BÀI tập lớn môn kỹ NĂNG làm VIỆC NHÓM bạn đã và đang tham gia vào (những) nhóm nào vai trò và đóng góp của bạn với nhóm ra sao những yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của một nhóm

Môn học giúp cho từng sinh viên nhận ra điểm mạnh của bản thân khi làm việc chung, đánh thức những tiềm năng tiềm ẩn trong mỗi con người; bên cạnh đó củng cố thêm tinh thần đoàn kết, chi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

BÀI TẬP LỚN MÔN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Mã học phần: BSA1054 2 Học kỳ II, năm học 2020 - 2021

GIẢNG VIÊN GIẢNG DẠY: TS Bùi Thị Quyên

ThS Phạm Nhật Linh SINH VIÊN THỰC HIỆN: Nguyễn Thị Quỳnh Anh

MÃ SINH VIÊN: 20050761

LỚP: QH 2020 E KTQT CLC 4

Hà Nội – Năm 2021

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 2

I PHẦN LÝ THUYẾT ÁP DỤNG TRONG BÀI TẬP LỚN 3

1 Khái niệm “Nhóm làm việc” 3

2 Phân loại nhóm làm việc 3

2.1 Phân loại theo hình thức 3

2.2 Phân loại theo tính chất, yêu cầu 4

3 Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc 5

4 Lợi ích khi tham gia nhóm làm việc 5

4.1 Đối với cá nhân 5

4.2 Đối với nhóm làm việc 5

II TRẢ LỜI CÂU HỎI 6

Câu 1: Bạn đã và đang tham gia vào (những) nhóm nào? Vai trò và đóng góp của bạn với nhóm ra sao? Đánh giá sự tương tác giữa các thành viên trong (những) nhóm đó 6

Câu 2: Những yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của một nhóm: 13

1 Yếu tố nội tại 14

2 Yếu tố ngoại tại 16

LỜI KẾT 17

LỜI N ÓI ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển đặt ra rất nhiều thách thức với ứng viên khi muốn được ứng tuyển vào các công ty lớn Việc yêu cầu nhân sự có nhiều kỹ năng là một điều không còn xa lạ, thậm chí là bắt buộc khi các doanh nghiệp luôn phải cạnh tranh nhau trên thương trường Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng quan trọng mà nhà tuyển dụng nào cũng yêu cầu ứng viên có

Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc, phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm việc với nhau, và thế làm việc nhóm trở thành một định nghĩa quan trọng trong tổ chức cũng như trong cuộc sống

Kỹ năng làm việc nhóm được đưa vào giảng dạy cho sinh viên là một điều vô cùng cần thiết Môn học giúp cho từng sinh viên nhận ra điểm mạnh của bản thân khi làm việc chung, đánh thức những tiềm năng tiềm ẩn trong mỗi con người; bên cạnh đó củng cố thêm tinh thần đoàn kết, chia sẻ với nhau trong cùng một tập thể; tạo môi trường tốt để sinh viên trao đổi kiến thức, học hỏi kỹ năng từ những thành viên khác

Vì vậy, “Kỹ năng làm việc nhóm” là một môn học rất thiết thực và bổ ích cho sinh viên ở thời điểm hiện tại nói riêng và quá trình làm việc trong tương lai nói chung Em xin cam kết bài tập lớn này là những trải nghiệm thực tế của em Các tài liệu, hình ảnh minh chứng đều là tích lũy thực trong quá trình em làm việc nhóm Nếu có bất cứ sai phạm gì, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam kết của mình

I PHẦN LÝ THUYẾT ÁP DỤNG TRONG BÀI TẬP LỚN

1 Khái niệm “Nhóm làm việc” :

Một nhóm người với kỹ năng bổ sung cùng họat động để đạt được một mục đích chung Một nhóm người cam kết vì một mục đích chung, có mục tiêu hoạt động chung

và phương pháp tiếp cận mà họ cùng nhau chịu trách nhiệm (Các tác giả trường Harvard Business School)

2 Phân loại nhóm làm việc :

Có rất nhiều cách để phân loại nhóm làm việc, tuy nhiên trong bài viết này em sẽ phân thành hai loại chính, là phân loại theo hình thức và phân loại theo tính chất yêu cầu:

2.1 Phân loại theo hình thức: bao gồm Nhóm chính thức và nhóm không chính thức:

 Nhóm chính thức: là những nhóm có tổ chức, thực hiện những công việc có

tính ổn định và có sự phân công rõ ràng Những người trong nhóm có chung nghề nghiệp chuyên môn, cùng giải quyết các vấn đề đã được xác định

Nhóm d ánự

NHÓM

LÀM VI C Ệ

Phân lo i ạ theo hình th c ứ

Phân lo i ạ theo t ính châất,

yêu câầu

Nhóm t qu nự ả

y ban Ủ Nhóm chuyên nhi mệ Nhóm con hổ Nhóm ch c năng chéoứ Nhóm ch c năngứ

Nhóm không chính th cứ

Nhóm chính th cứ

 Nhóm không chính thức: là những nhóm tự nguyện tổ chức với nhau để giải

quyết các vụ việc có tính tạm thời Nhóm tồn tại trong thời gian ngắn, không

ổn định, nhận sự thay đổi thường xuyên tùy thuộc vào yêu cầu công việc

2.2 Phân loại theo tính chất, yêu cầu: gồm 7 loại nhóm:

 Nhóm chức năng: là những nhóm được thành lập để thực hiện một chức

năng/ nhiệm vụ mà tổ chức giao phó Hoạt động của nhóm chỉ chịu sự quản lý trực tiếp từ 1 người quản lý chung

VD: Nhóm Nghiên cứu khoa học của trường THPT, do thầy Vật lý phụ trách.

 Nhóm chức năng chéo: là nhóm được thành lập từ những thành viên đang

hoạt động trong các chức năng khác nhau của tổ chức Những thành viên trong nhóm chỉ sử dụng một phần thời gian của họ để hoạt động trong nhóm này Thời gian còn lai họ hoạt động trong nhóm cũ

 Nhóm con hổ: là nhóm được thành lập từ những thành viên đang hoạt động

trong các chức năng khác nhau của tổ chức, dành toàn bộ thời gian cho nhóm với mục đích chung là phải giải quyết vấn đề xác định bằng mọi giá

VD: Nhóm nghiên cứu và phát triển vaccin Covid 19.

 Nhóm chuyên nhiệm: là nhóm được tổ chức tạm thời nhằm giải quyết một

vấn đề cụ thể hoặc khám phá những cơ hội mới

 Ủy ban: là nhóm đương nhiệm có trách nhiệm xây dựng và điều hành những

tư tưởng, chính sách nhất định hoặc thiết lập các thông lệ

VD: Ủy ban Nhân dân phường, quận,

 Nhóm tự quản: là nhóm các thành viên được trao quyền giải quyết một nhiệm

vụ diễn ra liên tục Nhóm tồn tại lâu dài, các thành viên có quyền tự do nhất định trong việc quyết định phương pháp làm việc

 Nhóm dự án: được tổ chức xoay quanh một nhiệm vụ đột xuất trong một

khoảng thời gian giới hạn Nhóm sẽ giải tán một khi nhiệm vụ hoàn tất

3 Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc:

4 Lợi ích khi tham gia nhóm làm việc:

4.1 Đối với cá nhân

 Rèn luyện kỹ năng lắng nghe, kỹ năng tổ chức công việc, kỹ năng tư duy

 Học tập được rất nhiều điều hữu ích từ các thành viên khác trong nhóm, bên cạnh đó cũng giúp cho khả năng phản biện cá nhân tốt hơn

 Giúp cá nhân trong nhóm biết đoàn kết, trợ giúp và tôn trọng lẫn nhau

 Hình thành và nâng cao kỷ luật với mỗi cá nhân

 Giúp bản thân mỗi thành viên có thể đánh giá, phân tích công việc để đưa ra những quyết định đúng đắn



4.2 Đối với nhóm làm việc

 Làm việc nhóm tăng sự giao tiếp, hợp tác giữa các thành viên

 Tập trung được nhiều ý kiến từ nhiều thành viên có thế mạnh khác nhau, từ đó năng suất, hiệu quả công việc sẽ cao hơn

 Giảm thời gian hoàn thành nhiệm vụ và cả chi phí làm việc

- M i thành ọ

viên còn l ạ

lẫẫm, ch a ư

hi u m c ể ụ

đích chung

- Vai trò găắn

kêắt, dẫẫn dăắt

c a tr ủ ưở ng

nhóm là rẫắt

quan tr ng ọ

- Giai đoạn này mọi người bắt đầu chấp nhận

sự khác biệt, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, tôn trọng nhau.- Trao đổi

ý kiến với nhau suôn sẻ hơn,và yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết.

- Nhóm đạt được hiệu quả làm việc cao nhất

- Công việc diễn

ra dễ dàng mà không có bất cứ

sự xung đột nào

- Thành viên hỗ trợ lẫn nhau với đích đến là mục tiêu chung của nhóm.

- Giai đo n ạ khi d án đã ự hoàn thành/ kêắt thúc

- Các thành viên thu đ ượ c kinh nghi m ệ cho mình.

- Cá nhân bắt đầu bộc lộ mình, có thể phá vỡ quy tắc của nhóm

- Giai đoạn khó khăn đối và dễ dẫn đến kết quả xấu.

- Thành viên cần đối mặt và

vì mục đích chung.

Performing

HĐ trôi ch y ả

Storming Xung đ t ộ

Adjourning Thoái trào

Forming

Hình thành

Norming

n đ nh

Ổ ị

Mô hình Tuckman, Bruce Tuckman

 Tạo sự đồng thuận giữa các thành viên, giải quyết được vấn đề mà tổ chức giao phó

 Rút ra được nhiều kinh nghiệm cho những nhiệm vụ trong tương lai

II TRẢ LỜI CÂU HỎI

Câu 1: Bạn đã và đang tham gia vào (những) nhóm nào? Vai trò và đóng góp của bạn với nhóm ra sao? Đánh giá sự tương tác giữa các thành viên trong (những) nhóm đó.

Từ khi lên đại học, em được tham gia rất nhiều nhóm phù hợp với bản thân, đặc biệt là các nhóm làm việc Tham gia các nhóm làm việc đem lại cho em rất nhiều kỹ năng hữu dụng trong cả học tập lẫn trong đời sống hằng ngày

Một số nhóm làm việc em có cơ hội được tham gia:

Ban Nội dung CLB Tình nguyện Bighugs

- Đây là một nhóm chính thức được Ban Chủ nhiệm CLB BHVC thành lập, là một nhóm chức năng có nhiệm vụ lên nội dung cho các chương trình của CLB, được điều hành bởi Trưởng ban Nội dung

- Vai trò: Thành viên

- Đóng góp:

+ Lên ý tưởng, nội dung cho chương trình Đông Ấm Lào Cai 2020

+ Thành lập và tham gia nhóm bán hàng gây quỹ tình nguyện

+ Đoàn kết, giúp đỡ các bạn trong nhóm làm việc

Ban Trường trực Hội đồng hương Sinh viên Tân Yên tại Hà Nội

- Nhóm chính thức được Hội Doanh nhân đồng hương Tân Yên tại Hà Nội thành lập,

là nhóm chức năng có nhiệm vụ triển khai, chịu trách nhiệm chính cho các hoạt động của Hội Sinh viên, được điều hành bởi Chủ tịch HĐH Sinh viên Tân Yên tại Hà Nội

- Vai trò: Thành viên ban Thường trực

- Đóng góp:

+ Lên ý tưởng, nội dung cho các chương trình của Hội như Mùa hè Xanh, Góp nắng ngày Đông 2021, Tết ấm 2021, Tiếp sức mùa thi 2021,

+ Cùng mọi người triển khai công việc, bán hàng thiện nguyện và trao đến tay người dân có hoàn cảnh khó khăn

Ban Nội dung Shining With FIBE 2021

- Đây là một nhóm chuyên nhiệm, chức

năng được thành lập nhằm lên kế hoạch,

content, format tổ chức cuộc thi thường

niên cho Khoa Kinh tế và Kinh doanh

Quốc tế, hoạt động dưới sự lãnh đạo của

trưởng ban Nội dung

- Vai trò: Thành viên

- Đóng góp: Viết bài về Digital marketing,

lên format vòng 1, 2 và mục đích, ý nghĩa

của cuộc thi đối với sinh viên

Nhóm tổ chức workshop CLB Tiếng Anh BeONE

- Đây là một nhóm không chính thức được Ban Chủ nhiệm CLB BeONE thành lập, là một nhóm chức năng, dự án có nhiệm vụ tổ chức chương trình Workshop của CLB, điều hành trực tiếp bởi Chủ nhiệm

- Vai trò: Thành viên

- Đóng góp: Soạn khung và nội dung chương trình, triển khai chương trình cùng với các thành viên khác trong nhóm

Ngoài ra còn một số nhóm khác:

Nhóm kiểm tra thân nhiệt

giảng đường E4

Nhóm bán hàng gây quỹ tình nguyện

Đông Ấm Lào Cao 2020

Nhóm làm Bài tập nhóm môn Kỹ năng làm việc nhóm

Em xin được lấy ví dụ nhóm Lập kế hoạch dự án thiện nguyện để trình bày.

Nhóm Lập kế hoạch dự án thiện nguyện em tham gia là một nhóm không chính thức được Câu lạc bộ phát động, gồm thành viên trong các ban khác nhau như ban Nội dung, ban Đối Ngoại, ban Hậu Cần, ban Truyền Thông, ban Kỹ Thuật Mỗi

cá nhân đều cảm thấy bản thân không có đủ kiến thức chuyên môn, không có khả năng tự hoàn thành nhiều công việc thách thức có mức phụ thuộc vào nhau, nên chúng

em đã tự tập hợp và tự nguyện lập nhóm Nhóm làm việc thuộc loại chức năng, dự

án, có nhiệm vụ là lên kế hoạch cho một chương trình từ thiện có tiềm năng triển

khai, thời hạn hoàn thành trong vòng 2 tuần

Trong nhóm, em có vai trò là một trưởng nhóm Bên cạnh việc hoàn thành những nhiệm vụ đặc thù của ban em trực thuộc, như lên nội dung cho dự án gồm các ý tưởng

về trò chơi, hoạt động; lên khung chương trình, lên timeline, lập danh sách những người tham gia trưởng nhóm còn có nhiệm vụ tổng hợp, lên danh sách những việc cần làm, điều phối công việc của nhóm sao cho kịp tiến độ, giúp đỡ các thành viên trong nhóm

Trong giai đoạn lập kế hoạch đầu tiên của làm việc nhóm, trước hết, dựa vào năng lực và tính chất ban của từng thành viên trong nhóm, em đã phân công nhiệm vụ cho các bạn như sau:

Dựa vào bảng phân công, ta có thể thấy mỗi thành viên đều được nhận nhiệm vụ

phù hợp với năng lực của bản thân Ví dụ như bạn Lã Thảo, Thùy Linh là thành viên Ban Đối ngoại thì nhận việc làm hồ sơ tài trợ, tìm kiếm thông tin về nhà tài trợ cho chương trình; bạn Trung Kiên, Phương Thảo, Thu Hiền thuộc ban Hậu cần thì sẽ đi khảo giá và lên dự dù kinh phí tổng; bạn Minh Hiếu có năng khiếu về thiết kế đồ họa thì nhận được nhiệm vụ là tạo ấn phẩm truyền thông cho dự án, sau đó bạn Phương Linh và Huyền sẽ lên kế hoạch truyền thông và lịch để đăng bài truyền thông về dự án thiện nguyện trên các kênh mạng xã hội

Ban đầu, do mọi người ở các Ban khác nhau của CLB cùng tập hợp lại thành một nhóm nên có nhiều sự bỡ ngỡ, lạ lẫm và không trao đổi với nhau nhiều, cũng không thật sự xác định được phương hướng để hoàn thành nhiệm vụ của mình như thế nào Vật nên, nhóm đã tổ chức những cuộc họp để thành viên có thể nói chuyện trực tiếp, làm mọi người dần gần gũi và có thể phối hợp làm việc với nhau trơn tru hơn

Trên bảng phân công, tuy mỗi người nhận được nhiệm vụ khác nhau nhưng lại

có tính chất liên quan đến nhau, như trong kế hoạch chương trình, bên Hậu Cần cần lên danh sách để đồ dùng cho những hoạt động gì để dự trù kinh phí, và phải có dự trù của Hậu cần thì bên Đối ngoại mới có căn cứ để đi xin tài trợ, hoặc phải có ấn phẩm truyền thông của bên Kỹ thuật thì bên Truyền thông mới có thể viết bài và truyền

thông được chương trình Vì sự ràng buộc rất rõ ràng trong công việc như vậy, nên trong giai đoạn thực hiện, thành viên trong nhóm đều có thể thực hiện tốt công việc của mình, bên cạnh đó luôn chia sẻ, giúp đỡ nhau trong công việc Cho dù đôi khi việc bất đồng quan điểm, xích mích xảy ra là điều không thể tránh khỏi, nhưng cả nhóm luôn ngồi lại để nhận xét về những ý kiến, phân tích mặt lợi và hại để đưa đến thành quả tốt nhất

Một số hình ảnh về nhiệm vụ trong dự án mà nhóm làm việc đã hoàn thành:

Ấn phẩm truyền thông dự án

Khung thời gian tổ chức dự án Hồ sơ tài trợ dự án

Dự trù kinh phí tổng của dự án Kế hoạch dự án

Kết quả là nhóm em đã có một buổi thuyết trình trình bày dự án rất thành công trước Ban Chủ nhiệm của CLB BHVC:

Câu 2: Những yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của một nhóm:

Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm đang được khuyến khích ở hầu hết các lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân” TEAM - Together, Everyone, Achieves, More Một từ ngắn gọn thôi đã đủ để chúng ta hiểu khái quát về khái niệm, thành phần, mục tiêu của nhóm làm việc Nhưng làm thế nào để làm việc nhóm có thể phát huy triệt để khả năng của mỗi cá nhân và sự phối hợp khi hoạt động trên mọi phương diện, điều này cần phải tìm hiểu và chính là lí do của việc phải đi tìm những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của nhóm làm việc

Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực trong một tổ chức Một nhóm làm việc đúng nghĩa là một tập thể năng động luôn

có nhiệt huyết đổi mới, sáng tạo Được hình thành từ một số người cùng làm việc với nhau, các thành viên trong nhóm cùng thảo luận các ý kiến, đánh giá các ý tưởng, đưa

ra quyết định và làm việc theo những mục tiêu đã định

Có nhiều yếu tố dẫn đến sự thành bại của một nhóm làm việc, tuy nhiên em xin được tổng kết thành những yếu tố chính, gồm 2 mục như sau:

Nhóm làm vi c hi u qu ệ ệ ả

Yêấu tôấ

n i t i ộ ạ

Năng

l c các ự

thành

viên

S h p ự ợ tác c a ủ các thành viên

M c ụ tiêu và quy chêấ nhóm

Bôấi

c nh ả làm

vi c ệ

Quy

mô nhóm

Đánh giá

c a t ủ ổ

ch c ứ Yêấu tôấ

ngo i t i ạ ạ

1 Yếu tố nội tại

Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ và sự hợp tác của các thành viên trong nhóm, sự tuân thủ những quy chế làm việc nhóm của các thành viên, khả năng điều hành của trưởng nhóm, mục tiêu của nhóm, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm…



 Mục tiêu và quy chế nhóm là thứ quan trọng nhất khi thành lập nhóm.

Việc đề ra các mục tiêu chung có tính thuyết phục cho một nhóm sẽ khuyến khích cả nhóm đó làm việc theo tinh thần tập thể Bên cạnh đó, mục tiêu chung cũng tạo cho từng thành viên ý thức làm việc khẩn trương, tập trung, cố gắng mọi cách để đạt được thành quả đó, loại bỏ thói quen chủ quan tiềm ẩn của mỗi cá nhân để đạt được những kết quả cao nhất trong thời gian ngắn nhất có thể



 Năng lực của thành viên là một trong những yếu tố quan trọng

Hiểu đơn giản, những cá nhân mạnh sẽ tạo nên một tập thể mạnh Thành viên

có năng lực chuyên môn lĩnh vực tốt sẽ có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất, chỉnh chu nhất Bên cạnh đó, nếu trong nhóm có người năng lực tốt và năng lực chưa tốt lắm, họ có thể hỗ trợ nhau để cùng phát triển



 Vai trò của người trưởng nhóm

Nhóm trưởng đóng vai trò rất

quan trọng trong việc điều phối,

quản lý và dẫn dắt các thành viên

đạt được mục tiêu cuối cùng của

công việc Bản chất là một người đa

nhiệm, nên bên cạnh việc làm tốt

công việc chuyên môn, người

trưởng nhóm còn phải điều hòa cảm

xúc và tạo hứng khởi làm việc của

cả nhóm



 Sự hợp tác của các thành viên trong nhóm