Giáo trình Nguyên lý kế toán (Nghề: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) - Trường CĐ Nghề Việt Đức Hà Tĩnh

Giáo trình Nguyên lý kế toán cung cấp cho người học những kiến thức như: Vai trò, chức năng, đối tượng và phương pháp hạch toán kế toán; phương pháp chứng từ kế toán; phương pháp tài khoản kế toán; phương pháp tính giá và kế toán các quá trình kinh doanh chủ yếu trong doanh nghiệp;...Mời các bạn cùng tham khảo!

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ TĨNH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VIỆT - ĐỨC HÀ TĨNH

GIÁO TRÌNH Môn học: Nguyên lý kế toán Nghề: Kế toán doanh nghiệp

Trình độ: Cao đẳng

Tài liệu lưu hành nội bộ

Năm 2017

CHƯƠNG 1: VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, ĐỐI TƯỢNG VÀ

PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

1 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán

1.1 Hạch toán kế toán và tính tất yếu khách quan của hạch toán kế toán

Lịch sử tiến hóa của xã hội loài người đã khẳng định: sản xuất ra của cải vật chất là nhu cầu tất yếu khách quan của xã hội loài người Ngay từ thời cổ xưa, con người của xã hội nguyên thuỷ đã nhận thức được rằng muốn duy trì sự sống và phát triển thì phải lao động sản xuất, để tạo ra những vật dụng cần thiết, thức ăn và đồ mặc… Quá trình hoạt động sản xuất đó được diễn ra liên tục, lặp đi lặp lại không ngừng và hình thành nên quá trình tái sản xuất xã hội Khi thực hiện quá trình tái sản xuất xã hội, con người luôn có ý thức xem xét hao phí lao động đã bỏ ra là bao nhiêu

và kết quả thu được là cái gì, kết quả đó sẽ được phân phối như thế nào Tức là họ đã quan tâm đến chi phí đầu vào và kết quả đầu ra của các quá trình hoạt động kinh tế trong quá trình tái sản xuất Đồng thời con người cũng luôn có ý thức và mong muốn quá trình tái sản xuất được thực hiện nhịp nhàng và đạt hiệu quả cao Tất cả những mối quan tâm đó của con người đối với quá trình tái sản xuất đã đặt ra nhu cầu tất yếu phải theo dõi, quan sát, lượng hoá, ghi chép, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh tế trong quá trình tái sản xuất tức là phải thực hiện chức năng quản lý quá trình tái sản xuất

Để quản lý được các hoạt động kinh tế trong quá trình tái sản xuất, cần phải có những thông tin hữu ích - được thu thập, xử lý và kiểm tra thông qua quá trình thực hiện việc quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động đó

Quan sát các hiện tượng và quá trình kinh tế là hoạt động đầu tiên của quá trình

quản lý nhằm định hướng, phản ánh, giám đốc quá trình tái sản xuất

Đo lường là việc biểu hiện các hao phí trong quá trình sản xuất của cải, vật chất

đã sản xuất ra bằng các loại thước đo thích hợp

Có ba loại thước đo được sử dụng để đo lường các đối tượng của quá trình tái sản xuất, đó là thước đo hiện vật, thước đo lao động và thước đo giá trị

Thước đo hiện vật là sử dụng đơn vị đo lường vật lý tuỳ thuộc vào tính tự nhiên

lường chính xác từng đối tượng riêng biệt, nhưng không thể sử dụng nó để xử lý thông tin ban đầu thành thông tin tổng hợp của nhiều hiện tượng

Thước đo thời gian lao động là sử dụng các đơn vị về thời gian như ngày công, giờ công để đo lường các đối tượng hạch toán Thước đo thời gian lao động thường chỉ được sử dụng để đo lường hao phí lao động sống, tính toán các chỉ tiêu về năng suất lao động trong các doanh nghiệp, các tổ chức Thước đo thời gian lao động giúp xác

định được năng suất lao động của công nhân, làm căn cứ tính lương phải trả cho công nhân Thước đo thời gian lao động thường được sử dụng với thước đo hiện vật để giám sát số lượng sản phẩm công nhân sản xuất ra

Thước đo giá trị (thước đo tiền tệ) là thước đo sử dụng rộng rãi nhất trong công tác quản lý Thước đo tiền tệ là sử dụng đơn vị tiền tệ để đo lường các chỉ tiêu kinh tế, các loại tài sản, hàng hoá, vật tư của đơn vị Thước đo giá trị có ưu điểm là giúp cho hạch toán có thể tổng hợp được thông tin từ các thông tin ban đầu về các đối tượng riêng biệt

Mỗi thước đo đều có ưu, nhược điểm riêng Để có được thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời phải kết hợp cả ba thước đo, sẽ phản ánh và giám đốc toàn diện các chỉ tiêu về sản lượng, chất lượng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

Tính toán là việc sử dụng các phương pháp tính toán, tổng hợp, phân tích để

tính toán những chỉ tiêu kinh tế cần thiết Qua đó có thể đánh giá được mức độ thực hiện và hiệu quả của hoạt động kinh tế

Ghi chép là quá trình thu nhận, xử lý và ghi lại tình hình và kết quả các hoạt

động kinh tế đã thực hiện theo trình tự và phương pháp nhất định Từ đó mà thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra các quá trình kinh tế trong từng thời gian, từng địa điểm phát sinh cũng như suốt một thời kỳ nào đó

Hệ thống quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động kinh tế của con người, nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế trong quá trình tái sản xuất xã hội được gọi là Hạch toán

Sự cần thiết phải giám đốc và quản lý quá trình hoạt động kinh tế không phải chỉ là nhu cầu mới được phát sinh gần đây mà thực ra đã phát sinh rất sớm trong lịch

sử nhân loại và tồn tại trong các hình thái kinh tế xã hội khác nhau Xã hội loài người càng phát triển, con người càng quan tâm đến hoạt động sản xuất tức là càng quan tâm đến thời gian lao động bỏ ra và kết quả sản xuất đạt được Các-Mác đã viết: “Trong tất

cả các hình thái kinh tế xã hội, người ta đều phải quan tâm đến thời gian cần dùng để sản xuất ra tư liệu tiêu dùng, nhưng ở mức độ quan tâm có khác nhau tuỳ theo trình độ của nền văn minh”

Như vậy, hạch toán là nhu cầu tất yếu khách quan của mọi hình thái kinh tế xã hội và là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế Có thể nói, hạch toán được hình thành

và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của sản xuất xã hội Trong các hình thái

xã hội khác nhau, đối tượng và nội dung hạch toán cũng khác nhau, vì mỗi chế độ xã hội có một phương thức sản xuất riêng Phương thức sản xuất thay đổi làm cho toàn bộ

cơ cấu kinh tế, chính trị, xã hội cũng thay đổi Cùng với sự thay đổi và phát triển của sản xuất xã hội, hạch toán cũng không ngừng được hoàn thiện về phương pháp, nội dung cũng như hình thức tổ chức

Các loại hạch toán:

Xã hội ngày càng phát triển, quá trình tái sản xuất ngày càng phức tạp Để quản

lý một cách có hiệu quả và đánh giá toàn diện hoạt động kinh tế trong quá trình tái sản xuất xã hội, cần phải có đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin về các mặt hoạt động khác nhau của quá trình tái sản xuất đó Do vậy, hệ thống hạch toán đã không ngừng hoàn thiện và phát triển về nội dung, phương pháp cũng như hình thức tổ chức

và được phân thành 3 loại sau:

* Hạch toán nghiệp vụ (Hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật): là sự quan sát, phản ánh

và kiểm tra từng nghiệp vụ kinh tế, từng quá trình kinh tế kỹ thuật cụ thể, nhằm thu thập và cung cấp thông tin để thực hiện sự chỉ đạo thường xuyên, kịp thời các nghiệp

vụ và các quá trình kinh tế đó

Hạch toán nghiệp vụ thu thập và cung cấp thông tin, số liệu về tình hình thực hiện từng nghiệp vụ kinh tế (mua, bán ) từng quá trình kinh tế kỹ thuật (quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh) Ví dụ doanh số bán của từng quầy hàng theo từng ngày, số lượng sản phẩm sản xuất được tại từng phân xưởng trong từng ca sản xuất

Đặc điểm:

- Phương pháp thu thập và phản ánh thông tin là quan sát và phản ánh trực tiếp từng nghiệp vụ, từng quá trình kinh tế kỹ thuật cụ thể để phục vụ kịp thời việc điều hành, chỉ đạo từng nghiệp vụ, từng quá trình kinh tế cụ thể đó Phương tiện thu thập và truyền thông tin đơn giản, linh hoạt: điện thoại, email, thư báo, truyền miệng

- Thông tin do hạch toán nghiệp vụ cung cấp chỉ là những thông tin riêng biệt

về từng nghiệp vụ, từng quá trình

- Hạch toán nghiệp vụ không chuyên dùng một loại thứơc đo nào Tuỳ thuộc vào tính chất của từng nghiệp vụ kinh tế và yêu cầu quản lý mà sử dụng các thước đo phù hợp

Với những đặc điểm trên, hạch toán nghiệp vụ chưa trở thành một môn khoa học, chưa có đối tượng và phương pháp nghiên cứu riêng Tuy nhiên hạch toán nghiệp

vụ vẫn rất cần thiết để bổ sung cho các loại hạch toán khác

* Hạch toán thống kê (Thống kê) là một môn khoa học nghiên cứu mặt lượng trong mối liên hệ mật thiết với mặt chất của các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn trong điều kiện thời gian, không gian cụ thể nhằm rút ra bản chất và tính quy luật trong sự phát triển của hiện tượng đó

Đặc điểm:

- Đối tượng của hạch toán thống kế là các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn

- Để thu thập và phản ánh thông tin, hạch toán thống kê có hệ thống phương pháp nghiên cứu riêng (phương pháp điều tra chọn mẫu, phương pháp phân tổ, phương pháp chỉ số )

- Thông tin và số liệu do hạch toán thống kê cung cấp không mang tính liên tục, thường xuyên nhưng mang tính hệ thống và tính tổng hợp cao

- Hạch toán thống kê không chuyên dùng một loại thước đo nào Tuỳ theo tính chất và yêu cầu cung cấp thông tin mà hạch toán thống kê sử dụng thước đo thích hợp

* Hạch toán kế toán (Kế toán):

là do nhìn nhận kế toán ở những thời điểm khác nhau (quan niệm cổ điển, quan niệm hiện đại) hoặc dưới những góc độ khác nhau (hoạt động kế toán, chức năng, nhiệm vụ, vai trò, tính nghề nghiệp, tính khoa học và nghệ thuật của kế toán ) Dưới góc độ nguyên lý chung về kế toán, chúng ta xem xét kế toán dưới hai góc độ sau:

Xét dưới góc độ khoa học: Kế toán là môn khoa học thu nhận xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, tổ chức sự nghiệp và các cơ quan nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của các đơn vị đó

lý và kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

Mỗi đơn vị kế toán muốn hoạt động được đều phải có một lượng tài sản nhất định (tiền, vật tư, hàng hoá, nhà cửa ) Những tài sản của đơn vị kế toán được hình thành do sự đóng góp của các chủ sở hữu đơn vị và được huy động từ các nguồn khác (vay, chiếm dụng ) Hoạt động của đơn vị kế toán thường xuyên gây ra sự biến động đối với các tài sản và nguồn hình thành tài sản, làm cho chúng luôn thay đổi về số lượng giá trị cũng như hình thái biểu hiện Kế toán trong mỗi đơn vị có nhiệm vụ thu thập, đo lường, xử lý, kiểm tra, phân tích thông tin về tình hình và sự vận động của tài sản của đơn vị và cung cấp cho các đối tượng cần sử dụng thông tin theo quy định

tế phát sinh

Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý cho mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra tại đơn vị Không có chứng từ phản ánh thì thông tin về các nghiệp vụ kinh tế do kế toán cung cấp sẽ không có giá trị pháp lý Vì vậy, chứng từ kế toán đảm bảo cho mọi thông tin do kế toán cung cấp đều có tính trung thực, khách quan và có cơ sở pháp lý chắc chắn

- Thông tin do kế toán thu thập và cung cấp mang tính chất thường xuyên, liên tục và có hệ thống tất cả các loại tài sản và tình hình vận động của các loại tài sản đó trong quá trình hoạt động kinh tế của đơn vị kế toán

Khác với thống kê, kế toán thông tin và kiểm tra thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình và sự vận động của từng tài sản, từng nguồn vốn, từng quá trình kinh doanh Nhờ đó mà kế toán có thể thông tin và kiểm tra một cách toàn diện về toàn

bộ tài sản, nguồn vốn và các hoạt động kinh tế, tài chính trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị kế toán

- Để phản ánh các loại tài sản và sự vận động của tài sản, kế toán sử dụng cả ba loại thước đo, trong đó thước đo tiền tệ được coi là thước đo chủ yếu Sử dụng thước

đo tiền tệ, kế toán sẽ cung cấp được các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của công tác quản lý

Với những đặc điểm trên, kế toán là một môn khoa học quan trọng trong hệ thống các môn khoa học về quản lý kinh tế, là một công cụ quản lý quan trọng, đắc lực

và không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế Trong xã hội, kế toán là một nghề nghiệp Người làm kế toán đòi hỏi phải qua quá trình đào tạo để trang bị kiến thức, trình độ nghiệp vụ chuyên môn và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp

1.2 Vai trò của hạch toán kế toán trong nền kinh tế thị trường

Kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản (các hoạt động kinh tế tài chính) trong các đơn vị

Kế toán hình thành và phát triển gắn liền với sự phát triển của sản xuất xã hội Khi nền sản xuất xã hội càng phát triển, kế toán càng cần thiết và trở thành công cụ quản lý kinh tế hiệu quả, không thể thiếu trong hệ thống các công cụ quản lý kinh tế tài chính

Có thể phân tích vai trò của kế toán qua các khía cạnh sau:

- Nhờ có kế toán mà các đơn vị kế toán có thể quản lý chặt chẽ tình hình hiện

có cũng như việc sử dụng tài sản của đơn vị một cách hiệu quả

Kế toán thực hiện việc ghi chép, theo dõi, giám sát thường xuyên, liên tục tình hình hiện có, tình hình biến động (tăng, giảm, nhập, xuất, thu, chi, vay, trả ) của tất cả mọi tài sản và nguồn hình thành các tài sản của đơn vị kế toán Nhờ đó mà kế toán giúp cho các nhà quản lý đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa, phát hiện xử lý kịp thời những hành vi tham ô, lãng phí, thiếu trách nhiệm gây thiệt hại đến tài sản của đơn vị

- Thông tin do kế toán cung cấp là nguồn thông tin quan trọng, trung thực, khách quan, chiếm tỷ trọng lớn trong dòng thông tin đầu vào của quá trình quản lý giúp cho các nhà quản lý thực hiện tốt chức năng quản lý của mình

hình doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động do đó luôn có sự cạnh tranh gay gắt Trong điều kiện đó, để tồn tại và phát triển được, các đơn vị phải xác định mục tiêu hoạt động phù hợp với năng lực, trình độ của mình, chủ động trong hoạt động kinh doanh, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả tài sản, nguồn vốn nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Muốn vậy đòi hỏi các đơn vị phải tổ chức thu nhận thông tin đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời

về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, từ đó giúp nhà quản lý đưa ra những

quyết định kinh tế phù hợp và hữu hiệu Ngoài ra từ những thông tin do kế toán cung cấp, các cơ quan quản lý nhà nước, các cá nhân tổ chức quan tâm đến hoạt động của doanh nghiệp, nắm được tình hình về tài sản, chi phí, kết quả và hiệu quả hoạt động của đơn vị để thực hiện chức năng quản lý Nhà nước và đề ra các quyết định quản lý kinh doanh đúng đắn có hiệu quả

- Kế toán còn tiến hành phân tích và xử lý thông tin, giúp cho nhà quản lý đánh giá chính xác, đúng đắn mức độ hoàn thành của các chỉ tiêu kinh tế (về sản lượng tiêu thụ, về doanh thu, về lợi nhuận ), phát hiện những yếu kém trong hoạt động kinh tế của đơn vị để có những biện pháp khắc phục kịp thời, phát hiện những thế mạnh, tiềm năng chưa được khai thác làm cơ sở xây dựng kế hoạch phát triển cho đơn vị

hàng hoá nhiều thành phần được quản lý theo cơ chế thị trường, có sự điều tiết của Nhà nước, hoạt động kế toán trong các đơn vị thực hiện việc thu nhận, kiểm tra, xử lý, cung cấp thông tin về các hoạt động của đơn vị và toàn xã hội là hết sức quan trọng Với vai trò này, người ta coi kế toán là quy tắc đầu tiên của quản lý, không có kế toán thì không thể quản lý kinh tế được Đến nay, kế toán đã trở thành một hoạt động quản

lý khoa học không thể thiếu trong quản lý kinh tế ở mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành và toàn bộ nền kinh tế quốc dân

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của hạch toán kế toán

1.3.1 Chức năng của kế toán:

Để quản lý hoạt động kinh tế xã hội đòi hỏi phải sử dụng một hệ thống công cụ

và mỗi một công cụ trong hệ thống phải đảm nhận một hay một số chức năng nhất định phục vụ công tác quản lý một hay một số mặt của nền kinh tế xã hội Kế toán - một phân hệ của hệ thống hạch toán, phải thông tin và kiểm tra quá trình tái sản xuất

xã hội trên góc độ cụ thể là tài sản và sự vận động của tài sản trong từng đơn vị kinh

tế Vị trí và nội dung trên đã quyết định 2 chức năng cơ bản của kế toán là:

* Tổ chức, thu thập và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị; chọn lọc, phân loại

và ghi chép những thông tin đã thu thập được theo những phương pháp nhất định; sử dụng các phương pháp thích hợp tính toán, xác định các chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết và trình bày, báo cáo các thông tin đã thu thập, xử lý cho các đối tượng cần sử dụng, thông qua các biểu mẫu và sổ sách kế toán Tóm lại, chức năng cơ bản và quan trọng của kế toán là tổ chức hệ thống thông tin kinh tế, tài chính trong các đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp

Để đảm bảo cho thông tin của kế toán thực sự hữu ích đối với công tác quản lý

ở cả tầm vi mô và vĩ mô, cần tìm hiểu những đối tượng nào trong xã hội cần sử dụng thông tin kế toán Những đối tượng cần sử dụng thông tin kế toán bao gồm:

- Các nhà quản trị các cấp trong nội bộ đơn vị kế toán: Từ nhà quản trị cấp

thấp đến nhà quản trị cấp cao (Ban giám đốc, hội đồng quản trị, kế toán trưởng, trưởng các phòng ban…) trong nội bộ đơn vị đều cần thông tin kế toán để kiểm soát và điều hành các hoạt động của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý đã xác định

- Các đối tượng bên ngoài đơn vị kế toán: Căn cứ vào mối quan hệ về quyền lợi

của các đối tượng đối với đơn vị kế toán, có thể chia các đối tượng bên ngoài đơn vị thành hai loại:

+ Các đối tượng có quyền lợi trực tiếp đối với đơn vị kế toán, gồm khách hàng; nhà cung cấp vật tư, tài sản, dịch vụ; nhà đầu tư (cổ đông, đối tác liên doanh…); chủ

nợ (ngân hàng, công ty cho thuê tài chính…); người lao động …Các đối tượng loại này rất cần thông tin kinh tế, tài chính về đơn vị kế toán để đưa ra các quyết định kinh doanh liên quan đến đơn vị kế toán, phù hợp với quyền lợi của họ Ví dụ: nhà cung cấp quyết định bán chịu vật tư, hàng hoá; ngân hàng quyết định việc cho vay…

+ Các đối tượng có quyền lợi gián tiếp đối với đơn vị kế toán, gồm các cơ quan quản lý Nhà nước(Cơ quan thuế, viện nghiên cứu, các Bộ, Sở, Ban ngành…) Thông tin của kế toán có vai trò rất quan trọng trong việc giúp nhà nước kiểm tra và thu đủ các khoản đơn vị kế toán phải nộp để thực hiện các hoạt động của quốc gia; hoạch định chính sách, luật lệ

Mỗi đối tượng bên ngoài đơn vị kế toán có nhu cầu khác nhau đối với thông tin

kế toán của đơn vị, nhưng đều có chung một nguyện vọng là thông tin mà đơn vị kế toán cung cấp phải trung thực, khách quan và hợp thức

* Kiểm tra, giám sát hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán, bao gồm kiểm tra việc chấp hành nguyên tắc, chính sách, chế độ kế toán, kinh tế tài chính của Nhà nước tại đơn vị kế toán, kiểm tra việc chấp hành các quy chế , thủ tục, trình tự … của đơn vị kế toán tại các bộ phận trong nội bộ đơn vị Từ đó giúp nhà nước và các nhà quản trị đơn vị thực hiện chức năng quản lý đối với đơn vị

1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán:

tế, tài chính trong các đơn vị và phát huy vai trò của mình trong hệ thống công cụ quản

lý kinh tế, nhiệm vụ cụ thể của kế toán gồm:

1.Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế

toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

Mỗi một đơn vị kế toán, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải

có một lượng tài sản nhất định và được biểu hiện dưới nhiều dạng vật chất, đó là những tài sản cố định ( máy móc, thiết bị, nhà cửa, quyền sử dụng đất…), vật tư hàng hoá, tiền và các tài sản khác Những tài sản này được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, có thể do nhà nước hoặc cấp trên cấp, do các tập thể, cá nhân đóng góp hoặc được hình thành từ lợi nhuận của hoạt động kinh doanh …Trong quá trình hoạt động

của đơn vị, các tài sản này luôn biến động và có sự thay đổi về hình thái biểu hiện, về lượng giá trị Tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự biến động của tài sản qua các quá trình hoạt động của đơn vị chính là đối tượng của kế toán Với vai trò quan trọng của mình trong quản lý kinh tế tài chính, kế toán phải thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, số liệu về các đối tượng này theo các chỉ tiêu số lượng, giá trị, chất lượng, địa điểm bảo quản, người chịu trách nhiệm vật chất theo đúng các nguyên tắc, quy định của luật kế toán, chuẩn mực và chính sách chế độ kế toán Quá trình thu thập, xử

lý thông tin, số liệu của kế toán phải theo đúng trình tự, nội dung công việc kế toán đã được quy định thông qua hệ thống phương pháp kế toán, bao gồm các phương pháp chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán

2.Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vu thu, nộp, thanh toán nợ;

kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán

Với chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị kế toán,

kế toán có nhiệm vụ phải thường xuyên kiểm tra giám sát việc chấp hành các chế độ chính sách quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước tại đơn vị

Chế độ chính sách quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước chính là việc thể chế hoá đường lối, chủ trương chính sách của Đảng trong tổ chức quản lý, xây dựng và phát triển kinh tế nhằm đảm bảo cho cả hệ thống kinh tế quốc dân hoạt động, thống nhất, ổn định đúng đinh hướng phát triển trong phạm vi khuôn khổ của các chính sách chế độ đó Do đó yêu cầu các đơn vị kinh tế cơ sở hoạt động trong nền kinh tế quốc dân phải thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ chính sách quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước đã ban hành

Kế toán thông qua việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính về nhập, xuất vật tư, hàng hoá, tài sản và thanh toán các khoản công nợ, về thu chi,

…đồng thời thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế đó có đúng chính sách, chế độ của Nhà nước, chế độ kế toán hiện hành mà đơn vị đang áp dụng không Từ đó kịp thời phát hiện và ngăn chặn các sai phạm trong quản lý kinh tế tài chính của đơn vị

và các cá nhân có liên quan Mặt khác, kế toán cũng thúc đẩy đơn vị thực hiện đầy đủ triệt để các yêu cầu của chế độ kế toán, không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

3 Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu

cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị kế toán

Sau khi thu nhận, xử lý các thông tin, kế toán cón có nhiệm vụ phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của đơn vị, phát hiện ra các tồn tại, yếu kém về hoạt động sản xuất kinh doanh, về khả năng thanh toán của đơn vị

…từ đó đề xuất ra các giải pháp để khắc phục, đồng thời dự đoán tình hình hoạt động của đơn vị trong tương lai, phát hiện ra tiềm năng, thế mạnh của đơn vị chưa được khai thác hết giúp Ban lãnh đạo đơn vị đề ra các giải pháp phù hợp, đúng đắn đem lại hiệu quả hoạt động ngày càng cao

4 Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

Thông tin, số liệu do kế toán thu thập, xử lý, ngoài việc cung cấp cho các nhà quản trị trong nội bộ đơn vị để điều hành và kiểm soát các hoạt động của đơn vị còn phải cung cấp cho các đối tượng bên ngoài đơn vị theo quy định của pháp luật thông qua hệ thống báo cáo tài chính Thông tin trên hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị kế toán sẽ là căn cứ quan trọng để các đối tượng bên ngoài đơn vị đưa ra các quyết định

về quản lý, về đầu tư, về các mối quan hệ kinh tế đối vơi đơn vị

Bốn nhiệm vụ trên có liên quan chặt chẽ với nhau Kế toán phải thực hiện đầy

đủ, đồng bộ các nhiệm vụ này mới phát huy được một cách tích cực, hiệu quả vai trò của mình là công cụ phục vụ quản lý kinh tế tài chính

1.3.3 Yêu cầu cơ bản của kế toán

Để phát huy và thực hiện được vai trò là công cụ quản lý quan trọng, hiệu quả quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đầy đủ: Phải phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào

chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính

Nếu thông tin kế toán cung cấp không đầy đủ có thể dẫn tới sự nhận thức sai lệch, phân tích đánh giá không đúng đắn hoạt động của đơn vị, từ đó đưa ra những quyết định không phù hợp, không đem lại hiệu quả cho đơn vị và xã hội

- Kịp thời: Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin số liệu kế toán

Thông tin về hoạt động tài chính, kinh tế của đơn vị kế toán phải được báo cáo trung thực, đầy đủ và kịp thời mới đáp ứng yêu cầu và giúp cho công tác quản lý phát hiện yếu kém, tồn tại để tìm biện pháp khắc phục, phát huy thế mạnh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

- Rõ ràng, dễ hiểu và chính xác: Thông tin số liệu kế toán phải được phản ánh

rõ ràng, dễ hiểu và chính xác

Thông tin và số liệu kế toán trình bày trên báo cáo tài chính phải là những thông tin chính xác, có cơ sở pháp lý chắc chắn và phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng Người sử dụng ở đây được hiểu là người có hiểu biết về kinh doanh, kinh tế, kế toán tài chính ở mức độ trung bình Thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh báo cáo tài chính

- Trung thực: Các thông tin và số liệu kế toán phản ánh phải trung thực, đúng

thực tế về hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính

- Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi kết

thúc hoạt động kinh tế tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn

vị kế toán, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kê toán kỳ trước

- Khoa học và có thể so sánh: Phân loại, sắp xếp thông tin số liệu kế toán theo

trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được

Thông tin số liệu kế toán phải được phân loại, phản ánh và trình bày theo đúng các phương pháp kế toán mới có thể đáp ứng yêu cầu kịp thời phục vụ cho công tác quản lý và yêu cầu rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng thông tin Mặt khác để giúp người sử dụng thông tin, sôốliệu kế toán có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động của đơn vị kế toán làm cơ sở đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn thì thông tin số liệu kế toán phải đảm bảo tính có thể so sánh được Các thông tin và số liệu kế toán chỉ có thể

so sánh được khi được tính toán và trình bày nhất quán Tính có thể so sánh được và nhất quán của thông tin kế toán còn là cơ sỏ để tính toán tổng hợp các chỉ tiêu của từng ngành, toàn bộ nền kinh tế quốc dân

1.4 Phân loại hạch toán kế toán

Kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế Để sử dụng kế toán phục vụ quản lý có hiệu quả cao, cần phải hiểu rõ nội dung, phạm vi, mục đích… của kế toán tức là phải hiểu rõ về các loại kế toán Kế toán

có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau

1.4.1 Theo cách thức ghi chép, thu nhận thông tin, kế toán được chia thành:

- Kế toán ghi đơn: là loại kế toán thực hiện việc ghi chép thu nhận thông tin về

các nghiệp vụ kinh tế tài chính một cách độc lập, riêng biệt theo từng đối tượng kế toán Kế toán ghi đơn không phản ánh được mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán khác nhau

Kế toán ghi đơn được thực hiện ngay từ thời kỳ đầu hình thành kế toán, để ghi chép các hoạt động sản xuất và trao đổi hàng hoá Ngày nay, kế toán ghi đơn vẫn còn được thực hiện để ghi chép, phản ánh thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính có liên quan đến tài sản của đơn vị một cách chi tiết, cụ thể, đáp ứng yêu cầu quản lý

- Kế toán ghi kép: là loại kế toán thực hiện việc ghi chép, thu nhận các thông tin

về các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo đúng nội dung, sự vận động biện chứng giữa các đối tượng kế toán

Kế toán ghi kép được thực hiện vào thời kỳ mà kế toán đã có những bước phát triển cùng với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá Và ngày nay, kế toán kép được thực hiện rất phổ biến để ghi chép, thu nhận thông tin về hoạt động kinh tế tài chính có liên quan đến tài sản, nguồn vốn của đơn vị ở mức độ tổng quảt, đáp ứng nhu cầu quản

lý

1.4.2 Theo mức độ, tính chất của thông tin, kế toán được chia thành:

- Kế toán tổng hợp: là loại kế toán mà thông tin kế toán được ghi chép, thu nhận

theo những chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, bằng thước đo giá trị

- Kế toán chi tiết: là loại kế toán mà thông tin được ghi nhận, xử lý và cung cấp

ở dạng chi tiết, cụ thể về một chỉ tiêu tổng hợp do kế toán tổng hợp thực hiện Các chỉ tiêu chi tiết có thể được biểu hiện bằng thước đo tiền tệ, hiện vật hoặc thước đo lao động

1.4.3 Theo phạm vi thông tin kế toán cung cấp, kế toán được chia thành:

- Kế toán tài chính: là loại kế toán thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung

cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán

Sản phẩm của kế toán tài chính là hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị Vì vậy đối tượng chủ yếu sử dụng thông tin do kế toán tài chính cung cấp là nhà đầu tư, nhà cung cấp, khách hàng, chủ nợ, cổ đông… ở bên ngoài đơn vị kế toán Kế toán tài chính thường sử dụng một loại thước đo là thước đo giá trị

- Kế toán quản trị: là loại kế toán thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông

tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán

Sản phẩm của kế toán quản trị là các báo cáo về từng mặt, từng bộ phận của quá trình hoạt động kinh doanh, phục vụ chức năng quản lý nội bộ đơn vị: lập kế hoạch, điều hành thực hiện, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, giúp đơn vị kinh doanh đúng hướng, khai thác và sử dụng có hiệu quả toàn bộ nguồn lực của đơn vị

Như vậy đối tượng sử dụng thông tin của kế toán quản trị là các nhà quản trị các cấp trong nội bộ đơn vị kế toán Các chỉ tiêu chi tiết của kế toán quản trị có thể được biểu hiện bằng cả ba loại thước đo

1.4.4 Theo tính chất và nội dung nghiệp vụ chuyên môn, kế toán được chia thành:

- Kế toán công: là loại kế toán được tiến hành ở những đơn vị hoạt động không

có tính chất kinh doanh, không vì mục đích lợi nhuận

Kế toán công được sử dụng ở các đơn vị hành chính sự nghiệp của các Bộ, các

Sở, Ban ngành các tổ chức Nhà nước, đoàn thể xã hội …

- Kế toán doanh nghiệp: là loại kế toán được tiến hành ở các đơn vị hoạt động

có tính chất kinh doanh, vì mục đích lợi nhuận Đó chính là các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực, các thành phần kinh tế

2 Một số khái niệm và nguyên tắc kế toán

2.1 Một số khái niệm cơ bản của kế toán

* Khái niệm đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán là đơn vị mà ở đó có sự kiểm soát các nguồn lực, tài sản và tiến hành các hoạt động kinh doanh cùng quá trình ghi chép, tổng hợp và báo cáo

Đơn vị kế toán là một khái niệm cơ bản nhất trong kế toán, quy định phạm vi giới hạn của đơn vị được kế toán Khái niệm đơn vị kế toán quy định các nghiệp vụ của mỗi đơn vị phải được tổ chức kế toán riêng biệt với các nghiệp vụ của những tổ chức, đơn vị và cá nhân khác Có thể nói, khái niệm đơn vị kế toán chỉ rõ, các tài khoản kế toán được đơn vị lập ra để ghi chép cho chính đơn vị đó, chứ không phải cho các chủ nhân hoặc những người có liên quan đến nó Như vậy những nghiệp vụ không ảnh hưởng đến đơn vị kế toán thì các kế toán viên không phải ghi chép

Trong cơ cấu nền kinh tế xã hội, các đơn vị kế toán gồm:

- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước

- Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước

- Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật, chi nhánh văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam

- Hợp tác xã

- Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác

* Khái niệm kỳ kế toán

Hoạt động của các đơn vị kế toán diễn ra liên tục, năm này qua năm khác Nếu chờ đến khi tất cả các hoạt động này ngừng lại, khi đó kế toán mới lập báo cáo tài chính thì thông tin trên các báo cáo tài chính do các đơn vị kế toán cung cấp sẽ không

có tác dụng cho sự quản lý điều hành của các nhà quản lý Do đó, để cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết, kế toán phải phân chia hoạt động liên tục của đơn vị kế toán thành các kỳ, có độ dài thời gian bằng nhau để dễ dàng so sánh, đánh giá, kiểm tra tình

hình hoạt động trong từng kỳ của đơn vị kế toán

Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi

sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính

Khái niệm này dựa trên giả thiết là hoạt động của đơn vị kế toán sẽ ngừng lại vào một thời điểm nào đó để kế toán có thể lập các báo cáo tài chính, tổng kết tình hình và kết quả hoạt động mà đơn vị kế toán đã đạt được tính đến thời điểm đó Kỳ kế toán được xác định dựa vào sự phân chia thời gian của năm dương lịch Theo quy định chung kỳ kế toán chính thức là 1 năm (12 tháng) gọi là niên độ kế toán Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu quản lý, các quốc gia, đơn vị có thể quy định các kỳ kế toán tạm thời như

tháng, quý, nửa năm Cụ thể quy định hiện hành về kỳ kế toán tại Việt Nam:

- Kỳ kế toán năm là 12 tháng, tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng

12 năm dương lịch Đơn vị kế toán có đặc thù riêng về tổ chức, hoạt động kinh doanh được chọn kỳ kế toán năm là mười hai tháng tròn nhưng không bắt buộc phải đúng

theo năm dương lịch và thông báo cho cơ quan taì chính biết

- Kỳ kế toán quý là 3 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày

cuối cùng của tháng cuối quý

- Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của

Thước đo tiền tệ là sử dụng đơn vị tiền tệ để đo lường các loại tài sản, hàng hoá, vật tư và các hoạt động của đơn vị Sử dụng khái niệm này, kế toán gỉa thiết rằng sự thay đổi của sức mua tiền tệ là không đủ lớn để ảnh hưởng đến việc đo lường của kế toán Điểm này cũng có nghĩa, kế toán chỉ phản ánh những đối tượng có thể biểu hiện

được bằng tiền

Thước đo tiền tệ là thước đo được sử dụng chủ yếu trong ghi chép kế toán và lập BCTC Các đơn vị kê toán phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng tiền do Nhà nước sở tại quy định Trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đồng tiền khác, cần phải quy đổi về đơn vị tiền tệ đã quy định để ghi chép theo các

nguyên tắc nhất định

2.2 Các nguyên tắc cơ bản của kế toán

Kế toán là một môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản,

sự vận động của tài sản trong các đơn vị nhằm kỉêm tra, giám sát toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của các đơn vị đó Thông tin kế toán còn cần cho rất nhiều đối tượng khác nhau, mặt khác một đối tượng nào đó có thể cần thông tin kế toán của nhiều đơn vị khác nhau – thông tin kế toán phải đảm bảo vai trò là “ngôn ngữ kinh doanh” Do đó để các đối tượng sử dụng thông tin kế toán có chung một cách đánh giá

về thông tin trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán thì cần phải đặt ra những nguyên tắc hướng dẫn thực hành việc ghi chép, xử lý và trình bày thông tin trên các

báo cáo tài chính

Các nguyên tắc kế toán được đúc rút từ những kinh nghiệm thực tiễn tổ chức quản lý công tác kế toán, cũng như hoạt động của người thực hiện công tác kế toán và kết hợp với sự nghiên cứu của những cơ quan chức năng, các chuyên gia kế toán, Do

đó các nguyên tắc kế toán được thừa nhận là những tuyên bố chung như những chuẩn mực, mực thước và những hướng dẫn để phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính

đạt được các mục tiêu đầy đủ, dễ hiểu, đáng tin cậy và dễ so sánh

2.2.1 Nguyên tắc cơ sở dồn tích

Nguyên tắc cơ sở dồn tích quy định mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi nhận vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu, chi tiền hoặc các khoản tương đương tiền (vàng, bạc, đá quý, chứng khoán ngắn hạn…)

Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở dồn tích, phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai

Đây là nguyên tắc xuyên suốt trong quá trình kế toán của doanh nghiệp Nguyên tắc cơ

sở dồn tích đối lập với nguyên tắc cơ sở tiền mặt Theo cơ sở tiền mặt thì mọi nghiệp

vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp chỉ được ghi nhận khi thực tế thu, chi tiền Báo cáo tài chính lập theo cơ sở tiền mặt sẽ không phản ánh đúng thực tế kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam và hầu

hết các quốc gia trên thế giới quy định các doanh nghiệp phải ghi chép kế toán và lập BCTC theo cơ sở dồn tích

2.2.2 Nguyên tắc hoạt động liên tục

Một doanh nghiệp khi thành lập đi vào hoạt động, sẽ chỉ có thể xảy ra hai khả năng:

1 Sẽ tiếp tục hoạt động liên tục, hay ít nhất sẽ không bị giải thể hoặc ngừng hoạt động trong tương lai gần

2 Ngừng hoạt động

Kế toán thừa nhận khả năng doanh nghiệp hoạt động liên tục

Theo nguyên tắc này, báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giả định doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình

Giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục liên quan đến việc phản ánh tài sản, thu nhập, cho phí của doanh nghiệp theo giá gốc, không phản ánh theo giá thị trường Mặc dù, giá trị thị trường của những tài sản mà doanh nghiệp mua về để tồn trữ hoặc đang sử dụng cho mục đích kinh doanh có thể thay đổi theo thời gian Giả hiết này được đặt ra với lập luận doanh nghiệp hoạt động liên tục nên tài sản được sử dụng để hoạt động sản xuất kinh doanh và không được bán, nên giá thị trường của tài sản là không thích hợp và không cần thiết để phản ánh Mặt khác, nếu phản ánh tài sản theo giá thực tế, báo cáo tài chính của đơn vị chỉ phản ánh được tình hình tài chính của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại mà thôi Mặt khác, nguyên tắc này còn làm cơ sở cho các phương pháp tính hao mòn để phân chia giá trị tài sản cố định vào các chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian hoạt động của nó

Tuy nhiên, khi một doanh nghiệp chuẩn bị bán, sát nhập, giải thể … thì nguyên tắc hoạt động liên tục sẽ không được vận dụng vào việc lập các báo cáo tài chính Trong trường hợp này, các tài sản của doanh nghiệp sẽ phải phản ánh theo giá trị thị trường

Nguyên tắc giá gốc được quy định trên nền tảng của nguyên tắc hoạt động liên tục Với giả định doanh nghiệp hoạt động liên tục, nên trên Báo cáo tài chính, giá trị các chỉ tiêu về tài sản, công nợ, chi phí … được phản ánh theo giá ở thời điểm mua tài sản đó, không phải giá trị tại thời điểm xác định giá tài sản tính theo giá thị trường

2.2.4 Nguyên tắc phù hợp

Nguyên tắc phù hợp quy định, việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận một khoản doanh thu, phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó

Chi phí tương ứng với doanh thu gồm:

1.Chi phí của kỳ tạo ra doanh thu, đó là các chi phí đã phát sinh thực tế trong ký

và liên quan đến việc tạo ra doanh thu của kỳ đó

2.Chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó

Như vậy chi phí được ghi nhận trong kỳ là toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thu nhập của kỳ đó, không phụ thuộc khoản chi phí đó được chi ra trong kỳ nào

Quy định hạch toán phù hợp giữa doanh thu và chi phí nhằm xác định và đánh giá đúng kết quả hoạt động kinh doanh của từng kỳ kế toán, giúp cho các nhà quản trị

có những quyết định kinh doanh đúng đắn và có hiệu quả

2.2.5 Nguyên tắc nhất quán

Theo nguyên tắc nhất quán, các chính sách, phương pháp kế toán doanh nghiệp

đã chọn phải được áp dụng nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác Chỉ nên thay đổi chính sách và phương pháp kế toán khi có lý do đặc biệt và ít nhất phải sang kỳ kế toán sau Trường hợp có sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn, phải giải trình

lý do và công bố đầy đủ ảnh hưởng của sự thay đổi đó về giá trị trong các báo cáo tài chính

Thông tin về đơn vị kế toán trên Báo cáo tài chính là cơ sở quan trọng để các đối tượng sử dụng thông tin nhận thức đúng về tình hình tài chính làm cơ sở để ra các quyết định kinh doanh Do đó những thông tin này phải mang tính ổn định và có thể so sánh được giữa các kỳ với nhau, giữa kế hoạch, dự toán và thực hiện…Nguyên tắc nhất quán sẽ đảm bảo cho thông tin kế toán có được tính chất trên

2.2.6 Nguyên tắc thận trọng

Thận trọng là việc phải xem xét, cân nhắc, có những phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng yêu cầu việc ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ được thực hiện khi có bằng chứng chắc chắn, còn việc ghi giảm vốn chủ sở hữu phải được ghi nhận ngay từ khi có chứng cứ về khả năng

có thể xảy ra Cụ thể:

+ Phải lập các khoản dự phòng đúng nguyên tắc quy định

+ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập

+ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí

+ Doanh thu và thu nhập chỉ ghi nhận khi có các bằng chứng chắc chắn

+ Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí

Tuân thủ nguyên tắc thận trọng sẽ giúp cho doanh nghiệp bảo toàn nguồn vốn, hạn chế rủi ro và tăng khả năng hoạt động liên tục

2.2.7 Nguyên tắc trọng yếu

Nguyên tắc trọng yếu chỉ rõ kế toán phải thu thập, xử lý và cung cấp đầy đủ những thông tin có tính chất trọng yếu, còn những thông tin không trọng yếu, ít có tác dụng hoặc có ảnh hưởng không đáng kể tới quyết định của người sử dụng thông tin thì

có thể bỏ qua

Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu

độ chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kế báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng thông tin Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót kế toán được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể, Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính Vận dụng nguyên tắc này, những khoản mục có cùng nội dung, bản chất kinh tế, không phụ thuộc vào quy mô có thể được gộp lại thành một khoản mục trình bày trên báo cáo tài chính Tuy nhiên vẫn có những khoản mục, có thể quy

mô rất nhỏ nhưng nội dung, bản chất kinh tế riêng biệt mang tính trọng yếu phải trình bày riêng biệt trên báo cáo tài chính

3 Đối tượng của hạch toán kế toán

3.1 Đối tượng chung của hạch toán kế toán

Kế toán là một môn khoa học kinh tế có đối tượng nghiên cứu riêng Đối tượng của hạch toán kinh tế là quá trình tái sản xuất xã hội Kế toán là một bộ phận của hạch toán kinh tế, nghiên cứu đối tượng kế toán là nghiên cứu các nội dung, các bộ phận

của quá trình tái sản xuất xã hội mà kế toán phản ánh và giám đốc

Với vai trò của kế toán là công cụ quản lý kinh tế, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân Kế toán được thực hiện ở tất cả các tổ chức,

xí nghiệp sản xuất kinh doanh thuộc các thành phần kinh tế, các cơ quan hành chính sự nghiệp và các tổ chức khác có sử dụng kinh phí của nhà nước hoặc không sử dụng kinh phí của nhà nước (đơn vị kế toán) Đồng thời với đặc trưng của kế toán là sử dụng thước đo tiền tệ là thước đo chuyên dùng Do đó đối tượng của kế toán là tài sản, nguồn hình thành tài sản, sự biến động của tài sản trong các quá trình hoạt động kinh

tế tài chính, các quan hệ kinh té pháp lý ngoài tài sản thuộc quyền sở hữu của đơn vị

Mỗi đơn vị, tổ chức khi thành lập và hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhất định đều cần một lượng tài sản nhất định Trong quá trình hoạt động các đơn vị phải quản lý chặt chẽ và sử dụng hiệu quả mọi tài sản hiện có Quản lý tài sản cần thiết phải biết được tài sản của đơn vị hiện có là bao nhiêu, nó bao gồm các loại gì, số lượng của từng loại, đồng thời phải biết được tài sản của đơn vị được hình thành từ nguồn nào? Tài sản và nguồn hình thành tài sản là hai mặt khác nhau của cùng một khối

lượng tài sản Kế toán là công cụ quản lý trong từng đơn vị phải ghi nhận, phản ánh được tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản, như vậy tài sản và nguồn hình thành

tài sản là đối tượng của hạch toán kế toán

Trong quá trình hoạt động của đơn vị do tác động của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài sản và nguồn hình thành tài sản luôn biến động, nó chuyển hoá từ hình thái này sang hình thái khác.Ví dụ: hàng hóa được mua vào, bán ra; tiền mặt được thu vào, chi ra …Quản lý tài sản phải biết được tài sản hiện có, mặt khác phải biết được sự biến động của tài sản qua các quá trình hoạt động kinh tế tài chính diễn ra Do đó kế toán phản ánh tài sản hiện có đồng thời phải phản ánh sự biến động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh… Tức là sự biến động tài sản trong quá trình

hoạt động kinh tế tài chính là đối tượng của kế toán

còn phát sinh các quan hệ kinh tế liên quan đến tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhưng đơn vị có trách nhiệm quản lý, bảo quản ( quan hệ kinh tế pháp lý ngoài tài sản của đơn vị) ví dụ: quan hệ vật tư hàng hoá nhận gửi hộ, bán hộ, quan hệ TSCĐ thuê ngoài, quan hệ hợp đồng kinh tế…Kế toán là công cụ quản lý cùng với việc phản ánh các quan hệ kinh tế liên quan tài sản của đơn vị phải phản ánh cả các quan hệ kinh

tế liên quan đến tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, do đó quan hệ kinh tế pháp lý ngoài tài sản của đơn vị là đối tượng của hạch toán kế toán

3.2 Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán trong các đơn vị

Để nghiên cứu đầy đủ, rõ ràng đối tượng kế toán cần đi sâu nghiên cứu nội dung cụ thể của đối tượng kế toán trong đơn vị thuộc lĩnh vực cụ thể - đơn vị sản xuất kinh doanh (doanh nghiệp, một đơn vị cơ sở của nền kinh tế Việc nghiên cứu nội dung cụ thể đối tượng kế toán trong doanh nghiệp một cách khoa học là cơ sở để xác

định nội dung cụ thể của đối tượng kế toán trong các đơn vị thuộc lĩnh vực khác

Doanh nghiệp là đơn vi kinh tế cơ sở, để tiến hành hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được xác định cần phải có lượng tài sản nhất định như nhà cửa, máy móc, phương tiện vận chuyển, hàng hoá …Quản lý tài sản trong doanh nghiệp, các nhà quản lý cần biết rõ các loại tài sản, nguồn hình thành tài sản để sử dụng hợp

lý, có hiệu quả các loại tài sản và khai thác huy động triệt để nguồn vốn, có nghĩa là cần phải phân loại tài sản theo kết cấu và theo nguồn hình thành

3.2.1 Phân loại tài sản theo kết cấu:

Trong các doanh nghiệp, tài sản là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai Lợi ích kinh tế trong tương lai của tài sản

là tiềm năng làm tăng nguồn tiền và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp hoặc làm giảm bớt những khoản tiền mà doanh nnghiệp phải chi ra Tài sản của doanh nghiệp được biểu hiện dưới hình thái vật chất như nhà xưởng, máy móc, thiết bị vật tư hàng hoá hoặc không thể hiện dưới hình thái vật chất như bản quyền, bằng sáng chế

Tài sản xét theo tính chất và yêu cầu quản lý bao gồm tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn

* Tài sản ngắn hạn: là những tài sản được dự tính để bán hoặc sử dụng trong

khuôn khổ của chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp

hoặc

Được nắm giữ chủ yếu cho mục đích thương mại hoặc cho mục đích ngắn hạn

và dự kiên thu hồi hoặc thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ hoặc

Là tiền, tài sản tương đương tiền mà việc sử dụng không gặp một hạn chế nào Trong doanh nghiệp tài sản ngắn hạn bao gồm:

- Tài sản bằng tiền và các khoản tương đương tiền: là bộ phận tài sản tồn tại

dưới hình thái tiền tệ như tiền mặt ở quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời gian thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định và không có rủi ro trong chuyển đổi thành tiền

- Tài sản là khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: là bộ phận tài sản đơn vị đem đầu

tư ra bên ngoài với mục đích để đem lại lợi nhuận như giá trị các loại chứng khoán, giá trị vốn góp, các khoản cho vay mà thời hạn thu hồi trong vòng một năm

- Tài sản là các khoản phải thu ngắn hạn: là bộ phận giá trị tài sản của doanh

nghiệp đang nằm ở khâu thanh toán doanh nghiệp phải thu và có thời hạn thanh toán trong vòng một năm như các khoản phải thu người mua, các khoản tạm ứng, khoản thu bồi thường vật chất … đây chính là bộ phận tài sản của đơn vị để cá nhân và đơn vị khác chiếm dụng một cách hợp pháp hoặc không hợp pháp

- Tài sản là hàng tồn kho: là toàn bộ giá trị hàng tồn kho đang trong quá trình

kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Nó chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp bao gồm: công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hoá trong kho, hàng mua đang đi đường, hàng hóa gửi đi bán chưa xác định tiêu thụ…

-Tài sản ngắn hạn khác: là giá trị tài sản ngoài các tài sản ngắn hạn trên và có

thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trong một năm hoặc một chu kỳ hoạt động như các khoản chi phí trả trước ngắn hạn, các khoản ký cược, ký quỹ ngắn hạn

* Tài sản dài hạn: là những tài sản khác của doanh nghiệp ngoài tài sản ngắn

hạn, bao gồm: các khoản phải thu dài hạn, tài sản cố định, bất động sản đầu tư, tài sản đầu tư tài chính dài hạn và tài sản dài hạn khác

- Tài sản là các khoản phải thu dài hạn: là giá trị các khoản doanh nghiệp phải

thu có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên một năm hoặc hơn một chu kỳ kinh doanh, bao gồm phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, số vốn đã giao cho các đơn vị trực thuộc…

- Tài sản cố định: là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, tham

gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, trong quá trình sử dụng bị hao mòn dần Tài sản được ghi nhận là tài sản cố định khi thoả mãn đồng thời các tiêu chuẩn sau:

+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó + Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy

+ Thời gian sử dụng ước tính trên một năm

+ Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định

Tài sản cố định trong doanh nghiệp xét theo hình thái biểu hiện bao gồm:

Tài sản cố định hữu hình: là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận tải…

+ Tài sản cố định vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị, do doanh nghiệp nắm giữ và phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định như quỳên sử dụng đất, bằng sáng chế, bản quyền…

- Tài sản là các bất động sản đầu tư: là giá trị của toàn bộ quyền sử dụng đất,

nhà hoặc một phần của nhà, hoặc cả nhà và đất của doanh nghiệp hiện nắm giữ với mục đích thu lợi từ việc cho thuê hoặc chờ tăng giá mà không phải để sử dụng trong sản xuất kinh doanh hoặc để bán trong kỳ kinh doanh thông thường

- Tài sản là các khoản đầu tư tài chính dài hạn: là bộ phận tài sản của doanh

nghiệp được đem đầu tư ra bên ngoài doanh nghiệp với mục đích để sinh lời, có thời hạn thu hồi lớn hơn một năm như các loại chứng khoán dài hạn, vốn góp liên doanh dài hạn dưới hình thức thành lập cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết…

- Tài sản dài hạn khác: là giá trị các tài sản ngoài các tài sản dài hạn trên và có

thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên một năm như các khoản chi phí trả trước dài hạn, chi phí đầu tư xây dựng cơ bản, các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn

Trong các doanh nghiệp khác nhau kết cấu các loại tài sản khác nhau và trong

cùng một đơn vị kết cấu tài sản giữa các thời kỳ cũng khác nhau Do đó để quản lý chặt chẽ và đảm bảo sử dụng tài sản hiệu quả cần phải nghiên cứu có các giải pháp, quyết định sao cho kết cấu tài sản của đơn vị hợp lý nhất Hạch toán kế toán phản ánh tài sản của đơn vị không chỉ phản ánh tổng số tài sản mà phản ánh cụ thể từng loại tài sản

3.2.2 Phân loại tài sản theo nguồn hình thành

Trong các doanh nghiệp, tài sản được hình thành từ các nguồn khác nhau đó là:

* Nợ phải trả: là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch

và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình Đó là toàn bộ các khoản nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh đơn vị phải trả cho các chủ

nợ nhưng chưa bao gồm các khoản nợ ngắn hạn, nợ dài hạn

Nợ ngắn hạn là các khoản nợ được dự kiến thanh toán trong một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp, hoặc được thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm Nợ dài hạn là các khoản nợ ngoài các khoản nợ ngắn hạn Trong các khoản nợ ngắn hạn, dài hạn gồm các khoản nợ tiền vay ( nợ tín dụng)

và các nợ phải trả người cung cấp, phải trả công nhân viên, các khoản phải nộp nhà nước Thực chất nợ phải trả là tài sản đơn vị đi chiếm dụng một cách hợp pháp hay không hợp pháp của cá nhân, tổ chức, các đơn vị khác

* Vốn chủ sở hữu: là vốn thuộc sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có

quyền sử dụng lâu dài trong quá trình hoạt động và không phải cam kết thanh toán Vốn chủ sở hữu trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau:

Xét theo nguồn hình thành bao gồm:

- Vốn của các nhà đầu tư là vốn của chủ doanh nghiệp, vốn góp, vốn cổ phần, vốn nhà nước

- Thặng dư vốn cổ phần là chênh lệch giữa mệnh giá cổ phiều với giá thực tế phát hành

- Lợi nhuận giữ lại là phần lợi nhuận sau thuế giữ lại để tích luỹ bổ sung vốn

- Các quỹ như quỹ dự trữ, quỹ dự phòng, quỹ đầu tư phát triển

- Lợi nhuận chưa phân phối là phần lợi nhuận sau thuế chưa chia cho chủ sở hữu, hoặc chưa trích lập các quỹ

- Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong quá trình đầu tư xây dựng, khi doanh nghiệp hợp nhất báo cáo tài chính của các hoạt động ở nước ngoài, các khoản chênh lệch do đánh giá lại tài sản khi có quyết định của nhà nước, hoặc khi đưa tài sản

đi góp vốn liên doanh

Xét theo mục đích sử dụng, vốn chủ sở hữu bao gồm: nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, các quỹ hình thành trong quá trình hoạt động như quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính và lợi nhuận chưa phân phối …

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhu cầu vốn giữa các thời kỳ khác nhau do đó việc nhận biết nguồn hình thành tài sản (nguồn vốn) để có biện pháp khai thác huy động đảm bảo nhu cầu về vốn nhằm thúc đẩy hoạt động của đơn vị có hiệu quả Do đó hạch toán kế toán phải phản ánh giám đốc nguồn hình thành tài sản của đơn vị

Sơ đồ 1.1: Phân loại tài sản theo kết cấu:

TS là hàng tồn kho

TS ngắn hạn khác

TS cố định

PTDH BĐS đầu tư

Đầu tư TCDH

TS dài hạn khác

- Tiền mặt

- Tiền gửi ngân hàng

- Tiền đang chuyển

- TSCĐ hữu hình

- TSCĐ vô hình

- TSCĐ thuê tài chính

- Phải thu khách hàng DH

- Phải thu nội bộ

- ĐT vào công ty con

- ĐT vào công ty liên kết

Tài sản dài hạn Tài sản

Sơ đồ 1.2: Phân loại tài sản theo nguồn hình thành:

Các quỹ của doanh nghiệp

3.2.3 Sự biến động của tài sản trong quá trình hoạt động

Trong quá trình kinh doanh, các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh gây nên

sự biến động, chuuyển hoá của tài sản, nguồn hình thành tài sản tạo thành các quá trình kinh tế khác nhau và được diễn ra liên tục kế tiếp nhau Trong các doanh nghiệp

quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm:

- Quá trình cung cấp là khâu khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh, là quá trình doanh nghiệp sử dụng tài sản bằng tiền mua máy móc, thiết bị, vật tư hàng hoá, tài sản của doanh nghiệp chuyển hoá từ tiền sang hàng, doanh nghiệp nhận quyền sở hữu về hàng và mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán cho người cung cấp Kế toán phải ghi chép, phản ánh số tài sản là máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã nhận được và số tiền đã thanh toán hoặc công nợ phải trả

người cung cấp

- Quá trình sản xuất là quá trình doanh nghiệp sử dụng lao động kết hợp với máy móc thiết bị tác động vào các đối tượng lao động nhằm tạo ra các sản phẩm hàng hoá, dịch vụ theo nhu cầu của người tiêu dùng, là quá trình doanh nghiệp tiêu hao các nguồn lực (chi phí bán ra) và thu được kết quả (sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thu được) Quản lý quá trình sản xuất doanh nghiệp phải biết được chi phí đã bán ra và kết quả đã thu được, do đó kế toán phải ghi chép, phản ánh toàn bộ chi phí và kết quả thu

được

- Quá trình bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là quá trình tài sản từ hình thái sản phẩm, hàng hoá chuyển sang hình thái tiền tệ Đơn vị mất quyền sở hữu về hàng hoá nhưng được quyền sở hữu về tiền tệ hoặc được tiền đòi

tiền của người mua

Nợ phải trả

Nguồn vốn

Nguồn vốn chủ sở hữu

Như vậy, trong quá trình hoạt động tài sản và nguồn hình thành tài sản biến động, thay đổi chuyển hoá hình thái tạo nên các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nghiên cứu sự biến động của tài sản trong doanh nghiệp phải nghiên cứu nó trong các giai đoạn, các quá trình sản xuất kinh doanh hay nói cách khác sự biến động của tài sản trong các quá trình cung cấp - sản xuất – bán hàng là đối tượng

của kế toán trong doanh nghiệp

3.2.4 Các quan hệ kinh tế pháp lý ngoài tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp ngoài các quan hệ kinh tế liên quan đến tài sản thuộc quyền sở hữu của đơn vị còn phát sinh các quan hệ kinh tế liên quan đến tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị như quan hệ về hàng hoá nhận giữ hộ, quan hệ về TSCĐ thuê ngoài, quan hệ về các hợp đồng…Các quan hệ đó thể hiện trách nhiệm và nghĩa vụ của doanh nghiệp, cần nhận thức đầy đủ đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng có hiệu quả, kế toán trong doanh nghiệp phải ghi chép, phản ánh Do đó các quan hệ kinh tê pháp lý ngoài tài sản của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động là đối tượng của kế toán

Tóm lại: Đối tượng của kế toán nói chung là tài sản, sự biến động của tài sản và các quá trình hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Trong các đơn vị thuộc các lĩnh vực, các ngành, các thành phần kinh tế khác nhau nội dung cụ thể của đối tượng kế toán cũng khác nhau Việc nghiên cứu nội dung cụ thể của đối tượng kế toán trong các doanh nghiệp là cơ sở để tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán nhằm phát huy vai trò của kế toán trong công tác quản lý kinh tế tài chính

4 Phương pháp của hạch toán kế toán

Kế toán là một môn khoa học kinh tế có đối tượng nghiên cứu riêng do đó có phương pháp riêng Với đặc trưng của đối tượng kế toán mamg tính hai mặt (Tài sản

và nguồn hình thành tài sản) , tính đa dạng, tính biến động và yêu cầu của thông tin kế toán, kế toán lấy triết học biện chứng làm cơ sở lý luận, kinh tế chính trinh học làm cơ

sở phương pháp luận hình thành hệ thống phương pháp kế toán

Phương pháp kế toán là các phương thức, các biện pháp kế toán sử dụng để thu thập, xử lý, phân tích cung cấp thông tin về tài sản, sự biến động của tài sản và các quá trình hoạt động kinh tế tài chính nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý

Hệ thống phương pháp kế toán bao gồm: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán

4.1 Phương pháp chứng từ kế toán:

Là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sính và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ đó vào các bản chứng từ và xử lý luân chuyển chứng từ để phục vụ công tác kế toán, công tác quản lý

Trong quá trình hoạt động của đơn vị thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ kinh tế gây ra sự biến động của tài sản, nguồn vốn Các nghiệp vụ kinh tế gồm nhiều loại phát sinh ở thời gian và địa điểm khác nhau Để phục vụ cho công tác kế toán quản lý kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính, hạch toán kế toán đã xây dựng phương pháp khoa học để thu nhận đầy đủ kịp thời thông tin về mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Đó là phương pháp chứng từ kế toán với 2 nội dung: lập các bản chứng từ chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổ chức thông tin về các nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu quản lý và hạch toán

4.2 Phương pháp tài khoản kế toán:

Là phương pháp kế toán phân loại, phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và sự biến động của từng tài sản, từng nguồn vốn, từng quá trình sản xuất kinh doanh

Phương pháp chứng từ cung cấp các thông tin về từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây ra sự biến động về tài sản và nguồn vốn, các thông tin mang tính phân tán, không có hệ thống Để thu nhập thông tin tổng hợp về tình hình và sự biến động của từng đối tượng kế toán, kế toán sử dụng phương pháp tài khoản kế toán

4.3 Phương pháp tính giá:

Là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ tổng hợp và phân bổ chi phí

để xác định giá trị thực tế của tài sản trong đơn vị theo nguyên tắc nhất định

Tài sản trong đơn vị là đối tượng hạch toán kế toán bao gồm nhiều loại tồn tại dưới hình thái hiện vật khác nhau Mỗi loại tài sản do các yếu tố chi phí cấu thành bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp Vì vậy để xác định giá trị của tài sản nhằm cung cấp thông tin tổng hợp về tài sản của doanh nghiệp Kế toán sử dụng phương pháp tính giá với nội dung tổng hợp chi phí trực tiếp và phân bổ chi phí gián tiếp cho từng tài sản theo các nguyên tắc nhất định nhằm xác định giá trị thực tế của tổng tài sản, từng quá trình

4.4 Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán:

Là phương pháp kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan

hệ cân đối vốn có của kế toán nhằm cung cấp các thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính về tài sản và kết quả kinh doanh của đơn vị nhằm phục vụ công tác quản lý

Trong công tác quản lý ngoài thông tin về từng nghiệp vụ kinh tế, thông tin về tình hình và sự biến động về từng tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh cần thiết phải có các thông tin tổng hợp về toàn bộ tình hình tài sản, tình hình kết quả hoạt động, để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán sử dụng phương pháp tổng hợp cân đối kế toán

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

1 Khái niệm, ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán

1.1 Khái niệm:

Quá trình hoạt động của các đơn vị là tổng hoà của các hoạt động cụ thể phát sinh làm cho tài sản, nguồn hình thành tài sản của đơn vị biến động – các nghiệp vụ kinh tế Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị bao gồm nhiều loại, có nội dung kinh tế, phát sinh ở thời gian, địa điểm khác nhau và tác động đến sự biến động của tài sản, nguồn hình thành tài sản theo các chiều hướng và mức độ khác nhau Để quản lý các loại tài sản, điều hành hoạt động của đơn vị các nhà quản lý phải có thông tin đầy

đủ, chính xác, kịp thời về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhằm đáp ứng yêu cầu quản

lý, kế toán là một công cụ quản lý ở đơn vị cần thiết phải thực hiện chứng từ hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tức là phải lập chứng từ cho từng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và tổ chức thông tin phục vụ công tác quản lý của các bộ phận trong đơn vị Nói cách khác phải thực hiện phương pháp chứng từ kế toán

Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh vào các bản chứng từ kế toán và tổ chức xử lý, luân chuyển chứng từ để phục vụ công tác quản

lý và công tác kế toán

Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán:

- Lập các chứng từ kế toán để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và

thực sự hoàn thành:

Chứng từ kế toán là giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài

chính phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán

Lập chứng từ kế toán là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

và thực sự hoàn thành vào các chứng từ theo thời gian và địa điểm phát sinh.Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ Chứng

từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phải được lập

rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng quy định

- Tổ chức thông tin: các bản chứng từ là vật mang thông tin, để cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và công tác kế toán, các bản chứng từ phải được xử lý, chuyển giao cho các bộ phận có liên quan theo yêu cầu quản lý của từng nghiệp vụ

kinh tế

Nội dung phương pháp chứng từ kế toán trong công tác kế toán của đơn vị được biểu hiện cụ thể thông qua hệ thống các chứng từ và kế hoạch luân chuyển chứng từ kế

toán

1.2 Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán

Với nội dung và hình thức biểu hiện phương pháp chứng từ kế toán có ý nghĩa

quan trọng trong công tác quản lý và công tác kế toán của đơn vị

Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp thích hợp với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế Nhờ phương pháp chứng từ mà đảm bảo thu thập đầy đủ, kịp thời được mọi thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh gây ra sự biến

động tài sản và nguồn vốn của đơn vị theo thời gian và địa điểm phát sinh

Nhờ phương pháp chứng từ mà góp phần quản lý chặt chẽ tài sản của đơn vị, tránh các hiện tượng tuỳ tiện trong nhập, xuất vật tư, hàng hoá, trong thu chi tiền tệ, ngăn chặn kịp thời các hiện tượng, hành động xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách

kinh tế, tài chính, chế độ thể lệ về quản lý

Phương pháp chứng từ kế toán với hệ thống các bản chứng từ nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các hoạt động kinh tế phát sinh Là cơ sở kiểm tra việc chấp hành chính sách, chế độ thể lệ về kinh tế tài chính, việc chấp hành mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên, là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất của cá nhân, bộ phận với tài sản và quá trình hoạt động của đơn vị Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý của mọi thông tin kế toán, là cơ sở để giải quyết mọi khiếu nại, tranh chấp khi cần

thiết

2 Các loại chứng từ kế toán

2.1 Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin chứng minh cho các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành

Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhân viên kinh tế được phân công phải tiến hành lập chứng từ Khi lập chứng từ phải đảm bảo số liên quy định, việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ những phần trống Trường hợp viết sai cần phải hủy bỏ không được xé rời chứng từ ra khỏi cuốn, không được tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ Những chứng từ được lập từ bên ngoài,

kế toán có nhiệm vụ tiếp nhận đầy đủ chứng từ

Chứng từ kế toán là phương tiện để phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của các đơn vị, nó có ý nghĩa quan trọng trong

công tác kế toán và công tác quản lý, được biểu hiện cụ thể như sau:

- Chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị

- Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu, thông tin kinh tế và là cơ

sở số liệu để ghi sổ kế toán

- Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành các chính sách chế độ và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị, kiểm tra tình hình về bảo quản và sử

dụng tài sản , phát hiện và ngăn ngừa, có biện pháp xử lý mọi hiện tượng tham ô, lãng

phí tài sản của đơn vị, của Nhà nước

- Chứng từ kế toán là bằng chứng để kiểm tra kế toán, bằng chứng để giải quyết

các vụ kiện tụng, tranh chấp về kinh tế, kiểm tra kinh tế, kiểm toán trong đơn vị

Trong quá trình hoạt động với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ

kế toán cũng bao gồm nhiều loại khác nhau Do đó để nhận biết đầy đủ các chứng từ, thuận tiện cho việc ghi chép trên sổ kế toán và kiểm tra khi cần thiết phải phân loại

chứng từ kế toán

Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ, các quy định về quản lý chứng từ…Tương ứng với

mỗi tiêu thức chứng từ kế toán được chia thành các loại chứng từ khác nhau

tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện:

- Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh toán điện tử

- Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin

- Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng quy định

* Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân chia thành chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài

- Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong đơn vị lập như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho…

- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ, báo có của ngân hàng; hoá đơn bán hàng của người bán…

Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở xác định trách nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ

* Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ: theo cách phân loại này chứng

từ kế toán được chia thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp

- Chứng từ gốc( chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế

- Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau Sử dụng chứng từ tổng hợp

có tác dụng thuận lợi trong ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ Tuy nhiên việc sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải kèm theo chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế

Ví dụ: Phiếu thu

Đơn vị: …

Địa chỉ: …

Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày

Họ và tên người nộp tiền: ……… Địa chỉ: ………

Lý do nộp: ………

Số tiền: ………….(Viết bằng chữ)……… Kèm theo: … chứng từ gốc

Ví dụ: Bảng kê chi tiền

Đơn vị: …

Địa chỉ: …

Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ CHI TIỀN

* Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước: chứng từ kế toán được chia thành: chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ mang tính chất hướng dẫn

- Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan

hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế

- Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dấn: là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi biểu mẫu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ

* Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ: theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân thành các loại khác nhau như chứng từ kế toán về tài sản bằng tiền, chứng từ kế toán về hàng tồn kho chứng từ về TSCĐ…

2.3 Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, là cơ sở ghi sổ kế toán và thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính, nó mang tính chất pháp lý Do đó nội dung bản chứng từ kế toán phải có những yếu tố đặc trưng cho hoạt động kinh tế về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm phát sinh, các yếu tố thể hiện trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với hoạt động kinh tế

xảy ra Các yếu tố cấu thành nội dung của bản chứng từ bao gồm :

* Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có như:

- Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán đều phải có tên gọi nhất định như phiếu thu, phiều nhập kho…nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung

kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó

- Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhămg giúp cho việc kiểm tra

được thuận lợi khi cần thiết

- Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác

định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế

- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: Mọi chứng từ kế toán đều phải ghi tóm tắt nôi dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục,

không ngắt quãng, chổ trống phải gạch chéo

- Số lượng,đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng

số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng số và chữ

- Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiêp

vụ Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (

thủ trưởng của đơn vị) đóng dấu của đơn vị

* Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối với mỗi bản chứng từ tuỳ thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố

bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng…

Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các

chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo yêu cầu sau:

- Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt,

số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chổ trống phải gạch chéo

- Chứng từ kê toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải

rõ ràng, không tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ

- Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định

- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản

dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài

3 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây ra sự biến động của tài sản ở thời gian và địa điểm khác nhau, nó là vật mang thông tin, do đó để phục

vụ công tác kế toán và cung cấp thông tin phục vụ quản lý các chứng từ sau khi lập

đều phải tập trung về bộ phận kế toán để xử lý, luân chuyển một cách khoa học

Xử lý, luân chuyển chứng từ là quá trình chuyển giao, sử dụng chứng từ, từ sau khi lập và nhận chứng từ đến khi đưa vào bảo quản lưu trữ Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ được chuyển giao cho các bộ phận có liên quan Quá trình xử lý, luân chuyển chứng từ phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, tránh trùng lặp, chồng chéo Trình tự xử lý, luân chuyển chứng từ bao gồm

các bước sau:

* Kiểm tra chứng từ: Tất cả các chứng từ được chuyển đến bộ phận kế toán đều phải được kiểm tra, đây là khâu khởi đầu để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng

từ, nội dung kiểm tra chứng từ gồm:

- Kiểm tra tính rõ rang, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu các yếu tố ghi chép

trên chứng từ

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ

- Kiểm tra việc tính toán trên chứng từ

* Hoàn chỉnh chứng từ: là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ bao gồm việc ghi các yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ và lập định khoản trên các chứng

tử phục vụ cho việc ghi sổ kế toán

* Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: Các chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra, hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp cần được chuyển giao cho các

bộ phận có nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng

từ Các bộ phận căn cứ chứng từ nhận được tâph hợp làm cơ sở ghi sổ kế toán Quá

trình chuyển giao, sử dụng chứng từ phải tuân thủ đường đi và thời gian theo quy định

* Đưa chứng từ vào bảo quản lưu trữ: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý của mọi số liệu, thông tin kế toán, là tài liệu lịch sử về hoạt động của doanh nghiệp Vì vậy sau khi sử dụng làm cơ sở ghi sổ kế toán, các chứng từ phải được tổ chức bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước Đối với chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa

từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thoái hoá chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài Đồng thời chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải

in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán

4 Kiểm kê

4.1 Khái niệm về kiểm kê:

Yêu cầu của hạch toán kế toán là phải đảm bảo phản ánh chính xác số thực tế hiện có về các loại tài sản của doanh nghiệp, số dư của các tài khoản ở sổ kế toán phải phù hợp với số liệu thực tế hiện có Số liệu ghi chép trên sổ kế toán là trên cơ sở chứng

từ, tức là số liệu có tính chất hợp pháp tin cậy Nhưng giữa số liệu trên sổ kế toán với

số liệu thực tế vẫn có thể phát sinh chênh lệch do những nguyên nhân sau:

- Nhầm lẫn về chủng loại, thiếu chính xác khi nhập, xuất, thu , chi

- Lập chứng từ hoặc ghi chép trên sổ kế toán sai sót

- Các hành vi gian lận, tham ô…

Để đảm bảo cho số liệu kế toán được chính xác, ngoài việc tổ chức tốt chứng

từ, kế toán còn phải thực hiện tốt công tác kiểm kê để kiểm tra tài sản hiện có, để đối chiếu giữa sổ sách kế toán và thực tế, để phát hiện kịp thời những hiện tượng, nguyên

nhân gây chênh lệch và điều chỉnh số liệu sổ kế toán cho phù hợp với thực tế

Vậy kiểm kê là phương pháp kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện các khoản chênh

lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán

4.2 Các loại kiểm kê

- Theo phạm vi tiến hành kiểm kê: kiểm kê được chia làm hai loại:

+ Kiểm kê đầy đủ: áp dụng kiểm tra mặt số lượng hiện vật hiện có thực tế của

+ Kiểm kê toàn bộ: là kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị, tài sản cố định vật tư, thành phẩm, tiền vốn… Loại kiểm kê này mỗi năm tiến hành ít nhất một lần trước khi lập Bảng cân đối kế toán cuối năm

+ Kiểm kê từng phần: là kiểm kê từng loại tài sản nhất định hoặc kiểm kê ở

từng kho, từng bộ phận trong doanh nghiệp nhằm phục vụ yêu cầu quản lý…

- Theo thời gian tiến hành kiểm kê: chia thành hai loại:

+_Kiểm kê định kỳ: là kiểm kê theo thời hạn quy định, tùy theo từng loại tài sản mà định kỳ kiểm kê khác nhau như: tiền mặt kiểm kê hàng ngày, vật tư, thành

phẩm, kiểm kê hàng tháng, quý; tài sản cố định thườngg kiểm kê hàng năm

+ Kiểm kê bất thường: là kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định Kiểm kê bất thường tiến hành trong trường hợp thay đổi người quản lý tài sản khi có sự cố phát sinh hư hao, tổn thất tài sản bất thường hoặc khi cơ quan tài chính, chủ quản thanh tra,

kiểm tra…

4.3 Phương pháp kiểm kê:

Kiểm kê là công tác quan trọng có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận (kho, quỹ, phân xưởng, phòng ban…) và cũng là một công tác hết sức chi li, phức tạp, đòi hỏi hoàn thành khẩn trương , do đó phải được tổ chức và chỉ đạo chặt chẽ: thành lập ban kiểm kê do thủ trưởng đơn vị lãnh đạo, kế toán trưởng giúp trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê,

vạch kế hoạch kiểm kê…

Trước khi kiểm kê, phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán đến thời điểm kiểm kê, nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại để kiểm kê thuận lợi,

chính xác…

Khi tiến hành kiểm kê tùy theo tính chất của đối tượng kiểm kê mà sử dụng các

phương pháp kiểm kê thích hợp

* Kiểm kê hiện vật:

Đối với tài sản cố định, công cụ, dụng cụ, vật tư, hàng hóa … được đo lường bằng thước đo hiện vật thì phương pháp kiểm kê là cân, đong, đo đếm cụ thể tại chỗ

các loại hiện vật kiểm kê

Trước khi kiểm kê cần sắp xếp hiện vật theo thứ tự ngăn nắp, chuẩn bị đủ

phương tiện cân đo cần thiết

Khi kiểm kê hiện vật phải có mặt người phụ trách vật chất trực tiếp bảo quản, quản lý tài sản cần kiểm kê tham gia Phải tiến hành kiểm kê theo một trình tự hợp lý tránh trùng lặp hoặc thiếu sót Ngoài việc cân, đong, đo, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư hư hỏng,

kém phẩm chất

Kết quả kiểm kê phải ghi vào các mẫu biểu kiểm kê và phải đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán, nếu có sai lệch giữa số kiểm kê với thực tế số dư

trên sổ kế toán thì phải lập biên bản Số chênh lệch xác định là căn cứ để ghi số điều chỉnh, cũng là tài liệu để phân tích nguyên nhân chênh lệch và xác định trách nhiệm

của người bảo quản

Đối với vật tư, tài sản thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhưng nằm ngoài đơn vị như: vật liệu đưa ngoài gia công, hàng gửi đi bán, tài sản cho thuê…thì kiểm kê tài sản cũng cần đối chiếu với các đơn vị có liên quan để xác minh số thực tế có phù hợp với

sổ kế toán không

* Kiểm kê tiền mặt và các chứng khoán có giá trị như tiền

Tiền mặt ở quỹ kiểm kê phải phân loại tiền theo từng loại và đếm số tờ của từng

loại để ghi vào mẫu biểu kiểm kê để tính tổng số tiền mặt hiện còn tại quỹ

và giá trị bằng tiền

Các chứng khoán có giá trị cũng phải kê riêng từng loại về chỉ tiêu số lượng và

giá trị để đối chiếu với số liệu tương ứng trong sổ kế toán

* Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán:

Phương pháp kiểm kê là đối chiếu số dư của TK “Tiền gửi ngân hàng” với số

dư của tài khoản tiền gửi của đơn vị tại ngân hàng do ngân hàng sao kê báo cho đơn vị hoặc đơn vị trực tiếp đối chiếu với ngân hàng Các tài khoản thanh toán phải kê chi tiết

theo từng khách nợ và tiến hành đối chiếu công nợ trực tiếp với khách nợ khi cần thiết

Sau khi kiểm kê, các biên bản kiểm kê được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán Toàn bộ kết quả kiểm kê, kết quả đối chiếu, tức là các khoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ kế toán (nếu có) phải báo cáo với thủ trưởng đơn vị Các cấp lãnh đạo sẽ quyết định cách xử lý từng

trường hợp cụ thể và kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh vào sổ kế toán

4.4 Vai trò của kế toán trong kiểm kê:

Kế toán có vai trò rất quan trọng trong công tác kiểm kê Kế toán vừa là một thành viên trong ban kiểm kê và là người tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trong việc tổ

chức và thực hiện công tác kiểm kê

Vai trò của kế toán được thể hiện trước, trong và sau khi kiểm kê

- Trước khi kiểm kê, căn cứ vào tình hình thực tế đơn vị, kế toán tham gia xây dựng phương hướng, xác định phạm vi kiểm kê, đối tượng kiểm kê Hướng dẫn nghiệp

vụ chuyên môn cho người tham gia làm công tác kiểm kê Kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ đã phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời điểm kiểm

kê, chuẩn bị đầy đủ tài liệu, biểu mẫu cần thiết phục vụ công tác kiểm kê

- Trong quá trình kiểm kê, kế toán tham gia kiểm tra, giám sát việc ghi chép kết quả kiểm kê, tham gia tổng hợp số liệu kiểm kê, đối chiếu số liệu kiểm kê với số liệu ghi trong sổ kế toán và đề xuất các biện pháp xử lý các khoản chênh lệch phát sinh

trong kiểm kê

- Sau khi kiểm kê hoàn thành, kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm kê và ý kiến giải quyết xử lý mà tiến hành điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp với số liệu thực

tế kiểm kê

CHƯƠNG III PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

1 Khái niệm, ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán

1.1 Khái niệm

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp thường xuyên biến động do tác động của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thông tin và kiểm tra nhờ phương pháp chứng từ kế toán, tuy nhiên do đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm nhiều loại, có nội dung kinh tế khác nhau, phát sinh ở các địa điểm khác nhau do đó thông tin thu thập nhờ phương pháp chứng từ rất phân tán không có hệ thống Mà yêu cầu của quản

lý lại rất cần những thông tin tổng hợp về từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng

quá trình sản xuất kinh doanh…

Mặt khác, mỗi nhiệp vụ kinh tế phát sinh thường phản ánh mối quan hệ giữa các mặt, các loại tài sản nguồn vốn …mà chứng từ kế toán chỉ sao chụp lại nguyên vẹn nghiệp vụ kinh tế, tự nó không phản ánh được các mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Do vậy để phản ánh sự vận động của từng đối tượng kế toán một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống và để phản ánh được mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đòi hỏi kế toán phải

có một phương pháp thích ứng Đó là phương pháp tài khoản kế toán

Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán phân loại để phản ánh

và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình và sự vận động của

từng đối tượng kế toán

Phương pháp tài khoản kế toán với việc phân loại và phản ánh các đối tượng kế toán một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống sẽ cung cấp cho đơn vị các thông tin tổng hợp về tình hình và sự biến động của từng tài sản, từng nguồn vốn và từng quá

trình hoạt động của đơn vị

Hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán là hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào các tài

khoản kế toán

1.2 Ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán

Phương pháp tài khoản kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và

điều hành hoạt động của đơn vị, cũng như trong công tác kế toán, cụ thể là:

* Thông qua phương pháp tài khoản kế toán đảm bảo cung cấp thông tin thường

xuyên, liên tục và có hệ thống về từng đối tượng kế toán phục vụ công tác quản lý

* Phương pháp tài khoản kế toán với các phương pháp ghi chép phản ánh các hoạt động kinh tế vào các tài khoản kế toán là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp của các hoạt động kinh tế và nguyên nhân biến động của các đối tượng kế toán Cho phép hệ thống hoá số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để lập các báo cáo kế toán cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong đơn vị để điều hành hoạt động của đơn vị; và cung cấp thông tin cho các tổ chức, các cá nhân bên ngoài để điều chỉnh mối quan hệ

giữa họ với đơn vị

2 Tài khoản kế toán

2.1 Khái niệm tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là một nội dung của phương pháp tài khoản, dùng để phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo từng đối tượng kế toán cụ thể Nói cách khác tài khoản kế toán là phương tiện để tóm tắt tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng tới từng đối tượng kế toán riêng biệt như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…

2.2 Kết cấu chung của tài khoản kế toán:

Tài khoản được sử dụng để phản ánh thường xuyên liên tục và hệ thống số hiện

có và tình hình vận động của từng đối tượng kế toán riêng biệt Mỗi đối tượng kế toán

có nội dung kinh tế, ý nghĩa và yêu cầu quản lý khác nhau, nhưng xét về sự vận động của chúng thì bất kỳ đối tượng kế toán cụ thể nào cũng luôn luôn vận động theo mặt đối lập nhau như sự vận động của tiền mặt là thu và chi, của nguyên vật liệu là nhập và xuất, của tiền gửi ngân hàng là tăng và giảm… Do đó, để phản ánh riêng biệt hai mặt đối lập này của sự vận động, tài khoản cần được chia làm hai bên chủ yếu để phản ánh từng mặt vận động riêng biệt của đối tượng kế toán

Trong thực tế công tác kế toán, tài khoản được thể hiện trong các tờ sổ bao gồm hai cột chủ yếu là cột Nợ và cột Có và các cột khác có liên quan như: cột số hiệu và ngày tháng của chứng từ mà tài khoản phản ánh, cột diễn giải

2.3 Nội dung và kết cấu chung của tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh, kiểm tra, giám sát từng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn

vị

Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt

Ví dụ: Để phản ánh đối tượng là tiền mặt kế toán mở tài khoản là tiền mặt Để phản ánh đối tượng là tiền gửi ngân hàng, kế toán mở tài khoản tiền gửi ngân hàng…

Mỗi đối tượng kế toán có nội dung kinh tế khác nhau, sự vận động khách quan

và yêu cầu quản lý khác nhau Do đó tên gọi của tài khoản, nội dung phản ánh của từng tài khoản, số lượng tài khoản kế toán cần mở là do nội dung kinh tế của đối tượng

kế toán mà nó phản ánh, sự vận động khách quan của các đối tượng kế toán trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý kinh tế tài chính quyết định Tài khoản kế toán phản ánh, kiểm tra và giám sát tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể Sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể là sự vận động của hai mặt đối lập

Ví dụ:

- Sự vận động của tiền mặt là sự vận động của hai mặt đối lập thu và chi

- Sự vận động của hàng hoá trong kho là sự vận động của hai mặt đối lập nhập

Nợ và Có là thuật ngữ kế toán sử dụng với nghĩa là hai bên khác nhau của tài khoản kế toán

Sơ đồ kết cấu chung của tài khoản kế toán dưới dạng chữ T như sau:

Tài khoản…

Nợ (Ghi tên gọi của TK) Có

Tài khoản kế toán phản ánh các đối tượng kế toán theo 3 chỉ tiêu:

1.Số dư đầu kỳ( SDĐK): phản ánh số hiện có của đối tượng kế toán tại thời

điểm đầu kỳ

2.Số phát sinh trong kỳ(SPS): phản ánh sự vận động của đối tượng kế toán

trong kỳ, bao gồm:

- SPS tăng: phản ánh sự vận động tăng của đối tượng kế toán trong kỳ

- SPS giảm: phản ánh sự vận động giảm của đối tượng kế toán trong kỳ

3.Số dư cuối kỳ(SDCK): phản ánh số hiện có của đối tượng kế toán tại thời

điểm cuối kỳ Số dư cuối kỳ của tài khoản được xác định theo công thức:

Số dư

cuối kỳ =

Số dư đầu kỳ +

Tổng số phát sinh tăng trong kỳ -

Tổng số phát sinh giảm trong kỳ

Tuỳ thuộc từng đối tượng kế toán cụ thể các tài khoản kế toán phản ánh các đối tượng kế toán khác nhau có kết cấu cụ thể khác nhau Căn cứ vào đối tượng kế toán phản ánh, tài khoản kế toán được chia thành 3 loại:

- Tài khoản kế toán phản ánh các đối tượng là tài sản gọi là tài khoản Tài sản

- Tài khoản kế toán phản ánh các đối tượng là nguồn vốn gọi là tài khoản Nguồn vốn

- Tài khoản kế toán phản ánh các đối tượng là các quá trình sản xuất kinh doanh gọi là tài khoản Quá trình kinh doanh

Trên cơ sở kết cấu chung của tài khoản kế toán, nội dung đặc điểm của các đối tượng kế toán và yêu cầu quản lý cụ thể các đối tượng kế toán, kết cấu của các loại tài khoản kế toán được phản ánh khác nhau

Vì giá trị tài sản và nguồn hình thành nên tài sản là hai mặt khác nhau của cùng một khối lượng tài sản trong đơn vị Do vậy, kết cấu của loại tài khoản Tài sản phải trái ngược với kết cấu của tài khoản Nguồn vốn:

Số dư đầu kỳ phản ánh số hiện có của tài sản và nguồn vốn đầu kỳ Số phát sinh tăng phản ánh tài sản, nguồn vốn tăng trong kỳ sẽ được phản ánh cùng bên với số dư đầu kỳ Số phát sinh giảm phản ánh tài sản, nguồn vốn giảm trong kỳ sẽ phản ánh khác bên với số phát sinh tăng Số dư cuối kỳ phản ánh tài sản và nguồn vốn hiện còn cuối

kỳ được phản ánh cùng bên với số dư đầu kỳ

Từ những cơ sở trên và theo quy ước thống nhất thì kết cấu cụ thể của tài khoản Tài sản và Nguồn vốn như sau:

Nợ Tài khoản Tài Sản Có

Nợ Tài khoản Nguồn vốn Có

có đầu kỳ

3 Cách ghi chép vào tài khoản

Để phản ánh sự biến động của tài sản, nguồn vốn và các quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị vào các tài khoản kế toán, có hai phương pháp ghi chép là: phương

pháp ghi đơn trên tài khoản kế toán và ghi kép trên tài khoản kế toán

3.1 Phương pháp ghi đơn

Ghi đơn trên tài khoản kế toán là phương thức phản ánh riêng rẽ, độc lập sự biến động của từng mặt, từng bộ phận của tài sản do nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây ra

vào từng tài khoản riêng biệt

Ví dụ: Doanh nghiệp thuê ngòai một TSCĐ hữu hình của Công ty A nguyên giá

100.000.000 đồng

Nghiệp vụ này kế toán ghi đơn vào bên Nợ tài khoản “TSCĐ thuê ngoài” phản

ánh TSCĐ thuê ngoài tăng trong kỳ

Phạm vi áp dụng: Ghi đơn thực hiện trong các trường hợp sau:

- Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản ngoài bảng