Quản lý tổ chức :CHỨC NĂNG KIỂM TRA

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ 512013 1 CHỨC NĂNG KIỂM TRA CHƯƠNG 71 Nội dung 2 7 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM TRA 7 1 1 Khái niệm kiểm tra 7 1 2 Vai trò của kiểm tra 7 1 3 Bản chất của kiểm tra 7 1 4 Nội dung kiểm tra 7 1 5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra 7 2 HỆ THỐNG KIỂM TRA 7 2 1 Chủ thể kiểm tra 7 2 2 Hình thức kiểm tra 7 2 3 Công cụ và kỹ thuật kiểm tra 7 2 4 Quy trình kiểm tra 512013 2 7 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM TRA3 7 1 1 Khái niệm kiểm tra Kiểm tra Đánh giá kết quả Điều chỉnh hoạt động Lập kế ho.

CHỨC NĂNG KIỂM TRA

CHƯƠNG 7 1

Nội dung

2

7.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM TRA

7.1.1 Khái niệm kiểm tra

7.1.2 Vai trò của kiểm tra

7.1.3 Bản chất của kiểm tra

7.1.4 Nội dung kiểm tra

7.1.5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

7.2 HỆ THỐNG KIỂM TRA

7.2.1 Chủ thể kiểm tra

7.2.2 Hình thức kiểm tra

7.2.3 Công cụ và kỹ thuật kiểm tra

7.2.4 Quy trình kiểm tra

7.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM TRA

3

7.1.1 Khái niệm kiểm tra

Kiểm tra

-Đánh giá kết quả -Điều chỉnh hoạt động

Lập kế hoạch

Thiết lập định hướng

Tổ chức

Phân bổ, cơ cấu nguồn lực

Lãnh đạo

Khởi động nỗ lực

Kiểm tra là quá trình giám sát,

đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo

sự thực hiện theo kế hoạch

TẠI SAO LẠI PHẢI KIỂM TRA?

KIỂM TRA

(5) Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

(4) Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự

trường

(3) Đảm bảo thực thi

quyền lực quản lý của

những người lãnh đạo

hệ thống

(2) Đảm bảo cho

các kế hoạch được

thực hiện với hiệu

quả cao

(1) Nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị

7.1.2 Vai trò của kiểm tra

7.1.3 Bản chất của kiểm tra

(1) Hệ thống phản hồi kết quả của tổ chức

Kết quả

mong muốn

So sánh với các tiêu chuẩn

Đo lường kết quả thực tế

Kết quả thực tế

Xác định các sai lệch

Phân tích nguyên nhân sai lệch

Xây dựng chương trình điều chỉnh

Thực hiện

điều chỉnh

Nhược điểm?

Tập trung vào đầu ra

(2) Hệ thống phản hồi dự báo

7

Hệ thống kiểm tra

Quá trình thực hiện 7.1.3 Bản chất của kiểm tra

Tập trung vào đầu vào

(3) Hệ thống kiểm tra có hiệu quả phải là sự kết

hợp của kiểm tra kết quả cuối cùng và kiểm tra dự

báo

7.1.3 Bản chất của kiểm tra

Hệ thống kiểm tra

Kiểm tra (đánh giá + điều chỉnh) được tiến hành xuyên suốt

quá trình Quản lý

7.1.4 Nội dung kiểm tra

Các câu hỏi cần trả lời?

1 Liệu có phải kiểm tra không?

2 Kiểm tra cái gì?

3 Tần suất kiểm tra?

4 Sai lệch ở đâu?

6 Điều chỉnh sai lệch bằng cách nào?

Kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào các khu vực

hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu

Kiểm tra mọi yếu tố và hoạt động có thể gây hoang mang

và làm nản lòng nhân viên, làm giảm uy tín của nhà quản

trị, gây lãng phí thời gian và tiền bạc của hệ thống

7.1.5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

(1) Được thiết kế theo kế hoạch

(2) Mang

tính đồng

bộ, công

khai, chính

xác và

khách quan

(3) Phù

hợp với tổ

con người

(4) Linh hoạt và có

độ đa dạng cần thiết

(5) Kiểm tra phải

có trọng điểm

(6) Kiểm tra theo số liệu báo cáo và tại nơi hoạt động

(7) Kiểm tra phải

có hiệu quả và cực tiểu chi phí

VD?

Yêu cầu đối với

hệ thống kiểm tra

1.Chủ thể kiểm tra

2.Phương pháp và hình thức kiểm tra

3.Công cụ và kỹ thuật kiểm tra

4.Quy trình kiểm tra

7.2 HỆ THỐNG KIỂM TRA

11

7.2.1 Chủ thể kiểm tra

Chủ thể kiểm tra là người hoặc đơn vị đưa ra các

tác động kiểm tra hoặc thực hiện chức năng kiểm

tra.

VD: Tại Việt Nam, các chủ thể kiểm tra doanh nghiệp bao gồm

chủ thể bên ngoài và chủ thể bên trong.

12

Chủ thể bên ngoài

 (i)các cơ quan quản lý nhà nước (Giám sát của Quốc hội, Hội đồng

nhân dân, Tòa án; Kiểm tra của Chính phủ và Ủy ban nhân dân, của

các cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của Tổng thanh tra Nhà nước và

thanh tra Nhà nước chuyên ngành; Kiểm sát của VKSND các cấp và

Kiểm toán Nhà nước);

 (ii) các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách

hàng, nhà cung cấp, v.v…),

 (iii)các tổ chức chính trị xã hội(các hiệp hội, đoàn thể quần chúng,

các cơ quan thông tấn báo chí, v.v…)

13

Chủ thể bên trong

nghiệp – Các nhà quản lý bộ phận chức năng –

Người làm công.

14

7.2.2 Phpháp và hthức kiểm tra

Phương pháp kiểm tra

Những phương pháp kiểm tra thường được áp dụng là:

Thu thập thông tin;

Nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ liên quan;

Nghiên cứu văn bản pháp luật;

Tham vấn ý kiến của các nhà chuyên môn;

Thu thập ý kiến từ cá nhân, cơ quan, tổ chức;

Tạo điều kiện, chỉ rõ những lợi ích để đối tượng kiểm tra trình bày, báo cáo

đầy đủ, trung thực vụ việc;

Xử lý kịp thời, đúng pháp luật những hành vi gây cản trở đến hoạt động

kiểm tra

15

7.2.2 Phpháp và hthức kiểm tra

Hình thức kiểm tra

2.1 Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm tra

kiểm tra chiến lược, tác nghiệp và đồng bộ

2.2 Xét theo quá trình hoạt động

kiểm tra trước, trong và sau hoạt động

2.3 Xét theo phạm vi, quy mô của kiểm tra

kiểm tra toàn diện, bộ phận và cá nhân

2.4 Xét theo tần suất của quá trình hoạt động

kiểm tra định kỳ, đột xuất và thường xuyên

2.5 Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng

kiểm tra và tự kiểm tra

16

7.2.3 Công cụ và kỹ thuật kiểm tra

17

các dữ liệu thống kê, các bản báo cáo kế toán tài chính, ngân quỹ,

các báo cáo và phân tích chuyên môn…

PERT –program evaluation and review technique

PPB – program planning and budgeting

Xác định hệ thống tiêu chuẩn

kiểm tra

Đo lường và đánh giá hoạt động

Tiến hành điều chỉnh

Sự thực hiện hoạt động phù hợp với tiêu chuẩn

Không cần điều chỉnh

Có

Không

7.2.4 Quy trình kiểm tra

7.2.4 Quy trình kiểm tra

(1) Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn

tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn

bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả

Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra bao gồm:

người

 Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ

 Các tiêu chuẩn về nguồn lực, thu nhập, v.v

7.2.4 Quy trình kiểm tra

(2) Đo lường và đánh giá sự thực hiện

Đo lường:

Cần được tiến hành tạicác

điểm thiết yếu ở cả đầu vào,

đầu ra và quá trình hoạt động

Sử dụng công cụ đo lường,

tần suất phù hợp dạng hoạt

động bị kiểm tra

Xâydựng mối quan hệ giữa

người tiến hành đo lường với

người đánh giá và ra quyết

định điều chỉnh, v.v

Đánh giá sự thực hiện:

So sánh kết quả đo lường với hệ tiêu chuẩn

Nếu phù hợp → không cần điều chỉnh

Nếu không phù hợp →phân tích nguyên nhân và hậu quả

→ quyết định có cần điều chỉnh không? Nếu có thì xây dựng chương trình điều chỉnh có hiệu quả

7.2.4 Quy trình kiểm tra

Điều chỉnh là sự tác động bổ sung trong quá trình quản trị

để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động

so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt

động

(3) Điều chỉnh các hoạt động

Các câu hỏi cần trả lời: