Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải

Đề tài báo cáo nhằm đạt được những mục đích sau: Nắm được tổng quan sơ lược về UBND huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình. Khảo sát công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của UBND huyện Tiền Hải. Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN TIỀN HẢI, TỈNH THÁI BÌNH

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực hiện : LÝ THỊ HỒNG THƠ

Mã số sinh viên : 1305QTVB057

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập tại trường Đại Nội vụ Hà Nội em được các thầy cô tận tình giảng dạy các kiến thức cơ bản Đồng thời được sự tạo điều kiện giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải, đã giúp em hoàn thành tốt được đợt thực tập này Trong thời gian 02 tháng thực tập, em tích cực nghiên cứu, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải cũng như được sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ, công chức trong Văn phòng Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Đăng Việt định hướng và đưa ra những ý kiến đóng góp giúp cho

em, để em hoàn thành tốt quá trình thực tập và hoàn thiện được khóa luận tốt nghiệp

Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên Khóa luận tốt nghiệp của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn./

Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

Lý Thị Hồng Thơ

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài khóa luận này là kết quả của em trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải Các số liệu trong bài là hoàn toàn trung thực Nếu không đúng em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Cấu trúc của đề tài 4

NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5

1.1 Lý luận chung về văn phòng 5

1.1.1 Khái niệm văn phòng 5

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng 6

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 7

1.1.3.1 Chức năng của văn phòng 7

1.1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng 9

1.2 Lý luận chung về công tác văn phòng 10

1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng 10

1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng 11

1.2.3 Nội dung của công tác văn phòng 11

1.3 Khái niệm, ý nghĩa và nội dung của công nghệ thông tin 14

1.3.1 Khái niệm, vai trò của thông tin 14

1.3.2 Khái niệm công nghệ thông tin 15

1.3.3 Ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng 15

1.3.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng 16 1.3.4.1 Công tác soạn thảo văn bản 16

1.3.4.2 Công tác quản lý văn bản 17

1.3.4.3 Trong công tác tham mưu, tổng hợp 18

1.3.4.4 Quản lý nhân sự 19

1.3.4.5 Quản lý tài chính 20

1.3.4.6 Quản lý trang thiết bị 21

1.3.4.7 Trong công tác tổ chức hội họp 21

1.3.4.8 Trong công tác truyền thông 22

1.3.4.9 Trong công tác lưu trữ 22

Tiểu kết: 23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI 24

2.1 Tổng quan về Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải 24

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Tiền Hải 24

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiền Hải 25

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 26

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 26 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 27

2.1.3.3 Trang thiết bị, dụng cụ trong Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 29

2.2 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

phòng tại UBND huyện Tiền Hải 31

2.2.1 Trong công tác soạn thảo văn bản 31

2.2.2 Trong công tác quản lý văn bản 36

2.2.3 Trong công tác tham mưu, tổng hợp 41

2.2.4 Trong công tác quản lý nhân sự 44

2.2.5 Trong công tác quản lý tài chính 45

2.2.6 Trong công tác quản lý trang thiết bị văn phòng 47

2.2.7 Trong công tác tổ chức hội họp 48

2.2.8 Trong công tác truyền thông 49

2.2.9 Trong công tác lưu trữ 52

2.3 Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của UBND huyện Tiền Hải 54

2.3.1 Ưu điểm 54

2.3.2 Nhược điểm 58

2.3.3 Nguyên nhân 59

Tiểu kết: 60

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI 61

3.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng 61

3.2 Đầu tư về cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 62

3.3 Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng, truyền thông 63 3.4 Nâng cao kỹ thuật, công nghệ, cơ sở dữ liệu trong công nghệ thông tin 65

3.5 Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ phương thức quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 65 3.6 Xây dựng và hoàn thiện các cơ chế, chính sách, văn bản chỉ đạo,

hướng dẫn ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện 66 Tiểu kết 67

KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

TTBVP Trang thiết bị văn phòng

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin (CNTT) CNTT đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau Mọi loại thông tin, số liệu, âm thanh, hình ảnh có thể đưa về dạng kỹ thuật số để bất

kỹ máy tính nào cũng có thể xử lý, lưu trữ và chuyển tiếp cho nhiều người Những công cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này trên phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm,… Đến thời điểm hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong cuộc sống, công việc cũng như nhiều lĩnh vực khác đã và đang được áp dụng phổ biến hơn

Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong việc hỗ trợ cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của mình Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản của cơ quan, tổ chức đó là chức năng tham mưu – tổng hợp và chức năng hậu cần

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan tổ chức cần có văn phòng mạnh, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả Vì vậy, việc đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là rất cần thiết

Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng là một nhu cầu mang tính tất yếu, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn phòng, đồng thời nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn phòng Trong những năm qua, ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng vẫn còn một số hạn chế và nhiều bất cập làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.Do vậy, trong thời gian tới cần có những bước đi cũng như những giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao được hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải” cho khóa luận tốt

nghiệp

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn phòng là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ quan nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau.Và thấy được những hiệu quả to lớn mà việc ứng dụng CNTT mang lại cũng như tình hình mà các nước trên thế giới đã và đang ứng dụng, trong thời gian qua ở nước ta đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường về thực tập tại UBND huyện Tiền Hải, tuy nhiên chưa có sinh viên nào nghiên cứu về đề tài Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải Nhưng, bên cạnh đó, sự phát triển của công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị là vấn đề được nhiều người quan tâm; do đó, đã có một số công trình nghiên cứu và công bố như:

- Tài liệu “Nâng cao hiệu quả ứng dụng Công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước” của tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2015 Tài liệu nhấn mạnh về đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng tại các cơ quan, tổ chức

- Tài liệu “Phát triển kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin” của tác giả Đinh Văn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2014, đã hệ thống hóa lý luận về công nghệ thôn tin ở nước ta hiện nay

- Đề tài “Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để đổi mới và cải tiến công tác văn phòng trong ủy ban nhân dân các cấp” (Đề tài cấp tỉnh tháng 6/2015)

- Khóa luận “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Thái Bình” – sinh viên Phạm Quang Hiếu – Trường Đại học Khoa học, xã hội và nhân văn”

- Báo cáo “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần gạch men sứ Long Hầu” – sinh viên Mai Thị Thanh – Trường Học viện Hành chính Quốc gia

- Báo cáo tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả Công tác văn phòng tại UBND huyện Thái Thụy” – sinh viên Đào Kim Liên – Trường Đại học Quốc gia Hà Nội

Những công trình trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng một cách chính xác và khách quan; góp phần vào tiếp cận tình hình và nghiên cứu trên các phạm vi khác nhau, các quan điểm cũng không hoàn toàn giống nhau Kết quả các công trình nghiên cứu trên đã

có ý nghĩa nhất định đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng trong các cơ quan đơn vị Ngoài ra, các tài liệu này còn đưa ra các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu quả cao hơn Các công trình nghiên cứu trên đề cập đến vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng dưới các góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn nhưng chưa có công trình nào

đề cập đến việc Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình Vì vậy, đề tài mà em lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đã công bố

Những tài liệu trên là những tài liệu quý báu, giúp cho việc tham khảo, nghiên cứu đề tài “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình”

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài báo cáo nhằm đạt được những mục đích sau:

- Nắm được tổng quan sơ lược về UBND huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình

- Khảo sát công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của UBND huyện Tiền Hải

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

Để thực hiện được mục đích trên, đề tài có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề chủ yếu sau:

- Phân tích, đánh giá thực trạng việc Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, thấy rõ những ưu điểm, hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là là hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng Đó là việc xây dựng phần mềm, thu thập, lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm, khai thác thông tin, cập nhật thông tin, tổng kết đánh giá

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là một lĩnh vực rộng, vì vậy phạm vi của đề tài là tập trung vào việc nghiên cứu, giải quyết những vấn đề cơ bản

và bức xúc nhất cần thực hiện trước mắt của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải

5 Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:

- Đề tài nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, quan điểm lý luận của chủ nghĩa Mác-Leenin, tư tưởng Hồ Chí Minh, chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

- Tiến hành khảo sát thực tế về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải thông qua báo cáo tổng kết năm, tổng kết công tác quý, báo cáo chuyên đề và báo cáo tổng kết các đợt cao điểm

- Nghiên cứu các tài liệu tham khảo, kinh nghiệm của các đơn vị trong thực hiện thí điểm ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

- Sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá, nghiên cứu điển hình,

so sánh

- Tiến hành trao đổi với các cán bộ hướng dẫn và giảng viên hướng dẫn về các vấn đề có liên quan

6 Cấu trúc của đề tài

Cấu trúc của khóa luận có bố cục gồm 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải

NỘI DUNG CHƯƠNG 1:

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Lý luận chung về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, muốn hoạt động được nhịp nhàng, đều đặn đều phải có bộ phận văn phòng để đảm bảo cho hệ thống thông tin của cơ quan được thông suốt Tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động văn phòng

có các cấp độ khác nhau với các tên gọi khác nhau

Hiện nay, ở Việt Nam có ba loại hình văn phòng:

- Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: Văn phòng Chính phủ, Văn

phòng Quốc hội, Văn phòng các cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, Văn phòng HĐND – UBND các cấp,…

- Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng các cơ quan Đảng,

Văn phòng các tổ chức hội, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân,…

- Văn phòng của các doanh nghiệp: Văn phòng của các công ty, Văn phòng

các nhà máy, xí nghiệp…

Khái niệm Văn phòng được hiểu theo hai nghĩa:

Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, cá

nhân đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả

Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Như vậy, hiểu một cách đơn giản, văn phòng là nơi làm việc giấy tờ; chỗ nào

có tổ chức việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ hay làm hành chính đều có hoạt động giao dịch công văn giấy tờ, đó là văn phòng Còn hiểu một cách toàn diện hơn thì Văn phòng là bộ phận của hệ thống quản lý, ở đó có cán bộ nhân viên được đào tạo

về các nghiệp vụ văn phòng; thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin hành chính yểm trợ phục vụ công tác điều hành, quản lý tổ chức

Tóm lại, “Văn phòng là một bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản

lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng

 Vị trí của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội, vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó mà nhiều người gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng ở cho các nhà quản trị

- Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với các nhà lãnh đạo, quản lý trong mọi hoạt động, do văn phòng trợ giúp cho các nhà quản lý lãnh đạo về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và thường xuyên Mối quan hệ này xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là so việc cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý tổ chức

- Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên nên các nhà quản lý không chỉ giao cho văn phòng nhiệm vụ tiếp nhận, sắp xếp các mối quan hệ và có nhiều việc người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét, giải quyết theo yêu cầu quản lý

- Khác với bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động của văn phòng cũng phải gắn liền, liên tục với hoạt động quản trị của tổ chức

Như vậy, với các vị trí trên, văn phòng được coi là vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức

 Vai trò của văn phòng

Văn phòng của bất kì cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một yếu tố tất yếu khách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan cho nên văn phòng có những vai trò to lớn sau đây:

Một là, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ

quan, đơn vị

Hai là, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ trong và ngoài cơ

quan, tổ chức

Ba là, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo

Bốn là, văn phòng là cầu nối giữa các chủ thể quản lý với cá đối tượng quản

lý trong và ngoài tổ chức

Năm là, văn phòng được ví như người “dịch vụ tổng hợp” cho các hoạt động

của cơ quan, đơn vị, bộ phận trong cơ quan cũng như cho các nhà lãnh đạo quản lý

Qua những vai trò trên, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của Văn phòng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, hiện nay, các nhà quản trị cần quan tâm, xây dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức theo hướng hiện đại

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.1.3.1 Chức năng của văn phòng

 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định

tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham mưu,

văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu

Tổng hợp:Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp

và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện pháp

và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động

và yêu cầu của lãnh đạo Các thông tin đó được xử lý phân tích, kiểm tra, đánh giá

và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo quy chế hoạt động Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm bắt được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, tổ chức cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác, hợp lý

=> Hai mặt tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời Tổng hợp là cơ sở của tham mưu Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có những biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn

 Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… Văn phòng là một bộ phận cung cấp,

bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả

Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn

vị Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong

việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn,… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị

=> Nhìn chung, văn phòng chính là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng cơ bản trên đây Hai chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị

1.1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

 Công tác tham mưu, tổng hợp

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan bao gồm: chương trình năm, quý, tháng; sắp xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và theo dõi thực hiện thật tốt chương trình đó

- Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan; theo dõi, đôn đốc, tham gia ý kiến

về nội dung, thẩm tra thủ tục, quy trình chuẩn bị đề án, báo cáo của cơ quan chuyên môn khác được phân công soạn thảo để trình lãnh đạo cơ quan quyết định

- Bảo đảm thu thập, xử lý thông tin, cung cấp thông tin cho lãnh đạo được thường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định

- Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; tổ chức truyền đạt nghị quyết, quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan cho các ngành, các cấp trực thuộc và cơ quan thông tin đại chúng

- Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên cứu

đề xuất xử lý các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận các đề nghị của cấp dưới để trình lãnh đạo cơ quan xem xét giải quyết

 Công tác hành chính tổ chức

- Tổ chức quản lý công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ của cơ quan theo quy định của Nhà nước

- Quản lý tổ chức nhân sự, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan

Tổ chức mình với nhân dân, với các cơ quan, tổ chức khác

- Ứng dụng công nghệ thông tin và các công việc hành chính khác

 Công tác quản trị tài vụ

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc cho lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan làm việc có hiệu quả và thuận lợi

- Quản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan theo chế độ tài chính của Nhà nước

- Thực hiện các dịch vụ: lễ tân, y tế, nhà khách, ô tô, điện thoại,… theo yêu cầu công tác

1.2 Lý luận chung về công tác văn phòng

1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng

Theo quan điểm hệ thống ta thấy:

Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo

tổ chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị

Ở đầu ra, công tác văn phòng là những hoạt động phận phối, truyền tải, thu và

xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo

Do đó: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức và xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị; xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị; thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin; trợ giúp

về văn bản; bảo đảm các yếu tố tài chính, vật chất cho hoạt động của cơ quan; thực

hiện công tác văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu; củng cố tổ chức bộ máy văn phòng và cuối cùng là duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng

1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng

Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính

sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời và mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội Yếu tố quyết định đến thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức đơn vị Hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng tron bất kỳ cơ quan,đơn vị nào Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác văn phòng một cách khoa học

Trong quan hệ công tác với các đơn vị,phòng ban trong các cơ quan, tổ chức thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn vị, phòng ban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, văn phòng thường là đầu mối, chủ trì trong việc phối hợp với các đơn vị khác thực hiện các nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý Chẳng hạn như việc xây dựng và thực hiện “Nội quy lao động” thì phải có sự tham gia của tất cả các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, tổ chức; nhưng văn phòng còn có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn vị khác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo trong việc đảm bảo thực hiện tốt Nội quy của cơ quan, tổ chức

1.2.3 Nội dung của công tác văn phòng

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân theo những quy định của tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một nội quy, quy chế hoạt động riêng phù hợp với tính chất hoạt động, chức năng và vai trò của mình Đây là nhiệm vụ quan

trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

Mỗi cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động đều có định hướng mục tiêu hoạt động Để đạt được mục tiêu đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho từng hoạt động của mình Kế hoạch có nhiều loại như kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sản xuất kinh doanh… Mỗi bộ phận sẽ xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện Tất

cả các kế hoạch đó sẽ được tổng hợp thành một kế hoạch tổng thể của cơ quan Kế hoạch tổng thể này sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện, giúp cho sự liên hệ, phối hợp giữa các bộ phận này mật thiết hơn, đồng bộ hơn

- Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin

Hoạt động của bất kì cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng Văn phòng là “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

- Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu, hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng nó trong quản lý, điều hành hoạt động Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành các văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật Để ban hành văn bản hợp pháp và hợp lý cần phải có bộ phận chuyên trách trợ giúp cho

lãnh đạo Văn phòng sinh ra để đảm nhận nhiệm vụ này

- Bảo đảm các yếu tố tài chính, vật chất cho hoạt động của cơ quan

Muốn tồn tại và phát triển, các cơ quan, đơn vị cần phải có các yếu tố kỹ thuật và vật chất cần thiết Các yếu tố này là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa

là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế - xã hội Các yếu tố đó bao gồm nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, trang thiết bị, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục, vì vậy, văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện công việc mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện

hành Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

- Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực, mang tính chất khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống Tuy nhiên, cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng Không những thế trong thời đại “bùng nổ thông tin” này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc

- Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng

Khác với hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra vừa giám sát Đặc tính của hoạt động này là do xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị Văn phòng luôn có một bộ phận làm trong giờ hành chính, bên cạnh đó có bộ phận làm liên tục ngày đêm, ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin được thông suốt Hoạt động của

văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị

Trên đây là những nội dung chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn

vị nói chung Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng

cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nội dung cho phù hợp

1.3 Khái niệm, ý nghĩa và nội dung của công nghệ thông tin

1.3.1 Khái niệm, vai trò của thông tin

Thông tin là một khái niệm trừu tượng, nó xuất hiện cùng với sự ra đời của

xã hội loài người và tồn tại cho đến ngày nay Các quan niệm về thông tin được các nhà nghiên cứu nhìn nhận, xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau

Và cho dù có nhiều quan niệm khác nhau nhưng chúng ta có thể hiểu khái

niệm mang tính chất khoa học nhất về Thông tin như sau: “Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt được mục đích mong muốn”

Trong đời sống hàng ngày, các quá trình thông tin thường bao gồm các loại hoạt động như: thu thập lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền đưa, khai thác và sử dụng thông tin,… Một quá trình gồm một số hoạt động đó nhằm đạt được một mục đích nhất định thường được gọi là quá trình xử lý thông tin

Như vậy, với vai trò quan trọng của Thông tin đối với con người cũng như trong hoạt động quản lý, văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc thường phải

xử lý thông tin để giúp lãnh đạo, tổ chức điều hành công việc một cách có hiệu quả

Do đó, các cán bộ văn phòng phải biết sử dụng các trang thiết bị hiện đại – sản phẩm của các Cuộc cách mạng khoa học công nghệ diễn ra trong các thế kỉ trước để làm tốt chức năng tham mưu đã có, giúp lãnh đạo ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời, chính xác

1.3.2 Khái niệm công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin

Ở Việt Nam khái niệm Công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong

Nghị Quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/8/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu

là kỹ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”

Thuật ngữ “Công nghệ thông tin” xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review Hai tác giả của bài viết, Leavitt

và Whisler đã bình luận “Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin”

Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm quá trình xử lý, tiếp thu, lưu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số bởi các vi điện

tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông Một vài lĩnh vực hiện đại và nổi bật của công nghệ thông tin như: các tiêu chuẩn Web thế hệ tiếp theo, sinh tin, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu, tri thức quy mô lớn và nhiều lĩnh vực khác Các nghiên cứu phát triển chủ yếu trong ngành khoa học máy tính

1.3.3 Ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng Đặc biệt là ở các cơ quan hành chính nhà nước, nhằm giải quyết nhanh chóng, kịp thời và chính xác những quyết định, đường lối chính sách, chủ trương của nhà nước Do đó, ở các

cơ quan, đơn vị hiện đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị làm việc hiện đại, đồng thời tổ chức đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ, công chức, viên chức có trình độ nghiệp vụ cao đảm bảo cho văn phòng hoạt động hiệu quả

Bên cạnh đó, văn phòng với chức năng tham mưu, giúp việc thường phải xử

lý thông tin để trợ giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị điều hành công việc một các hiệu

quả Với một khối lượng công việc bao gồm rất nhiều khâu từ thu thập, xử lý thông tin cho đến công tác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá… rồi soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu… thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn phòng là một bước ngoặt lớn, đánh dấu sự thay đổi về phương pháp quản lý thông tin Trước đây khi nói đến văn phòng người ta hình dung ngay đến những tập hồ sơ, những chồng tài liệu cao ngất, nhưng bây giờ hình ảnh đó đã được thay bằng hình ảnh những chiếc máy vi tính hiện đại với những phần mềm tiện ích cho phép một khối lượng lớn dữ liệu và vô vàn những tính năng ưu việt của nó Hơn thế nữa, công nghệ mạng máy tính còn cho phép các máy tính được nối mạng có thể chia sẻ nguồn tài nguyên, dùng chung dữ liệu, trao đổi thông tin, truy cập và tìm hiểu thông tin một cách nhanh chóng Trong nội bộ cơ quan, đơn vị có hệ thống mạng LAN (local area network) giúp cho việc xử lý luồng thông tin đầu vào và nối với mạng WAN (wide area network) để xử lý thông tin đầu ra Mạng toàn cầu INTERNET còn cho phép truy cập đến bất kỳ nơi nào trên thế giới chỉ trong một vài phút, thay

vì trước đây phải mất hàng tuần, thậm chí hàng tháng

Có thể nói công nghệ thông tin đã mang đến rất nhiều lợi ích không chỉ trong công tác văn phòng mà trong tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội khác Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng

và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại

1.3.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là việc sử dụng công nghệ thông tin mà trung tâm là máy tính điện tử và các giải pháp, sản phẩm phần mềm trong thực hiện công tác văn phòng một cách phù hợp tối ưu nhất, nhằm nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ được giao của văn phòng Dưới đây là một số nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng:

1.3.4.1 Công tác soạn thảo văn bản

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý

hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa phương Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ bảo đảm cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách

có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung Hiện nay, trong thời kì bùng nổ của khoa học công nghệ thì việc ứng dụng những thành tựu tiến bộ của nó vào việc soạn thảo văn bản là rất cần thiết và không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước

Trên thực tế, công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế -

xã hội bằng việc ứng dụng các phần mềm soạn thảo văn bản như: Microsoft Word… Việc ứng dụng các phần này giúp tránh được những hạn chế mà trước đây thường gặp phải như: văn bản sai nội dung, thể thức, thiếu mạch lạc, văn bản trái thẩm quyền, văn bản sai thủ tục hành chính, hay văn bản không có tính khả thi…

Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn bản có một vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và trong văn phòng nói riêng

1.3.4.2 Công tác quản lý văn bản

Công tác quản lý văn bản chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước của một cơ quan Có thể hiểu, công tác văn phòng là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức; còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ

sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Công tác quản lý văn bản góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những

bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan; giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát, bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia,…

Có thể khẳng định được rằng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản là một giải pháp quan trọng để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Hiện nay, tại rất nhiều cơ quan, tổ chức đã ứng dụng những website, các phần mềm nhằm quản lý văn bản đạt hiệu quả cao nhất Và nhờ vào việc áp dụng những phần mềm

đó thì việc quản lý văn bản đã thuận tiện, dễ dàng hơn trước rất nhiều, đặc biệt là việc tra cứu văn bản cũng nhanh chóng, kịp thời hơn

Bên cạnh đó, việc dụng ứng dụng CNTT cũng góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nhanh chóng phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý các cơ quan, tổ chức

Đặc biệt, giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc

và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có

hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

1.3.4.3 Trong công tác tham mưu, tổng hợp

Nhờ có công nghệ thông tin mà việc thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp

ở mỗi cơ quan, tổ chức ngày nay đã thuận tiện rất nhiều Việc soạn thảo và ban hành các chương trình công tác, các quyết định quản lý, các văn bản quy phạm pháp luật, các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước… được thực hiện chủ yếu

trên các máy vi tính với các phần mềm chuyên dụng như: Microsoft Word, Word Perfect,… giúp cho việc trình bày được chính xác và chuẩn hóa theo quy định của Nhà nước, chỉnh sửa văn bản được nhanh chóng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo

Hay việc thu thập, xử lý thông tin được thực hiện qua các hình thức chủ yếu

là thư điện tử và mạng máy tính Thư điện tử (Electronic mail – Email): là một hệ thống thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ một máy vi tính này sang máy

vi tính khác Email cho phép gửi nhanh gấp nhiều lần thư thường , tiện lợi và rẻ tiền với một khoản cước phí tương ứng như khoản phải trả cho tiền điện thoại nội hạt,

nó rút ngắn khoảng cách giao tiếp cả về không gian và thời gian Hiện nay, thư điện

tử có thể gửi kèm với hình ảnh, âm thanh qua công nghệ đa phương tiện, qua đó ta

có thể nghe được tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu, thái độ của người gửi Mạng máy tính: là 2 hay nhiều máy tính được kết nối với nhau và cho phép các máy tính được dùng chung dữ liệu, thiết bị của nhau Đây là môi trường cho phép người làm công tác văn phòng khai thác nguồn thông tin phong phú và có ích cho cơ quan,

tổ chức mình

1.3.4.4 Quản lý nhân sự

Nhân sự trong cơ quan văn phòng có vai trò to lớn Bất kỳ tổ chức nào cũng cần đến một yếu tố đặc biệt quan trọng đó là lao động Lao động vừa là một yếu tố tham gia cấu thành tổ chức (xét về mặt cơ cấu tổ chức), vừa là chủ thể trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị (xét về địa vị các yếu tố, mối quan hệ nội tại trong tổ chức) Bởi vì, lao động không chỉ tạo ra năng lực hoạt động theo số lượng sức lao động hiện có mà còn chủ động sáng tạo làm cho năng lực hoạt động được tăng cường hơn rất nhiều trong những điều kiện, hoàn cảnh cụ thể Cho dù các cơ quan, đơn vị có đầu tư, trang bị các thiết bị hiện đại, tinh xảo đến đâu cũng phải chịu sự điều khiển trực tiếp hay gián tiếp của người lao động Do có vai trò trọng trách như vậy nên các tổ chức, đơn vị luôn chú trọng đến công tác tổ chức nhân sự nói chung, nhân sự cơ quan văn phòng nói riêng

Nhân sự có vai trò to lớn như đã trình bày song nếu mỗi người, mỗi nhóm không được gắn kết thành hệ thống, chỉ tồn tại rời rạc, biệt lập với nhau thì không những không phát huy được năng lực của mỗi người mà còn làm suy yếu, thậm chí làm tan vỡ tổ chức

Như vậy, nhân sự quả thật là rất quan trọng đối với mỗi cơ quan Nếu cơ quan đơn vị không muốn lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc Nếu cơ quan đơn

vị không muốn có bầu không khí tiêu cực trong cơ quan đơn vị do không được thoả mãn nhu cầu, do không được quan tâm, do để mất lòng tin thì hoạt động quản trị nhân sự phải được coi là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi cơ quan, đơn vị Chính vì thế, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự là rất cần thiết Thông qua hệ thống mạng thì việc quản lý nhân sự được diễn ra trên máy vi tính Dựa vào hệ thống mạng máy vi tính nên việc lưu trữ các hồ sơ cá nhân của các nhân viên đã đơn giản hơn rất nhiều Nếu trước đây, để quản lý hồ sơ, tài liệu nhân sự thì vẫn còn thủ công là những tập hồ sơ dày, chất đống gây khó khăn cho việc tra tìm, quản lý thì giờ đây, chỉ cần đến máy vi tính là có thể quản lý nhân viên dễ dàng, việc tra tìm thông tin cũng thuận tiện hơn

Việc trả lương hàng tháng cho nhân viên thuận lợi và tiết kiệm thời gian Các nhân viên không cần phải tiến hành các thao tác thủ công như trước, nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin mà việc trả lương cho nhân viên được thực hiện thông qua các thẻ ATM mà cơ quan, tổ chức đó liên kết với ngân hàng Bên cạnh đó, văn phòng cũng đảm nhiệm việc mua sắm những dụng cụ làm việc hàng ngày phục

vụ cho lãnh đạo, và nhờ có công nghệ thông tin thì việc thống kê những chi phí mua sắm đó được dễ dàng và chính xác hơn

1.3.4.6 Quản lý trang thiết bị

Các trang thiết bị văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Các trang thiết bị là công cụ hỗ trợ đắc lực con người trong công việc văn phòng Bởi các nhân viên văn phòng thông qua các nghiệp vụ văn phòng đã sử dụng trang thiết bị văn phòng để: Xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao năng suất, công việc được cải thiện về chất và chất lượng sẽ được chuẩn hóa, cung cấp nhiều thông tin hơn cho lãnh đạo Đồng thời, trang thiết bị văn phòng góp phần làm giảm chi phí về nhân lực, cộng thêm các chi phí khác kèm theo

Hoạt động quản lý và sử dụng TTBVP góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thường xuyên, liên tục, bền vững hoạt động của cơ quan, tổ chức Góp phần duy trì sự phát triển của xã hội Hoạt động quản lý và sử dụng TTBVP là một chuỗi các hoạt động thường xuyên, liên tục trước hết được đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch.Chính vì thế cần phải có

kế hoạch quản lý và sử dụng TTBVP nhằm đem lại hiệu quả cũng như chất lượng

mà TTBVP đem lại Nhân viên văn phòng cần tìm hiểu về những phần mềm giúp cho việc quản lý trang thiết bị được chính xác, dễ dàng Có như vậy, công tác văn phòng mới đạt được hiệu quả cao trong hoạt động

1.3.4.7 Trong công tác tổ chức hội họp

Trong khâu chuẩn bị các cuộc họp, nhân viên văn phòng có thể thông báo cho các đại biểu tham dự qua nhiều cách thức khác nhau, không nhất thiết phải gửi thư qua đường bưu điện Các đại biểu có thể được thông báo qua máy fax, Email, điện thoại, tin nhắn nên các đại biểu có thể nhận được thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bố trí thời gian một cách chính xác

Việc trình bày các báo cáo không còn trình bày bằng miệng qua micro mà các bản báo cáo, các bài thuyết minh được trình bày qua phần mềm chuyên dụng

như: Microsoft Powerpoint,… tạo sự sinh động cho bài báo cáo và gây hứng thú cho người nghe, mang lại hiệu quả cao cho hội nghị, hội thảo

Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin đã làm cho các ứng dụng của nó ngày càng mở rộng Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo đã được mở rộng bằng các hình thức giao ban trực tuyến Bất kỳ một cơ quan, tổ chức hay đơn vị, chi nhánh nào ở đâu cũng có thể tham gia

1.3.4.8 Trong công tác truyền thông

Công nghệ thông tin trong truyền thông giữ một vai trò rất quan trọng của sự phát triển xã hội trong thời đại ngày nay, là nhân tố quan trọng, là kênh kết nối trao đổi giữa các thành phần của xã hội,văn hóa, giáo dục, kinh tế và thời đại toàn cầu hóa

Các phương tiện thông tin đại chúng là các phương tiện truyền tải thông tin đến công chúng bao gồm: báo, tạp chí, đài truyền hình, đài phát thanh, internet Với những phương tiện truyền thông hiện đại đã góp phần tạo ra những mắt xích quan trọng nối người này với người khác Việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng đóng góp một phần không nhỏ đến việc truyền đạt thông tin đến mọi người, điều này giúp cho sự trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn Qua đó, có thể thấy được cần ứng dụng kịp thời cũng như chính xác những trang thiết bị, những phần mềm hiện đại, tiên tiến nhất nhằm giúp cho công tác truyền thông được thực hiện có hiệu quả với chất lượng tốt nhất

1.3.4.9 Trong công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập triệt để, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử dân tộc, nghiên cứu các đề tài khoa học, giải quyết các công việc hàng ngày phục cho mọi yêu cầu của đời sống xã hội Vì vậy, tài liệu lưu trữ mang ý nghĩa thực tiễn rất lớn

Nội dung của công tác lưu trữ trong hoạt động quản lý bao gồm việc biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Đảng, Nhà nước ban hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Đảng, Nhà nước

về công tác lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức lưu trữ cơ quan Đảng, Nhà nước Trong hoạt động nghiệp vụ gồm những công việc như: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại tài liệu; chỉnh lý khoa học – kỹ thuật tài liệu; xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy; thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Tiểu kết:

Qua những cơ sở lý luận về văn phòng, thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cho thấy văn phòng đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu trong mọi hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức Vì thế, cần không ngừng nâng cao hiệu quả của việc Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức; đây là việc làm hết sức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn trong công cuộccải cách hành chính nhà nước

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI

2.1 Tổng quan về Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Tiền Hải

Huyện Tiền Hải nằm ở phía Đông Nam của tỉnh Thái Bình, nằm trên trục quốc lộ 39B cách Thành phố Thái Bình 20km Tiền Hải là một vùng đất trẻ mới được bồi đắp, lịch sử hình thành huyện Tiền Hải chỉ thực sự rõ nét từ thời nhà Nguyễn khi Doanh điền sứ Nguyễn Công Trứ năm 1928 đưa dân đến khai hoang lấn biển lập lên các làng xã tại đây

Tổng giá trị sản xuất (Giá so sánh 2010) ước đạt: 12.393,5 tỷ đồng Trong đó: ngành Nông - Lâm - Thủy sản (ước) đạt: 4.156,2 tỷ đồng, ngành Công nghiệp - TTCN

- Xây dựng (ước) đạt: 6.112,7 tỷ đồng; ngành Thương mại - Dịch vụ (ước) đạt: 2.124,6 tỷ đồng Tổng giá trị sản xuất theo giá hiện hành là 18.185 tỷ đồng; cơ cấu

kinh tế các ngành (Nông - Lâm - Thủy sản; Công nghiệp - TTCN - Xây dựng; Thương mại – Dịch vụ) là 41,03% - 41,9% - 17,08% Thu nhập bình quân đầu người đạt 34 triệu đồng/người/năm

Trong xu thế phát triển và hội nhập kinh tế thế giới ngày một sâu rộng Đảng

bộ và nhân dân huyện Tiền Hải quyết tâm giữ vững ổn định chính trị và trật tự an toàn xã hội khai thác mọi tiềm năng và thế mạnh của huyện trên các lĩnh vực đẩy nhanh tốc độ phát triển và thu hút vốn đầu tư Tiếp tục đầu tư, xây dựng và nâng cao cơ sở hạ tầng và tâp trung giải quyết những vấn đề xã hội quan tâm Tận dụng tối đa tiềm năng về vị trí địa lý, đất đai, con người để xây dựng thị trấn Tiền Hải thành đô thị loại 4 và trở thành thị xã trước năm 2015

HĐND huyện Tiền Hải là cơ quan lãnh đạo, cơ quan quyền lực của địa phương đại diện cho ý chí nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân UBND huyện Tiền Hải là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiền Hải

Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trên UBND huyện Tiền Hải có cơ cấu tổ chức sau:

- Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan có nhiệm vụ quản lý điều hành chung các công việc của UBND

- Ba phó chủ tịch gồm: Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế, Phó Chủ tịch phụ trách Nông nghiệp – Xây dựng cơ bản và Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa xã hội

Có trách nhiệm giúp chủ tịch UBND huyện trong lĩnh vực mình được phân công phụ trách

UBND huyện Tiền Hải bao gồm các phòng ban chuyên môn như sau:

1 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân

2 Phòng Nội vụ

3 Phòng Công thương

4 Phòng Thanh tra huyện

5 Phòng Tư pháp

6 Phòng Tài nguyên và môi trường

7 Phòng Lao động thương binh xã hội

8 Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

9 Phòng Giáo dục và đào tạo

10 Phòng Tài chính – kế hoạch

11 Phòng Văn hóa thông tin – thể dục thể thao

12 Phòng Y tế

Các phòng ban chuyên môn thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ của mình và

có chức năng tham mưu cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch trong lĩnh vực mình phụ trách

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải

Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền

Hải (Mục lục 2)

Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải

* Về tổ chức bộ máy hiện nay: Tổng số cán bộ, nhân viên có 26 đồng chí ( kể cả 5 đồng chí thường trực HĐND,UBND huyện), trong đó: Cán bộ Văn phòng

là 21 đồng chí(Nam: 13 đồng chí, Nữ: 08 đồng chí) Biên chế 14 đồng chí, hợp đồng lao động 07 đồng chí Trình độ chuyên môn: Thạc sĩ 02 đồng chí, Đại học 8 đồng chí, Cao đẳng 01 đồng chí, Trung cấp 01 đồng chí, Lái xe 3 đồng chí Ngoài ra còn có 04 đồng chí hợp đồng làm công tác bảo vệ phục vụ

*Về tổ chức:

- Lãnh đạo văn phòng gồm 04 đồng chí: 01 đồng chí Chánh văn phòng phụ trách chung, 01 đồng chí Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp, 01 đồng chí Phó Chánh văn phòng phụ trách giúp việc Thường trực HĐND huyện, 01 đồng chí Phó Chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính quản trị

- Chuyên viên giúp việc Thường trực HĐND: 01 đồng chí, Văn thư - lưu trữ: 1đồng chí; Theo dõi công tác tổng hợp 1 đồng chí; Đánh máy photo: 01đồng chí; Lái xe: 03 đồng chí, Kế toán: 01 đồng chí; Phục vụ: 02đồng chí; Nhân viên nhà khách

07 đồng chí Ngoài ra còn 04 đồng chí hợp đồng làm công tác bảo vệ, phục vụ

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải

 Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải

Văn phòng Hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Thường trực HĐNDvà UBND

- Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng tham mưu các hoạt động của Thường trực HĐND huyện và UBND huyện, điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan, ngành, phòng ban cấp huyện( gọi chung là Phòng), UBND các

xã, thị trấn; tham mưu, giúp Thường trực HĐND-UBND,Chủ tịch HĐND, UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động ở địa phương; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND huyện

Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng

và được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước để giao dịch

 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND huyện Tiền Hải

- Xây dựng và trình Thường trực HĐND-UBND huyện chương trình làm việc ,kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Thường trực HĐND-UBND Đôn đốc, kiểm tra các phòng ban, UBND cấp xã trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Thường trực HĐND-UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc , kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng,UBND cấp xã, thị trấn theo quy định của pháp luật

Bảo đảm việc thu thập , cung cấp và xử lý thông tin; chuẩn bị các báo cáo kịp thời, chính xác phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo , điều hành của Thường trực HĐND,UBND và Chủ tịch HĐND huyện theo quy định của pháp luật

- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản; phối hợp các phòng ban tham mưu giúp UBND huyện chuẩn bị đề án theo phân công của Chủ tịch UBND huyện; theo dõi , đôn đốc các Phòng soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các Phòng và UBND cấp xã, thị trấn trước khi trình UBND , Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định; đồng thời tiếp nhận và xử lý những vướng mắc, kiến ghị của

cá nhân và tổ chức về các thủ tục hành chính Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật

- Phối hợp với Văn phòng Huyện uỷ, các Ban của Đảng, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện giữ mối quan hệ, phối hợp công tác giữa HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện với Huyện uỷ, Thường trực Huyện uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện; các cơ quan tổ chức của Tỉnh, Trung ương đóng trên địa bàn; duy trì mối quan hệ với Văn phòng HĐND-UBND của tỉnh và các Sở

- Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện; các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan, giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các Phòng và UBND cấp xã , thị trấn

- Quản lý thống kê việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND,Chủ tịch HĐND huyện, công tác công văn, giấy tờ, văn thư, lưu trữ, tin học hoá, hành chính Nhà nước của UBND huyện

- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND-UBND huyện, cụ thể là thực hiện bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của công dân tại cơ quan văn phòng

- Hướng dẫn các Phòng, Ban, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật, thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện, đồng thời phục vụ tốt việc tổ chức tiếp dân của Thường trực HĐND và UBND huyện

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Thường trực HĐND-UBND huyện, bảo đảm các điêù kiện cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện

-Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện

- Quản lý và điều hành chương trình tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước của huyện, tổ chức vận hành , khai thác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND tỉnh, trang Web của UBND huyện

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND-UBND và Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND huyện giao

2.1.3.3 Trang thiết bị, dụng cụ trong Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải

Ủy ban nhân huyện Tiền Hải đã chú trọng đầu tư mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ làm việc tại văn phòng Bởi trong thời đại Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa như hiện nay con người muốn làm việc có hiệu quả thì không thể thiếu sự trợ giúp của các phương tiện máy móc hiện đại

Các trang thiết bị hiện nay của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải gồm 03 loại:

- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý như: máy vi tính, máy điện thoại, máy in, máy scan, máy photo coppy…

- Các phương tiện làm việc như: bàn làm việc, tủ giá đựng sách, giá đựng tài liệu, các loại kẹp hồ sơ…

- Các trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho phòng hoạt động bình thường, an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng…

Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải

STT Tên dụng cụ, trang thiết bị văn phòng Số lượng Đơn vị

(Nguồn Văn phòng HĐND – UBND)

Qua bảng thống kê số lượng các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho Văn phòng HĐND – UBND như trên, ta thấy UBND huyện Tiền Hải đã quan tâm vào việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng Nhưng so với nhu cầu thực tế, so với tính chất công việc vẫn còn thiếu, chưa đầy đủ dẫn tới ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng Ví

dụ như: hiện tại phòng chỉ có một máy in, điều đó đã gây ra sự chờ đợi giữa các

thành viên trong phòng khi cần in ấn tài liệu cùng một lúc và điều đó gây ảnh hưởng đến tiến độ trong công việc

2.2 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải

Để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng được tốt và đạt hiệu quả cao thì phải có quy trình ứng dụng Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì Văn phòng sẽ hoàn thành được những nhiệm vụ của mình và việc ứng dụng đó

sẽ mang lại hiệu quả cao cho công việc Cũng bởi thế, hiện nay tại UBND huyện Tiền Hải đã sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông để quản lý văn bản và tạo lập hồ sơ công việc, tạo ra cơ sở dữ liệu điện tử về trao đổi và xử lý văn bản liên thông qua môi trường mạng bao gồm: quản lý văn bản đến; tiến trình xử lý, phát hành văn bản đi; quản lý hồ sơ công việc để phục vụ công tác trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được phân công

2.2.1 Trong công tác soạn thảo văn bản

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải đã kịp thời ứng dụng, cập nhật các thiết bị, phần mềm để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của UBND huyện Tiền Hải và đơn vị gồm: Quyết định (cá biệt), Thông báo, Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Kế hoạch, Phương án, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận và một số văn bản khác liên quan đến quá trình điều hành, thực hiện của UBND huyện Tiền Hải và các cơ quan, đơn vị Số lượng của một số loại văn bản do UBND huyện Tiền Hải ban hành trong 05 năm trở lại đây:

STT bản ban hành Tên loại văn Năm Số lượng

2012 2013 Năm 2014 Năm Năm 2015 2016 Năm

(Nguồn Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải)

Vì ở tất cả các phòng ban của ủy ban đều được trang bị máy vi tính và các thiết bị khác như máy photocopy, máy in… nên việc soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải đều được tiến hành hoàn toàn trên máy vi tính Phần mềm mà cán bộ, công chức, viên chức trong văn phòng của UBND huyện Tiền Hải dùng để phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản bao gồm các phần mềm như: Microsoft Word, Unikey, Bộ Font TCVN3, Free PDF To Word Doc Converter, Foxit Reader cho PC và các trình duyệt web

 Microsoft Word 2007

Có rất nhiều phần mềm dành cho việc soạn thảo văn bản như MS Word

2003, MS Word 2007, MS Word 2010, MS Word 2013,… nhưng tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải chỉ sử dụng phần mềm Microsoft Word 2007 cho việc soạn thảo văn bản

Microsoft Word 2007, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một chương trình soạn thảo văn bản khá phổ biến hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều ứng dụng đa phương tiện (multimedia) khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn