Quản trị văn phòng tổ chức công tác thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TẬP NHÓM Môn Quản trị Văn phòng Đề tài Nghiệp vụ văn phòng cơ bản Lớp tín chỉ Quản trị Văn phòng (116) 3 Nhóm sinh viên thực hiện 1 Đỗ Thu Phương 2 Nguyễn Ngọc Mai 3 Nguyễn Minh Quang 4 Nguyễn Đình Dưỡng 5 Vũ Thuỳ Linh 6 Nguyễn Phương Anh 7 Nguyễn Quỳnh Hoa 8 Đào Ngọc Thanh – nhóm trưởng 9 Đào Ngọc Thanh – nhóm trưởng Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Thị Phương Hiền Hà Nội 2016 Phân công công việc Nhóm mình sẽ làm về Tổ chức công tác thông.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-BÀI TẬP NHÓM

Môn: Quản trị Văn phòng

Đề tài: Nghiệp vụ văn phòng cơ bản

Lớp tín chỉ: Quản trị Văn phòng (116) _3

Nhóm sinh viên thực hiện:

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Phương Hiền

6. Nguyễn Phương Anh

7. Nguyễn Quỳnh Hoa

8. Đào Ngọc Thanh – nhóm trưởng

9. Đào Ngọc Thanh – nhóm trưởng

Phân công công việc

Nhóm mình sẽ làm về: Tổ chức công tác thông tin vì:

giáo trình viết: thông tin như một mạch máu của cơ quan đơn vị, nó là thứ keo đặc biệt để gắn kết các bộ phận của tổ chức lại với nhau những hoạt động này hợp tác với nhau nhờ có thông tin

có 7 nghiệp vụ, nhóm có 8 người nhưng 1 người thì chưa join nhóm, mỗi 1 bạn sẽ làm 1 nghiệp vụ nhưng chỉ tóm tắt thôi cụ thể như sau:

Đào Ngọc Thanh - chương 4 - Tổ chức công tác thông tin

chị Đỗ Thu Phương - chương 5 - Quản lý thời gian làm việc

bạn Vũ Ngọc Mai làm chương 6 phần 1,2,3,4,5 của chương 6

bạn Nguyễn Minh Quang làm chương 7 và chương 8

bạn Nguyễn Đình Dưỡng làm chương 9

bạn Vũ Thuỳ Linh làm chương 10 và phần 6,7 của chương 6

bạn Nguyễn Phương Anh làm chương 11 phần 1,2

bạn Nguyễn Quỳnh Hoa làm chương 11 phần 3,4

các bạn tóm tắt ngắn gọn ý chính vậy nên mọi người sẽ tự làm silde của mình và đăng lên nhóm nhóm trưởng tổng hợp

Chương 4: Tổ chức công tác thông tin.

Thế nào là thông tin?

Các cách phân loại thông tin trong văn phòng

Các nguyên tắc và quy trình tổ chức thông tin

I. Thế nào là thông tin, thông tin là gì, vai trò của thông tin

Theo giáo trình “quản trị văn phòng” trường ĐH KTQD thì

Hiểu một cách chung nhất thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận Tuy nhiên thông tin là một khái niệm được sử dụng trong nhiều lĩnh

vực, tuỳ thuộc và từng lĩnh vực nghiên cứu mà người ta đưa ra những quan niệmkhác nhau về thông tin

Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường.

Ngoài ra: thông tin là một nội dung những trao đổi giữa 2 hay nhiều người trở lên có mối liên hệ lẫn nhau theo một phạm trù nào đó để với một mục đích nào đó được thích nghi giữa con người

Và: thông tin có thể làm thay đổi kiến thức, nhận thức của con người thông qua văn bản, thông tư sách báo hoặc luồng truyền thông tin qua phương tiện như loa đài ti vi, vô tuyến.

Vậy thông tin là sự phản ánh sự vật hiện tượng của thế giới quan các hoạt động xã hội trong đời sống xã hội của con người Con người cảm nhận và làm tăng hiểu biết của mình và tiến hành thực hiện những hoạt động có ích cho bản thân, cộng đồng xã hội (loại bỏ thông tin mang tính tiêu cực).

Để thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp thì bộ phận VP phải có thông tin,

đó là những thông được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là cần thiết, kịp thời

và có ích cho toàn bộ công tác và được đánh giá bởi trình độ nhà quản lý và nhânviên có trách nhiệm

Vai trò của thông tin

Thông tin được coi như là:

 Tài nguyên của công ty

 tạo ra lợi thế cạnh tranh

 thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức

 thông tin là cơ sở để các nhà quản trị ban hành các quyết định đúng đắn

 thông tin là phương tiện để gắn hoạt động của mỗi cơ quan đơn vị với môi trường bên ngoài

 thông tin là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý.

II. Cách phân loại thông tin trong văn phòng

1. Căn cứ và cấp quản lý

- Thông tin xuống dưới (từ trên xuống)

- Thông tin từ dưới lên

- Thông tin ngang

- Thông tin chéo

Thông tin từ trên xuống: là những thông tin gửi từ cấp cao hơn xuống cấpthấp hơn theo hệ thống có phân cấp Các loại hình thông tin thường được sử dụngđối với loại thông tin này là văn bản, các bài phát biểu, trao đổi

Loại thông tin này thường bị mất mát hay bị bóp méo khi được truyền quanhiều cấp khác nhau - Do đó cần phải có thông tin phản hồi để kiểm tra xemthông tin đó có đến đúng đối tượng một cách đầy đủ hay không

Thông tin từ dưới lên (lên trên): là thông tin gủi từ cấp dưới lên cấp trên theo

hệ thống tổ chức Các loại hình văn bản là văn bản hành chính chuyên loại, hộinghị, tư vấn, hệ thống góp ý, thăm dò ý kiến Dùng thông tin này rất có thể bị cảntrở bởi cấp trung gian. - Do đó cần tạo ra môi trường để cấp dưới được tự dothông tin đầy đủ lên cấp trên

Thông tin ngang: gồm những cá nhân bộ phận ngang cấp với nhau mà giữa

họ không có những mối quan hệ trực tiếp mà chỉ là mối quan hệ phối hợp cùnggiúp thủ trưởng tổ chức và hoàn thành công việc do bộ phận mình phụ trách Cácloại thông tin được sử dụng là các loại văn bản, các bài phát biểu trao đổi, hội nghị

Các thông tin này được sử dụng để đẩy nhanh dòng thông tin cải thiện tựhiểu biết, phối hợp hoạt động để đạt được mục tiêu của tổ chức

Thông tin chéo: thông tin giữa các bộ phận cá nhân nhiều cấp khác nhau mà

họ không có mối quan hệ báo cáo (trực tiếp) giống như thông tin ngang loại thôngtin này phong phú và nhanh nhạy nhưng rất có thể gây hậu quả xấu như làm lantruyền những thông tin không chính xác

2. Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động

- Thông tin môi trường vĩ mô

- Thông tin môi trường ngành

- Thông tin trong nội bộ

Thông tin môi trường vĩ mô: thông tin tác động lên toàn bộ nền kinh tế quốcgia bao gồm: thông tin chính trị - pháp luật, thông tin kinh tế, thông tin văn hoá –

xã hội, thông tin khoa học – kỹ thuật, thông tin tự nhiên – môi trường

Thông tin môi trường ngành: thông tin đã và đang diễn ra trong một lĩnh vựchoạt động cụ thể

Thông tin nội bộ: cung cấp hoạt động thực trạng nhiều mặt mạnh, mặt yếucủa từng cơ quan, đơn vị về con người nề nếp tổ chức tài chính

3. Căn cứ vào tính chất đặc điểm sử dụng

- Thông tin tra cứu

- Thông tin thông báo

Thông tin tra cứu: những thông tin mang đến cho người nhận những nộidung mang tính chất quy ước, những căn cứu để ra quyết định như: văn bản quyphạm pháp luật, các phát minh, sáng chế của các nhà khoa học

Thông tin thông báo: các thông tin mang đến cho người tiếp nhận sự xácnhận, biểu hiện về một vấn đề nào đó (văn hoá, kinh tế, xã hội) để chủ động đềxuất các biện pháp quản lý có hiệu quả

4. Căn cứ vào tính chất pháp lý

- Thông tin chính thức

- Thông tin không chính thức

Thông tin chính thức: là các chỉ thị mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống bằng văn bản hoặc các cuộc họp, điện thoại, hoặc thông tin chính thức từ dưới lên như:

thư góp ý, đơn khiếu nại, đề nghị, hoặc thông tin ngang để mở rộng phạm vi thôngtin sang các bộ phận để phối hợp với các phòng ban ví sụ như Phòng Hành chính –

nhân sự với phòng Kỹ thuật trao đổi thông tin về lịch liên hoan chào mừng ngày20/10 - thông tin này được công nhận một cách chính thức trong tổ chức.

Thông tin không chính thức: là những thông tin được truyền không qua các kênh

chính thức đó chính là dư luận, lời đồn đại, đoán không có hệ thống, dư luận làmột dạng đặc trưng của loại thông tin này, tin tức được lan truyền nhanh chóng và

có thể sử dụng không tốt do mục đích cá nhân và thậm chí có thể vượt qua đượctầm kiểm soát của tổ chức - do đó cần phổ biến càng nhiều thông tin qua cáckênh chính thức càng tốt

5 Căn cứ vào hình thức truyền đạt (loại hình thông tin)

thông tin bằng văn bản

Đây là loại hình thông tin cung cấp chứng cứ pháp lý, các tài liệu tham khảo với độchính xác cao, thông tin này không cung cấp sự phản hồi ngay lập tức đồng thời cóthể tạo ra hàng đống giấy tờ hoặc tạo ra những văn bản kém chất lượng

thông tin bằng lời

Được thực hiện thông qua các cuộc họp, cuộc trao đồi, điện thoại…ưu điểm củaloại thông tin này là đem lại một sự trao đổi thông tin nhanh chóng và sự phản hồingay lập tức, tuy nhiên có nhược điểm là đôi khi tốn thời gian, hiệu quả thấp hoặcthiếu chính xác

thông tin qua mạng internet

Với sự ra đời của máy vi tính và sự phát triển của khoa học ký thuật, loại hìnhthông tin này đang khẳng định vị trí quan trọng của nó trong xã hội

thông tin không lời, thông tin qua nét mặt, cử chỉ…

Đó là những thông tin liên lạc bằng nhiều cách khác nhau như nét mặt, cử chỉ …được hình thành, biến đổi tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể về không gian, thời gian,tâm lý tình cảm của người trao đổi thông tin Thông tin không lời nhằm hỗ trợthông tin bằng lời để nâng cao hiệu quả thông tin

6 Phân loại theo thời gian

Thông tin quá khứ: là những thông tin phản ánh sự vật hiện tượng xảy ra trong quákhức, những thông tin này được dùng làm cơ sở để xây dựng kế hoạch để đánh giá

sự phát triển của sự vật hiện tượng

Thông tin hiện tại: phản ánh kết quả hoạt động và sự phát triển của tổ chức tại thờiđiểm hiện tại, đây là những tin tức nóng hổi mà các nhà quản trị cần thu thập

Thông tin tương lai: đó là các dự báo, dự đoán trong tương lai trên cơ sở nhữngthông tin trong quá khứ và hiện tại, các yếu tố ảnh hưởng đến sự vật, hiện tượng.Thông tin này giúp cho các nhà quản trị nhận biết những thuận lợi và khó khăntrong tương lai và trước mắt, từ đó có quyết định sao cho phù hợp

III Tổ chức công tác thông tin

1 Yêu cầu khi tổ chức công tác thông tin

Thông tin phải phù hợp: thông tin rất phong phú, phức tạp và được tạo ra từ nhiềunguồn, nhiều loại hình khác nhau, do đó cần đảm bảo sự phù hợp của các thông tinvới từng công việc của cơ quan, tổ chức

Đảm bảo tính chính xác: thông tin là chất liệu để các nhà quản lý phân tích, đánhgiá tình hình do đó phải đảm bảo tính chính xác, nếu thông tin sai lệch sẽ làm chokết quả phân tích không chính xác từ đó quyết định có thể sai lầm, gây hậu quảxấu

Đảm bảo tính đầy đủ: thông tin đầy đủ mô tả trọn vẹn được sự vật, hiện tượng, quátrình, nếu thông tin không đầy đủ sẽ làm cho nhà quản lý nhận biết sai hiện tượng,

sự vật

Đảm bảo tính kịp thời: thông tin không kịp thời sẽ không có giá trị trong việc raquyết định nhất là trong thời đại ngày này các đơn vị đều chạy đua để tìm kiếmthông tin thì tính kịp thời lại càng quan trọng

Đảo bảo tính hệ thống, tổng hợp: thông tin không chỉ đòi hỏi đầy đủ về lượng màcòn phải được xây dựng theo hệ thống có logic, cung cấp thông tin có hệ thốngmang tính tổng hợp giúp cho nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian và chi phí

Thông tin cần đơn giản, dễ hiểu: thông tin cần phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng, rànhmạch, dễ nhớ, trong trường hợp sử dụng các thông tin chuyên ngành, chuyên môn

kỹ thuật cần phải giải thích rõ ràng, ghi chú đầy đủ

Thông tin cần đảm bảo yêu cầu bí mật: đối với những thông tin thuộc phạm vi bímật thì cần phải thực hiện đầy đủ các quy trình về bảo mật của thông tin trongcông tác thông tin

Đảm bảo tính hiệu quả: việc trang bị máy móc thiết bị hiện đại cho công tác thôngtin phải được cân nhắc giữa nhu cầu với kỹ năng sử dụng, giữa kết quả mang lại vàchi phí bỏ ra để tránh lãng phí

2 Quy trình tổ chức công tác thông tin

bước 1: xác định nhu cầu thông tin

Chúng ta cần xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần được thu thập Đây làvấn đề cốt yếu trong công tác thông tin vì nó là cơ sở xây dựng hệ thống thông tinnội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp choviệc ra quyết định thông tin Để xác định nhu cầu thông tin cần căn cứ vào chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, bộ phận, từng cấp và nội dung từngcông việc, từng quyết định

bước 2: xây dựng và tổ chức nguồn thông tin

Có rất nhiều nguồn thông tin khác nhau như: thông tin từ cấp trên xuống cấp dướivới các dạng văn bản, thông tin từ cấp dưới gửi lên là các bản báo cáo tờ trình kiếnnghị, thông tin từ các cơ quan khác như Nhà nước Đảng uỷ đoàn thể mang tínhchất giao dịch, phối hợp công việc, thông tin từ các cơ quan nghiên cứu khoa họccác kho lưu trữ, các thư viện, thông tin từ các trang báo tạp chí trong và ngoàinước, thông tin từ dư luận xã hội như đơn thư lời đồn đại của dân chúng…

Việc xây dựng và tổ chức nguồn thông tin là việc lựa chọn các nguồn thông tin saocho phù hợp để từ đó chọn lựa cung cấp thông tin cho các nguồn sao cho phù hợp.Đối với nguồn thông tin sơ cấp: chúng ta dùng phương pháp chọn mẫu hay quansát hay thực nghiệm hay phỏng vấn để có được các kết quả từ cuộc nghiên cứu,khảo sát, điều tra

Đối với nguồn thông tin thứ cấp: đây là những thông tin đã được thu thập và xử lý

và cung cấp

bước 3: thu thập thông tin

Cần xác định các mô hình thu thập thông tin là xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụcho từng bộ phận, cá nhân trong đó trách nhiệm chủ yếu là các bộ phận, chức năng

và văn phòng

bước 4: phân tích xử lý thông tin

Đây là công việc đòi hỏi nhà quản trị viên phải sử dụng sự hiểu biết của mình đểphân tích đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận để sản xuất ra cácthông tin đầu ra cung cấp cho các cán bộ lãnh đạo, yêu cầu bước này là phải tổnghợp được tình hình phản ánh đúng bản chất của sự vật, sự việc, cần kiểm tra tínhchính xác, hợp lý của tài liệu, điều này đòi hỏi người quản trị cần có năng lực trình

độ vừa phải có tinh thần trách nhiệm cao

bước 5: cung cấp phổ biến thông tin

Sau khi được phân tích thì các thông tin cần phải phổ biến nhanh chóng kịp thờiđến các đối tượng cần thiết thông qua các hình thức thích hợp

bước 6: lưu trữ bảo quản thông tin

Thông tin không chỉ có một lần hoặc một vài lần sử dụng mà cần được lưu trữ theocác phương pháp khoa học và các yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ bảo quản thông tin

3 Hoàn thiện hệ thống thông tin trong các cơ quan đơn vị

- thiết lập kênh thông tin rõ ràng

- sử dụng nhiều kênh thông tin

- tăng cường thông tin phản hồi

- đảm bảo thông tin đúng lúc

- sử dụng ngôn ngữ đơn giản

- đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho hoạt động thông tin

- đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên

4 Quản trị thông tin

Quản trị thông tin là việc mà tổ chức xác định sử dụng các phương thức để lập kếhoạch, tập hợp, tạo mới, sử dụng và phổ biến cũng như loại bỏ một cách hiệu quảcác thông tin của tổ chức đó.

Nội dung quản trị thông tin

- quản trị nguồn thông tin

 ví dụ như nhà quản trị cần nắm rõ nguồn cung cấp thông tin, thông tin

đó đến từ đâu, nơi nào cung cấp đầy đủ, chính xác kịp thời nguồnthông tin đó…

- quản trị tiêu chuẩn thông tin và xây dựng các chính sách

 ví dụ như tiêu chuẩn xây dựng thông tin là đúng, chính xác, kịp thời,ngắn gọn, dễ hiểu, mỗi loại thông tin cần được quy định xử lý như thếnào? phân loại thông tin thường với thông tin mật…thông tin khẩn

- quản trị xử lý thông tin

 ví dụ như nhà quản trị cần xác định được rõ thông tin này cần cho bộphận nào, khách hàng nào, cấp quản lý nào, đơn vị nào tiếp nhận và

xử lý thông tin đó, phản hồi, đối chiếu và theo dõi tiến độ xử lý thôngtin đó ra làm sao

- quản trị công nghệ thông tin

 đây chính là một phần tham gia vào của công nghệ thông tin đó chính

là máy tính trang thiết bị điện tử, vi xử lý, bảo mật, mật mã thông tin,

mã hoá thông tin, công nghệ không chỉ giúp cập nhật thông tin, tracứu tìm kiếm mà còn giúp cho đơn vị công tác quản lý thông tin hiệnđại và bắt nhịp với nhịp sống số công nghệ hơn

Chương 5 – Quản lý thời gian

I. Hoạch định công việc hành chính văn phòng

1. Tầm quan trọng của hoạch định

Giảm tối thiểu lãng phí lao động , thời gian , tiền bạc , tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp và giẫm chân lên nhau , giúp người làm việc thấy

rõ mục tiêu , hướng đi cụ thể

2. Khái niệm hoạch định

Là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động : xác định mục tiêu cho tương lai và phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu

đó

3. Hoạch định hành chính văn phòng

Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập thông tin , xử lý thông tin ,

sử dụng chúng và phát triển các bước hành động

Quản trị viên cấp cao Hoạch định chiến lược

Quản trị viên cấp trung

Quản trị viên thừa hành Hoạch định tác nghiệp

Nhân viên HCVP và thư ký Hoạch định HCVP

4. Phân loại hoạch định :

-Hoạch định chiến lược : là các kế hoạch tổng quát , tính chất dài hạn ( do quản trị viên cấp cao thực hiện ) , thời gian thực hiện : trên 5 năm-Hoạch định chiến thuật : Là các kế hoạch cho các bộ phận chuyên môn( bộ phận sản xuất , kinh doanh …), tính chất trung hạn ( do cấp quản trị viên cấp trung thực hiện ), thời gian thực hiện : trên 1 năm dưới 5 năm

-Hoạch đinh tác vụ/ tác nghiệp : Là các kế hoạch cụ thể của mọi hoạt động sản xuất , kinh doanh – dịch vụ Trong đó hoạch định HCVP – doquản trị viên cơ sở thực hiện , thời gian thực hiện : dưới 1 năm

5. Các căn cứ để hoạch định :

- Chủ trương , đường lối , chính sách của Đảng , nhà nước các quyết định của cấp trên trực tiếp

- Chương trình , kế hoạch dài hạn , trung hạn , ngắn hạn của cơ quan , doanh nghiệp

- Chức năng , nhiệm vụ của cơ quan , doanh nghiệp

- Tình hình thực tế của từng giai đoạn và xu thế phát triển của thời đại

6. Các công cụ hoach định hành chính văn phòng

Công cụ hoạc định hành chính văn phòng gồm các dự án lớn và dự án nhỏ khác nhau Nhưng một số công cụ ai cũng phải thực hiện để lên kế hoạch và lịch công tác hàng ngày đó là :

+ lịch thời gian biểu công tác

Bảng danh sách các việc làm phải làm hôm nay

Công việc phải thực

hiện Hôm nay Kết quả

II Quản lý thời gian làm việc

1. Tổng quan về quản trị thời gian

Quản lý thời gian là một tiến trình hoạch định , tổ chức , kiểm soát quỹ thời gian vô giá của mình một cách có hiệu quả

Nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài sản , nó vô giá và không lấy lại được

2. Ba vấn đề cơ bản cần giải quyết của quản trị viên , nhân viên văn phòng

a. Tự mỗi nhân viên sắp xếp bố trí công việc của mình sao cho làm việc nhiều nhất , có hiệu quả cao nhất trong ngày

+ nâng cao khả năng hoàn thành nhiệm vụ

+ Nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc

+ Giảm đến mức thấp nhất tình trạng căng thẳng , tránh mệt mỏi+ Tạo thời gian rảnh cho cá nhân và sử dụng hiệu quả điều đó+ Tránh những việc gây lãng phí thời gian

b. Lên lịch làm việc

-Lịch làm việc của lãnh đạo

-Lịch làm việc của văn phòng

-Lịch làm việc của cá nhân

c. Chánh văn phòng,phó chánh văn phòng phải điều hành ngày làm việc từ bắt đầu đến kết thức ngày làm việc sao cho trôi chảy hiệu quả

3. Các biện pháp quản trị thời gian

-Sử dụng các công cụ hoạch định thời gian biểu

- Tiết kiệm thời gian trong thư tín

- Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm

- Tiết kiệm thời gian tiếp khách

- Tiết kiệm thời gian hội họp …

Vd: Tiết kiệm thời gian trong thư tín

Theo thống kê thì cán bộ cao cấp mỗi ngày đã bỏ ra 2-3 giờ để đọc

và trả lời thư từ , điều này gây mất thời gian trên công ty Để tiết kiệm thời gian nên tập trung toàn bộ thư mang về nhà đọc hoặc tranh thủ lúc đi máy bay , ngồi xe xô tô , để trả lời tin nhắn gắn gọn

rõ ràng

Chương 9 – Công tác văn thư

I. Khái quát chung về công tác văn thư

1.Khái niệm công tác văn thư

Theo nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của chính phủ về công tácvăn thư thì công tác văn thư gồm các công việc soạn thảo , ban hành văn bản ,

quản lý văn bản và tài liệu khác nhau hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan , tổ chức , quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

2 Ý nghĩa của công tác văn thư

- Cung cấp kịp thời , đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành

- Có chức năng truyền đạt phổ biến thông tin bằng văn bản

- Giải quyết công việc của tổ chức một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất,chất lượng ,… hạn chế quan liêu giấy tờ

- Đảm bảo giữ lại đầy đủ các chứng từ,hồ sơ,tài liệu về mọi hoạt động của tổchức , tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ

3 Yêu cầu của công tác văn thư

- Nhanh chóng

- Chính xác

- Bí mật

- Hiện đại

II Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư

A. Quy trình quản lý văn bản đến

1. Khái niệm văn bản đến

Tất cả các loại văn bản , bao gồm văn bản qui phạm pháp luật , văn bản hànhchính , văn bản chuyên ngành ( cả Fax,văn bản mật , văn bản qua mạng ) ,đơn thư ,…

2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến

- Đều phải tập trung ở bộ phận văn thư của cơ quan , tổ chức

- Phải được tổ chức , giải quyết kịp thời , chính xác và thống nhất

- Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải có người có trách nhiệm mớiđược bóc và xử lý

- Văn bản chỉ mức độ khẩn cấp phải được đăng ký, trình và chuyển giaongay sau khi tiếp nhận

3. Quản lý văn bản đến

B1- Tiếp nhận , đăng ký văn bản đến

B2- Trình và chuyển giao văn bản đến

B3- Giải quyết và theo dõi , đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

B. Quy trình quản lý văn bản đi

1. Khái niệm văn bản di

Tất cả các loại văn bản , bao gồm văn bản qui phạm pháp luật , văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản , văn bản lưu chuyển, văn bản mật ) do cơ quan , tổ chức phát hành

2. Nguyên tắc văn bản đi

-Phải tập trung ở bộ phận văn thư của cơ quan

-Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửiđi

-Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phátngay sau khi văn bản được ký

3 Quản lý văn bản đi

B1- Kiểm tra thể thức , hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi sổ và ngày ,tháng của văn bản

B2-Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn , mật

B3- Đăng ký văn bản đi

B4- Làm thủ tục , chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

B5- Lưu văn bản đi

C. Quản lý văn bản mật

1. Yêu cầu

-Xác định đúng đắn mức độ mật , tối mật , tuyệt mật trong các văn bản

-Thực hiện đúng đắn các quy định phổ biến , lưu hành , tìm hiểu , sử dụng ,vận chuyển ,giao nhận , tiêu hủy tài liệu mật

-Thực hiện đúng các quy định về báo cáo , thống kê , kiểm tra việc quản lýtài liệu mật theo qui định của nhà nước , thực hiện khen thưởng , kỷ luật kịpthời

2 Gửi tài liệu mật đi

- Vào sổ “ tài liệu mật đi “ riêng để theo dõi

- Lập phiếu gửi và kèm theo với tài liệu

- Làm bì

- Giao nhận tài liệu mật

- Vận chuyển tài liệu mật

D Quản lý và sử dụng con dấu

1 Khái niệm con dấu

Là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản Dấuthể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước ( Điều 1-nghi định số 58/2001/NĐ-CP )

2. Sử dụng các loại dấu trong cơ quan

- Dấu nổi : Đóng giáp lai vào ảnh trong các văn bản

- Dấu chìm : dùng trong trường hợp đặc biệt

- Dấu chỉ mức độ mật (hỏa tốc , thượng khẩn …)

- Dấu chỉ mức độ khẩn ( tài liệu thu hồi , tuyệt mật …)

3. Nguyên tắc đóng dấu

- Chỉ đóng lên văn bản , giấy tờ khi có chữ ký cấp trên có thẩm quyền

- Đóng rõ ràng , ngay ngắn lên từ 1/3 đến ¼ chữ ký về phía bên trái

- Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng

- Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và banhành

- Đối với cơ quan nhà nước không đóng dấu vào ngoài giờ hành chính

4. Mẫu con dấu các độ mật và độ khẩn

- Độ mật : mật , tối mật , tuyệt mật , tài liệu bí mật nhà nước ,

- Độ khẩn : khẩn , thượng khẩn , hỏa tốc ,

5. Bảo quản con dấu

- Quản lý chặt chẽ , bảo quản trong tủ sắt có khóa chắc chắn ,do một ngườichịu trách nhiệm giữ , không cọ rửa dấu , …

III.Công tác lập hồ sơ

A. Những vấn đề chung

1. Khái niệm hồ sơ

Là một tập ( hoặc một ) văn bản , tài liệu có liên quan với nhau nhằm phảnánh một vấn đề , một sự việc , một đối tượng cụ thể

2. Các loại hồ sơ

+ Hồ sơ công vụ

+ Hồ sơ nguyên tắc

+ Hồ sơ trình duyệt

+ Hồ sơ nhân sự

3. Vai trò công tác lập hồ sơ

- Là khâu cuối của công tác văn thư

- Góp phần giữ bí mật thông tin

- Hạn chế bỏ sốt văn bản có giá trị , loại bỏ công văn giấy tờ vô dụng

4. Yêu cầu công tác lập hồ sơ

- Phản ánh đúng chức năng , nhiệm vụ của cơ quan

- Giá trị văn bản tương đối đồng đều

- Văn bản có quan hệ logic

- Hồ sơ phải được biên mục

- Thuận lợi cho bảo quản sử dụng

B1- Xác định loại danh mục hồ sơ

B2- Xây dựng đề cương phân loại

B3- Dự kiến tiêu đề hồ sơ

B4- Đặt ký hiệu hồ sơ

B5 – Người lập hồ sơ

B6- Thời hạn bảo quản

C.Lập hồ sơ công việc

1 Khái niệm

Là tập hợp các hồ sơ phản ánh quá trình nghiên cứu theo giõi , giải quyết côngviệc hàng ngày của mỗi cán bộ văn phòng

2.Các bước lập hồ sơ

B1- mở hồ sơ

B2- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ

B3- Sắp xếp thứ tự văn bản trong hồ sơ

B4-Biên mục hồ sơ

B5- Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

IV Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

1. Một số hạn chế về việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Theo điều 11 pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 4/4/2001 qui định : “ tài liệuvăn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được gia nộp vào lưutrữ hiện hành của cơ quan , tổ chức đó theo thời gian hạn quy định tại khoản

1, điều 14 của pháp lệnh này “

- Theo điều 23 nghị định số 42/CP ngày 28/9/1963 : “ cuối mỗi năm cán bộnhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tácchuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văngiấy tờ phải kiểm điểm lại các hồ sơ tài liệu mình đang nắm giữ , đem nộpcho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan hồ sơ tài liệu các việc đã xong

và danh sách những hồ sơ, tài liệu đang giữ lại để theo dõi , nghiên cứu tiếp

- Về thời hạn giao nộp theo Điều 14 của pháp lênh lưu trữ nêu rõ : “ Sau mộtnăm , kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tàiliệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành “

2. Yêu cầu nộp hồ sơ vào cơ quan lưu trữ

- Hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ phải được sắp xếp thành hồ sơ

- Hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ phải thông qua việc chọn lựa xác định giátrị

- Hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ cần được tiến hành theo kế hoạch , giaonộp dứt điểm , trọn vẹn của từng đơn vị, theo năm, đảm bảo thủ tục thống kêgiao nhận chặt chẽ

Chương 11: Soạn thảo văn bản quản lý (phần 1, 2)

Phần 1: Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước

1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước

1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là một phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữhay một ký hiệu nhất định

1.2 Khái niệm văn bản quản lý

Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành, sử dụng trong hoạt độngquản lý lãnh đạo

1.3 Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước

Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin quản lý thành văn do các cơquan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục trình tự nhất định nhằm điềuchỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính qua lại giữa các cơ quan Nhà nước vớinhau, giữa các cơ quan Nhà nước với các tổ chức, các cá nhân (các cơ qua Nhà

nước là: các cơ quan, đoàn thể các tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị quân đội doNhà nước thành lập).

Văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh mang tính quyền lựcNhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi Nhànước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức

2. Đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước

- Thứ nhất, văn bản quản lý Nhà nước được ban hành bởi các cơ quan của Nhànước, dưới danh nghĩa cơ quan hoặc người đứng đầu cơ quan

- Thứ hai, văn bản quản lý Nhà nước là phương tiện phục vụ hoạt động quản lý nhànước của các cơ quan, thể hiện ý chí của giai cấp nắm quyền lãnh đạo và mang tínhquyền lực đơn phương

- Thứ ba, việc ban hành văn bản quản lý Nhà nước phải tuân thủ đúng thể thức, thủtục, trình tự do pháp luật qui định

- Thứ tư, văn bản quản lý Nhà nước được cơ quan Nhà nước đặt ra và áp dụng cácbiện pháp đảm bảo thực hiện theo qui định của pháp luật

3. Phân loại văn bản quản lý Nhà nước

3.1 Mục đích của việc phân loại

Phân loại văn bản nhằm:

- Nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản đồng thời

áp dụng phương pháp soạn thảo thích hợp

- Tạo thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng văn bản hình thành trong hoạtđộng của cơ quan

- Có cách xử lý đúng đắn với từng loại, từng nhóm văn bản khi xác lập hồ sơ,xác định giá trị, tổ chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.3.2 Một số tiêu chí để phân loại văn bản quản lý Nhà nước

a Phân loại theo chủ thể ban hành:

- Văn bản của các cơ quan quyền lực Nhà nước;

- Văn bản của các cơ quan quản lý Nhà nước;

- Văn bản của các cơ quan tư pháp;

b Phân loại theo nguồn gốc của văn bản:

- Văn bản đến: là văn bản do các cơ quan ban hành và gửi tới.

- Văn bản đi: là văn bản do cơ quan ban hành nhằm mực đích gửi cho các cơ quankhác

- Văn bản ban hành nội bộ: là văn bản do cơ quan ban hành nhưng chỉ sử dụng nội

bộ cơ quan, không gửi ra ngoài

c Phân loại theo phạm vi sử dụng của văn bản:

- Văn bản thông dụng: là văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lýcủa các cơ quan Ví dụ: quyết định, công văn, thông báo, tờ trình

- Văn bản chuyên môn: là văn bản thể hiện tính chuyên môn nghiệp vụ mang tínhđặc thù của một ngành, một lĩnh vực công tác nhất định

Ví dụ: + Văn bản của ngành tài chính: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, biên lai

+ Văn bản của ngành tư pháp: cáo trạng, quyết định khởi tố

+ Văn bản của ngành ngoại giao: công hàm, hiệp định, hiệp ước

d Phân loại theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản

- Văn bản mật: là văn bản có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quankhông được phổ biến và chỉ những người có trách nhiệm mới được đọc

- Văn bản nội bộ: là văn bản chỉ được sử dụng trong nội bộ cơ quan chứ khôngcông bố ra ngoài

- Văn bản phổ biến rộng rãi: là văn bản được phổ biến rộng rãi trong các cơ quan

và quần chúng nhân dân, phổ biến trên phương tiện thông tin đại chúng, đăng côngbáo Chính phủ hoặc công báo tỉnh

e Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bản

- Văn bản qui phạm pháp luật: là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phốihợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được qui định trongLuật Ban hành văn bản qui phạm pháp luật hoặc trong Luật Ban hành văn bản quiphạm pháp luật của HĐND và UBND, trong đó có qui tắc xử sự chung, có hiệu lựcbắt buộc chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xãhội

Theo Điều 2 Luật Ban hành văn bản qui phạm pháp luật năm 2015, hệ thốngvăn bản qui phạm pháp luật bao gồm:

1 Hiến pháp

2 Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.

3 Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịchgiữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặttrận Tổ quốc Việt Nam

4 Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

5 Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủtịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

6 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

7 Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao

8 Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởngViện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quanngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Việntrưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởngViện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước

9 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương(sau đây gọi chung là cấp tỉnh)

10 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

11 Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hànhchính - kinh tế đặc biệt

12 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộctỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung làcấp huyện)

13 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện

14 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung

là cấp xã)

15 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã