Báo cáo kiến tập QTVP tại Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHÂN NỘI DUNG 2 I. Khái quát về Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt và phòng Tổ chức Hành Chính của Công ty. 2 1.1. Khái quát về công ty. 2 1.1.1. Giới thiệu về công ty. 2 1.1.2. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty. 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty. 4 1.1.3.1. Hội đồng quản trị. 4 1.1.3.2. Ban Kiểm soát 4 1.1.3.3. Ban Giám đốc. 4 1.1.3.4. Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ. 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành Chính. 5 1.2.1. Chức năng của phòng Tổ chức Hành Chính. 5 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 5 1.2.2.1. Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo. 5 1.2.2.2. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ. 6 1.2.2.3. Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường. 6 1.2.2.4. Về công tác quản lý tài sản. 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành Chính công ty Cồ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt. 7 II. Soạn thảo và ban hành văn bản. 8 2.1. Công tác quản lý và ban hành văn bản. 8 2.2. Các loại văn bản Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt ban hành. 8 2.3. Thẩm quyền ban hành văn bản. 9 2.4.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty Cổ phần Sông Đà Sao Việt. 9 2.4.1. Phông chữ và cỡ chữ trình bày văn bản. 9 2.4.2. Khổ giấy, kểu trình bày, định lề trang văn bản . 9 2.4.2.1. Khổ giấy. 9 2.4.2.2. Kiểu trình bày. 10 2.4.2.3. Định lề trang văn bản ( đối với khổ giấy A4). 10 2.4.3. Tên gọi Công ty và biểu trưng. 10 2.4.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày. 10 2.4.4.1. Phần đầu của các văn bản được ban hành. 10 2.4.4.2. Nội dung văn bản. 12 2.4.4.3. Phần cuối văn bản. 12 2.4.5. So sánh thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt với thông tư 012011TTBNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 12 2.5. Quy trình soạn thảo văn bản. 13 III. Quản lý văn bản đi. 14 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 14 3.1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 14 3.1.2. Ghi số, ngày tháng văn bản. 14 3.2. Đăng ký văn bản đi. 14 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. 15 3.3.1. Nhân bản. 15 3.3.2. Đóng dấu cơ quan. 15 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 15 3.5. Lưu văn bản đi. 16 IV. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 17 4.1. Tiếp nhận văn bản đến. 17 4.2. Đăng ký văn bản đến. 18 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 18 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 19 4.4.1. Giải quyết văn bản đến. 19 4.4.2. Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 19 V. Quản lý và sử dụng con dấu. 20 5.1. Các loại con dấu Công ty 20 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu. 20 5.2.1. Quản lý con dấu: 20 5.2.2. Sử dụng con dấu: 21 5.3. Bảo quản con dấu. 21 VI. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Công ty 22 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Công ty. 22 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. 22 6.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Công ty. 23 VII. Nghi thức Nhà nước, kỹ năng giao tiếp trong công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt. 24 7.1. Nghi thức Nhà nước. 24 7.2. Kỹ năng giao tiếp. 24 VIII. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 26 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Công ty Cổ phần Sông Đà Sao Việt. 26 8.1.1. Máy ghi âm văn phòng 26 8.1.2. Điện thoại. 27 8.1.3. Máy fax. 27 8.1.4. Máy tính có kết nối mạng. 27 8.1.5. Máy chụp ảnh. 27 8.1.6. Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu. 27 8.1.7. Các trang thiết bị văn phòng khác 28 8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng. 28 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29 8.3.1. Phần mềm quản lý nhân sự KingBee. 29 8.3.2. Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản và hồ sơ VT ioDocs. 30 C. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ NHỮNG KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN 32 ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 32 I. Nhận xét, đánh giá chung 32 II. Một số đề xuất, kiến nghị. 32 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC 36  

LỜI CẢM ƠN

Để có những kiến thức thực tế về ngành quản trị văn phòng như ngày hômnay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô trongtrường Đại học Nội vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đã cungcấp cho em những kiến thức chuyên môn và hướng dẫn em trong quá trình kiếntập để em có thể hoàn thành báo cáo này

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo Công ty Cổ phần đầu tư Sông

Đà Sao Việt cùng với các cán bộ công chức trong Công ty đã quan tâm giúp đỡ

em trong thời gian qua, tạo điều kiện cho em có cơ hội trải nghiệm những côngviệc một cách thực tế

Do thời gian có hạn và kiến thức chuyên môn chưa sâu nên dù đã rất cốgắng nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Kínhmong nhận được sự chỉ bảo, đánh giá, góp ý của các thầy cô để em có thể khắcphục được những mặt yếu kém để bài báo cáo được hoàn thiện hơn và qua đó cóthêm những kiến thức mới trên con đường học tập sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

SINH VIÊN

Bùi Xuân Sơn

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHÂN NỘI DUNG 2

I Khái quát về Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt và phòng Tổ chức - Hành Chính của Công ty 2

1.1 Khái quát về công ty 2

1.1.1 Giới thiệu về công ty 2

1.1.2 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 4

1.1.3.1 Hội đồng quản trị 4

1.1.3.2 Ban Kiểm soát 4

1.1.3.3 Ban Giám đốc 4

1.1.3.4 Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức - Hành Chính 5

1.2.1 Chức năng của phòng Tổ chức - Hành Chính 5

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

1.2.2.1 Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo 5

1.2.2.2 Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ 6

1.2.2.3 Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường 6

1.2.2.4 Về công tác quản lý tài sản 7

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành Chính công ty Cồ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt 7

II Soạn thảo và ban hành văn bản 8

2.1 Công tác quản lý và ban hành văn bản 8

2.2 Các loại văn bản Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt ban hành 8

2.3 Thẩm quyền ban hành văn bản 9

2.4.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty Cổ phần Sông Đà Sao Việt 9

2.4.1 Phông chữ và cỡ chữ trình bày văn bản 9

2.4.2 Khổ giấy, kểu trình bày, định lề trang văn bản 9

2.4.2.1 Khổ giấy 9

2.4.2.2 Kiểu trình bày 10

2.4.2.3 Định lề trang văn bản ( đối với khổ giấy A4) 10

2.4.3 Tên gọi Công ty và biểu trưng 10

2.4.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày 10

2.4.4.1 Phần đầu của các văn bản được ban hành 10

2.4.4.2 Nội dung văn bản 12

2.4.4.3 Phần cuối văn bản 12

2.4.5 So sánh thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt với thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 12

2.5 Quy trình soạn thảo văn bản 13

III Quản lý văn bản đi 14

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 14

3.1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản 14

3.1.2 Ghi số, ngày tháng văn bản 14

3.2 Đăng ký văn bản đi 14

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 15

3.3.1 Nhân bản 15

3.3.2 Đóng dấu cơ quan 15

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 15

3.5 Lưu văn bản đi 16

IV Quản lý và giải quyết văn bản đến 17

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 17

4.2 Đăng ký văn bản đến 18

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 18

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 19

4.4.1 Giải quyết văn bản đến 19

4.4.2 Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 19

V Quản lý và sử dụng con dấu 20

5.1 Các loại con dấu Công ty 20

5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 20

5.2.1 Quản lý con dấu: 20

5.2.2 Sử dụng con dấu: 21

5.3 Bảo quản con dấu 21

VI Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Công ty 22

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Công ty 22

6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 22

6.3 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Công ty 23

VII Nghi thức Nhà nước, kỹ năng giao tiếp trong công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt 24

7.1 Nghi thức Nhà nước 24

7.2 Kỹ năng giao tiếp 24

VIII Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 26

8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Công ty Cổ phần Sông Đà Sao Việt 26

8.1.1 Máy ghi âm văn phòng 26

8.1.2 Điện thoại 27

8.1.3 Máy fax 27

8.1.4 Máy tính có kết nối mạng 27

8.1.5 Máy chụp ảnh 27

8.1.6 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu 27

8.1.7 Các trang thiết bị văn phòng khác 28

8.2 Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng 28

8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29

8.3.1 Phần mềm quản lý nhân sự KingBee 29

8.3.2 Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản và hồ sơ VT ioDocs 30

C NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ NHỮNG KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN

THIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN 32

ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT 32

I Nhận xét, đánh giá chung 32

II Một số đề xuất, kiến nghị 32

KẾT LUẬN 34

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

PHỤ LỤC 36

A PHẦN MỞ ĐẦU

Có thể khẳng định rằng, một trong những yếu tố quyết định tới sự pháttriển bền vững của một cơ quan, tổ chức, hay một doanh nghệp đó chính lànghiệp vụ chuyên môn về hành chính văn phòng

Văn phòng từ lâu đã trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếutrong bất cứ một cơ quan tổ chức nào Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hoáthì công tác văn phòng ngày càng khẳng định được chỗ đứng của mình trong xãhội.Với Việt Nam, một nước đang trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa –Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh để giảiquyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác , hiệu quả công việc trong nhiều mặtcủa đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt là công cuộc cải các hành chính Nhà nướcgiai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quantrọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trongquản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị Chính vì thế, một bộ máyvăn phòng với đội ngũ nhân viên và người lãnh đạo quản lý là không thể thiếuđược ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào

Vì vậy, tôi xin chọn đề tài “Khảo sát công tác quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt” nhằm có thêm những kiến thức bổ

ích cho bản thân mình khi học chuyên ngành quản trị văn phòng

B PHÂN NỘI DUNG

I Khái quát về Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt và phòng Tổ chức - Hành Chính của Công ty.

1.1 Khái quát về công ty.

1.1.1 Giới thiệu về công ty.

Tên Công ty:

VISTAR.JSCPhòng 125 – DN5 – CT4 Khu đô thị Mỹ Đình – Mễ Trì,

xã Mễ Trì, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội

(84 – 4) 37853748 / 37855659(84 – 4) 37853748 / 37855716http://vistars.com.vn

vistar.company@gmail.comCông ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt được thành lập 8/3/2006 theođăng ký kinh doanh số 0103011179 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kếhoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vự lập dự án đầu tư,đầu tư xây dựng, xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, hạ tầng

kỹ thuật khu đô thị, các dự án kinh doanh phát triển nhà…

Công ty được thành lập bởi các cổ đông đều là những cán bộ có nhiềunăm kinh nghiệm, đã từng hoạt động và làm việc trong các công ty lớn về lĩnhvực lập dự án, đầu tư, xây dựng Họ là những người có khả năng lãnh đạo, cókhả năng phân tích thị trường, họ nhận thấy sự phát triển của ngành xây dựng,tương lai phát triển của thị trường bất động sản nên đã cùng nhau thành lập lênCông ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt với mục tiêu xây dựng Công ty thànhmột trong những Công ty có năng lực và uy tín cao trong lĩnh vực lâp dự án, đầu

tư và xây dựng

Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt có lực lượng chuyên gia cán bộ

có trình độ kỹ thuật cao, có năng lực và kinh nghiệm trong quản lý , điều hành

các dự án, được đào tạo chính quy, trình độ chuyên môn cao Đội ngũ công nhân

và kỹ thuật đông đảo gồm các nghề: thợ nề, thợ mộc, thợ sắt Bên cạnh đó, vớiđội ngũ cán bộ nhân viên năng động, nhiệt tình và chuyên nghiệp về lĩnh vựckinh doanh bất động sản cũng là thế mạnh thực sự của Công ty

1.1.2 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty.

Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt được thành lập ngày 8/3/2006 theođăng ký kinh doanh số 0103011179 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kếhoạch và Đầu tư Hà Nội cấp Công ty kinh doanh trên nhữn lĩnh vực:

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi;

- Kinh doanh vật liệu xây dựng và đồ trang trí nội thất, ngoại thất;

- Trang trí nội thất, ngoại thất;

- Kinh doanh khai thác dịch vụ về nhà ở, khu đô thị và khu công nghiệp;

- Đại lý kinh doanh xăng dầu;

- Kinh doanh bất động sản;

- Kinh doanh, khai thác và các dịch vụ vệ sinh công nghiệp;

- Khoan, thăm dò địa hình, địa chất thủy văn;

- Đo đạc bản đồ địa hình, địa chất;

- Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị, máy móc ngành công nghiệp,ngành xây dựng và giao thông;

- Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hóa bằng ô tô;

- Kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, điện tử, điện lạnh và điệndân dụng;

- Mua bán, khai thác các loại khoáng sản ( trừ loại khoáng sản Nhà nướccấm);

- Sản xuất, mua bán các sản phẩm đồ nhựa, đồ kim loại;

- Kinh doanh phôi thép, thành phẩm các loại sản phẩm và trang thiết bị,máy móc, dây chuyền công nghệ phụ vụ ngành sản xuất thép, xâydựng công nghiệp và dân dụng;

- Sửa chữa, lắp ráp, kinh doanh ô tô các loại;

- Dịch vụ môi giới bất động sản;

- Dịch vụ ủy thác đầu tư;

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty hiện nay gồm:

1.1.3.2 Ban Kiểm soát

Ban Kiểm soát được bầu ra để thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, GiámĐốc công ty trong việc quản lý và điều hành Công ty Ban kiểm soát chịu tráchnhiệm trước pháp luật về những công việc thực hiện các nhiệm vụ được giaonhư: Kiểm tra sổ sách, kiểm tra tính hợp pháp của các hoạt động sản xuât kinhdoanh và tài chính của Công ty, kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, quyếtđịnh của HĐQT…

1.1.3.3 Ban Giám đốc.

Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng

ngày của công ty theo mục tiêu, kế hoạch và các nghị quyết , quyết định của Hộiđồng quản trị, phù hợp với Điều lệ công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồngquản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

Công ty có các Phó Giám đốc được bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng thời hạntối đa là 5 năm và có thể được bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng Các PhóGiám đốc giúp Giám đốc điều hành công ty theo phân công và ủy quyền củaGiám đốc; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước Pháp luật về nhiệm vụđược phân công hoặc ủy quyền Việc ủy quyền có liên quan đến việc ký kết hợpđồng kinh tế hoặc liên quan tới việc sử dụng con dấu của Công ty đều phải thựchiện bằng văn bản

1.1.3.4 Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ.

Các phóng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việccho Giám đốc trong quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt

(phụ lục 1) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức - Hành Chính.

1.2.1 Chức năng của phòng Tổ chức - Hành Chính.

Chức năng của phòng Tổ chức – Hành Chính của công ty Cổ phần đầu tưSông Đà Sao Việt là tham mưu cho Giám đốc công ty về tổ chức bộ máy vàmạng lưới, quản trị nhân sự, quản trị văn phòng, công tác bảo về an toàn và vệsinh môi trường

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

1.2.2.1 Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo.

Trong công tác nhân sự, bộ máy và đào tạo, phòng Tổ chức Hành Chínhthực hiện một số nhiệm vụ sau:

Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua,khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chếcủa Công ty

Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với

sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn

Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực

Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự, thiếtlập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển sản xuấtkinh doanh

Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty,đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn

Quản lý tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo đúngchính sách, chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của cán

bộ công nhân viên trong toàn Công ty

1.2.2.2 Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.

Trong công tác hành chính, văn thư, lưu trữ phòng Tổ chức – Hành chínhthực hiện những nhiệm vụ sau

Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bội Công tycũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài

Thực hiện công việc lễ tân, tiếp đón khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hộinghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty

Thực hiện công tác văn thư lưu trữ

Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trongCông ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy điđường, giấy ủy nhiệm của Công ty

Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của toàn Công ty

Quản lý cấp phát văn phòng phẩm lam việc cho văn phòng Công ty theođịnh mức quy định

Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong cácvấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính

1.2.2.3 Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường.

Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn

cơ sở, phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toànCông ty

1.2.2.4 Về công tác quản lý tài sản.

Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhucầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng,theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế)

Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty: Nhà cửa, kho, sân bãi

Quản lý việc tu dưỡng, sửa chữa tài sản cố định do Công ty trực tiếp quản lý.Quản lý toàn bộ đất đai của Công ty theo các hợp đồng thuê đất và quyđịnh của Pháp luật

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành Chính công ty Cồ phần đầu

tư Sông Đà Sao Việt.

Phòng Tổ chức – Hành chính của công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà SaoViệt gồm:

Nhân viên điện nước

Nhân viên Hành Chính

II Soạn thảo và ban hành văn bản.

2.1 Công tác quản lý và ban hành văn bản.

Các phòng, ban trực tiếp soạn thảo văn bản có trách nhiệm phối hợp với

bộ phận văn thư của Công ty trong công tác ban hành, lưu trữ và bảo quản vănbản của Công ty

Tất cả các loại văn bản trước khi trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốcCông ty ký và ban hành phải có chữ ký nháy của trưởng hoặc phó hoặc phụtrách của bộ phận trực tiếp soạn thảo văn bản đó; có trách nhiệm báo cáo trựctiếp với Lãnh đạo Công ty về nội dung cụ thể của văn bản đó khi có yêu cầu

Sau khi lãnh đạo Công ty ký văn bản, bộ phận trực tiếp soạn thảo văn bản

đó phải vào Sổ công văn, lấy số văn bản và đóng dấu tại bộ phận văn thư củaCông ty

Số lượng văn bản phát hành phải phù hợp với số địa chỉ của nơi nhận vàlưu giữ văn bản

Các cá nhân không được tự ban hành văn bản lấy danh nghia Công ty nếukhông được sự đồng ý của Lãnh đạo Công ty; ban hành các văn bản có nội dunggây ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của Công ty trên thương trường

Các văn bản được ban hành nếu không có chữ ký gốc của Lãnh đạo Công

ty đều không có hiệu lực pháp lý

2.2 Các loại văn bản Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt ban hành.

Các văn bản do Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt ban hành đượcghi chép lại trong sổ đăng ký văn bản đi của công ty và có một số hình thức vănbản như: quyết định, công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, giấy mời, các hợpđồng kinh tế và các biểu mẫu chuyên ngành khác…trong đó chủ yếu là côngvăn

Một số văn bản bản mà công ty ban hành:

- Quyết định: quyết định bổ nhiệm, quyết đinh tăng lương…

- Công văn: công văn về việc thanh toán khối lượng cung cấp hàng hóa,công văn về việc thanh toán khối lượng cung cấp hàng hóa, công vănxin ngừng cấp điện, công văn thay đổi số tài khoản thanh toán, côngvăn thanh toán công nợ theo hợp đồng kinh tế, công văn gia thạn thời

hạn nộp thuế…

- Thông báo như: thông báo nghỉ lễ tết, thông báo mời họp, thông báolùi thời gian kiểm tra an toàn phòng cháy chữa cháy, thông báo nộiquy công ty…

2.3 Thẩm quyền ban hành văn bản.

Thẩm quyền ban hành văn bản được quy định tại Điều lệ của công ty, cácnội dung quy chế và các quy định nội bộ khác dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của từng vị trí

Giám đốc là người có thẩm quyền ban hành văn bản, tùy theo từng trườnghợp để ủy quyền và thừa lệnh khi ký ban hành Giám đốc của công ty Cổ phầnđầu tư Sông Đà Sao Việt có thẩm quyền ký các văn bản quyết định liên quanđến công việc kinh doanh hàng ngày, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức cácchức danh quản lý trong công ty, quyết định lương, phụ cấp đối với người laođộng trong công ty, các quyết định tuyển dụng…các công văn, thông báo khácliên quan đến hoạt động của công ty

Một số văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Công ty

(phụ lục 2) 2.4.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty Cổ phần Sông Đà Sao Việt.

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại văn bản của công ty bao gồm khổgiấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thểthức, phông chữ, cỡ chữ kiêu chữ và các chi tiết trình bày khác được áp dụngđối với văn bản soạn thảo trên máy tính và in ra giấy

2.4.1 Phông chữ và cỡ chữ trình bày văn bản.

- Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy tính là phông chữ

Times New Roman của bộ mã ký tự Unicode.

- Cỡ chữ: theo chi tiết từng thành phần của văn bản

2.4.2 Khổ giấy, kểu trình bày, định lề trang văn bản

2.4.2.1 Khổ giấy.

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (2010 mm x297mm)

2.4.2.3 Định lề trang văn bản ( đối với khổ giấy A4).

- Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;

- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 -25 mm;

- Lề trái: cách mép trái từ 20 – 30 mm;

- Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm;

2.4.3 Tên gọi Công ty và biểu trưng.

Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆTTên tiếng Anh: SONG DA VIET STAR INVESTMENT JOINT

STOCK COMPANYTên viết tắt: VISTAR.JSC

Biểu trưng Công ty:

2.4.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày.

2.4.4.1 Phần đầu của các văn bản được ban hành.

* Đối với văn bản ban hành ra ngoài Công ty:

Số:…/ /VISTAR

V/v: ……….

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

Add: P125 – DDN5 – CT4 – KDT Mỹ Đình – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội

Tel: +84.4.37855659 – Fax: +84.3.37855716 Email: Infor@vistars.com.vn – Web: www.vistars.com.vn

Hà Nội ,ngày … tháng … năm…

Kính gửi: - Công ty…….

- Dòng địa chỉ, số điện thoại, số fax, email, web: chữ thường, đứng, cỡchữ 9.

- Số văn bản: số văn bản/chữ viết tắt của loại văn bản/VISTAR, cỡ chữ13;

- Trích yếu nội dung văn bản: chữ thường, đứng, nhạt, cỡ chữ 11

- Đối với các ngày, tháng chỉ có một chữ số , phải thêm số 0 vào phiatrước

- Phần kính gửi: canh giữa văn bản

 Nếu chỉ gửi một người hoặc một đơn vị thì viết tên người hoặc đơn vị

đó thẳng hàng với chữ Kính gửi Kiểu trình bày: chữ in thường, đứng, đậm, cỡchữ 13

 Nếu gửi cho nhiều người hoặc nhiều hơn đơn vị thì gạch đầu dòng,mỗi người hoặc đơn vị trên một dòng khác nhau Kiểu trình bày: Chữ in thường,đứng, đậm, cỡ chữ 13

* Đối với văn bản với nội dung là Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình.

Số:…/ /VISTAR

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

Add: P125 – DDN5 – CT4 – KDT Mỹ Đình – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội

Tel: +84.4.37855659 – Fax: +84.3.37855716 Email: Infor@vistars.com.vn – Web: www.vistars.com.vn

Hà Nội ,ngày … tháng … năm…

2.4.4.2 Nội dung văn bản.

Phần nội dung văn bản sử dụng cỡ chữ 13; khi xuống dòng, chữ đầu dòngphải lùi vào 1 default tab; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt;khoảng cách giữa các dòng (hay cách dòng) chọn dòng đơn

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ SAO VIỆT

Tên Công ty: Chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ 13;

Phần nơi nhân: Chữ nghiêng, đậm, cỡ chữ 11 Phần bên dưới chữ thẳng,

cỡ chữ 11 Tên các phòng và đơn vị nhận được trình bày trên một dòng riêng,đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chầm phẩy, riêng dòngcuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt củanơi lưu văn bản

2.4.5 So sánh thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt với thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư Sông

Đà Sao Việt và thông tư 01/2011/TT-BNV đều có những điểm chung và cácthành phần văn của một văn bản hành chính như:

- Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4, và trình bày theo chiềudài của trang giấy

- Đều có định về trang văn bản là:

+ Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

+Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

+ Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

+ Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm

- Các quy định về cỡ chữ.

Tuy nhiên, so với thông tư 01/2011/TT/-BNV của Bộ Nội Vụ thì thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty vẫn còn có điểm khác, như không cóphần quốc hiệu, mà thay vào đó là logo của công ty Đây là một đặc trưng của vănbản hành chính ở Công ty này

2.5 Quy trình soạn thảo văn bản.

Công việc soạn thảo văn bản do Giám đốc giao cho bộ phận, các nhânviên soạn thảo, chủ trì soạn thảo hoặc đề xuất soạn thảo băn bản trình lãnh đạoCông ty ban hành

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, tính chất, nội dung của công việc, cácphòng, cá nhân chủ động tham mưu cho Lãnh đạo Công ty ban hành các vănbản

Các phòng và cá nhân được giao cho soạn thảo văn bản có trách nhiệmthực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận của vănbản;

- Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trình Trưởng phòng duyệt dự thảo văn bản, kiểm tra thể thức vănbản;

- Trình Giám đốc duyệt dự thảo văn bản

 Về cơ bản, văn bản được soạn thảo và quản lý một cách chặt chẽ, thống

nhất Trong thời gian qua phòng Tổ chức – Hành chính đã làm tốt nhiệm vụ này, văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, kịp thời phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Công ty.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt vẫn còn một

số thiếu sót như: về thể thức văn bản, nên quy định rõ ràng hơn, chính xác hơn về thể thức và kỹ thuật trình bày của một văn bản hành chính được quy

định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

III Quản lý văn bản đi.

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản

3.1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, nhân viên vănthư của Công ty sẽ kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của vănbản trước khi xin chữ ký, đóng dấu và ban hành; nếu phát hiện có sai sót trongvăn bản thì nhân viên văn thư sẽ báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệmxem xét và giải quyết những sai sót để ban hành văn bản

Văn thư của Công ty sẽ có nhiệm vụ thực hiện sửa văn bản theo yêu cầucủa cấp trên sau khi đã kiểm tra và xem xét

3.1.2 Ghi số, ngày tháng văn bản.

Đối với việc ghi số văn bản: tất cả các văn bản đi của Công ty đều đượcđánh số theo hệ thống số chung do nhân viên văn thư đã thống nhất quản lý Dolượng văn bản ban hành trong một năm của công ty khá nhiểu nên đã lựa chọnphương pháp đánh số theo từng loại nhóm văn bản Những văn bản có dấu khẩnmật thì nhân viên văn thư sẽ đánh theo một hệ thống số riêng

Đối với việc ghi địa danh, ngày tháng của văn bản đi: Công ty thuộc địaphận thành phố Hà Nội nên tất cả các văn bản đi đều có địa danh là Hà Nội Vănbản được phát hành ngày nào sẽ được ghi vào ô ngày tháng năm của văn bản.Ngày tháng của văn bản được ghi bằng chữ số Ả- rập Những văn bản được banngày vào các ngày nhỏ hơn 10 và trong các tháng 1, 2 đều có số 0 ở trước

3.2 Đăng ký văn bản đi.

Tất cả các văn bản được Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt banhành đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi của công ty

Sổ đăng ký văn bản đi của Công ty Cổ phần Đầu tư Sông Đà Sao Việt (Phụ lục 3)

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.

3.3.1 Nhân bản.

- Khi nhân bản cần xác định được số lượng cần nhân bản để phát hành

- Nơi nhận phải được xác định một cách cụ thẻ trong văn bản trên nguyêntắc văn bản chỉ gửi đến những đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết vănbản

- Không được gửi vượt cấp, không gửi nhiêu bản cho một đối tượng,không gửi văn bản đến những đối tượng khác chỉ để biết hoặc tham khảo

- Tất cả các văn bản mà Công ty phát hành đều phải được văn thư nhânbản theo đúng số lượng và thời gian quy định

3.3.2 Đóng dấu cơ quan.

Việc đóng dấu của Công ty được nhân viên Văn thư đảm nhiệm và cácvăn bản đều được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái, các văn bản có phụ lụckèm theo thì do Giám đốc quyết định việc đóng dấu và dấu được đóng lên trangđầu, trùm lên một phần tên của phụ lục

Dấu chỉ mức độ mật khẩn: Khi soạn thảo văn bản, cá nhân được giaonhiệm vụ soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn lên cho Giám đốc công tyquyết định và sẽ được đóng dấu khẩn, mật tùy theo mức độ của văn bản đó

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lụcvăn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏtươi theo quy định

3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Thủ tục chuyển phát văn bản của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà SaoViệt sẽ được thực hiện qua các bước sau:

- Lựa chọn bì văn bản:

Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản và làm

bằng giấy dai, khó thấm nước và không nhì thấu qua được.

- Trình bày và viết bì

- Vào bì và dán bì:

Tùy theo số lượng và độ dà của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản đểvào bì Khi gấp văn bản cần để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu nátvăn bản Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dánkín không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản

- Nếu văn bản có dấu chỉ mức đổ khẩn, mật thì trên bì phải bản cũng phảiđóng dấu mức chỉ mức độ khẩn mật đúng như dấu độ khẩn, mật được đóng trênvăn bản trong bì

Sau khi hoàn thành thủ tục phát hành Phòng Tổ chức – Hành chính sẽ trựctiếp thực hiện việc chuyển phát văn bản đến các phòng ban khác trong nội bộcông ty và những văn bản chuyển phát cho các công ty bên ngoài việc sẽ đượcbưu điện chuyển đến nơi nhận Khi văn bản được giao cho bưu điện đều đượcđăng ký vào sổ, và khi giao văn bản cho nhân viên bưu điện thì nhân viên phòng

Tổ chức – Hành chính sẽ yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vàotrong sổ

Việc theo dõi chuyển phát văn bản đi sẽ do nhân viên văn thư của phòng

Tổ chức – Hành Chính thực hiện và có trách nhiệm cụ thể sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản để xuất, trình người ký văn bản quyết định

- Đối với văn bản gửi đi nhưng vì một số lý do mà Bưu điện trả lại thìphải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chúvào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra khi cần thiết

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáocnguwowif có trách nhiệm xem xét, giải quyết

3.5 Lưu văn bản đi.

Các bản lưu văn bản đi tại Công ty được sắp xếp theo thứ tự đăng ký và

theo từng nhóm văn bản Văn bản được lưu tại tủ lưu văn bản của Công ty đểthuận tiện cho việc sử dụng bản lưu.

Các văn bản lưu có mức độ mật, các tài liệu quan trọng được nhân viênlưu vào trong két sắt để bảo đảm an toàn

Phương tiện lưu và bảo quản bản lưu tại Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà

Sao Việt (phụ lục 4)

 Trong việc quản lý văn bản đi, Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao

Việt đã quy định rất chặt chẽ, theo đúng quy định của pháp luật Các khâu trong công tác quản lý văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, cẩn thận.

Tuy nhiên, hiện nay Công ty đã có phần mềm để quản lý văn bản nhưng chưa được sử dụng một cách triệt để, mong rằng công ty sẽ áp dụng phần mềm này nhiều hơn vào công việc để đạt hiệu quả tốt nhất.

IV Quản lý và giải quyết văn bản đến.

4.1 Tiếp nhận văn bản đến.

Nhân viên khi trực tiếp nhận được văn bản đến từ các công ty bên ngoàiđều chuyển ngay cho phòng Tổ chức – Hành chính để làm thủ tục tiếp nhận vănbản

Phòng Tổ chức – Hành Chính của Công ty sẽ đảm nhiệm việc tiếp nhậnvăn bản đến, phân loại và chuyển giao văn bản đến, là đầu mỗi tiếp nhận vănbản, kiểm tra toàn bộ các văn bản được gửi đến Công ty, Giám đốc, Phó Giámđốc, Văn phòng hay các chuyên viên trong Văn phòng Công ty, kiểm tra sốlượng, tình trạng bì, dấu niêm phong ( nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửitrước khi nhận và ký nhận

Đối với bản fax, văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang củamỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơigửi hoặc người có trách nhiệm để xử lý và phải chụp lại trước khi đóng dấuĐến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, cóthể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, khi nhận được bản chính, phải

đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số vàngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

Văn bản đến ngoài giờ hành chính, ngày lễ, ngày tết, ngày nghỉ, nhân viênbảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy

đủ cho văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với văn bản khẩnhoặc phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, văn bảnđược chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay với người cótrách nhiệm để xử lý

Sau khi tiếp nhận, phân loại văn bản bóc bì hay không bóc thì nhân viên

sẽ tiến hành bóc bì những văn bản được phép bóc Sau khi bóc nhân viên sẽ đốichiếu số , ký hiệu ghi ở bên ngoài bì với số, ký hiệu văn bản bên trong bì để khiphát hiện có sai sót sẽ báo ngay cho nơi gửi biết để giải quyết

Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư thì sẽ được đóngdấu “Đến”

Phòng Tổ chức – Hành Chính chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử

lý văn bản đến

Nhân viên khi trực tiếp nhận được văn bản đến từ các công ty bên ngoàiđều chuyển ngay cho phòng Tổ chức – Hành chính để làm thủ tục tiếp nhận vănbản

4.2 Đăng ký văn bản đến.

Các văn bản đến của Công ty Cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt đều đượcđăng ký vào sổ công văn đến Trong sổ công văn đến sẽ đăng ký tất cả các loạivăn bản đến của Công ty (trừ văn bản mật)

Sổ đăng ký công văn đến của Công ty cổ phần đầu tư Sông Đà Sao Việt

(phụ lục 5) 4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến.

Khi văn bản đến đã được đăng ký vào sổ công văn đến, văn bản sẽ đượctrình cho Giám đốc của Công ty Từ đó, Giám đốc sẽ cho những ý kiến chỉ đạo