Là một học viên đang theo học lớp đào tạo nghề công chứng khóa 24.3 tại Học viện tư pháp, để thực hiện theo kế hoạch học tập và theo thông báo ngày 17022022 của Học viên Tư pháp về việc thực tập thực tế đợt 1 với chủ đề “Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng”. Nhằm có thể áp dụng những kiến thức và thực hành kỹ năng nghề nghiệp đã học tại Học viện Tư pháp vào môi trường làm việc thực tế tại tổ chức hành nghề công chứng. Đồng thời nâng cao khả năng vận dụng kiến thức, kỹ năng đã học vào thực tiễn hành nghề công chứng; bổ sung kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn nghề nghiệp; bước đầu được làm quen với môi trường thực tế, tạo sự kết nối giữa công tác đào tạo tại Học viện Tư pháp và quá trình thực tập của học viên sau khi tốt nghiệp khóa đào tạo công chứng.
Trang 1HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP
Lĩnh vực: Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng
Họ và tên: Phạm Thị Yến Ngày sinh: 15 tháng 06 năm 1982
SBD: 81- Lớp: CCV24.3 A Công chứng khóa: 24.3 A tại Hà Nội
Trang 2Hà Nội, Ngày 15 tháng 03 năm 2022
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
NGUYỄN THANH HƯƠNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY TIẾP NHẬN HỌC VIÊN THỰC TẬP
1 Tên tổ chức hành nghề công chứng: Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương
– TP Hà Nội Giấy đăng ký hoạt động: 02/TP-ÐKHÐ-CC của Sở Tư pháp thành phố Hà Nộicấp ngày 27/12/2021
Địa chỉ trụ sở: Số 73 Quán Thánh, Phường Quán Thánh, Quận Ba Đình, T.P Hà NộiĐiện thoại:024.35140866
XÁC NHẬN
Học viên: Phạm Thị Yến
Được nhận thực tập nghề công chứng tại Văn phòng công chứng Nguyễn ThanhHương – TP Hà Nội kể từ ngày 04 tháng 03 năm 2022 đến ngày 09 tháng 03 năm 2022
Họ tên công chứng viên là người hướng dẫn: Nguyễn Thanh Hương
Số Thẻ công chứng viên: 197/CCV
Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn hướng dẫn, người thựctập cam kết tuân thủ các quy định tại hướng dẫn thực tập nghề công chứng của Học viện Tưpháp
Hà Nội, ngày 04 tháng 03 năm 2022
Đại diện theo pháp luật của tổ chức hành công chứng
(Ký tên, đóng dấu)
NGƯỜI HƯỚNG DẪN THỰC TẬP
(Ký tên)
NGƯỜI THỰC TẬP
Trang 3(Ký tên)
Trang 4Địa điểm: Số 73 Quán Thánh, Phường Quán Thánh, Quận Ba Đình, thành phố Hà Nội
Thứ sáu
04/03/2022
- Đến VPCC Nguyễn Thanh Hương liên
hệ thực tập
- Công chứng viên hướng dẫn tiếp nhận
- Làm quen với các CCV, nhân viên tạivăn phòng
Văn phòng côngchứng NguyễnThanh Hương
Thứ bảy
05/03/2022
- Được các Công chứng viên và nhân viênVăn phòng công chứng giới thiệu về cáchthức tổ chức hoạt động của các bộ phận tạiVăn phòng công chứng Chức năng, nhiệm
Thứ hai
07/03/2022
- Quan sát công chứng viên hướng dẫnthực tập tiếp nhận hồ sơ yêu cầu côngchứng hợp đồng, giao dịch; quy trìnhchứng thực bản sao, chứng thực chữ ký,công chứng bản dịch; cách giao tiếp ứng
xử giữa công chứng đối với người yêu cầucông chứng
- Tìm hiểu các giấy tờ cần thiết có trong
Văn phòng Côngchứng NguyễnThanh Hương
Trang 5các hợp đồng, giao dịch cụ thể.
- Tìm hiểu phần mềm quản lý hợp đồngcông chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI
- Photo các giấy tờ liên quan đến hợpđồng, giao dịch, sao y bản chính của ngườiyêu cầu công chứng khi đến yêu cầu côngchứng
Thứ ba
08/03/2022
- Kê khai giấy tờ có trong hợp đồng bảnlưu để chuyển cho bộ phận lưu trữ lưu hồsơ
- Photo các giấy tờ liên quan đến hợpđồng, giao dịch, sao y của người yêu cầucông chứng khi đến yêu cầu công chứng
Văn phòng côngchứng NguyễnThanh Hương
Văn phòng côngchứng NguyễnThanh Hương
Xác nhận của người hướng dẫn thực tập
(Ký và ghi rõ họ tên)
Trang 6HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG
VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP
Đợt thực tập số 01: Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng
I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN THANHHƯƠNG
1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương
2 Nội quy làm việc, cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương
3 Hoạt động cung cấp dịch vụ của Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương
II NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN, NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN THANH HƯƠNG
1 Nhận xét về hoạt động của Công chứng viên Văn phòng công chứng
2 Nhận xét về hoạt động của nhân viên Văn phòng công chứng
III BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA CHO BẢN THÂN THÔNG QUA QUÁTRÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN THANH HƯƠNG
1 Các nhiệm vụ cá nhân đã hoàn thành trong quá trình thực tập
2 Bài học kinh nghiệm rút ra cho bản thân
Trang 7Là một học viên đang theo học lớp đào tạo nghề công chứng khóa 24.3 tại Học viện tưpháp, để thực hiện theo kế hoạch học tập và theo thông báo ngày 17/02/2022 của Học viên Tưpháp về việc thực tập thực tế đợt 1 với chủ đề “Thực tập tại các tổ chức hành nghề côngchứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hànhnghề công chứng” Nhằm có thể áp dụng những kiến thức và thực hành kỹ năng nghề nghiệp
đã học tại Học viện Tư pháp vào môi trường làm việc thực tế tại tổ chức hành nghề côngchứng Đồng thời nâng cao khả năng vận dụng kiến thức, kỹ năng đã học vào thực tiễn hànhnghề công chứng; bổ sung kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn nghề nghiệp; bước đầu đượclàm quen với môi trường thực tế, tạo sự kết nối giữa công tác đào tạo tại Học viện Tư pháp vàquá trình thực tập của học viên sau khi tốt nghiệp khóa đào tạo công chứng
Căn cứ vào kế hoạch học tập và mục đích nên trên, tôi đã liên hệ với tổ chức hànhnghề công chứng để tới thực hiện công tác thực tập là: Văn phòng Công chứng NguyễnThanh Hương - địa chỉ: Số 73 Quán Thánh, Phường Quán Thánh, Quận Ba Đình, thành phố
Hà Nội Do Công chứng viên Nguyễn Thanh Hương – đồng thời là Trưởng văn phòng hướngdẫn thực tập
Trong khoảng thời gian từ ngày 04/03/2022 tới ngày 09/03/2022, tôi đã được tới thamgia hoạt động cùng các Công chứng viên và các nhân viên của văn phòng công chứng NguyễnThanh Hương Tại đây, tôi có cơ hội để tìm hiểu được một số vấn đề cơ bản trong nội dungthực tập: Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng, nội quy làm việc, hoạt động cung cấpdịch vụ của văn phòng công chứng, việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công chứngviên
Sau một tuần thực tập, dù thời gian chưa nhiều nhưng tôi đã có điều kiện để được tìmhiểu về Văn phòng công chứng; được trực tiếp chứng kiến và quan sát hoạt động của cácCông chứng viên cũng như các nhân viên của Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương.Qua công tác thực tế này, tôi có thể tổng hợp và ghi nhớ lại toàn bộ những kiến thức về mặt lýthuyết đã được cung cấp trong thời gian học tập vừa qua tại Học viện Tư pháp Từ đó có thểbiết cách để vận dụng nó vào hoạt động thực tiễn trong công tác hành nghề công chứng củabản thân sau này
Kết thúc quá trình thực tập này, bản thân tôi đã thu hoạch được rất nhiều nội dung vàbài học có ý nghĩa Sau đây tôi xin được báo cáo lại toàn bộ quá trình hoạt động thực tập củamình tại Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương cụ thể như sau:
I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN THANHHƯƠNG
Trang 8Khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Tổ chức hành nghề công
chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.” Theo quy
định này thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm 2 tổ chức hành nghề là Phòng côngchứng và Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương được thành lập và hoạt động ở dạng thứ
2, được thành lập theo hình thức công ty hợp danh có 02 Công chứng viên hợp danh bao gồm:Công chứng viên Nguyễn Thanh Hương và Nguyễn Khắc Tĩnh Người đại diện theo pháp luậtcủa Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương là Công chứng viên Nguyễn Thanh Hương– Trưởng Văn phòng Nơi đặt trụ sở tại: Số 73 Quán Thánh, Phường Quán Thánh, Quận BaĐình, thành phố Hà Nội Văn phòng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằngnguồn thu từ hoạt động công chứng và đóng góp của công chứng viên
Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương được thành lập dưới hình thức Công tyhợp danh Giấy ÐKHÐ số 02/TP-ÐKHÐ của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cấp 27/12/2021
1 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương
a Trưởng Văn phòng
Công chứng viên Nguyễn Thanh Hương là người đại diện theo pháp luật của Vănphòng công chứng Nguyễn Thanh Hương - là người điều hành, quyết định và chịu tráchnhiệm về hoạt động của Văn phòng Công chứng Được bổ nhiệm Công chứng viên theoQuyết định số 658/QĐ – BTP ngày 24/03/2014 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp
b Công chứng viên
Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương có 02 công chứng viên, bao gồm: Côngchứng viên Nguy n Thanh Hễn Thanh Hương ương ng (Trưởng Văn phòng), Công chứng viên: Nguyễn KhắcTĩnh (thành viên hợp danh)
Các Công chứng viên làm việc tại Văn phòng công chứng Nguy n Thanh Hễn Thanh Hương ương ng chịusự giám sát trực tiếp của Trưởng văn phòng về các hoạt động công chứng, chịu trách nhiệmtrước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình; chịutrách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng công chứng, được thực hiện đầy đủcác quyền và nghĩa vụ của công chứng viên được quy định tại Điều 17 Luật công chứng năm
2014 Ngoài việc ký kết các hợp đồng giao dịch tại trụ sở văn phòng công chứng, các côngchứng viên còn được phân định trách nhiệm đối với từng mảng giao dịch theo từng địa bàn.Việc phân định này là do sự thống nhất thỏa thuận của Trưởng văn phòng và các công chứngviên vừa đảm bảo tốt hơn dịch vụ công chứng cho khách hàng và vừa đảm bảo tốt nhất hoạtđộng công chứng của văn phòng
c Thư ký nghiệp vụ
Bao gồm 04 thư ký nghiệp vụ
Trang 9Các thư ký giúp việc cho công chứng viên có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, tư vấn chokhách hàng, soạn thảo hồ sơ, giúp đỡ công chứng viên trong việc cho khách hàng ký, trìnhcông chứng viên ký các hợp đồng giao dịch, bản dịch, bản sao, trả kết quả cho khách hàng,
Và giúp đỡ Công chứng viên trong việc lưu trữ hồ sơ để gửi cho bộ phận lưu giữ hồ sơ Cácthư ký giúp việc cho công chứng viên chịu trách nhiệm trước Trưởng văn phòng công chứng
về những vấn đề liên quan đến việc làm của mình
f Nhân viên lưu trữ:
Gồm 02 nhân viên lưu trữ
Nhân viên lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận tất cả hồ sơ lưu trữ của các Công chứngviên, kiểm tra, xem xét từng hồ sơ theo đúng quy trình pháp luật rồi trình Trưởng Văn phòngcông chứng xem xét phê duyệt và đưa vào kho lưu trữ hồ sơ Nếu trong quá trình kiểm tra,phát hiện hồ sơ bị thiếu giấy tờ, sai lệch về thông tin của tài sản hoặc chủ thể tham gia giaodịch thì làm bản báo cáo tổng hợp báo cáo Trưởng văn phòng công chứng được biết đểTrưởng văn phòng chỉ đạo trực tiếp đến các công chứng viên và các thư ký giúp việc để bổsung, đính chính Bộ phận lưu trữ có trách nhiệm tổng hợp tất cả hồ sơ lưu trữ theo số lượnghợp đồng và theo từng năm, giữ cho kho lưu trữ luôn luôn được thoáng mát, sạch sẽ để đảmbảo cho hồ sơ công chứng không bị ẩm ướt, mối mọt
- Ngoài ra còn có 01 nhân viên quản trị mạng, 01 nhân viên bảo vệ và 01 nhân viên vệsinh
2 Nội quy làm việc và cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng.
Trang 10a Thời gian làm việc:
- Từ sáng thứ 2 đến hết sáng thứ 7 hàng tuần
- Buổi sáng từ: 8h00 đến 12h00
- Buổi chiều từ 13h30 đến 17h30
b Nội quy làm việc:
- Đối với Công chứng viên, nhân viên Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương:+ Giữ tác phong lịch sự, thái độ tôn trọng với khách đến yêu cầu công chứng cũng nhưgiao dịch qua điện thoại;
+ Giải Quyết các yêu cầu công chứng nhanh gọn, chu đáo đồng thời vẫn phải bảo đảmtuân thủ theo đúng các quy định của pháp luật để bảo vệc các quyền, lợi ích hợp pháp cho cácbên;
+ Phải giải thích rõ ràng và hướng dẫn tận tình, đầy đủ những vấn đề cần thiết khikhách hàng đến giao dịch; không được gây phiền hà, sách nhiễu cho khách;
+ Trong giờ làm việc phải mặc trang phục, đeo phù hiệu theo quy định của văn phòng;+ Phải thông báo cho khách hàng biết phí và thù lao công chứng trước khi thực hiệnviệc công chứng Ngoài các khoản thông báo trước, khách hàng không phải trả thêm bất cứmột khoản tiền nào khác
- Đối với khách hàng đến Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương:
+ Trang phục, tác phong gọn gàng (không mặc quần sóc, quần đùi, áo ba lỗ hay quần
áo hở hang, thiếu văn hóa, không đội nón mũ, không đeo khẩu trang kín mặt )
+ Thái độ lịch sự, không gây ồn ào, không dùng từ ngữ thiếu văn hóa, không to tiếnggây ảnh hưởng không gian làm việc của Văn phòng
+ Không ăn uống bừa bãi, hút thuốc, sử dụng rượu bia hoặc chất kích thích
+ Không mang theo: Chất gây nổ, chất dễ cháy, chất gây ô nhiễm hoặc súc vật hay vậtdụng cồng kềnh khác
+ Khi đến yêu cầu công chứng, khách hàng cần tuân theo sự hướng dẫn của Côngchứng viên và nhân viên Văn phòng công chứng, tôn trọng trật tự chung, hợp tác với vănphòng để việc công chứng được nhanh chóng, thuận lợi;
+ Khi đề nghị công chứng/chứng thực:
* Người yêu cầu phải xuất trình bản chính các giấy tờ, văn bản cần chứng thực đểkiểm tra, đối chiếu và nhận lại bản chính sau khi người thực hiện chứng thực đã đối chiếu vàlàm xong
Trang 11* Người yêu cầu công chứng hợp đồng/giao dịch phải xuất trình bản chính các giấy tờ,văn bản liên quan để kiểm tra, đối chiếu khi công chứng và nhận lại bản chính sau khi Côngchứng viên đã thực hiện xong việc công chứng
* Người có yêu cầu công chứng/chứng thực sẽ được giải thích những quy định liênquan đến công chứng hoặc được quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật
c Cơ sở vật chất:
Từ thời điểm thành lập và đi vào hoạt động, Văn phòng Công chứng Nguyễn ThanhHương ngày càng hoàn thiện cả về mặt chuyên môn nghiệp vụ và hệ thống cơ sở vật chấtnhằm cung cấp cho khách hàng một dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp và chính xác nhất Giúpkhách hàng luôn luôn thoải mái và hài lòng khi sử dụng dịch vụ pháp lý tại đây Điều đó giúpcho Văn phòng Công chứng Nguyễn Thanh Hương ngày càng khẳng định vị thế của một Vănphòng công chứng uy tín, trách nhiệm, phục vụ tận tâm, chiếm được sự tin tưởng của mộtkhối lượng lớn khách hàng như các tổ chức tín dụng, các tập đoàn kinh tế, các cá nhân, hộ giađình có nhu cầu sử dụng dịch vụ trên địa bàn toàn thành phố Hà Nội
- Trụ sở hoạt động của Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương là một tòa nhà 4tầng, 2 mặt tiền tại số 73 Quán Thánh, Phường Quán Thánh, Quận Ba Đình, Hà Nội Trongđó bao gồm 1 tầng sử dụng làm kho lưu trữ, tầng 2,3 là phòng làm việc của Trưởng Vănphòng và các nhân viên, tầng 1 làm nơi tiếp đón khách hàng
- Bên trong Văn phòng có trang bị các thiết bị văn phòng cơ bản như: 08 máy tính, 02máy scan, 02 máy photo, hệ thống camera giám sát hoạt động của Công chứng viên và cácnhân viên Ngoài ra, các nhân viên của Văn phòng đều được cung cấp thẻ chức danh và đồngphục theo mùa: sơ mi trắng, áo véc và quần âu hoặc chân váy tối màu
- Bên ngoài văn phòng có 01 biển hiệu tên Văn phòng công chứng gắn đèn điện tửchạy đến 22h hàng ngày, có logo nhận diện văn phòng, có thệ thống camera an ninh quan sát
3 Hoạt động cung cấp dịch vụ của Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương
Hoạt động cung cấp dịch vụ của Văn phòng công chứng Nguyễn Thanh Hương đượcthực hiện theo các quy định của Luật Công chứng năm 2014 Văn phòng thực hiện động dựatrên các quy định về chức năng, quyền và nghĩa của tổ chức hành nghề công chứng
Theo Khoản 1 Điều 32, Điều 33 Luật công chứng năm 2014 và Điều 21 Thông tư06/2015/TT-BTP quy định về quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng; thì Vănphòng công chứng Nguyễn Thanh Hương thực hiện các hoạt động cung cấp dịch vụ sau đây:
- Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan nhà nước như đã nêutrong nội dung tại điểm a, phần 2 Ngày giờ làm việc được niêm yết ngay trước cửa phònglàm việc của Văn phòng công chứng