Phỏng vấn được coi là khâu quan trọng nhất và được áp dụng rộng rãi để làm sáng tỏ về ứng viên trong quá trình tuyển chọn. Phỏng vấn cho phép tìm hiểu và đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như tướng mạo, tác phong, tính tình, khả
năng hòa đồng, mức độ đáng tin cậy... mà các chứng chỉ tốt nghiệp, các bài trắc nghiệm không thể đánh giá được hoặc không thể đánh giá một cách rõ ràng.
Thông thường trong quá trình phỏng vấn, DN và ứng viên muốn tìm hiểu những điểm sau đây:
ỨNG VIÊN DOANH NGHIỆP
Lương bổng Hiểu biết về công việc Đề bạt Nhiệt tình, tận tâm trong công việc Các cơ hội để phát triển Kỹ năng, năng khiếu
Thách thức tiềm tàng Động cơ, quá trình công tác An toàn Tính tình, khả năng hòa đồng Điều kiện làm việc khác Các hạn chế
5.2.1 Các hình thức phỏng vấn.
a. Phỏng vấn không chỉ dẫn
Là hình thức phỏng vấn theo kiểu nói chuyện, không có bản câu hỏi kèm theo.
Sau khi nghiên cứu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc và hồ sơ của ứng viên, người phỏng vấn sẽ ghi lại những điểm mạnh cũng như những điểm yếu, điểm chưa rõ cần làm sáng tỏ của ứng viên trong phỏng vấn. Người phỏng vấn thường căn cứ vào những câu trả lời trước của ứng viên để đặt câu hỏi tiếp theo nên nội dung các câu hỏi có thể thay đổi theo nhiều hướng khác nhau. Phỏng vấn viên có thể đặt ra những câu hỏi hoàn toàn khác nhau cho những ứng viên khác nhau của cùng một công việc.
Hình thức phỏng vấn này thường tốn nhiều thời gian, mức độ tin cậy và chính xác không cao do chịu ảnh hưởng tính chủ quan của người phỏng vấn.
b. Phỏng vấn theo mẫu
Là hình thức phỏng vấn có sử dụng bản câu hỏi mẫu trong quá trình phỏng vấn ứng viên. Các câu hỏi thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ các yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn cần có của ứng viên và thường bao trùm lên tất cả những vấn đề quan trọng nhất cần tìm hiểu về ứng viên như động cơ, thái độ, năng lực, khả năng giao tiếp... Để nâng cao hiệu quả của phỏng vấn, đối với từng câu hỏi sẽ có các hướng dẫn cần tìm hiểu, các gợi ý hoặc các thông tin cần biết về ứng viên. Ví dụ với câu hỏi: “Tại sao anh (chị) lại nộp đơn vào chức vụ này?”
trong bản câu hỏi có thể có các gợi ý:
(a) Do muốn học hỏi, thăng tiến trong nghề nghiệp.
(b) Do ước muốn danh tiếng, địa vị.
(c) Do tiền lương và các khoản thu nhập vật chất khác.
(d) Do tính chắc chắn, ổn định và an toàn cao của công việc...
Phỏng vấn viên cần được huấn luyện để biết cách điền vào mẫu câu trả lời theo gợi ý như trên cho chính xác. Hình thức phỏng vấn này ít tốn thời gian và có mức độ chính xác, độ tin cậy cao hơn so với hình thức phỏng vấn không chỉ dẫn.
c. Phỏng vấn theo tình huống
Là hình thức phỏng vấn, trong đó người phỏng vấn đưa ra những tình huống giống như trong thực tế người thực hiện công việc thường gặp và yêu cầu ứng viên phải trình bày cách thức giải quyết vấn đề. Các tình huống được xây dựng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc, các mối quan hệ trong công việc thực tế. Ví dụ tình huống đặt ra đối với ứng viên vào công việc tiếp viên hàng không có thể là:
Anh (chị) sẽ làm gì nếu trong lúc phục vụ khách hàng trên tuyến bay, một hành khách sơ ý làm đổ ly nước trên tay anh (chị) vào một hành khách khác?
Anh (chị) sẽ nói gì khi khách hàng phàn nàn về chuyến bay quốc tế bị chậm trễ?
Công việc càng đòi hỏi trách nhiệm cao, có tính thử thách cao và điều kiện làm việc càng đa dạng thì các tình huống trong phỏng vấn càng phong phú.
d. Phỏng vấn liên tục
Là hình thức phỏng vấn trong đó ứng viên bị nhiều người phỏng vấn hỏi liên tục, riêng biệt và không chính thức. Ứng viên thường không biết mình đang bị phỏng vấn nên hành vi, cách nói năng dễ bộc lộ tính cách của ứng viên một cách chân thực nhất. Hình thức này cho kết quả đáng tin cậy hơn so với phỏng vấn không chỉ dẫn.
e. Phỏng vấn nhóm
Là hình thức phỏng vấn trong đó Hội đồng (hoặc nhóm) phỏng vấn cùng hỏi ứng viên, cách thức thực hiện giống như một cuộc họp báo, với nhiều câu hỏi sắc sảo, về nhiều vấn đề khác nhau.
Mỗi phỏng vấn viên đều nghe được câu trả lời của ứng viên đối với các câu hỏi của các phỏng vấn viên khác, do đó các phỏng vấn viên có điều kiện tìm hiểu và đánh giá về ứng viên chính xác hơn. Nhóm phỏng vấn viên thường có nhiều quan điểm khác nhau trong việc đánh giá, giải quyết vấn đề, do đó phỏng vấn nhóm thường có tính khách quan hơn. Tuy nhiên, hình thức phỏng vấn nhóm có thể gây ra tâm lý căng thẳng thái quá ở ứng viên. Để giảm bớt sự căng thẳng này, có thể áp dụng cách phỏng vấn cùng một lúc một nhóm ứng viên. Khi đó, hội đồng phỏng vấn sẽ đặt câu hỏi và quan sát cách thức từng ứng viên tham gia thực hiện các câu trả lời.
f. Phỏng vấn căng thẳng
Là hình thức phỏng vấn trong đó ứng viên cảm thấy không được thoải mái, bị căng thẳng về tâm lý vì những câu hỏi có tính chất nặng nề, thô bạo hoặc những câu hỏi xoáy mạnh vào những điểm yếu của ứng viên. Loại phỏng vấn này được sử dụng nhằm đánh giá về mức độ nhạy cảm về tâm lý, lòng độ lượng khoan dung, cách thức phản ứng, giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc. Tuy nhiên, nếu thực hiện hình thức phỏng vấn này không khéo có thể dẫn tới tình trạng xúc phạm ứng viên quá đáng, hoặc gây ra những giận dữ, xung
đột không kiểm soát được. Do đó, chỉ trong những trường hợp thật cần thiết theo yêu cầu của công việc và phỏng vấn viên phải có nhiều kinh nghiệm mới nên thực hiện hình thức phỏng vấn này.
5.2.2 Quá trình phỏng vấn
Quá trình phỏng vấn thường được thực hiện theo 05 bước sau:
* Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn
Để phỏng vấn có hiệu quả tốt, cần chuẩn bị những công việc sau đây:
- Xem xét lại công việc, nghiên cứu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để hiểu rõ những yêu cầu, đặc điểm của công việc và mẫu NV lý tưởng để thực hiện công việc.
- Nghiên cứu hồ sơ của ứng viên ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu và những điểm cần làm rõ trong phỏng vấn.
- Xác định địa điểm và thời gian phỏng vấn thích hợp. Báo cho ứng viên biết trước ít nhất một tuần về cuộc phỏng vấn.
* Bước 2: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn
Sau khi nghiên cứu kỹ về công việc, phỏng vấn viên cần chuẩn bị các câu hỏi cho phỏng vấn. Câu hỏi phỏng vấn có thể phân thành 03 loại:
- Câu hỏi chung: Những câu hỏi chung được sử dụng nhằm tìm hiểu động cơ, quan điểm sở thích, khả năng hòa đồng... của ứng viên. Loại câu hỏi phỏng vấn này được sử dụng để phỏng vấn tuyển ứng viên cho một loại công việc nhất định - Câu hỏi đặc trưng cho từng loại công việc: Mỗi loại công việc thường có một số yêu cầu đặc biệt hơn so với công việc khác. Loại câu hỏi phỏng vấn này được sử dụng để phỏng vấn tuyển ứng viên cho nhiều loại công việc khác nhau trong DN.
- Câu hỏi riêng biệt: Sau khi nghiên cứu hồ sơ của ứng viên, phỏng vấn viên sẽ đặt một số câu hỏi riêng biệt, liên quan đến những điểm mạnh, điểm yếu, điểm đặc biệt trong cuộc đời nghề nghiệp hoặc đặc điểm cá nhân của ứng viên. Các ứng viên khác nhau thường phải trả lời nhiều câu hỏi riêng biệt khác nhau.
* Bước 3: Xây dựng hệ thống thang điểm đánh giá các câu trả lời
Mỗi câu hỏi phỏng vấn cần dự đoán các phương án có thể trả lời, xác định những câu trả lời như thế nào sẽ được đánh giá tốt, khá, trung bình, yếu và kém hoặc theo thang điểm 10.
Việc xây dựng thang điểm đánh giá các câu trả lời liên quan đến các đặc điểm tâm lý cá nhân thường căn cứ vào quan điểm, triết lý của lãnh đạo cao nhất đối với NV và các giá trị văn hóa, tinh thần được duy trì trong DN. Do đó, có những câu trả lời có thể đánh giá là tốt ở DN này, nhưng lại có thể bị đánh giá là rất kém ở DN khác.
* Bước 4: Thực hiện phỏng vấn
Tất cả các thành viên của hội đồng phỏng vấn nên có sự thống nhất về bản câu hỏi và cách đánh giá các câu trả lời của ứng viên trước khi bắt đầu phỏng vấn.
Một thành viên trong hội đồng phỏng vấn sẽ giới thiệu tóm tắt về ứng viên với các thành viên khác trong hội đồng. Để giúp cho các ứng viên không bị hồi hộp lo lắng thái quá trong phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn có thể nói chuyện thân mật với ứng viên trong một hai câu ban đầu. Phỏng vấn viên nên chú ý hỏi hết các câu hỏi đã chuẩn bị và trước khi kết thúc phỏng vấn, phỏng vấn viên cũng nên dành thời gian để trả lời các câu hỏi của ứng viên. Hội đồng phỏng vấn nên kết thúc phỏng vấn bằng một nhận xét tích cực nhằm khích lệ ứng viên và thông báo cho ứng viên biết về thời gian, địa điểm và cách thức gặp gỡ, tiếp xúc trong lần sau.
Sau khi phỏng vấn hết các ứng viên trong ngày, các thành viên của hội đồng phỏng vấn sẽ thận trọng xem xét lại nhận xét và điểm đánh giá đối với từng ứng viên.
5.2.3 Nguyên tắc phỏng vấn
Để phỏng vấn có tính khách quan, trung thực, đáng tin cậy và có hiệu quả cao, khi phỏng vấn cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
a. Trước khi phỏng vấn cần xem xét lại bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc, hồ sơ của ứng viên, các điểm trắc nghiệm, các thông tin về ứng viên, kiểm tra lại mục đích của từng cuộc phỏng vấn và xác định các câu hỏi cần thực hiện.
b. Tạo và duy trì quan hệ tốt với ứng viên bằng cách chào hỏi vui vẻ, bày tỏ sự quan tâm chân thành đến ứng viên để cho ứng viên được tự nhiên. Tôn trọng nhân cách, quyền lợi của người bị phỏng vấn. Phỏng vấn viên cần có tính hài hước, khả năng suy đoán, tính khách quan và không nên có quan điểm thái quá về tất cả các vấn đề.
c. Lắng nghe chăm chú, cố gắng tìm hiểu người được phỏng vấn nói gì, tránh cãi lý và đi chệch mục tiêu.
d. Quan tâm đến sự thay đổi động thái, cử chỉ, hành động của ứng viên để hiểu được quan điểm, tình cảm của ứng viên.
e. Trả lời thẳng thắn các cau hỏi của ứng viên, chân thành cung cấp các thông tin cần thiết cho ứng viên
f. Sử dụng các câu hỏi có hiệu quả, rõ ràng, dễ hiểu, dễ nghe.
g. Ghi chép cẩn thận: Trong quá trình phỏng vấn cần ghi lại những dữ liệu, thông tin thực tế và các đánh giá suy luận của phỏng vấn viên.
h. Cố gắng tránh các thiên kiến, định kiến về tuổi đời, giới tính, dung mạo của ứng viên.
i. Luôn kiểm soát được nội dung và toàn bộ quá trình phỏng vấn.
j. Tập trung đánh giá những nét chính của ứng viên như trình độ chuyên môn, mức độ hiểu biết công việc, động cơ làm việc, kinh nghiệm thực tế, khả năng hòa hợp với mọi người
5.2.4 Ứng viên cần chuẩn bị gì khi tham dự Phỏng vấn:
a. Chuẩn bị kỹ lưỡng: tìm hiểu về DN, về công việc; chuẩn bị sẵn những câu hỏi về DN và công việc; chuẩn bị tinh thần thoải mái, tự tin và chuẩn bị trang phục, đầu tóc sao cho gọn gàng lịch sự.
b. Tìm hiểu nhu cầu thật sự của DN, nếu cần đề nghị phỏng vấn viên nói rõ hơn về yêu cầu của DN đối với ứng viên.
c. Liên hệ khả năng của mình với tiêu chuẩn mẫu NV theo yêu cầu của đợt phỏng vấn.
d. Suy nghĩ trước khi trả lời: Ứng viên nên bình tĩnh suy nghĩ để quyết định nên trả lời cái gì, như thế nào? Trong câu trả lời nên chú trọng vào nội dung nếu ứng viên được tuyển chọn thì sẽ giúp giải quyết được các vấn đề của DN như thế nào.
e. Chú ý đến các biểu hiện tâm lý, tác phong, hành vi của mình trong suốt quá trình phỏng vấn nhằm gây ấn tượng tốt với hội đồng phỏng vấn, sẽ có tác động rất mạnh đến kết quả của phỏng vấn và quyết định tuyển chọn của hội đồng.
*****
Câu hỏi ôn tập:
1. Phân tích ưu nhược điểm của các hình thức trắc nghiệm
2. Các hình thức Phỏng vấn thường gặp trong tuyển chọn Nhân viên. Áp dụng trong trường trương hợp nào?
*****