế CSDL và lược đồ quan hệ 26

IV.2.Mô hình thực thể liên kết 30

CHƯƠNG III CÔNG CỤ LẬP TRÌNH VÀ TỔ CHỨC 31

CHƯƠNG TRÌNH 31

I.CÔNG CỤ LẬP TRÌNH 31

I.1 Giới thiệu tổng quan về Visual C Sharp 31

I.1.1 Cơ bản về NET Framework 31

I.1.2 Các thành phần của NET Framework 31

I.1.3 Các tính năng cơ bản của ngôn ngữ lập trình C# 32

I.1.4 Các ứng dụng của C# 32

I.1.5 Các lợi ích của C# 32

I.1.6 Môi trường phát triển tích hợp Visual Studio NET 2005 32

I.1.7 Các phiên bản của VS 2008 33

II Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 2005 33

II.1.SQL là ngôn ngữ cơ sở dữ liệu quan hệ 33

II.2.Vai trò của SQL 34

III.Thiết kế Form 35

III.1 Form giao diện chính của chương trình 35

III.2 Form Nhập mới thiết bị 36

III.3 Form Tìm kiếm thiết bị 37

III.4.Form Cho mượn thiết bị 38

III.5 Form Thống kê theo phòng đặt 39

III.6 Form Thống kê theo Bộ Môn 40

III.7.Form Thiết bị trong trường 41

IV.HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ KẾT QUẢ CHẠY THỬ 42

IV.1 Giao diện chính của chương trình 42

IV.2 Sử dụng từng chức năng và kết quả của chương trình 43

IV.2.1 Chức năng cập nhật thông tin thiết bị 43

IV.2.2.Chức năng tìm kiếm thiết bị 43

IV.2.3 Chức năng cho mượn thiết bị 44

IV.2.4 Chức năng thống kê 45

VI.2.5 Chức năng hiển thị danh mục thiết bị 47

KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 49

Nội dung đạt được: 49

Hạn chế 49

Kinh nghiệm thu được 49

Hướng phát triển 49

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 50

Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

I CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (CIT)

I.1 Nguyên tắc chung đối với công tác quản lý cơ sở vật chất

Quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị giảng dạy và học tập là nhiệm vụ trựctiếp của nhân viên của phòng Hành chính – Tổng hợp trường CIT

Tất cả nhân viên trong trường thông qua nhân viên này để mượn trả thiết bịgiảng dạy

Nhân viên khi tham gia mượn trả thiết bị tại trường phải tôn trọng các quyđịnh nội quy do trường đề ra, mọi hành vi vi phạm với quy định, nội quy bị xem là

vi phạm quy chế của trường CIT

Nhân viên quản lý góp phần ổn định trường về an ninh, trật tự, sử dụng vàbảo quản tài sản Tạo điều kiện thuận lợi cho giảng viên và sinh viên nghiên cứu

và học tập

I.2 Các quy định của công tác quản lý cơ sở vật chất

I.2.1 Quy định chung của quản lý thiết bị

a) Bổ sung và bảo quản

Thiết bị nhập vào sẽ được chuyển đến kho quản lý của trường Tại đâynhững thiết bị sẽ được xem xét kỹ lưỡng về chủng loại, tình trạng, số lượng, đơngiá, nhà sản xuất Mỗi thiết bị sẽ được gắn với một mã thiết bị để tiện cho việc tìmkiếm Qua mã thiết bị này, nhân viên quản lý có thể biết được thiết bị này đangnằm ở vị trí nào trong kho, số lượng còn bao nhiêu và để dễ bảo quản thiết bị Saukhi thiết bị được cung cấp mã số, nó sẽ được cấp theo một mục cụ thể về tên thiết

bị, người nhận, ngày nhận, số lượng, chủng loại và nhiều thông tin khác

b) Phục vụ

Khi giảng viên, sinh viên có nhu cầu sử dụng thiết bị phục vụ cho công tácgiảng dạy và nghiên cứu thì thông qua người quản lý để có thể biết được thông tin

về thiết bị mà mình cần

I.2.2.Quy đinh chi tiết của quản lý thiết bị

Khi giảng viên hoặc sinh viên có nhu cầu mượn thiết bị thì sẽ được nhânviên quản lý cấp cho một mã cho mượn Thiết bị được giao cho người mượn tạikho của trường

Sau khi mượn được thiết bị, người mượn phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắccủa quản lý là không được làm hỏng hóc thiết bị Nếu có hỏng hóc gây ra phải báocho nhân viên quản lý trong thời gian sớm nhất để có biện pháp xử lý và khắcphục

II TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI TRƯỜNG CIT

II.1.Giới thiệu trường CIT

Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng là trường Caođẳng công lập chuyên ngành công nghệ thông tin được thành lập theo quyết định

số 5553/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 14/10/2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục vàĐào tạo, và đã tuyển sinh khóa đầu tiên vào tháng 10/2006

Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin là một trường thành viên của Đạihọc Đà Nẵng, có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin chất lượngcao góp phần tích cực vào sự phát triển của nền công nghiệp công nghệ thông tinViệt Nam, đồng thời tiến hành nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệthông tin tiên tiến, đặc biệt là hướng vào các ứng dụng nhằm góp phần đẩy mạnh

sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

II.2 Chức năng và nhiệm vụ của quản lý thiết bị học tập và giảng dạy

Hệ thống quản lý thiết bị học tập và giảng dạy có nhiệm vụ quản lý thiết bịhiện có trong trường một cách thông minh, khoa học nhất Hệ thống quản lý thiết

bị phải nắm giữ cụ thể số lượng thiết bị hiện có trong trường, phân loại theo chủngloại thiết bị để tiện cho việc tìm kiếm thiết bị Ngoài ra, hệ thống phải biết tìnhtrạng hiện tại của thiết bị, phải cập nhật thông tin mỗi khi bổ sung dữ liệu mớihoặc thanh lý thiết bị khi không còn giá trị Cùng với việc phục vụ tra cứu, hệthống phải phân loại thiết bị hiện có trong trường để đảm bảo cho giảng viên vàsinh viên có những thông tin cần thiết

III HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT BÀI TOÁN QUẢN LÝ

III.1 Ứng dụng tin học vào công tác quản lý thiết bị

III.1.1 Tầm quan trọng của hệ thống

Khái niệm về thông tin được giải thích nhiều trong từ điển, đó là những gìđem lại cho chúng ta những hiểu biết mới về 1 vấn đề nào đó Lý thuyết thông tingiúp cho chúng ta có thêm nhận thức về thông tin, hướng nghiên cứu chủ yếu của

lý thuyết thông tin là chú trọng và đọ tin cậy của thông báo Vì thế thông tin rấtcần cho nhiều công việc, đặc biệt là công việc quản lý Trong cơ chế thị trườnghiện nay, việc nắm bắt xử lý thông tin là yếu tố tác động rất lớn đến hiệu quả sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Thật vậy, “Thông tin là một đối tượng đã đượcchỉnh dạng, nó được tạo ra bởi con người đang làm một đại diện cho một kiểu dữliệu mà con người có thể nhận thức và xác định trong thực tế ” Thông tin có vaitrò quan trọng đối với người lãnh đạo trong một tổ chức hoạt động để hoàn thànhcác mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn Thông tin là yếu tố quan trọng chỉđứng sau yếu tố con người trong công việc lãnh đạo và quản lý

III.1.2.Tin học đối với công việc quản lý

Khi xã hội càng hiện đại, con người luôn phải tiếp cận một lượng lớn

ra quyết định ngay, nhưng có những nguồn thông tin mà chúng ta không thể quyếtđịnh ngay được Đối mặt với nhiều nguồn thông tin như vậy, nếu chúng ta không

xử lý nhanh kịp thời thì sẽ dẫn đến tồn đọng thông tin chưa xử lý, điều này có thểđưa chúng ta vào tình trạng thông tin trở nên quá tải, không thể kiểm soát được

Vấn đề đặt ra là cần phải có một công cụ giúp con người xử lý nhanh cácnguồn thông tin đó Ngày nay đối với hầu hết các tổ chức, đoàn thể, tin học đã trởthành sự lựa chọn số một giúp họ xử lý nhanh hơn các nguồn thông tin

Thật vậy, từ khi thông tin ra đời và phát triển cho đến nay, nó giúp conngười khám phá nhiều thành tựu khoa học và trở thành trợ thủ đắc lực không thểthiếu của con người hiện đại

III.2 Những vấn đề cần giải quyết đối với một bài toán quản lý

Bất cứ bài toán quản lý nào cũng đặt ra yêu cầu là đầu ra sản phẩm phảinhanh chóng , kịp thời chính xác để có thể giúp người quản lý hoạch định đúngđắn, chính xác kế hoạch của mình Do vậy, chúng ta những người xây dựng phảibiết tiến hành khảo sát, phân tích thật kỹ theo trật tự các bước công việc để bàitoán đạt kết quả tốt

III.3 Các giai đoạn phân tích và thiết kế

a) Lập kế hoạch: Thực hiện một dự án tin học có thể rất tốn kém, đòi hỏi nhiều

công sức thời gian trước khi mang lại lợi nhuận Các nhân tố thường ảnh hưởngđến việc lập kế hoạch là thời gian mức đầu tư, những yếu tố không chắc chắn của

dự án, nguồn nhân lực ( số lượng, trình độ khả năng của người thiết kế và sử dụng)những tình huống bất ngờ, những đánh giá sai lệch với thực tế

Giai đoạn này có mục đích xác định trong khoảng thời gian trung và dàihạn một sự phân chia, một kế hoạch can thiệp để dẫn đến nghiên cứu từng lĩnhvực

b)Phân tích hiện trạng: Giai đoạn này áp dụng theo từng lĩnh vực và theo dự kiến

đã được xác định ở kế hoạch Thực chất của giai đoạn này là phân tích hoạt động

hệ thống thông tin vật lý hiện hữu

c)Phân tích khả thi: Bước đầu của giai đoạn này là phân tích phần hệ thống hiện

hữu nhằm làm rõ các điểm yếu hay mạnh và sắp xếp theo mức độ quan trọng cácđiểm cần giải quyết Tiếp theo là xác định mục tiêu, các dự kiến sẽ phát sinh trongthời gian tới của bộ phận

d) Đặc tả: Là việc mô tả chi tiết kỹ thuật các thành phần bên trong hệ thống, bao

gồm:

Kiến trúc dữ liệu và xử lý các kiểu dữ liệu tương ứng, các chỉ dẫn về tên,

dữ liệu các sơ đồ, biểu đồ hay đồ thị

Giao diện giữa hệ thống thông tin và người sử dụng

Các công việc và các cài đặt cần thực hiện

Diễn biến tiến trình từ mức ý niệm đến lúc thể hiện: triển khai kế hoạch,phân nhóm làm việc,…

e) Thiết kế: Giai đoạn này xác định:

Kiến trúc chi tiết của hệ thống thông tin liên quan đến các giao diện vớingười sử dụng và các đơn thể tin học cần áp dụng: các quy tắc quản lý, cấu trúc dữliệu.

Quy tắc thử nghiệm chương trình, sử dụng các thư viện

Quy cách khai thác ứng dụng bảo trì, hướng dẫn sử dụng…

Các phương tiện và thiết bị liên quan

f) Lập trình: Giai đoạn này là thể hiện vật lý của hệ thống thông tin bằng việc lựa

chọn công cụ phần mềm để xây dựng các tệp dữ liệu, viết các đơn thể chươngtrình, chạy thử, kiểm tra, kết nối, lập hồ sơ hướng dẫn, chú thích chương trình

g) Thử nghiệm: Giai đoạn này bao gồm việc định nghĩa các thử nghiệm đơn thể

chương trình, thể nghiệm hệ thống, hoàn thiện khâu đào tạo người sẽ sử dụng hệthống, sử dụng các chương trình nguồn, hoàn thiện các văn bản hướng dẫn sửdụng

h) Khai thác: Đây là giai đoạn quyết định đến kết quả tương lai của hệ thống

thông tin Tùy theo kết quả khai thác, người sử dụng sẽ quyết định có sử dụng hệthống thông tin vừa xây dựng để thay thế hệ thống thông tin thủ công hay không

i) Bảo trì: Giai đoạn này bao gồm các công việc: bảo trì, cải tiến và thích nghi hóa

hệ thống thông tin với những thay đổi nội tại cũng như với môi trường xung

đó sai sót co thể xảy ra dư thừa thông tin gây ra nhiêu hậu quả nghiêm trọng

Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên các nhà quản lýthường xuyên chú trọng đến các thông tin, hay những vấn đề quan trọng Do vậynên thông tin không được cập nhật thường xuyên và đầy đủ, điều này dẫn đến tìnhtrạng nhiều thông tin trên thực tế rất cần thiết cho việc quản lý lại bị bỏ qua khôngthể tập hợp nổi Cũng chính vì thế mà hiệu quả công việc không cao Do vậy để cóphần mềm trên máy để quản lý là rất cần thiết

 Với hệ thống quản lý bằng văn bản củ:

- Quản lý sử dụng trên văn bản giấy tờ

- Dùng sổ để theo dõi tình trạng thiết bị của từng bộ môn

- Nhập các thiết bị thủ công, chỉ có sự tính toán của máy tính

- Tìm kiếm, tra cứu thủ công trên sổ sách

* Ưu điểm của hệ thống củ:

- Hệ thống quen thuộc

- Giá thành thấp

* Nhược điểm của hệ thống củ:

- Do quản lý bằng sổ sách giấy tờ nên tốn thời gian và nhân lực

- Dễ xảy ra sai sót

- Khó có thể quản lý một cách chính xác thiết bị

- Dữ liệu có thể bị mất mát

- Tìm kiếm, tra cứu mất rất nhiều thời gian

Do vậy, yêu cầu đặt ra phải có một hệ thống mới, ứng dụng tin học vào quá trình quản lý nhằm loại bỏ tất cả những nhược điểm trên của hệ thống cũ , đồng thời có những tính năng vượt trội so với hệ thống cũ

 Hệ thống mới phải có những tính năng sau:

- Quản lý được giao nhận, nhập xuất của các thiết bị

- Quản lý được trang thiết bị của từng phòng ban bộ môn: có trang thiết bị gì,

số lượng trang thiết bị, tình trạng ra sao, thêm mới và sửa chữa

- Quản lý chuyển, quản lý thiết bị giữa các bộ môn, các phòng đặt

- Tìm kiếm và báo cáo theo nhiều chỉ mục khác nhau

II Khảo sát

II.1 Mô tả về môi trường hoạt động

Hệ thống quản lý trang thiết bị trường CĐ CNTT sẽ được cài đặt và hoạt động ở máy tính của phòng Hành Chính Tổng Hợp (HC – TH) và được vận hành bởi nhân viên của trường CIT Và sau mỗi kỳ học thì nhân viên quản lý vận hành

sẽ báo về hiệu trưởng thông qua báo cáo cuối kỳ

Hệ thống mới cần có những chức năng:

- Quản trị hệ thống: phân chia những cấp độ người dùng khác nhau, từng người sử dụng ở các chức vụ khác nhau sẽ có các tác vụ khác nhau, có thể quản lý các thiết bị hiện tại đang có ở từng bộ môn, thiết bị ở trong kho( tình trạng, số lượng….)

- Nhập xuất thiết bị từ phòng hành chính tổng hợp về khoa và các bộ môn và ngược lại

- Theo dõi được hồ sơ thiết bị, kiểm tra đánh giá được tình trạng thiết bị

- Có khả năng chuyển giao các thiết bị giữa các bộ môn trong Khoa

II.2 Khảo sát các nghiệp vụ

Trường CĐ CNTT là nơi chịu trách nhiệm cung cấp các thiết bị tin học liênquan tới tin học phục vụ cho công tác, nghiên cứu, thực hành, thực tập của sinh

viên trong trường Công nghệ thông tin với tính chất là một ngành phát triển rất nhanh với sự phát triển của khoa học công nghệ, chính vì lẽ đó mà để bắt kịp sự phát triển của công nghệ thì hàng năm khoa các thiết bị của khoa cũng luôn luôn được mua mới để đáp ứng nhu cầu thực hành, tìm tòi của sinh viên.

Các thiết bị này sau có thời gian sử dụng lâu dài, có thể do mua hoặc do đượccung cấp, tài trợ…Thiết bị nhập về được lưu ở kho của trường, sau đó được phònghành chính tống hợp chuyển giao về từng Bộ môn Phòng Bộ môn sẽ giao tráchnhiệm cho 1 cán bộ trong coi thiết bị

Các thiết bị trong quá trình sử dụng có thể được chuyển đổi lẫn nhau giữa các bộmôn trong Trường Thiết bị nếu hỏng hóc hay cần thanh lý sẽ được chuyển trảhoặc báo cáo cụ thể về phòng hành chính tổng hợp

II.3.Sự phân cấp ở Trường

Hình II.1.Mô hình phân cấp

II.4 Đối với việc nhập thiết bị

Thiết bị sau khi được phòng hành chính tổng hợp mua về sẽ được đưa vào kho củanhà trường Để chuyển giao số thiết bị này cho Bộ môn sẽ phải làm thủ tục nhập

về kho, với phiếu xuất kho theo biểu mẫu sau:

PHIẾU NHẬP KHO

Số:…………

Ngày……tháng…….năm……

- Họ tên người giao:……….

- Theo……Số…….Ngày… tháng… năm……của………

Nhập tại kho:………

Stt Mã thiết bị Tên thiết bị Đơn vị tính Số lượng Ghi chú Tổng số tiền (viết bằng chữ):………

………

Nhập ngày……tháng……năm……

Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Hình II.2.Phiếu nhập kho II.5.Đối với việc bàn giao thiết bị Thiết bị sau đó sẽ được phòng Hành Chính Tổng Hợp bàn giao về Bộ môn theo biểu mẫu sau: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số………/HCTH BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ, VẬT DỤNG, VẬT TƯ Đại diện phòng HCTH: (Ông) bà.………

Đại diện bên giao: (Ông) bà………

Đại diện bên nhận: (Ông) bà………

Theo lệnh điều động số…………./HCTH của Trường, các bên liên quan đã bàn giao các thiết bị, vật dụng, vật tư sau:………

………

………

………

ĐẠI DIỆN P.HCTH ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Hình II.3.Biên bản bàn giao thiết bị, vật tư, vật dụng

Tại đơn vị (Trường CĐ CNTT) thiết bị sẽ được phân bố về bộ môn cụ thể và đồng thời bộ môn đó sẽ có 1 người được phân công quản lý thiết bị, chịu trách nhiệm cụ thể về thiết bị đó Biên bản bàn giao có dạng:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số………./Trường CĐ CNTT

BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ

Bàn giao thiết bị từ Trường CĐ CNTT

Tới bộ môn………

Đại diện bên giao: (Ông) bà…………

Đại diện bên nhận: (Ông) bà……….

Người chịu trách nhiệm quản lý: (Ông) bà………

Theo lệnh điều động số…………/HCTH của Trường CĐ CNTT, các bên liên quan đã bàn giao các loại thiết bị, vật tư, vật dụng sau:………

………

………

………

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Hình II.4 Biên bản bàn giao thiết bị

II.6.Đối với việc theo dõi thiết bị

Người quản lý sẽ có trách nhiệm kiểm tra theo dõi tình hình thiết bị và ghi vào sổ theo dõi với mẫu sau:

SỔ THEO DÕI

THIẾT BỊ TẠI NƠI SỬ DỤNG

Mã

TB

Tên

TB

Người nhận

Ngày nhận

Đơn vị

Số lượng

Đơn giá

Tổng tiền

Nhà sx

Chủng loại

Ghi chú

Hình II.5 Bảng theo dõi thiết bị tại nơi sử dụng

II.7 Đối với việc thu hồi thiết bị

Trong quá trình sử dụng, vận hành nếu có gì bất thường phải báo ngay với người quản lý chịu trách nhiệm thiết bị đó Mọi thay đổi, điều chuyển đều phải được theo dõi và ghi vào sổ theo dõi thiết bị

Người quản lý phải có trách nhiệm báo cáo tình trạng của thiết bị theo một khoảng thời gian quy định trước

Trong quá trình sử dụng, thường có yêu cầu di chuyển thiết bị từ bộ môn này sang

bộ môn khác, từ phòng lắp đặt này sang phòng lắp đặt khác, từ người chịu trách nhiệm này sang người khác và thực hiện theo biểu mẫu :

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số…………./………

BIÊN BẢN BÀN GIAO THU HỒI, ĐIỀU CHUYỂN TÀI SẢN Hôm nay, ngày…….tháng…… năm…….tại……….

Đại diện bên giao: (Ông) bà………

Đại diện bên nhận: (Ông) bà………

Theo lệnh điều động số……… /………của Trường CĐ CNTT, các bên liên quan đã tiến hành bàn giao các loại thiết bị, vật tư, vật dụng sau: ………

……….

……….

……….

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Hình II.6.Biên bản bàn giao thu hồi, điều chuyển thiết bị

II.8 Đối với việc thanh lý thiết bị

Khi thiết bị hỏng hóc, có sự cố sẽ được chuyển trả về phòng hành chính tổng hợp Hay khi thiết bị hết giá trị sử dụng cũng sẽ được báo cáo để chuyển trả Khi đó thiết bị sẽ được chuyển vào kho theo biểu mẫu xuất kho:

PHIẾU XUẤT KHO

Số:……….

Ngày… tháng… năm…

- Họ tên người nhận hàng:………Địa chỉ(bộ phận):………

- Lý do xuất kho:……….

- Xuất tại kho:……….

Nhập ngày…….tháng………năm……

Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)

Hình II.7 Phiếu xuất kho

II.9 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG

Hình II.8.Sơ đồ phân rã chức năng

Tìm kiếm

Quản lý thiết bị

Thống kê báo cáo

Danh mục dùng chung

Chuyển quản lý

Bộ môn

Phòng đặt

Người quản lý Thiết bị

Số lượng thiết bịTổng giá trị

Thiết bị

Người quản lý

II.10.SƠ ĐỒ MỨC NGỮ CẢNH

Hình II.9.Sơ đồ mức ngữ cảnh Chú thích:

1.Đề xuất yêu cầu, tiếp nhận thiết bị từ phía trên

2.Gửi yêu cầu của cán bộ nhân viên trong trường

3 Đưa yêu cầu lên BGH nhà trường

4.Quản lý thiết bị trong trường

5.Thực hiện tham khảo giá và mua thiết bị về trường từ các nhà cung cấp

6.Đưa thiết bị về trường

7 Thiết bị được chuyển giao về từng Bộ Môn

Quản lý TB trong trường

Nhân viên

Bộ môn

Người quản lý

Trưởng phòng HCTH

Ban giám hiệu

II.11.SƠ ĐỒ MỨC ĐỈNH

Hình II.10.Sơ đồ mức đỉnh

Chú thích:

1 Chức năng quản lý

2 Thiết bị được nhập về từ nhà cung cấp

3 Thông tin thiết bị được lưu trữ và đưa vào kho thiết bị nhà trường

4 Thông tin thiết bị được sử dụng

5 Dữ liệu thiết bị

6 Tìm kiếm thông tin thiết bị, người quản lý

7 Xuất thiết bị cần tìm

8 Thống kê số lượng, giá trị thiết bị

9 Xuất danh mục thiết bị ra bảng

10 Báo cáo cho Phòng HCTH

Quản lý Thống kê

Danh mục TB nhập về

Khothiết bị

TB trong trường

Danh mục TB

Thông tin TB

Danh mục TB

Phòng HCTH1

2

34

II.12.SƠ ĐỒ MỨC DƯỚI ĐỈNH

Hình II.11.Sơ đồ mức dưới đỉnh Chú thích:

1 Chức năng chính

2 Chức năng chi tiết

3 Thông tin chi tiết

III.Các vấn đề yêu cầu

Người

quản lý giao nhậnQuản lý

Nhập thông tin TB

Giao cho

Bộ Môn

Chuyển trả P.HCTH

Xuất thiết bị

- Mã thiết bị

- Tên thiết bị

- Mã chủng loại-Số lượng

- …

- Mã thiết bị

- Tên thiết bị

- Mã chủng loại-Số lượng

- …

- Mã thiết bị

- Tên thiết bị

- Mã chủng loại-Số lượng

- …

- Mã thiết bị

- Tên thiết bị

- Mã chủng loại-Số lượng

+ Ngày nhập+ Mã thiết bị+ Tên thiết bị+ Người nhận+ Đơn vị tính+ Nhà sản xuất+ Đơn giá+Số lượng+ Tổng tiền+ Chủng loại

- Đầu ra: Làm thay đổi trong cơ sở dữ liệu, kho của Bộ môn sẽ được thêm vào một số lượng thiết bị với chủng loại và số lượng tương ứng

III.2.Giao cho Bộ môn

- Mục tiêu: Là chức năng tương ứng với nghiệp vụ bàn giao thiết bị từ kho của Trường về Bộ môn và sẽ được phân công cho một người trực thuộc bộ môn đóquyền quản lý cũng như được đưa về một phòng xác định thuộc bộ môn

- Đầu vào: Căn cứ vào biên bản bàn giao thiết bị từ kho của Trường về Bộ môn

+ Mã thiết bị+ Tên thiết bị+ Số lượng+ Bộ môn+ Phòng đặt + Người quản lý

- Đầu ra: Lưu các thông tin đã nhập vào trong CSDL Thiết bị lúc này sẽ trực thuộc 1 bộ môn, một người quản lý, một phòng cụ thể

III.3 Chuyển trả Thiết bị

- Mục tiêu: Tương ứng với nghiệp vụ đưa trả thiết bị từ bộ môn về kho của Trường

- Đầu vào: Biên bản điều chuyển thiết bị

+ Mã thiết bị+ Tên thiết bị+ Số lượng+ Ngày chuyển (trả)

- Đầu ra: Làm tăng số lượng thiết bị chủng loại tương ứng của kho lên, đồng thời làm giảm số lượng thiết bị trực thuộc bộ môn tương ứng

- Đầu ra: Kho của Trường sẽ giảm đi một số lượng thiết bị tương ứng

III.5 Hồ sơ thiết bị

-Mục tiêu: Nắm bắt và cập nhật được thông tin về tình trạng thiết bị ( ở phòng nào, do ai quản lý, thuộc bộ môn nào, số lượng bao nhiêu, có hỏng hóc không)

- Đầu vào: Các thông tin

+ Mã thiết bị+ Tên thiết bị+ Phòng đặt + Tình trạng TB+ Thông tin liên quan đến thiết bị

- Đầu ra: Kiểm tra, đánh giá, cập nhật được tình trạng hỏng hóc, mới, cũ… của các thiết bị khi biết thông tin đầu vào cụ thể

III.6.Chuyển giao quản lý

- Mục tiêu: Tương ứng với nghiệp vụ điều chuyển thiết bị từ bộ môn này sang bộ môn khác, từ người phụ trách này sang người phụ trách khác, từ phòng này sang phòng khác vốn rất cần thiết trong Trường CĐ CNTT

- Đầu vào: Thông tin thiết bị hiện tại , thông tin thiết bị sau khi được điều chuyển

- Đầu ra: Thiết bị trong CSDL sẽ thuộc về một bộ môn, một người phụ trách hay một phòng đặt khác

IV.Danh sách các bảng dữ liệu

IV.1 Thiết kế CSDL và lược đồ quan hệ

Bảng 1: ThietBi (MaThietBi, TenThietBi, NguoiNhan, NhaSX, NgayNhap, DonGia,

SoLuong, TongTien, DonVi, ChungLoai, GhiChu)