báo cáo thực tập nhận thức công ty cổ phần 32

 Phòng sản xuất kinh doanh: là cơ quan tham mưu giúp Tổng Giám Đốc công ty trong lĩnh vực chuyên môn sau kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, hoạt động kinh doanh các dự án đầu tư, ng

BÁO CÁO

Tên cơ quan thực tập : Cơng ty cổ phần 32 Thời gian thực tập : 07/01/2012 – 04/03/2013 Người hướng dẫn : Nguyễn Thị Thu Hiền Sinh viên thực hiện : Trần Thị Phương Mai Lớp : KT1011

Tháng 3 năm 2013

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO

Tên cơ quan thực tập : Cơng ty cổ phần 32 Thời gian thực tập : 07/01/2012 – 04/03/2013 Người hướng dẫn : Nguyễn Thị Thu Hiền Sinh viên thực hiện : Trần Thị Phương Mai Lớp : KT1011

Tháng 3 năm 2013

TRÍCH YẾU

Nền kinh tế ngày càng hội nhập, càng đòi hỏi một nguồn nhân lực có trình độ và chuyên môn cao Nhất là trong khi kinh tế nước ta trong một vài năm trở lại đây đang gặp nhiều khó khăn, biến động; thì sinh viên những người đang chuẩn bị là đội ngũ kế cận, cần phải trau đồi

kĩ năng chuyên môn song song đó là phải có kiến thức thực tế về nghề nghiệp của mình trong tương lai Nhờ vậy, sinh viên khi ra trường sẽ bớt bỡ ngỡ hơn với công việc thực tế, cũng như thích nghi nhanh hơn với môi trường làm việc trong một doanh nghiệp Nếu như trước đây sinh viên các ngành học kinh tế chỉ có một kì thực tập tốt nghiệp để tiếp xúc với công việc tương lai của mình thì họ không có đủ những kỹ năng cần thiết để bắt đầu nghề nghiệp của mình Vì vậy

đã có không ít bạn sinh viên khi ra trường phải làm trái với ngành nghề mình đang học hay khó khăn trong việc tìm được một vị trí đúng với nguyện vọng của bản thân Thực tế cho thấy, đa số những bạn sinh viên tìm đúng ngành nghề phù hợp với khả năng của mình thường là những bạn

có tiếp xúc sớm với môi trường làm việc Hiểu được những khó khăn của sinh viên và nhận thấy một kì thực tập tốt nghiệp vẫn là chưa đủ để sinh viên tích lũy kiến thức và kinh nghiệm, trường Đại học Hoa Sen đã đưa vào chương trình đào tạo thêm một đợt thực tập cho sinh viên cuối năm thứ hai và đầu năm thứ ba, dưới hình thức là thực tập nhận thức Tuy thời gian thực tập nhận thức chỉ diễn ra trong vòng chưa đầy 2 tháng, nhưng những gì đợt thực tập này mang lại cho sinh viên những kiến thức vô cùng quý báu, là hành trang để giúp các bạn sinh viên có cái nhìn thực tế hơn về môi trường doanh nghiệp

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU 1

MỤC LỤC 2

LỜI CẢM ƠN 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH 5

NHẬP ĐỀ 6

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP 32 VÀ XÍ NGHIỆP 32-3 7

1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty 32 7

1.1 Lịch sử hình thành 7

1.2 Thông tin doanh nghiệp 7

1.3 Quá trình phát triển 7

1.4 Các thành tựu đạt được 8

2 Mục tiêu, nhiệm vụ và chức năng của công ty 8

2.1 Mục tiêu 8

2.2 Nhiệm vụ 8

2.3 Chức năng 8

3 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần 32 9

3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty 9

3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 10

4 Giới thiệu về xí nghiệp 32-3 11

4.1 Sự ra đời của Xí nghiệp 32-3 11

4.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp 32-3: 11

4.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp 32-3 12

4.4 Chức năng nhiệm vụ của Ban nghiệp vụ 12

4.5 Hình thức tổ chức kế toán 13

CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC TẬP 14

1 Nghiên cứu quy trình xuất nhập vật tư tại xí nghiệp 14

1.1 Phân loại 14

1.2 Phương pháp kế toán theo dõi chi tiết hàng tồn kho 14

1.3 Quy định về sử dụng hóa đơn, chứng từ khi xuất vật tư, hàng hóa ra ngoài công ty 15 1.4 Quy trình xuất, nhập vật tư-hàng hóa 19

1.5 Các chứng từ liên quan đến quá trình nhập 21

2 Kiểm tra, trông coi, cấp phát hàng tại kho 26

2.1 Kiểm tra hàng hóa 26

2.2 Trông coi kho 27

2.3 Cấp phát hàng hóa tại kho 27

3 Đánh máy văn bản 28

4 Làm việc tại dây chuyền sản xuất 28

5 Nghiên cứu công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp 28 5.1 Đặc điểm chung 28

5.2 Cơ sở để tính lương tại xí nghiệp 28

5.3 Hạch toán lao động 29

5.4 Phân loại lao động 29

5.5 Các chỉ tiêu đánh giá 30

5.6 Hạch toán tình hình sử dụng lao động và thời gian lao động 32

5.7 Công thức tính tiền lương cho một ban hay một tổ sản xuất 32

5.8 Xác định hệ số chia lương 33

5.9 Xác định tiền lương tính theo cấp bậc công việc và thời gian làm việc cho từng người 34 5.10 Tính tiền lương chia cho từng người 34

5.11 Tiền lương chính và tiền lương phụ 34

5.12 Quy trình cấp phát lương 35

KẾT LUẬN 37

TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY 39

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 40

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến ban giám đốc công ty cổ phần 32 và xí nghiệp 32-3 đã tạo điều kiện thuận lợi để tôi thực tập tại doanh nghiệp Tôi cũng xin gửi lời cám ơn đến cô Nguyễn Thị Thu Hiền, cùng các cô chú, anh chị trong ban nghiệp vụ đã giúp đỡ tôi hoàn thành kì thực tập nhận thức này Đồng thời, cũng xin cảm ơn các giảng viên hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo để tôi hoàn thiện bài báo cáo này

DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH

Bảng 1: Bảng dự trù nhu cầu vật tư (bước 1) 22

Bảng 2: Bảng cân đối vật tư (bước 7) 25

Bảng 3: Bảng quyết toán vật tư nội bộ (bước 8) 26

Bảng 4: Bảng chấm điểm – phân loại lao động 29

Bảng 5: Bảng chấm công 32

Bảng 6: Bảng cân đối sản phẩm 34

Bảng 7: Bảng thanh toán tiền lương và thu nhập 36

Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty 9

Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy xí nghiệp 11

Hình 3: Sơ đồ tổ chức, quản lý ban nghiệp vụ 12

Hình 4: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán 13

Hình 5: Sơ đồ phương pháp theo dõi chi tiết hàng tồn kho 15

Hình 6: Hóa đơn GTGT 19

Hình 7: Phiếu xuất kho 20

Hình 8: Phiếu đề nghị mua vật tư hàng hóa (bước 2) 23

Hình 9: Hóa đơn GTGT khi mua hàng (bước 4) 24

Hình 10: Kho nguyên phụ liệu 27

Hình 11: Sơ đồ quy trình cấp phát lương 35

 Tiếp xúc và làm quen với môi trường làm việc trong doanh nghiệp

 Quan sát công việc của nhân viên tại ban nghiệp vụ

 Nắm bắt được quy trình làm việc của xí nghiệp và ban nghiệp vụ

 Hiểu và vận dụng được kiến thức đã học vào công việc thực tập

 Thu thập chứng từ, sổ sách liên quan đến thực tập

 Vận dụng kỹ năng mềm đã được học

Đây là những kiến thức quan trọng để tôi có sự chuẩn bị tốt nhất cho công việc tương lai của mình

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP 32 VÀ XÍ NGHIỆP 32-3

1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty 32

1.1 Lịch sử hình thành

Công ty cổ phần 32 hiện nay, tiền thân là công ty 32-Bộ Quốc Phòng được thành lập và đi vào hoạt động từ năm 1980 đến nay Khi mới thành lập chỉ là một xí nghiệp nhỏ chuyên sản xuất các mặt hàng quân trang phục vụ trong quân đội như: giày, dép, mũ, ba lô, quân hàm, huy

hiệu… Qua quá trình xậy dựng và phát triển đến nay, công ty đã trở thành một trong những công ty có uy tín trong và ngoài nước với 5 xí nghiệp thành viên, tổng số lao động lên đến 2000 người, thị trường xuất khẩu đã mở rộng hơn 20 nước trên thế giới

1.2 Thông tin doanh nghiệp

 Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN 32

 Tên tiếng anh: 32 JOINT STOCK COMPANY

 Công nghệ may, sản xuất vải, giày da, công nghệ nhựa

 Xuất khẩu: giày dép, sản phẩm may

Ngày 22/02/1992: Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng quyết định số 85A/QĐ-QP về việc chấn chỉnh kiện toàn xí nghiệp X32 thành công ty giày may 32 trực thuộc Tổng cục Hậu Cần

Ngày 03/08/1993: Bộ trưởng Bộ quốc phòng ban hành Quyết định số 461/QĐ-QP về việc thành lập lại công ty giày may 32 theo Nghị định 388/HDBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ

Ngày 08/01/2008: công ty cổ phần 32 đã tiến hành Đại hội đồng cổ đông lần thứ I Đại hội đã thảo luận và quyết định những vấn đề quan trọng như thông qua điều lệ Công ty cổ phần 32, Bầu hội đồng quản trị và Ban kiểm soát

Bảo vệ môi trường sinh thái, giữ gìn trật tự nơi công ty dang sản xuất kinh doanh

Sẵn sàng nhận và hoàn thành nhiệm vụ đột xuất hoặc nằm ngoài nhiệm gụ thường niên theo yêu cầu của Tổng cục Hậu Cần và Bộ Quốc Phòng

2.3 Chức năng

Ký kết hộp đồng gia công hàng may mặc, giày dép, túi xách với khách hàng trong và ngoài nước Sản xuất và xuất khẩu các mặt hàng giày, may mặc và mở rộng thị trường Nhập khẩu

thiết bị, vật tư, nguyên liệu phục vụ cho hoạt động gia công và sản xuất kinh doanh các ngành hàng của công ty, đồng thời nhập máy móc, công nghệ mới phục vụ giày-may trong nước Nhập khẩu ủy thác cho các khách hàng trong và ngoài nước

Kinh doanh cho thuê nhà xưởng, văn phòng

3 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần 32

3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty

Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty

Phòng tài chính

kế toán

Phòng

tổ chức hành chính

BAN KIỂM SOÁT

3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

- Ban giám đốc: là cơ quan lãnh đạo cao nhất gồm 1 Tổng giám đốc, 2 Phó tổng giám đốc

và 1 Kế toán trưởng

Tổng Giám Đốc công ty là người điều hành công ty, đại diện theo pháp luật của công ty

và chịu trách nhiệm trước pháp luật, cơ quan chủ quản cấp trên về việc thực hiện các quyền, nhiệm vụ được giao Tổng Giám Đốc có quyền quyết định cao nhất về các vấn đề của công ty

Các phó Tổng Giám Đốc bao gồm: phó Tổng Giám Đốc phụ trách hành chính hậu cần, phó Tổng Giám Đốc phụ trách sản xuất- kỹ thuật, công nghệ, Kế toán trưởng Đây là những người giúp Tổng Giám Đốc điều hành công ty theo sự phân công và ủy nhiệm của Tổng Giám Đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ

đã được phân công và ủy quyền theo lĩnh vực được phân công, ủy quyền thì được nhân danh Tổng Giám Đốc để giải quyết và quyết định của phó Tổng Giám Đốc có hiệu lực như của Tổng Giám Đốc

- Các xí nghiệp thành viên và các chi nhánh:

Là các đơn vị hạch toán nội bộ

 Xí nghiệp 32-1: sản xuất giày các loại, chủ yếu là hàng quốc phòng, hàng kinh tế tiêu thụ nội địa và xuất khẩu trực tiếp

 Xí nghiệp 32-3: sản xuất một số mặt hàng quân trang, gia công hàng may mặc và túi xách xuất khẩu

 Xí nghiệp 32-5: sản xuất giày nữ xuất khẩu

 Xí nghiệp 32-7: sản xuất các mặt hàng thuộc công nghiệp nhựa, sơn, cơ khí…, gia công cho khách hàng và phục vụ cho sản xuất của các xí nghiệp trong công ty

 Xí nghiệp thương mại, chi nhánh Hà Nội, chi nhánh Đắc-Lak: tiến hành các hoạt động thương mại, kinh doanh các mặt hàng theo chức năng của công ty, quản lý các cửa hàng và đại lý của công ty

- Các phòng chức năng: gồm 4 phòng, phòng sản xuất kinh doanh, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chánh và phòng kỹ thuật công nghệ Các phòng trên là cơ quan tham mưu giúp Tổng Giám Đốc công ty thực hiện chức năng quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của công ty quân đội và pháp luật nhà nước

 Phòng sản xuất kinh doanh: là cơ quan tham mưu giúp Tổng Giám Đốc công ty trong lĩnh vực chuyên môn sau kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, hoạt động kinh doanh các dự án đầu tư, nghiệp vụ xuất nhập khẩu, xúc tiến thương mại, phát triển thị trường công tác giá vật tư kho hàng, điều độ sản xuất

 Phòng kỹ thuật công nghệ: là cơ quan tham mưu giúp Tổng Giám Đốc công ty trong lĩnh vực chuyên môn như thiết kế, chế thử, xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm, chất lượng vật tư, nguyên phụ liệu và thành phẩm, quản lý công nghệ sản xuất kỹ thuật cơ điện-tin học, an toàn lao động, dao tạo sát hạch tay nghề các vấn đề sở hữu trí tuệ trong hoạt động sản xuất của công ty

 Phòng tổ chức hành chánh: là cơ quan tham mưu giúp Tổng Giám Đốc công ty trong lĩnh vực chuyên môn lao động, tiền lương, chính sách, đào tạo, huấn luyện, kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng nội bộ, công tác pháp chế văn thư, lưu trữ bảo đảm an toàn, an ninh trật tự, huấn luyện quân sự, phòng cháy chữa cháy, quản

lý đất đai nhà xưởng, vật kiến trúc thông tin liên lạc, lễ tân, vệ sinh môi trường

 Phòng tài chính kế toán: là cơ quan chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng giúp tổng giám đốc công ty trong các lĩnh vực chuyên môn sau: thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán và tổ chức hạch toán theo đối tượng và nội dung của công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ nộp thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán; phân tích thông tin số liệu kế toán; tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của công ty; cung cấp thông tin, số liệu kế toán các báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật; đề xuất các giải pháp về vốn; quản lý các dòng tiền trong hoạt động của công ty, công tác giá cả

4 Giới thiệu về xí nghiệp 32-3

4.1 Sự ra đời của Xí nghiệp 32-3

Xí nghiệp 32-3 được thành lập ngày 22/04/1980 theo quyết định số 83/QHH16 và xí nghiệp chính thức đi vào hoạt động ngày 07/07/1980 Xí nghiệp 32-3 là một trong các thành viên trực thuộc công ty cổ phần 32 vì vậy mọi hoạt động của xí nghiệp đều phải thông qua công ty, mọi quy luật nguyên tắc, điều lệ hoạt động của xí nghiệp do công ty quyết định

Xí nghiệp 32-3 nằm trong khuôn viên trụ sở chính công ty cổ phần 32 số 170 Quang Trung, phường 10, quận Gò Vấp

4.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp 32-3:

Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy xí nghiệp

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

1 -> 8

TỔ ĐÓNG GÓI

TỔ KHUY NÚT

TỔ PHỤC

VỤ

TỔ KCS

4.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp 32-3

Hình 3: Sơ đồ tổ chức, quản lý ban nghiệp vụ 4.4 Chức năng nhiệm vụ của Ban nghiệp vụ

- Tiếp thu và triển khai thực hiện chỉ đạo nghiệp vụ của cấp trên

- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của xí nghiệp như xây dựng kế hoạch sản xuất, điều độ sản xuất, quản lý tài chính, lao động, tiền lương, vật tư, bán thành phẩm, máy móc thiết bị và các phát sinh khác

- Soạn thảo và báo cáo Giám Đốc xí nghiệp các văn bản, biểu mẫu theo yêu cầu của công

 Chịu trách nhiệm trước chỉ huy xí nghiệp về mọi mặt công tác của ban nghiệp vụ

 Là người trực tiếp giúp Giám đốc xí nghiệp xây dựng các phương án, kế hoạch sản xuất, dự án đầu tư, soạn thảo các văn bản liên quan đến hoạt động của xí nghiệp theo lĩnh vực được giao

 Làm việc với khách hàng về các vấn đề như: kế hoạch sản xuất, giao hàng, vật tư; đối chiếu, thanh lý hợp đồng và báo cáo Giám đốc xí nghiệp quyết định

 Làm việc với các phòng ban của công ty để thực hiện các nghiệp vụ quản lý

 Phối hợp với quản đốc phân xưởng, trưởng ban kỹ thuật chỉ đạo các tổ, các bộ phận thực hiện kế hoạch sản xuất

 Nhân viên cung ứng:

 Thực hiện nhiệm vụ giao nhận vật tư, hàng hóa giữa xí nghiệp với khách hàng và ngược lại theo sự phân công của trưởng ban nghiệp vụ

 Hàng tháng căn cứ vào nhu cầu cung ứng vật tư, sử dụng vật tư tiến hành mua sắm, đáp ứng kịp thời đảm bảo tiến độ xản xuất hàng kinh tế của xí nghiệp

 Thống kê tiền lương: Có nhiệm vụ tính toán và thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác liên quan đến cán bộ xí nghiệp Cuối tháng lập bảng tổng hợp tiền lương của toàn xí nghiệp gởi lên kế toán tổng hợp – phòng Tài chính kế toán công ty

TRƯỞNG BAN NGHIỆP VỤ

NHÂN VIÊN

CUNG ỨNG

THỐNG KÊ LƯƠNG

THỐNG KÊ VẬT TƯ

KHO NVL, TP

 Thống kê vật tư: có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình nhập nguyên phụ liệu theo từng loại cuối tháng lập báo cáo nhập-xuất-tồn gởi lên

kế toán tổng hợp

 Thủ kho:

 Là người thực hiện nghiệp vụ tiếp nhận, quản lý, cấp phát vật tư, hàng hóa tại kho

xí nghiệp

 Phối hợp cùng thống kê vật tư có trách nhiệm kiểm, đếm, phân loại theo tiêu thức

đã quy định, sắp xếp hàng hóa vật tư trong kho theo quy định đảm bảo công tác an toàn phòng chống cháy nổ

 Tiến hành mở thẻ kho theo dõi từng danh mục vật tư theo quy định, phản ánh các nghiệp vụ xuất nhập vật tư vào thẻ kho kịp thời chính xác

 Tổ chức việc cấp phát bán thành phẩm, nguyên phụ liệu đến chuyền may

4.5 Hình thức tổ chức kế toán

- Xí nghiệp 32-3 tổ chức theo mô hình thống kê tập trung Mọi chứng từ sổ sách ghi chép,

xử lí, theo dõi một trình tự nhất định nhằm đảm bảo chức năng nhiệm vụ kế toán

- Là xí nghiệp thành viên của công ty Vì vậy bộ máy kế toán của xí nghiệp theo mô hình

kế toán tập trung trên công ty Mọi chứng từ ban đầu được xử lý tại đơn vị rồi mang lên phòng tài chính kế toán công ty kiểm tra ghi sổ bằng máy vi tính Còn về tiền lương, xí nghiệp tự ghi chép kĩ lưỡng năng suất lao động của công nhân từng công đoạn, mã hàng,

ghi chép ngày công đối với người lao động

- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kê toán trên máy vi tính:

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo quản trị

Ghi hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra

CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC TẬP

Nghiên cứu quy trình xuất nhập vật tư tại xí nghiệp

1.1 Phân loại

 Vật liệu chính: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu thành thực thể chính của sản phẩm (vd: vải trong doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệp dệt, cao su trong sản xuất ,)

 Vật liệu phụ: là những bộ phận vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm và có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bề ngoài của sản phẩm (vd: dây kéo, nhãn trang trí) hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường

 Phụ tùng thay thế: là những loại vật tu, sản phẩm dùng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất (vd: ổ máy, răng cưa, mặt nguyệt của máy may, dây cuaroa…)

 Phế liệu: là những vật liệu được thải ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chúng đã mất hết hoặc phần lớn tính năng sử dụng như vải vụn

1.2 Phương pháp kế toán theo dõi chi tiết hàng tồn kho

1.2.1 Nội dung phương pháp

Hiện nay xí nghiệp theo dõi chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song Nội dung ghi chép này như sau:

 Tại kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép việc nhập, xuất tồn kho vật liệu, công cụ

dụng cụ theo số lượng Hàng ngày khi nhận được các chứng từ về nhập, xuất vật liệu, thủ kho ghi số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất vào thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính

ra số tồn kho của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho

 Tại ban nghiệp vụ: Nhân viên phụ trách khâu nguyên phụ liệu sẽ sử dụng sổ chi tiết vật

liệu để ghi chép cả số lượng lẫn giá trị của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn tương ứng với thẻ kho mở ở kho Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Số tồn trên sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho

Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là việc ghi chép đơn giản, dẽ làm, dễ kiểm tra đối

chiếu số liệu và thuận lợi khi sử dụng bằng máy vi tính

1.2.2 Sơ đồ thẻ song song

Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính (mẫu X01) để xuất trình khi ra cổng

Yêu cầu: số hàng thực xuất phải đúng về số lượng, chủng loại ghi phiếu (đối với các lô hàng lớn phải ra cổng làm nhiều lần thì tổng các lần xuất hàng phải khớp với số lượng đã ghi trên phiếu) Trách nhiệm lập chứng từ: phòng Sản xuất kinhh doanh

Các chứng từ liên quan khi lập phiếu:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có)

- Đề nghị xuất hoặc đơn hàng

- Phiếu xuất kho (mẫu X02) - nếu là hàng của các xí nghiệp

Ký phiếu:

- Phòng SXKD ký kiểm soát về số lượng, chủng loại

- Phòng TCKT ký kiểm soát về giá cả

- Tổng Giám Đốc công ty (hoặc người ủy quyền) ký duyệt

1.3.2 Hàng hóa gia công xuất khẩu:

 Hàng hóa xuất khẩu trên đường vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu tại cơ quan Hải quan

Chứng từ nhập

Chứng từ nhập

Chứng từ nhập

Chứng từ

nhập

Chứng từ nhập

Yêu cầu: số hàng thực xuất phải đúng về số lượng, chủng loại ghi phiếu (đối với các lô hàng lớn phải ra cổng làm nhiều lần thì tổng các lần xuất hàng phải khớp với số lượng đã ghi trên phiếu) Trách nhiệm lập chứng từ: phòng Sản xuất kinhh doanh

Các chứng từ liên quan khi lập phiếu:

- Phiếu xuất kho của xí nghiệp sản xuất (mẫu X02)

- Tờ khai hải quan (bản photocopy)

Ký phiếu:

- Phòng SXKD ký kiểm soát về số lượng, chủng loại

- Tổng Giám Đốc công ty (hoặc người ủy quyền) ký duyệt

 Hàng hóa xuất khẩu ủy thác (kể cả trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa gia công cho các cơ sở khác)

Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu X03) để xuất trình khi ra cổng Khi hàng

có xác nhận của cơ quan Hải quan thì phòng SXKD lập hóa đơn GTGT (mẫu X01) giao cho cơ

sở ủy thác

Yêu cầu: số hàng thực xuất phải đúng về số lượng, chủng loại ghi phiếu (đối với các lô hàng lớn phải ra cổng làm nhiều lần thì tổng các lần xuất hàng phải khớp với số lượng đã ghi trên phiếu) Trách nhiệm lập chứng từ: phòng SXKD

Các chứng từ liên quan khi lập phiếu:

- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu

- Phiếu xuất kho của xí nghiệp sản xuất (mẫu X02)

- Tờ khai Hải quan (bản photocopy)

Ký phiếu:

- Phòng SXKD ký kiểm soát về số lượng, chủng loại

- Phòng TC-KT ký kiểm soát về giá cả (khi lập HĐ GTGT mẫu 01)

- Tổng Giám Đốc công ty (hoặc người ủy quyền) ký duyệt

1.3.3 Xuất đi gia công hoàn thiện vật tự, nguyên liệu, bán thành phẩm

Sử dụng phiếu xuất kho (mẫu X02)

Yêu cầu: số hàng thực xuất phải đúng về số lượng, chủng loại ghi phiếu (đối với các lô hàng lớn phải ra cổng làm nhiều lần thì tổng các lần xuất hàng phải khớp với số lượng đã ghi trên phiếu) Trách nhiệm lập chứng từ: Ban nghiệp vụ các xí nghiệp

Các chứng từ liên quan khi lập phiếu:

- Hợp đồng gia công (nếu có)

Ký phiếu:

- Trưởng Ban nghiệp vụ các xí nghiệp kiểm soát về số lượng, chủng loại

- Giám đốc xí nghiệp ký duyệt

1.3.4 Vật tư, hàng hóa xuất trả lại cho bên bán do không đúng quy cách chất lượng

 Vật tư hàng hóa do công ty hoặc các xí nghiệp mua (theo ủy quyền của công ty) bằng

nguồn vốn của công ty

Sử dụng hóa đơn GTGT (mẫu X01) khi để xuất trình ra cổng

Yêu cầu: số hàng thực xuất phải đúng về số lượng, chủng loại ghi phiếu (đối với các lô hàng lớn phải ra cổng làm nhiều lần thì tổng các lần xuất hàng phải khớp với số lượng đã ghi trên phiếu) Trách nhiệm lập chứng từ: phòng SXKD

Các chứng từ liên quan khi lập phiếu:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có)

- Hóa đơn xuất hàng của khách hàng đối với lô hàng đó

- Phiếu xác nhận vật tư, hàng hóa không đạt chất lượng

Ký phiếu:

- Phòng SX-KD ký kiểm soát về số lượng, chủng loại

- Phòng TC-KT ký kiểm soát về giá cả

- Tổng Giám Đốc công ty (hoặc người ủy quyền) ký duyệt

 Đối với vật tư, hàng hóa chưa làm thủ tục nhập kho:

Sử dụng phiếu xuất kho mẫu X02 để xuất trình ra cổng

Yêu cầu: số hàng thực xuất phải đúng về số lượng, chủng loại ghi phiếu (đối với các lô hàng lớn phải ra cổng làm nhiều lần thì tổng các lần xuất hàng phải khớp với số lượng đã ghi trên phiếu) Trách nhiệm lập chứng từ: phòng SXKD, Ban nghiệp vụ các xí nghiệp (đối với các loại vật tư, hàng hóa do công ty ủy quyền cho xí nghiệp mua sắm, tạo nguồn)

Các chứng từ liên quan khi lập phiếu

- Hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có)

- Hóa đơn xuất hàng của khách hàng đối với lô hàng đó

- Phiếu xác nhận vật tư, hàng hóa không đạt chất lượng

Ký phiếu:

- Phòng SX-KD, Giám đốc các xí nghiệp ký kiểm soát về số lượng, giá cả

- Tổng Giám Đốc công ty (hoặc người ủy quyền) ký duyệt

 Các loại vật tư do đối tác cung cấp theo các hợp đồng gia công xuất khẩu

Các loại vật tư do các đối tác cung cấp theo các hợp đồng gia công bao gồm cả nguồn do các đối tác mua tại Việt Nam và các khách hàng của các đối tác mang đến gia công hoàn thiện vật tư, nguyên liệu (khu vực bồi vải) dùng phiếu mẫu X02 để xuất trình ra cổng

Yêu cầu: số hàng thực xuất phải đúng về số lượng, chủng loại ghi phiếu (đối với các lô hàng lớn phải ra cổng làm nhiều lần thì tổng các lần xuất hàng phải khớp với số lượng đã ghi trên phiếu) Trách nhiệm lập chứng từ: Ban nghiệp vụ các xí nghiệp

Các chứng từ liên quan khi lập phiếu:

- Hợp đồng mua gia công hàng hóa (nếu có)

- Hóa đơn xuất hàng của khách hàng đối với lô hàng đó

- Đề nghị xuất hàng của đối tác tại xí nghiệp

Ký phiếu:

- Ban nghiệp vụ các xí nghiệp ký kiểm soát về số lượng, chủng loại

- Giám đốc các xí nghiệp ký duyệt

1.3.5 Xuất trả dư liệu, máy móc thiết bị thuộc các hợp đồng gia công

 Xuất trả dư liệu, máy móc thiết bị thuộc các hợp đồng gia công xuất khẩu trực tiếp

Sử dụng phiếu xuất mẫu X02 để xuất trình ra cổng

Yêu cầu: số hàng thực xuất phải đúng về số lượng, chủng loại ghi phiếu (đối với các lô hàng lớn phải ra cổng làm nhiều lần thì tổng các lần xuất hàng phải khớp với số lượng đã ghi trên phiếu) Trách nhiệm lập chứng từ: phòng SXKD

Các chứng từ liên quan khi lập phiếu:

- Biên bản thanh lý hợp đồng (đối với các hợp đồng đã thanh lý)

- Văn bản thỏa thuận về việc thanh toán chi phí (nếu có phát sinh)

- Văn bản thỏa thuận về việc điều chuyển (đối với các loại nguyên phụ liệu, máy móc thiết

bị do đối tác đề nghị điều chuyển cho đơn vị khác)

- Tờ khai Xuất khẩu (nếu có)

Ký phiếu:

- Phòng SX-KD, Giám đốc các xí nghiệp ký kiểm soát về số lượng, chủng loại

- Tổng Giám Đốc công ty (hoặc người ủy quyền) ký duyệt

 Xuất trả dư liệu, máy móc thiết bị từ các hợp đồng gia công lại

Sử dụng phiếu mẫu X02 để xuất trình khi ra cổng

Yêu cầu: số hàng thực xuất phải đúng về số lượng, chủng loại ghi phiếu (đối với các lô hàng lớn phải ra cổng làm nhiều lần thì tổng các lần xuất hàng phải khớp với số lượng đã ghi trên phiếu) Trách nhiệm lập chứng từ: phòng SXKD

Các chứng từ liên quan khi lập phiếu:

- Biên bản thanh lý hợp đồng (đối với các hợp đồng đã thanh lý)

- Phiếu xuất kho của xí nghiệp

Ký phiếu:

- Phòng SX-KD, Giám đốc các xí nghiệp ký kiểm soát về số lượng, chủng loại

- Tổng Giám Đốc công ty (hoặc người ủy quyền) ký duyệt

1.4 Quy trình xuất, nhập vật tư-hàng hóa

1.4.1 Quy trình xuất

Thủ kho ghi nhận trong sổ, cuối tháng ban tổng hợp làm phiếu xuất kho

Làm bảng quyết toán vật tư, căn cứ vào bảng quyết toán để làm phiếu xuất kho