Giáo trình Kế toán máy (Nghề: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) y được biên soạn nhằm giúp người đọc có cái nhìn cụ thể hơn về phần mềm kế toán, hướng dẫn cách thức sử dụng phần mềm kế toán. Sau khi học xong chương trình này, học viên có thể: trình bày được các khái niệm cơ bản các hàm Excel; phân biệt được các hàm trong Excel;... Mời các bạn cùng tham khảo!
Tổ chức thông tin kế toán và công tác kế toán trong điều kiện áp dụng kế toán máy
Tiến trình kế toán trên máy vi tính
3 Tiến trình kế toán trên máy vi tính
3.1 Tiến trình kế toán trên máy vi tính
Tiến trình kế toán được bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán, lập chứng từ cho đến lập báo cáo định kỳ Tiến trình đó dù thực hiện theo phương pháp thủ công hay tự động hoá đều phải chọn một hình thức kế toán phù hợp rồi tuân thủ theo đó Các hình thức kế toán có thể là: Nhật ký chung, NKCT, chứng từ ghi sổ, Kế toán máy cho phép lựa chọn hình thức kế toán rồi tuân thủ
Nhưng thường kế toán máy áp dụng theo phương pháp Nhật ký chung
Theo phương pháp này tiến trình kế toán gồm các bước sau:
- Bước 1 Ghi nhật ký kế toán
Từ chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán tiến hành ghi nghiệp vụ vào nhật ký chung (có thể kết hợp với nhật ký chuyên dùng: nhật ký mua hàng, bán hàng, nhật ký thu chi tiền …) Đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng kế toán
Từ số liệu đã ghi trên nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh Ta nhặt số liệu ghi theo nội dung nghiệp vụ vào sổ cái Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp do đó cần dùng thêm các sổ chi tiết để bổ sung các thông tin chi tiết, giải thích số tổng hợp
- Bước 3 Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ
Phản ánh các khoản thu chi phát sinh mà chưa được ghi sổ Các bút toán điều chỉnh cuối kỳ được ghi nhật ký, sau đó ghi sổ cái
- Bước 4 Thực hiện khoá sổ
Tính số dư cuối kỳ các tài khoản tổng hợp, chi tiết đối chiếu lập báo cáo tài chính
3.2 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
3.2.1 Sơ đồ dòng xử lý nghiệp vụ trong một DNSX điển hình
Kế toán phải trả Nhân viên
1 Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến bộ phận bán hàng Bộ phận BH phải xử lý đơn thành dữ liệu cần thiết để hỗ trợ cho xử lý tiếp ở các bộ phận có liên quan
2 Bộ phận BH gửi một liên lênh Bán hàng khảng định đơn đặt hàng đã được chấp nhận cho khách
3 Bộ phận bán hàng gửi lệnh bán hàng chưa xử lý tới bộ phận lập hoá đơn Trên cơ sở lệnh bán và phiếu gửi hàng do bộ phận gửi hàng gửi tới bộ phận lập hoá đơn sẽ lập hoá đơn bán hàng
4 Bộ phận lập hoá đơn gửi một liên hoá đơn bán hàng cho khách hàng để xác định số tiền và thời hạn thanh toán
5 Bộ phận BH gửi 1 liên HĐBH đến bộ phận kế toán phải thu làm cơ sở ghi chép nghiêp vụ BH và sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu Bộ phận này có nhiệm vụ duy trì dữ liệu về khách hàng và cập nhật HĐBH để phản ánh nghiệp vụ liên quan
6 Định kỳ kế toán phải thu phải gửi giấy báo về tình hình công nợ còn phải trả của khách hàng cho tổ chức DN mỗi khách hàng
7 Bộ phận BH gửi cho kho 1 liên lênh BH làm căn cứ xuất hàng (hàng gì? bao giờ xuất hàng? giao hàng ở đâu)
8 Bộ phận BH gửi đơn đặt hàng sản xuất cho bộ phận sản xuất nếu hàng khách đặt không có hoặc đã hết
9 Tuỳ theo cách tổ chức đơn đặt hàng sản xuất có thể cho bộ phận lập kế hoạch sản xuất
10 Sau khi hàng được đóng gửi đi cho khách hàng, bộ phận vận chuyển sẽ gửi một liên phiếu gửi hàng cho bộ phận lập hoá đơn làm cơ sở lập hoá đơn BH
11 Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập, hàng được gửi từ kho đến bộ phận giao hàng
12 Thành phẩm được gửi từ bộ phận sản xuất tới kho
13 Theo cách tổ chức khác nhau mà có thể bộ phận kho theo dõi hàng dữ trư đồng thời có thể gửi đơn đặt hàng đến bộ phận lập kế hoạch sản xuất hay bộ phận sản xuất để bổ sung thành phẩm vào kho
14 Bộ phận giao hàng lập phiếu gửi hàng giao 1 liên cho khách hàng làm cơ sở nhận hàng
15 Bộ phận sản xuất gửi báo cáo về tình hình sản xuất lên bộ phận lập kế hoạch để xem xét tình hình và có thể sửa đổi kế hoạch
16 Bộ phận lập kế hoạch gửi kế hoạch đến bộ phận sản xuất
17 Bộ phận sản xuất gửi yêu cầu mua hàng hoá dịch vụ tới bộ phận mua hàng
Bộ phận này xem xét lập đơn đặt hàng gửi Nhà cung cấp
18 Bộ phận sản xuất gửi bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm cho kế toán lương làm cơ sở tính lương cho CNV
19 Bộ phận mua hàng gửi một bản sao đơn đặt hàng cho bộ phận nhận hàng để uỷ quyền nhận hàng
20 Đơn đặt mua hàng gửi đến Nhà cung cấp
21 Bộ phận mua hàng gửi bản sao đơn đặt mua hàng tới kế toán phải trả làm cơ sở thanh toán với Nhà cung cấp
22 Bộ phận nhận hàng tiến hành nhận hàng cùng phiếu gửi hàng của Nhà cung cấp và lập báo cáo nhận hàng
23 Nhà cung cấp gửi hoá đơn BH cho đơn vị để làm cơ sở thanh toán Hoá đơn này được xử lý bởi kế toán phải trả
24 Bộ phận nhận hàng gửi báo cáo nhận hàng, xác nhận đã nhận đủ hàng như đã đặt trong đơn đặt hàng cho kế toán phải trả
25 Kế toán phải trả thực hiện thanh toán với Nhà cung cấp
26 Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với Nhà cung cấp được gửi cho bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán
27 kế toán lương gửi các giấy tờ có liên quan và thanh toán lương cho nhân viên
28 Bộ phận kế toán lương gửi bảng thanh toán lương tới bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán lương
29 Khách hàng thanh toán tiền hàng kèm theo giấy báo trả tiền cho kế toán đơn vị
30 Giấy báo trả tiền kềm theo giấy báo nhận tiền được gửi cho bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ
31 Bộ phận nhận hàng mua gửi 2 liên báo cáo nhận hàng cùng hàng nhận mua tới kho Sau khi nhập kho hàng, kho ký nhận và gửi một liên cho bộ phận theo dõi thanh toán
3.2.2 Các thành phần cơ bản của hệ thống xử lý dữ liệu
- Nhập liệu: Từ chứng từ gốc như đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng của Nhà cung cấp, phiếu mua hàng, bảng chấm công, …nhân viên sử dụng máy tính tiến hành nhập dữ liệu vào máy, xử lý dữ liệu theo theo một bộ sổ sách kế toán theo hình thức kế toán đã lựa chọn
Trong KTM lưu trữ các tài khoản trên bộ nhớ điện tử, các tập tin thay cho các sổ cái trong kế toán thủ công, các nhật ký được thiết kế theo yêu cầu đặc thù và nội dung hạch toán
- Lưu trữ: Các tệp dữ liệu là phương tiện lưu trữ dữ liệu trong hệ thống KTM
Nó là bộ phận lưu trữ có tổ chức các dữ liệu Có nhiều loại tệp khác nhau Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu nghiệp vụ đầu vào, nó lưu trữ các dữ liệu cần sử dụng tức thời, không phải lâu dài Ngược lại tệp chủ là tệp chứa dữ liệu sử dụng liên tục hoặc lâu dài
Ví dụ: Khi thực hiện bán hàng, kế toán ghi nhật ký bán hàng với mục đích ghi nhận, lưu trữ dữ liệu về bán hàng gọi là tệp giao dịch (có thể ghi nhận nhiều lần bán hàng cho một khách hàng) Quá trình chuyển sổ nghiệp vụ bán hàng vào sổ tài khoản phải thu của từng khách hàng một, nghiệp vụ bán hàng được xử lý, quá trình này đã biến đổi dữ liệu thành thông tin tổng hợp là đối tượng quan tâm của các nhà quản lý Tệp tài khoản phải thu khách hàng gọi là tệp chủ
- Tệp tra cứu: chứa các dữ liệu hỗ trợ cho quá trình xử lý dữ liệu như bảng thuế thu nhập hay bảng giá
- Tổ chức đầu ra: Các tài liệu được cung cấp bởi hệ thống đều là đầu ra của hệ thống như Bảng cân đối thử, các báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị, hoá đơn thanh toán, phiếu gửi hàng, …
Hệ thống kế toán 5 sổ
3.2.3 Giới thiệu về việc thiết kế hệ thống ghi sổ kép trong phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán SAS INNOVA
Những thông tin hệ thống trong SAS
- Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán
Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với chứng từ liên quan đến vật tư thì không được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán thì thông tin được lấy ở chứng từ liên quan đến giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
- Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng d Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay
Trong trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch ) sẽ xuất hiện 2 chứng từ: hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt Có 3 phương án cập nhật chứng từ trong trường hợp này
- Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản công nợ
Cả 2 chứng từ đều được cập nhật thông qua tài khoản công nợ phải thu
- Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản tiền mặt
Thông tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu ra
Thông tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên sổ sách và báo cáo kế toán
- Phương án 3: Chỉ nhập phiếu thu tiền mặt
Khi này trong phiếu thu tiền mặt phải chỉ rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn gốc, thuế suất để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra
1.4 Khởi động và bắt đầu làm việc với SAS
- Hoàn thiện cài đặt, trên màn hình máy tính xuất hiện hai biểu tượng của SAS + Biểu tượng vào chương trình phần mềm SAS
+ Biểu tượng cảu chương trình hướng dẫn sử dụng trực tiếp SAS bằng hình ảnh và lời nói (Sử dụng bằng cách nháy chột trực tiếp vào biểu tượng)
- Thao tác mở phần mềm
+ Kích đúp chuột vào biểu tượng SAS
+ Gõ tên và mật khẩu để đăng nhập vào SAS (Mặc định ban đầu của chương trình khi đăng nhập là SAS, Mật khẩu để trắng)
2 Những thông tin hệ thống trong SAS
2.1 Lựa chọn hình thức ghi chép kế toán (Trích dẫn theo hình thức NKC)
Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm có các loại sổ sách kế toán chủ yếu sau đây:
- Sổ nhật ký chung (nhật ký tổng quát) là sổ kế toán căn bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào sổ Cái
- Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp Số liệu của sổ Cái cuối tháng được dùng để ghi vào bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác
- Sổ nhật ký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng) được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều nếu tập trung ghi cả vào nhật ký chung thì sẽ có trở ngại về nhiều mặt, cho nên phải mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu Khi dùng sổ Nhật ký đặc biệt thì chứng từ gốc trước hết được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt (sổ nhật ký đặc biệt thường là loại sổ có nhiều cột) sau đó định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ nhật ký đặc biệt ghi một lần vào Sổ Cái
Ngoài sổ nhật ký đặc biệt, tùy theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản hoặc từng loại nghiệp vụ như TSCĐ vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, chi phí sản xuất, … người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Đây là loại sổ kế toán dùng để ghi chi tiết các sự việc đã ghi trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu của công tác kiểm tra và phân tích Khi mở các sổ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ kế toán phân loại chung
- Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức nhật ký chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái Trường hợp sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào các sổ Nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ Cái Cuối tháng tổng hợp sổ liệu của sổ Cái và lấy số liệu của sổ Cái ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, thì sau khi ghi sổ nhật ký, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối phát sinh
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu, bảng cân đối phát sinh được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác
Trình tự ghi chép theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Sổ quỹ Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết
Thiết lập các thông tin ban đầu cho hệ thống
2.2 Các phím chức năng trong SAS
F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển)
F4 - Thêm một bản ghi mới
F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm
- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp
- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật
F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển
F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu
^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu
^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu
2.3 Sao chép dữ liệu bằng chương trình SAS
- Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng khác, ví dụ từ các đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty Sau khi sao chép ra và chuyển cho người dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp trên sẽ thực hiện sao chép (copy) từ đĩa và chương trình và sẽ có bộ số liệu giống như ở bản gốc Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu giữ số liệu
2.4 Các công việc chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Đặt các thông tin hệ thống cho phù hợp với doanh nghiệp
- Xây dựng hệ thống danh mục từ điển Các kế toán viên lập danh mục và mã hóa phần danh mục chính của mình Kế toán tổng hợp thống nhất thành bộ danh mục từ điển của tổ chức
- Vào số dư đầu kỳ, đầu năm cho các tài khoản, số dư công nợ cho các khách hàng, tồn kho đầu kỳ các vật tư hàng hóa
- Phân quyền cập nhật, khai thác thông tin
3 Thiết lập các thông tin ban đầu cho hệ thống
3.1 Thiết lập thông tin hệ thống
- Thiết lập tạo số năm làm việc trùng với năm trên hệ thống máy tính (Năm 200N – ví dụ: Năm 2010) - Hệ thống\Chức năng\Tạo số liệu làm việc
- Thiết lập các đơn vị cơ sở (theo mô hình công ty ABC biết tất cả các chứng từ sổ sách từ PXSX, các cửa hàng trực thuộc đều được chuyển về hạch toán tại bộ phận kế toán ở trụ sở chính của Công ty ABC) - Hệ thống\Danh mục\Đơn vị cơ sở
- Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính, ngày bắt đầu nhập số liệu Cho biết công ty ABC (chu kỳ hoạt động: 01/01 và ngày bắt đầu nhập liệu: 01/01/2010) -
Hệ thống\Chức năng\Khai báo năm tài chính
- Khai báo các tham số hệ thống liên quan - Hệ thống\Chức năng\Tham số tùy chọn
+ Mã số thuế của Công ty (Công ty cổ phần ABC)
+ Thông tư quyết định về hệ thống báo cáo tài chính, ngày ban hành
+ Mã đồng tiền hạch toán (VND)
+ Cách tính khấu hao TSCĐ: theo nguyên giá tài sản
+ Các tài khoản công nợ
- Khai báo các loại ngoại tệ sử dụng, tỷ giá - Hệ thống\Danh mục\
3.2 Tạo lập các danh mục từ điển và vào số dư đầu kỳ
3.2.1 Tạo lập các danh mục từ điển a Danh mục tài khoản Đường dẫn: Tổng hợp\Danh mục\Tài khoản
Lưu ý: - Khi thêm tài khoản con (bậc 2 trở lên) thì bắt buộc phải khai báo tài khoản mẹ
- Xác định chính xác Mã ngoại tệ, Tk theo dõi công nợ và Tài khoản sổ cái b Các danh mục liên quan đến khách hàng (hoặc nhà cung cấp)
* Danh mục phân nhóm khách hàng Đường dẫn: Bán hàng\Danh mục\Nhóm khách hàng
Các thông tin bắt buộc phải khai báo:
- Mã khách: Khai báo mã khách hàng (theo nguyên tắc lập mã hóa đối tượng quản lý)
- Tên khách: Khai báo tên của khách đã được mã hóa
- Địa chỉ: Khai báo địa chỉ của khách hàng
- Mã số thuế: Khai báo nếu có
* Danh mục khách hàng Đường dẫn: Bán hàng\Danh mục\Khách hàng
21 c Danh mục bộ phận, nhân viên Đường dẫn: Bán hàng\Danh mục\Hợp đồng, bộ phận\Bộ phận, nhân viên
- Mã bộ phận: Khai báo mã bộ phận/nhân viên
- Tên bộ phận: Khai báo tên bộ phận/nhân viên d Các danh mục liên quan đến việc tính chi phí và giá thành sản phẩm
* Danh mục hợp đồng, vụ việc Đường dẫn: Giá thành\Các danh mục\Vụ việc, hợp đồng
- Mã vụ việc: Khai báo mã vụ việc/hợp đồng
- Tên vụ việc: Khai báo tên vụ việc/hợp đồng
* Danh mục từ điển tự do Đường dẫn: Giá thành\Các danh mục\Danh mục từ điển tự do
* Danh mục kho hàng Đường dẫn: Vật tư hàng hóa\Danh mục\Kho hàng
Lưu ý: Nếu là kho đại lý thì phải khai báo Tài khoản hàng tồn kho đại lý
* Danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư Đường dẫn: Vật tư hàng hóa\Danh mục\Nhóm hàng hóa, vật tư
Sau khi khai báo xong các nhóm vật tư, hàng hóa có thể tiến hành phân nhóm: Nhấn Ctrl+F6, xuất hiện cửa sổ để phân nhóm hàng hóa, vật tư
* Danh mục hàng hóa, vật tư Đường dẫn: Vật tư hàng hóa\Danh mục\Hàng hóa, vật tư
Lưu ý: - Cửa sổ cho xác định vật tư hàng hóa có 2 đơn vị tính.
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
- Khai báo TK kho, TK giá vốn, TK doanh thu, TK hàng bán bị trả lại và TK sản phẩm dở dang
3.2.2 Vào số dư đầu kỳ
Lưu ý: Khi vào số dư, nếu kỳ đầu tiên nhập số liệu trùng với kỳ đầu tiên của năm tài chính thì chỉ cần nhập số dư đầu năm, còn nếu không trùng thì phải nhập cả số dư đầu năm và số dư đầu kỳ đó a Vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản
* Vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản không theo dõi công nợ Đường dẫn: Tổng hợp\Sơ đồ\Nhập số dư đầu năm\Nhập số dư đầu năm của tài khoản
- Xuất hiện cửa sổ: Khai báo Mã đơn vị (ABC), Ngày (01/01/2009) Chọn: Nhận
- Tại màn hình này, chọn tài khoản cần nhập số dư, nhấn phím F3, xuất hiện cửa sổ để nhập số dư (bên Nợ/Có) Chọn: Nhận
* Vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản có theo dõi công nợ Đường dẫn: Tổng hợp\Sơ đồ\Nhập số dư đầu năm\Nhập số dư công nợ đầu năm
- Xuất hiện cửa sổ: Bỏ qua thông tin Tài khoản, chọn Nhận để vào số dư cho tất cả các tài khoản công nợ
- Tại màn hình này, nhấn F4 => Cửa sổ: Khai báo số tài khoản và số dư công nợ vào bên Có/Nợ b Vào tồn kho đầu kỳ Đường dẫn: Tổng hợp\Sơ đồ\Nhập số dư đầu năm\Nhập tồn kho đầu năm
- Xuất hiện cửa sổ: Bỏ qua thông tin Kho, chọn Nhận để vào số tồn hàng hóa vật tư cho tất cả các kho
- Nhấn F4 => Khai báo đầy đủ: Mã kho, Vật tư, Tồn đầu (số lượng) và Dư đầu (giá trị) Chọn: Nhận
4 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
4.1.1 Hóa đơn mua hàng Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Hóa đơn mua hàng
Dùng để cập nhật những chứng từ phát sinh đối với những hóa đơn nhập mua của những nhà cung cấp trong nước Căn cứ để vào phiếu nhập này là Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp Dựa vào các thông tin ghi trên hóa đơn này để nhập dữ liệu vào Phiếu nhập mua:
- Mã hạch toán: Nhấn F4 để tạo ra bút toán đã được định khoản sãn trên phần mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có
- Mã khách: Đối với phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp đã khai báo đầy đủ các trường liên quan Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn Enter Nếu là nhà cung cấp mới chưa có trong danh mục nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán
- Địa chỉ: Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong DM nhà cung cấp
- Người giao : (không bắt buộc)
- Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Mã nx (tk có): Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc ta không chọn mã hạch toán thì phải tự số Tk vào
- Số dh: Số đơn hàng: (không bắt buộc)
- Số hóa đơn, Số sêri, Ngày lập hđ: Cập nhật từ các thông tin tương ứng từ Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào
- Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ
- Ngày lập ctừ: Ngày cập nhật chứng từ
- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp
- Tỷ giá: Chương trình tự mặc định tỷ giá bằng 1 Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá
- Mã hàng: Gõ phím tắt nhấn Enter hiện ra một bảng danh mục hàng hóa vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn Enter, khi đó tên hàng và đơn vị tính tự động cập nhật Nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới
- Mã kho: Gõ tên kho nhập hàng hóa đó (bắt buộc)
- Vụ việc: Vào mã vụ việc liên quan đến việc mua hàng như Số hợp đồng, … nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua
- Giá tiền: Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ
- Tk nợ: Chương trình mặc định TK hàng hóa đã khai báo trong danh mục
- Mã tự do: (không bắt buộc)
- Chi phí: Đánh dấu vào Chi phí có tính thuế => Xuất hiện cửa sổ để phân bổ cho các hàng hóa nhập mua, nhấn vào nút Phân bổ tự động, chương trình tự động phân bổ chi phí có tính thuế
- Thuế suất: Nhập mã thuế suất theo Hóa đơn
- Tk thuế: Sau khi gõ TK thuế chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ GTGT, kiểm tra thông tin trên bảng đã đầy đủ chưa: Số hóa đơn, Số Sêri, ngày hóa đơn, giá trị thuế và tiền hàng của hóa đơn đầu vào Thông tin trên bảng này là cơ sở để lên báo cáo thuế GTGT đầu vào
- Các ô vuông trên màn hình, khi tích vào để thực hiện các công việc sau
+ Ô chi phí có tính thuế (đã trình bày ở trên)
+ Ô tạo phiếu chi: Tạo phiếu chi tự động ngay trên hóa đơn mua hàng, với nghiệp vụ mua hàng thu tiền ngay Thao tác này làm như sau: sau khi nhập các thông tin cho hóa đơn mua hàng, trước khi “Lưu” chứng từ, để tạo phiếu chi tự động ta tích vào ô “Tạo phiếu chi” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra một phiếu chi tiền mặt theo số thứ tự ở Phiếu chi tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền
Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình cập nhật chứng từ Hóa đơn mua hàng, bằng cách tích vào “In ctừ”, chọn mục “in theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi
4.1.2 Cập nhật Phiếu nhập khẩu
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
- Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền” Sau khi các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho các hoá đơn của người bán Việc này được thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân bổ chi trả tiền hàng cho các hoá đơn”
- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua hàng Nếu loại tiền khi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn
- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải trả của các hoá đơn"
- Tổng hợp hàng nhập mua
- Sổ nhật ký mua hàng
5 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
5.1.1 Bán hàng a Hóa đơn bán hàng
- Đường dẫn: Bán hàng\Sơ đồ\Hóa đơn bán hàng
- Căn cứ vào việc lập phiếu này là các lệnh xuất kho, các đơn đặt hàng của người mua, cán bộ vật tư sẽ làm phiếu trước khi xuất hàng ra khỏi kho Việt cập nhật dữ liệu Hóa đơn bán hàng gồm 3 loại thông tin: Chứng từ, hàng hóa và thuế + Mã khách: Nhập mã khách hoặc tên tắt của mã khách thì danh sách của mã khách hàng sẽ hiện lên và dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục khách hàng đã khai báo đầy đủ các trường liên quan Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn Enter Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã khách thì nhấn F4 để tạo mã mới Mã khách hàng dùng để quản lý công nợ người mua
+ Địa chỉ: (mặc định), nếu không tự gõ vào
+ Người mua: Người đại diện khách hàng đi mua hàng (không bắt buộc)
+ Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Mã nx (tk nợ): là TK ngầm định khi khai báo mã khách hàng hoặc tự gõ
+ Số hóa đơn: Số TT hóa đơn để quản lý việc xuất hàng và kê khai thuế
+ Số Sêri: Số sêri của hóa đơn để lên báo cáo thuế GTGT đầu ra
+ Ngày lập ctừ: Ngày cập nhật phiếu
+ Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, chương trình tự mặc định ngày lập chứng từ là ngày hạch toán
+ Tỷ giá: Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá
+ BPKD: Tên bộ phận đã khai báo trong danh mục bộ phận, để có thể theo dõi doanh số, công nợ của bộ phận nào
+ Mã hàng: Gõ phím tắt, nhấn Enter hiện ra một bảng DM hàng hóa vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn Enter
+ Mã kho: Gõ mã kho đang theo dõi hàng hóa đó
+ Vụ việc: Vào mã vụ việc liên quan đến việc bán hàng, như số hợp đồng, nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc
+ Số lượng: Khai báo số lượng hàng hóa vật tư bán ra
+ Giá bán: Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ
TK doanh thu, TK kho, TK giá vốn được mặc định khi đã khai báo ở DM hàng hóa vật tư
+ Giá vốn hàng bán: Nếu vật tư hàng hóa được khai báo tính theo giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước thì con trỏ sẽ chạy qua dòng giá vốn hàng bán Cuối kỳ khi tính giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước ở Phần Kế toán hàng tồn kho thì giá vốn sẽ tự động cập nhật vào các phiếu xuất kho này
+ Mã thuế: Là mã thuế suất
Trên màn hình có một số ô vuông chứa các dòng cho phép tích vào ô để thực hiện các công việc sau:
+ Ô “Sửa HT thuế”: Cho phép sửa lại hạch toán đối với TK ghi nợ, ghi có
+ Ô “Sửa tiền thuế”: Cho phép sửa lại tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là số lẻ
+ Ô “ Nhập tiền ck”: Cho phép nhập số tiền chiết khấu bán hàng
+ Ô “Tạo phiếu thu”: Được sử dụng khi bán hàng thu tiền ngay Thực hiện tương tự như trường hợp ô “tạo phiếu chi” ở phân hệ mua hàng trả tiền ngay Cập nhật xong hóa đơn => Nhấn Lưu b Theo dõi thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ bán ra
Chương trình cho phép người sử dụng nhập thuế suất và tự động tính số tiền thuế GTGT Trong một số trường hợp đặc biệt người sử dụng được phép sửa số tiền để làm tròn số tiền thuế GTGT bị quá lẻ c Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất Đối với giá bán thì chương trình lưu giá bán lần cuối của từng mặt hàng và khi ta chọn một mặt hàng thì chương trình tự động gán giá này vào trường giá bán, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại giá bán cho đúng với giá bán trên hoá đơn
Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức xác định hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp d Theo dõi chiết khấu bán hàng
Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài khoản hạch toán chiết khấu bán hàng
Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp e Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng
SAS INNOVA6.8 cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể đến tận nhân viên bán hàng Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán hàng và mỗi khi ta nhập một hoá đơn bán hàng thì phải chỉ rõ luôn là doanh thu được tính cho bộ phận nào hoặc cho nhân viên bán hàng nào f Cập nhật giá vốn hàng bán
28 Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự gõ giá vốn Chương trình chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng hoặc giá nhập trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ cập nhật vào các phiếu xuất bán
5.1.2 Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại
- Đường dẫn: Bán hàng\Sơ đồ\Hàng bán bị trả lại
- Phiếu này dùng để cập nhật hàng bán bị khách hàng trả lại nhập kho Phiếu cho phép cập nhật giá thanh toán (công nợ) và giá vốn hàng xuất bán Căn cứ vào đó chương trình sẽ tự động giảm công nợ phải thu, ghi tăng hàng tồn kho, giảm giá vốn và ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ
+ Giá bán: là giá bán hàng trên hóa đơn trước đây đã xuất cho khách hàng
+ Giá vốn hàng bán: Đối với đơn vị tính theo phương pháp giá vốn trung bình thì khi nhập lại hàng bán bị trả lại cần đánh dấu vào ô Cập nhật giá trung bình cho vật tư tính giá trung bình, còn tính giá vốn theo các phương pháp khác thì phải tự cập nhật giá vốn cho hàng nhập lại
+ Mã thuế, TK thuế, tiền thuế: Được cập nhật như hóa đơn đã xuất ra trước đó,
TK thuế là TK thuế GTGT đầu ra
+ Đối với việc nhập lại những Dịch vụ trước đây đã cung cấp cho khách hàng thì có thể vào Phiếu hóa đơn mua hàng dịch vụ để nhập lại Chương trình cho phép tra cứu lại hóa đơn đã xuất bán ra trước đó Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua Thông tin trên cột ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra
Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở trên
+ Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hóa đơn vào cuối kỳ
Kế toán vốn bằng tiền
- Đường dẫn: Bán hàng\Sơ đồ\Thu khác: bù trừ công nợ
- Khi nhà cung cấp và người mua hàng cùng là một khách hàng nhưng có mã ở 2 danh mục khác nhau: vừa nằm ở DM nhà cung cấp, vừa nằm ở DM khách hàng thì tiền hàng bù trừ công nợ giữa hai tài khoản phải thu và phải trả với nhau hoặc bù trừ giữa hai khách hàng hay hai nhà cung cấp với nhau thì có thể dùng phiếu này để cập nhật
- Lưu ý: Việc nhập thuế GTGT đầu ra trong trường hợp doanh thu được thực hiện trên địa bàn của các tỉnh/thành khác nhau
5.1.5 Theo dõi hạn thu tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán
- Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn cũng như thời hạn thu tiền của từng hoá đơn
- Để chỉ rõ hạn thu tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền kể từ ngày ta lập hoá đơn Ta có thể khai báo số ngày ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng ở phần danh mục khách hàng Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể
- Đối với mỗi hoá đơn ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán Chương trình sẽ hiểu số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn Nếu ta chỉ muốn theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán
- Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải thu cho một hoá đơn thì ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải thu của các hoá đơn"
- Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”
- Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền” Sau khi các phiếu thu tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền thu được cho các hoá đơn đã xuất ra Việc này được thực hiện khi nhập phiếu thu tiền hoặc ở chức năng “Phân bổ thu tiền hàng cho các hoá đơn”
- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán hàng Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn
- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải thu của các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải thu của các hoá đơn"
- Báo cáo công nợ phải thu
- Báo cáo theo hợp đồng, vụ việc
6 Kế toán vốn bằng tiền
6.1.1 Cập nhật phiếu thu TM, giấy báo có NH
- Đường dẫn: Vốn bằng tiền\Sơ đồ\Thu tiền mặt - Thu qua ngân hàng
- Một số thông tin liên quan:
+ Mã đơn vị: Mã đơn vị cập nhật
+ Mã giao dịch: Ngầm định là 2 hoặc xóa đi nhấn Enter để chọn mã giao dịch + Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán định khoản về thu tiền đã được xây dựng từ trước
+ Mã khách: Gõ mã khách hoặc nhấn Enter để tìm Khai báo khách hàng nộp tiền (thu tiền công nợ, thu lại tiền tạm ứng, thu tiền vay, …) Đối với các tài khoản công nợ thì mã khách phải đầy đủ và chính xác, vì nó là cơ sở để lên các báo cáo công nợ đúng
+ Địa chỉ: Tự cập nhật theo mã khách
+ Người nộp tiền, Mã khế ước: Không bắt buộc
+ Số pt: Số phiếu thu, chương trình tự động đánh số hoặc gõ lại
+ Ngày hạch toán: Ngày phát sinh chứng từ
+ Tỷ giá: Chương trình luôn để ở dạng mặc định tiền giao dịch là “VND” và với tỷ giá là 1 Nếu phiếu có nội dung là thu ngoại tệ thì nhấn vào ô “VND”, chương trình đưa ra một màn hình “Chọn ngoại tệ”, đưa ô sáng đến ngoại tệ cần chọn, nhấn nút Chọn
+ TK nợ: Phiếu thu, Giấy báo Có dùng khi có phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt nhập quỹ tiền mặt hoặc ngân hàng, TK ghi nợ luôn được đặt sẵn là 111, 112 Khi đó chỉ cần nhập TK phát sinh Có theo từng chứng từ phát sinh, như: 131,
+ TK có: Là TK đối ứng với TK 111, TK 112, …của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sau khi nhập xong nhấn nút “Lưu”
+ Khi lập phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng chi tiết theo từng hóa đơn, gồm:
Khi thu tiền chi tiết theo hóa đơn ta phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn một
Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch toán
Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa đơn này trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời
Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn
Kế toán hàng tồn kho
Trong trường hợp sử dụng mã giao dịch bằng 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho từng hóa đơn bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ" Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền chi trả cho các hóa đơn tương ứng + Khi lập phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ khác liên quan đến nhiều khách hàng:
Trong trường hợp một phiếu chi hoặc một giấy báo nợ liên quan đến nhiều khách thì các khách hàng sẽ được nhập ở từng dòng chi tiết
+ Khi in Uỷ nhiệm chi trên máy
Chương trình cho phép in phiếu thu, phiếu cũng như UNC trên máy Riêng đối việc in UNC trên máy cần lưu ý là thông tin liên quan đến ngân hàng chuyển đi được lấy từ thông tin cập nhật trong danh mục ngân hàng còn thông tin liên quan đến ngân hàng nhận tiền được lấy từ thông tin liên quan đến khách hàng
+ Lưu ý chung: Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa mã giao dịch nữa Để sửa mã giao dịch phải xóa hết các dòng chi tiết
- Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Báo cáo quản trị tiền mặt, tiền gửi
7 Kế toán hàng tồn kho
- Phiếu nhập kho sử dụng trong các trường hợp sau: Nhập hàng mượn, hàng đi thuê, nhập kho thành phẩm trong sản xuất, nhập lại NVL sản xuất thừa
- Đường dẫn: Vật liệu hàng hóa\Sơ đồ\Nhập kho
- Các thông tin trong phiếu nhập kho
4 – Nhập nội bộ: Phiếu nhập trong nội bộ của công ty
9 – Nhập khác: Phiếu nhập khác nhập nội bộ + Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có
+ Mã khách: Đối với phiếu nhập là mã nhà cung cấp, nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên, dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong DM nhà cung cấp đã khai báo đầy đủ các trường liên quan Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn Enter Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán
+ Người giao: Tên người giao
+ Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Số pn: Tự động cập nhật số phiếu nhập hoặc tự gõ
+ Ngày lập ctừ, ngày hạch toán:
+ Mã hàng: Gõ phím tắt, nhấn Enter hiện ra DM hàng hóa vật tư => Chọn, nếu chưa có mã hàng hóa vật tư cần chọn => Nhấn F4 để thêm mới
+ Mã kho: Khai báo mã kho của hàng hóa vật tư kho theo dõi
+ Vụ việc: Khai báo mã vụ việc liên quan đến nhập kho
+ Giá tiền: Khi cập nhật chỉ quan tâm đến số lượng, nếu là nhập thành phẩm thì sau khi tính giá thành chương trình tự cập nhật giá Nếu là nhập lại NVL, NVL tính giá tồn kho theo phương pháp giá trung bình, thì phải tích vào chức năng tính giá trung bình cho vật tư tính giá trung bình
+ TK có: Mặc định nếu đã chọn mã hạch toán, còn không tự gõ
+ Mã tự do: Không bắt buộc
Sau khi nhập xong nhấn “Lưu”
- Sử dụng trong các trường hợp: Xuất cho mượn, cho thuê, xuất dùng, xuất cho sản xuất, xuất hao hụt, xuất nội bộ (giá xuất bằng giá vốn)
- Đường dẫn: Vật tư hàng hóa\Sơ đồ\Xuất kho
+ Loại phiếu: 4- Xuất cho SX, 9- Xuất khác
+ Các thông tin khách tương tự như phiếu nhập kho
Liên quan đến hạch toán tài khoản có (TK vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo TK vật tư của mặt hàng trong DM hàng hóa vật tư ở phân hệ vật tư hàng hóa (TK 152, 153, 155, 156, …), đối ứng với các TK có 138 (xuất cho mượn, xuất thuê), Có TK 642, 641 (xuất dùng), Có TK 211 (xuất làm tài sản), Có TK 621 (xuất kho NVL),
Lưu ý: Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình hoặc ntxt nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá ntxt, chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này
Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất bằng cách nhấn F5 – xem phiếu nhập
- Phiếu xuất điều chuyển sử dụng trong trường hợp di chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác Không làm thay đổi giá trị của hàng hóa, TK nợ - TK có là như nhau (không thay đổi giá trị tài khoản)
- Đường dẫn: Vật tư hàng hóa\Sơ đồ\Điều chuyển
- Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình sẽ tự động tạo ra một phiếu nhập cho kho nhận và người sử dụng không phải vào phiếu nhập
- Trong trường hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản có) thì chương trình sẽ không hạch toán; nếu điều chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ thì chương trình sẽ hạch toán cho phiếu xuất và không hạch toán cho phiếu nhập Tài khoản hàng tồn kho ở đại lý được khai báo trong danh mục kho hàng
- Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình hoặc ntxt nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá ntxt, chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất
7.1.4 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho
SAS INNOVA6.8 cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 04 phương pháp khác nhau: giá trung bình tháng, giá trung bình di động, giá đích danh và nhập trước xuất trước Hơn thế nữa đối với các vật tư khác nhau có thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho khác nhau
Dưới đây là các điểm cần lưu ý đối với từng phương pháp a Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình
- Giá được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập nhật xong tất cả các chứng từ Giá này được cập nhật vào các phiếu xuất, giá vốn của các hoá đơn bán hàng, các phiếu nhập theo giá trung bình
- Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh chỉ liên quan đến giá trị có thể được cập nhật như một bản ghi bình thường (có mã kho, mã vật tư) nhưng số lượng = 0 Chương trình tự động tính các chi phí này vào giá vốn của vật tư, hàng hoá
- Trong trường hợp một vật tư có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá tồn kho: một giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật tư ở mỗi kho có một giá riêng Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng nêu trên và khai báo cho chương trình biết trong phần "Tham số tuỳ chọn "
Kế toán Tài sản cố định, CCDC
số của các phiếu nhập mua và nhập khác Để giải quyết 02 vấn đề không rõ ràng trên trong SAS INNOVA6.8 phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu tiên số 1 + Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương trình không thể nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể được đánh số theo các hệ thống của từng kho Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho trong vấn đề điều chuyển Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên số 1, tiếp theo là các kho khác Việc đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho được thực hiện ở phần khai báo “Danh mục kho”
+ Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ khác nhau Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu xuất kho Vì vậy để biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ưu tiên cho các chứng từ vật tư Số thứ tự ưu tiên do SAS INNOVA6.8 quy định và có thể xem ở trường Stt_NTXT trong phần khai báo về “Danh mục chứng từ”
+ Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước được thực hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư
+ Chức năng tính giá NTXT được thực hiện ở menu “Tính đơn giá nhập trước xuất trước”
- Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp phiếu nhập chi phí mua hàng được tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ chi phí này được gán cho phiếu nhập nào để chương trình có thể tính được giá Các phiếu nhập chi phí này được nhập ở mục phiếu nhập chi phí c Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh
Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và chương trình không can thiệp gì cả Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào để tính ra giá trị tồn kho
7.1.5 Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý
SAS INNOVA6.8 cho phép quản lý hàng gửi bán tại các đại lý tương tự như hàng tồn tại các kho của công ty - có thể in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho Ngoài ra, tài khoản hàng gửi bán (tài khoản 157) người sử dụng có thể theo dõi như là một tài khoản công nợ - có thể in sổ chi tiết công nợ, tổng hợp công nợ của các đại lý
8 Kế toán Tài sản cố định, CCDC
8.1 Khai báo thông tin về TSCĐ
- Chức năng: Để khi khai báo TS, xác định được TS đó thuộc nguồn vốn nào
- Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Danh mục\Nguồn vốn
8.1.2 Danh mục tăng giảm tài sản
- Chức năng: Khai báo lý do tăng giảm của TS
- Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Danh mục\Lý do tăng giảm
8.1.3 Danh mục Bộ phận sử dụng tài sản
- Chức năng: Khai báo bộ phận sử dụng đó
- Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Danh mục\Bộ phận sử dụng
8.1.4 Danh mục Phân nhóm tài sản
- Chức năng: Khai báo các nhóm tài sản khác nhau
- Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Danh mục\Nhóm tài sản
Mỗi khi nhập mới một tài sản ngoài việc định khoản nợ, có hay theo dõi nhập xuất thì phải tạo mã danh mục tài sản mới để theo dõi riêng về phần tài sản và tính khấu hao cho tài sản đó
- Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Sơ đồ\Tài sản => Chọn Năm (2009) => Chọn nhận => Xuất hiện màn hình để thêm tài sản mới
- Các thông tin liên quan đến TSCĐ
Tại màn hình này nhấn F4 để thêm tài sản mới
+ Mã đơn vị, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Ngày hóa đơn, Mã tài sản (số thẻ), Tên tài sản, Đơn vị tính, Phân loại nhóm tài sản, Nước sản xuất, Năm sản xuất,
Lý do tăng tài sản, Ngày tăng tài sản, Bộ phận sử dụng, Nguyên giá (theo từng nguồn vốn), Giá trị đã khấu hao (theo từng nguồn vốn), Giá trị còn lại (theo từng nguồn vốn), Ngày ghi nhận giá trị còn lại, Ngày bắt đầu tính khấu hao, Tài sản có/không tính khấu hao, Tài khoản TSCĐ (tk 211), Tài khoản hao mòn TSCĐ (tk 214), Tài khoản chi phí (các tiểu khoản tương ứng của các tài khoản 627, 641,
642), Số tháng khấu hao, Tỷ lệ khấu hao tháng, Giá trị tính khấu hao
8.2 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng
- Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu
- Nếu có sự thay đổi gì thì phải tính lại
- Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên cách số liệu và cách tính mà ta đã khai báo ở phần thông tin về tài sản Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh khấu hao tháng" Việc điều chỉnh giá trị khấu hao có thể do giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn chỉnh hết giá trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời
- SAS INNOVA6.8 cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng Khai báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo các tham số hệ thống”
- Khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ chương trình mới tính ra số khấu hao TSCĐ của tháng đó nhưng chưa đưa khoản khấu hao đó vào chi phí Để bút toán ghi Nợ các tài khoản chi phí khấu hao tương ứng với tài khoản Có 214, thực hiện phân bổ khấu hao
- Thao tác: Dùng phím cách để đánh dấu, sau đó nhấn F4 để thực hiện bút toán phân bổ chi phí.
Kế toán giá thành sản phẩm
8.4 Danh mục khai báo giảm TSCĐ
- Đối với trường tài sản đem nhượng bán, thanh lý hoặc không dùng thì phải tiến hành khai báo giảm TSCĐ để chương trình sẽ loại bỏ tài sản đó ra khỏi danh sách tài sản
- Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Sơ đồ\Giảm tài sản
8.5 Khai báo thôi khấu hao tài sản
- Khi khai báo giảm tài sản thì cũng tiến hành khai báo thôi khấu hao TS để chương trình không tính khấu hao tài sản đó nữa
- Tương tự như khi khai báo giảm tài sản nhưng chỉ khai báo thôi khấu hao còn trong các báo cáo kiểm kê tài sản vẫn còn tài sản khai báo thôi khấu hao
8.6 Các báo cáo liên quan phân hệ TSCĐ
- Báo cáo chi tiết TSCĐ
- Báo cáo kiểm kê TSCĐ
- Bảng tính khấu hao TSCĐ
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
- Báo cáo tăng giảm tài sản
8.7 Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần
- Đối với trường hợp CCDC xuất đi sản xuất phân bổ nhiều lần => được theo dõi tương tự như TSCĐ Tuy nhiên, giá trị CCDC xuất dùng sẽ được treo trên
TK 242, 142 để phân bổ dần
- Cách khai báo và tính khấu hao tương tự như danh mục TSCĐ
- Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Danh mục\Công cụ, dụng cụ
- Các báo cáo liên quan đến CCDC
+ Báo cáo chi tiết CCDC
+ Báo cáo kiểm kê CCDC
+ Bảng tính khấu hao CCDC
+ Bảng phân bổ khấu hao CCDC
+ Báo cáo tăng giảm CCDC
9.2 Cập nhật phiếu kế toán
10 Kế toán giá thành sản phẩm
10.1 Phân loại và lựa chọn phương án tính giá thành
- Chương trình cho phép tập hợp và tính giá thành theo các cách sau:
- Bài toán giá thành giản đơn áp dụng trong trường hợp sản xuất mang tính tập hợp chi phí cho từng loại thành phẩm Có nghĩa là kế toán giá thành có thể hoàn toàn bóc tách được tối thiểu một đầu mục chi phí (TK 621, 622, 627, …)
- Bài toán giá thành định mức áp dụng trong trường hợp sản xuất một nhóm các loại thành phẩm có cùng cấu trúc khoản mục chi phí nguyên vật liệu như nhau, nhưng có định mức khác nhau Bài toán giá thành định mức thường áp dụng đối với các công ty sản xuất bánh kẹo, thực phẩm, xi măng, gạch, …Các chi phí
39 xuất đi sản xuất có thể bóc tách theo từng nhóm thành phẩm, sau đó chương trình sẽ căn cứ vào bảng định mức chi tiết để tính chi tiết chi phí cho từng loại thành phẩm
- Bài toán giá thành hệ số áp dụng trong trường hợp sản xuất các thành phẩm gần tương tự nhau, có kích cỡ khác nhau, các thành phẩm có thể quy đổi cho nhau theo một hệ số nhất định Bài toán này thường được áp dụng đối với các công ty sản xuất giày dép, may mặc, gương kính,
Quy trình tính giá thành giản đơn như sau: Xuất NVL, trả lương, chi trả các chi phí khác (TK 152, 334, 111, …) => Tập hợp chi phí (TK 621, 622, 627) => Kết chuyển vào tài khoản chi phí SXKD dở dang (TK 154) => Nhập kho thành phẩm (TK 155) => Tính giá thành sản phẩm
- Tạo mã sản phẩm: Vào Vật tư hàng hóa\Danh mục\Hàng hóa vật tư để mở mã sản phẩm, chú ý phải điền đầy đủ các thông tin như: TK kho 155, TK giá vốn
632, TK doanh thu 511, TK sản phẩm dở dang 154
- Tạo mã vụ việc: Vào Vật tư hàng hóa\Danh mục\Danh mục vụ việc hợp đồng Hoặc vào Giá thành\Sơ đồ\Vụ việc hợp đồng Lưu ý để tiện cho việc theo dõi các khoản mục chi phí cấu thành nên sản phẩm thì nên mở mã vụ việc và tên vụ việc giống như mã và tên sản phẩm
- Nhập kho hàng hóa vật tư sản xuất (phân hệ Mua hàng)
- Xuất kho NVL cho sản xuất sản phẩm (phân hệ Vật tư hàng hóa) Trong phiếu xuất kho phải chỉ rõ vụ việc (tên sản phẩm)
- Tính giá vốn cho hàng xuất kho: Vào Vật tư hàng hóa\Chức năng\Tính giá trung bình hoặc Tính giá nhập trước xuất trước (nếu phiếu xuất đã điền giá vốn đích danh thì không cần tính qua bước này) Bước này nhằm mục đích tính giá vốn cho hàng hóa vật tư đã xuất cho sản xuất để lên khoản mục chi phí NVL trực tiếp
- Khai báo bút toán kết chuyển và phân bổ chi phí: Vào Tổng hợp\Chức năng\Khai báo các bút toán tự động
Bước này nhằm mục đích khai báo các bút toán kết chuyển và phân bổ tự động, như kết chuyển TK 621, TK 622 sang TK 154 và phân bổ TK 627 sang TK 154 Để thực hiện kết chuyển hay phân bổ tự động ta làm bước tiếp theo, vào Tổng hợp\Chức năng\Bút toán kết chuyển tự động và Bút toán phân bổ tự động Hoặc vào Giá thành\Bút toán phân bổ tự động hoặc bút toán kết chuyển tự động
Khai báo bút toán kết chuyển chi phí: Chi phí NVL, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung … vào TK chi phí SXKD dở dang (ghi Có TK 621, 622, 627 và ghi Nợ TK 154 Chọn 1: Kết chuyển từ nợ sang có)
Khai báo phân bổ tự động: Ở cửa sổ màn hình trên khai báo tài khoản ghi có nhấn F4, ở cửa sổ màn hình dưới nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4 khai báo TK ghi nợ, phải chỉ rõ phân bổ cho vụ việc nào
Sau khi khai báo xong sẽ thực hiện các Bút toán kết chuyển, phân bổ tự động
- Nhập kho thành phẩm: Vào Vật tư hàng hóa\Sơ đồ\Phiếu nhập kho để nhập kho số lượng thành phẩm.
Báo cáo thuế và báo cáo tài chính
- Tính giá thành sản phẩm: Vào Giá thành\Tính giá thành sản xuất để tính giá thành cho từng mặt hàng, chương trình sẽ tự động cập nhật giá thành vào thành phẩm
Chú ý: Sau các bước kết chuyển tính giá nên vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan xem chương trình đã cập nhật vào chưa, nếu chưa cập nhật vào thì kiểm tra lại các bước và tính lại Đối với quy trình tính giá thành phân bước tức là thành phẩm của giai đoạn trước sẽ là đầu vào cho việc sản xuất sản phẩm giai đoạn tiếp theo thì lại xuất kho thành phẩm đó để sản xuất và các bước lại được lặp lại
10.3 Giá thành định mức (giá thành quản trị)
Tương tự như việc xây dựng các danh mục cho giá thành giản đơn như danh mục vụ việc, danh mục kỳ tính giá thành thì ngoài ra khi làm bài toán giá thành định mức còn thực hiện khai báo thêm một số danh mục sau:
- Danh mục khoản mục tính giá thành: Mục đích là nhằm chi tiết giá thành theo các khoản mục
- Danh mục phân loại vụ việc sản xuất: Mục đích là nhằm liên kết giữa các vụ việc sản xuất với nhau qua trường “Mã nhóm vụ việc sản xuất”
- Danh mục vụ việc sản xuất
- Nhập định mức về tiền
- Nhập hệ số cho sản phẩm (nếu là bài toán giá thành theo hệ số)
Quy trình tính giá thành định mức:
B1 Cập nhật NVL dở dang trên dây chuyền sản xuất cuối kỳ
B2 Cập nhật chi phí bằng tiền dở dang cuối kỳ
B3 Cập nhật sản phẩm dở dang tương đương cuối kỳ
B4 Thực hiện kết chuyển chi phí NVL và nhân công (nếu chi phí nhân công hạch toán chi tiết)
B5 Khai báo bút toán phân bổ chi phí chung cho sản phẩm (hay cho các vụ việc), tương tự như khi thực hiện phân bổ chi phí chung ở giá thành giản đơn B6 Phân bổ chi phí chung cho từng sản phẩm (phân bổ chi phí chung từ một vụ việc cho nhiều SP)
B7 Tính chi phí NVL và tiền lương
B8 Tính giá thành định mức
11 Báo cáo thuế và báo cáo tài chính
11.1.2 Báo cáo thuế GTGT đầu vào
- Chương trình cung cấp các báo cáo sau về thuế GTGT đầu vào:
- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào - mẫu 03/GTGT
- Bảng kê hóa đơn trực tiếp - mẫu 04/GTGT
- Bảng kê hóa đơn chứng từ mua vào - mẫu 05/GTGT
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Sổ theo dõi thuế GTGT được hoàn lại
- Sổ theo dõi thuế GTGT được miễn giảm
11.1.3 Báo cáo thuế GTGT đầu ra
- Chương trình cung cấp các báo cáo sau về thuế GTGT đầu ra:
- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra
- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa bán ra - mẫu I6
11.1.4 Báo cáo thuế a Báo cáo thuế GTGT đầu vào b Báo cáo thuế GTGT đầu ra
- Báo cáo tài chính theo Quyết định 15/QĐ-BTC
- Báo cáo tài chính theo Quyết định 48/QĐ-BTC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Các báo cáo tài chính gồm có:
- Bảng cân đối phát sinh của các tài khoản
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo KQ SXKD Phần 1 Lỗ lãi
- Báo cáo KQ SXKD Phần 2 Ngân sách
- Báo cáo KQ SXKD Phần 3 Thuế GTGT
- Báo cáo KQ SXKD Phần 4 KQ CTXL
- Báo cáo các dòng tiền theo phương pháp gián tiếp
- Báo cáo các dòng tiền theo phương pháp trực tiếp cho nhiều kỳ
- Báo cáo các dòng tiền theo phương pháp gián tiếp cho nhiều kỳ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
11.2.2 Một số chú ý trước khi lên báo cáo tài chính a Kiểm tra số liệu trước khi lên báo cáo tài chính
- Kiểm tra sổ cái các tài khoản giá vốn, các tài khoản chi phí đã lên đầy đủ chi phí chưa Vì có một số trường hợp kế toán quên chưa kết chuyển chi phí khấu hao hay chưa tính giá vốn hàng xuất kho hoặc chưa làm bút toán hạch toán chi phí, hạch toán chi phí phân bổ trong kỳ
- Kiểm tra bảng cân đối phát sinh tài khoản trong báo cáo tài chính xem các tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 đã kết chuyển hết số dư cuối kỳ chưa
- Chạy bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình dà soát lại các bút toán hạch toán và các phép tính b Lên Bảng cân đối kế toán
- Sau khi kiểm tra 2 trường hợp trên mà vào Bảng cân đối kế toán vẫn bị lệch, kế toán có thể kiểm tra lại việc khai báo các chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán xem đã được khai báo đúng với hệ thống tài khoản doanh nghiệp đang áp dụng chưa Đối chiếu các tài khoản trên “Bảng cân đối các tài khoản” với Bảng cân đối kế toán nếu thấy các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán thiếu hoặc chưa đúng thì người sử dụng vào mục “Tạo mẫu báo cáo” như sau: Thực hiện theo đường dẫn
- Sau đó người sử dụng tích vào chỉ tiêu chưa đúng và nhấn F3 để sửa các chỉ tiêu đã khai báo chưa đúng và nhấn F4 để thêm mới một chỉ tiêu
- Trang 1 Người sử dụng cần điền các thông tin bằng việc mở trang 1 và tích vào tưng dòng sau đó khai báo ở cửa sổ
- Ngoài các báo cáo tài chính theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính chương trình còn cho phép người sử dụng tạo các mẫu báo cáo tài chính riêng để phục vụ kế toán quản tri nội bộ của doanh nghiệp
- Trang 2, 3, … 17: chương trình tự nhặt số liệu lên, nhưng có thể chỉ tiêu khai báo chưa đúng với danh mục tài khoản đang sử dụng thì người dùng có thể tích vào ô “sửa mẫu báo cáo” để kiểm tra, sửa chỉ tiêu đã khai báo ở các trang
- Trang 6, 9: người sử dụng tự cập nhật số liệu bằng tay
- Khi thoát khỏi “Thuyết minh báo cáo tài chính” chương trình sẽ hỏi có lưu số liệu, người sử dụng chọn Có để lưu lại dữ liệu và nhập tên dữ liệu cần lưu Từ các lần sau vào nếu muốn in dữ liệu đã lưu hoặc tiếp tục hoàn thiện dữ liệu đã lưu thì người sử dụng chỉ cần chọn lại tên dữ liệu
IV Điều kiện thực hiện môn học:
2 Trang thiết bị máy móc: Máy tính, máy chiếu projecto
3 Học liệu, dụng cụ, nguyên vật liệu:
- Đề cương, giáo án, bài giảng tin học kế toán, tài liệu tham khảo
- Giáo trình, tài liệu phát tay và các tài liệu liên quan khác
V Nội dung và phương pháp đánh giá
- Kiến thức: Kiểm tra lý thuyết các nội dung đã giới thiệu
- Kỹ năng: Kiểm tra bài tập thực hành các nội dung trên bảng tính Exel và ứng dụng các phần mềm kế toán
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:
- Đánh giá trong quá trình học: Kiểm tra thao tác thực hành trên máy
- Đánh giá cuối mô đun: Kiểm tra thao tác thực hành kế toán trên máy vi tính
VI Hướng dẫn thực hiện mô đun
1 Phạm vi áp dụng mô đun: Chương trình mô đun đào tạo được sử dụng để giảng dạy cho trình độ Cao đẳng nghề
2 Hướng dẫn về phương pháp giảng dạy, học tập mô đun:
- Đối với giáo viên, giảng viên: Lý thuyết kết hợp với thực hành trên máy tại phòng thực hành tin học kế toán
- Đối với người học: Giáo viên trước khi giảng dạy cần phải căn cứ vào nội dung của từng bài học, xây dựng các bài thực hành cụ thể theo nội dung của từng chương, chuẩn bị đầy đủ các điều kiện thực hiện bài học để đảm bảo chất lượng giảng dạy
3 Những trọng tâm cần chú ý:
- Một số khái niệm cơ bản trong Excel
- Các thao tác trên trang tính
- Ứng dụng kế toán trên các phần mềm kế toán