GT TV-VT140309

Tổ chức tham vấn ý kiến nhân dân có thể theo nhiều hình thức; trong đó có hình thức chính quyền tổ chức chủ động lắng nghe ý kiến của người dân hoặc cũng có thể thông qua hình thức công

Mã Tl: GT TV-VT140309

Trung tâm bồi duỡng đại biểu dân cử - Dự án tăng cuờng năng lực

CQDC giai đoạn 3

GIỚI THIỆU VỀ HÌNH THỨC THAM VẤN NHÂN DÂN

CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

Nguyễn Chí Dũng

1 Tham vấn người dân là gì?

Tham vấn nhân dân là một quá trình do chính quyền địa phương chuẩn bị nhằm tạo điều kiện để thông báo về chính sách, hỏi và lắng nghe, thảo luận với những người dân chịu tác động bởi một quyết định, một chính sách do chính quyền ban hành Qua

đó người dân được tổ chức các cơ hội để họ bày tỏ các quan điểm và ý kiến của mình và chính quyền có cơ chế để xem xét, cân nhắc và tiếp thu những quan điểm, ý kiến này trước khi quyết định đó được thông qua hoặc sửa đổi, bổ sung

Tổ chức tham vấn ý kiến nhân dân có thể theo nhiều hình thức; trong đó có hình thức chính quyền tổ chức chủ động lắng nghe ý kiến của người dân hoặc cũng có thể thông qua hình thức công bố chính sách để người dân gửi thư góp ý tới chính quyền theo địa chỉ công bố (hình thức bị động) Đối với mỗi hình thức đều có yêu cầu riêng

về kỹ thuật để chuẩn bị thu thập ý kiến tốt nhất

Tham vấn ý kiến nhân dân không phải là việc mới, mà dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành của nhà nước, nhằm làm cho các quyết định của chính quyền địa phương sát với cuộc sống

Khung pháp lý và chính sách về sự tham gia của người dân

 Luật tổ chức HĐND và UBND về thẩm quyền của HĐND đối với các chức năng giám sát và ra quyết định; về nhiệm vụ giữ mối liên hệ thường xuyên với cử tri; về bảo đảm pháp luật và chính sách được thực thi và quyết định phù hợp với điều kiện địa phương;

 Nghị định về Dân chủ cơ sở (Nghị định số 79 – 2003 và Pháp lệnh số 34 – 2007)

Luật về Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ở địa phương về thẩm quyền ban hành văn bản và trình tự; trong đó có việc đánh giá tác động của văn bản và lấy ý kiến nhân dân

2 Về chủ trương tham vấn của HĐND địa phương (Tài liệu do HĐND cung cấp)

3 Mục đích tập huấn cán bộ tham gia cuộc tham vấn

 Đối tượng: các đại biểu HĐND được phân công tham gia, chủ trì những cuộc tham vấn ở cơ sở; các cán bộ, chuyên gia của Văn phòng HĐND, của UBND được trưng tập và tham gia vào việc tổ chức và thực hiện các cuộc tham vấn;

 Nội dung Tập huấn: Các đại biểu, cán bộ và chuyên gia trưng tập được cung cấp những thông tin về chủ trương tham vấn, mục đích tham vấn và làm quen với các kỹ năng, yêu cầu cụ thể để thực hiện cuộc tham vấn tốt nhất theo các cương vị và vai trò được phân công

 Hướng dẫn một số phuơng pháp, kỹ thuật sử dụng trong những hình thức tham vấn cụ thể theo kế hoạch tham vấn của HĐND;

 Phân công nhiệm vụ theo các nhóm làm việc tại các cuộc tham vấn ở cơ

sở để chuẩn bị và tổ chức tôt các cuộc tham vấn theo kế hoạch và kế hoạch phối hợp

để phản ảnh kết quả nhanh và đầy đủ sau cuộc tham vấn

 Thống nhất về quy trình công việc của mỗi nhóm làm việc

4 Về Kế hoạch tham vấn của điạ phương

5 Phân công nhiệm vụ tham gia các hoạt động tham vấn ở cơ sở (Hướng dẫn lập

6 Yêu cầu chung đối với việc tham vấn ý kiến nhân dân

 Công khai và Minh Bạch: Chủ trương, kế hoạch và nội dung tham vấn phải được công bố rộng rãi đối với mọi người dân ở nơi cần tổ chức tham vấn, đồng thời nêu

rõ cách thức tham gia ý kiến bằng cách gửi thư nếu người dân không có điều kiện

có mặt tại nơi tổ chức tham vấn

 Không gợi ý câu trả lời mà phải biết đặt ra các câu hỏi gợi ý để thu thập các ý kiến khách quan tuỳ theo đối tượng tham vấn (Tham vấn theo nhóm đối tượng,

có mục đích)

 Tham vấn trên diện rộng: Khi tổ chức tham vấn diện rộng, ví dụ tổ chức hội nghị lấy ý kiến theo khu dân cư, địa bàn mà không chọn đối tượng cụ thể, thì phải chú ý các hình thức quảng bá rộng để nhiều người hiểu và có thể tham gia

 Thông báo về cơ chế Phản hồi: Khi ghi ý kiến của nhân dân tại các cuộc tham vấn phải ghi theo nhóm vấn đề, địa chỉ của người đóng góp ý kiến để có thể trả lời và giải thích việc xử lý, tiếp thu, để người dân biết thiện ý của việc tham vấn và những điều họ quan tâm sẽ được xem xét

7 Một số hình thức tham vấn và yêu cầu

1. Hội nghị lấy ý kiến tham vấn: Đây là hình thức lấy ý kiến thông qua hội nghị, mời người dân tới nghe trình bày và góp ý kiến Có nhiều mức độ Nếu là hình

Nếu là hội nghị tổ chức theo địa bàn huyện thì phải lập được danh sách chọn những đối tượng cần mời tới Hội nghị Hội nghị có hai phần Một là đại diện HĐND trình bày và giải thích những nội dung cần tham vấn; hai là Chủ toạ điều hành cuộc tham vấn theo các nội dung đã định Phần một nên ngắn gọn và

rõ ràng Khi điều hành Phần hai, người chủ toạ cần biết đặt ra những câu hỏi gợi ý theo trọng tâm và nhận các câu trả lời Nếu không có ý kiến mới, thì Chủ toạ chuyển sang nội dung khác Biên bản được ghi theo trình tự nội dung.

2. Khảo sát thực địa, đoàn giám sát, thị sát: Mục đích của Khảo sát thực địa phải

rõ ràng, phải chỉ ra những chứng cứ cần tìm, những nhân chứng cần hỏi và nghe ý kiến liên quan tới vấn đề cần khảo sát Một số hoạt động chuẩn bị phải được làm từ trước như yêu cầu báo cáo của cơ quan hành pháp, nắm tình hình thông qua chính quyền sở tại, thông báo thời gian và địa điểm khảo sát, thành lập đoàn khảo sát; tổ chức ghi âm, ghi hình, chụp ảnh và ghi biên bản cuộc khảo sát.

3. Họp dân ở nơi cư trú: Đây là hình thức lấy ý kiến dân ở một cộng đồng nhỏ, thường là thôn, bản hay tổ dân phố Hình thức và yêu cầu tổ chức giống như đối với hình thức Hội nghị lấy ý kiến tham vấn; chỉ khác ở chỗ không cần chọn

4. Tham vấn qua Internet: Đây là hình thức tham vấn bị động Chính quyền soạn thảo các thông báo về nội dung cần tham vấn, đăng tải trên một trang Web, ghi

rõ địa chỉ và cách thức gửi thư hoặc bày tỏ ý kiến qua trang Web này hoặc gửi thư bưu điện

5. Gặp gỡ, phỏng vấn riêng cá nhân về vấn đề cụ thể: Đây là hình thức nhằm phỏng vấn sâu sau khi đã phát hiện ra rằng một số ý kiến đã được góp ý tại các cuộc tham vấn cần được trao đổi riêng để làm rõ những ý kiến này Yêu cầu của phỏng vấn cá nhân phải tôn trọng bí mật cá nhân, chính kiến riêng, được thu xếp để trao đổi trong khung cảnh tin cậy, bảo đảm an toàn cho người trả lời phỏng vấn.

6. Sử dụng phương tiện thông tin đại chúng để tham vấn: Tương tự như hình thức tham vấn qua Internet, tuy nhiên cần khai thác những thế mạnh của từng phương tiện thông tin, ví dụ lên kế hoạch, kịch bản tổ chức các diễn đàn trao đổi chính sách trên đài truyền hình, truyền thanh địa phương hoặc trên các báo viết Chính quyền cần phát hành Bản thông cáo báo chí ghi rõ nội dung chính

phương tiệnthôgn tin đại chúng, phản hồi ý kiến nhân dân trên một số phương tiện thông tin đại chúng đã chọn trước.

7. Tiếp nhận thư góp ý của nhân dân: Đây là hình thức tham vấn bị động Yêu cầu cần chuẩn bị là kế hoạch quản bá nội dung tham vấn và hướng dẫn địa chỉ và cách thức thu nhận, thời gian xử lý ý kiến của nhân dân và địa chỉ phản hồi chung Hình thức này có thể bổ sung các đối tượng tham vấn không có điều kiện đến dự các cuộc tham vấn Thư góp ý của dân cần được tập hợp đầy đủ và tổng hợp để gửi tới bộ phận xử lý ý kiến tham vấn

8. Toạ đàm, Trao đổi với nhóm đối tượng hẹp: người bị tác động, chuyên gia, doanh nghịêp, các cán bộ sở, ban, ngành v.v Đây là hình thức trao đổi chung như hình thức hội thảo để các đối tượng chính sách được thảo luận, nghe ý kiến của các đối tượng khác và phát biểu quan điểm của mình Kết quả của cuộc toạ đàm được tập hợp theo các nội dung tham vấn và bổ sung thông tin một cách toàn diện từ nhiều góc độ Vấn đề được chọn để toạ đàm phải rõ ràng

và nên bố trí đặt yêu cầu để những người phát biểu chuẩn bị từ trước, sau đó tới phần thảo luận chung.

9. Điều tra xã hội học: Theo hình thức này, đối tượng và nội dung cần điều tra phải được cơ quan tham vấn ấn định rõ; trên cơ sở đó soạn thảo Phiếu điều tra

xã hội học; chọn phương pháp ngẫu nhiên, số lượng phiếu để xác định danh sách những người cần điều tra Cần lập một kế hoạch tập huấn người đi phát

và thu phiếu để hiểu về những nội dung của phiếu và khi cần, có thể giải thích thêm, hoặc có thể giúp người trả lời đọctừng câu hỏivà giúp họ điền vào phiếu theo ý kiến khách quan của người trả lời Phiếu điều tra được niêm phong và gửi về trung tâm để xử lý theo công cụ xử lý phiếu điều tra

10. Hội nghị các bên liên quan (Điều trần) để nghe đối chất, giải trình, chứng lý, lập luận đối chứng Đây là hình thức tổng kết tham vấn sau khi đã xong phần xử lý

sơ bộ các ý kiến tham vấn thu thập được qua các hình thức khác Yêu cầu của

tổ chức hội nghị này là : Xác định nội dung cần giải trình, trao đổi tại hội nghị trên cơ sở các ý kiến tham vấn đã thu thập được nhằm mục đích làm rõ quan điểm của cơ quan soạn thảo chính sách, phương án tiếp thu và nghe thêm ý kiến của các đối tượng có những chính kiến rõ thông qua các đợt tham vấn, tạo điều kiện để HĐND nghe các bên tranh luận bảo vệ quan điểm của mình Hội nghị có biên bản ghi nhận các chứng cứ, phương án, lập luận Chủ toạ và Đại diện HĐND tại phiên họp phải chuẩn bị trước các câu hỏi và đề nghị giải trình, gửi tới cơ quan soạn thảo chính sách Giấy mời các bên liên quan tới hội nghị này phải nói rõ mục đích họ được mời tới để làm gì Chủ toạ Hội nghị có thể tổng kết ý kiến, không kết luận.

11. Tiếp dân trực tiếp: Thông qua hoạt động tiếp dân thường kỳ, đại biểu HĐND có thể tiếp nhận các ý kiến đóng góp của dân hoặc hỏi ý kiến họ về nội dung cần tham vấn Các ý kiến này cũng được ghi thành biên bản để gửi tới trung tâm tham vấn để xử lý chung.

12. Sử dụng các tổ chức nghiên cứu độc lập: Đây là hình thức tham vấn thông qua một tổ chức nghiên cứu độc lập để bổ sung thông tin thu thập được qua các cuộc tham vấn do chính quyền địa phương tổ chức Yêu cầu của hình thức tham vấn này là chính quyền địa phương cần làm rõ yêu cầu nội dung và phương

pháp tham vấn , cách thức xử lý ý kiến và thông báo việc sử dụng các kết quả nghiên cứu vào quá trình hoạch định chính sách của địa phương.

8 Về Quy trình tham vấn (Dành cho cán bộ tham gia thiết kế và phục vụ HĐND tổ

chức các cuộc tham vấn, xử lý thông tin phản hồi, tiếp thu)

Pháp luật chỉ quy định những nguyên tắc tiêu chuẩn về tham vấn, lấy ý kiến nhân dân và đánh giá tác động của chính sách đối với các đối tượng bị áp dụng

Quy trình tham vấn là những chỉ dẫn về các bước chuẩn bị, mô tả các công cụ cần áp dụng và các bước thu thập, tổng hợp , phản hồi, tiếp thu các ý kiến, đánh giá quá trình tham vấn

Sau đây là khung quy trình tham vấn để tham khảo :

 1 Buớc xác định Yêu cầu tham vấn:

Tập hợp thông tin yêu cầu tham vấn: Theo chỉ đạo của Thường trực HĐND, Văn phòng HĐND giúp Thường trực HĐND tập hợp các thông tin yêu cầu tham vấn, gồm các thông tin liên quan và văn bản gốc của những đề nghị hoặc nguồn xuất phát đề nghị tham vấn, bao gồm các văn kiện chính thức và những văn bản do Văn phòng yêu cầu vì có liên quan

Bản tập hợp Thông tin yêu cầu tham vấn kết thúc bằng Bản tập hợp yêu cầu tham vấn gồm mục những nội dung cần tham vấn, sử dụng ngôn từ trong thông tin yêu cầu tham vấn

Trên cơ sở bảnTập hợp thông tin yêu cầu tham vấn, Văn phòng Hội đồng nhân dân

dự thảo Bản Tổng hợp yêu cầu tham vấn gồm danh mục những nội dung cần tham vấn thể hiện cụ thể bằng ngôn từ chính xác, khái quát và kèm theo mỗi nội dung cần tham vấn danh mục những vấn đề nhỏ, cụ thể hoá, đại lượng hoá để phục vụ công tác chỉ đạo nội dung tham vấn

Trên cơ sở bản Tập hợp thông tin yêu cầu tham vấn và Bản Tổng hợp yêu cầu tham vấn, Thường trực HĐND tổ chức họp các ban hoặc họp mở rộng với các đại biểu có yêu cầu tham vấn, Văn phòng HĐND và chuyên gia để cho ý kiến chỉ đạo hình thành

Ý kiến của TT HĐND về Nội dung tham vấn chính sách

Ý kiến của TT HĐND về Nội dung tham vấn chính sách bao gồm:

- Tên của đợt tham vấn chính sách

- Mục đích tham vấn chính sách

- Nội dung tham vấn chính sách; trong đó làm rõ những đại lượng cần được làm

rõ để phục vụ các nội dung cần tham vấn

- Đối tượng tham vấn chính sách, trong đó ghi chú các đối tượng ưu tiên, phạm

vi tham vấn chính sách liên quan tới yếu tố lãnh thổ, nhóm khảo sát theo mục đích tham vấn

- Yêu cầu kỹ thuật đối với cơ quan tổ chức thực hiện tham vấn: Hình thức-công

cụ sử dụng tham vấn và yêu cầu xử lý phân tích mẫu; về bảo đảm độ tin cậy tối thiểu của các mẫu khảo sát; về nguồn lực sử dụng để tham vấn; về thời gian tham vấn; về công tác truyền thông của đợt tham vấn

Trên cơ sở Ý kiến chỉ đạo của TT HĐND, Văn phòng HĐND soạn thảo Kế hoạch tham vấn ý kiến nhân dân về chủ đề để trình Thường trực HĐND phê duyệt

Kế hoạch tham vấn ý kiến nhân dân cần được công bố trên phương tiện truyền thông địa phương theo ý kiến chỉ đạo của TT HĐND ngay sau khi phê duyệt

 2 Thiết kế các công cụ tham vấn

Văn phòng HĐND thực hiện việc thiết kế chi tiết các công cụ tham vấn và các điều kiện tổ chức tham vấn; bố trí và lên kế hoạch nguồn lực cho cuộc tham vấn

Trong trường hợp TT HĐND quyết định thuê cơ quan độc lập thực hiện tham vấn, Văn phòng HĐND có trách nhiệm theo dõi và đánh giá; lên kế hoạch và thông báo để các đại biểu HĐND và những người đựoc phân công tham gia cuộc tham vấn biết và tham gia

 3 Tập huấn cán bộ hỗ trợ tham vấn

Văn phòng HĐND tổ chức tập huấn cán bộ hỗ trợ tham vấn, nếu cuộc tham vấn do Văn phòng HĐND tổ chức

Tập huấn hỗ trợ tham vấn cần tiến hành trước khi tiến hành tham vấn

 4 Triển khai cuộc tham vấn

Chương trình truyền thông của địa phương về cuộc tham vấn phải được tiến hành đầy đủ trên phương tiện thông tin đại chúng và ưu tiên tới những nơi và đối tượng cần tham vấn trước và trong khi tiến hành cuộc tham vấn cho tới khi kết thúc cuộc tham vấn

Nội dung truyền thông bao gồm:

- Truyền thông về chủ trương, mục đích tham vấn

- Thông báo nội dung chính sách cần tham vấn, các vấn đề cần tham vấn và kế hoạch tham vấn, các hình thức tham vấn, địa chỉ gửi ý kiến và hình thức phản hồi ý kiến của nhân dân

Tuỳ theo mỗi hình thức tham vấn cụ thể, Thừong trực HĐND có kế hoạch bố trí đại biểu tham gia kèm theo nhiệm vụ cụ thể

Đối với hình thức tham vấn bằng hội nghị lấy ý kiến, khảo sát tại chỗ, phải bố trí Ghi âm, ghi Biên bản nguyên văn và ghi Biên bản theo cấu trúc nội dung và thống

kê Biên bản theo cấu trúc nội dung và thống kê cần được gửi ngay tới Thường trực HĐND hoặc cơ quan chỉ đạo tham vấn của HĐND để chỉ đạo VP HĐND tổng hợp và báo cáo

Báo cáo tổng hợp ý kiến tham vấn; Báo cáo tổng hợp thư công dân; Báo cáo phân

tích xử lý kết quả tham vấn phiếu hỏi và các hình thức phỏng vấn, hình thức khảo sát

khác là nguồn để Thường trực HĐND xem xét, tổ chức thảo luận để hình thành Báo cáo tổng kết tham vấn và đề xuất các hoạt động của HĐND tiếp theo việc tham vấn

 5 Xử lý các ý kiến và tiếp thu, phản hồi

Báo cáo tổng kết tham vấn của TT HĐND là nền tảng để chỉ đạo việc nghiên cứu tiếp thu và phản hồi ý kiến tới những người được tham vấn và công chúng

Hình thức phản hồi bằng thư và các hình thức khác trên phương tiện truyền thông đại chúng HĐND nên chọn một nơi để chuyên đăng tải các thông tin phản hồi để nhân dân và các phương tiện thông tin đại chúng biết để tìm hiểu và theo dõi

 6 Theo dõi việc tiếp thu các ý kiến tham vấn tại phiên thảo luận chính sách và quyết định:

HĐND có kế hoạch theo dõi việc xử lý các ý kiến đã thu thập được, tổ chức các cuộc họp giải trình, họp với cơ quan soạn thảo chính sách để theo dõi việc tiếp thu và

lý do tại sao không tiếp thu, các phương án thay đổi sau khi tiếp thu tham vấn Kết quả của việc theo dõi giúp HĐND tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện chính sách qua giám sát thi hành

 7 Phản hồi, giữ mối liên hệ và truyền thông

HĐND nên tổ chức một bộ phận theo dõi và giữ mối liên hệ với người đã góp ý kiến để có hình thức phản hồi riêng hoặc phản hồi chung Việc này tăng cường mối quan hệ của HĐND với người đã tham gia cuộc tham vấn, xây dựng lòng tin và đặt nền móng cho sự hợp tác tham vấn trong tương lai

PHẦN II

MỘT SỐ KỸ NĂNG

1 Đối với nguời điều hành hội nghị

Người điều hành hội nghị nên làm những việc sau đây:

- Làm rõ mục đích, nội dung của hội nghị tham vấn, chỉ đạo lập danh sách người mời tới cuộc tham vấn

- Xây dựng Chương trình buổi tham vấn, nội quy cuộc tham vấn (tắt địên thoại, không nói chuyện riêng, giờ giải lao v.v.)

- Xây dựng cho riêng mình một kế hoạch điều hành nội dung cuộc tham vấn, gồm các nhóm vấn đề và các câu hỏi dự kiến để gợi ý, các câu hỏi tiếp theo để

có được các câu trả lời theo nội dung Nếu Hội nghị tham vấn diện hẹp chỉ mời một số đối tượng nhất định, thì cần làm thêm một sơ đồ chỗ ngồi của người tham dự để có thể hỏi nhiều người thuộc nhiều đối tượng khác nhau về một vấn

- Chỉ đạo Nhóm làm biên bản cách thức ghi biên bản chi tiết và biên bản tổng hợp, sự phối hợp giữa người chủ toạ với Nhóm biên bản trong việc đăng ký danh tính, xếp chỗ ngồi người tới dự cuộc tham vấn

- ĐIều hành kiên quyết về thời gian; không cho phép kéo dài phần trìnhbày, mời nhiều người cùng tham gia vào nội dung tham vấn

- Khi có sự hiểu sai về câu hỏi hoặc trả lời lạc đề, nên can thiệp khéo léo để dẫn người trả lời vào câu hỏi bằng cách làm rõ câu hỏi theo cách khác

- Khi người trả lời nói chưa rõ, chưa thoát ý, hoặc có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau, chủ toạ nên khéo léo can thiệp bằng cách nói lại ý kiến người góp ý

theo cách rõ hơn và đề nghị họ xác định lại nội dung này [ ví dụ: Xin lỗi Bác, tôi nghe chưa rõ, có phải vừa rồi Bác định nói rằng…]

Người điều hành không nên làm những việc sau đây:

- Giải thích quá dài, lan man

- Đặt câu hỏi chung chung,không giới hạn, trả lời thế nào cũng được

- Bình luận đúng sai về ý kiến của người tham gia

- Tổng hợp các ý kiến của những người tham gia

- Kết luận và bày tỏ quan điểm riêng về một số vấn đề

- Độc diễn từ đầu đến cuối phiên tham vấn Người điều hành là người chủ trì chương trình và dùng kỹ thuật hỏi để nêu các vấn đề Đó là trách nhiệm chính Nếu có những đề nghị trình bày thêm về chính sách, thì người điều hành nên yêu cầu một người khác trình bày ngắn, và có thể bổ sung

- Tranh luận với người dự tham vấn

- Bỏ ra ngoài, nói chuyện riêng khi người dự tham vấn đang phát biểu

- Mải ghi chép, không giao lưu bằng mắt với người phát biểu (Việc ghi chép là của thư ký, nếu cần chỉ đạo thư ký nhấn mạnh ý nào đó, người điều hành phải thống nhất với thư ký bằng ra dấu hiệu)

- Để những người phát biểu tranh luận trực tiếp với nhau

2 Trang trí và Thu xếp chỗ ngồi nơi tham vấn

Nên chú ý bảo đảm các tiêu chuẩn sau đây:

- Trang nghiêm: Có các khẩu hiệu khích lệ sự tham gia, tên cuộc tham

vấn, một nơi trang trọng để phục vụ mục đích khai mạc, trước khi đi vào phần tham vấn

- Thoải mái: Bắt đầu phần tham vấn phải tạo không khí thoải mái,khác

với các cuộc họp nhà nước Nếu xếp chỗ ngồi theo đối tượng phải có biển ghi nơi ngồi của các đối tượng để mọi người đều biết và hướng dẫn chỗ ngồi sau khi đăng ký, giải thích tại sao phải ngồi theo chỗ để thuận tiện cho việc điều hành

- Gần gũi: Nên bố trí phòng tham vấn theo hình chữ nhật Những người

tham gia trình bày và điều hành ngồi vào một phần của cạnh hình chữ nhật để có thể quan sát tiện nhất nhưng không cách biệt với người tham gia

- Tiện dụng: Ghế ngồi của người tham gia phải đủ rộng để họ có thể ra

ngoài khi cần thiết mà không ảnh hưởng tới người khác Nước uống phải để ở nơi thuận tiện và rộng rãi Ghế của Thư ký biên bản nên đối diện với người điều hành để

có thể giao lưu bằng mắt Những người tham gia điều hành nên ngồi gần nhau để tiện trao đổi và phân công trình bày thêm

3 Đối với Thư ký biên bản

Những điều nên làm:

- Thống nhất với người điều hành về nội dung biên bản; Danh sách các câu hỏi của người điều hành, về những dấu hiệu chỉ đạo trong thời gian điều hành

- Phối hợp với nhóm cán bộ đăng ký đại biểu để có được sơ đồ chỗ ngồi, các thông tin về người tham dự, con số thống kê người tham dự (để sau này bổ sung vào phần hành chính của biên bản)

- Giơ tay xin phép chủ toạ điều hành làm rõ một ý của người tham dự

- Song song với ghi biên bản chi tiết, nên kết hợp ghi biên bản tóm tắt, tổng hợp theo nội dung tham vấn đã thống nhất với người chủ toạ

- Gặp riêng người phát biểu vào giờ giải lao để hỏi thêm thông tin cho biên bản,

ví dụ địa chỉ liên hệ khi cần

Những điều không nên làm

- Rời chỗ ngồi trong khi đang tham vấn

- Gọi điện thoại, nói chuyện riêng

- Ghi ý kiến theo kiểu suy luận logic hoặc dùng từ của cá nhân

4 Đối với người phát phiếu điều tra

Những điều nên làm

- Tuân thủ yêu cầu của ban tổ chức tham vấn về Đối tượng, cách chọn người trả lời; không tự ý thay đổi đối tượng

- Thông báo trước thời gian sẽ đến phát phiếu hoặc thu phiếu

- Khi có thay đổi so với yêu cầu, nên báo cáo ban tổ chức để xin ý kiến (ví dụ thừa nhiều phiếu chưa điền, thiếu mẫu phiếu)

- Hỗ trợ người điền phiếu theo yêu cầu của họ

Những điều không nên làm

- Tự điền phiếu hộ người khác

- Gợi ý những phương án trả lời cho người được hỏi

- Tự thay đổi đối tượng phát phiếu khác với ý của ban tổ chức