Trong bài báo cáo này, chúng tôi sẽ giới thiệu khái quát thôngtin về công ty, thực trạng công tác hành chính, xây dựng những quy trình cụ thểcũng như đưa ra những nhận xét và kiến nghị c
KHÁI QUÁT THÔNG TIN VỀ CÔNG TY
Thông tin về doanh nghiệp
● Tên công ty bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam
● Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: Vietnam Dairy Products Joint Stock Company
● Tên công ty viết tắt: Vinamilk
● Loại hình: Công ty cổ phần
● Mã chứng khoán trên HOSE: VNM
● Trụ sở chính: Số 10, đường Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Tp HCM
● Email: vinamilk@vinamilk.com.vn
● Website: www.vinamilk.com.vn
Ngày 20/08/1976, Vinamilk được thành lập dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ để lại, gồm:
● Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân là nhà máy Foremost)
● Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina)
● Nhà máy sữa Bột Dielac (tiền thân là nhà máy sữa bột Nestle’ - Thụy Sỹ)
Vào ngày 01/10/2003, Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) chính thức được cổ phần hóa sau khi mở rộng các chi nhánh bán hàng tại nhiều tỉnh thành từ Bắc vào Nam, đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong quá trình phát triển của công ty.
Vinamilk là công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các sản phẩm từ sữa, bao gồm sữa hộp, sữa bột, sữa đậu nành, sữa tươi, bột dinh dưỡng, nước giải khát và bánh Với đa dạng ngành nghề, Vinamilk góp phần cung cấp các sản phẩm sữa chất lượng cao đến người tiêu dùng trong và ngoài nước.
Vinamilk không chỉ hoạt động trong lĩnh vực sữa và các sản phẩm từ sữa, mà còn kinh doanh các thiết bị phụ tùng, nguyên liệu, vật tư, hóa chất liên quan để mở rộng quy mô sản xuất Ngoài ra, Vinamilk còn tham gia vào các lĩnh vực phụ trợ như chăn nuôi, kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản, cũng như quản lý kho bãi, vận tải ô tô và dịch vụ bốc xếp hàng hóa Công ty còn sản xuất và mua bán bao bì, đồng thời mở rộng hoạt động sang lĩnh vực thực phẩm chế biến, rượu, đồ uống nhằm đa dạng hóa danh mục sản phẩm và nâng cao vị thế trên thị trường.
Vinamilk là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm từ sữa tại Việt Nam, với hệ thống phân phối rộng khắp 63 tỉnh thành trên cả nước Công ty có gần 200 nhà phân phối và 240.000 điểm bán lẻ truyền thống cùng 7.800 kênh bán lẻ hiện đại, giúp sản phẩm dễ dàng tiếp cận người tiêu dùng Với thị phần chiếm lĩnh lớn trên thị trường, Vinamilk nắm giữ khoảng 54,5% thị phần sữa trong nước và 40,6% thị phần sữa bột, khẳng định vị thế hàng đầu trong ngành sữa Việt Nam.
Vinamilk chiếm 33,9% thị phần sữa chua uống, 84,5% thị phần sữa chua ăn và 79,7% thị phần sữa đặc tại Việt Nam Ngoài ra, nhóm khách hàng mục tiêu của Vinamilk ngày càng đa dạng, bao gồm bệnh viện, khách sạn, nhà hàng, doanh nghiệp và đặc biệt là các trường học, nhờ tích cực tham gia chương trình Sữa học đường Quốc gia Thương hiệu Vinamilk không chỉ dẫn đầu trong lòng người tiêu dùng Việt Nam mà còn được ưa chuộng trên thị trường quốc tế, với sản phẩm xuất khẩu đến 55 quốc gia và vùng lãnh thổ như Thái Lan, Campuchia, Lào, Úc, Bắc Mỹ, châu Âu và Trung Đông Tính đến năm 2020, tổng kim ngạch xuất khẩu của Vinamilk đạt hơn 2,4 tỷ USD kể từ năm 1997, khẳng định vị thế vững chắc của thương hiệu trong và ngoài nước.
Cổ phiếu của Vinamilk được xem là cổ phiếu blue-chip tại Việt Nam, đại diện cho các doanh nghiệp có mức tăng trưởng và doanh thu ổn định Doanh thu hàng năm của Vinamilk duy trì đà tăng trưởng khoảng 20%, phản ánh năng lực phát triển bền vững và đáng tin cậy của doanh nghiệp trên thị trường.
Năm 2020, ngành sữa Việt Nam đối mặt với nhiều khó khăn do đại dịch COVID-19, khiến doanh thu giảm 6% theo thống kê của AC Nielsen Thu nhập của người lao động giảm 3,2% so với năm 2019, dẫn đến việc tiêu thụ sữa giảm sút đáng kể Tuy nhiên, dù gặp phải tác động tiêu cực từ đại dịch, Vinamilk vẫn đạt thành tích ấn tượng, với doanh thu hợp nhất đạt 59.723 tỷ đồng, tăng 5,9% so với năm trước Điều này giúp Vinamilk chiếm hơn 20% trong top 50 thương hiệu dẫn đầu Việt Nam năm 2020 và chiếm hơn 50% thị phần sữa toàn quốc.
Vinamilk là một công ty có lịch sử lâu đời tại Việt Nam, đã khẳng định vai trò và vị thế vững chắc trong nước cũng như trên thị trường quốc tế Nhờ vào nhiều năm hoạt động, thương hiệu này đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật, góp phần nâng cao uy tín và sự phát triển bền vững của ngành sữa Việt Nam Các thành tựu đáng kể của Vinamilk bao gồm mở rộng mạng lưới phân phối, nâng cao chất lượng sản phẩm và xây dựng thương hiệu mạnh trên thị trường quốc tế.
● Danh hiệu Anh hùng lao động (2000).
● Huân chương Độc lập hạng III (2005, 2016), hạng II (2010).
● Huân chương Lao động hạng III (1985), hạng II (1991), hạng I (1996).
● Vinamilk tự hào là Thương hiệu Quốc gia, thuộc “Top 10 thương hiệu sữa giá trị nhất toàn cầu” và “Top 36 công ty sữa lớn nhất thế giới”.
● Dẫn đầu trong Top 10 doanh nghiệp phát triển bền vững Việt Nam (2020).
● Top 50 thương hiệu giá trị nhất Việt Nam - Forbes (2016 - 2020).
● Top 10 hàng Việt Nam chất lượng cao (1995 - 2020).
● Top 200 công ty doanh thu trên 1 tỷ USD tốt nhất Châu Á - Thái Bình Dương (2019).
● Top 50 công ty niêm yết lớn nhất Châu Á - Thái Bình Dương (2016).
● Top 300 công ty năng động nhất châu Á - Tạp chí Nikkei (2016 - 2020).
● Top 50 Doanh nghiệp sữa có doanh thu lớn nhất thế giới (Đứng thứ 49) theo báo cáo của Euro Monitor & KPMG (2016).
Cơ cấu tổ chức
VEngine phát triển mạnh mẽ với hơn 9.360 nhân viên vào năm 2020, thể hiện sự lớn mạnh của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức của Vinamilk theo mô hình trực tuyến - chức năng, giúp phân bổ phòng ban một cách hợp lý, rõ ràng và chuyên nghiệp Hội đồng quản trị Vinamilk, đứng đầu bởi Đại hội đồng cổ đông, có trách nhiệm định hướng chiến lược, phát triển và quyết định các dự án đầu tư, cũng như quản lý các tiểu ban chiến lược, nhân sự, lương thưởng và kiểm toán để thúc đẩy sự phát triển bền vững Tổng giám đốc giữ vai trò điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm vận hành hoạt động hàng ngày của công ty, dưới sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị Các giám đốc phòng ban như Phó Giám đốc Chiến lược, Công nghệ thông tin và Kinh doanh quốc tế làm việc trực tiếp dưới quyền Tổng giám đốc để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả Ngoài ra, tổ chức còn có các vị trí như Giám đốc Kiểm soát nội bộ, Quản lý Rủi ro và Giám đốc Kiểm toán nội bộ, đảm nhận vai trò tư vấn, giám sát và hỗ trợ quản lý rủi ro nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Nguồn: Vinamilk.comHình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Công tác quản trị hành chính văn phòng
2.1.1 Cách bố trí nơi làm việc
Môi trường và không gian làm việc ảnh hưởng lớn đến tâm lý và hiệu suất làm việc của nhân viên Nhân viên mong muốn được làm việc trong không gian tiện nghi, thoải mái, hiện đại và năng động Một môi trường làm việc tích cực sẽ thúc đẩy sự sáng tạo, khơi nguồn động lực và giúp nhân viên đưa ra các quyết định đúng đắn trong công việc.
Kể từ khi thành lập năm 1976, Vinamilk đã trải qua 45 năm xây dựng và phát triển, không ngừng cải tiến môi trường làm việc để thu hút và giữ chân nhân tài Nhiều năm liên tiếp, công ty nằm trong danh sách “100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam” do tổ chức Anphabe công bố, thể hiện sự cam kết trong việc xây dựng môi trường chuyên nghiệp, thân thiện Năm 2020, Vinamilk tiếp tục được bình chọn là nơi làm việc tốt nhất Việt Nam, giữ vững vị trí top 1 trong suốt 3 năm liên tiếp, chứng tỏ chiến lược nhân sự bền vững của doanh nghiệp Điều này cho thấy rằng yếu tố con người chính là yếu tố then chốt góp phần vào thành công của Vinamilk trong ngành sữa và thực phẩm tại Việt Nam Văn phòng làm việc của Vinamilk đặt tại đường Tân Trào, quận 7, thành phố Hồ Chí Minh, trung tâm kết nối các hoạt động kinh doanh và nhân sự.
Không gian làm việc tại Hồ Chí Minh được thiết kế theo kiểu hỗn hợp, phù hợp với từng nhóm nhân viên thông qua các ô chữ nhật lớn có vách ngăn để phân chia khu vực Các khu vực làm việc chung của nhóm không có vách ngăn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi công việc Phòng làm việc của ban lãnh đạo được bố trí riêng biệt, yên tĩnh, có tường cách âm và cửa ra vào riêng biệt để đảm bảo sự kín đáo và tập trung cao.
Các nhóm nhân viên có không gian làm việc chung được sắp xếp theo hình chữ nhật, với bàn làm việc của từng nhân viên được bố trí hợp lý để tạo ra không gian làm việc rộng rãi Lối ra vào trung tâm giúp thuận tiện di chuyển và nâng cao tính linh hoạt trong môi trường làm việc Vách ngăn thấp phía trước giúp phân chia các nhóm nhưng vẫn duy trì sự thông thoáng và mở rộng không gian Khu vực làm việc chung được thiết kế rộng rãi, tạo cảm giác thoải mái và dễ chịu cho nhân viên Ngoài ra, Vinamilk còn trang bị các phòng họp vừa và nhỏ, có không gian kín hoặc mở phù hợp với nhu cầu làm việc, tăng tính đa dạng và linh hoạt trong hoạt động nhóm.
Không gian làm việc của Vinamilk được thiết kế sáng tạo với các góc trang trí liên quan đến sữa và sản phẩm từ sữa, tạo cảm giác gần gũi và truyền cảm hứng Khu vực riêng dành cho đội ngũ Marketing mang phong cách mở, trải thảm cỏ như một trang trại để thúc đẩy sự sáng tạo Văn phòng còn trưng bày các giải thưởng của công ty, tạo động lực và niềm tự hào cho nhân viên Các sản phẩm của Vinamilk được đặt khắp không gian, giúp không gian trở nên sinh động và khơi nguồn ý tưởng mới cho phát triển sản phẩm Những chiếc bàn tròn nhỏ đặt rải rác tạo điều kiện thuận lợi cho họp nhóm, thảo luận nhanh chóng Màu sắc chủ đạo của văn phòng là trắng, xanh lá cây và xanh dương, kết hợp cùng hoa, cây cảnh và các mảng xanh, mang lại không khí trong lành, tươi mới và gần gũi với thiên nhiên.
Nơi làm việc của Vinamilk luôn tràn ngập ánh sáng tự nhiên và nhân tạo, với hệ thống đèn điện hiện đại và cửa kính lớn mang lại nguồn sáng tự nhiên dễ chịu Văn phòng được trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc hiện đại như máy in laser, máy in màu, máy photocopy, đảm bảo hỗ trợ tối đa cho nhân viên Mỗi bàn làm việc sở hữu máy tính riêng và ghế xoay lưới màu đen cao cấp giúp nhân viên cảm thấy thoải mái trong suốt quá trình làm việc Nội thất và màu sắc tươi sáng tại văn phòng tạo không gian thoáng đãng, rộng rãi, thúc đẩy sự sáng tạo và hiệu quả công việc.
Vinamilk chú trọng xây dựng không gian nghỉ ngơi, giải trí và chăm sóc sức khỏe cho nhân viên trong môi trường làm việc hiện đại, độc đáo Khu vực ăn uống tại công ty được thiết kế sạch sẽ, rộng rãi, có khả năng phục vụ lượng lớn nhân viên cùng lúc Sau những giờ làm việc căng thẳng, nhân viên có thể thư giãn và giao lưu tại các không gian như quán cà phê sân vườn ngoài trời, rèn luyện sức khỏe tại phòng gym với trang thiết bị hiện đại hoặc tận hưởng hồ bơi của công ty.
2.1.1.1 Ưu điểm trong cách bố trí của Vinamilk
Không gian làm việc của Vinamilk được thiết kế tối ưu, thúc đẩy hiệu quả làm việc cá nhân và nhóm Mỗi nhóm có thể tập trung vào các nhiệm vụ riêng biệt, nâng cao năng suất và sáng tạo Thiết kế còn thuận tiện cho việc trao đổi giữa các thành viên, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và tăng cường sự hợp tác.
Thiết kế văn phòng theo kiểu hỗn hợp kết hợp ưu điểm của văn phòng đóng và mở, giúp thuận lợi trong công tác giám sát nhân viên và tối ưu diện tích sử dụng Cách bố trí này còn góp phần tiết kiệm chi phí xây dựng, mua sắm trang thiết bị và trang trí nội thất, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp.
Bố trí văn phòng theo kiểu hỗn hợp mang lại tính linh hoạt cao, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh, nâng cấp và mở rộng không gian làm việc phù hợp với sự phát triển của số lượng nhân sự Thiết kế này tối ưu hóa không gian, hỗ trợ tối đa quá trình mở rộng quy mô nhân sự một cách hiệu quả và linh hoạt.
Văn phòng làm việc của Vinamilk không chỉ kiến tạo môi trường thúc đẩy hứng thú làm việc thông qua thiết kế sáng tạo, mà còn tạo cảm giác gắn bó, được quan tâm và chăm sóc toàn diện về sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên.
2.1.1.2 Nhược điểm trong cách bố trí của Vinamilk
Không gian làm việc sử dụng vách ngăn mỏng khiến hiệu quả bảo mật chưa cao, dễ dàng bị xâm phạm Các phòng họp mở trong công ty có nguy cơ bị nghe lén hoặc đánh cắp ý tưởng, ảnh hưởng đến sự bảo mật thông tin doanh nghiệp.
Không gian làm việc mở thường xuyên đối mặt với các loại tiếng ồn như tiếng nói chuyện, đi lại, gây mất tập trung cho nhân viên Việc này ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc và hiệu quả công việc hàng ngày Để duy trì môi trường làm việc hiệu quả, cần có các giải pháp kiểm soát tiếng ồn phù hợp trong không gian mở.
2.1.2 Công tác 5S của Vinamilk Sàng lọc - Seri
Nhân viên tại Vinamilk chủ động trong việc phân loại và loại bỏ các vật không cần thiết tại khu vực làm việc của mình, giúp duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và chuyên nghiệp Việc không để lại vật dụng thừa trên bàn làm việc nâng cao hiệu quả công việc và tạo không gian gọn gàng, ngăn nắp Đặc biệt, cần chú ý phân loại và loại bỏ các vật còn sót lại trong ngăn tủ để đảm bảo không gian làm việc luôn ngăn nắp, góp phần nâng cao năng suất làm việc.
Trong khu vực làm việc chung, nhân viên phối hợp phân loại và giữ lại các sản phẩm và vật trang trí phù hợp với chiến dịch quảng bá hiện tại để đảm bảo sự đồng bộ và hiệu quả Đồng thời, các vật dụng và sản phẩm của các đợt quảng bá đã qua sử dụng được lưu trữ cẩn thận tại kho lưu trữ của công ty để thuận tiện cho các hoạt động sau này.
Xây dựng các biểu mẫu văn bản của Vinamilk
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /CTS-… 1 …
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- Như trên; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- …………; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
- Lưu: VT, 5 … 6 … Họ và tên
1 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.
2 Trích yếu nội dung công văn.
5 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
6 Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
7 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- …… ; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- …………; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
- Lưu: VT, 5 … 6 … Họ và tên
1 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo thông báo.
3 Trích yếu nội dung thông báo.
5 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
6 Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: …/GGT – … 1 …
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam trân trọng giới thiệu: Ông (bà): 3
Chức vụ: Được cử đến: 4
Về việc: Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày /.
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- Như trên; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- Lưu: VT (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
Họ và tên Ghi chú:
1 Chữ viết tắt tên đơn vị ban hành văn bản.
3 Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.
4 Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc.
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM Căn cứ vào Quyết định số ;
Căn cứ vào Điều lệ Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 27/4/2015;
Căn cứ vào quy chế khen thưởng của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam;
Căn cứ vào 4 ; Theo đề nghị của Giám đốc Điều hành Nhân sự - Hành chính và Đối Ngoại.
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- Như Điều…; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- ………….; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
- Lưu: VT,… 6 … 7 Họ và tên
1 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định.
3 Trích yếu nội dung quyết định.
4 Các căn cứ để ban hành quyết định.
6 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
7 Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: …/QĐ – … 1 …
THẨM QUYỀN BAN HÀNH 4 Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 27/4/2015;
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- Như Điều…; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- ………….; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
- Lưu: VT,… 7 … 8 Họ và tên
1 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định.
3 Trích yếu nội dung quyết định.
Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức, cần ghi rõ chức vụ của người đứng đầu trong quyết định Trong trường hợp thẩm quyền thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức, cần ghi rõ tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình ra quyết định Việc ghi rõ thẩm quyền giúp tăng cường tính hợp pháp, rõ ràng và phù hợp với quy định pháp luật.
5 Các căn cứ để ban hành quyết định.
7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
8 Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: …/QĐ – … 1 …
Căn cứ Bộ Luật lao động số 45/2019/QH14 của Quốc hội nước
CHXHCN Việt Nam và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 27/4/2015;
Căn cứ hợp đồng lao động giữa: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam và ông
Căn cứ 5 ; Theo đề nghị của
Nơi nhận: QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI KÝ
- Như Điều…; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- ………….; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)
- Lưu: VT,… 7 … 8 Họ và tên
1 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định.
3 Trích yếu nội dung quyết định.
Thẩm quyền ban hành quyết định phụ thuộc vào người đứng đầu cơ quan, tổ chức, cần ghi rõ chức vụ của người đứng đầu Trong trường hợp quyết định do tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức ban hành, phải ghi rõ tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó Việc xác định quyền ban hành quyết định giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong các quyết định của tổ chức.
5 Các căn cứ để ban hành quyết định.
7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
8 Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Xây dựng quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi
Văn thư là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của công ty theo quy định của pháp luật.
Văn bản đến bao gồm các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, cùng với các loại gửi qua fax, chuyển qua mạng hoặc là văn bản mật Ngoài ra, còn có các đơn, thư gửi đến doanh nghiệp, đảm bảo cập nhật và xử lý hiệu quả các dạng văn bản này theo quy định pháp luật.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do công ty phát hành, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật Đăng ký văn bản là quá trình ghi chép hoặc cập nhật các thông tin quan trọng như số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, tên loại, trích yếu nội dung, nơi nhận và các thông tin liên quan vào Sổ đăng ký văn bản Quản lý văn bản phải tuân thủ các nguyên tắc rõ ràng để đảm bảo tính chính xác, bảo mật và thuận tiện trong việc tra cứu và xử lý thông tin.
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của công ty đều phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để thực hiện thủ tục tiếp nhận và đăng ký, trừ các loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Văn thư đảm nhiệm việc quản lý và lưu trữ toàn bộ các văn bản đến, đảm bảo quy trình xử lý và phản hồi kịp thời Các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết những văn bản đến không đăng ký tại Văn thư, nhằm giữ sự rõ ràng, minh bạch trong công tác quản lý văn bản của công ty Việc quản lý tập trung tại Văn thư giúp nâng cao hiệu quả trong xử lý công văn, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về lưu trữ và quản lý tài liệu doanh nghiệp.
Văn bản đi, văn bản đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, đảm bảo không trễ hạn, tối đa là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản đến, việc đóng dấu thể hiện mức độ khẩn như ‘‘Hỏa tốc” (bao gồm cả ‘‘Hỏa tốc” hẹn giờ) giúp xác định ưu tiên xử lý Việc quản lý chặt chẽ hồ sơ, văn bản theo nguyên tắc này đảm bảo tính kịp thời trong công tác xử lý và truyền đạt thông tin.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
2.3.3 Quy trình xử lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn bản Đóng dấu văn bản đến vào Sổ văn bản
Trình, giao nhận văn bản đến
Phân công đơn vị, cá nhân thực hiện, giải quyết
Phòng ban Tiếp nhận, xử lí chuyên môn
Lưu hồ sơ hoặc Văn thư hành chính chuyển qua Quy trình soạn thảo văn bản đi
Theo quy định của công tác lưu trữ
Bảng 2.1 Lưu đồ xử lý văn bản đến
Mô tả chi tiết quy trình Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Bước 2: Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn bản Phân loại văn bản:
● Phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho công ty;
Không bóc bì các loại văn bản đến ghi rõ tên cá nhân hoặc phòng ban chức năng trong doanh nghiệp, giúp đảm bảo quy trình chuyển giao thông suốt Khi nhận được văn bản liên quan đến công việc chung của công ty, nhân viên cần chuyển lại cho bộ phận Văn thư để đăng ký và xử lý chính xác Việc này giúp bảo vệ thông tin, tăng cường tính bảo mật và đảm bảo tính chính xác trong quản lý hồ sơ nội bộ doanh nghiệp.
Yêu cầu khi bóc bì:
● Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;
Để đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản, cần tránh gây hư hại, bỏ sót nội dung trong bì, mất số hoặc ký hiệu của văn bản Việc lưu giữ địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện cũng rất quan trọng để chứng minh nguồn gốc và hiệu lực của tài liệu.
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì là bước kiểm tra quan trọng để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ Nếu văn bản đến kèm phiếu gửi, cần ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi sau khi đối chiếu để xác nhận tính đúng đắn của văn bản Trường hợp phát hiện sai sót trong quá trình kiểm tra, phải thông báo ngay cho nơi gửi để xử lý kịp thời, đảm bảo quy trình làm việc chính xác và minh bạch.
Bước 3: Đóng dấu văn bản đến vào Sổ văn bản Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
Khi ghi nhận văn bản đến, cần ghi số đến và ngày đến, bao gồm cả giờ đến nếu cần thiết Đối với văn bản đến qua fax hoặc mạng, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến” nếu cần thiết; riêng với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Trong trường hợp văn bản được chuyển phát qua mạng, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến” Khi nhận được bản chính, văn thư phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và thực hiện thủ tục đăng ký văn bản đến.
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (bao gồm các văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) cần được chuyển ngay tới nơi nhận mà không cần đóng dấu “Đến” Việc chuyển giao đúng quy trình giúp đảm bảo lưu trữ và xử lý tài liệu hiệu quả, đồng thời duy trì tính chính xác trong quản lý văn bản đến Do đó, các đơn vị cần nắm rõ quy định này để thực hiện đúng thủ tục hành chính liên quan đến tiếp nhận và phân phối văn bản.
Dấu “Đến” cần được đặt rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng trống phía dưới số hoặc ký hiệu (đối với các loại văn bản có tên loại), hoặc dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn), hoặc vào khoảng trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản Việc đặt dấu “Đến” đúng vị trí giúp thể hiện tính rõ ràng và chính xác trong cấu trúc của văn bản hành chính, đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định.
50mm CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM ĐẾN
Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước35mm x 50mm.
Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
Số đến là số thứ tự của văn bản đến, được đánh liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm, đảm bảo quy trình quản lý hồ sơ chặt chẽ và theo đúng thứ tự tiếp nhận.
Ngày đến là ngày, tháng, năm công ty nhận được văn bản, được đóng dấu đến và đăng ký Đối với các ngày dưới 10 hoặc các tháng 1, 2, cần thêm số 0 phía trước để đảm bảo định dạng đúng Năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ như 03/01/11 hoặc 27/7/11, giúp xác định rõ ngày nhận văn bản trong hệ thống hồ sơ của công ty.