ĐỀ CƯƠNG ôn tập văn THƯ

MỤC LỤC Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 4 I Khái niệm, nội dung công tác văn thư 4 1 Khái niệm Công tác văn thư 4 2 Nội dung công tác văn thư 4 a Soạn thảo, kí ban hành văn bản 4 b Quản lý văn bản 4 c Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 4 d Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật 4 II Vị trí, ý nghĩa 5 1 Vị trí 5 2 Ý nghĩa 5 III Yêu cầu của công tác văn thư (giáo trình “Văn thư” trang 14) 5 1 Nhanh chóng 5 2 Chính xác 5 3 Bí mật 5 4 Hiện đại 5 IV Trách nhi.

MỤC LỤC

Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 4

I Khái niệm, nội dung công tác văn thư: 4

1 Khái niệm Công tác văn thư: 4

2 Nội dung công tác văn thư: 4

a Soạn thảo, kí ban hành văn bản: 4

b Quản lý văn bản: 4

c Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: 4

d Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật: 4

II Vị trí, ý nghĩa: 5

1 Vị trí: 5

2 Ý nghĩa: 5

III Yêu cầu của công tác văn thư: (giáo trình “Văn thư” trang 14) 5

1 Nhanh chóng: 5

2 Chính xác: 5

3 Bí mật: 5

4 Hiện đại: 5

IV Trách nhiệm thực hiện CTVT: 5

1 Thủ trưởng – người kí quyết định ban hành văn bản: 5

2 Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính: 6

3 Trưởng đơn vị: 6

4 Cán bộ chuyên môn: 6

5 Văn thư: 6

Chương 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NHIỆM VỤ VĂN THƯ 8

I Soạn thảo và ban hành văn bản: 8

1 Nguyên tắc soạn thảo: 8

2 Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: 8

3 Quy trình soạn thảo văn bản: 8

II Quản lý văn bản: 9

1 Nguyên tắc quản lý văn bản: 9

2 Quy trình quản lý văn bản: 9

a Văn bản đi: 9

 Cấp số, thời gian ban hành văn bản: 9

 Đăng kí văn bản đi: 10

 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ độ mật khẩn (đối với văn bản

giấy); kí số: 10

 Làm thủ tục phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản 11

 Lưu văn bản 11

b Văn bản đến: 12

 Tiếp nhận văn bản 12

 Đăng kí văn bản: 13

 Trình, chuyển giao văn bản: 13

 Theo dõi việc giải quyết văn bản: 14

III Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, TL vào lưu trữ cơ quan: 14

1 Lập hồ sơ: 14

a Khái niệm: 14

b Trách nhiệm lập hồ sơ: 14

c Quy trình lập hồ sơ: 14

2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: 15

a Thời hạn giao nộp hồ sơ TL: 15

b Thành phần hồ sơ, tìa liệu nộp lưu: 15

c Thủ tục: 15

IV Quản lý và sử dụng con dấu: 15

1 Các loại dấu: 15

2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng dấu: 15

3 Bảo quản con dấu: (Giáo trình) 16

4 Thời hạn sử dụng con dấu: (Giáo trình) 16

5 Kiểm tra và xử lý vi phạm trong quản lý con dấu: (Giáo trình) 16

Chương 3: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TL LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ 17

I TL lưu trữ: 17

1 Khái niệm TLLT: 17

2 Vai trò của TLLT: 17

a Phục vụ cho hoạt động quản lý: 17

b Phục vụ cho hoạt động chuyên môn: 17

c Phục vụ cho NCKH: 17

d Phục vụ cho việc biên soạn lịch sử của cơ quan, tổ chức: 18

e Phục vụ công tác giáo dục truyền thống: 18

II Phông lưu trữ: 18

1 Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 18

2 Điều kiện thành lập phông lưu trữ: 18

III Công tác lưu trữ: 19

1 Khái niệm, tính chất của CTLT: 19

2 Nội dung CTLT: 19

a Hoạt động quản lý: 19

 Hoạt động quản lý Nhà nước: 19

 Quản lý CTLT ở cơ quan, tổ chức: 19

b Hoạt động nghiệp vụ: 19

IV Trách nhiệm tổ chức thực hiện CTLT ở cơ quan, tổ chức: 20

1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan: 20

2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng(TP Hành chính): 20

3 Trưởng đơn vị, bộ phận: 20

4 Cán bộ lưu trữ: 20

Chương 4: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 21

I Thu thập TL vào lưu trữ: 21

1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của thu thập TLLT: 21

a Khái niệm: 21

b Mục đích, ý nghĩa: 21

2 Nguồn và thành phần TL cần thu thập vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 21

a Nguồn TL cần thu thập: 21

b Thành phần TL cần thu thập: 21

II Tổ chức khoa học TL: 21

1 Phân loại TL Phông Lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 21

a Khái niệm, mục đích của Phân loại TL Phông Lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 21

 Khái niệm: 21

 Mục đích: 21

b Những công việc chủ yếu để phân loại TL Phông Lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 22

 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành Phông và Lịch sử Phông: 22

 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: 22

 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị TL: 24

 Lập kế hoạch chỉnh lý: 25

2 Xác định giá trị TL lưu trữ: 25

a Khái niệm, mục đích, ỹ ngĩa: 25

b Tiêu chuẩn XĐGTTL: 25

3 Thống kê và xác định công cụ tra cứu tài liệu 25

a Thống kê tài liệu lưu trữ 25

b Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT 26

III Bảo quản TLLT: 27

1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa: 27

2 Các biện pháp kỹ thuật căn bản để bảo quản TLLT 27

IV Tổ chức khai thác sử dụng TLLT: 27

1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa: 27

2 Các hình thức tổ chức KTSDTLLT phổ biến: 27

b Cung cấp thông tin TLLT qua mạng nội bộ: 28

c Cung cấp bản sao TLLT, cấp chứng thực LT 28

c Triển lãm, trưng bày TLLT 28

f Xác định việc flim, bộ ảnh chuyên đề 28

g Cho mượn TLLT 28

Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm, nội dung công tác văn thư:

1.1.1 Khái niệm Công tác văn thư:

Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, kí ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập

hồ sơ và lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưukhóa bí mật trong công tác văn thư

1.1.2.Nội dung công tác văn thư:

a Soạn thảo, kí ban hành văn bản:

- Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm soạn thảo văn bản

-Duyệt nội dung văn bản: trưởng đơn vị duyệt

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: chánh văn phòng,trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm

- Ký ban hành văn bản: thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền

+ Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

+ Lưu văn bản (bản gốc – văn thư, bản chính – nơi ban hành)

- Văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến

+ Đăng kí văn bản đến

+ Trình, chuyển giao văn bản đến

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

c Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

- Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu nằm trong Điều 9 Luật Lưu trữ.

- Theo Điều 2 Luật Lưu trữ:

+ Hồ sơ là 1 tập TL có liên quan với nhau về 1 vấn đề, 1 sự việc, 1 đối tượnghoặc có những đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết côngviệc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

+ Lập hồ sơ là tập hợp là tập hợp, sắp xếp văn bản TL hình thành trong quátrình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phươngpháp nhất định

- Nộp lưu hồ sơ TL vào lưu trữ cơ quan quy định tại Điều 11, 12 Luật Lưu trữ.

d Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật:

- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu căn cứ vào các văn bảnquy phạm pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu

để cơ quan, tổ chức quản lý con dấu theo quy định

- Văn thư cơ quan có nhiệm vụ giúp thủ trưởng cơ quan quản lý con dấu.

- Việc quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật được quy định tại Điều 32,

- Cung cấp đầy đủ nguồn thông tin văn bản để phục vụ hoạt động quản lý

- Kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ công chức,viên chức

- Góp phần bảo vệ bí mật thông tin cho văn bản

- Giữ gìn bằng chứng hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Tạp tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ

1.3 Yêu cầu của công tác văn thư: (giáo trình “Văn thư” trang 14)

- Người soạn thảo không tiết lộ nội dung cho người không liên quan được biết

- Việc soạn thảo phải đảm bảo đúng quy định về bảo vệ bí mật được quy địnhtại:

+ Luật bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2018

+ NĐ 36/2020/NĐ-CP

+ Thông tư 24/2020/TT-BCA

- Đảm bảo giữ bí mật từ khâu bố trí nhân sự làm công tác VTLT phải đáp ứngtiêu chuẩn thông tư 13,14/2014/TT-BNV

- Đảm bảo bí mật trong bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư

+ Chỉ đạo soạn thảo văn bản

+ Chỉ đạo giải quyết văn bản

+ Chỉ đạo việc lập hồ sơ

+ Quản lý con dấu

1.4.2 Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính:

- Ban hành quy chế về việc thực hiện công tác văn thư

- Tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan quản lý công tác văn thư, kiểmtra chỉ đạo việc thực hiện công tác văn thư của đơn vị trực thuộc

- Kiểm tra thể thức văn bản

- Chỉ đạo với soạn thảo văn bản thuộc phạm vi đơn vị; việc giải quyết văn bảnđến (nếu được phân công)

- Chỉ đạo kiểm tra, giám sát việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cácđơn vị cơ quan và đơn vị trực thuộc

- Trường hợp văn thư vắng mặt sẽ bàn giao cho Chánh văn phòng

1.4.3 Trưởng đơn vị:

- Chỉ đạo soạn thảo văn bản thuộc phạm vi đơn vị

- Kiểm tra nội dung của các văn bản của đơn vị trước khi phát hành

- Căn cứ ý kiến thủ trưởng cơ quan giải quyết nội dung văn bản đến

- Chỉ đạo việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ theo quy định1.4.4 Cán bộ chuyên môn:

- Soạn thảo văn bản

- Giải quyết văn bản đến theo sự chỉ đạo của trưởng cơ quan – đơn vị

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

- Giữ gìn bí mật thông tin văn bản TL

1.4.5 Văn thư:

- Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan và Chánh văn phòng thực hiện công tácvăn thư

- Thực hiện quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi:

+ Cấp số, thời gian bna hành văn bản

+ Đăng kí văn bản

+ Nhân bản, đóng dấu

+ Làm thủ tục phát hành + theo dõi việc chuyển phát văn bản

+ Lưu văn bản đi

- Đối với văn bản đến:

+ Tiếp nhận văn bản

+ Đăng kí văn bản

+ Trình, chuyển giao văn bản

+ Theo dõi việc giải quyết văn bản

- Đối với lập hồ sơ:

+ Hướng dẫn cán bố chuyên môn phương pháp lập hồ sơ

+ Lập hồ sơ công việc mình phụ trách

+ Giúp thủ trưởng ban hành danh mục hồ sơ

+ Lập và lưu văn bản đi

+ Phối hợp hướng dẫn đơn vị làm thủ tục giao nộp hồ sơ và lưu trữ

- Quản lý, sử dụng con dấu:

+ Giúp thủ trưởng cơ quan giữ dấu và đóng dấu

+ Bảo quản con dấu

Chương 2

TỔ CHỨC THỰC HIỆN NHIỆM VỤ VĂN THƯ 2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản:

2.1.1 Nguyên tắc soạn thảo:

- Văn bản ban hành có tính mục đích, văn bản do cơ quan ban hành nhằm mụcđích đề ra chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch công tác hoặc giải quyếtcác vấn đề, sự việc cụ thể thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan  văn bảnban hành phải có tính mục đích rõ ràng Xác định rõ mục đích ban hành, mục tiêu làgiới hạn của nó, phải trả lời được câu hỏi ban hành để làm gì, giải quyết vấn đề gì,giới hạn nó đến đâu Từ đó định hướng cho việc soạn thảo và người soạn thảo, ngườitham gia góp ý kiến, người duyệt văn bản lấy đó là căn cứ chủ yếu để xem xét vănbản soạn thảo có đạt mục đích đề ra hay không

- Văn bản ban hành phải có tính chính xác (nội dung + thể thức)

- Văn bản cần trình bày rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn sao cho mọi đối tượng được

đê cập đến trong văn bản đều có thể hiểu nội dung văn bản đúng đắn và thống nhất

- Văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, nội dung văn bảnkhông được trái pháp luật, hiến pháp, quy định của cơ quan

2.1.2 Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:

- Tạo thuận lợi cho công tác quản lý, tạo sự thống nhất, tăng tính thẩm mỹ chovăn bản ban hành, đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản khi ban hành

- Từ thẩm quyền ban hành văn bản đến quy định thể thức cho đến khi văn bảnđược ban hành:

 Văn bản QPPL  Luật ban hành văn bản QPPL

 Văn bản hành chính  NĐ 30

 Văn bản của Đảng  36-HD/TW

 Văn bản trao đổi quốc tế  thông lệ quốc tế

 Văn bản chuyên ngành  Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

2.1.3 Quy trình soạn thảo văn bản:

a Văn bản Quy phạm pháp luật

Luật ban hành văn bản QPPL (2015)

b Văn bản hành chính:

- Soạn thảo văn bản: căn cứ vào tính chất nội dung văn bản cần soạn thảo,người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trìsoạn thảo Đơn vị/cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung, độ mật khẩncủa văn bản; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản Trường hợpcần thiết đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các

cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoànthiện bản thảo; trình duyệt bản thảo kèm theo TL có liên quan

- Duyệt, sửa chữa, bổ sung: bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyềnduyệt văn bản, Trưởng đơn vị có nhiệm vụ duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo Trườnghợp thấy cần bổ sung, sửa chữa bẩn thảo đã phê duyệt phải trình người duyệt xem lạiquyết định

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Trưởng đơn vị/ cánhân chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm nội dung ký nháy vào cuối nội dung

văn bản Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính/người được giao trách nhiệmgiúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải kiểm tra, chịu trách nhiệm về thể thức vănbản.

- Kí ban hành văn bản: người có thẩm quyền, có trách nhiệm kí ban hành vănbản; văn bản do thủ trưởng cơ quan  kí đích danh; Phó thủ trưởng  kí thay (KT);cấp dưới 1 cấp  thừa lệnh (TL); người được ủy quyền  kí ủy quyền (UQ)

 Cấp số, thời gian ban hành văn bản:

 Kiểm tra nội dung, thể thức:

- Tất cả các văn bản trước khi phát hành văn bản nếu có sai sót phải trình bàyngười có thẩm quyền xem xét giải quyết Làm tốt khâu nghiệp vụ này giúp đảm bảotính hợp pháp, chân thực, tính thẩm mỹ, sự thống nhất trong 1 bản thảo Đồng thờitạo thuận lợi trong việc thực hiện các bước tiếp theo (cấp số ngày tháng, đăng kí, )

- Kiểm tra nội dung: Các thành phần thể thức (font chữ, size chữ, kiểu chữ, căn

- Là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi

- Nhìn vào số văn bản ta biết được đó là văn bản hành chính, văn bản QPPLhay văn bản của Đảng

- Điều 15 NĐ 30

 Thời gian ban hành:

- Văn bản ban hành đều phải được ghi ngày/tháng/năm, ngày tháng nhỏ hơn 10phải thêm chữ số 0 vào trước

- Ngày/tháng/năm do Quốc hội, UB Thường vụ Quốc hội, HĐND ban hành thìngày/tháng/năm văn bản được thông qua

- Ngày/tháng/năm của văn bản QPPL khác và văn bản hành chính làngày/tháng/năm văn bản được kí ban hành

 Đăng kí văn bản đi:

- Đăng kí văn bản đi là việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết về văn bảnvào cơ sở dữ liệu phần mềm trên máy vi tính hoặc sổ đăng kí nhằm phục vụ quản lýtra cứu theo dõi thuận tiện.

- Yêu cầu:

 Nhanh chóng, chính xác

 Không dùng bút chì, bút đỏ để đăng kí

- Mẫu sổ đăng kí: theo Phụ lục IV NĐ 30

- Việc đăng kí văn bản mật được thực hiện đăng kí vào sổ riêng theo mẫu quyđịnh tại thông tư 24/2020/TT-BCA

 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ độ mật khẩn (đối với văn bản giấy); kísố:

 Nhân bản:

- Căn cứ vào “nơi nhận” để nhân bản đúng số lượng quy định Khi nhân bảnphải đảm bảo tính bí mật, chính xác

 Đóng dấu văn bản:

Đóng dấu cơ quan (dấu pháp nhân):

- Con dấu là 1 thành phần thể thức đảm bảo văn bản có tính pháp lý và chânthực

- Các văn bản sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản vàthủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, công dân

Dấu chữ kí - Con dấu cơ quan được đóng vào các văn bản, giấy tờ có chữ kí hợp

lệ của người có thẩm quyền

- Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ

- Phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, trùm khoảng 1/3chữ kí về phía trái

- Văn thư cơ quan là người trực tiếp giữ và đóng dấu ên văn bản giấytờ; không nhờ người khác đóng hộ Khi đóng dấu phải kiểm tra độxác thực của chữ kí

Dấu treo - Dấu được đóng 1 phần trùm về bên trái đối với văn bản là Phụ lục

- Được đóng khoảng giữa mép phải văn bản hoặc Phụ lục văn bản

- Trùm lên 1 phần các tờ giấy Mỗi dấu đóng tối đa không quá 5 tờvăn bản

- Được áp dụng đối với văn bản điện tử và được thực hiện theo chức năng của hệthống được quy định tại Phụ lục 1 NĐ30\

 Làm thủ tục phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản

 Làm thủ tục phát hành theo nguyên tắc chuyển giao văn bản:

Chính xác, Đúng đối tượng, Kịp thời

 Đối với văn bản thường: chuyển giao ngay sau trong ngày, chậm nhất làtrong ngày làm việc tiếp theo

 Đối với văn bản khẩn: chuyển ngay sau khi có chữ kí của người có thẩmquyền

 Đối với văn bản QPPL: chuyển trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày kí

 Đối với văn bản mật: khi chuyển giao phải đảm bảo bí mật nội dung vănbản theo quy định tại thông tư 24/2020/TT-BCA

- Khi phát hành văn bản phải tuân thủ Điều 18 NĐ 30

- Khi tiến hành chuyển phát văn bản có thể áp dụng cách sau: Bưu điện, Fax,Mạng, Trực tiếp

- Lưu ý: khi chuyển giao văn bản phải dùng sổ chuyển giao để kí xác nhận quátrình chuyển giao

 Theo dõi việc chuyển phát văn bản:

- Văn thư cơ quan có nhiệm vụ theo dõi việc chuyển phát văn bản

 Lưu văn bản

 Nguyên tắc lưu lưu văn bản đi:

- Tất cả các văn bản khi phát hánh phải lưu ít nhất 2 bản:

 Bản gốc: lưu văn thư, phải được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng kí

 Bản chính: lưu trong hồ sơ theo dõi giải quyết công việc

- Trường hợp văn bản đi có tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân dộc phải dịch ratiếng Việt kèm theo bản tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc

- Văn thư có trách nhiệm sắp xếp bản lưu khoa học và dễ tra tìm

- Lưu văn bản điện tử: Thực hiện theo Khoản 2 Điều 19 NĐ 30

 Quản lý và phục vụ sử dụng văn bản lưu:

 Quản lý văn bản lưu:

- Căn cứ để sắp xếp bản lưu: Cách đánh số văn bản của Cơ quan để lựa chọncách sắp xếp bản lưu phù hợp

 Theo STT + thời gian ban hành: văn bản có số nhỏ, ngày ban hànhsớm xếp trước; và ngược lại

 Theo tên loại văn bản: Mỗi tên loại văn bản tương ứng với 1 tập lưu;văn bản số nhỏ xếp trc; văn bản số lớn xếp sau

- Bảo quản văn bản lưu:

 Tập lưu văn bản được đặt trong bìa hồ sơ; có biên mục Cuốitháng/quý/năm tập lưu hoàn thành, văn thư cơ quan có trách nhiệm đưavăn bản lưu vào tờ bìa hồ sơ và tiến hành đánh số tờ, viết mục lục, viếtchứng từ kết thúc, viết bìa tập lưu

 Thành phần quan trọng nhất trên bìa tập lưu là tiêu đề tập lưu:

 Sắp xếp theo STT + thời gian ban hành: {Tập lưu + văn bản + tácgiả + thời gian} – “Tập lưu vb đi của trường ĐHNVHN tháng 9năm 2020”

 Sắp xếp theo tên loại: {Tập lưu + tên loại + tác giả + thời gian} –

“Tập lưu quyết định của trường ĐHNVHN tháng 9 năm 2020”

 Các tập lưu được sắp xếp theo 1 trật tự nhất định, sau đó đưa vào cặp

hồ sơ và xếp lên giá tủ TL theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trênxuống dưới, phần gáy quay ra ngoài để tiện tra cứu

 Bản lưu do bộ phận văn thư hoặc văn phòng (Phòng hành chính) quản

lý chặt chẽ và thống nhất

 Phục vụ sử dụng văn bản lưu:

- Cán bộ văn thư có nhiệm vụ phục vụ nhu cầu sử dụng nghiên cứu văn bản lưucủa cán bộ nhân viên cơ quan nhanh chóng

- Cán bộ trong cơ quan khi sử dụng văn bản lưu phải được sự đồng ý của người

có thẩm quyền, chỉ được phép khai thác tại chỗ

- Người ngoài cơ quan đến sử dụng, khai thác văn bản lưu phải được sự đồng ýcủa thủ trưởng cơ quan và phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, CMND

- Văn thư cơ quan khi phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu phải lập sổ “Theodõi sử dụng văn bản lưu” (Mẫu sổ: NĐ 30)

Bóc bì

Những bì có dấu chỉ “Khẩn” phải bóc trước để giải quyết kịp thờiKhi bóc bì không gây hư hại đến văn bản; không bỏ sót văn bản trongbì; không làm mất số kí hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi; dấu bưu điện đểtiện kiểm tra khi cần

- Đóng dấu, ghi số, ngày đến

- Tất cả văn bản đến đều được tập trung tại văn thư trừ những loại văn bản đượcđăng kí riêng theo quy định của Pháp luật (hóa đơn, bản thiết kế, ) và quyđịnh của từng cơ quan, tổ chức (hóa đơn, chứng từ, )

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng kí phải được đóng dấu “ĐẾN” và ghisố_ngày đến

 Đối với văn bản chuyển qua Fax, cần chụp lại trước khi đóng dấu đến

 Đối với văn bản chuyển qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thểđược in ra để đóng dấu

- Mục đích: Dấu Đến để xác nhận văn bản đến đã tập trung tại văn thư cơ quan.Không xem xét giải quyết văn bản đến nếu chưa có dấu “ĐẾN” Dấu Đến đónglên văn bản giúp quản lý văn bản dễ dàng

- Vị trí đóng: Tại khoảng trống dưới số kí hiệu văn bản (văn bản có tên loại) vàdưới trích yếu nội dung (văn bản không có tên loại) hoặc khoảng trống dướiđịa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản

- Mẫu dấu “ĐẾN”: Phụ lục IV NĐ 30

 Đăng kí văn bản:

- Đăng kí sổ: là việc ghi chép, cập nhật thông tin cần thiết về văn bản (ngày đến,

số đến, ngày tháng năm ban hành) vào sổ đăng kí văn bản hay cơ sở dữ liệuphần mềm trên máy tình

- Mục đích:

 Quản lý chặt chẽ văn bản đến cơ quan

 Tra tìm văn bản thuận tiện

 Tạo điều kiện cho việc thống kê văn bản

- Yêu cầu:

 Tất cả văn bản đến đều phải đăng kí đầy đủ, chính xác, rõ ràng, thốngnhất theo mẫu quy định

 Không dùng bút chì, bút đỏ để kí văn bản

 Được quy định tại điều 22 NĐ30

- Lập sổ đăng kí: Căn cứ vào số lượng và văn bản đến tiến hành lập sổ đăng kíphù hợp

- Mẫu sổ: Điều 22 NĐ30 (PL IV)

- Đối với văn bản mật: sổ đăng kí được thực hiện theo thông tư BCA

 Sao hợp pháp: Gồm “Sao y”, “Sao lục”, “Trích sao”

- Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên hệ thống: Điều 23 NĐ 30

 Theo dõi việc giải quyết văn bản:

- Cán bộ chuyên môn: Giải quyết văn bản đến

- Văn thư cơ quan:

 Theo dõi giải quyết văn bản đến, tổng hợp số văn bản chưa giải quyết vàbáo cáo thủ trưởng cơ quan những văn bản chưa giải quyết

 Lập sổ “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến” – Mẫu sổ: NĐ30

I Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, TL vào lưu trữ cơ quan:

 Hồ sơ công việc: là 1 tập văn bản TL có liên quan với nhau về 1 vấn đề,

1 sự việc hoặc có những điểm chung như tên loại, tác giả, thời gian, được hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộcphạm vi chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

VD: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm của UBND tỉnh X

 Hồ sơ nguyên tắc: là 1 tập văn bản QPPL và văn bản hướng dẫn của cơ

quan, tổ chức có thẩm quyền quy định về 1 lĩnh vực nghiệp vụ công tácnhất định dùng làm căn cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày

c Quy trình lập hồ sơ:

(Giáo trình trang 163 – 167)

- Mở hồ sơ

 Đối với cơ quan có dnah mục hồ sơ

 Đối với cơ quan chưa có danh mục hồ sơ

- Thu thập, cập nhật văn bản TL vào hồ sơ:

- Kết thúc hồ sơ

 Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản TL trong hồ sơ

 Phân chia đơn vị bảo quản

 Sắp xếp văn bản TL trong hồ sơ

 Biên mục hồ sơ

2 Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

a Thời hạn giao nộp hồ sơ TL:

 Để giao nộp hồ sơ đầy đủ có giá trị, mặt khác không giao nộp những hồ

sơ không có giá trị Cán bộ lưu trữ cần phối hợp cán bộ văn thư lập danhsách những hồ sơ cần nộp lưu

 Những đơn vị hình thành hồ sơ, cán bộ chuyên môn có trách nhiệm ràsoát hồ sơ đã lập Nếu chưa lập hồ sơ đầy đủ hoàn chỉnh phải hoàn thiện

hồ sơ để chuẩn bị giao nộp vào lưu trữ cơ quan

 Sắp xếp hồ sơ theo STT trong mục lục nộp lưu vận chuyển hồ sơ đến lưutrữ cơ quan

 Đối với những hồ sơ chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu Những hồ

sơ cần tiếp tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại

- Lập mục lục hồ sơ TL nộp lưu:

 Cán bộ chuyên môn ở các đơn vị hoàn thiện hồ sơ, thống kê vào mục lụccủa đươn vị để tiến hành giao nộp

- Thủ tục giao nộp:

 Các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu

 Cán bộ lưu trữ cơ quan đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ,kiểm tra và yêu cầu các đơn vị hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu

 Việc giao nộp được thực hiện theo Khoản 3 Điều 30 NĐ30