Chuyên đề CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN CÔNG TY TNHH DỊCH THUẬT CHUYÊN NGHIỆP HN

Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên bao gồm sắp xếp bố trí đào tạo công việc, xây dựng hệ thống đánh giá công việc và tiến hành đánh giá thực hiện công việc, công tác đánh giá thực hiện công việc giúp cho người quản lý cấp cao và cấp trung có 1 cách nhìn thiết thực về hiệu quả làm việc của nhân viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỀ TÀI: Công tác đánh giá thực hiện công việc của công

ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội

Hà Nội - 2017

MỤC LỤ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT i

DANH MỤC CÁC BẢNG - BIỂU VÀ HÌNH VẼ ii

Lời Mở Đầu iv

Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội 1

1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội 1

1.1.1 Những nét khái quát chung 1

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 1

1.1.3 Ngành nghề/lĩnh vực kinh doanh 4

1.2 Bộ máy tổ chức quản lý 6

1.2.1 Cơ cấu tổ chức 6

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Ban lãnh đạo và các phòng ban 7

1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2012 – 2016 11

1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh 11

1.3.2 Kết quả hoạt động khác 12

1.4 Các đặc điểm kỹ thuật ảnh hưởng đến công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội 14

1.4.1 Cơ cấu và đặc điểm của đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty 14

1.4.1.1 Cơ cấu đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty 14

1.4.1.2 Đặc điểm đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty 16

1.4.2 Đặc điểm công tác phân tích công việc của công ty 22

1.4.2.1 Các bước tiến hành phân tích công việc của công ty 22

1.4.2.2 Hiệu quả mang lại của công tác phân tích công việc của công ty 29

1.4.3 Đặc điểm công việc của công ty 31

1.4.3.1 Các bước tiến hành công việc của công ty 31

Chương 2: Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội 39

2.1 Tổ chức bộ máy bộ phận thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty 39

2.2 Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty 41

2.2.1 Mục đích của công tác đánh giá thực hiện công việc 41

2.2.2 Tiêu chí đánh giá thực hiện công việc 42

2.2.3 Chu kỳ đánh giá thực hiện công việc 44

2.2.5 Người đánh giá thực hiện công việc 46

2.2.6 Nhận thức đánh giá thực hiện công việc của nhân viên 48

2.3 Đánh giá chung về công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty 51

2.3.1 Ưu điểm 51

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế 52

Chương 3: Giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội 55

3.1 Định hướng của Nhà nước và công ty về công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty 55

3.1.1 Định hướng của Nhà nước 55

3.1.2 Định hướng của công ty 56

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội 57

3.2.1 Lựa chọn và thiết kế hệ thống công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty 57

3.2.2 Hoàn thiện phân tích công việc 61

3.2.3 Nâng cao nhận thức đánh giá thực hiện công việc 65

3.2.4 Xác định, xây dựng, bổ sung và đổi mới các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc 68

3.2.5 Xác định lại chu kỳ đánh giá thực hiện công việc 70

3.2.6 Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá thực hiện công việc 72

3.2.7 Lựa chọn và đào tạo người đánh giá 75

Lời kết luận 81

TÀI LIỆU THAM KHẢO 82

PHỤ LỤC 1 83

PHỤ LỤC 2 84

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG - BIỂU VÀ HÌNH VẼ

Danh mục các bảng

Bảng 1: Những thông tin cơ bản về công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà

Nội

Bảng 2: Danh sách Dịch vụ công ty đang cung cấp

Bảng 3: Thống kê Doanh thu và Lợi nhuận của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên

nghiệp Hà Nội giai đoạn 2012 – 2016

Bảng 4: Danh sách Top 10 công ty Dịch thuật uy tín giá rẻ hàng đầu Việt Nam năm

2015

Bảng 5: Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên

nghiệp Hà Nội giai đoạn 2012 – 2016

Bảng 6: Thống kê tỷ lệ trình độ lao động tại công ty TNHH Dịch thuật Chuyên

nghiệp Hà Nội

Bảng 7: Bản mô tả công việc của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội

– chức danh TP Marketing

Bảng 8: Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên

nghiệp Hà Nội – chức danh TP Marketing

Bảng 9: Tiêu chí đánh giá thực hiện công việc cấp nhân viên tại công ty TNHH

Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội

Bảng 10: Kết quả so sánh thực hiện công việc giữa các nhân viên theo phương pháp

so sánh cặp

Danh mục biểu đồ

Biểu đồ 1: Cơ cấu đội ngũ cán bộ nhân viên công ty năm 2016

Biểu đồ 2: Đánh giá sự hài lòng của nhân viên sau khi có bản phân tích công việc

năm 2016Biểu đồ 3: Kết quả đánh giá nhận thức thực hiện công việc của cán bộ nhân viên

công tyBiểu đồ 4: Kết quả đánh giá tiêu chí thực hiện công việc của công ty từ nhận thức

cán bộ nhân viên công tyBiều đồ 5: Kết quả thăm dò phương pháp đánh giá thực hiện công việc tại công ty

Danh mục hình vẽ

Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Hình 2: Quy trình tiến hành phân tích công việc tại công ty

Hình 3: Sơ đồ quy trình thực hiện công việc tại công ty

Hình 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy của phòng Tổ chức – Nhân sự

Hình 5: Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của

đánh giá thực hiện công việc

Lời Mở Đầu

Việt Nam đã và đang trong quá trình diễn ra Hội nhập và toàn cầu hoá thế giới,

sự phát triển nhanh chóng và quyết liệt của mọi nền kinh tế đã và đang được xúc tiếndiễn ra hiện nay Trong bối cảnh đó, việc phát triển kinh tế gắn với phát triển conngười là một trong những chiến lược được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Đảng ta luôn luôn có chính sách giáo dục ưu đãi cho cá nhân phát triển vì con người làmột nguồn lực không thể thiếu và đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của nềnkinh tế Đối với doanh nghiệp, con người là nguồn lực quan trọng trong công tác vậnhành và phát triển của quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh Thực tế đã chứngminh những công ty phát triển mạnh đều có những nhân lực chuyên môn nghiệp vụcao Nhưng làm thế nào để có thể đánh giá nhân viên của mình đang làm tốt công việctới đâu? Các doanh nghiệp họ đã mong muốn và đo lường nhân viên đó như thế nào để

có thể cho rằng nhân viên của họ hoạt động hiệu quả, căn cứ nào để các doanh nghiệp

có cơ sở cân nhắc trong công tác đề bạt, khen thưởng, thuyên chuyển nhân sự? Điềunày đòi hỏi nhà quản trị nhân lực phải có một hoạt động nào đó quan trọng trong tổchức Đó chính là công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên công ty

Công tác đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản trị nguồn nhânlực quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức, trong một hệ thống khôngchính thức thông qua sự đánh giá hàng ngày của người giám sát với nhân viên và sựđánh giá, góp ý lẫn nhau giữa các nhân viên nhưng hầu hết các tổ chức đều xây dựngcho mình một hệ thống đánh giá lao động chính thức, trong hệ thống chính thức, tìnhhình hoàn thành nhiệm vụ của từng người lao động được đánh giá theo những khoảngthời gian được quy định với sự sử dụng những phương pháp đánh giá đã được thiết kếmột cách có lựa chọn, tuỳ thuộc vào mục đích của đánh giá, tuỳ vào điều kiện cụ thểcác kết quả đánh giá đợc phản hồi lại với người lao động để họ biết được mức độ thựchiện công việc của mình và hiểu được cách thức thực hiện công việc tốt hơn

Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao có thể xây dựng một hệ thốngđánh giá thực hiện công việc chính thức cho nhân viên của mình; áp dụng được hệthống này vào thực trạng tình hình của công ty; nhận được sự hợp tác tích cực từ cácnhân viên trong hệ thống công ty; có được kết quả thành công trong công tác quản trịnhân lực và gắn bó được các nhân viên với doanh nghiệp – đó là tất cả những thực tế

mà bất cứ một nhà quản trị nhân sự nào cũng đều mong muốn có được và hoàn thiệnhơn hệ thống công tác quản trị nhân sự của mình Thực tế đã chứng minh, những đơn

vị chính thức có sự xây dựng hệ thống công tác đánh giá thực hiện công việc luôn luôn

nhận được sự tích cực và chất lượng đội ngũ nhân lực trở thành điểm mạnh của doanhnghiệp đó, đây là vấn đề cấp bách của các doanh nghiệp khi chưa có hệ thống đánh giáthực hiện công việc chính thức, đặc biệt là các công ty hoạt động trong lĩnh vực cungcấp dịch vụ thì công tác này thực sự là rất cần thiết.

Để hiểu hơn về công tác đánh giá thực hiện công việc, tầm quan trọng của côngtác này kết hợp với kiến thức thực tế giữa kiến thức nhà trường với đơn vị kinh doanhnơi tôi đang thực tập – công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội, trong quátrình thực tập và những vấn đề cần phải quan tâm để công tác đánh giá thực hiện công

việc thực sự hiệu quả tôi đã lựa chọn đề tài: “Công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội” cho bài viết chuyên đề thực

tập tốt nghiệp của mình Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề được chia làm 3chương:

Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội

Chương 2: Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội

Chương 3: Giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội

Nắm rõ được tinh thần gắn học hành với lý luận thực tiễn, học tập ở nhà vớiphục vụ xã hội đồng thời vận dụng tổng hợp các kiến thức để trang bị vào việc giảiquyết một tình hình thực tiễn ở cơ sở thực tập nhằm củng cố kiến thức và nâng caonăng lực thực hiện công việc quản trị, rèn luyện các kỹ năng, phương pháp làm việc cánhân, vận dụng các công cụ phương pháp vào phân tích nghiên cứu đánh giá để hìnhthành kiến thức kỹ năng mới phù hợp với thực tế, từ những cố gắng nhất định, tôi luônluôn nghiên cứu tài liệu cũng như tìm hiểu các vấn đề cần thiết có liên quan, nhưng dohạn chế về mặt thời gian và kiến thức thực tế vẫn còn phát sinh chưa đầy đủ nênchuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự góp ý và giúp

đỡ của giảng viên hướng dẫn cùng với các bạn sinh viên cùng chuyên ngành đểchuyên đề được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội 1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội

1.1.1 Những nét khái quát chung

Công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội là công ty hoạt động tronglĩnh vực dịch thuật chuyên nghiệp, đa ngôn ngữ, đa lĩnh vực; cung cấp các phiên dịchtrình độ cao; dịch công chứng, sao y bản chính; dịch vụ hợp pháp hoá – chứng nhậnlãnh sự quy mô tại Hà Nội bao gồm các giải pháp tối ưu cho các bản dịch trên mọi lĩnhvực của hơn 50 ngôn ngữ từ tài liệu tiếng Anh, Trung, Pháp, Đức, Nhật, Hàn, Nga, TâyBan Nha, Lào, Campuchia, Indonexia, Malayxia, Ả rập, Na Uy, Thuỵ Điển, Hà Lan,Phần Lan…

Công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội tự hào là công ty duy nhất tạiViệt Nam chuyên dịch thuật những ngôn ngữ hiếm, chưa phổ biến và ít người dịch tạiViệt Nam như: Rumani, Thổ Nhĩ Kỳ, Na Uy, Phần Lan, Đan Mạch, Thuỵ Điển, HàLan…Ngoài ra, công ty chuyên cung cấp các phiên dịch các thứ tiếng cho mọi cánhân, tổ chức trong và ngoài nước với trình độ chuyên môn cao với chi phí cạnh tranhnhất, phục vụ ở các giao dịch thương mại, dịch vụ hội thảo, hội nghị, đoàn chuyên gia,v v…Bên cạnh đó, công ty còn nhân dịch - công chứng, chứng thực chữ ký tài liệu cácthứ tiếng cho mọi cá nhân và tổ chức với chất lượng đảm bảo tốc độ nhanh Dịch vụhợp pháp hoá – chứng nhận lãnh sự tại các Đại Sứ Quán cho các cá nhân có nhu cầu

về kết hôn, thủ tục cấp visa, chứng minh thu nhập và đào tạo ngoại ngữ trung và caocấp, ngắn hạn và dài hạn cho mọi đối tượng

Công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội luôn tự hào về độ chính xácchuyên nghiệp, nhanh chóng có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng với chiphí cạnh tranh nhất

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội tên giao dịch là HanoiProfessional Translation Co., Ltd có trụ sở chính tại phòng 1905, Toà A, Nhà M3 M4,

số 91, Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội

Công ty là doanh nghiệp hàng đầu tự hào là công ty duy nhất tại Việt Namchuyên dịch thuật những ngôn ngữ hiếm, chưa phổ biến và ít người dịch tại Việt Nam

 Quá trình hình thành

Thành lập hơn 10 năm, công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội làmột trong những công ty dịch thuật hàng đầu chuyên nghiệp tại Hà Nội, được thànhlập trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang từng bước phát triển và hội nhập, với sốvốn điều lệ 500 triệu đồng và có trụ sở chính ban đầu tại số 202, Đường Hoàng QuốcViệt, Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Tp Hà Nội

Bảng 1: Những thông tin cơ bản về công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà

Nội

Tên giao dịch Tiếng Việt Công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội

Tên giao dịch Tiếng Anh Hanoi Professional Translation Co., Ltd

Loại hình kinh doanh Thương mại và dịch vụ

 Email: Haiphong@dichthuathanoi.vn

Sứ mệnh: Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội ra đời nhằm phục vụ mọi tổ chức,

doanh nghiệp và cá nhân trong xã hội Sứ mệnh của công ty là cầu nối ngôn ngữ giúpkhách hàng có biện pháp giải quyết ngôn ngữ tối ưu, vượt qua rào cản ngôn ngữ mộtcách thuận lợi và hiệu quả nhất, nhằm tiếp cận với các nền khoa học, văn hoá, kinhtế…của Việt Nam và Quốc tế trong xu thế hội nhập, cụ thể như sau:

 Dịch tài liệu và cung cấp phiên dịch đa ngành, đa ngôn ngữ;

 Mang đến quý khách hàng dịch vụ hoàn hảo;

 Bảo mật tuyệt đối tài liệu cho khách hàng trong tất cả các giai đoạn tiến hànhdịch tài liệu;

 Bảo hành chất lượng bản dịch, chỉnh sửa, hiệu đính tài liệu miễn phí;

 Giá cả cạnh tranh với chất lượng đảm bảo tuyệt đối

Tầm Nhìn: Hướng tới phục vụ nhu cầu đa dạng của khách hàng với mục đích

nghiên cứu khoa học, hợp tác và sản xuất kinh doanh và hợp tác phát triển một cáchtốt nhất, toàn diện nhất, dịch vụ hoàn hảo nhất, cam kết đưa ra mức giá cạnh tranh nhấtvới chất lượng đảm bảo tuyệt đối, góp phần vào sự hợp tác và phát triển bền vững củanền chính trị - kinh tế - xã hội Việt Nam và thế giới

 Quá trình phát triển

Ra đời vào 23/12/2006, tiền thân là công ty Dịch thuật Hà Nội với bối cảnh đấtnước gặp nhiều khó khăn nhất, nền kinh tế thế giới và trong nước đăng gặp phải nhữngcơn khủng hoảng kinh tế, nhưng công ty vẫn không ngừng vững bước và duy trì sự ổnđịnh và phát triển từng bước

 Tháng 12 năm 2006 thành lập công ty Dịch thuật Hà Nội với số vốn điều lệ 500triệu đồng cùng với 5 thành viên công ty bao gồm Giám đốc và 4 nhân viên tại

số 202, Đường Hoàng Quốc Việt, Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Tp

Hà Nội;

 Năm 2009, công ty đổi tên thành công ty Dịch thuật và Đào tạo Ngoại Ngữ HàNội và chuyển về địa chỉ 94 Bạch Mai, Thanh Nhàn, Hai Bà Trưng, Hà Nội;

 Năm 2013, công ty đổi tên trở lại thành công ty Dịch thuật Hà Nội;

 Năm 2015, công ty đạt top 10 Công ty Dịch thuật uy tín giá rẻ hàng đầu ViệtNam;

 Tháng 12 năm 2015, thành lập chi nhánh tại Sài Gòn và nâng số vốn điều lệcông ty lên 2 tỷ đồng và 50 nhân viên trụ sở chính và 15 nhân viên tại vănphòng Sài Gòn;

 Năm 2016, công ty đổi tên thành Công ty Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội vàchuyển trụ sở về P.1905, Toà A, Nhà M3 M4, số 91, Nguyễn Chí Thanh, Đống

Đa, Hà Nội;

 Tháng 4 năm 2016, thành lập chi nhánh Hải Phòng có địa chỉ tại Số 12 Hồ Sen,

P Dư Hàng, Q Lê Chân, Tp Hải Phòng với mục tiêu xúc tiến dịch thuật tại nơi

có lượng xuất nhập khẩu lớn của miền Bắc, và các tỉnh thành với cụm KCN,khu chế xuất lớn của các doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là Nhật Bản vàTrung Quốc, với 13 nhân viên chi nhánh dần dần hướng tới khách hàng từ cánhân đến các tổ chức doanh nghiệp nước ngoài, phát triển từ dịch thuật mở rộngsang phiên dịch, …

1.1.3 Ngành nghề/lĩnh vực kinh doanh

Hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại và dịch vụ Dịch thuật, cácdịch vụ chủ yếu công ty hiện đang cung cấp như: Dịch thuật chuyên nghiệp đa ngônngữ, đa lĩnh vực; cung cấp phiên dịch trình độ cao; dịch công chứng, sao y bản chính;dịch vụ hợp pháp hoá – chứng nhận lãnh sự; đào tạo ngoại ngữ Trung và Cao cấp Chotới nay, công ty đã tiến hành hoạt động và phục vụ khách hàng với hơn 11 Dịch vụDịch thuật với hơn 50 ngôn ngữ, 11 Dịch vụ Phiên dịch với 16 thứ tiếng và 6 Dịch vụkhác… Với sự nỗ lực không ngừng và bằng sự tự tin, lòng nhiệt tình và tinh thần trách

nhiệm, đến nay công ty đã tối ưu cho lĩnh vực dịch thuật các ngôn ngữ Anh, Trung,

Pháp, Nhật, Hàn Quốc, Đức, Nga, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Ý, Hà Lan, Ả-rập, Iran, Séc, Lào, Campuchia, Thái Lan, Myanma, Philipin, Indonesia, Malaysia, Hán Nôm và các ngôn ngữ khác, để hiểu rõ và cụ thể hơn, ta có bảng 2 sau:

Bảng 2: Danh sách Dịch vụ công ty đang cung cấp

Dịch tài liệu Kỹ Thuật Phiên dịch dự án Thu âm – lồng tiếngDịch Hồ sơ thầu – dự án Phiên dịch hội thảo Đào tạo ngoại ngữDịch thuật tài liệu Y tế Phiên dịch hội chợ Hợp pháp hoá lãnh sựDịch tài liệu Ngân hàng Phiên dịch nhà máy Visa hộ chiếu nhanhDịch website, phần mềm Phiên dịch điện thoại Giấy phép lao độngDịch sách – tạp chí Phiên dịch đàm phán Thẻ cư trú

Dịch báo cáo tài chính Phiên dịch song song

Dịch tài liệu VH – XH Phiên dịch cabin

Dịch thuật môi trường

Dịch thuật công chứng hồ sơ Du

*** Dịch thuật – Công chứng theo các yêu cầu khác nhau từ khách hàng

(Nguồn: Phòng Kinh doanh)

Tự hào là công ty duy nhất tại Việt Nam chuyên dịch thuật những ngôn ngữhiếm, chưa phổ biến và ít người dịch tại Việt Nam như: Rumani, Thổ Nhĩ Kỳ, Nauy,Phần Lan, Đan Mạch,Thụy Điển, Hà Lan với các lĩnh vực: Kinh tế – Tài chính – Ngânhàng, Khoa học – Kỹ thuật – Công nghệ, Pháp Luật, Y học – Dược phẩm, Văn hóa –

Xã hội – Giáo dục và các chuyên ngành khác, và các tài liệu như: sách báo, tài liệuchuyên ngành, băng đĩa, thư tín, hợp đồng, công văn, báo cáo, hồ sơ, catalogue,website, báo cáo tài chính, bằng tốt nghiệp, hồ sơ du học, thẻ căn cước cá nhân,…Bêncạnh đó công công ty cũng đã cung cấp các Phiên dịch ở các lĩnh vực Kinh tế - Tàichính – Ngân hàng, Khoa học – Kỹ thuật – Công nghệ, Giáo dục, Pháp luật, Y học,Dược phẩm, Văn hoá – Xã hội – Du lịch, phục vụ cho các giao dịch thương mại, Hộithảo, Hội nghị, Đoàn chuyên gia, Cabin…v.v…Ngoài các dịch vụ Dịch thuật và Phiêndịch, công ty cũng đã đạt được những thành tựu về dịch vụ khác đặc biệt là dịch vụ

“hợp pháp hoá – chứng nhận lãnh sự” cho các cá nhân, tổ chức có nhu cầu kết hôn, duhọc, du lịch Dịch vụ Công chứng, sao y bản chính chứng thực tài liệu với các thứtiếng dự án đầu tư, hợp đồng thương mại, đăng ký kinh doanh, hồ sơ lao động, học bạ,

hộ khẩu, văn bằng, chứng chỉ…hoặc các giấy tờ khác đều được công ty đảm bảo sự uytín và trách nhiệm Đến nay, công ty đã có hơn 1000 đơn vị là doanh nghiệp và hàngnghìn khách hàng là cá nhân đã và đang hợp tác với công ty trong suốt thời gian qua

Có thể nói, công ty đã và đang dần dần phát triển theo đúng chiến lược của banlãnh đạo công ty đề ra hướng tới tầm nhìn chiến lược đúng đắn cũng như xu thế pháttriển chung của đất nước

1.2 Bộ máy tổ chức quản lý

1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là một trong 3 yếu tố của cấu trúc bộ máydoanh nghiệp bao gồm: cơ cấu tổ chức, cán bộ quản lý và cơ chế hoạt động của bộ

máy đó Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, phân hệ, các phòng ban chức năng cómối quan hệ chặt chẽ với nhau Mỗi phòng ban, bộ phận được chuyên môn hoá, cónhững trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản lý, đứngđầu mỗi phòng ban là các cán bộ quản lý – họ là những người ra quyết định và chịutrách nhiệm về các quyết định quản lý của mình

Sơ đồ bộ máy tổ chức:

Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

(Nguồn: Phòng Tổ chức – Nhân sự)

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊNBAN GIÁM ĐỐC

Phòng Tài chính- Kế

toánPhòng Kinh doanh

Phòng Tổ chức – Nhân

sự

Phòng Phiên DịchPhòng Biên dịch

Phòng Marketing

Phòng Dịch – Công

chứngPhòng Quản lý Dự Án

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Ban lãnh đạo và các phòng ban

Hội Đồng Thành Viên: Nhân danh công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ của

công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật và chủ sở hữu công ty, thực hiện những quyđịnh theo Điều lệ công ty, quyết định toàn bộ chiến lược phát triển kinh doanh hàngnăm của công ty, quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty, quyết định thành lập chinhánh, công ty con, văn phòng đại diện của công ty, sửa đổi bổ sung điều lệ công ty,quyết định lương, thưởng và lợi ích khác

Ban Giám đốc: Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng Thành viên, tổ

chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, ban hànhquy chế quản lý nội bộ công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức các chức danh quản

lý trong công ty, kiến nghị phương án tổ chức cơ cấu công ty, báo cáo quyết toán tàichính hàng năm, tuyển dụng lao động, các các nhiệm vụ khác theo điều lệ của công ty

Phòng Tổ chức – Nhân sự: Thực hiện các công tác dự báo nguồn nhân lực,

tuyển dụng, phỏng vấn, bổ nhiệm, đào tạo, bãi miễn nhiệm nhân sự, tham mưu cho bangiám đốc về tình hình nhân sự, hỗ trợ ban giám đốc quản lý nhân viên, theo dõi vàgiám sát công tác, tác phong làm việc, giờ giấc, xây dựng bản chi tiết công việc, thamgia đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của các thành viên, nhân viên công ty

Phòng Kinh doanh: Hiểu rõ các chương trình dịch vụ sản phẩm mà công ty

đang cung cấp, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, thực hiện báo giá, chăm sóc kháchhàng, hẹn lịch, đặt lịch nhận dịch vụ và theo dõi công nợ các khoản phải thu, chi, phátsinh trong quá trình kinh doanh, báo cáo và tổng kết kết quả kinh doanh theo tuần,quý, tháng, hỗ trợ bộ phận vận chuyển giao nhận tài liệu, chuyển dịch vụ yêu cầu củakhách hàng đến bộ phận Biên dịch, Phiên dịch, Marketing, kết hợp với phòngMarketing xúc tiến quảng bá dịch vụ và chăm sóc khách hàng

Phòng Tài chính – Kế toán: Tiến hành theo dõi công nợ, chi phí phát sinh trong

kỳ, kết chuyển doanh thu, tiến hành thu nợ, kiểm tra thông tin giao nhận tiền chuyểnkhoản ngân hàng trong kỳ, tính toán lương thưởng trong tháng cho nhân viên công ty,

cập nhật bảng giá của dịch vụ do Ban giám đốc hiệu chỉnh (nếu có), hỗ trợ phòng kinh doanh các công tác phí phát sinh (nếu có), báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm

trước ban giám đốc, nộp thuế và sao lưu sổ sách, giữ bí mật thu chi tài chính công ty

Phòng Marketing: Tiến hành các công tác quảng cáo, quảng bá, xúc tiến hình

ảnh, thương hiệu dịch vụ của công ty thông qua các kênh online và offline, tiến hành

hỗ trợ phòng Kinh doanh về thiết kế hiệu đính văn bản, dịch vụ khách hàng, thiết kế

hình ảnh, thiết kế quảng cáo và các chiến dịch truyền thông sự kiện, tham gia chămsóc khách hàng và các đại sứ quán trong công tác hợp tác hỗ trợ bảo lãnh, visa.

Phòng Biên dịch và phòng Phiên dịch: Nhận các sản phẩm dịch hoặc các yêu

cầu từ phòng kinh doanh về biên dịch tài liệu hoặc nhận phiên dịch cho khách hàng,cùng hỗ trợ nhau trong công tác biên phiên dịch và hiệu đính, các công tác khác theoyêu cầu của Giám đốc và phòng TC - NS, phân bổ tài liệu cho 968 cộng tác viên biêndịch phù hợp, tiến hành soạn thảo, trình bày sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng

Phòng Thẩm định – Hiệu đính: Kiểm tra giám sát việc tiến hàng Dịch, biên dịch

của phòng Biên dịch và phiên dịch, hiệu đính các tài liệu sai sót, hỗ trợ phòng biênphiên dịch những văn bản khó, song ngữ nếu có, hỗ trợ phòng nhân sự công tác thẩmđịnh tuyển dụng nhân viên, cộng tác viên dịch thuật

Phòng Quản lý dự án: Quản lý các dự án mà Ban Giám đốc phân công, các dự

án về chi nhánh, các dự án về đối tác khách hàng là cá nhân, là doanh nghiệp, và tổchức, hàng tuần, hàng quý và hàng năm báo cáo tình hình hoạt động của các dự án với

Ban Giám đốc, đưa ra các ý tưởng dự án mới về dịch vụ của công ty (nếu có).

Phòng Dịch – Công chứng: Tiến hành nhận các sản phẩm của khách hàng có

yêu cầu dịch – công chứng, sau khi các phòng Biên phiên dịch và phòng Thẩm định –hiệu đính kết chuyển thì phòng có nhiệm vụ chuyển đến các cơ quan có thẩm quyềnphù hợp để tiến hành công chứng và báo cho bộ phận Vận chuyển – Giao nhận tài liệuthời gian để tiến hành nhận và hẹn lịch giao nhận, tham mưu cho bộ phận kinh doanh(nếu cần)

Phòng Công nghệ Thông tin: Tiến hành vận hành hệ thống máy tính và thông

tin trong toàn bộ hệ thống công ty, đảm bảo hệ thống thông tin luôn được thống nhất

và xuyên suốt, cập nhật thay đổi từ Ban giám đốc trên website chính thức của công ty

và các kênh quảng cáo online, kết hợp với phòng Marketing công tác thiết kế hình ảnh,thương hiệu, đường dẫn truyền trên hệ thống internet quốc gia, quản lý các máy móc –thiết bị, tài sản hiện vật có tại công ty, báo cáo kỹ thuật, sửa chữa, theo dõi công năng

và dự trù chi phí, hỗ trợ phòng Tài chính – Kế toán trong công tác tính toán chi phí,khấu hao, thời gian sử dụng và hiệu quả trang thiết bị - máy móc của công ty

Phòng Hợp pháp hoá – chứng nhận Lãnh sự: Liên kết với các Lãnh Sự Quán

trên địa bàn Hà Nội, các công tác và phương thức tiến hành quy trình hợp pháp hoálãnh sự, kết hôn nước ngoài, visa, du học sinh…cho các khách hàng có nhu cầu, báo

cho phòng Kinh doanh các chính sách thay đổi và theo dõi, hỗ trợ kế toán thu công nợ

từ khách hàng

Phòng Vận chuyển – Giao nhận tài liệu: Đóng gói các loại giấy tờ, chia tách

sản phẩm cho khách hàng, nhận các giấy tờ dịch thuật, chứng từ, giấy chứngnhận….có liên quan theo yêu cầu của khách hàng, sắp xếp, bố trí các tuyến đườngphân bổ giao hàng sao cho hợp lý, tiết kiệm, đảm bảo đúng thời gian yêu cầu củakhách hàng, đảm bảo sản phẩm không bị nhàu nát và thất lạc Chăm sóc khách hàngvới thái độ niềm nở, thân thiện và nhiệt tình

Đại lý Dịch thuật: Hai văn phòng đại diện tại Tp Hồ Chí Minh và Tp Hải

Phòng hoạt động trực tiếp dưới sự quản lý của Giám đốc, tiến hành các hoạt động nhưphòng Kinh doanh, phòng Marketing, phòng Công nghệ - Thông tin, phòng Tài chính– Kế toán, các giấy tờ yêu cầu của khách hàng được chuyển về trụ sở chính theođường chuyển phát nhanh bưu điện hoặc bản scan qua máy fax, máy photo cũng nhưcác lịch hẹn giao nhận hàng hoá và tiến hành thanh toán riêng biệt của từng chi nhánh

968 Cộng tác viên: thuộc quyền trực tiếp quản lý của Giám đốc và phòng Thẩm

định – hiệu đính, 968 cộng tác viên này sẽ nhận được các yêu cầu từ phòng này và tiếnhành các công việc phù hợp, sau đó tài liệu sẽ được chuyển sang phòng Biên dịch,phòng Biên dịch để căn chỉnh, trình bày sao cho phù hợp, đảm bảo cam kết thời giangiao trả tài liệu kịp thời, hiệu quả, chính xác, chất lượng

Từ hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty ta có thể thấy cơ cấu tổ chức bộmáy của công ty theo mô hình trực tuyến có những ưu và nhược điểm sau:

Ưu điểm: Phù hợp với mô hình công ty TNHH 1 thành viên đúng theo Quy

định của Nhà nước ban hành theo luật Doanh nghiệp 2014; các phòng ban phù hợp vớiquy mô của công ty; các phòng ban đáp ứng được các nhu cầu hoạt động cần thiếtmang tính chiến lược và chính sách xây dựng của công ty; phù hợp với số lượng nhân

sự của một công ty vừa và nhỏ; mối quan hệ chặt chẽ kết hợp linh hoạt giữa điều khiển

và phục tùng, với cộng tác và phối hợp, đảm bảo quyền lực thể chế quản lý, phù hợpvới môi trường kinh doanh ổn định, địa bàn hoạt động hẹp; đảm bảo chuyên sâunghiệp vụ, đảm bảo căn cứ cho việc ra quyết định, hướng tới thực hiện các quyết định

Nhược điểm: cơ cấu này dễ phát sinh những ý kiến tham mưu, đề xuất khác

nhau, tính không thống nhất giữa các bộ phận chức năng dẫn tới các công việc bị nhàmchán và xung đột giữa các đơn vị cá thể tăng, các đường liên lạc thông tin giữa cácphòng ban trở lên phức tạp Công ty đang áp dụng mô hình trực tuyến, chưa có sự

phản hồi thông tin ngược lại giữa cấp dưới với cấp trên, các phòng ban hoạt động mộtchiều, công tác thông tin khi cần góp ý, đánh giá sẽ không được chú trọng quan tâmnhiều Bên cạnh đó, 968 Cộng tác viên là một lực lượng nhân viên khá lớn, công tácquản lý sẽ gặp nhiều khó khăn, có thể nói đây là một vấn đề yếu kém nhất trong sơ đồ

cơ cấu tổ chức của công ty đang thể hiện

1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2012 – 2016

1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty do phòng Tài chính – Kế toán củacông ty đảm trách, với tinh thần đoàn kết, uy tín, trách nhiệm cao, tình hình hoạt độngkinh doanh của công ty đã có những thành tựu nhất định qua các năm như sau:

Bảng 3: Thống kê Doanh thu và Lợi nhuận của công ty TNHH Dịch thuật

Chuyên nghiệp HN giai đoạn 2012 - 2016

ST

Số lượng (tỷ đồng)

Tỷ lệ tăng trưởng (%)

Số lượng (tỷ đồng)

Tỷ lệ tăng trưởng (%)

(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)

Bảng số 3 cho ta thấy, từ năm 2012 đến 2016, doanh thu của công ty khôngngừng tăng lên, doanh thu tăng dần và có xu hướng đột biến vào năm 2015 nguyênnhân là do 2015 - năm công ty đã đạt được danh hiệu top 10 những công ty dịch thuật

uy tín giá rẻ hàng đầu Việt Nam khiến lượng khách hàng tăng đột biến và lượng kháchhàng này được duy trì và ổn định vào năm 2016

Doanh thu của công ty tăng khá nhanh, nhất là giai đoạn năm 2014 – 2015 tăng

từ 22,6 tỷ đồng lên tới 30,4 tỷ đồng tăng 7,8 tỷ đồng tương đương với tỷ lệ tăng trưởngvượt trội 17,7% lên đến 34,5% tăng chênh lệch 16,8%, lợi nhuận sau thuế của công tycũng tăng theo từ 11,7 tỷ đồng lên tới 16,6 tỷ đồng tương đương với tỷ lệ tăng trưởng37,6% năm 2014 lên tới 41,8% năm 2015, tăng chênh lệch 4,9 tỷ đồng ứng với 4,2%

tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế, có được kết quả này là do tốc độ tăng trưởng củacác ngành, các lĩnh vực sản xuất và dịch vụ triển vọng khởi sắc và tăng trưởng Cho tớinăm 2015 là một năm có ý nghĩa to lớn với cả nước, năm 2015 là năm cuối thực hiện

kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội cho 5 năm 2011 – 2015, kết quả của toàn bộ kếhoạch cả nước đã giúp toàn bộ nền kinh tế phát triển, bên cạnh đó, một yếu tố quantrọng đó chính là thuế thu nhập doanh nghiệp được Nhà nước Quy định trong giaiđoạn này, năm 2012 với mức thuế suất thuế thu nhập Doanh nghiệp là 25% thì đếnnăm 2014, 2015, 2016 mức thuế thu nhập Doanh nghiệp áp dụng là 20%, đây là tínhiệu đáng mừng cho công ty phát triển và tái cơ cấu doanh nghiệp phát triển, mở rộng,tuy nhiên bối cảnh thị trường toàn cầu có những bất ổn, kinh tế thế giới vẫn đối mặtvới nhiều rủi ro lớn với các nhân tố khó lường, sự bất ổn của thị trường tài chính toàncầu với việc giảm giá đồng Nhân dân tệ và sự tăng trưởng sụt giảm của Trung Quốc,giá dầu thô giảm mạnh dẫn đến giá cả có xu hướng giảm nhanh, ảnh hưởng đến xuấtkhẩu đã ảnh hưởng một phần đến tỷ lệ tăng trưởng doanh thu năm 2016 chỉ tăng12,7/năm giảm mạnh so với năm 2015

Năm 2013, doanh thu là lợi nhuận sau thuế đều tăng so với năm 2012, nguyênnhân chủ yếu là do tốc tốc độ tăng trưởng của doanh thu tăng 25,4 % với sự kiện nềnkinh tế đang có dấu hiệu phục hồi sau đợt khủng hoảng giai đoạn 2007 – 2012

Kết quả doanh thu và lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp năm 2016 đã phảnánh chân thực được sự nỗ lực cố gắng của toàn bộ nền kinh tế nói chung và của doanhnghiệp nói riêng, sự cố gắng của toàn thể tập thể công ty đã ký kết hợp đồng với cácdoanh nghiệp, đơn vị độc lập và các nhu cầu của cá nhân theo hướng nâng cao uy tín,hiệu quả công việc, chất lượng hình ảnh, thương hiệu dịch vụ mà công ty đang vươntới

Bảng 4: Danh sách Top 10 công ty Dịch thuật uy tín giá rẻ hàng đầu tại Việt Nam

năm 2015

1 Công ty Dịch thuật CNN www.dichthuatcnn.com

2 Công ty Dịch thuật Á Đông www.dichthuatadong.com

3 Công ty Dịch thuật số 1 www.dichthuatso1.com

4 Công ty Dịch thuật Hà Nội www.dichthuathanoi.com

5 Công ty Dịch thuật A2Z www.dichthuata2z.com

6 Công ty Dịch thuật hàng đầu www.dichthuathangdau.com

7 Công ty Dịch thuật Đông Á www.dichthuatdonga.com

8 Công ty Dịch thuật Tân Á www.dichthuattana.com

9 Công ty Tư Vấn và Dịch Thuật Sao Việt www.dichthuatsaoviet.com

10 Công ty Biên Phiên Dịch Lạc Việt www.dichthuatlacviet.com.v

n (Nguồn: Http://www.10hay.com /)

Bên cạnh thành tựu đã đạt được này, tập thể ban Giám đốc công ty cũng khôngngừng quan tâm đến các hoạt động văn hoá, du lịch của công ty, hàng năm công ty vẫnthường tổ chức 1 năm 2 lần các chuyến đi du lịch cho nhân viên vào các dịp nghỉ lễGiỗ tổ Hùng Vương và ngày Quốc tế Lao động mùng 1 tháng 5, bên cạnh đó, các hoạtđộng chào mừng Năm mới, Noel, chào mừng ngày Quốc tế Phụ nữ mùng 8/3, ngày20/10 luôn được tập thể các cán bộ ban lãnh đạo công ty trang trí hoa và quà, nhữngnhân viên có thành tích xuất sắc và tích cực luôn được khen thưởng và nêu gương,,,hoa và quà tuy chỉ là những món quà vật chất nhỏ nhưng trong đó chứa đựng giá trịtinh thần to lớn đó chính là sự quan tâm và không khí ngày lễ, cũng như công ty đangdần dần xây dựng nét văn hoá doanh nghiệp của riêng mình qua các giá trị tinh thần

Có thể nói, có được thành công như ngày hôm nay một phần cũng do kết quảcủa các hoạt động thi đua, tinh thần văn hoá, tình đoàn kết và chữ tín cũng như sựquan tâm của ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể tập thể cán bộ công nhân viên đangđoàn kết xây dựng từng ngày

1.4 Các đặc điểm kỹ thuật ảnh hưởng đến công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội

1.4.1 Cơ cấu và đặc điểm của đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty

1.4.1.1 Cơ cấu đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty

Đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty là toàn bộ nguồn nhân lực bao gồmnguồn tài lực và trí lực của toàn bộ chất lượng nhân viên công ty Một công ty có mạnhthực sự là do lực lượng tài nguyên nguồn nhân lực từ chính đội ngũ các cán bộ nhânviên, một thực tế luôn rõ ràng đó là một công ty có sự phát triển lớn mạnh và ổn định

tất cả đều do sức mạnh của nguồn nhân lực công ty mang lại Cơ cấu đội ngũ cán bộ

công nhân viên hay gọi chung là cơ cấu lao động là tỷ trọng từng loại lao động so với tổng số lao động có trong công ty.

Để hiểu rõ hơn về đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty chúng ta có bảngtổng hợp tỷ trọng từng loại cán bộ công nhân viên có trong công ty qua các năm nhưsau:

Bảng 5: Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên

nghiệp Hà Nội giai đoạn 2012 – 2016

Bảng 5 cho ta thấy: số lượng nhân viên, cộng tác viên của doanh nghiệp qua các

năm tăng nhanh và khá ổn định, đặc biệt là lực lượng cộng tác viên Biên – Phiên dịch

với số lượng tăng đột biến Lý do tăng số lượng lao động này là do đáp ứng nhu cầukinh doanh Dịch thuật, Biên dịch, Phiên dịch của công ty đang cung cấp, mặt kháccũng do sự mở rộng hoạt động, tăng cường thực hiện các dịch vụ, các dự án ngày càng

mở rộng của công ty, đảm bảo chất lượng dịch vụ mà công ty đang cung cấp thực hiện,

số lượng ngôn ngữ cần biên – phiên dịch và nhu cầu dịch thuật của khách hàng cũngnhư uy tín ngày càng tăng cao của công ty, đặc biệt khi công ty lọt vào top 10 cácdoanh nghiệp dịch thuật uy tín giá rẻ hàng đầu vào năm 2015 đã thúc đẩy lực lượngcộng tác viên dịch thuật đông đảo này tăng cao từ năm 2015 – 2016 từ 879 công tácviên lên tới 968 cộng tác viên, tăng 10% với 89 người; các vị trí khác gồm: Lãnh đạocông ty, lãnh đạo phòng ban và các nhân viên văn phòng tăng nhẹ và ổn định qua cácnăm

Biểu đồ 1: Cơ cấu đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty năm 2016

Đơn vị tính: %

0.5 4.88

94.62

Lãnh đạo công ty Lãnh đạo phòng ban và nhân viên văn phòng

Cộng tác biên - phiên dịch

(Nguồn: Phòng Tổ chức – Nhân sự)

Xét riêng năm 2016, đội ngũ cán bộ nhân viên công ty là những người nhiệthuyết, giỏi chuyên môn, có nền tảng vững chắc cho nghiệp vụ và nhiệm vụ thực hiệncông việc

Tổng số cán bộ công nhân viên công ty năm 2016 là 1023 người;

Cán bộ quản lý công ty năm 2016 là 5 người tương đương với 0,48% tổng số

Lãnh đạo phòng ban và nhân viên văn phòng 50 người tương đương với 4,9% tổng số lao động công ty;

Cộng tác biên – phiên dịch có 968 tương đương với 94,62% tổng số lao động công ty.

Cơ cấu lao động này đã đặt ra sự khác nhau về trình độ nhân viên, số lượngnhân viên, nhận thức nhân viên – điều này ảnh hưởng đến công tác xây dựng hệ thốngquản lý, tính toán, thiết kế tiêu chí đánh giá thực hiện công việc của công ty

1.4.1.2 Đặc điểm đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty

 Do công ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ dịch thuật – công chứng– phiên dịch nên đội ngũ lao động của công ty có những đặc điểm sau:

Lao động trong công ty là lao động vật chất

Sản phẩm của công ty chính là các “bản dịch, các bản công chứng” – đây là

sản phẩm hữu hình, được thực hiện tạo ra từ quá trình xuất phát nhu cầu của khách

hàng, các bản dịch và công chứng này là kết tinh của quá trình chuyển hoá, biên dịchngôn ngữ, trình bày văn bản và có dấu xác nhận công ty, có thể đong đếm, sờ thấyđược và đặc biệt hơn có sự thay đổi quyền sở hữu giữa doanh nghiệp chuyển giao chokhách hàng

Bên cạnh đó, sản phẩm của công ty là “vô hình” do công ty cũng cung cấp dịch

vụ “phiên dịch” đây là dịch vụ không thể cân đo, đong đếm được, không thể sờ thấy

cũng như không thể chuyển giao được giữa doanh nghiệp và khách hàng mà sự đánhgiá chất lượng phụ thuộc hoàn toàn vào cảm giác của khách hàng, được đo bằng mức

độ hài lòng của khách hàng với chính nhân viên phiên dịch chứ không cụ thể như các

“bản dịch thuật công chứng mang tính chất văn bản” đây chính là tính chất định tính

chứ không phải định lượng như dịch vụ “dịch thuật – công chứng” – Đây chính là nguồn lao động phi vật chất của công ty.

Từ hai đặc điểm của hai loại dịch vụ này cho ta thấy mức độ phức tạp trong đặcđiểm lao động, đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty, vừa đảm bảo tính định lượng và

tính định tính của doanh nghiệp, tất cả đều được đánh giá bởi sự hài lòng của khách

hàng thông qua sản phẩm văn bản hoặc do trình độ của nhân viên phiên dịch.

 Từ đặc điểm về nguồn lao động vật chất và phi vật chất của công ty, cho ta thấytrình độ nhân viên công ty sẽ phải có sự phù hợp tương ứng

Trình độ nhân viên tại công ty

Ta có bảng 6 thể hiện trình độ nhân viên tại công ty qua 5 năm gần đây như sau:

Bảng 6: Thống kê tỷ lệ trình độ lao động tại công ty TNHH Dịch thuật Chuyên

Nghiệp Hà Nội

Đơn vị tính: %

Đại học và trên đại học

Cao đẳng, trung

cấp

Khác (du học sinh, tu nghiệp sinh, người nước ngoài cộng tác…)

từ các trường trên địa bàn Hà Nội, nguồn nhân viên này mấy năm gần đây có xuhướng giảm, mặt khác, tỷ lệ lao động là các Cộng tác viên luôn giữ ở trình độ ổn định,với một công ty dịch thuật, uy tín chất lượng dịch thuật được quan tâm hàng đầu vì lựclượng này chính là mối quan tâm quan trọng nhất của toàn bộ công ty, sự phản ánhchất lượng dịch thuật đối với công ty hoàn toàn phụ thuộc vào chất lượng làm việc,cộng tác của đội ngũ nhân viên này Với tầm nhìn như vậy, Ban lãnh đạo công ty luônluôn là những người có kinh nghiệm trong công tác kiểm duyệt, lựa chọn, phỏng vấncác cộng tác viên một cách cẩn thận và chuyên nghiệp, đảm bảo cho lực lượng dịchthuật 968 cộng tác viên luôn luôn chất lượng, uy tín và ổn định Điều này cũng chứng

tỏ công ty đã tạo ra cơ hội việc làm lớn cho những người mới về nước như các du học

Trình độ

Năm

sinh, lao động mới về nước, tu nghiệp sinh ngoài giờ, người làm thêm …lực lượng laođộng có nhu cầu việc làm đang rất là lớn…

Thông qua bảng số 6 này ta cũng có thể thấy:

 Đầu ra của công ty phụ thuộc chủ yếu vào yếu tố con người

Đó là khách hàng, nhân viên trong công ty, các cán bộ quản lý, các cộng tácviên dịch thuật và phiên dịch

Sản phẩm của doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào cơ sở vật chất Các yếu tố cơ

sở vật chất là các công cụ hỗ trợ máy tính, máy photo, máy scan, điện thoại, các sảnphẩm liên quan đến chuyển phát tài liệu và in ấn khác có trong công ty

Do những đặc điểm này đã quyết định lên tính chất của cán bộ công nhân viên

lao động trong công ty đó là lao động kỹ thuật, lao động kinh tế, lao động hành chính

và các cán bộ quản lý.

Lao động kỹ thuật: Là những cán bộ nhân viên thuộc khối nhân viên văn phòng,

được đào tạo ở trường ĐH, Cao đẳng kỹ thuật phụ trách chăm sóc trang thiết bị cơ sởvật chất có trong công ty;

Lao động kinh tế: Là những cán bộ quản lý kinh doanh, các nhân viên kinh

doanh được đào tạo theo chuyên môn kinh tế thương mại, tham gia vào quá trình khaithác và chăm sóc xúc tiến đáp ứng nhu cầu của khách hàng – đây là lực lượng đôngđảo và then chốt nhất trong quá trình tạo ra nguồn thu lợi nhuận của công ty;

Lao động hành chính: Là những cán bộ nhân sự, thi đua khen thưởng, quản trị

hành chính, kế toán, biên phiên dịch, cộng tác viên, giao nhận tài liệu,… tham gia vàocác công việc đặc thù được phân công theo chuyên ngành thực hiện và chịu giám sátcủa cán bộ quản lý tương ứng

Điều này đã đòi hỏi nhà quản trị nhân sự phải làm sao duy trì được chất lượngnhân lực đã có, phát triển cải tiến liên tục nâng cao chất lượng dịch vụ thông qua việcđánh giá nghiêm túc quá trình thực hiện công việc, đánh giá chất lượng sản phẩm,đánh giá chất lượng nguồn nhân lực mà công ty đang sử dụng

 Cán bộ công nhân viên công ty đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao

Nhu cầu của khách hàng là dịch thuật những tài liệu hoặc phiên dịch có tínhchính xác và dễ hiểu cao, vì một cá nhân hay bộ phân không thể hoàn toàn đáp ứngđược nhu cầu đó mà đòi hỏi cả một quá trình cung cấp dịch vụ từ nhân viên kinh

doanh cho đến phiên dịch và giao nhận mới có thể đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu

đó, sản phẩm đòi hỏi phải chuẩn chính xác có chuyên môn cao đảm bảo chất lượngcao trong phục vụ

Do tính chuyên môn hoá cao nên khả năng thay thế giữa các bộ phận là không

có, bộ phận nhân viên kinh doanh không thể thay thế cho bộ phận biên phiên dịch, bộphận hành chính không thể thay thế cho bộ phận kỹ thuật hay bộ phận giao nhận vậnchuyển hàng hoá không thể thay thế cho bộ phận tài chính kế toán Vì vậy quá trìnhquản lý và sử dụng lao động đòi hỏi nhà quản lý phải sắp xếp đúng người đúng việc và

có sự đánh giá nhân viên định mức hoàn thành tiến độ công việc cũng như khôngngừng xem xét đào tạo nâng cao, góp ý, phê bình, khiển trách thái độ tác phong làmviệc, trình độ của nhân viên, nhằm phục vụ tốt nhất cho quá trình kinh doanh phục vụnhu cầu khách hàng nghiêm túc và chuyên nghiệp

 Cán bộ công nhân viên có tính đa dạng văn hoá và vùng miền

Bất cứ doanh nghiệp nào đều luôn luôn xây dựng cho riêng công ty một “vănhoá doanh nghiệp” để từ đó các nhân viên có thể đặt niềm tin và thể hiện mình chuyênnghiệp và tác phong làm việc đồng bộ và thống nhất hơn, thực tế các doanh nghiệp lớn

ở nước ta như Viettel, Techcombank, Vinamilk … đã chứng tỏ được sự thành công củamình trong công tác xây dựng văn hoá doanh nghiệp, tính thống nhất về thương hiệu,sologan, giá trị cốt lõi luôn xuyên suốt toàn bộ công ty, tác phong đi làm mặc đồngphục, đeo thẻ, … đều được nhân viên của họ thực hiện rất nghiêm túc và có được sựđánh giá cao từ khách hàng Riêng với công ty, đội ngũ cán bộ công nhân viên hết sức

đa dạng, họ đến từ các vùng miền khác nhau, độ tuổi giới tính, đặc điểm tâm lý, trạngthái sức khoẻ khác nhau, hơn nữa, văn hoá doanh nghiệp chưa được công ty chú trọngxây dựng, do hiện tại công ty đang tập trung xây dựng hình ảnh chất lượng dịch vụ củacông ty… dẫn tới khả năng thống nhất về văn hoá đồng nghiệp, sự hoà hợp giữa cácvùng miền, thói quen, tính cách đã tạo lên nhiều trường hợp chưa thống nhất về vănhoá ứng xử, văn hoá đồng nghiệp, sự thấu hiểu và tính liên kết chuyên nghiệp hợp tácvới nhau là hết sức khó khăn, bên cạnh đó việc đánh giá thực hiện công việc còn đượccác nhân viên cho đó là định kiến và có thái độ chưa thực hiện tốt Điều này ảnhhưởng tới nhận thức của người đánh giá

Đặc điểm này đỏi hỏi để đánh giá thực hiện công việc người quản lý cần phảinhạy cảm và khôn khéo, giàu kinh nghiệm và sự kiên trì nhẫn nại cao, tránh gây hiểulầm là điều vô cùng quan trọng và cần thiết

 Cán bộ công nhân viên chịu sức ép lớn về mặt tâm lý

Môi trường làm việc tại công ty tuỳ vào vị trí của mỗi chức danh mà có những

áp lực và sự phức tạp khác nhau, tính chuyên môn hoá không thể thay thế, nhưng tựuchung lại nhân viên toàn công ty chịu sức ép từ ban lãnh đạo công ty với quan hệ vềnghề nghiệp luôn đòi hỏi phải đạt mức yêu cầu công việc, mặt khác họ còn chịu sức ép

từ phía gia đình, hoặc những trường hợp không xác định được, từ đó tác động rất lớnđến hiệu quả làm việc của nhân viên

Ngoài ra, xuất phát từ những tỉnh thành đa vùng miền khác nhau về phong tục,tập quán, thói quen ngôn ngữ, trình độ văn hoá, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng mềm, kỹnăng chuyên môn, nhu cầu sở thích, với một đòi hỏi nhân viên phải nắm bắt được đặcđiểm của khách hàng khác với trình độ của họ từ khách hàng trong nước, đến kháchhàng nước ngoài, các khách hàng dễ tính đến các khách hàng khó tính đã khiến chonhân viên phải chịu một áp lực làm sao để phù hợp, phải nắm bắt được những đặcđiểm của chính khách hàng để từ đó có những thái độ và cách cư xử phù hợp nhất Vìthông qua thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên, khách hàng đo được sự hài lòngcủa mình và đi tới các quyết định then chốt đến việc hợp tác, trở thành bạn hàng củadoanh nghiệp, đó cũng là một phần trong văn hoá doanh nghiệp đòi hỏi sự nhanh nhạy,chuyên nghiệp, giỏi nắm bắt tâm lý khách hàng của mỗi nhân viên Trên thực tế đãchứng minh rằng những nhân viên có khả năng thích ứng nhanh với mọi đối tượngkhách hàng đều là những nhân viên giỏi về mặt thấu hiểu văn hoá khách hàng và từ đó

có những phương thức, thái độ phù hợp, tạo ra hình ảnh uy tín chuyên nghiệp cho côngty

Một điểm đáng lưu ý đối với khách hàng đó chính là áp lực kiềm chế cảm xúccủa mỗi nhân viên, tâm tư tình cảm con người cùng với mức độ đòi hỏi chất lượngthông tin cung cấp sản phẩm dịch vụ là cao cho nên đôi lúc nhân viên phải quên đi cáitôi của mình để giữ được trạng thái thăng bằng trong công việc, đây chính là việc kiểmsoát cảm xúc trong giao tiếp mà bất cứ nhân viên nào cũng cần phải có

Vì vậy, trong quá trình quản lý đòi hỏi nhà quản trị và người sử dụng lao độngphải ứng xử linh động, sao cho chất lượng tâm lý và sự ổn định tâm lý, tác phong,trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt nhất Đây chính là yếu tố lớn tác động đến công tácđánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong công ty làm sao cho nhân viên củamình không bị mặc cảm và chịu sức ép nghề nghiệp quá lớn, đó chính là việc xâydựng tinh thần thoải mái làm việc cho nhân viên và sự quan tâm đúng mức cũng như

phê bình và tự phê bình kịp thời để công tác đánh giá thực hiện công việc được kháchquan và dần dần chính thức ý thức thực hiện của nhân viên toàn công ty.

 Cán bộ nhân viên văn phòng học vấn ngoại ngữ không cao nhưng đội ngũ cộng tác viên ngoài văn phòng đòi hỏi trình độ ngoại ngữ cao

Từ sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty, và bảng tỷ lệ trình độ trong công ty, phân loạitheo hình thức lao động chính thức và lao động không chính thức bao gồm:

 Lao động chính thức là các cán bộ Ban lãnh đạo công ty, nhân viên của

tất cả các phòng ban;

 Lao động không chính thức là 968 cộng tác viên.

Hai lực lượng lao động này có sự chênh lệch nhau về trình độ ngoại ngữ cũngnhư những yêu cầu thực hiện công việc khác nhau dẫn đến công tác đánh giá thực hiệncông việc cũng hoàn toàn khác nhau, một phần nữa do tính chất không thể thay thếđược vị trí nên tính cứng nhắc cân nhắc đánh giá cũng gặp phải khó khăn Đội ngũnhân viên chính thức luôn luôn yêu cầu cần phải trẻ trung, năng động, nhẹ nhàng,giọng nói chuẩn, thái độ phục vụ chuyên nghiệp Đội ngũ lao động không chính thứclại đòi hỏi trình độ ngoại ngữ tốt và không cần phải chú ý quá đến ngoại hình

Bên cạnh đó, công tác quản lý với 968 cộng tác viên này cũng vấp phải sự khó

khăn vì họ không thường xuyên có mặt tại văn phòng công ty, mọi sự quản lý và sắp

xếp thời gian đều liên lạc qua các phương tiện truyền tin, truyền dẫn như điện thoại,fax, email, chat voice, skype,… dẫn đến công tác kiểm soát nhân viên và phải hồikhách hàng gặp khá nhiều bất cập, đánh giá thực hiện công việc cùng cần phải sát sao

Nhân viên chính thức không cần trình độ ngoại ngữ cao nhưng đặc điểm khác

nhau đặc biệt là ngôn ngữ mà chất lượng phục vụ luôn phải nhẹ nhàng, nhiệt tình,

truyền cảm; nhân viên không chính thức có trình độ ngoại ngữ tốt trong giao tiếp,

chuyên ngành nghiệp vụ sâu để phục vụ nhu cầu dịch thuật cũng như phiên dịch củakhách hàng

1.4.2 Đặc điểm công tác phân tích công việc của công ty

1.4.2.1 Các bước tiến hành phân tích công việc của công ty

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệthống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chứcnhằm làm rõ bản chất của từng công việc

Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì nhờ có phân tích công việc màngười quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho

họ hiểu được kỳ vọng đó và nhờ đó người lao động hiểu được nhiệm vụ, nghĩa vụ,trách nhiệm của mình trong công việc Đồng thời, phân tích công việc còn làm cơ sởcho:

 Hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực;

 Đánh giá thực hiện công việc, đánh giá thành tích, trả công khen thưởng, antoàn và sức khoẻ cho người lao động;

 Cân nhắc các quyết định thăng chức, bổ nhiệm, bãi nhiệm, miễn nhiệm với cáccấp bậc trong công ty

Có thể nói rằng các thông tin từ phân tích công việc được sử dụng để:

 Định hướng cho quá trình tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nguồn nhân lực;

 Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên;

 Xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc, xếp hạng công việc và hệthống tiền lương, thưởng;

 Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khoẻ và khảnăng làm việc của nhân viên;

 Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho chương trình đào tạo.Nắm bắt được điều này, công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà Nội đã cónhững bước tiến hành phân tích công việc như sau:

Hình 2: Quy trình tiến hành phân tích công việc tại công ty

(Nguồn: Phòng Tổ chức – Nhân sự)

 Bước 1: Xác định chính sách của công ty, mục đích phân tích công việc

Đây là bước đầu tiên đã được thực hiện trong quá trình phân tích công việc, đểxem xét cơ cấu tổ chức của công ty có phù hợp với chiến lược kinh doanh, chức năngnhiệm vụ cụ thể của các phòng ban để không bị trùng lặp, đầy đủ, hợp lý, phù hợp vớichiến lược kinh doanh đã được xác định;

 Bước 2: Thu thập thông tin câu hỏi thông qua phiếu câu hỏi, quan sát, viết nháp bản mô tả công việc, trình độ, định mức công việc

Sau khi rà soát lại được các chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, người thựchiện phân tích công việc phải xác định được các công việc cần làm của từng bộ phận,công việc tương đương với chức danh, vị trí tương đương, lập danh sách các công việccần phân tích, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin;

 Bước 3: Áp dụng phương pháp phù hợp để thu thập thông tin cần phân tích

Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳtheo hoạt động và khả năng chi phí, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phươngpháp thu thập thông tin như quan sát, phỏng vấn, bảng câu hỏi, chụp ảnh;

 Bước 4: Xây dựng bảng mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Sau khi có được những thông tin, quản lý nhân sự kiểm tra lại tính chính xáccủa thông tin, giám sát tình hình thực hiện các bước công việc xem có còn thiếu xót gìkhông để khẳng định lại tính chính xác đầy đủ của thông tin về công việc, bổ sungnhững thông tin còn thiếu và điều chỉnh thông tin sai lệch, nhận được sự nhất trí củanhững người thông tin và kết luận phân tích công việc, sau đó xây dựng bản mô tả

Bước 4 Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn

công việc;

Bước 5 Hoàn thiện và trình lãnh đạo phê duyệt.

 Bước 5: Hoàn thiện và trình lãnh đạo phê duyệt

Sau khi bản MTCV và bản TCCV được xây dựng và hoàn thiện cần trình lênban lãnh đạo công ty để được hoàn chỉnh và phê duyệt áp dụng vào thực tế;

Ban giám đốc công ty điều hành chỉ đạo các phòng ban nhân sự phối hợp với

các phòng ban khác trong công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảoxác định rõ ràng nhiệm vụ - trách nhiệm, giúp cán bộ nhân viên hiểu rõ những nhiệm

vụ và trách nhiệm riêng của cá nhân mình;

Phòng Tổ chức - Nhân sự có công văn gửi tới các phòng ban trong công ty thực

hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng ban của mình,trong đó hướng dẫn tại mỗi công việc cần nêu rõ cho người lao động cần phải thựchiện những quyền hạn, trách nhiệm hợp tác nào;

Các trưởng, nhân viên phòng ban khác thực hiện hợp tác với phòng nhân sự

bằng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về công việc, bằng kinhnghiệm bản thân trong quá trình làm việc, thảo luận lẫn nhau để có những bổ sungthông tin về những nhiệm vụ trách nhiệm cần thực hiện,…các phòng ban này có gửivăn bản phân tích công việc và bản mô tả công việc bản tiêu chuẩn công việc chophòng nhân sự;

Phòng Tổ chức - Nhân sự nhận và tiến hành các phương pháp đặt câu hỏi và

quan sát để xác minh tính chính xác của thông tin có trong văn bản các phòng ban đãcung cấp;

Trưởng phòng Tổ chức - Nhân sự trình Giám đốc công ty phê duyệt, sau đó gửilại các phòng ban lưu lại bản mô tả công việc và yêu cầu đối với người thực hiện côngviệc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc riêng Trong bản mô tả này công ty tậptrung những nội dung chính như:

 Nhận diện công việc – chức danh công việc;

 Tóm tắt công việc – xác định công việc;

 Các mối quan hệ - các nhiệm vụ chính;

 Chức năng nhiệm vụ - trách nhiệm công việc;

 Quyền hạn;

 Tiêu chuẩn mẫu;

 Điều kiện thực hiện công việc

Phòng nhân sự sẽ lưu lại các mẫu phân tích công việc này để có những căn cứtuyển dụng nhân lực cho các phòng ban khác.

Ta có thể tham khảo một bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc màcông ty đang thực hiện sau đây:

 Bản mô tả công việc cho chức danh trưởng phòng Marketing công ty

Bảng 7: Bản mô tả công việc của công ty TNHH Dịch thuật Chuyên nghiệp Hà

Nội – chức danh TP Marketing BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh: Trưởng phòng Marketing – Mã nhân viên: JO0904

Các mối quan hệ:

 Bên trong:

- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty Định kỳ hàng tháng báocáo và chịu trách nhiệm với giám đốc về toàn bộ các hoạt động Marketingcông ty

- Phối hợp với các bộ phận khác trong truyền thông, huấn luyện, bố trí, độngviên, kích thích nhân viên Kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện chính sáchmarketing của công ty

- Cố vấn, hỗ trợ nhân viên khác về content marketing, viết bài PR, chạy quảngcáo, xây dựng chiến lược, tham gia các chiến dịch Marketing thực tế củacông ty

 Bên ngoài:

- Tổ chức cấp trên: Các vấn đề về Marketing

Cán bộ các công ty khác: Tìm hiểu đối tượng khách hàng và quảng bá thương hiệu,hình ảnh công ty trong các cuộc hội trợ, hội thảo ngoại thương, giao thương đaquốc gia…

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, NĂNG LỰC

 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:

 Nghiên cứu, hoạch định, tổ chức thực hiện chiến lược xây dựng thương hiệuchiến lược Marketing dịch vụ sản phẩm công ty đang cung cấp

 Quản lý và điều hành hoạt động của phòng Marketing

 Cố vấn cho nhân viên trong doanh nghiệp các vấn đề liên quan đến thươnghiệu, hình ảnh của doanh nghiệp Cung cấp thông tin và hướng dẫn cho nhânviên về các chiến lược marketing công ty đang thực hiện

 Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hoạt động giao tiếp với chínhquyền, các cơ quan chức năng và các tổ chức khác nhằm nâng cao uy tín chodoanh nghiệp

 Phối hợp với các lãnh đạo để xác định nhu cầu và tổ chức thực hiện cácchương trình PR, truyền thông sự kiện

 Phối hợp hoạt động với các lãnh đạo trực tuyến trong việc xác định, giảiquyết các vấn đề truyền thông marketing, các cơ quan truyền thông, các đốitác lập kế hoạch và tổ chức thực hiện

 Tổ chức sắp xếp công việc của nhân viên dưới quyền, kiểm tra chất lượng

và hiệu quả công việc của họ

 Chỉ đạo công tác đào tạo, huấn luyện nhân viên trong phòng Marketing, kiếnnghị điều chỉnh cơ cấu nhân sự một cách hợp lý.

 Quản lý thiết kế các hình ảnh, ấn phẩm, in ấn, vật phẩm theo tiêu chí củaban lãnh đạo công ty, phù hợp với logo, tầm nhìn, sứ mệnh mà công ty đã đềra

 Quản lý công tác thu thập thông tin, phân tích dữ liệu khách hàng

 Tham gia thiết kế sản phẩm và dự báo xu hướng thị trường

 Quản lý ngân sách hoạt động của phòng Marketing

 Kết hợp với các phòng ban khác hoạt động được hiệu quả

(Nguồn: Phòng Tổ chức – Nhân sự)

Từ bảng 7 mô tả công việc này ta có thể thấy thiếu một vài điểm như

sau: địa điểm làm việc, lãnh đạo trực tiếp, các mối quan hệ liên quan, mứclương, ngạch lương, điều kiện làm việc, trang bị cần sử dụng, thời gian làmviệc, điều kiện vệ sinh an toàn lao động, phương tiện đi lại phục vụ công việc

Bản tiêu chuẩn công việc là một loại văn bản liệt kê tất cả các yêu cầuchủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc Hay nói khác đi bản tiêu chuẩncông việc là bản trình bày các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhậnđược mà cần phải có để hoàn thành công việc cụ thể nào đó

Vì tính chất đa dạng của công việc nên các yêu cầu của công việc cũngrất đa dạng, nhưng nhìn chung các yếu tố chung nhất thường được đề cập trongbản tiêu chuẩn công việc thông thường gồm có: trình độ học vấn, trình độchuyên môn, các kỹ năng cần thiết cho công việc, kinh nghiệm cần có để thựchiện công việc, thâm niên trong nghề, các thành tích kỷ lục đã đạt được, trình

độ ngoại ngữ, ngôn ngữ và trình độ yêu cầu, các phẩm chất cá nhân về cá nhân,tuổi đời, sức khoẻ, ngoại hình, mức độ thích nghi với hoàn cảnh, khả năng làmviệc độc lập, khả năng chịu được căng thẳng hay áp lực công việc…

 Bản tiêu chuẩn công việc cho chức danh trưởng phòng Marketing công ty

Bảng 8: Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của công ty TNHH Dịch thuật

Chuyên nghiệp Hà Nội – chức danh TP Marketing

BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC Chức danh TP Marketing

TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Marketing,

Quản trị kinh doanh

KIẾN THỨC/KỸ NĂNG

CẦN THIẾT

Am hiểu các tổ chức nghiên cứu thị trường, khả năng phân tích số liệunghiên cứu

Các kỹ năng máy tính cơ bản

YÊU CẦU VỀ THỂ CHẤT

Sức khoẻ tốt, theo Quy định của Nhà nước, ngoại hình đẹp là một lợi thế

(Nguồn: Phòng Tổ chức – Nhân sự)

Hai loại bảng này chính là thang đo chuẩn xác để đánh giá thực hiệncông việc của nhân viên công ty Nhân viên sẽ phải thực hiện công việc với nộidung yêu cầu như thế nào và đáp ứng nhu cầu đến đâu, những yếu tố còn thiếu

và sự khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện công việc của mình

1.4.2.2 Hiệu quả mang lại của công tác phân tích công việc của công ty

Ngay từ khi áp dụng công tác phân tích công việc của công ty, nhữnghiệu quả mới trong công tác nhân sự đã được mở ra với những hiệu quả tíchcực

 Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng

Từ bản phân tích công việc do các phòng ban trong công ty gửi lại chophòng hành chính nhân sự, phòng hành chính nhân sự này đã có những tiêuchuẩn, những tiêu chí đánh giá thông tin trong vấn đề đăng tin tuyển dụng vớicác yêu cầu vị trí cụ thể và chuyên môn hơn, thay vì phòng chỉ tuyển người đơnthuần và những yêu cầu chung chung thì nay việc tuyển dụng nhân sự đã được

rõ ràng trong các mục như: yêu cầu công việc, trình độ học vấn, kinh nghiệmcông tác, mô tả công việc, những thông tin khác

Công tác hỗ trợ vấn đề tuyển dụng ngay từ đầu cũng rút ngắn được thờigian đào tạo nhân viên mới, tiết kiệm được chi phí đào tạo và nâng cao nhanhchóng hiệu quả làm việc của nhân viên

 Cơ sở cho bố trí nhân viên phù hợp

Từ những thông tin trên bản phân tích công việc, công tác bố trí sắp xếpnhân viên cũng được phù hợp hơn, các nhân viên sau khi có bản mô tả côngviệc sẽ được đánh giá lại và xem xét vị trí của mình đã thực sự phù hợp chưanhư: chức danh, kinh nghiệm công tác, ngạch lương, khả năng đáp ứng côngviệc mới, …tất cả sẽ được bố trí lại sao cho phù hợp và nhân viên hoàn toàn cóthể xin chuyển vị trí nếu cảm thấy phù hợp với bản thân hơn, tạo môi trường laođộng phù hợp và dần dần hoàn thiện hơn

 Xác định được các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc

Trên cơ sở các tiêu chí có trong bản phân tích công việc phần nhiệm vụ

và chức năng, nhân viên công ty đã dần dần xác định rõ được bản thân nhânviên tại vị trí đó cần làm gì, thực hiện các chức năng như thế nào, tại sao phảithực hiện những nhiệm vụ đó đều được nhân viên đó nắm rõ và họ luôn luôn cốgắng hoàn thành tốt những nhiệm vụ và chức năng của mình

Nhiệm vụ và chức năng này đã giúp nhân viên có định hình rõ nét vàđúng đắn hơn công việc thực sự cần thiết mà mình cần phải làm, hỗ trợ nhânviên rất nhiều trong công tác thực hiện công việc

 Đánh giá nhân viên hiệu quả hơn

Các bảng phân tích công việc đã hỗ trợ cho nhà quản trị nhân sự công tynắm rõ được tình hình thực hiện công việc của nhân viên, mức độ hoàn thànhcông việc, từ đó nhà quản trị có những đánh giá khách quan, trung thực nhất vềcác chính sách khen thưởng, nâng ngạch lương, chế độ làm việc độc hại haynặng nhọc như thế nào, khắc phục được những thiên kiến chưa có cơ sở, Banlãnh đạo công ty đã dần dần tối ưu hoá hiệu suất làm việc của nhân viên, nângcao công suất, năng lực làm việc và dần dần nâng cao uy tín chất lượng dịch vụcủa công ty

Khảo sát bằng phiếu bảng hỏi tại công ty về mức độ hài lòng của côngtác phân tích công việc với 50 lãnh đạo phòng ban và nhân viên văn phòng

(Phụ lục 2) ta thu được số liệu biểu đồ 2 như sau:

Biểu đồ 2: Đánh giá sự hài lòng của nhân viên sau khi có bản phân tích công việc

6 2 2

60 20

12 4

bộ nhân viên tại công ty, các ý kiến khác với mức độ không hài lòng rất nhỏ chỉ

có 4%, còn lại 12% mọi người cảm thấy bình thường, điều này chứng tỏ nhânviên trong công ty rất ủng hộ công tác phân tích công việc do phòng hành chínhnhân sự tiến hành

Xoay quanh những câu hỏi về đánh giá của anh/chị về công tác phân tíchcông việc như thế nào, đã có nhiều ý kiến khác nhau nhưng đa phần cán bộcông nhân viên đều ý thức rõ được tính hiệu quả của công tác này như sau:

1 Phân tích công việc đã làm rõ được các đặc điểm, yêu cầu kỹ thuật của côngviệc và chỉ ra loại nhân viên của mình (nhân viên kỹ thuật, nhân viên kinh tế,nhân viên hành chính) cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo nhất

có thể;

2 Định hướng được cho quá trình tuyển dụng lựa chọn và hoàn thành việc bố trínhân viên, xác định được nhu cầu đào tạo nhân viên và lập được kế hoạch cho

chương trình đào tạo, lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác chonhân viên;

3 Xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc, xếp hạng công việc, làm cơ sởcho việc xác định hệ thống tiền lương, mức thù lao, xét khen thưởng và đánhgiá ngạch lương cho mỗi công việc được phù hợp;

4 Chỉ ra được những điểm có yếu tố độc hại, an toàn cho người lao động, hướngkhắc phục cho yếu tố này Điều này phù hợp với bộ phận kỹ thuật và bộ phậngiao nhận – vận chuyển tài liệu

Tóm lại, công tác phân tích công việc của công ty khá là hữu hiệu, thay đổi vịtrí nhân sự, tinh giản biên chế, nâng cao hiệu quả công việc và hiệu quả hoạt động kinhdoanh cung cấp dịch vụ

1.4.3 Đặc điểm công việc của công ty

1.4.3.1 Các bước tiến hành công việc của công ty

Từ những nhiệm vụ và chức năng trong bản thiết kế công việc kết hợp với sơ

đồ cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ chức năng của từng phòng ban, ta có thể hiểu các bướctiến hành công việc của công ty là toàn bộ quá trình tạo ra các yếu tố đầu ra là các sảnphẩm dịch vụ mà công ty đang cung cấp

Hoạt động trong lĩnh vực dịch thuật, công chứng, biên phiên dịch với nhiều thứngôn ngữ khác nhau trên toàn thế giới, các dịch vụ cung cấp khác như Hợp pháp hoálãnh sự, hỗ trợ cấp Visa, hồ sơ du học, thủ tục đăng ký kết hôn… và các hình thức tưvấn miễn phí đã dần dần xây dựng được các bước tiến hành công việc mà công ty đanghoạt động Để hiểu rõ hơn về các bước tiến hành công việc của công ty ta có hình 3sau:

Hình 3: Sơ đồ quy trình thực hiện công việc tại công ty

(Nguồn: Phòng Tổ chức – Nhân sự)

 Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng

Phòng Kinh doanh sẽ đảm nhận nhiệm vụ này, các yêu cầu của khách hàngđược chuyển tới công ty qua hai hình thức đó là: Hotline và email của công ty, mỗimột nhân viên sẽ được cấp riêng một số hotline và email công ty riêng để công ty dễdàng theo dõi cũng như phân bổ khách hàng sao cho khách hàng có nhu cầu sẽ đượcđáp ứng nhanh nhất Công việc của bộ phận này hoàn toàn được ghi trong phần thiết

kế công việc của công ty Ngoài ra, phòng quản lý dự án và Ban giám đốc công tycũng nhận được các yêu cầu từ khách hàng thông qua các dự án và mối quan hệ xã hội,

họ hàng, …

 Bước 2: Phân loại yêu cầu khách hàng

Phòng Kinh doanh sau khi nhận được nhu cầu của khách hàng sẽ tiến hànhphân loại các yêu cầu của khách hàng, thông thường khách hàng tại công ty chủ yếu sửdụng các dịch vụ như:

Kiểm tra tài liệu – Chỉnh sửa theo yêu cầu khách hàng

Bàn giao tài liệu – Xác nhận thanh toán

 Dịch thuật: Khách hàng muốn chuyển tài liệu văn bản của mình sang thứ ngôn

ngữ yêu cầu, hiện nay công ty đang cung cấp chủ yếu các loại dịch thuật chuyênngành, dịch báo chí, dịch tài liệu, dịch sách, dịch hồ sơ du học, dịch bảngđiểm…v v theo nhu cầu riêng của khách hàng;

 Công chứng – sao y bản chính lấy ngay: Khách hàng muốn công chứng – sao y

các loại giấy tờ theo các yêu cầu về dấu, dấu tại phòng Tư pháp, dấu tại vănphòng công ty xác nhận, dấu bản sao không thôi và có nhu cầu lấy ngay hoặchẹn lịch giao tài liệu với công ty;

 Dịch thuật – công chứng: Khách hàng vừa muốn chuyển dịch ngôn ngữ trong

tài liệu, vừa muốn công chứng các loại giấy tờ này, thường là bảng điểm, giấychứng nhận đăng ký kết hôn, bằng tốt nghiệp, bằng sáng chế, các loại báo cáotài chính, bảng cân đối kế toán, v…v…;

 Hợp pháp hoá lãnh sự: Khách hàng muốn công ty cung cấp thủ tục hành chính

xác thực giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực củachữ ký văn bản với tư cách người ký văn bản đó tại đại sứ quán nơi khách hàngyêu cầu;

 Dịch vụ khác: Đó chính là phiên dịch các ngôn ngữ, phiên dịch đàm phán,

phiên dịch đuổi, phiên dịch chuyên ngành, phiên dịch cabin, v…v…;

 Bước 3: Xác nhận yêu cầu khách hàng – chuyển tiền tạm ứng (nếu có)

Sau khi phòng kinh doanh phân loại yêu cầu của khách hàng sẽ tiến hànhgọi điện xác nhận hoặc gửi email tới khách hàng với xác nhận nhu cầu chínhxác về loại hình dịch vụ, ngôn ngữ khách hàng yêu cầu, số trang tài liệu cótrong file, yêu cầu khác như chỉnh sửa độ rõ nét của file với các file là scan hay

độ căn chỉnh của file với các file ảnh muốn công chứng như: sổ đỏ, đăng ký kếthôn, bảng điểm, sổ hộ khẩu, …để đảm bảo tính thẩm mỹ và khả năng đọc hiểucho bộ phận kiểm dịch Ngoài ra, nhân viên kinh doanh cũng tiến hành “báogiá” tổng giá trị thanh toán đối với khách hàng, phân loại với những đơn hàngnhỏ sẽ thanh toán trước một phần nhỏ hoặc thanh toán sau khi giao nhận tàiliệu; đối với các khách hàng lớn như các doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sựnghiệp…sẽ tiến hành ký hợp đồng và xuất hoá đơn VAT cũng như yêu cầuthanh toán trước % tổng giá trị thanh toán; ngoài ra các trường hợp Hợp pháp