bài giảng quản lý học đại cương

Bài giảng QUẢN LÝ HỌC ĐẠI CƯƠNG Học phần QUẢN LÝ HỌC ĐẠI CƯƠNG Nội dung học phần Chương 1 Những vấn đề cơ bản về quản lý và nhà quản lý Chương 2 Tổng quan các tư tưởng và lý thuyết quản lý Chương 3 Cá.

Học phần

QUẢN LÝ HỌC ĐẠI CƯƠNG

Chương 3 Các chức năng quản lý

Chương 4 Quyết định quản lý

Chương 5 Thông tin quản lý

1.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý

1.3 Nguyên tắc và phương pháp quản lý

1.4 Những vấn đề cơ bản về nhà quản lý

1.1.2 Đặc điểm của quản lý 1.1.3 Vai trò của quản lý

1.1.4 Các chức năng quản lý

1.1.1 Khái niệm về quản lý

“Quản lý là nghiệp xưa nhất và là nghề mới nhất”.

(Laurence Lowell)

“Quản lý là biết chính xác điều mà bạn muốn người

khác làm và sau đó biết được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất” (F.W Taylor)

Henry Fayol: Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ

chức, chỉ huy, phối hợp, kiểm tra và sử dụng mộtcách hợp lý nhất nguồn lực trong tổ chức để đạtđược mục tiêu đề ra

“Quản lý là nghệ thuật đạt mục tiêu thông qua con

người” (M.P Follett)

- Quản lý là vừa là 1 khoa học,vừa là một nghệ thuật, vừa là một nghề…

6

Chủ thể quản lý Đối tượng Mục tiêu quản lý

quản lý Công cụ quản lý

Phương pháp quản lý

Có định hướng

Có tổ chức

Yếu tố cấu thành Khái niệm

1.1.2 Đặc điểm của quản lý

1.1.3 Vai trò của quản lý

- Tạo động lực thúc đẩy cá nhân và bộ phận hoạt động tích cực để đạt mục tiêu.

triển.

của các bộ phận, cá nhân.

- Phân công lao động, phân bổ nguồn lực hợp lý.

- Phối hợp, điều hòa các hoạt động.

- Củng cố vai trò, vị thế của tổ chức trong môi trường.

- …

1.1.4 Chức năng quản lý

Chức năng quản lý là gì?

chức năng quản lý là những nhiệm vụ chung

mà các nhà quản lý phải thực hiện trong các loại hình tổ chức.

1.3.1.1 Khái niệm nguyên tắc quản lý

1.3.1.2 Các nguyên tắc quản lý

1.3.2

Phương pháp

quản lý

1.3.2.1 Khái niệm phương pháp quản lý

1.3.2.2 Các phương pháp quản lý

1.3.1 Nguyên tắc quản lý

1.3.1.1 Khái niệm nguyên tắc quản lý

Nguyên tắc được hiểu là những chuẩn mực

mà cá nhân, tổ chức phải dựa vào đó trong quá trình hoạt động, là tiêu chuẩn định hướng hành vi của con người, tổ chức.

Đặc điểm của nguyên tắc quản lý

+ Các nguyên tắc do con người đặt ra nhưng mang tính chất khách quan Vì nó xuất phát từ thực tiễncủa hoạt động quản lý

Ví dụ: Nguyên tắc có đi có lại mới toại lòng nhau

+ Các nguyên tắc mang tính bắt buộc chủ thể quản lý phải tuân thủ trong quá trình quản lý

Ví dụ: Nguyên tắc Đảng lãnh đạo được quy định trong Hiến pháp

+ Các nguyên tắc quản lý luôn được phát triển vì xã hội luôn vận động và biến đổi

Ví dụ: Dĩ bất biến, ứng vạn biến

1.3.2 Phương pháp quản lý

1.3.2.1 Khái niệm phương pháp quản lý

Phương pháp quản lý là tổng thể những cách thứctác động của chủ thể quản lý tới đối tuợng quản lýtrên cơ sở lựa chọn những công cụ và phương tiệnquản lý phù hợp nhằm mang lại hiệu quả quản lýcao nhất trong điều kiện môi trường nhất định

 Các phương pháp khác:

+ Dân chủ + Chuyên quyền + Tự do….

Phương pháp giáo dục tư

tưởng, đạo đức

- Là sự tác động vào nhận thức

của con người trong tổ chức

nhằm nâng cao tính tự giác,

tinh thần trách nhiệm của họ

khi thực hiện nhiệm vụ.

- Cơ sở khoa học: quy luật

nhận thức, quy luật tâm lý của

con người: đúng – sai; tốt –

xấu; thiện – ác; lợi – hại,…

- Biểu hiện: tuyên truyền, vận

động, cổ động, nêu gương; tạo

bầu không khí,…

- Ưu điểm: tự nguyện, tự giác

cá nhân; sức lan tỏa lớn;…

- Hạn chế: thời gian, công sức

của chủ thể quản lý; ỷ lại, trông

chờ vào tập thể; phong trào

Cơ sở khoa học: tính quyền lực, thứ bậc

Biểu hiện: cấm, cho phép, hạn chế, cưỡng chế, kiểm tra,

Ưu điểm: nhanh, gọn, tập trung, kỷ cương, hiệu lực

Hạn chế: Quan liêu, độc đoán, lạm quyền, đồng thuận,…

Áp dụng: nhanh, gấp; nhà quản lý giỏi; dám chịu trách nhiệm

 Phương pháp kinh tế

 Là cách thức tác động

vào đối tượng quản lý

thông qua việc sử dụng

các lợi ích kinh tế

 Cơ sở khoa học: “đồng

tiền gắn liền khúc ruột”

 Biểu hiện: lương,

thưởng, phụ cấp, giá cả,

thuế, tiền tệ, lãi suất,…

 Ưu điểm: tạo động lực

 Cơ sở khoa học: sự rằng buộc trong tổ chức

 Biểu hiện: nội quy, quy chế, kiểm tra, giám sát, kỷ luật, khen thưởng,

 Ưu điểm: kỷ luật, đoàn kết

 Hạn chế: “bắt cóc bỏ đĩa”, dung túng, bao che,

1.4.1.1 Khái niệm nhà quản lý

1.4.1.2 Vai trò của nhà quản lý

1.4.1.3 Yêu cầu đối với nhà quản lý

1.4.2 Các cấp

độ nhà quản lý

1.4.2.1 Nhà quản lý cấp cao – cấp chiến lược

1.4.2.2 Nhà quản lý cấp trung gian – cấp triển khai

1.4.2.3 Nhà quản lý cấp

cơ sở - cấp giám sát, thực thi

1.4.1.1 Khái niệm nhà quản lý

Nhà quản lý là người có quyền và trách nhiệm

điều khiển công việc của người khác, họ được bố trí vào những vị trí có tầm quan trọng khác nhau trong tổ chức.

Nhà quản lý có những đặc điểm chung là:

 - (1) được tổ chức trao quyền và trách nhiệm quản

lý một bộ phận, một đơn vị hoặc toàn bộ tổ chức;

- (2) tự chịu trách nhiệm trước tập thể về hoạt động của bộ phận, đơn vị hoặc tổ chức mà mình phụ

trách;

- (3) chịu trách nhiệm đối với hoạt động của cấp

dưới và đối với các nguồn lực khác

1.4.1.2 Vai trò của nhà quản lý

+ Vai trò là người lãnh đạo

+ Vai trò là người tượng trưng cho tổ chức

+ Vai trò là người liên lạc

- Nhóm vai trò thông tin

+ Vai trò là người phát ngôn cho tổ chức

+ Vai trò là người giám sát (tiếp nhận và thu thập thông tin

từ bên ngoài)

+ Vai trò là người truyền dẫn thông tin trong tổ chức

- Nhóm vai trò quyết định

+ Là người đứng đầu tổ chức, cơ quan

+Người giải quyết các vấn đề

+ Người thương thuyết

+ Người phân bổ các nguồn lực trong tổ chức

1.4.1.3 Yêu cầu đối với nhà quản lý

Phẩm

chất

• Phẩm chất đạo đức, tác phong

• Kỹ năng cần thiết của người quản lý

1.4.2 Các

cấp độ

nhà quản

lý

1.4.2.1 Nhà quản lý cấp cao – cấp chiến lược

1.4.2.2 Nhà quản lý cấp trung gian – cấp triển khai

1.4.2.3 Nhà quản lý cấp cơ sở - cấp giám sát, thực thi

3.1.3 Phân loại kế hoạch

3.1.4 Quy trình lập kế hoạch

3.1.1 Khái niệm

Lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu tương lai, các phương thức thích hợp

để đạt mục tiêu đó trong một khoảng thời gian xác định.

3.1.2 Vai trò của lập kế hoạch

- Các kế hoạch giúp tổ chức chủ động ứng phóvới những thay đổi trong tương lai

- Các kế hoạch hướng các nỗ lực vào việchoàn thành các mục tiêu

- Các kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm cácnguồn lực

- Cơ sở để kiểm tra

dài hạn

trung hạn

ngắn hạn

Theo đối tượng

Kế hoạch nhân sự

Kế hoạch tài

chính

Kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch dự

án

Bước 3:

Phân tích điều kiện môi trường

và nguồn lực của

tổ chức

Bước 4: Xây dựng các phươn

g án

Bước 5:

Đánh giá và lựa chọn phươn

g án tối ưu

Bước 6: Phê duyệt

và ban hành

kế hoạch

3.1.4 Quy trình lập kế hoạch

3.2.2 Nội dung và vai trò của chức năng tổ chức

3.2.3 Các nguyên tắc thiết kế tổ chức

3.2.4 Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản

3.2 Chức năng tổ chức

3.2.1.Khái niệm

Chức năng tổ chức là việc xác định những chức năng nhiệm

vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, bộ phận và mối quan hệ giữa họ trong quá trình lao động để các cá nhân và bộ phận

có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.

3.2.2 Nội dung chức năng tổ chức:

- Thiết kế, xây dựng và hoàn thiện tổ chức, bộ máy bao gồm việc phân chia tổ chức thành các bộ phận khác nhau và xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận.

- Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt động thành một thể thống nhất hành động đạt mục tiêu đã được đề ra.

- Thiết kế quá trình thực hiện công việc, làm cho cơ cấu quản lý được xây dựng có thể vận hành được trong thực tế thông qua việc xây dựng nội quy, quy chế, quy trình thực hiện công việc.

- Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản lý giỏi về chuyên môn, nhiệt tình và trách nhiệm trong công tác, đoàn kết gắn bó và giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao.

3.2.2 Vai trò của chức năng tổ chức

 - Công tác tổ chức liên quan đến tất cả các công việc cần phải làm của tổ chức để đạt được mục tiêu.

 - Phân chia tổng thể các công việc của tổ chức thành các hoạt động cụ thể mà các nhóm công việc đó sẽ phải được thực hiện một cách hợp lý, logic của các

cá nhân hay nhóm cá nhân.

 - Phối hợp các vấn đề, nhiệm vụ một cách hợp lý.

 - Vạch ra cơ chế để phối hợp các hoạt động của các thành viên tổ chức.

 - Giám sát một cách có hiệu quả toàn bộ tổ chức như

là một hệ thống và tiến hành các điều chỉnh cần thiết.

3.2.3 Các nguyên tắc thiết kế tổ chức

Nguyên tắc một thủ trưởng Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc hiệu quả Nguyên tắc linh hoạt

3.2.4 Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

Cơ cấu quản lý trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy mà một cấp quản lý chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp Là mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản nhất và lâu đời nhất.

Đặc điểm

- Hệ thống trực tuyến hình thành một đườngthẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm

từ lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối cùng

- Cơ cấu kiểu này đòi hỏi người quản lý ở mỗicấp phải có những hiểu biết tương đối toàndiện về các lĩnh vực

- Tất cả các cá nhân ở mỗi một cấp là độc lậpvới những người khác trong cùng cấp

- Mỗi một cá nhân chỉ chịu trách nhiệm trướcngười cấp trên trực tiếp của mình

Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến- tham mưu

Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

 Tổ chức được chia nhỏ thành các bộ phận chức năng đảm nhiệm những công việc cụ thể.

 Cấp dưới chịu sự giám sát về chuyên môn của nhiều cấp Chịu trách nhiệm trước nhiều cấp trên.

 Mỗi nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm về một lĩnh vực

chuyên môn nhất định.

Cơ cấu ma trận

Cơ cấu ma trận là một cơ cấu trong đó phân công cácchuyên gia từ các bộ phận chức năng vào làm việctrong một hoặc nhiều dự án do một nhà quản lý dự ánlãnh đạo

Dự án chuẩn hóa tiếng Anh cho từng vị

trí việc làm

Quản trị

dự án

Chuyên viên nhân

sự Kế toán Hành chính

Phòng Nhân sự

Phòng Kế toán

Phòng Hành chính

Đặc điểm

 Cơ cấu này tạo ra sự song trùng mệnh lệnh

 Những người thừa hành trong cơ cấu này có hai cấp trên: nhà quản lý bộ phận chức năng và nhà quản lý sản phẩm hoặc dự án.

 Những nhà quản lý dự án có quyền hành đối với các thành viên chức năng khi họ là thành viên của nhóm dự án.

 Những nhà quản lý chức năng có quyền hành thuộc phạm vi quản lý của mình.

 Các bộ phận dự án và chức năng phải thường xuyên liên lạc định kỳ với nhau để thực thi công việc.

3.3.2 Vai trò của chức năng nhân sự

3.3.3 Nội dung cơ bản của chức năng nhân sự

3.3.1 Khái niệm chức năng nhân

sự

Chức năng nhân sự là các hoạt động nhằm đáp ứng một cách tốt nhất các nhu cầu về nhân sự (cả về số lượng và chất lượng) để tối đa hoá hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực giúp tổ chức đạt được mục tiêu đã định.

3.3.2 Vai trò của chức năng nhân sự

 - Tạo nên sự gắn bó chặt chẽ giữa các cá nhân trong tổ chức để cùng bảo đảm quyền lợi chung của tổ chức trong đó quyền lợi của mỗi cá nhân được thoả mãn.

 - Cho phép sử dụng có hiệu quả nguồn lực quý giá nhất của tổ chức, đó là nguồn nhân lực Từ

đó, góp phần duy trì sự phát triển nhanh, ổn định

và bền vững của tổ chức và xã hội.

 - Tạo nên sự cạnh tranh lành mạnh giữa các tổ chức trong xã hội Điều đó cho phép thúc đẩy việc thoả mãn lợi ích của mỗi người, mỗi tổ chức và toàn xã hội.

 - Thực hiện tốt chức năng nhân sự sẽ là cơ sở và

là nhân tố quyết định sử dụng hiệu quả các nguồn lực khác của tổ chức.

3.3.3 Nội dung cơ bản của chức năng nhân sự

- Khen thưởng và kỷ luật nhân sự

- Đãi ngộ nhân sự (lương, chế độ, chính sách…)

- v.v

3.4.4 Một số kỹ năng lãnh đạo cơ bản

 Theo Stogdill (1974), nhà lãnh đạo phải luôn được định nghĩa cùng với sự ràng buộc của tính cách , cách ứng xử, ảnh hưởng đối với người khác, các chuỗi hoạt động tương tác, quan hệ, vị trí quản lý, và nhìn nhận của người khác về tính hợp pháp của quyền lực và sự tạo dựng ảnh hưởng.

 House (2004) định nghĩa rằng nhà lãnh đạo là cá nhân có khả năng gây ảnh hưởng, kích thích và khuyến khích người khác đóng góp vào các hoạt động có hiệu quả và thành công của tổ chức họ trực thuộc.

 Theo Maxwell thì định nghĩa nhà lãnh đạo là người có khả năng gây ảnh hưởng.

3.4.1 Khái niệm lãnh đạo

>> Chức năng lãnh đạo được hiểu là hoạt động

hướng dẫn, chỉ huy, điều khiển và thúc đẩy người khác làm việc vì mục tiêu chung.

3.4.2 Vai trò của chức năng điều hành, lãnh đạo trong quản lý

- Hoạch định tầm nhìn và tương lai phát triển của tổ chức Dẫn dắt tổ chức thực hiện mục tiêu.

- Điều hành, lãnh đạo giúp duy trì sự ổn định

và phát triển của tổ chức.

viên thông qua việc tạo động lực cho nhân viên bằng việc giải quyết mâu thuẫn, phát triển tinh thần đồng đội, phối hợp các cố gắng riêng lẻ của nhân viên thành sức mạnh tổng hợp của tổ chức.

- Xây dựng được văn hóa tổ chức.

3.4.3 Các phong cách lãnh

đạo

Phong cách lãnh đạo là hệ thống các phươngpháp, biện pháp làm việc tương đối ổn địnhđược người lãnh đạo sử dụng để tác độngđến những người dưới quyền nhằm đưa racác quyết định quản lý phù hợp mục tiêu.

Lãnh đạo độc đoán (chuyên quyền )

Áp đặt

Các nhiệm vụ chỉ thuần tuý là người nhận và thi hành mệnh lệnh

kiểm tra, giám sát chặt

thông tin là một chiều

từ cấp trên xuống cấp

dưới

Bóp nghẹt tính chủđộng của cấp dưới

Tâm lý chán nản

Hoạt động khôngchạy khi cấp trênvắng mặt

Nhược điểm

Đối tượng sử dụng và điều kiện áp dụng

Lãnh đạo dân chủ

thường tham khảo, bàn bạc, lắng nghe ý kiến

Hay sử dụng nguyên tắc đa số

có sự phân giao quyền lực cho cấp dưới nhiều

hơn

Nhược điểm:

- Tốn kém thời gian,tiền bạc

- Người lãnh đạo có

cá tính nhu nhượckhông sử dụngphong cách này

Phong cách lãnh đạo dân chủ

Lãnh đạo Ủy quyền (tự do)

Lãnh đạo dành cho cấp dưới mức độ Nhân viên

tự do cao

rất ít quyền lực

Phong cách uỷ quyền

Là phong cách trong đó người lãnh đạo cung cấp thông tin và thu nhận kết quả cho phép người dưới quyền ra các quyết định riêng của mình Người lãnh đạo theo phong cách này ít tham gia vào việc

ra các quyết định của tổ chức.

Đặc điểm:

Người lãnh đạo rất ít tham gia vào hoạt động của tập thể, thường chỉ nêu ý tưởng rồi giao hết quyền hạn và trách nhiệm cho cấp dưới, khi

có sự cố thì mới can thiệp.

Người lãnh đạo giao việc và cho phép tranh luận.

Cấp dưới được tự do ra quyết định, được hành động theo cách mà họ cho là tốt nhất.

Thông tin theo chiều ngang tức là chủ yếu giữa các thành viên với nhau, từ lãnh đạo xuống rất ít.

Ưu điểm: Phát huy tối đa năng lực sáng tạo của người dưới quyền.

Nhược điểm: Dễ dẫn đến tình trạng hỗn loạn, vô kỷ luật trong tổ chức.

Mỗi một hoàn cảnh cụ thể có thể lựa chọn một phong cách lãnh đạo cụ thể.

Phong cách uỷ quyền

Điều kiện áp dụng:

+ Lãnh đạo nhiều việc

+ Những người có đầu óc cá nhân (họ thích

khen và được mọi người chú ý)

+ Những người không thích giao tiếp với xã hội (tạo điều kiện cho họ làm việc và phát huy tốt năng lực của họ)

Tạo động lực làm việc và truyền cảm

hứng Quản lý sự thay đổi

Quản trị xung đột

3.4.4 Một số kỹ năng lãnh đạo cơ bản

3.5.4 Các yêu cầu đối với kiểm soát

3.5.5 Quy trình kiểm soát

3.5.1 Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát trong quản lý là những hoạt động có hệ thống, bao gồm việc xác lập những tiêu chuẩn thực thi theo mục tiêu, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so

lệch và hậu quả của những sai lệch để điều chỉnh khi cần thiết nhằm bảo đảm tất

cả các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách có hiệu quả nhất nhằm đạt được mục tiêu quản lý.

3.5.2 Vai trò của kiểm soát

- Kiểm soát nhằm đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao nhờ việc chủ động phát hiện kịp thời những sai sót trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

- Kiểm soát nhằm đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của người lãnh đạo tổ chức Nhờ kiểm tra, các nhà quản lý

có thể kiểm soát được những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến