2. Nguyên tắc quản lý theo thuyết Y
9.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊNVIỆC CỦA NHÂN VIÊN
9.3.1 Phương pháp xếp hạng luân phiên
Đây là phương pháp rất đơn giản và được áp dụng rất rộng rãi trong các DN.
Theo đó, tất cả các NV sẽ được xếp hạng trong từng thời gian nhất định. Qua mỗi lần xếp hạng, những người thay đổi thứ hạng theo hướng cải thiện hơn sẽ được đánh giá tốt hơn là những người có kết quả ngược lại hoặc không được cải thiện
Khi tổng hợp kết quả sẽ cho biết ai là người thực hiện tốt nhất, và người nào thực hiện công việc yếu nhất.
9.3.2 Phương pháp so sánh cặp
Phương pháp nầy tương tự như phương pháp xếp hạng luân phiên, tuy nhiên mức độ xếp hạng sẽ chính xác hơn. Từng cặp NV lần lượt được đem so sánh về những yêu cầu chính, điểm đánh giá toàn bộ của mỗi NV sẽ được xác định bằng cách xem người đó được lựa chọn bao nhiêu lần so với những người khác.
9.3.3 Phương pháp bảng điểm
Phương pháp nầy đánh giá tình hình thực hiện công việc của NV căn cứ theo yêu cầu, tiêu chuẩn chung đối với NV về khối lượng, chât lượng, tác phong, hành vi… trong công việc.
Mỗi NV sẽ được đánh giá theo từng yêu cầu, sau đó tổng hợp lại sẽ có kết quả đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của NV đó.
9.3.4 Phương pháp lưu giữ
Nhà quản lý ghi nhận lại những khuyết điểm lớn hoặc những ưu điểm lớn của NV. Qua đó sẽ phát hiện được những người rất xuất sắc, còn đối với những người kém sẽ có biện pháp giúp đỡ họ làm việc tốt hơn, giảm sai sót trong khi làm việc.
9.3.5 Phương pháp quan sát hành vi
Quan sát hành vi thực hiện công việc của NV, ghi nhận những sai lầm hay những thành tích dù lớn dù nhỏ nhưng lặp đi lặp lại nhiều lần.
Căn cứ vào hai yếu tố số lần quan sát và tần số nhắc lại của các hành vi, nhà quản lý sẽ đánh giá được tình hình thực hiện công việc chung của từng NV.
9.3.6 Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO)
Theo phương pháp quản trị theo mục tiêu, nhà quản lý xem xét sự phối hợp của lãnh đạo và NV trong khoảng thời gian nhất định về những tiến bộ đã đạt được để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu đề ra cho công việc.
Phương pháp nầy có ưu điểm là đề ra các mục tiêu và phương pháp đánh giá nhân viên theo mục tiêu phát triển của DN; NV có định hướng về cách thức, yêu cầu hoàn thành công việc, tự tin và được kích thích, động viên tốt hơn trong quá trình phát triển cá nhân. Đồng thời các mối quan hệ giao tiếp trong DN được phát triển, lãnh đạo và NV có điều kiện gần gũi, hiểu biết, phối hợp làm việc tốt hơn.
Nhược điểm của phương pháp nầy là khi lãnh đạo đề ra các mục tiêu không phù hợp, sẽ dễ trở nên độc đoán, tốn nhiều thời gian. Quản trị theo mục tiêu thường chú trọng quá nhiều vào các mục tiêu đo lường được do đó có thể làm giảm chất lượng hoặc coi nhẹ một số yếu tố trách nhiệm trong công việc. Ngoài ra, NV thường thích đặt ra các mục tiêu thấp để dễ hoàn thành.
9.3.7 Phương pháp phân tích định lượng
Trình tự thực hiện phương pháp nầy như sau:
* B ước 1: Xác định các yêu cầu cần đánh giá
Nhà quản lý cần chỉ cho NV biết là họ có những yêu cầu chủ yếu gì về chuyên môn nghiệp vụ, tính tình, sức khỏe,…đối với NV thực hiện công việc. Số lượng yêu cầu không nhiều hay ít quá.
* B ước 2: Xác định mức độ cho mỗi yêu cầu
Mỗi yêu cầu được phân thành năm mức độ, từ cao nhất đến thấp nhất. Mức độ kém (thấp nhất) là không chấp nhận được, phải cho nghỉ việc và ngược lại.
* Bước 3: Đánh giá trọng số của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện công việc của NV: Từng yêu cầu có trọng số khác nhau thể hiện tầm quan trọng khác nhau đối với hiệu quả thực hiện công việc. Trọng số cũng khác nhau ở từng DN.
* B ước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của NV:
Căn cứ theo điểm số trung bình của các yêu cầu, có tính đến trọng số của yêu cầu đó, năng lực thực hiện công việc của NV được tính theo công thức sau:
G = ∑ n(Ki x Gi)/ Ki
G: Điểm tổng hợp đánh giá năng lực NV n: số lượng các yêu cầu chủ yếu đối với NV Ki: trọng số của yêu cầu i
Gi: điểm số đánh giá năng lực thực hiện công việc của NV theo yêu cầu i.
Kết quả đánh giá cuối cùng về năng lực thực hiện công việc của NV dựa theo nguyên tắc sau:
* Nếu trong thực hiện bị điểm kém về bất cứ yêu cầu nào, NV sẽ bị đánh giá chung là kém, có thể bị thuyên chuyển công tác hoặc bị cho nghỉ việc
* Nếu NV không có điểm kém nào, sẽ được đánh giá từ xuất sắc đến yếu theo số điểm từ cao xuống thấp có được.
Ưu điểm của phương pháp nầy là:
+ Giúp cho DN có thể dễ dàng đánh giá, phân loại NV
+ Giúp NV hiểu rõ ràng, chính xác yêu cầu của DN đối với NV
+ Giúp NV hiểu được những điểm mạnh, điểm yếu của họ trong quá trình thực hiện công việc, từ đó có thể tự điều chỉnh, cố gắng rèn luyện phấn đấu làm tốt hơn.
Nhược điểm của phương pháp nầy là tốn nhiều thời gian.
9.3.8 Phỏng vấn để đánh giá năng lực thực hiện công việc của NV::
a. Các hình thức phỏng vấn:
Phỏng vấn NV trong việc đánh giá năng lực thực hiện công việc của NV là gặp gỡ trực tiếp giữa nhà quản lý với NV nhằm thảo luận với họ về kết quả thực hiện công việc của họ. Thông thường NV sẽ rất thận trọng với những nhận xét, thái độ và hành vi của lãnh đạo. Vì vậy, tùy theo đối tượng NV, nhà quản lý sẽ đưa ra hình thức phỏng vấn phù hợp:
* Đối với NV có tiềm năng phát triển tốt: Nhà quản lý sẽ thảo luận với NV về kế hoạch nghề nghiệp và các chương trình hành động cụ thể để nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ, năng lực tổ chức quản lý…, nhằm tạo điều kiện cho NV có đủ khả năng để thực hiện những công việc hoặc chức năng có yêu cầu cao hơn trong DN.
* Đối với NV hoàn thành tốt công việc hiện tại nhưng không có khả năng, điều kiện thăng tiến: Nhà quản lý cần đưa ra các biện pháp như tạo môi trường làm việc thuận lợi hơn, thêm thời gian nghỉ phép…, nhằm khuyến khích NV tiếp tục duy trì và nâng cao kết quả thực hiện công việc.
* Đối với NV không đáp ứng được các yêu cầu trong thực hiện công việc, nhà quản lý cần hướng dẫn NV cách thức sửa chữa, điều chỉnh những sai sót của họ, hoặc chuyển NV sang thực hiện công việc khác có yêu cầu thấp hơn; thậm chí cho NV nghỉ việc nếu họ không thể sửa chữa, điều chỉnh sai sót khi thực hiện công việc.
b. Trình tự phỏng vấn
Cần tiến hành cuộc phỏng vấn một cách thận trọng theo các bước như sau:
* Chuẩn bị phỏng vấn: Thông báo cho NV biết để chuẩn bị về những vấn đề sẽ thảo luận, đồng thời thu thập thông tin về việc thực hiện công việc của NV.
* Thông báo về những quyền lợi của NV có thể liên quan đến phỏng vấn như lương thưởng, thuyên chuyển hoặc cơ hội thăng tiến nghề nghiệp
* Chỉ ra những phần việc mà NV đã thực hiện tốt và ngược lại
* Mời NV hợp tác trong quá trìnhh phỏng vấn để NV trình bày những ý kiến cá nhân. Qua đó nhà quản lý sẽ biết được nguyên nhân thực sự của những vấn đề tồn tại trong thưc hiện công việc của NV cũng như cơ hội để xóa đi những hiểu biết sai lệch có thể có trong đánh giá thực hiện công việc.
* Chú trọng vấn đề phát triển: Nhà quản lý cần chỉ ra chương trình huấn luyện và những phương pháp cụ thể để NV nâng cao năng lực và thành công trong thực hiện công việc của mình
c. Những điều nên tránh khi phỏng vấn đánh giá năng lực thực hiện công việc:
Nhà quản lý có thể gặp một số khó khăn trong khi thực hiện phỏng vấn đánh giá năng lực thực hiện công việc của NV như sau:
* Không có khả năng phê bình: Nhà quản lý không chỉ ra được sai sót nhược điểm của NV hoặc cảm thấy rất khó khăn trong khi phải phê bình NV. Ngược lại, NV khó chấp nhận những phê bình của cấp trên.
* Không có khả năng cung cấp thông tin phản hồi: Nhà quản lý không đưa ra được những nhận xét đánh giá về kết quả thực hiện công việc của NV và những giải pháp cụ thể cần tiến hành, do đó NV sẽ khó khăn trong việc sửa đổi sai sót.
* Không biết cách phê phán các sự việc, vấn đề cụ thể: Nhà quản lý đã phê phán cá nhân người thực hiện công việc thay vì đi vào nội dung sự việc, vấn đề cụ thể, do đó không đạt được hiệu quả trong đánh giá đối với NV.