Giáo trình Quản trị học (Nghề: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) kết cấu gồm 6 chương, cung cấp cho học viên những kiến thức về: tổng quan quản trị học; thông tin và ra quyết định quản trị; chức năng lập kế hoạch; chức năng tổ chức; chức năng lãnh đạo; chức năng kiểm tra;... Mời các bạn cùng tham khảo!
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC
Khái niệm và bản chất của quản trị
1.1 Khái niệm về quản trị
Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người để đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi Trọng tâm của quản trị là tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực hữu hạn nhằm phát huy hiệu quả tối đa cho tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.
Quản trị là quá trình tác động liên tục, có tổ chức của người quản trị lên đối tượng quản trị nhằm điều phối và phối hợp nhịp nhàng các hoạt động giữa các bộ phận, giữa các cá nhân và các nguồn lực Nhờ sự đồng bộ và ăn khớp giữa các yếu tố này, tổ chức có thể đạt được mục tiêu với hiệu quả cao nhất.
Từ các quan điểm trên ta có thể đưa ra khái quát về khái niệm quản tri:
Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát công vệc Đồng thời vận dụng một cách có hệu quả mọi nguồn tài nguyên để hoàn thành các mục tiêu đã định
1.2 Bản chất của quản trị
Quản trị là một quá trình tác động được tiến hành một cách có tổ chức và có chủ đích của chủ thể quản trị (hệ thống quản trị)
Là một quá trình được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục nhằm làm cho các hoạt động của tổ chức mang lại kết quả cao nhất với chi phí thấp
7 nhất, thỏa mãn ngày càng nhiều hơn nhu cầu vật chất và tinh thần của cả cộng đồng.
Vai trò và chức năng của quản trị
Qua nhiều thế kỷ, các tổ chức đã nỗ lực tìm kiếm những người có khả năng đảm nhận các tác vụ hoạch định, tổ chức và kiểm tra công việc cụ thể nhằm điều hành tổ chức một cách hiệu quả Những người có năng lực này thể hiện vai trò của nhà quản trị trong công tác tổ chức thông qua việc thiết lập mục tiêu, xây dựng kế hoạch và giám sát tiến độ, từ đó đảm bảo sự đồng bộ giữa hoạt động và mục tiêu Việc phát huy năng lực quản trị giúp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện hiệu suất làm việc của toàn hệ thống.
2.1 Vai trò của quản trị a Vai trò quan hệ với con người
- Vai trò đại diện hay tượng trưng
- Vai trò của người lãnh đạo
- Vai trò liên hệ, quan hệ với người khác b Vai trò thông tin
- Vai trò thu thập thông tin và tiếp nhận thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị
- Vai trò phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên quan
- Vai trò cung cấp thông tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vị hay cho các cơ quan bên ngoài c Vai trò quyết định
- Vai trò chủ trì xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức
- Vai trò giải quyết các xung đột: phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định
- Vai trò là nhà phân phối tài nguyên
- Vai trò như một nhà thương thuyết, đàm phán thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động
- Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh:
+ Quản trị hành chính văn phòng
- Căn cứ theo nội dung của quá trình quản trị:
+ Điều khiển ( lãnh đạo hay chỉ huy)
2.3 Quản trị là một khoa học, một nghề, một nghệ thuật a Quản trị là một khoa học
- Quản trị phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của các quy luật tự nhiên, xã hội
Quản trị phải dựa trên cơ sở lý luận của triết học, kinh tế học, toán học, tin học và công nghệ học, đồng thời vận dụng các thành tựu và kinh nghiệm thực tiễn vào thực hành quản trị Sự kết hợp giữa lý thuyết và thực tiễn cho phép xây dựng các phương pháp quản trị hiện đại, nâng cao hiệu quả, tính linh hoạt và khả năng thích ứng của tổ chức Việc phân tích dữ liệu, tối ưu hóa nguồn lực và ra quyết định dựa trên bằng chứng là nền tảng của quản trị hiện đại trong bối cảnh số hóa và cạnh tranh toàn cầu Liên tục cập nhật kiến thức và vận dụng các tiến bộ từ các lĩnh vực liên quan là chìa khóa để thúc đẩy đổi mới và nâng cao chất lượng quản trị.
Người quản trị vừa kiên trì với các nguyên tắc quản trị vừa vận dụng linh hoạt các phương pháp và kỹ thuật quản trị phù hợp với từng điều kiện, hoàn cảnh cụ thể để đạt hiệu quả và duy trì sự đồng thuận trong tổ chức Quản trị là một nghề, đòi hỏi sự kết hợp giữa nền tảng lý thuyết và thực tiễn, khả năng thích nghi với môi trường làm việc đa dạng và năng lực ra quyết định đúng đắn trước mọi thách thức.
Muốn quản trị đạt kết quả, trước tiên người quản trị phải được đào tạo bài bản về nghề nghiệp để có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm, nhằm phát hiện và nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan; từ đó áp dụng phương pháp nghệ thuật thích hợp để tuân thủ đúng các quy luật đó Quản trị là một nghệ thuật.
- Nghệ thuật sử dụng người
- Nghệ thuật giao tiếp đàm phán trong kinh doanh
- Nghệ thuật ra quyết định quản trị
Lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức
3.1 Hệ thống và tính chất của hệ thống a Hệ thống
Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ chặt chẽ với nhau và tác động qua lại theo quy luật, tạo thành một chỉnh thể thống nhất từ đó nảy sinh những đặc tính mới được gọi là tính trội (tính chất emergent), đảm bảo hệ thống thực hiện các chức năng nhất định Tính chất của hệ thống là sự thể hiện của các liên kết, phụ thuộc lẫn nhau và sự thích nghi của các phần tử nhằm duy trì hiệu quả vận hành và đáp ứng được các yêu cầu của môi trường.
- Có nhiều bộ phận hay các phần tử hợp thành
Trong một hệ thống, mọi sự thay đổi về lượng hoặc chất của một phần tử đều có thể tác động đến các phần tử khác và cả hệ thống, đồng thời sự biến đổi của hệ thống cũng có thể làm thay đổi đặc tính của từng phần tử, cho thấy sự gắn kết và ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành phần và tổng thể.
- Các phần tử hợp thành một thể thống nhất có được các tính chất ưu việt hơn nhằm thực hiện những chức năng hay mục tiêu nhất định
3.2 Các thành phần của hệ thống
Phần tử của hệ thống là tế bào cơ bản nhất, đảm nhận một chức năng cụ thể và không thể phân chia thêm về mặt hoạt động của hệ thống Mỗi phần tử đóng vai trò riêng biệt, và sự phối hợp giữa các phần tử nhỏ này quyết định cách thức vận hành, hiệu suất và sự ổn định của toàn bộ hệ thống.
Môi trường của hệ thống là tập hợp các yếu tố nằm ngoài phạm vi của hệ thống nhưng có mối quan hệ tương tác với nó Những yếu tố này vừa tác động lên hệ thống vừa chịu sự tác động của hệ thống, và được phân thành môi trường bên trong và môi trường bên ngoài.
Đầu vào của hệ thống là tập hợp các tác động từ môi trường lên hệ thống, bao gồm nguồn tài chính, nguồn nhân lực, nguồn nguyên liệu và vật liệu, công nghệ, thông tin và thị trường Những yếu tố này ảnh hưởng đến khả năng vận hành, chi phí và chất lượng, đồng thời cung cấp khung tham chiếu để tối ưu hóa quy trình và kết quả kinh doanh.
Đầu ra của hệ thống là phản ứng lại đối với môi trường, thể hiện qua các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra, việc giải quyết công ăn việc làm cho người lao động, nâng cao trình độ văn hóa của cộng đồng, hạn chế các tác động tiêu cực cho xã hội và đóng góp nguồn tài chính cho nền kinh tế.
+ Mục tiêu của hệ thống: Là trạng tháI mong đợi, cần có và có thể có của hệ thống sau một thời gian nhất định
+ Chức năng của hệ thống: Là những nhiệm vụ mà hệ thống phảI thực hiện,
Là khả năng của hệ thống trong việc biến đầu vào thành đầu ra
+ Nguồn lực của hệ thống: Là tập hợp các yếu tố mà hệ thống sử dụng được để thực hiện mục tiêu của mình
+ Cơ cấu của hệ thống: Là hình thức cấu tạo của hệ thống, phản ánh sự sắp xếp có trật tự của các phân hệ, bộ phận và phần tử cũng như các quan hệ giữa chúng theo một dấu hiệu nhất định
Hành vi của hệ thống là tập hợp các đầu ra có thể có của hệ thống trong một khoảng thời gian nhất định Thực chất, đó là những cách xử lý tất yếu mà hệ thống sẽ chọn và thực hiện ở mỗi giai đoạn phát triển của mình.
+ trạng thái của hệ thống: Là khả năng kết hợp giữa các đầu vào và đầu ra của hệ thống xét ở một thời điểm nhất định
Quỹ đạo của hệ thống là chuỗi các trạng thái mà hệ thống trải qua, bắt đầu từ trạng thái đầu và kết thúc tại trạng thái cuối (mục tiêu) trong một khoảng thời gian xác định Mỗi bước biến đổi trong quỹ đạo cho thấy tiến trình hệ thống từ trạng thái hiện tại sang trạng thái kế tiếp, tạo thành một chuỗi liên tục theo thời gian Việc xác định quỹ đạo giúp phân tích hành vi của hệ thống và tối ưu hóa quá trình đạt được mục tiêu trong khung thời gian mong muốn.
+ Động lực của hệ thống: Là những kích thích đủ lớn để gây ra các biến đổi hành vi của các phẩn tử hoặc của cả hệ thống
+ Cơ chế của hệ thống: Là phương thức hoạt động hợp với quy luật khách quan vốn có của hệ thống
3.3 Các quan điểm và phương pháp nghiên cứu hệ thống a Quan điểm nghiên cứu
- Quan điểm macro (vĩ mô)
- Quan điểm micro (vi mô)
- Quan điểm mezzo (hỗn hợp) b Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp mô hình hóa
- Phương pháp tiếp cận hệ thống
3.4 Điều khiển và điều chỉnh hệ thống a Điều khiển và hệ điều khiển
Điều khiển hệ thống là quá trình tác động liên tục lên một hệ thống nhằm điều chỉnh hành vi của nó để hướng tới mục tiêu đã định trước trong điều kiện môi trường luôn biến động Quá trình này đòi hỏi hệ thống phải thích nghi, tối ưu hóa các phản hồi và duy trì hiệu suất cùng ổn định giữa mọi biến động của môi trường Thông qua thu thập dữ liệu phản hồi và điều chỉnh đầu ra tương ứng, hệ thống có thể điều khiển hành vi vận hành để đạt được mục tiêu mong muốn một cách liên tục và tin cậy Mục tiêu của điều khiển là cân bằng giữa hiệu quả hoạt động, độ ổn định và an toàn khi điều kiện môi trường thay đổi, đảm bảo hệ thống hoạt động tối ưu trong mọi tình huống.
- Hệ điều khiển phải thỏa mãn điều kiện:
+ Hệ thống phải có cơ cấu rõ ràng
+ hệ thống phải có mục tiêu b Quá trình điều khiển hệ thống
+ Bước 1: Chủ thể điều khiển xác định mục tiêu điều khiển
+ Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin về môi trường và đối tượng điều khiển
+ Bước 3: Xây dựng phương án và chọn phương án tối ưu sau đó truyền đạt cho đối tượng thực hiện
+ Bước 4: Đối tượng thực hiện điều chỉnh hành vi theo tác động chỉ dẫn của chủ thể c Điều chỉnh và các phương pháp điều chỉnh
+ Phương pháp chấp nhận sai lệch
Đối tượng và phương pháp nghiên cứu quản trị
Quản trị học là một khoa học xã hội, nghiên cứu các mối quan hệ giữa con người trong quá trình quản trị, được gọi là quan hệ quản trị Nghiên cứu này giúp hiểu rõ cách con người tương tác, phối hợp và lãnh đạo nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kết quả hoạt động của tổ chức.
+ Là quan hệ giữa chủ thể quản trị (hệ thống quản trị, bộ phận quản trị, người quản trị) và đối tượng quản trị (hệ thống bị quản trị, bộ phận bị quản trị, người bị quản trị)
+ Là quan hệ giữa các cấp, các khâu trong hệ thống quản trị, như quan hệ giữa giám đốc và trưởng phòng, giữa trưởng phòng với tổ trưởng, … giữa các bộ phận khâu dệt với khâu hồ, giữa khâu hồ với in hoa, … trong công ty dệt chẳng hạn
+ Xét trên bình diện rộng, quan hệ quản trị là một bộ phận trong “ quan hệ sản xuất ” (Quan hệ sở hữu về tư liệu sản xuất, quan hệ phân phối và quan hệ quản lý)
4.2 Phương pháp nghiên cứu Để đảm bảo nắm vững các nội dung trên, chúng ta cần phải tiến hành qua các phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: a Phương pháp duy vật biện chứng
Phép duy vật biện chứng là phương pháp nghiên cứu chung cho mọi khoa học, kể cả quản trị học, giúp nhận diện các quy luật khách quan và mối quan hệ biện chứng giữa các sự vật và hiện tượng trong quá trình phát sinh, vận động và phát triển Phép biện chứng triết học của Mác-Lênin xem tự nhiên, xã hội và tư duy là những lĩnh vực có quy luật chung, đòi hỏi xem xét và giải quyết những vấn đề phát sinh từ tác động qua lại của các sự vật và hiện tượng để hiểu sâu quá trình hình thành và biến đổi của chúng Trên cơ sở những nhận thức ấy, khi nghiên cứu quản trị học, chúng ta cần áp dụng các quan điểm khoa học, trong đó quan điểm tổng hợp đóng vai trò nền tảng để tích hợp các yếu tố nội tại và ngoại tại, nhằm xây dựng các giải pháp quản trị hiệu quả.
Quan điểm hệ thống cho phép ta có một phương pháp đánh giá sự vật và hiện tượng một cách toàn diện và đích thực bản chất, từ đó hình thành những hành động đúng đắn và chính xác Ngược lại, nếu xem xét phiến diện chỉ nhìn thấy một mặt và vội vàng kết luận, sẽ dễ dẫn đến sai lầm và gây hậu quả nghiêm trọng Ví dụ khi phân tích các yếu tố tác động đến doanh nghiệp, ta phải tính đến cả yếu tố bên trong (văn hóa tổ chức) lẫn yếu tố bên ngoài (môi trường kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý và môi trường kinh doanh quốc tế) Đó chính là quan điểm hệ thống.
Hệ thống là tổng thể các bộ phận hợp thành và có mối quan hệ lẫn nhau, khi kết nối lại nó tạo thành một thể thống nhất; ví dụ con người, một cổ máy hay một chiếc đồng hồ đều là hệ thống hoàn chỉnh nhờ sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận Trong quản trị doanh nghiệp, hệ thống tổ chức gồm nhiều bộ phận như lãnh đạo, sản xuất, bán hàng và kế toán tài vụ, tất cả có mối quan hệ mật thiết với nhau để hình thành một thể thống nhất của tổ chức Vì vậy, khi nghiên cứu một vấn đề của một bộ phận, cần tính đến các mối quan hệ hữu cơ với toàn bộ hệ thống để có cái nhìn đầy đủ và đúng đắn.
Mặt khác, hệ thống doanh nghiệp là một hệ thống mở và không thể tồn tại dưới dạng đóng; do đó, chúng ta không chỉ xem xét nó trong mối liên hệ giữa các bộ phận bên trong tổ chức mà còn phân tích nó trong bối cảnh của hệ thống nền kinh tế và toàn cầu Theo quan điểm lịch sử, sự phát triển và vận hành của doanh nghiệp phản ánh quá trình tương tác với các yếu tố kinh tế - xã hội và phụ thuộc lẫn nhau ở cấp độ toàn cầu.
Lịch sử luôn gắn liền với thời gian (quá khứ, hiện tại và tương lai), trong mỗi giai đoạn lịch sử nhất định có những điều kiện kinh tế, chính trị, xã hội … khác nhau không thể tùy tiện xem xét đánh giá sự vật và hiện tượng một cách giống nhau Chẳng hạn, với điều kiện của nền kinh tế thị trường chúng ta không thể lấy những sự việc và hiện tượng của thời bao cấp để đánh giá hay nhận xét, mà phải đặt chúng trong điều kiện, hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ; Và, ngược lại cũng không thể gán ghép những sự việc và hiện tượng trong điều kiện của nền kinh tế hiện thời đem so sánh với thời kỳ bao cấp, b Vận dụng các phương pháp cụ thể của các khoa học khác
Quản trị học không những là một khoa học xã hội mà còn là một khoa học ứng dụng Dẫn đến sự tất yếu phải vận dụng các phương pháp cụ thể của các khoa học khác như khoa học thống kê, tin học, tâm lí học, xã hội học, … trong quản trị là cần thiết Chẳng hạn, sử dụng các phương pháp phán đoán suy luận, mô hình hóa, sơ đồ hóa, đàm thoại, thực nghiệm, điều tra, quan sát, nghiên cứu mẫu, phân tích, nghiên cứu tình huống, … tất cả đều giúp cho ta có cơ sở khoa
13 học xác đáng, nắm vững bản chất của vấn đề, từ đó nâng cao chất lượng nghiên cứu.
Vận dụng các quy luật và nguyên tắc trong quản trị
5.1 vận dụng quy luật trong quản trị
Quy luật là mối liên hệ bản chất và tất yếu giữa các sự vật và hiện tượng, thể hiện sự đồng bộ và quy luật vận động của tự nhiên Đây là các quy tắc phổ biến và bền vững, lặp lại thường xuyên trong mọi điều kiện nhất định và dưới các hoàn cảnh khác nhau Nhờ tính lặp lại và khẳng định dưới điều kiện nhất định, quy luật cho phép dự đoán và giải thích các hiện tượng một cách nhất quán và có hệ thống Các quy luật không phải là sự tình cờ mà phản ánh trật tự khách quan của thế giới, từ đó hình thành nền tảng cho khoa học và lý thuyết nghiên cứu.
5.1.2 Đặc điểm của các quy luật
Con người chỉ có thể hình thành một quy luật khi các điều kiện để quy luật ấy xuất hiện đầy đủ; ngược lại, khi các điều kiện tồn tại của quy luật vẫn còn, quy luật đó khó bị xóa bỏ.
- Các quy luật tồn tại và hoạt động không lệ thuộc vào việc con người có nhận biết được nó hay không
- Các quy luật đan xen vào nhau tạo thành một hệ thống thống nhất
5.1.3 Cơ chế sử dụng các quy luật
- Phải nhận biết được quy luật: nhận biết qua các hiện tượng thực tiễn và phân tích bằng khoa học
- Tổ chức các điều kiện chủ quan của tổ chức để cho xuất hiện các điều kiện khách quan mà nhờ đó quy luật phát huy tác dụng
- tổ chức thu thập và xử lý thông tin sai phạm, ách tắc do việc không tuân thủ đòi hỏi của các quy luật khách quan
Quản trị theo quy luật đòi hỏi phải chú ý:
+ Nhận rõ thực trạng của tổ chức với tư cách là đối tượng của quản trị
+ Nhận thức ngày càng đầy đủ hệ thống quy luật khách quan đang tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của các tổ chức
+ Tìm tòi sáng tạo ra những biện pháp cụ thể, sinh động nhằm vận dụng các quy luật khách quan trong thực tiễn quản trị
5.1.4 Phân loại a Các quy luật tự nhiên kỹ thuật
Quản trị trước hết là biết khai thác có hiệu quả và bảo vệ các điều kiện tự nhiên phục vụ cho con người, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu tác động lên hệ sinh thái Trong bối cảnh hiện nay, quản trị sản xuất và quản trị môi trường sinh thái đã trở thành những vấn đề cấp thiết mang tính toàn cầu, đòi hỏi các chiến lược phát triển bền vững và sự phối hợp giữa kinh tế với môi trường để đảm bảo sự tồn tại và thịnh vượng của cộng đồng.
Phát triển khoa học và công nghệ cho phép con người nắm bắt sâu sắc các quy luật tự nhiên, từ đó đẩy mạnh phát triển kỹ thuật, thực hiện công nghiệp hóa và hiện đại hóa, đồng thời xây dựng một xã hội văn minh hiện đại Quy luật kinh tế - xã hội đóng vai trò nền tảng, và khái niệm về quy luật này giúp hiểu cách tổ chức sản xuất và phân phối nguồn lực, tối ưu hóa tăng trưởng kinh tế và nâng cao đời sống của người dân trong bối cảnh xã hội ngày càng phức tạp.
Những mối liên hệ bản chất là các mối quan hệ tự nhiên, phổ biến và bền vững, lặp đi lặp lại giữa các hiện tượng và các quá trình kinh tế - xã hội trong những điều kiện nhất định Đây là đặc điểm nổi bật thể hiện sự liên kết chặt chẽ giữa các yếu tố và cho phép phân tích, nhận diện xu hướng cũng như dự báo biến đổi khi điều kiện thay đổi.
- Các quy luật kinh tế chỉ tồn tại và hoạt động thông qua các hoạt động của con người
- Các quy luật kinh tế có độ bền vững kém hơn các quy luật khác b3 Tiền đề vận dụng
- Phải nhận thức được quy luật kinh tế
- Phải giải quyết đúng vấn đề sở hữu và vấn đề về lợi ích của con người và xã hội
- Phải phát huy vai trò điều hành, quản trị của các nhà lãnh đạo tổ chức
Trong mỗi hình thái kinh tế xã hội đều tồn tại một hệ thống các quy luật khách quan bao gồm:
+ Các quy luật phổ biến: là quy luật về sự phù hợp giữa quan hệ sản xuất với tính chất và trình độ của lực lượng sản xuất
Các quy luật chung là những quy luật tồn tại và tác động xuyên suốt trong các hình thái kinh tế - xã hội khác nhau; trong số đó, quy luật sản xuất hàng hóa được xem là nổi bật vì nó tồn tại không chỉ trong chủ nghĩa tư bản mà còn xuất hiện trong một số hình thái kinh tế - xã hội khác, cho thấy tính phổ biến và sự liên hệ chặt chẽ giữa sản xuất hàng hóa với sự phát triển của nền kinh tế xã hội.
+ Quy luật giá trị: là quy luật kinh tế căn bản của sản xuất và trao đổi hàng hóa
Sản xuất và trao đổi phải trên cơ sở thời gian lao động xã hội cần thiết để sản xuất và tái sản xuất ra hàng hóa đó
+ Quy luật lưu thông tiền tệ: thể hiện ở mối quan hệ giữa lượng tiền tệ phát hành với các nhân tố có liên quan
M: là lượng tiền phát hành cần thiết cho lưu thông
P là mức giá cả hàng hóa, dịch vụ
Q là khối lượng hàng hóa, dịch vụ đem ra lưu thông
V là vòng quay trung bình của của đồng tiền cùng loại
Chú ý: quy luật lưu thông tiền tệ được nêu ở trên phản ánh quy luật của tiền vàng Khi áp dụng quy luật này vào lưu thông tiền giấy, cần đặc biệt chú trọng việc điều khiển và khống chế lượng tiền giấy phát hành để lưu thông được thực hiện một cách an toàn, ổn định và bền vững.
Quy luật cung cầu hàng hóa, dịch vụ cho thấy ở nơi nào có nhu cầu của người tiêu dùng thì ở nơi đó xuất hiện luồng cung ứng tương ứng, hình thành mối quan hệ cung cầu giữa hàng hóa và dịch vụ Sự tương tác giữa nhu cầu và khả năng cung ứng sẽ buộc giá cả và sản lượng điều chỉnh để cân bằng thị trường Bên cạnh đó, quy luật tâm lý ảnh hưởng mạnh đến quyết định của người tiêu dùng: niềm tin về chất lượng, giá trị và kỳ vọng về sản phẩm có thể làm tăng hoặc giảm cầu, từ đó tác động lên mức giá cân bằng và quá trình hình thành thị trường.
Các quy luật tâm lý trong quản trị là các mối liên hệ tự nhiên và phổ biến phản ánh bản chất tâm lý của con người, của đám đông và xã hội trong hoạt động quản trị Hiểu và vận dụng những quy luật này giúp người quản trị nắm bắt động lực, hành vi tập thể và xu hướng diễn ra trong tổ chức, từ đó điều chỉnh chiến lược và cách ra quyết định cho hiệu quả cao hơn Việc nhận diện các yếu tố tâm lý như kỳ vọng, ảnh hưởng xã hội và sự tương tác nội bộ là chìa khóa để xây dựng môi trường làm việc tích cực, tăng cường tham gia của nhân viên và tối ưu hóa quá trình lãnh đạo và điều hành.
Các quy luật tâm lý thể hiện rõ qua các yếu tố cấu thành nên con người như tính cách, năng khiếu, nhu cầu và lợi ích, đồng thời định hình cách suy nghĩ, cách ứng xử và động cơ hành động Những yếu tố này được thể hiện qua hành vi trước quyết định quản trị, cho thấy mối liên hệ giữa động cơ cá nhân và hiệu quả quản trị trong tổ chức Trong bối cảnh quản trị, Quy luật tổ chức quản trị giúp nhận diện và điều chỉnh các khuynh hướng tâm lý để định hướng hành vi và quyết định nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Những quy luật tác động trực tiếp vào hoạt động quản trị cho thấy tổ chức là một chức năng của quản trị và là yếu tố cơ bản hình thành cơ cấu bộ máy quản trị cùng các mối quan hệ giữa chúng; tổ chức là nhu cầu không thể thiếu trong mọi hoạt động kinh tế – xã hội Nó là nguyên nhân của mọi rủi ro, đồng thời quyết định thành công hay thất bại trong hoạt động của một tổ chức và giữ vai trò to lớn trong quản trị.
- tổ chức làm cho các chức năng khác của hoạt động quản trị thực hiện có hiệu quả
- Từ khối lượng công việc mà xác định biên chế, sắp xếp con người
- Tạo điều kiện cho việc hoạt động tự giác và sáng tạo của các thành viên trong tổ chức
- Dễ dàng cho việc kiểm tra, đánh giá tất cả những công việc của công tác tổ chức đòi hỏi những kiến thức mà người quản trị phảI nắm như mối quan hệ giữa cấp quản trị và khâu quản trị, giữa tập trung và phân cấp
Nhận thức và vận dụng quy luật trong quản trị là quá trình khó khăn phức tạp, đòi hỏi người quản trị:
+ phải có trình độ lý luận và kiến thức nhất định Có sự am hiểu về tự nhiên xã hội
+ Phải có bản lĩnh vững vàng cả về chính trị và khoa học
+ Phải có phương pháp luận đúng đắn, phảI có quan điểm lịch sử cụ thể
5.2 Các nguyên tắc cơ bản của quản trị
Các nguyên tắc quản trị là tập hợp các quy tắc chỉ đạo các tiêu chuẩn hành vi mà các cơ quan quản trị và các nhà quản trị phải tuân thủ trong quá trình quản trị, nhằm đảm bảo sự minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả hoạt động của tổ chức Những nguyên tắc này định hướng cách thức ra quyết định và hành động, củng cố niềm tin của cổ đông và các bên liên quan, đồng thời tăng cường quản trị rủi ro và sự bền vững của doanh nghiệp.
5.2.2 Các nguyên tắc quản trị cơ bản a Nhóm nguyên tắc quản trị chung a1 Nguyên tắc mối liên hệ ngược
Trong quản trị, nguyên tắc cơ bản là chủ thể nắm chắc hành vi của đối tượng thông qua thông tin phản hồi về các hành vi đó Đối với những tổ chức phức tạp, không thể mô tả đầy đủ ngay từ lần đầu bằng một ngôn ngữ nào đó, cần bổ sung mô tả bằng các ngôn ngữ khác lấy từ ngoài tổ chức Nguyên tắc độ đa dạng cần thiết nhấn mạnh sự cần thiết của sự đa dạng ngôn ngữ và phương pháp để mô tả tổ chức một cách đầy đủ và linh hoạt.
Nguyên tắc này cho thấy khi hành vi của đối tượng rất đa dạng và ngẫu nhiên, để điều khiển cần có hệ thống các tác động điều khiển với mức độ đa dạng tương ứng nhằm hạn chế độ bất định trong hành vi của đối tượng được điều khiển Nguyên tắc phân cấp (tập trung dân chủ) mô tả cách tổ chức điều khiển theo cấu trúc phân cấp để nâng cao hiệu quả quản lý và sự nhất quán trong quyết định.
THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ
Hệ thống thông tin trong quản trị
1.1 Một số khái niệm a Dữ liệu
Là những tin tức ở dạng thô chưa được xủ lý Dữ liệu sau khi được thu thập và xử lý sẽ cho ta thông tin
Dữ liệu tồn tại nhiều dạng:
- Tín hiệu vật lý: tín hiệu âm thanh, tín hiệu ánh sáng…
- Số liệu: số liệu trong các bảng biểu thống kê về nhân khẩu, đất đai, tài sản,…
- Ký hiệu: chữ viết và các ký hiệu b Thông tin
Là những dữ liệu đã được phân tích và xử lý
Theo quan niệm của nhà quản trị tất cả mọi tài liệu, số liệu… được chia làm 3 loại:
- Tài liệu số liệu có ích cho việc ra quyết định: thông tin
- Tài liệu, số liệu dùng để ra quyết định sau này: thông tin dự trữ
- Tài liệu không liên quan đến việc ra quyết định: tài liệu, số liệu thừa c Cơ sở dữ liệu
Đó là tập hợp các bản ghi và tệp liên quan được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học hiện đại, dưới sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau theo các mục đích đa dạng.
Khái niệm cơ sở dữ liệu liên quan đến các khái niệm cơ bản là ký tự (character) → trường (field) → bản ghi (record) → tệp (file) → cơ sở dữ liệu
- Ký tự là phần tử logic cơ bản nhất của dữ liệu, ký tự có thể là chữ, số hay ký hiệu
- Trường là cấp độ cao hơn của dữ liệu, là nhóm các ký tự Trường biểu thị moat thuộc tính của một thực thể nào đó
- Bản ghi là các trường có liên quan với nhau của dữ liệu được nhóm lại để tạo bản ghi
- Tệp là một nhóm các bản ghi có liên quan với nhau d Công nghệ thông tin
Hệ thống thông tin hiện đại dựa trên sự phối hợp giữa phần cứng và phần mềm, các thiết bị truyền thông, cùng với quản lý dữ liệu và các công nghệ xử lý thông tin khác được tích hợp trong máy tính điện tử Các thành phần này làm việc đồng bộ để thu thập, lưu trữ, xử lý và trao đổi dữ liệu, từ đó hình thành nền tảng cho các ứng dụng và dịch vụ CNTT Người dùng cuối tương tác với hệ thống thông qua giao diện người dùng và các ứng dụng, nhận thông tin, đưa ra quyết định và thực thi các tác vụ dựa trên dữ liệu được xử lý bởi hệ thống.
Là người không nhất thiết đã được đào tạo về kỹ thuật sử dụng hệ thống thông tin f Hệ thống thông tin
Đây là một hệ sinh thái tích hợp giữa con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng truyền thông, được thiết kế để thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin, đồng thời quản lý hiệu quả các hoạt động chuyển hóa nguồn dữ liệu thành các sản phẩm thông tin có giá trị.
1.2 Hệ thống thông tin với nhà quản trị a Vai trò của hệ thống thông tin
Ý nghĩa của thông tin trong quản trị tổ chức được ví như máu nuôi dưỡng cơ thể sống, bởi nếu coi tổ chức là một cơ thể, thông tin chính là nguồn sống giúp mọi bộ phận hoạt động trơn tru và đồng bộ Hệ thống đảm bảo thông tin hai chiều đóng vai trò hệ thần kinh, kết nối lãnh đạo với vận hành, thúc đẩy sự trao đổi dữ liệu nhanh chóng và phản hồi kịp thời trước mọi biến động Nhờ luồng thông tin được quản lý hiệu quả, tổ chức ra quyết định chính xác hơn, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc ở mọi cấp độ Đây chính là nền tảng cho quản trị thông tin hiện đại, nơi sự thông suốt và phản hồi liên tục định hình kết quả kinh doanh.
Nó có ba vai trò lớn:
- Hỗ trợ cho các hoạt động được thực hiện
- Nâng cao năng lực ra quyết định cho các nhà quản trị
- Tăng cường khả năng cạnh tranh của tổ chức
22 b Yêu cầu đối với thông tin và hệ thống thông tin
Thông tin cần chính xác và trung thực, phản ánh một cách khách quan về đối tượng quản trị và môi trường xung quanh liên quan đến vấn đề cần tìm hiểu Dữ liệu phải đầy đủ và phản ánh mọi khía cạnh của tình huống, đồng thời súc tích và loại bỏ dữ liệu thừa để phù hợp với nhu cầu của người sử dụng.
Thông tin cần được cung cấp kịp thời khi cần, có tính cập nhật và có liên quan tới khoảng thời gian thích hợp (quá khứ, hiện tại, tương lai)
- Về hình thức: Thông tin phải rõ ràng, đủ chi tiết, được sắp xếp trình bày khoa học hệ thống và lôgíc (kết hợp từ ngữ, hình ảnh, bảng biểu, số liệu ) và nằm trên vật mang tin phù hợp với nhu cầu sử dụng
Muốn vậy hệ thống thông tin phải đáp ứng những yêu cầu sau
- Đảm bảo tránh được sự sai lệch trong quá trình truyền tin
- Đảm bảo tính bí mật và an toàn trong quá trình truyền tin
- Đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng
- Phù hợp với con người và tổ chức sử dụng thông tin
- Đảm bảo đem lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức
- Đảm bảo tính hiệu quả kinh tế c Nhu cầu thông tin đối với từng cấp ra quyết định
Các thông số Các cấp ra quyết định
Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp Thời gian Dài hạn, 3 – 5 năm 1 – 2 năm Năm hiện hành
Nguồn thông tin Thiên về nguồn bên ngoài
Hỗn hợp trong và ngoài
Mức độ chi tiết Tổng hợp Tổng hợp với chi tiết Được chi tiết hóa
Khuôn dạng Khác nhau tùy từng báo cáo
Cố định với một số báo cáo cụ thể
23 Độ cập nhật của thông tin
Tương đối cũ Trung bình Mới
Mức độ chính xác Tính chính xác ít quan trọng hơn do những thay đổi và dự báo lớn
Tần suất sử dụng Không định kỳ, không dự đoán được, tùy tiện
Tương đối thường xuyên, định kỳ
Thường xuyên và định kỳ
Mức cấu trúc của vấn đề
Vấn đề không cấu trúc, bán cấu trúc
Bán cấu trúc Có cấu trúc
1.3 Xây dựng hệ thống thông tin quản trị
Việc thiết kế, xây dựng và vận hành hệ thống thông tin trong một tổ chức là nhiệm vụ của các chuyên gia tin học Tuy nhiên, với vai trò nhà quản trị và người dùng cuối, việc nắm bắt những nguyên tắc cơ bản của hệ thống thông tin là rất cần thiết để đảm bảo sự nhất quán, an toàn và hiệu quả trong quy trình công nghệ thông tin Hiểu biết về kiến trúc hệ thống, quản trị dữ liệu và bảo mật giúp tối ưu hóa hoạt động, hỗ trợ ra quyết định và nâng cao trải nghiệm người dùng, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc và giá trị kinh doanh.
- Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin
Căn cứ vào nhu cầu thông tin của các cấp quản trị, xác định cấu trúc phù hợp của hệ thống thông tin để đảm bảo cung cấp những thông tin cần thiết cho quản trị một cách kịp thời và chính xác Vì hệ thống thông tin là một bộ phận của hệ thống quản trị, nó đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin cho quản trị nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định và điều hành hiệu quả.
Đảm bảo sự thuận tiện cho người dùng, hệ thống thông tin cần gọn nhẹ và phù hợp với trình độ của cán bộ quản trị; dịch vụ thông tin được tổ chức theo quy chế quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận quản trị, đồng thời phản ánh tác phong lãnh đạo để nâng cao hiệu quả quản trị và chất lượng phục vụ.
Đưa tin một lần và sử dụng nhiều lần là nguyên tắc cốt lõi của hệ thống thông tin Thông tin được nhập một lần và có thể được dùng lại trong nhiều bối cảnh quản trị, đồng thời phải được cập nhật định kỳ để đảm bảo tính chính xác và tin cậy Từ thông tin ban đầu, hệ thống thông tin xử lý, biến đổi và cung cấp dữ liệu cho các bộ phận quản trị khác nhau, hỗ trợ quá trình ra quyết định và điều hành hiệu quả.
Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống thông tin và các bộ phận trong tổ chức là nền tảng để đạt được sự tương thích giữa các hệ thống Muốn hệ thống thông tin hoạt động đồng bộ, cần thống nhất về phân loại đối tượng, nội dung của các chỉ tiêu, cách ghi chép, thu thập dữ liệu, phân tổ và hình thành các biểu mẫu thống kê.
Việc mô hình hoá các quá trình thông tin là nền tảng để tăng cường hiệu quả vận hành của hệ thống thông tin ngày nay Hệ thống thông tin làm việc theo chế độ thông tin tham khảo, cho phép truy cập và xử lý dữ liệu để trả lời các câu hỏi về hiện trạng của đối tượng Quá trình này giúp chuẩn hóa luồng dữ liệu, nâng cao tính nhất quán, độ tin cậy và khả năng mở rộng của hệ thống, từ đó hỗ trợ ra quyết định dựa trên thông tin hiện trạng được cập nhật liên tục.
Quản trị hiện đại dựa trên mô hình hoá các quá trình thông tin để xây dựng hệ thống thông tin làm việc theo chế độ thông tin cố vấn, nhằm trả lời các câu hỏi về phương hướng phát triển của đối tượng quản trị trong tương lai Quá trình này tối ưu luồng dữ liệu, xử lý và chia sẻ thông tin giữa các cấp quản lý, tạo nền tảng cho hệ thống thông tin quản trị có khả năng đưa ra khuyến nghị và định hướng chiến lược dựa trên dữ liệu Nhờ hệ thống thông tin cố vấn, nhà quản trị có thể dự báo xu hướng, đánh giá cơ hội và rủi ro, từ đó nâng cao chất lượng quyết định và hiệu quả quản trị.
Kết hợp xử lý thông tin một cách hiệu quả giúp cán bộ quản trị nói chung và lãnh đạo nói riêng không phải tận tâm quá mức vào việc xử lý dữ liệu, nhờ đó họ có thời gian tập trung vào các hoạt động sáng tạo như xây dựng chiến lược, đánh giá và lựa chọn các phương án, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
Khái niệm và vai trò của việc lập kế hoạch
Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó
1.2.Vai trò của việc lập kế hoạch
- Giúp cho nhà quản trị tư duy 1 cách có hệ thống những vấn đề lien quan đến sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Giúp nhà quản trị chủ động đối phó với các tình huống bất ngờ và phức tạp, nâng cao khả năng xử lý sự cố và quyết đoán trong quản trị Bằng cách khắc phục các hoạt động thụ động, doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và ngăn ngừa tổn thất, từ đó tăng cường sự ổn định và hiệu quả vận hành.
- Có những biện pháp, chính sách nhất quán, các biện pháp, chính sách đó không mâu thuẫn làm triệt tiêu động lực của nhau
- Tập trung được các nguồn lực hình thành những công việc trọng tâm của tổ chức trong những thời kỳ khác nhau
- Cho phép các nhà quản trị phối hợp các nguồn lực với chi phí thất nhất mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất
Hệ thống kế hoạch của tổ chức
2.1 Các kế hoạch của tổ chức
Các tổ chức được quản trị bằng hai loại kế hoạch: kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp
Tính chất Kế hoạch chiến lược
1 ảnh hưởng Toàn bộ Cục bộ
3 môi trường Biến động Xác định
4 mục tiêu Lớn và tổng quát Cụ thế, rõ ràng
5 thông tin Tổng hợp, không đầy đủ Đầy đủ, chính xác
6 kết quả Lâu dài Điều chỉnh được
7 thất bại Nặng nề, có thể phá sản
8 rủi ro Lớn Hạn chế
9 khả năng của người ra quyết định
Khái quát vấn đề Phân tích cụ thể
Kế hoạch chiến lược là kế hoạch ở cấp độ toàn diện của doanh nghiệp, được xây dựng để thiết lập các mục tiêu chung và xác định vị trí của doanh nghiệp so với các mục tiêu đã đề ra Nó định hướng mọi hoạt động và phân bổ nguồn lực, đảm bảo mọi chức năng và quy trình trong doanh nghiệp đều đồng bộ với mục tiêu dài hạn và vị thế cạnh tranh của tổ chức.
Kế hoạch tác nghiệp là bản trình bày rõ ràng và chi tiết về những bước cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đã được xác định trong kế hoạch chiến lược Nó liên kết trực tiếp các mục tiêu với các nhiệm vụ cụ thể, chỉ rõ ai làm gì, khi nào và bằng cách nào, đồng thời bố trí nguồn lực và ngân sách phù hợp Kế hoạch tác nghiệp giúp quản lý tiến độ, đo lường hiệu quả và điều chỉnh kịp thời, từ đó đảm bảo sự triển khai chiến lược diễn ra một cách đồng bộ và hiệu quả.
Kế hoạch tác nghiệp đưa ra những chiến thuật hay những bước cụ thể mà doanh nghiệp sẽ tiến hành để thực hiện kế hoạch chiến lược
Theo hình thức thực hiện
Theo thời gian thực hiện kế hoạch
- Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên
- Kế hoạch trung hạn: cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm
- Kế hoạch ngắn hạn: cho thời kỳ dưới 1 năm
- được cơ hội cần có những hiểu biết về mục tiêu, thị trường về sự cạnh tranh điểm mạnh, điểm yếu
2.2 Các bước lập kế hoạch
- Bước 1: xác định nội dung cần lập kế hoạch, kế hoạch cần đảm bảo tính khả thi và phù hợp với khả năng của doanh nghiệp
- Bước 2: xây dựng các mục tiêu thật rõ ràng có thể đo lường được mang
- tính khả thi, xác định trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời gian hoàn thành
Bước 3: Phát triển các tiền đề, tức là các giả thiết cho quá trình lập kế hoạch, có thể bao gồm địa bàn hoạt động, quy mô hoạt động, mức giá dự kiến, danh mục sản phẩm, chi phí ước tính và các yếu tố liên quan khác Việc làm rõ những giả thiết này giúp xác định phạm vi kế hoạch, ước lượng nguồn lực và ngân sách, đồng thời xây dựng các kịch bản thị trường để điều chỉnh chiến lược một cách linh hoạt.
Bước 4: Xây dựng các phương án Trong bước này, cần tìm ra và nghiên cứu các phương án hoạt động để lựa chọn, đồng thời giảm bớt các phương án không khả thi sao cho chỉ còn lại những phương án triển vọng nhất được phân tích kỹ lưỡng Quá trình sàng lọc và đánh giá các phương án giúp tối ưu hóa quyết định, tập trung nguồn lực và nâng cao cơ hội thành công của dự án.
- Bước 5: đánh giá các phương án theo tiêu chuẩn phù hợp và mục tiêu
Trong bước 6, sau khi đánh giá các phương án, một số phương án được chọn làm cơ sở cho quyết định cuối cùng Việc ra quyết định phân bổ nguồn lực của tổ chức — nhân sự, ngân sách và các tài nguyên khác — cho công tác lập kế hoạch, giúp định hình phạm vi triển khai và ưu tiên các hoạt động trọng yếu Quá trình này cũng xác định rõ vai trò, thời gian và trách nhiệm của từng bộ phận, từ đó tăng tính đồng bộ và hiệu quả của kế hoạch Những lựa chọn được ưu tiên nhằm tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự chuẩn bị chu đáo cho các bước thực thi tiếp theo.
Lập kế hoạch chiến lược
3.1 Khái niệm lập kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến lược là quá trình ra quyết định dài hạn nhằm xác định định hướng phát triển của tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định và liên kết các nỗ lực của tổ chức hướng tới mục tiêu đã đề ra Quá trình này giúp tối ưu hoá nguồn lực, cân bằng giữa cơ hội và thách thức từ môi trường bên ngoài và bên trong, từ đó đảm bảo sự nhất quán trong mọi hoạt động và tăng cường tính cạnh tranh Việc xây dựng kế hoạch chiến lược là bước nền tảng để định hướng hoạt động, đo lường tiến độ và điều chỉnh mục tiêu khi cần thiết, nhằm đạt được sự tăng trưởng bền vững cho tổ chức.
3.2 Lập kế hoạch chiến lược ở các cấp a Các chiến lược cấp tổ chức
Chiến lược hợp nhất về phía trước tập trung vào việc gia tăng quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát mạng lưới phân phối sản phẩm của doanh nghiệp, có thể ở mức độ một phần hay toàn bộ, nhằm nắm bắt chuỗi cung ứng từ sản phẩm đến người tiêu dùng Điều này cho phép tối ưu hóa chi phí, tăng tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường và cải thiện biên lợi nhuận thông qua sự kiểm soát chặt chẽ các kênh phân phối Hợp nhất phía trước cũng giúp giảm sự phụ thuộc vào đối tác phân phối, tăng quyền chủ động trong định giá, tiếp thị và trải nghiệm khách hàng Tuy nhiên, thực thi chiến lược này đòi hỏi nguồn lực, quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả và cân nhắc rủi ro liên quan đến chi phí vận hành và phạm vi kiểm soát.
Chiến lược hợp nhất phía sau là quá trình tăng quyền sở hữu hoặc kiểm soát một phần hoặc toàn bộ các nhà cung cấp đầu vào nhất định nhằm củng cố chuỗi cung ứng Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đảm bảo nguồn cung ổn định, đàm phán tốt hơn và giảm thiểu rủi ro phụ thuộc vào đối tác cung cấp Hợp nhất phía sau cho phép tiếp cận trực tiếp nguồn lực, tối ưu chi phí và tăng khả năng kiểm soát chất lượng từ đầu vào cho sản phẩm cuối cùng.
- Chiến lược hợp nhất theo chiều ngang là sự tìm kiếm quyền sở hữu hay quyền kiểm soát đối với đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp
- Chiến lược đa dạng hóa đồng tâm nhằm mở rộng các sản phẩm và dịch vụ có liên quan chặt chẽ đến sản phẩm của công ty hay có quá trình công nghệ tương tự Hay có cùng nhóm khách hàng hoặc cùng chung thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty
- Chiến lược đa dạng hóa theo chiều ngang là quá trình phát triển tăng them
1 đơn hoặc nhiều sản phẩm mới không có liên hệ với sản phẩm hiện tại phục vụ khách hàng hiện tại
Chiến lược đa dạng hóa hỗn hợp là việc thêm vào danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ mới không có liên hệ với các sản phẩm hiện có của doanh nghiệp, nhằm mở rộng thị trường, tăng trưởng doanh thu và phân tán rủi ro thông qua khai thác các cơ hội ở các phân khúc mới Bên cạnh đó, các chiến lược cấp ngành tập trung vào cạnh tranh ở cấp độ ngành, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, đổi mới công nghệ và thiết lập liên kết chiến lược nhằm tăng thị phần và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong ngành.
- Chiến lược xâm nhập thị trường
- Chiến lược mở rộng thị trường
- Chiến lược phát triển sản phẩm
- Chiến lược đa dạng hóa sản phẩm c.Các chiến lược cấp chức năng
- Chiến lược cạnh tranh về giá: chiến lược này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm cách hạ giá thành sản phẩm để bán với giá luôn thất hơn đối thủ cạnh tranh
- Chiến lược vượt trội: chiến lược này đòi hỏi các doanh nghiệp luôn cải tiến chất lượng, mẫu mã và tính năng mới của hàng hóa phải khác biệt với đối thủ cạnh tranh
Chiến lược tập trung ưu tiên một nhóm khách hàng nhất định dựa trên các tiêu chí phân chia như quốc tịch, địa lý, kênh phân phối hoặc một phần riêng biệt của sản phẩm Mục tiêu là tối ưu hoá nguồn lực marketing và bán hàng bằng cách cá nhân hoá thông điệp, đề xuất và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng mục tiêu Việc phân tách theo quốc tịch hoặc địa lý giúp nhắm đúng thị trường mục tiêu, nâng cao hiệu quả truyền thông và tăng tỉ lệ chuyển đổi Phân khúc theo kênh phân phối hoặc một phân khúc sản phẩm riêng biệt cho phép tối ưu hoá trải nghiệm người dùng và giá trị đề xuất Tuy nhiên, cần cân nhắc rủi ro giới hạn thị trường và thực hiện nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng để đảm bảo tiềm năng doanh thu vẫn ổn định.
Lập kế hoạch tác nghiệp
- Kế hoạch tác nghiệp bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
Kế hoạch tác nghiệp là quá trình ra các quyết định ngắn hạn và chi tiết về nội dung, được thực hiện thông qua các thông điệp và biện pháp nhấn mạnh nhằm cụ thể hóa các chiến lược đã nêu ở trên Quá trình này chuyển các chiến lược thành các hoạt động nội dung cụ thể, đồng bộ với mục tiêu và kết quả mong muốn Nhờ đó, các quyết định về thời điểm, hình thức trình bày và nguồn lực được xác định rõ ràng, từ đó tối ưu hóa hiệu quả triển khai.
4.2 Lập kế hoạch tác nghiệp
Có 7 bước để lập kế hoạch marketing hoàn hảo:
- Hiểu rõ thị trường và các đối thủ cạnh tranh của bạn
- Hiểu rõ khách hàng của bạn
- Lựa chọn phân khúc thị trường thích hợp nhất
- Phát triển thông điệp marketing của bạn
- Xây dựng phương tiện truyền thông marketing của bạn ( sách báo, tạp chí, đài, internet…)
- Đặt ra các mục tiêu marketing và bán hàng
- Xây dựng ngân quỹ marketing của bạn
Câu hỏi ôn tập chương:
Câu 1: So sánh đặc điểm cơ bản của kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp Cho ví dụ về 2 kế hoạch trên
Câu 2: Hãy nêu mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp, từ đó nêu ý nghĩa và vai trò của kế hoạch chiến lược
Câu 3: Trình bày kế hoạch chiến lược ở các cấp Trong đó kế hoạch nào được sử dụng nhiều hơn? ( hãy giải thích)
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức
1.1 Tổ chức và chức năng tổ chức a Khái niệm
Tổ chức là 1 thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt vì:
- Tổ chức là 1 hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung
- Tổ chức là quá trình triển khai kế hoạch
Tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức và nguồn nhân sự với hoạt động của tổ chức Chức năng của tổ chức bao gồm xác định cơ cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ, phân quyền và phối hợp các bộ phận để tối ưu hoá hiệu suất làm việc Việc xây dựng và duy trì cơ cấu tổ chức cùng với quản trị nguồn nhân lực giúp các hoạt động diễn ra có trật tự, quy trình được chuẩn hóa và sự phối hợp giữa các phòng ban được thông suốt Nhờ tổ chức, mục tiêu của tổ chức được triển khai một cách hiệu quả, từ đó tăng cường năng lực cạnh tranh và hiệu quả vận hành.
Chức năng tổ chức (công tác tổ chức) là quá trình xác định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng cá nhân và từng bộ phận, đồng thời thiết lập mối quan hệ giữa họ trong quá trình lao động Nhờ đó, các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách hiệu quả để thực hiện chiến lược của tổ chức.
Việc thiết kế khuôn khổ cơ cấu và phân bổ nhân lực cho quá trình triển khai kế hoạch đóng vai trò then chốt, quyết định phần lớn sự thành công của tổ chức Công tác tổ chức giúp tối ưu hóa hoạt động và đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc Một cơ cấu tổ chức hiệu quả là nền tảng để tổ chức có thể giải quyết công việc ngay cả trong những tình huống phức tạp nhất, nhờ vào sự linh hoạt và khả năng thích ứng của hệ thống quản trị.
1.2 Cơ cấu tổ chức và thuộc tính cơ cấu tổ chức a Cơ cấu tổ chức: là tổng hợp các bộ phận ( đơn vị, cá nhân ) khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa và có trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện chức năng quan trị và phục vụ mục địch chung đã xác định của tổ chức b.Thuộc tính cơ cấu tổ chức
Chuyên môn hóa trong công việc là quá trình phân chia nhiệm vụ chung thành các công đoạn nhỏ, dựa trên lợi thế kỹ thuật và kinh tế của chuyên môn hóa lao động Lợi thế cốt lõi của chuyên môn hóa lao động thể hiện ở việc biến các công việc phức tạp thành những hoạt động đơn giản, dễ đào tạo, từ đó nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sản xuất.
Việc hình thành các bộ phận trong cơ cấu tổ chức phản ánh trình độ chuyên môn hóa cao và việc hợp nhóm các công việc, nhiệm vụ của các chức năng hoạt động được quản trị bởi các quản trị viên phụ trách theo chiều ngang Quá trình hợp nhóm các hoạt động và nguồn nhân lực giúp hình thành các bộ phận và mở rộng phạm vi hoạt động của tổ chức.
Quyền hạn và trách nhiệm, cùng với việc trao quyền hành hay ủy quyền và sự chuyên môn hóa lao động, ảnh hưởng nhiều nhất đến thiết kế công việc và quyền hạn của cá nhân trong tổ chức Tùy thuộc tính chất công việc, các cơ cấu tổ chức có thể là cơ cấu trực tuyến, cơ cấu chức năng hoặc cơ cấu tham mưu, nhằm tối ưu hóa phân công nhiệm vụ, phối hợp giữa các bộ phận và thực thi mục tiêu của tổ chức.
Phân quyền và tập trung quyền quản trị là yếu tố then chốt để mở rộng quy mô tổ chức mà vẫn duy trì kiểm soát hiệu quả Cốt lõi của phân quyền hiệu quả là sự cân bằng thích đáng giữa tập trung ở cấp cao và phân quyền cho các cấp dưới Khi tổ chức thực hiện tốt sự cân bằng này, quyền ra quyết định chiến lược được tập trung ở cấp cao, trong khi các quyết định tác nghiệp được ủy quyền cho các bộ phận phù hợp, từ đó tăng tính linh hoạt và hiệu quả vận hành.
Phối hợp giữa các bộ phận và phân hệ của cơ cấu tổ chức là quá trình liên kết hoạt động của con người, các bộ phận phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức Mục tiêu của phối hợp là đạt sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận bên trong và bên ngoài tổ chức, từ đó nâng cao hiệu quả cho công việc và các tình huống phức tạp Khi mục tiêu của tổ chức càng lớn, yêu cầu về mức độ phối hợp càng cao, vì vậy sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận và hệ thống là yếu tố quyết định để đạt được kết quả mong đợi.
1.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức a.Cơ cấu tổ chức đơn giản
Đây là phương thức tổ chức đơn giản nhất: không hình thành các bộ phận riêng biệt, lãnh đạo trực tiếp quản trị toàn bộ thành viên trong tổ chức Người lãnh đạo được tuyển dụng để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, và các tổ chức nhỏ như hộ kinh doanh cá thể hay trang trại thường có cấu trúc theo kiểu này b Kiểu cơ cấu quản lý chức năng.
Cơ cấu tổ chức theo chức năng dựa trên chuyên môn hóa công việc, trong đó nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt, từ đó hình thành những người lãnh đạo đảm nhận các chức năng nhất định Theo mô hình này, quản lý có thể được tham gia bởi các phòng chức năng như phòng kế hoạch, phòng vật tư, phòng tiêu thụ sản phẩm và cả các phân xưởng sản xuất, do đó cần sự phối hợp ăn khớp giữa ban giám đốc, các phòng chức năng và các phân xưởng để bảo đảm hoạt động của doanh nghiệp diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả.
- Ưu điểm của cơ cấu chức năng
Phản ánh một cách logic các chức năng được phân công theo nguyên tắc chuyên môn hóa ngành nghề cho phép phát huy tối đa sức mạnh và năng lực của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng Hệ thống quản trị dựa trên phân công nhiệm vụ theo chuyên môn giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận Nhờ đó, người quản trị có thể điều hành hiệu quả mà không cần có kiến thức toàn diện ở mọi lĩnh vực.
- Nhược điểm của cơ cấu chức năng
Trong nhiều tổ chức, tình trạng chồng chéo nhiệm vụ giữa các bộ phận dễ xảy ra, khiến công việc bị trễ và hiệu quả làm việc giảm sút Các quyết định đưa ra đôi khi chậm do thiếu sự phối hợp và thông tin giữa các phòng ban, trong khi sự lãnh đạo giữa các đơn vị gặp nhiều khó khăn và dễ đổ trách nhiệm cho nhau Để cải thiện hiệu quả quản trị, cần thiết thiết lập cơ chế phối hợp rõ ràng, phân định nhiệm vụ và quyền hạn cho từng bộ phận, đồng thời tăng cường giao tiếp nội bộ và trách nhiệm cá nhân để đẩy nhanh quyết định và nâng cao hiệu suất làm việc.
*Cơ cấu trực tuyến ( đường thẳng )
Cơ cấu quản lý trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy trong đó mỗi cấp quản lý chỉ nhận mệnh lệnh từ cấp trên trực tiếp quản lý, giúp hình thành một chuỗi chỉ huy rõ ràng và mạch lạc Hệ thống này đòi hỏi người quản lý ở từng cấp phải có hiểu biết tương đối toàn diện về các lĩnh vực liên quan để có thể đánh giá hoạt động của cấp dưới và ra quyết định phù hợp Với cơ cấu quản lý trực tuyến, sự phối hợp giữa các cấp được thống nhất theo nguyên tắc nhận chỉ thị từ trên xuống dưới và thực thi nhanh chóng Do tính chất tập trung và truyền đạt mệnh lệnh trực tiếp, cấu trúc này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, nơi một người quản lý cấp trên có thể nắm bắt nhanh hoạt động của cấp dưới và điều phối công việc một cách hiệu quả.
Đối với những doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn, có một cách ra quyết định đúng đắn cho cấp dưới: người lãnh đạo cần tham khảo ý kiến của các bộ phận chức năng trước khi đưa ra quyết định Việc tham vấn đa chiều từ các bộ phận chức năng giúp thu thập thông tin phong phú, giảm rủi ro và tăng tính khả thi của quyết định Quá trình này cho phép cân nhắc nguồn lực, phạm vi triển khai và tác động đến các phòng ban khác nhau, đồng thời xây dựng sự đồng thuận giữa các bên liên quan Nhờ đó, quyết định được dựa trên dữ liệu và ý kiến chuyên môn, tăng cơ hội thành công của chiến lược tổ chức.
- Ưu điểm của cơ cấu trực tuyến
Cán bộ quản trị tổ chức
2.1 Cán bộ quản trị và vài trò cán bộ quản trị tổ chức a Cán bộ quản trị
Cán bộ quản trị là những người thực hiện các chức năng quản trị nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục tiêu nhất định Vai trò và năng lực của họ được xác định bởi ba yếu tố cơ bản, tạo nền tảng cho quá trình điều hành và thực thi chiến lược nhằm tối ưu hóa hoạt động và hiệu quả của tổ chức.
- Có vị thể trong tổ chức với những quyền hạn nhất định trong quá trình ra quyết định
- Có chức năng thực hiện công việc cần thực hiện trong toàn bộ tổ chức
- Có nghiệp vụ thực hiện phải đáp ứng những đòi hỏi về công việc b.Vai trò cán bộ quản trị
Trong hoạt động quản trị hàng ngày, cán bộ quản trị đảm nhận ba vai trò cơ bản: vai trò liên kết con người để tăng cường sự đồng thuận và phối hợp giữa các thành viên; vai trò thông tin để thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin có giá trị phục vụ quyết định; và vai trò quyết định để đưa ra các quyết định quản trị đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả và kết quả của tổ chức.
Vai trò liên kết con người là yếu tố then chốt trong quản trị, bao hàm các công việc trực tiếp giao tiếp và làm việc với người khác để đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận và cá nhân Nhà quản trị đóng vai trò đại diện cho đơn vị mình tại các cuộc gặp, truyền đạt mục tiêu, nhu cầu và thách thức của đơn vị tới cấp trên và các bên liên quan đồng thời mang lại phản hồi từ đội ngũ trở lại Việc kết nối hiệu quả giúp củng cố mạng lưới giao tiếp nội bộ, tăng cường đồng thuận và thúc đẩy hiệu suất làm việc Trong mọi tình huống, người quản trị vừa là người lắng nghe vừa là người đảm bảo sự nhất quán trong thông tin và hành động giữa đơn vị và tổ chức.
37 mặt chính thức tạo ra và duy trì động lực cho những người lao động nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức
- Vai trò thông tin: bao hàm sự trao đổi thông tin với người khác, nhà quản trị tìm kiếm thông tin phản hồi cần thiết cho nhà quản trị
Vai trò quyết định trong quản trị là yếu tố then chốt nhằm tác động đến con người và hiệu quả hoạt động của tổ chức Quản trị viên xác định vấn đề cần giải quyết, chỉ đạo việc thực hiện quyết định và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý để đạt mục tiêu đề ra Đồng thời, họ tham gia đàm phán với các đối tác nhằm đảm bảo nguồn lực và thỏa thuận hỗ trợ phù hợp, tăng cường tính khả thi của quyết định và hiệu quả triển khai.
2.2 Những yêu cầu đối với cán bộ quản trị
Yêu cầu về kỹ năng quản trị nhấn mạnh rằng kỹ năng là khả năng của con người biến kiến thức thành hành động nhằm đạt được kết quả mong muốn và hiệu quả cao Các kỹ năng quản trị được phân thành ba nhóm chính: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ với con người, và kỹ năng nhận thức Kỹ năng kỹ thuật giúp triển khai các công việc chuyên môn và tối ưu hóa quy trình làm việc; kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ với con người tăng cường sự hợp tác và lãnh đạo đội ngũ; trong khi kỹ năng nhận thức cho phép quản trị viên phân tích bối cảnh, đánh giá dữ liệu và đưa ra quyết định sáng suốt Việc phát triển đồng bộ các kỹ năng này sẽ nâng cao hiệu suất làm việc và kết quả hoạt động của tổ chức.
Kỹ năng kỹ thuật: là kỹ năng của nhà quản trị thực hiện được kiến thức và tài năng trong quá trình quản trị các hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình, nó bao gồm kỹ năng thực hiện các hoạt động chuyên môn và kỹ năng thực hiện các quy trình quản trị
Kỹ năng thực hiện các mối quan hệ với con người là những kỹ năng thực hiện mối quan hệ với con người bao gồm các kỹ năng sau:
+ Có khả năng thấu hiểu và thông cảm với những tâm tư, tình cảm, nguyện vọng của con người
+ Có kỹ năng giao tiếp và đàm phán
+ Có kỹ năng duy trì các cuộc họp, giải quyết tốt các mâu thuẫn trong tập thể
+ Có khả năng xây dựng và lĩnh vực theo nhóm
+ Quản trị có hiệu quả thời gian, không để các vấn đề cá nhân làm ảnh hưởng đến công việc chung của tổ chức
Kỹ năng nhận thức là khả năng phát hiện, phân tích và giải thích các vấn đề phức tạp Trong các kỹ năng đòi hỏi ở nhà quản trị, kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề được đánh giá cao nhất, giúp nhận diện nguyên nhân, đề xuất giải pháp tối ưu và theo dõi hiệu quả để đạt mục tiêu của tổ chức.
- Yêu cầu về phẩm chất
Một nhà quản trị hiệu quả là người có văn hóa: nắm vững kiến thức chuyên môn, có thái độ đúng mực với mọi người và luôn làm mẫu cho người khác bằng hành động theo chuẩn mực đạo đức và chuẩn mực xã hội Người quản trị như vậy không chỉ tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp và cấp dưới mà còn xây dựng văn hóa tổ chức dựa trên sự tôn trọng, minh bạch và trách nhiệm Vì vậy, yếu tố văn hóa, kiến thức và thái độ ứng xử có tính chuẩn mực đóng vai trò then chốt trong lãnh đạo và quản trị.
Có ước muốn làm công việc quản trị: có ước muốn mãnh liệt được làm quản trị, có khát vọng làm giàu chính đáng
Ý chí mạnh mẽ là khả năng chấp nhận rủi ro và quản trị công việc hiệu quả ngay cả khi đối mặt với điều kiện bất định và không chắc chắn, giúp duy trì sự ổn định và năng suất làm việc liên tục, đồng thời chịu đựng căng thẳng trong quá trình làm việc để đạt được mục tiêu.
2.3 Tổ chức khoa học lao động của nhà quản trị a.Khái niệm
Việc tổ chức lao động khoa học của nhà quản trị là quá trình mà nhà quản trị biết phân bổ và sử dụng quỹ thời gian của mình một cách hiệu quả để hoàn thành các nhiệm vụ được giao Điều này đòi hỏi xác định ưu tiên, lập kế hoạch làm việc và quản lý thời gian một cách có hệ thống, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất, chất lượng công việc Tổ chức thời gian khoa học giúp cân bằng giữa yêu cầu công việc, lịch trình cá nhân và mục tiêu chiến lược của tổ chức, đồng thời giảm thiểu lãng phí thời gian và tăng khả năng hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
Lao động của nhà quản trị là lao động trí óc, có tính sáng tạo cao, mang tính tổng hợp và ảnh hưởng đến năng suất làm việc của các thành viên trong tổ chức Vì vậy, nhà quản trị cần biết cách cân đối thời gian nghỉ ngơi và làm việc cho phù hợp để duy trì hiệu quả công việc và sự đồng bộ giữa các bộ phận Để tổ chức lao động một cách phù hợp, các công cụ quản trị như quản lý kế hoạch, phân công công việc, giám sát tiến độ và đánh giá hiệu quả được áp dụng nhằm tối ưu hóa quá trình làm việc và tối đa hoá hiệu suất của tổ chức.
Các nhà quản trị cần kế hợp kinh nghiệm bản than với các phương pháp của kế hoạch tổ chức như:
Xác định thứ tự ưu tiên của công việc là bước quan trọng trong quản lý dự án Trong một giai đoạn cụ thể, cần liệt kê đầy đủ các công việc cần thực hiện và ước tính thời gian hoàn thành cho từng việc với mức độ ưu tiên tương ứng Việc xây dựng danh sách có thứ tự ưu tiên giúp tối ưu hóa phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi phát sinh biến động Mỗi công việc nên có phạm vi rõ, thời gian dự kiến và mức độ ưu tiên để xác định thứ tự thực hiện và tăng hiệu quả làm việc của nhóm.
- Các phương pháp lập tiến độ như phương pháp biểu đồ, sơ đồ…
- Các phương pháp lập ngân quỹ và quản lý ngân quỹ.
Quản trị sự thay đổi về tổ chức
3.1 Thay đổi và quản trị sự thay đổi
Thay đổi là quá trình làm cho sự vật hay hệ thống trở nên khác đi Thay đổi tổ chức là các nỗ lực có kế hoạch hoặc thậm chí không có kế hoạch nhằm hoàn thiện quá trình đổi mới tổ chức để giúp tổ chức thích nghi với sự thay đổi của môi trường.
Nguyên nhân thay đổi của tổ chức bắt nguồn từ các yếu tố nội bộ, khi tổ chức điều chỉnh hoạt động và định hướng để phù hợp với mục tiêu và đội ngũ Tuy nhiên, sự thay đổi này thường chịu áp lực từ các yếu tố bên ngoài, như chính sách kinh tế và chính sách xã hội, cùng với những nhu cầu mới của người tiêu dùng, đòi hỏi tổ chức phải thích nghi để duy trì hiệu quả và cạnh tranh trên thị trường.
3.2 Nội dung của sự thay đổi tổ chức
Thay đổi cơ cấu là quá trình điều chỉnh cấu trúc tổ chức nhằm bố trí lại các bộ phận cấu thành sao cho hoạt động được tối ưu Quá trình này được thực hiện thông qua các bước cơ bản gồm phân tích cấu trúc hiện tại và mục tiêu của tổ chức, xác định chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận, thiết kế mô hình tổ chức mới phù hợp với chiến lược và nguồn lực, phân bổ nguồn lực và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả, triển khai kế hoạch thay đổi và giám sát kết quả để điều chỉnh kịp thời Việc thay đổi cơ cấu giúp tối ưu hóa luồng công việc, nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận và cải thiện hiệu quả vận hành của tổ chức.
B1: thiết kế lại tổ chức
B2: Thực hiện phân quyền lại
B3: cải tiến dòng công việc và hợp nhóm các chuyên môn
Thay đổi công nghệ là quá trình tối ưu hóa toàn diện nhằm nâng cao hiệu suất, chất lượng và tính cạnh tranh của sản phẩm Nó bao gồm hoàn thiện và đổi mới trang thiết bị, cải tiến quy trình hoạt động, cập nhật kỹ thuật nghiên cứu và cải tiến các phương pháp sản xuất Nhờ áp dụng các công nghệ mới, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí, rút ngắn thời gian sản xuất và mở rộng khả năng đổi mới, đem lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Thay đổi con người là quá trình định hình hành vi của người lao động bằng cách tập trung vào phát triển kỹ năng, cải thiện thái độ, nâng cao nhận thức và điều chỉnh kỳ vọng Bằng cách chú trọng đào tạo kỹ năng, thay đổi nhận thức và quản trị kỳ vọng, tổ chức có thể thúc đẩy hành vi làm việc hiệu quả, hợp tác và phù hợp với mục tiêu chung Đây là con đường chuyển đổi bền vững cho đội ngũ, giúp tăng hiệu suất và xây dựng văn hóa làm việc tích cực.
3.3 Hành động của nhà quản trị
Quá trình quản lý thay đổi tổ chức được tiến hành theo những nội dung sau:
Trình bày và giải thích các vấn đề làm xuất hiện thay đổi tổ chức
Chứng minh cơ sở vững chắc của việc thay đổi tổ chức bằng cách lấy ví dụ và kinh nghiệm của các đơn vị bạn
- Xác định và đánh giá các phương án kế hoạch triển khai sự thay đổi
Đưa ra các phương án thay đổi
Kế hoạch cần rõ ràng, đơn giản nhưng mạch lạc từng yếu tố thay đổi
- Lựa chọn phương án thay đổi tối ưu
So sánh các phương án thay đổi đã xác định
Lựa chọn phương án tối ưu
Ra quyết định thay đổi
- Truyền đạt quyết định thay đổi: việc thông báo có tính xây dựng, thuyết phục, lôi cuốn mọi người cần thỏa mãn các điều kiện
Cô đọng và chính xác
Mô tả tình hình hiện tại của tổ chức
Xác định rõ ai là người tổ chức sự thay đổi và ai là người bi ảnh hưởng
Chỉ rõ thời gian và tiến độ thay đổi
Xác định nội dung cơ bản không thay đổi
Dự báo 1 số yếu tố bất lơi có thể phát sinh, cách khắc phục
Giải thích cho mọi người hiểu những thông tin cần thiết trong suốt quá trình thay đổi
- Thực hiện sự thay đổi
Tách dời, dứt điểm khỏi quá khứ
Thiết lập sự lãnh đạo mạnh mẽ trong toàn doanh nghiệp
Tranh thủ sự ủng hộ về chính trị kể cả bên trong và bên ngoài của tổ chức
Xác định những cá nhân và những nhóm người ảnh hưởng của họ lớn đối với những người khác
Xác định và đưa ra con số quan trọng nhất đảm bảo kết quả sự thay đổi
Thiết lập hệ thống chỉ đạo để đánh giá tiến độ trong sự thay đổi
- Kiểm soát sự thay đổi
Giám sát quá trình thay đổi nhằm thiết lập hệ thống thông tin phản hồi
Tiếp tục đề phòng và xua tan những nghi ngại khi thay đổi tổ chức
Đánh giá sự thay đổi thông qua các chặng đường đã trải qua
Thực hiện những điều chỉnh cần thiết trong quá trình thay đổi
Câu hỏi ôn tập chương:
Câu1: Trình bày đặc điểm cơ bản các kiểu cơ cấu tổ chức So sánh cơ cấu tổ chức và cơ cấu ghức năng
Câu2: Theo anh (chị) yêu cầu nào đối với cán bộ tổ chức được coi là quan trọng hơn, vì sao?
Câu3: Lao động khoa học của nhà quản trị cần phải sử dụng các thời gian biểu nào cho phù hợp với công việc, Cho ví dụ minh họa