BÀI 1: MỘT SỐ KIẾN THỨC CẦN CỦNG CỐ TRONG EXCEL

Sau khi học bài này, các bạn có thể:  Sử dụng được địa chỉ ô, các kiểu dữ liệu, công thức, cơ sở dữ liệu và quy tắc xây dựng các vùng điều kiện trong excel.. Bài 1: Một số kiến thức cầ

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố trong Excel

Nội dung

Củng cố lại các khái niệm cơ bản gồm:

 Địa chỉ ô;

 Các kiểu dữ liệu;

 Công thức;

 Cơ sở dữ liệu;

 Quy tắc xây dựng vùng điều kiện

 Nghe giảng và đọc tài liệu để nắm bắt

các nội dung chính

 Làm bài tập và luyện thi trắc nghiệm

theo yêu cầu của từng bài

 Liên hệ và lấy các ví dụ trong thực tế để

minh họa cho nội dung bài học

 Thực hành trên phần mềm excel tất cả

các ví dụ và bài tập

Sau khi học bài này, các bạn có thể:

 Sử dụng được địa chỉ ô, các kiểu dữ liệu, công thức, cơ sở dữ liệu và quy tắc xây dựng các vùng điều kiện trong excel

 Áp dụng kiến thức cơ bản excel vào tài chính, kế toán

Thời lượng học

 Thời gian học lý thuyết trên lớp 6 tiết

 Sinh viên tự thực hành và làm bài tập

về nhà

BÀI 1: MỘT SỐ KIẾN THỨC CẦN CỦNG CỐ TRONG EXCEL

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố trong Excel

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI

Tình huống

Được Microsoft mua lại, Excel được sử dụng với vai trò là một công cụ quản lý sổ sách đơn

giản nhiều hơn là sử dụng như một bảng tính thực sự Tại sao lại như vậy? Điều này giống như

là có hàng triệu người đã mua xe ô tô hai cầu chỉ để lái đến siêu thị – nhưng có thể đây chỉ là một sự so sánh khập khiễng

Chúng tôi không thể giúp bạn đánh giá về xe ô tô hai cầu này

nhưng nếu bạn là một trong hàng triệu người đang sử dụng

Excel mà chưa bao giờ nhập một công thức hoặc tạo ra một đồ

thị thì đây là cơ hội để bạn cùng thử giao diện của Excel Thực

tế đây chỉ là phần bổ sung cho bảng tính có tên gọi là Daily

Food Diary được Microsoft bán kèm với Excel Ý tưởng ở đây

là bạn đang cố gắng giảm đi vài kg bằng một chế độ ăn kiêng thì

phần này sẽ giúp bạn ghi nhận lại cả quá trình ăn kiêng của bạn,

giúp bạn có được động lực và đảm bảo là bạn không bị sút cân

quá nhanh Phần này sẽ chỉ cho bạn biết phải thực hiện tất cả những công việc này –

và dạy bạn một số kỹ năng Excel mà bạn có thể áp dụng để theo dõi những dự án khác, chẳng

hạn như tài chính và nhiều thứ khác nữa Bạn sẽ thấy việc sử dụng các công thức dễ tương tác hơn, thú vị hơn so với việc chỉ đơn giản là tạo ra một danh sách Nhưng muốn như vậy thì tối thiểu nhất là các kiến thức cơ bản về Excel phải được hiểu một cách bài bản và nhuần nhuyễn nhất

Câu hỏi

1 Các vấn đề nào trong Excel được cho là cơ bản nhất?

2 Các vấn đề cơ bản đó được vận dụng vào kế toán, các ngành thống kê… như thế nào?

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố trong Excel

Một tệp bảng tính Excel được gọi là một Workbook

Workbook ngầm định có tên là book# Khi mới khởi

động, tệp bảng tính đầu tiên ngầm định có tên là

book1.xls Phần mở rộng XLS do Excel tự động thêm

vào khi đặt tên tệp Mỗi workbook chứa 255 worksheet

(hay chartsheet) Các worksheet hay chartsheet được gọi

là các trang bảng tính Các trang này có thể chứa dữ

liệu, công thức tính toán, đồ thị, bản đồ Mỗi

worksheet chứa hơn 16 triệu ô (cell) Ô là giao của các

cột và các dòng Từ phiên bản Office 2003 trở về trước, mỗi sheet có 256 cột ký hiệu

từ A–IV Đồng thời mỗi sheet có 65536 dòng ký hiệu từ 1– 65536

Các ô được tham khảo bằng địa chỉ ô Dạng địa chỉ thông dụng là Cột Dòng, ví dụ ô A1 là giao của cột A dòng 1 Ngoài ra còn sử dụng dạng địa chỉ R1C1 (số thứ tự dòng

số thứ tự cột)

Để chọn một dòng trong bảng tính, nháy nút trái chuột vào chữ số ký hiệu dòng đó

Để chọn một cột, nháy nút trái chuột vào chữ cái ký hiệu cột đó Để chọn một vùng gồm nhiều ô liên tục, nhấn giữ trái chuột và kéo Cũng có thể sử dụng phím shift kết hợp với phím mũi tên hoặc phím shift kết hợp với nháy nút trái chuột để chọn một vùng Để chọn nhiều vùng không liền nhau, nhấn giữ phím Ctrl trong khi nháy chuột trái Để chọn cả bảng tính, nháy nút trái chuột vào vị trí góc trên cùng bên trái của bảng tính, nơi giao nhau của tên hàng và tên cột hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + A

Để điều chỉnh độ rộng của dòng nhấn giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai

vị trí tiêu đề tên cột

Để thay đổi độ rộng của dòng, nhấn giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai dòng tại vị trí tiêu đề dòng

Để thay đổi độ rộng của nhiều cột, chọn vùng có các cột cần thay đổi độ rộng, chọn lệnh Format → Column → Width, hộp thoại column width xuất hiện Gõ vào độ rộng cột cần thay đổi rồi chọn OK hay nhấn phím Enter Làm tương tự cho dòng (row)

Địa chỉ ô được chia ra làm ba loại như sau:

 Địa chỉ tương đối: Địa chỉ tương đối có dạng cột dòng, ví dụ B3 Một công thức có chứa địa chỉ tương đối khi sao chép đến vị trí mới địa chỉ sẽ tự động biến đổi

 Địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ tuyệt đối có dạng $cột$dòng, ví dụ $B$3 Một công thức

có chứa địa chỉ tuyệt đối khi sao chép đến vị trí mới địa chỉ không thay đổi

 Địa chỉ hỗn hợp: Địa chỉ hỗn hợp là dạng kết hợp của cả địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối theo dạng $cột dòng (ví dụ $B3) hay cột $dòng (ví dụ B$3) Khi sao chép một công thức có chứa địa chỉ hỗn hợp, thành phần tuyệt đối không biến đổi, thành phần tương đối biến đổi

Để chuyển đổi giữa các dạng địa chỉ ô ta sử dụng phím chức năng F4

Nắm vững các dạng dữ liệu rất quan trọng để giải các bài toán trong Excel Để định dạng dữ liệu, lựa chọn (bôi đen) vùng dữ liệu, chọn lệnh Format → cells → numbers

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố trong Excel

Cửa sổ như hình 1.1 hiện ra Có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + 1 hoặc nháy chuột phải vào vùng đã chọn cũng cho cùng kết quả

Dữ liệu số (Number): Dữ liệu kiểu số tự động căn thẳng bên phải ô Theo ngầm định, kiểu số sử dụng dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phần nguyên

Biểu diễn số âm trong Excel sử dụng 4 cách như trong hình 1.1

 Cách 1: Sử dụng dấu trừ (–) như trong toán học

 Cách 2: Sử dụng dấu ngoặc đơn như trong kế toán

 Cách 3: Sử dụng màu đỏ

 Cách 4: Vừa dùng màu đỏ vừa dùng dấu ngoặc đơn

Các hàm tài chính của Excel sử dụng cách thứ tư Để sử dụng dấu phân cách phần nghìn, nháy chọn ô Use 1000 separator (,) Thay đổi số các số sau dấu phân cách thập phân trong ô Decimal places

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố trong Excel

Dữ liệu kiểu tiền tệ (Currency): Dữ liệu kiểu tiền tệ tự động căn thẳng bên phải ô Dạng này biểu diễn các đơn vị tiền tệ của các nước trên thế giới Dữ liệu kiểu tiền tệ biểu diễn số thập phân giống như dữ liệu kiểu số

Kiểu ngày tháng (Date): Dữ liệu kiểu ngày tháng tự động căn thẳng bên phải ô Kiểu ngày tháng có thể thực hiện với các phép tính số học Theo ngầm định, kiểu ngày tháng nhập vào Excel theo dạng MM/DD/YY (MM: Biểu diễn tháng, DD: Biểu diễn ngày, YY: Biểu diễn năm) Trong cửa sổ Format cells ở thư mục Type liệt kê các cách hiển thị ngày trong Excel

Kiểu thời gian (Time): Kiểu thời gian tự động căn thẳng bên phải ô Biểu diễn thời gian trong Excel có dạng HH:MM:SS (HH: Chỉ giờ, MM: Chỉ phút, SS: Chỉ giây)

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố trong Excel

Kiểu phân số (Fraction): Kiểu phân số tự động căn thẳng bên phải ô Kiểu phân số biểu diễn các số ở dạng phân số Kiểu hiển thị được chọn trong mục Type

Kiểu đặc biệt (Special): Kiểu này dùng để biểu diễn các dạng đặc biệt như mã số bưu điện, số điện thoại kiểu Mỹ…

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố trong Excel

Kiểu ký tự (Text): Kiểu ký tự là sự pha trộn của các chữ cái, các chữ số và các ký tự đặc biệt Dữ liệu kiểu ký tự tự động căn trái Sử dụng dữ liệu kiểu ký tự trong hàm hoặc trong các phép toán phải được bao giữa cặp dấu nháy kép (“ ”) Lưu ý: Cặp dấu nháy kép khác 2 cặp dấu nháy đơn (‘ ’)

Chú ý: Với các dãy kí tự bắt đầu bằng số 0 vô nghĩa (ví dụ số điện thoại 0913…) khi nhập vào bảng tính, Excel sẽ tự động cắt đi số 0 đầu tiên Để giữ lại số 0 này, sử dụng dấu (‘) trước khi dãy kí tự hoặc định dạng ô kiểu ký tự

Một bảng tính (worksheet) chỉ là một tập những con số và những chuỗi văn bản vô tri

vô giác cho đến khi bạn định nghĩa một loại quan hệ nào đó giữa chúng Bạn thực hiện điều này bằng cách tạo các công thức, để thực hiện những phép tính và cho ra kết quả Chương này sẽ trình bày cho bạn một số điểm cơ bản về công thức, bao gồm các thiết lập các công thức cho số và chuỗi văn bản đơn giản, tìm hiểu thứ tự ưu tiên của các toán tử, sao chép và di chuyển các công thức trong bảng tính, cách tận dụng tối đa tên dãy để làm cho việc tạo công thức dễ dàng và dễ đọc hơn

Tất cả các công thức trong Excel đều có chung một cấu trúc: Bắt đầu là một dấu bằng (=), theo sau là một hay nhiều toán hạng (operand) - là những giá trị, những tham chiếu ô, dãy, tên dãy, hoặc tên hàm - được tách biệt bằng một hay nhiều toán tử (operator) - là những ký hiệu kết hợp các toán hạng theo một cách nào đó, chẳng hạn như dấu cộng (+), ký hiệu lớn hơn (>)

Ghi chú: Bạn có thể dùng những khoảng trắng giữa các toán hạng và các toán tử trong công thức Đây là một điều nên làm bởi vì những khoảng cách giữa các thành phần trong công thức sẽ giúp công thức dễ đọc hơn Và Excel cũng chấp nhận những cái xuống hàng trong công thức Điều này rất thuận lợi cho bạn nếu như bạn có một công thức dài, bởi vì nó cho phép bạn ngắt công thức ra thành nhiều hàng Để xuống hàng trong công thức, bạn dùng tổ hợp phím Alt+Enter

Excel chia công thức ra thành bốn loại: số học (arithmetic), so sánh (comparison), chuỗi văn bản (text), và tham chiếu (reference) Mỗi loại có tập hợp toán tử riêng của

nó và cách sử dụng mỗi loại công thức cũng khác nhau

 Sử dụng các công thức số học (Arithmetic Formulas)

Cho đến bây giờ, các công thức số học vẫn là những công thức phổ thông nhất Chúng kết hợp các số, các địa chỉ ô, và các kết quả hàm bằng những toán tử số học

để thực hiện các phép tính Hình 1.7 tóm tắt những toán tử được sử dụng trong các công thức số học

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố trong Excel

Operator Toán tử

Name Tên

Example

Ví dụ

Result Kết quả

+ Addition

- Subtraction

- Negation Phép phủ định (Dấu trừ đại số) = -10 -10

* MultiplicationPhép nhân = 10 * 5 50

% PercentagePhép tính phần trăm = 10% 0.10

^ Exponentiation

Phép tính lũy thừa = 10 ^ 5 100,000

Hầu hết những toán tử trên đều đơn giản, chỉ có toán tử lũy thừa cần được giải thích thêm Công thức = x^y nghĩa là giá trị x được nâng lên lũy thừa y Ví dụ, công thức = 3^2 cho kết quả là 9 (nghĩa là 3*3 = 9) Tương tự, công thức = 2^4 cho kết quả là 16 (nghĩa là, 2*2*2*2 = 16)

 Sử dụng các công thức so sánh (Comparison Formulas)

Công thức so sánh (comparison formula) là một mệnh đề so sánh giữa hai hoặc nhiều số, chuỗi văn bản, nội dung trong ô hoặc kết quả hàm Nếu mệnh đề là đúng, kết quả trả về của công thức là giá trị TRUE (tương đương với một giá trị bất kỳ khác 0) Nếu mệnh đề là sai, kết quả trả về của công thức là giá trị FALSE (tương đương với 0) Hình 1.8 tóm tắt các toán tử mà bạn có thể sử dụng trong các công thức so sánh

Operator Toán tử

Name Tên

Example

Ví dụ

Result Kết quả

= Equal to

> Greater than

< Less than

>= Greater than or equal to

Lớn hơn hoặc bằng với = “a”>=”b” FALSE

<= Less than or equal to

Nhỏ hơn hoặc bằng với = “a”<=”b” TRUE

<> Not equal to

Không bằng với = “a”<>”b” TRUE

 Sử dụng các công thức xử lý chuỗi văn bản (Text Formulas)

Công thức xử lý chuỗi văn bản là loại công thức sẽ trả về kết quả là chuỗi văn bản (text) Loại công thức này sử dụng toán tử "và" (dấu &) để làm việc với các ô văn bản, chuỗi văn bản được đặt trong các cặp dấu nháy kép (") và các kết quả của các hàm xử lý chuỗi văn bản

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố trong Excel

Một cách để sử dụng công thức xử lý chuỗi văn bản là ghép các chuỗi văn bản lại với nhau Ví dụ, nếu bạn nhập công thức = "soft" & "ware" vào một ô, Excel sẽ hiển thị software Chú ý rằng, các dấu & và dấu nháy kép (") sẽ không thể hiện trong kết quả Bạn cũng có thể sử dụng dấu & để ghép hai ô chứa giá trị text

Ví dụ, ô A1 chứa chữ Ben, và ô A2 chứa chữ Jerry, công thức = A1 & "and" & A2 trả về kết quả Ben and Jerry

 Sử dụng các công thức tham chiếu (Reference Formulas)

Các toán tử tham chiếu (reference operators) kết hợp hai tham chiếu ô hoặc dãy ô

để tạo ra một tham chiếu nối đơn Hình 1.9 tóm tắt các toán tử mà bạn có thể sử dụng trong loại công thức tham chiếu (reference formulas)

Operator Toán tử

Name Tên

Description

Mô tả

: (colon) (dấu hai chấm)

Range Dãy, vùng

Produes a range from two cell references ( for example, A1:C5) Tạo một dãy từ hai tham chiếu ô (ví dụ, A1:C5)

(space) (khoảng trắng)

Intersection Giao

Produces a range that is the intersection of two ranges (for example, A1:C5 B2:E8)

Tạo một dãy từ vùng giao nhau của hai dãy (Ví dụ, A1:C5 B2:E8) , comma)

(Dấu phẩy

Union Hợp (ghép)

Produces a range that is the union of two ranges ( for example, A1:C5, B2:E8)

Tạo một dãy từ hai dãy đơn (Ví dụ, A1:C5, B2:E8)

Bạn sẽ thường sử dụng các công thức đơn giản chỉ chứa hai giá trị nào đó và một toán

tử Tuy nhiên, trong thực tế, hầu hết các công thức mà bạn sử dụng sẽ có một số giá trị toán tử Trong các biểu thức phức tạp hơn, thứ tự mà các phép tính được thực hiện sẽ trở nên quan trọng

Ví dụ, xem công thức: = 3+5^2 Nếu bạn tính toán từ trái sang phải, kết quả mà bạn có được sẽ là 64 (3+5 bằng 8, và 8^2 bằng 64) Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện phép lũy thừa trước rồi mới đến phép cộng, thì kết quả là 28 (5^2 bằng 25, và 3+25 bằng 28)

Ví dụ này cho thấy, một công thức đơn giản có thể cho ra nhiều kết quả, phụ thuộc vào thứ tự mà bạn thực hiện các phép tính

Để kiểm soát vấn đề này, Excel tính toán giá trị một công thức theo một thứ tự ưu tiên được định nghĩa sẵn Thứ tự ưu tiên này cho phép Excel tính toán công thức một cách

rõ ràng bằng cách quyết định phần nào sẽ tính trước và phần nào sẽ tính sau trong một công thức theo hình 1.3.3

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố trong Excel

6

=, <> Bằng nhau, khác nhau

>, <= Lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng

<, <= Nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng

Từ bảng trên, bạn sẽ thấy Excel ưu tiên cho phép lũy thừa trước phép cộng Do đó, kết quả đúng cho công thức = 3+5^2 đã nói ở trên đây, là 28

Có điều hay là chúng ta có thể dùng các cặp dấu ngoặc đơn để điều khiển các thứ tự

mà Excel sử dụng để tính các công thức Các toán tử trong cặp dấu ngoặc đơn sẽ luôn luôn được tính trước, còn các toán tử bên ngoài cặp dấu ngoặc đơn sẽ tính theo trình

tự (theo thứ tự ưu tiên)

Một công dụng nữa của các dấu ngoặc đơn là nâng một số lên một lũy thừa phân số

Ví dụ, nếu bạn muốn lấy căn bậc n của một số, bạn sử dụng công thức chung như sau:

= số^ (1 / n)

Ví dụ, để lấy căn bậc 3 của giá trị trong ô A1, dùng công thức:

= A1 ^ (1 / 3) Bạn cũng có thể đặt các dấu ngoặc đơn bên trong một dấu ngoặc đơn khác để điều khiển các công thức Đây gọi là xếp lồng các dấu ngoặc đơn Excel luôn luôn tính toán giá trị nằm trong dấu ngoặc đơn ở trong cùng trước tiên (tính từ trong ra ngoài) Sau đây là vài công thức mẫu:

3 ^ (15 / 5) * 2 – 5 = 3 ^ 3 * 2 – 5 = 27 * 2 – 5 = 54 –5 = 49

3 ^ ((15 / 5) * 2 – 5) = 3 ^ (3 * 2 – 5) = 3 ^ (6 – 5) = 3 ^ 1 = 3

3 ^ (15 / (5 * 2 – 5)) = 3 ^ (15 / (10 – 5)) = 3 ^ (15 / 5) = 3 ^ 3 = 27

Chú ý rằng các công thức cũng duy trì thứ tự ưu tiên bên trong các dấu ngoặc đơn

Ví dụ, trong biểu thức (5*2–5), toán hạng 5*2 được tính toán trước khi trừ đi 5

Nhập một công thức mới vào trong một bảng tính rất đơn giản:

1) Chọn ô mà bạn muốn nhập công thức vào

2) Gõ một dấu bằng (=) để Excel biết rằng bạn sẽ nhập một công thức

3) Nhập các toán hạng (operand) và toán tử (operator) của công thức