Nội dung, trình tự của quá trình tuyển dụng trong các DN thường được tiến hành theo các bước như sau: Chuẩn bị tuyển dụng; Thông báo tuyển dụng; Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ; Phỏng vấn sơ bộ; Kiểm tra trắc nghiệm; Phỏng vấn lần hai; Xác minh điều tra; Khám sức khỏe; Ra quyết định tuyển và Bố trí công việc.
Trong thực tế, các bước và nội dung trình tự của tuyển dụng có thể thay đổi linh hoạt (thậm chí có thể thêm hoặc bớt một vài bước). Điều này phụ thuộc vào yêu cầu của công việc, đặc điểm của DN và trình độ của Hội đồng tuyển dụng.
4.2.1 Chuẩn bị tuyển dụng
Trong bước chuẩn bị cần thiết phải:
- Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng tuyển dụng.
- Nghiên cứu kỹ các loại văn bản luật, dưới luật của Nhà nước và DN liên quan đến tuyển dụng.
- Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn: Tiêu chuẩn tuyển chọn cần được hiểu ở ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với DN, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc, trong đó:
* Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc là những tiêu chuẩn liệt kê trong bảng tiêu chuẩn công việc. Thông thường tiêu chuẩn cá nhân là những tiêu chuẩn cần thiết nhưng chưa đủ để được tuyển chọn vào DN, mà phải đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn của DN và tiêu chuẩn của phòng ban hoặc của bộ phận cơ sở.
* Tiêu chuẩn của DN thường liên quan đến các phẩm chất giá trị của NV mà DN đó cho là có khả năng hoàn thành tốt công việc như tính linh hoạt, thông minh, nhanh nhạy...
* Mỗi phòng ban, bộ phận cơ sở cũng có thêm các tiêu chuẩn riêng đối với NV, đặc thù cho bộ phận của mình. Ví dụ nhiều phòng ban muốn các NV phải cởi mở, chan hòa, thân thiện, biết quan tâm giúp đỡ người khác...
Các tiêu chuẩn này thường được hiểu ngầm, không viết bằng văn bản và thường chỉ thể hiện rõ thông qua nội dung, cách thức đánh giá ứng viên trong phỏng vấn tuyển chọn.
4.2.2 Thông báo tuyển dụng
Các hình thức thông báo tuyển dụng: Các DN có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng như quảng cáo trên báo, đài, tivi; thông qua các trung tâm dịch vụ lao động; niêm yết trước cổng DN…
Yêu cầu của thông báo tuyển dụng phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên.
Nội dung của thông báo tuyển dụng thường bao gồm các nội dung sau:
+ Số lượng lao động theo ngành nghề và thời hạn cần tuyển.
+ Yêu cầu về trình độ, kiến thức kỹ năng, phẩm chất và đặc điểm cá nhân.
+ Các chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc để người xin việc có thể hình dung được công việc mà họ dự định xin tuyển.
+ Quyền lợi nếu ứng viên được tuyển về lương bổng, cơ hội được đào tạo, thăng tiến, môi trường làm việc…
+ Quảng cáo về DN và công việc để người xin việc hiểu rõ hơn về uy tín, tính hấp dẫn trong công việc.
+ Các hướng dẫn về thủ tục hành chánh, hồ sơ, cách thức liên hệ với DN…
4.2.3 Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho việc sử dụng sau này. Người xin tuyển dụng thường phải nộp cho cơ quan, DN những loại giấy tờ sau đây theo mẫu thống nhất:
- Đơn xin tuyển dụng
- Bản khai lý lịch có chứng thực của địa phương.
- Giấy chứng nhận sức khỏe do y, bác sĩ của cơ quan y tế có thẩm quyền cấp.
- Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kỹ thuật.
Các mẫu hồ sơ này được sử dụng chung cho tất cả các ứng viên nên không thể hiện được các yêu cầu khác nhau của DN đối với các nhóm chức danh, các đối tượng tuyển dụng khác nhau: quản trị gia, chuyên viên, sinh viên tốt nghiệp, công nhân kỹ thuật...Để có thể chuyên nghiệp hóa hoạt động tuyển dụng, một số DN còn có bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau.
Sau khi kiểm tra, phỏng vấn và khám sức khỏe, các kết quả tương ứng sẽ được bổ sung vào hồ sơ.
Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm:
Học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác; khả năng tri thức; sức khỏe; mức độ lành nghề, sự khéo léo về chân tay; tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng...
Nghiên cứu hồ sơ có thể giúp sàng lọt bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng, do đó có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho DN.
4.2.4 Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài từ 5 - 10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc kém rõ rệt hơn so với những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
4.2.5 Kiểm tra, trắc nghiệm
Mục đích của các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên là nhằm chọn những ứng viên xuất sắc nhất. Thông qua kiểm tra, trắc nghiệm có thể đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành, trí nhớ…
4.2.6 Phỏng vấn lần hai
Phỏng vấn nầy được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khí chất, khả năng hoà đồng và có những phẩm chất cá nhân thích hợp cho cơ quan, DN.
4.2.7 Xác minh, điều tra
Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với những ứng viên có triển vọng tốt. Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè hoặc lãnh đạo cũ của ứng viên (theo các địa chỉ trong hồ sơ xin việc). Việc xác minh, điều tra sẽ cho biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên.
4.2.8 Kiểm tra sức khoẻ
Kiểm tra sức khoẻ nhằm xác định mức độ phù hợp về sức khoẻ của ứng viên với yêu cầu của công việc, từ đó có sự bố trí hợp lý.
Dù ứng viên đáp ứng đầy đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách tốt nhưng nếu sức khỏe không đảm bảo cũng không nên tuyển dụng.
4.2.9 Ra quyết định tuyển dụng
Mọi bước trong quá trình tuyển dụng đều quan trọng, nhưng bước quan trọng nhất vẫn là ra quyết định tuyển chọn hoặc loại bỏ ứng viên.
Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển chọn cần xem xét lại một cách có hệ thống toàn bộ các thông tin về ứng viên và so sánh đặc điểm của ứng viên với các tiêu thức tuyển dụng. Các DN thường quan tâm đến khả năng ứng viên có thể làm được gì và muốn làm thế nào, vì hai nhóm yếu tố này ảnh hưởng quan trọng đến kết quả thực hiện công việc.
Việc ra quyết định tuyển chọn cũng ảnh hưởng tới mức độ chính xác của tuyển chọn, do đó, cần có sự thống nhất trước về cách thức ra quyết định.
a. Cách ra quyết định kiểu đơn giản: Hội đồng (hoặc cá nhân có thẩm quyền) tuyển dụng sẽ thu thập, xem xét lại các thông tin về ứng viên. Sau đó, dựa trên hiểu biết về công việc cần tuyển và những phẩm chất, kỹ năng của các ứng viên thực hiện công việc tốt, Hội đồng (hoặc cá nhân có thẩm quyền) tuyển dụng sẽ ra quyết định. Trong thực tế, do quan điểm, sở thích, vấn đề chú trọng khác nhau, có thể có nhiều ý kiến đánh giá của các thành viên Hội đồng tuyển dụng hoàn toàn trái ngược nhau về một ứng viên.
Cách ra quyết định tuyển chọn kiểu này thường không khách quan, ít chính xác, nhưng lại hay được áp dụng trong thực tế.
b. Cách thức ra quyết định kiểu thống kê: Hội đồng tuyển dụng (hoặc cá nhân có thẩm quyền) sẽ quyết định các tiêu thức, yếu tố quan trọng nhất đối với từng công việc và đánh giá tầm quan trọng của từng tiêu thức. Tất cả các điểm đánh giá về ứng viên trong quá trình tuyển chọn như điểm kiểm tra, trắc nghiệm, điểm phỏng vấn, người giới thiệu, v.v... sẽ tổng hợp lại, ứng viên đạt được tổng điểm cao nhất sẽ được tuyển chọn.
Cách thức nầy cho kết quả chính xác hơn cách trên.
Trong thực tế, không phải tất cả các ứng viên đã đáp ứng yêu cầu tuyển dụng của DN trong các bước trên đây đều sẽ ký hợp đồng làm việc cho DN. Nhiều ứng viên đã có công việc làm tốt, muốn thử sức mình ở những DN khác có uy tín hơn, hoặc muốn tìm kiếm những công việc với hy vọng sẽ có thu nhập và điều kiện làm việc tốt hơn. Ứng viên có thể thay đổi ý định, hoặc do các mong đợi của họ không được đáp ứng, họ cũng sẽ không đi làm cho tổ chức, DN mới. Do đó, một số DN có đề nghị tuyển trước khi ra quyết định tuyển dụng nhằm giảm bớt các trường hợp bỏ việc của NV mới. Khi đó, đối với những ứng viên đã đáp ứng các
tiêu chuẩn tuyển dụng trên đây, DN sẽ đưa ra đề nghị tuyển với các điều kiện làm việc cụ thể về công việc, yêu cầu, thời gian làm việc, lương bổng, đào tạo, huấn luyện; ứng viên có thể trình bày thêm nguyện vọng cá nhân của mình đối với DN.
Nếu hai bên cùng nhất trí, sẽ đi đến bước tiếp theo là DN ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động.
4.2.10 Bố trí công việc
Khi được nhận vào làm việc trong DN, NV mới sẽ được giới thiệu với người phụ trách và các đồng nghiệp khác (được gọi là hướng dẫn hội nhập).
DN sẽ thực hiện việc hướng dẫn công việc và giới thiệu về DN cho NV bằng cách giới thiệu cho nhân viên mới về lịch sử hình thành, và quá trình phát triển;
các giá trị văn hóa tinh thần; các truyền thống tốt đẹp; các cơ sở hoạt động; các chính sách và nội quy chung; các yếu tố về điều kiện làm việc; các chế độ khen thưởng, kỷ luật lao động; v.v... nhằm kích thích NV mới lòng tự hào về DN và giúp họ mau chóng làm quen với công việc.
Trong những ngày đầu ở nơi làm việc, các NV mới thường ngại ngần, lo sợ, thậm chí có thể chán nản, thất vọng do nhiều nguyên nhân. Do đó, sự quan tâm, giúp đỡ của người phụ trách và các đồng nghiệp đối với người mới đến là rất cần thiết, giúp họ mau chóng thích nghi và cảm thấy tin tưởng, thoải mái với môi trường làm việc mới.