Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động quản lý công tác Văn thư, lưu trữ của Công ty Thủy điện Sơn La

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 2 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1. Giới thiệu vài nét về Công ty Thủy điện Sơn La 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty Thủy điện Sơn La. 5 1.1.1. Lịch sử hình thành 5 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 Chương 2. Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. 10 2.1.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư. 10 2.1.2. Hình thức tổ chức công tác Lưu trữ. 10 2.2. Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ 10 2.2.1. Bố trí bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ 10 2.2.2. Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 12 2.2.3. Phổ biến, ban hành các văn bản về công tác Văn thư, lưu trữ 13 2.2.4. Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, đánh giá 14 2.2.5. Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 15 2.2.6. Tổ chức nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ 16 C. KẾT LUẬN 17

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 2

B PHẦN NỘI DUNG 5

Chương 1 Giới thiệu vài nét về Công ty Thủy điện Sơn La 5

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty Thủy điện Sơn La 5

1.1.1 Lịch sử hình thành 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

Chương 2 Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ 10

2.1 Hình thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 10

2.1.1 Hình thức tổ chức công tác văn thư 10

2.1.2 Hình thức tổ chức công tác Lưu trữ 10

2.2 Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ 10

2.2.1 Bố trí bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ 10

2.2.2 Tổ chức đào tạo, tuyển dụng, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 12

2.2.3 Phổ biến, ban hành các văn bản về công tác Văn thư, lưu trữ 13

2.2.4 Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, đánh giá 14

2.2.5 Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 15

2.2.6 Tổ chức nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ 16

C KẾT LUẬN 17

A PHẦN MỞ ĐẦU

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình

kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17/9/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03/01 hàng năm là

"Ngày Lưu trữ Việt Nam"

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều

có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra tài liệu và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ

chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này đơn thuần, dễ làm, dễ học và gần như cán bộ làm công tác Văn thư, lưu trữ không phải là người được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ, không quan trọng nên nhiều người đánh giá không đúng đối với những người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người hy sinh thầm lặng Chúng ta

cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiều người mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không nhỏ của những người làm văn thư, lưu trữ Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tác này luôn nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít khó khăn, áp lực Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu đó Hiện nay, tài liệu được hình thành trong hoạt động của nhiều các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu không có sự cần cù, không có

sự đóng góp của những người làm lưu trữ thì chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát

mà dân dân ta đã trải qua

Công tác Văn thư, lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức phát triển hay không phần lớn phụ thuộc vào công tác tổ chức quản lý của người đứng đầu và những

cán bộ có liên quan, chính vì vậy, tôi chọn đề 3 « Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động quản lý công tác Văn thư, lưu trữ của Công ty Thủy điện Sơn La» làm đề tài cho tiểu luận bộ môn Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu

trữ để đánh giá được tầm quan trọng của việc tổ chức và quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 Giới thiệu vài nét về Công ty Thủy điện Sơn La 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty Thủy điện Sơn La.

1.1.1 Lịch sử hình thành

Năm 2003, EVN đã hoàn chỉnh Báo cáo nghiên cứu khả thi thực hiện phương án Sơn La Công tác tái định cư cũng được bắt đầu triển khai thực hiện Tháng 12/2003, những người thợ đầu tiên thuộc Tổng công ty Sông Đà có mặt tại công trường để triển khai xây dựng mặt bằng công trường và đồng thời tận dụng thời gian chuẩn bị công trường trong 2 năm (2004-2005) để thi công các công trình dẫn dòng Ngày 15/1/2004, Thủ tướng đã ra quyết định số 09/QĐ-TTg phê duyệt dự án Thủy điện Sơn La

Nhà máy Thủy điện Sơn La là công trình trọng điểm Quốc gia, do Quốc hội giám sát Nhiệm vụ chủ yếu của công trình là:

- Cung cấp nguồn điện năng để phát triển kinh tế, xã hội phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước;

- Góp phần chống lũ về mùa mưa và cung cấp nước về mùa kiệt cho đồng bằng Bắc bộ; góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội vùng Tây Bắc

Nhà máy Thủy điện Sơn La

Công suất lắp máy của nhà máy Thủy điện Sơn La là 2.400MW được đấu nối vào hệ thống điện Quốc gia bằng bốn đường dây 500kV Sơn La - Hòa Bình, Sơn La - Nho Quan, Sơn La - Việt Trì và Sơn La - Sóc Sơn Trạm 500kV Sơn

La đặt tại khu vực Pitoong, cách nhà máy ba đến bốn km

Ngày 02/12/2005, công trình Thủy điện Sơn La được khởi công xây dựng Ngày 23/12/2012, công trình Thủy điện Sơn La chính thức khánh thành trở thành đập thủy điện lớn nhất Đông Nam Á với cao độ đỉnh đập 228,1 m; dài 961,6 m; chiều rộng đáy đập 105 m; chiều rộng đỉnh đập 10 m Dung tích hồ chứa thủy điện 9,26 tỷ m3, với tổng công suất lắp máy 2.400 MW, sản lượng điện bình quân hàng năm trên 10 tỷ kW, bằng gần 1/10 sản lượng điện của Việt Nam năm 2012

Nhà máy Thủy điện Lai Châu có công suất 1.200MW, gồm ba tổ máy Đập bê tông đầm lăn thủy điện có khối lượng 1.886.000m3; chiều cao đập lớn nhất 137m, tốc độ thi công nâng đập theo chiều cao trung bình trên 20m/tháng, lớn nhất 27,9m/tháng Đây là một trong những đập có tốc độ nâng đập lớn nhất thế giới Việc thi công bê tông đầm lăn vượt tiến độ đã tạo điều kiện thi công sớm các hạng mục khác, do đó đã sớm tích nước hồ chứa đem lại hiệu ích phát điện cho Thủy điện Lai Châu, Sơn La và Hòa Bình

Nhà máy thủy điện Lai Châu

Công trình được khởi công xây dựng từ cuối năm 2011, qua gần 2.000 ngày lao động liên tục, miệt mài của hàng vạn cán bộ, công nhân…, công trình

đã được khánh thành vào ngày 20/12/2016, về đích sớm 1 năm so với Nghị quyết của Quốc hội đề ra Đây cũng là công trình đánh giá sự trưởng thành vượt bậc của các cán bộ, kỹ sư, công nhân ngành điện, ngành lắp máy của Việt Nam Đặc biệt là vươn lên làm chủ khoa học kỹ thuật, làm chủ từ khâu quy hoạch, thiết kế, thi công xây lắp, đồng bộ thiết bị, giám sát và quản lý vận hành

Công ty Thủy điện Sơn La được thành lập tại Quyết định số 69/QĐ-EVN ngày 14/02/2011 của Hội đồng thành viên Tập đoàn Điện lực Việt Nam - là đơn

vị tham gia xây dựng và tiếp quản, quản lý vận hành 2 nhà máy Thủy điện Sơn

La và Thủy điện Lai Châu đã được Đảng, Chính phủ chọn là công trình quan trọng chào mừng Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI và lần thứ XII đã trực tiếp vận hành ổn định các tổ máy của hai nhà máy Nhiều năm qua đội ngũ cán bộ,

kỹ sư, công nhân kỹ thuật của Công ty hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị, đảm bảo công suất và sản lượng điện cung cấp cho hệ thống điện quốc gia, đáp ứng nhu cầu an ninh năng lượng Công ty Thủy điện Sơn La đã gặt hái được những thành tích quan trọng, khẳng định vai trò vị trí một NMTĐ đa mục tiêu,

có công suất lớn nhất nước cũng như khu vực Đông Nam Á

Công ty thủy điện Sơn La có trụ sở chính đặt tại Số 56 - Đường Lò Văn Giá - Thành phố Sơn La - Tỉnh Sơn La

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

- Quản lý vận hành Nhà máy thủy điện Sơn La và Thủy điện Lai Châu

- Quản lý vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, cải tạo các thiết bị điện, các công trình thủy công, kiến trúc của nhà máy thủy điện; thí nghiệm hiệu chỉnh thiết điện, gia công cơ khí

- Sản xuất và kinh doanh điện năng; Tham gia thị trường phát điện cạnh tranh; Mua bán, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị ngành điện

- Tư vấn lập và thẩm định dự án đầu tư xây dựng; Tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng; Tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình (bao gồm cả lắp đặt thiết bị công nghệ)

- Tư vấn lập và thẩm định hồ sơ mời thầu; Đánh giá hồ sơ dự thầu về thiết

kế, xây dựng, mua sắm vật tư thiết bị; Tư vấn lập và thẩm định thiết kế, dự toán, tổng dự toán công trình

- Xây lắp các công trình điện và công trình xây dựng

- Khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Theo Quyết định số 69/QĐ-EVN ngày 14/02/2011 của Hội đồng thanh viên Tập đoàn Điện lực Việt Nam v/v thành lập Công ty Thủy điện Sơn la, cơ cấu tổ chức của Công ty Thủy điện Sơn La gồm:

- Ban Lãnh đạo:

+ 01 Giám đốc

+ 01 Phó Giám đốc Sản xuất

+ 01 Phó Giám đốc Sửa chữa

- Phòng chuyên môn:

+ Văn phòng

+ Phòng Tổ chức và Nhân sự (TC&NS)

+ Phòng Tài chính - Kế toán (TCKT)

+ Phòng Kế hoạch - Vật tư (KHVT)

+ Phòng Kỹ thuật - An toàn (KTAT)

+ Phòng Chuẩn bị sản xuất Lai Châu (CBSX Lai Châu)

- Phân xưởng sản xuất:

+ Phân xưởng Vận hành Sơn La

+ Phân xưởng Vận hành Lai Châu

+ Phân xưởng Sửa chữa Máy

+ Phân xưởng Thủy Công

+ Phân xưởng Sửa chữa Điện

+ Phân xưởng Tự động

Sơ đồ cơ cấu tổ chức, bộ máy của Công ty Thủy điện Sơn La

PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN

GIÁM ĐỐC

VĂN PHÒNG PHÒNG TC&NS

PHÒNG KHVT

PHÒNG TCKT

Phân

xưởng

Vận

hành

SƠN

LA

Phòng KTAT

Phòng CBSX LAI CHÂU

Phân xưởng Sửa chữa ĐIỆN

Phân xưởng

TỰ ĐỘNG

Phân

xưởng

Vận hành

LAI CHÂU

Phân xưởng THỦY LỰC

Phân xưởng Sửa chữa MÁY

CHƯƠNG 2

Tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ 2.1 Hình thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.

2.1.1 Hình thức tổ chức công tác văn thư.

Với chức năng, nhiệm vụ của một doanh nghiệp nhà nước sản xuất kinh doanh điện gồm 6 phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu, soạn thảo văn bản và 4 phân xưởng sản xuất, số lượng CBCNV là 500 người, Công ty Thủy điện Sơn La nên lựa chọn hình thức tổ chức Văn thư tập trung nghĩa là toàn bộ công đoạn và thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản được thực hiện tại bộ phận văn thư thuộc Văn phòng Công ty do văn thư Công ty đảm nhiệm

2.1.2 Hình thức tổ chức công tác Lưu trữ.

Để thực hiện công tác Lưu trữ trong doanh nghiệp nhà nước cần căn cứ vào những quy định của nhà nước để ban hành các quy chế, quy định cụ thể về công tác lưu trữ trong doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp nói chung và Công

ty Thủy điện Sơn La nói riêng hình thức tổ chức công tác Lưu trữ phải theo nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ Điều đó được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty tạo thành Phông Lưu trữ Công ty thủy điện Sơn La Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của doanh nghiệp về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam

2.2 Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ

2.2.1 Bố trí bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, cung cấp thông tin bằng văn bản để phục vụ cho các yêu cầu của hoạt động quản lý Công tác văn thư, lưu trữ mang tính phức tạp, liên quan đến CBCNV trong cơ quan, tổ chức do đó cần có bộ phận tham mưu giúp việc cho Lãnh đạo cơ quan, tổ chức trong việc kiểm soát nguồn thông tin bằng

văn bản do đó nhiệm vụ này cần phải được giao về cho một phòng chức năng đo

là Văn phòng hoặc phòng Tổ chức hành chính

Công ty Thủy điện Sơn La là cơ quan có quy mô hoạt động tương đối lớn, hàng ngày văn bản, tài liệu sản sinh nhiều yêu cầu đòi hỏi về việc phải hình thành một bộ phận Văn thư, lưu trữ nằm trong tổ Hành chính - Quản trị - Văn phòng thuộc Văn phòng Công ty Bộ phận văn thư, lưu trữ gồm có nhóm trưởng giúp tổ trưởng Tổ Hành Chính - Quản trị - Văn phòng quản lý chung về công tác Văn thư, lưu trữ và các nhân viên văn thư, lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

Chức năng, nhiệm vụ bộ phận Văn thư.

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Trình văn bản, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị và CBCNV sau khi có ý kiến của Lãnh đạo Công ty

- Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Tiếp nhận các dự thảo, văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, ký ban hành

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký

- Ghi số, ngày, tháng, năm, đóng dấu cơ quan và các dấu chỉ mức độ

“khẩn” “Mật” (nếu cần thiết)

- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Sắp xếp bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CBCNV

- Quản lý, sử dụng con dấu Công ty và các loại con dấu khác

- Lập hồ sơ lưu trữ

- Định kỳ hàng năm thực hiện chế độ thống kê, báo cáo văn thư theo yêu cầu của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước và của Tập đoàn Điện lực Việt Nam

- Áp dụng khoa học, công nghệ thông tin vào công tác Văn thư