ĐỀ CƯƠNG KỸ NĂNG QUẢN lý THỜI GIAN

1 Hoàng Minh Tâm – 1805QTNB – Human Resources Managenment HaNoi University of Home Affair ☺ ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Documents were compiled by Hoang Minh Tam – 1805QTNB 1 1 Một số khái niệm 1 1 1 Khái niệm “Quản lý” Khái niệm quản lý được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khoa học Với tầm quan trọng như vậy nên đã hình thành nên cả một ngành khoa học Khoa học quản lý Do vậy, có nhiều cách định nghĩa về khái niệm quản lý Các nhà nghiên cứu nhiều góc độ tiếp cận.

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Documents were compiled by Hoang Minh Tam – 1805QTNB

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm “Quản lý”

Khái niệm quản lý được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khoa học Với tầm quan trọng như vậy nên đã hình thành nên cả một ngành khoa học - Khoa học quản lý Do vậy, có nhiều cách định nghĩa về khái niệm quản lý Các nhà nghiên cứu nhiều góc độ tiếp cận để có những quan niệm khác nhau về khái niệm này

Theo quan điểm chính trị xã hội: “Quản lý là sự tác động liên tục có tổ

chức, có định hướng của chủ thể (người quản lý, người tổ chức quản lý) lên khách thể (đối tượng quản lý về mặt chính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế… bằng một hệ thống luật lên, các chính sách, các nguyên tắc, các phương pháp và các biện pháp cụ thể nhằm tạo ra môi trường và điều kiện cho sự phát triển của đối tượng” [5, tr124]

Theo Vũ Dũng: “Quản lý là sự tác động có định hướng, có mục đích, có

kế hoạch và có hệ thống thông tin của chủ thể đến khách thể của nó” Theo ông

bản chất của quản lý bao gồm:

Quản lý là những tác động có phương hướng, có mục đích rõ ràng của chủ thể quản lý

Quản lý là hoạt động trí tuệ mang tính sáng tạo cao, là một khoa học và

là một nghệ thuật

Quản lý đòi hỏi phải tuân theo những nguyên tắc nhất định

Hiệu quả của hoạt động quản lý phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức – việc đổi mới cơ cấu tổ chức để phù hợp với hoàn cảnh và mục tiêu quản lý [1, tr52]

Tiếp thu các khái niệm trên, quản lý được hiểu là sự tác động có định

hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt đến một hiệu quả đã xác lập bằng cách vận dụng hoạt động kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra

1.1.2 Khái niệm “Thời gian”

Thời gian là thuật ngữ được dùng phổ biến trong đời sống Hiểu một cách đơn giản theo đời thường thì thời gian là tài sản của mỗi người trong cuộc sống

mà con người có được khi con người bắt đầu tồn tại

Theo Triết học thì thời gian là hình thức tồn tại của các khách thể vật chất được biểu hiện ở mức độ lâu dài hay mau chóng (độ dài về mặt thời gian),

ở sự kế tiếp trước hay sau của các giai đoạn vận động [8]

Theo từ điển Tiếng Việt thì thời gian là hình thức tồn tại cơ bản của vật chất (cùng với không gian mà trong đó vật chất vận động và phát triển liên tục không ngừng) [5, tr.26]

Hiểu theo thông thường, thời gian là nguồn tài sản mà mỗi người có giống nhau như mỗi ngày có 24 giờ, mỗi tháng có 30 ngày, mỗi năm có 12 tháng Thời gian là sự tồn tại bên ngoài con người nhưng con người có thể quản

lý nó một cách hiệu quả

Tóm lại, có thể hiểu: Thời gian là mức độ lâu dài của hành động mà con

người thực hiện trong hoạt động và có thể quản lý nó một cách chủ động”

1.1.3 Khái niệm “Quản lý thời gian”

Trong một nghiên cứu năm 2004, J.C Claessens, Wendelien van Eerde, Christel G Rutte và Robert A Roe đã định nghĩa QLTG là việc tổ chức thực hiện hành vi có hiệu quả trong việc sử dụng thời gian khi thực hiện các hoạt động có mục tiêu và định hướng nhất định [7, tr.255-276]

Tác giả Huỳnh Văn Sơn cho rằng hiểu một cách đơn giản, QLTG nghĩa

là biết hoạch định thời gian của mình đang có cho những mục tiêu và những

nhiệm vụ thật cụ thể QLTG không có nghĩa luôn tiết kiệm thời gian mà là biết làm chủ thời gian của mình khi đặt những khoảng thời gian mình đang có trong một kế hoạch thật cụ thể và chi tiết [4, tr.68]

Từ khái niệm quản lý, thời gian và tiếp thu các khái niệm khác được xác

lập Trong phạm vi đề tài này, Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách

những điều phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí thời gian

+ Quản lý thời gian cũng có thể hiểu là việc chia nhỏ các phần công việc cần làm rồi xếp chúng vào các khoản thời gian nhất định, phù hợp với nhịp sống hằng ngày của mỗi người

1.1.4 Khái niệm “Kỹ năng quản lý thời gian”

Tác giả Nguyễn Hữu Long định nghĩa KNQLTG là kỹ năng nhận định,

ước lượng và phân bố thời gian hợp lý cho từng công việc nhằm đạt hiệu quả

cao nhất và cân bằng cuộc sống của bản thân [2, tr.32]

Trong đề tài này, Kỹ năng quản lý thời gian có thể được hiểu là khả năng,

kinh nghiệm, mức độ thành thạo trong việc lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí thơi gian trong điều kiện và hoàn cảnh nhất định

+ Về cơ bản, kỹ năng quản lý thời gian cũng có thể hiểu là quản lý chính mình, cách chúng ta điều khiển những hành động sao cho hợp lý với kế hoạch

đã định sẵn, điều đó chính là bản chất ý nghĩa của kỹ năng đặc biệt này

Để đánh giá về việc quản lý thời gian hiệu quả, chúng ta không nên chỉ xét về tốc độ hoàn thành công việc, mà còn cần xét mức độ hiệu quả của chúng

- Yếu tố quan trọng hơn hết

- Quy trình quản lý thời gian là việc lựa chọn, sắp xếp các bước tiến hành quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn

1.2 Vai trò của quản lý thời gian hiệu quả

1.2.1.Giúp chúng ta chạy nhanh tới thành công

+ Để đi đến thành công nhanh nhất, ít tốn thời gian và công sức thì một

lộ trình rõ ràng là không thể thiếu Người có kế hoạch rõ ràng, khoa học sẽ đạt thành công nhanh hơn, tốt hơn so với những người không có kế hoạch Không

có kế hoạch, làm theo cảm tính khả năng gặp thất bại là rất lớn

+ Với một quy trình quản lý thời gian khoa học, chúng ta sẽ tự tin hơn khi thực hiện kế hoạch của mình Chúng ta sẽ cảm nhận được con đường bước tới thành công càng ngắn lại khi kế hoạch đang dần được hoàn thành, đạt được thành công từng bước

1.2.2 Giảm áp lực công việc

+ Khi công việc quá tải con người rất dễ rơi vào tình trạng mệt mỏi, chán nản Điều này sẽ làm giảm năng suất làm việc cũng như ảnh hưởng tới các quyết định của bản thân

+ Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn giảm áp lực công việc Khi các công việc được phân bổ thời gian hợp lý thì chúng ta sẽ không bị rơi vào tình trạng quá tải

1.2.3 Nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc

+ Người có khả năng quản lý thời gian tốt sẽ hoàn thành công việc một cách khoa học, đúng thời hạn với chất lượng tốt Ngược lại, người không biết quản lý thời gian, luôn làm việc theo cách “nước đến chân mới nhảy” thì luôn

ở trong tình trạng bất mãn, chạy đua với công việc làm cho kết quả đêm lại không đạt được như mong muốn

+ Tối ưu được thời gian làm việc cũng chính là tối ưu sức lao động của bản thân mình Chúng ta sẽ có công việc thoải mái hơn, dễ dàng và đem lại hiệu quả cao hơn Quản lý thời gian thông minh sẽ tạo nên điểm nhấn cho cá nhân, làm cho bản thân khác biệt với những người khác

1.2.4 Tạo sự cân bằng cho cuộc sống

+ Mỗi ngày chỉ có 24 giờ nhưng mỗi chúng ta phải sử dụng thời gian cho rất nhiều hoạt động với nhiều đối tượng khác nhau

+ Mất câng bằng cuộc sống trong một thời gian dài sẽ ảnh hưởng tiêu cực tới cuộc sống tinh thần của con người Mệt mỏi, stress liên tục sẽ tiêu diệt những năng lượng sẽ tiêu diệt những năng lượng tích cực của chúng ta

+ Con người không thể bỏ công việc, không thể bỏ gia đình, không thể

bỏ bản thân Làm việc nhưng cũng cần giải trí, nghỉ ngơi, tương tác với mọi người nhưng đôi lúc cũng cần khoảng thời gian riêng một mình Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống: giữa công việc, cuộc sống gia đình, cá nhân, làm việc và nghỉ ngơi,…

1.2.5 Hạn chế được các thói quen xấu của bản thân

+ Trì trệ, trì hoãn công việc là thói quen xấu Nó không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân bạn mà còn ảnh hưởng đến mọi người xung quanh Việc lên một thời gian biểu phù hợp, sẽ giúp bạn hạn chế các thói quen không tốt, biết nói

“không” với những công việc không cần thiết

+ Ngoài ra, quản lý tốt thời gian còn tạo động lực cho chúng ta làm những công việc lớn hơn

1.3 Quy trình của quản lý thời gian

1.3.1 Thiết lập và phân loại danh mục công việc

* Phân loại danh mục công việc:

- Công việc phục vụ nhu cầu cá nhân

- Công việc phục vụ cho học tập, công tác

- Công việc dành cho xã hội liên quan đến gia đình, sở thích

* Mục đích của bước này:

- Mô tả chi tiết và chính xác cách sử dụng thời gian

- Hạn chế thói quen dùng thời gian sai

- Đảm bảo một danh mục công việc khả thi

- Giúp công việc hoàn thành đúng hạn, tăng khả năng ước đinh thời gian

* Trong bước này gồm 4 bước nhỏ

- Bước 1 Lập danh mục công việc vào cuối ngày trước hoặc đầu ngày tiếp theo

- Bước 2 Ước lượng đúng số công việc có thể làm trong ngày

- Bước 3 Lựa chọn những việc ưu tiên hàng đầu làm trước và thời gian còn lại dành cho những việc ít ưu tiên hơn

- Bước 4 Linh hoạt trong việc thay đổi danh mục công việc khi cần thiết

1.3.2 Thiết lập mục tiêu phù hợp

* Vai trò của thiết lập mục tiêu phù hợp

- Tập trung giải quyết những công việc quan trọng, hạn chế tập trung vào những công việc không quan trọng, không phục vụ cho việc đạt được mục tiêu của cá nhân

- Giúp xác định các bước thực hiện hay giải pháp cụ thể khi tiên hành thực thi công việc

- Tạo động lực phấn đấu

- Tiết kiệm thời gian

- Giải quyết được vấn đề, đạt được hiệu quả cao, đạt được sự hài lòng giữa các thành viên trong nhóm hay tổ chức

* Trong bước này gồm có 4 bước nhỏ:

Bước 1 Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART

Bước 2 Định kì xem xét mục tiêu theo ba nhóm: Mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ, mục tiêu nên có

Bước 3 Định kì xem xét mục tiêu sao cho phù hợp (các mục tiêu này có thực tế không? Có còn phù hợp không? )

Bước 4 Phân chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ, cụ thể để xác định mức độ ưu tiên

1.3.3 Phân bổ thời gian và các nguồn lực

+ Chúng ta cần chắc chắn rằng phần lớn thời gian sẽ được dành cho những công việc quan trọng nhưng không cấp thiết

+ Đưa ra các tiêu chí quan trọng nhất đối với bản thân và liên quan nhiều nhất đến các mục tiêu

+ Sắp xếp các công việc theo những tiêu chí này

+ Sử dụng các công cụ thiết lập độ ưu tiên như: phương pháp eisenhover,

ma trận prioritization matrix…

1.3.4 Xây dựng kế hoạch hành động

Có thể kể đến một số công cụ sau:

* Lập kế hoạch sử dụng công cụ 5W2H( Why, What, Who, When, Where, How, How much):

Bước 1 Lập danh sách các công việc cần làm sử dụng công cụ 5W2H Bước 2 Quyết định trình tự giải quyết các công việc cần làm đó

Bước 3 Phân bổ thời gian và tính thời lượng cho từng công việc

Bước 4 Mô tả kết quả đạt được cho từng công việc

* Lập kế hoạch theo mô hình STARS

- Ghi lại suy nghĩ, hành động của mình

- Tận dụng thời gian chế để làm một số việc

- Tạo cho mình tính kỉ luật và thói quen

- Loại bỏ thói quen xấu bằng các thói quen tốt

- Học cách nói “không”

- Từ bỏ tư tưởng trì hoãn

1.3.5 Triển khai thực hiện kế hoạch

Sau khi đã xây dựng được quy trình quản lý thời gian hoàn chỉnh thì đưa tiến hành thực hiện theo kế hoạch mà đã xây dựng theo quy trình quản lý thời gian

Kế hoạch này cần thực hiện nghiêm túc, theo kế hoạch đã định để có thể đạt được hiệu quả

1.3.6 Đánh giá

Trong quá trình thực hiện quy trình quản lý thời gian cần thực hiện đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý, đồng thời rút kinh nghiệm, đánh giá các ưu điểm, hạn chế của quy trình Từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình được tốt hơn

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý thời gian

1.4.1 Yếu tố chủ quan

- Sức khỏe, tình cảm của bản thân: Yếu tố sức khỏe luôn tác động ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian của mỗi người, sức khỏe là nền tảng để có thể thực hiện được các công việc, tuy nhiên sức khỏe không bảo đảm sẽ không thể thực hiện được công việc, từ đó làm chậm tiến độ hoàn thành công việc, quản

lý thời gian không hiệu quả Sức khỏe tốt cũng có thể đẩy nhanh tốc độ hoàn thành công việc, chất lượng công việc hiệu quả

+ Tình cảm của bản thân cũng tác động đến hiệu quả quản lý thời gian, tình cảm tốt, chất lượng hoàn thành công việc nhanh hơn Tuy nhiên tình cảm không tốt ảnh hưởng đến chất lượng công việc, hiệu quả quản lý thời gian

- Cách tư duy, sự kiên nhẫn:

+ Cách tư duy của mỗi người là khác nhau, tư duy tốt thì hiệu quả quản

lý thời gian nhanh hơn, xử lý công việc cũng nhanh hơn và ngược lại, tư duy không tốt thì mức độ hoàn thành công việc cũng chậm hơn Chính vì thế mà cách tư duy tác động trực tiếp tới hiệu quả quản lý thời gian

+ Công việc có thể hoàn thành được hay không, có đúng tiến độ hay không phụ thuộc vào sự kiên nhẫn của mỗi người Nhiều người không có sự kiên nhẫn không thể thực hiện được theo kế hoạch đã đề ra và ngược lại

- Thời gian chưa phù hợp để bị phân tâm bởi các yếu tố, gây xao nhãng, trì hoãn, làm nhiều việc cùng một lúc: Đây cũng là yếu tố tác động trực tiếp tới hiệu quả quản lý thời gian Nếu bị phân tâm, xao nhãng thì khó có thể hoàn thành mục tiêu đúng hạn Hoặc làm quá nhiều việc cùng một lúc chất lượng hoạt động cũng không cao, điều đó ảnh hưởng đến hoạt động quản lý thời gian

1.4.2 Yếu tố khách quan

- Công cụ và tiện ích để quản lý thời gian: Đây là yếu tố tác động đến quá trình thực hiện các công việc, công cụ là yếu tố cần thiết để thực hiện các công việc, nếu như thiếu công cụ hoặc công cụ không bảo đảm sẽ tác động trực tiếp tới hiệu quả thực hiện công việc và ngược lại Những tiện ích cũng là yếu

tố tác động đến quá trình thực hiện công việc, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý thời gian

- Yếu tố gây ra xao nhãng, phân tâm: Đó là sự tác động của các yếu tố ngoài môi trường như kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa,…tác động trực tiếp tới chủ thể thực hiện các công việc, điều đó gây xao nhãng, phân tâm ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý thời gian Trong môi trường đầy biến động thì các yếu

tố này tác động mạnh mẽ đến sự hoàn thành công việc theo kế hoạch, có thể làm chậm hoặc nhanh hơn, tuy nhiên đều ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành các công việc

1.5 Một số mô hình quản lý thời gian hiệu quả

1.5.1 Nguyên tắc SMART

Nguyên tắc này được Peter Drucker, cha đẻ của quản lý hiện đại đưa ra,

nó thuộc thể loại quản lý theo mục tiêu, ban đầu nó hướng đến các doanh nghiệp

và tổ chức, sau đó được mở rộng sang áp dụng trong tự quản cá nhân

S là viết tắt của Specific (cụ thể), hãy nghĩ xem liệu kế hoạch hành động của bạn có đủ rõ ràng để đạt được mục tiêu không?

M là viết tắt của Measurable (có thể đo lường), hãy nghĩ xem nên dùng cái gì để đo lường xem mục tiêu có thể thành hiện thực hay không? Nói cách khác, mục tiêu của bạn tốt nhất nên là có thể dự đoán được và khách quan, thay

vì chỉ chủ quan từ phía bạn

A là viết tắt của Achievable (có thể thành hiện thực), mức độ khả thi khi nghĩ về mục tiêu?

R là viết tắt của Relevant (tính tương quan), suy nghĩ về việc liệu mục tiêu có liên quan đến các mục tiêu khác hay không

T là viết tắt của Time-related (Thời gian thực hiện), lên kế hoạch về một dòng thời gian, khi nào bắt đầu? Khi nào kết thúc? Giai đoạn nào lại là nút thắt quan trọng của kế hoạch?

Một mục tiêu tiêu chuẩn cần đáp ứng được 5 yếu tố trên

1.5.2 Nhật kí phong cách Cửu cung (9 ô vuông)

Phương pháp này tới từ một tác gia người Nhật Bản Satoh Den, ông chia một ngày của mình ra làm 9 ô vuông, 1 ô vuông ở giữa sẽ viết ngày tháng, thời tiết, 8 ô vuông còn lại sẽ viết về mục tiêu và kế hoạch DIY của mình

1.5.3 Mô hình PDCA

Mô hình này được đề xuất lần đầu tiên bởi Tiến sĩ Walter Andrew Shewhart, một chuyên gia về quản lý chất lượng tại Hoa Kỳ, chúng là các chữ cái đầu tiên của bốn từ Plan, Do, Check và Action, tương ứng với mục tiêu, thực hiện, kiểm tra và sửa chữa

Làm bất cứ chuyện gì, chúng ta cũng cần có cho mình một kế hoạch (P), sau đó đi thực hiện (D), đồng thời kiểm tra xem có vấn đề xảy ra trong quá trình chấp hành hay không (C)