2. Nguyên tắc quản lý theo thuyết Y
8.3 CÁC BIỆN PHÁP ĐỘNG VIÊN
Kotter (1990) đã đưa ra một ví dụ nêu rõ những biện pháp động viên liên quan đến những vấn đề ở cấp cơ quan, DN như sau:
• Làm phong phú công việc hoặc mở rộng công việc để tránh nhàm chán trong công việc
• Lôi kéo NV tham gia vào việc quyết định thực hiện các định hướng chiến lược và quá trình tham gia phải thật sự chứ không phải là chỉ làm một cách giả tạo.
• Biểu dương, khen thưởng và bảo đảm rằng những khen thưởng và biểu dương là đúng đắn.
• Hổ trợ đi kèm với cải thiện môi trường làm việc để NV có thể thành công trong quá trình vươn tới để đạt được mục tiêu chiến lược.
• Thăng chức hoặc cơ hội thăng tiến
• Tiền thù lao
a. Làm phong phú công việc/Mở rộng công việc
Làm phong phú công việc nhằm gia tăng sự thách thức và thành tựu cũng lớn hơn trong công việc. Công việc cần phải được thay đổi và làm cho thú vị hơn bằng cách loại trừ những sự nhàm chán hay xuất hiện khi phải thực hiện những công việc lập đi lập lại Ngược lại, NV càng làm những công việc thay đổi và thú vị thì họ càng được động viên.
b. Sự Tham gia của NV
NV có nhiều tự do hơn trong việc lựa chọn phương pháp làm việc, trình tự thực hiện công việc và nhịp độ tiến hành công việc (làm việc theo giờ giấc linh hoạt là một ví dụ).
Cung cấp kịp thời các thông tin phản hồi về hiệu quả công tác
Khuyến khích NV tham gia vào các quyết định và phát biểu ý kiến về điều kiện vật chất tại nơi làm việc
Giao trách nhiệm cá nhân đối với công việc.
Khuyến khích NV giao lưu, tiếp xúc qua lại với nhau, và làm cho họ thấy rằng vai trò của họ là quan trọng, công việc phù hợp, hài hòa với mục tiêu của toàn DN.
c. Biểu dương khen thưởng
Biểu dương là xác nhận và đánh giá cao công sức đóng góp của một cá nhân hoặc một tập thể cho cơ quan. Trong thực tế, nhiều nhà quản lý thậm chí rất ít khi nghĩ đến việc công nhận các thành tích của NV, đôi khi có nhà quản lý lại giành hết công trạng của các NV
Nếu một NV hoàn thành một công việc đặc biệt và không được biểu dương, thì lần sau họ không còn nổ lực nữa. Vì vậy, là một nhà quản lý biết động viên, hãy công nhận những thành tích của NV. Vai trò lãnh đạo là biết sử dụng khen thưởng hoặc biểu dương để động viên NV, và chỉ biểu dương khi thực sự xứng đáng.
Có nhiều hình thức để công nhận một việc làm tốt của NV. Ví dụ thưởng huân chương cho các công trạng đặc biệt trong quân đội; tấm bảng “NV xuất sắc trong tháng” của cửa hàng; trao tặng tiền thưởng…, hoặc những hình thức khen thưởng khác như để tên trên bàn làm việc, danh thiếp, hoặc điện thoại cá nhân.
Hoặc ngay cả những điều nhỏ nhặt như một cái vỗ vai hoặc “Hôm nay Anh (Chị) có thể về sớm” cũng có thể là những biện pháp động viên rất lớn.
d. Thăng chức
Thăng chức và tạo điều kiện thăng tiến là những phần thưởng và sự công nhận rằng NV đã hoàn thành trách nhiệm được giao. Thăng chức lên một vị trí cao hơn hoặc ủy quyền thêm một nhiệm vụ là một hình thức khen thưởng và động viên mạnh mẽ. Triển vọng thăng tiến là một nhân tố động viên có nhiều tiềm năng.
Việc thăng chức đi kèm gia tăng địa vị và quyền lợi phải được dành cho NV nào có đóng góp nhiều nhất cho đơn vị và phải đảm bảo rằng việc thăng tiến được thực sự dựa trên công trạng và kết quả hơn là những yếu tố khác như do thân quen hoặc do nịnh bợ.
Nhà quản lý không thể động viên NV bằng việc hứa cho thăng chức vào một chức vụ không có thật, hậu quả là cả đơn vị sẽ bất mãn.
e. Hỗ trợ môi trường làm việc
NV cần được hỗ trợ để có họ thể hoàn thành tốt công việc. Nếu họ không được cung cấp các nguồn lực cần thiết, dù đó là thời gian, vật tư, tiền bạc hoặc nhân lực, họ sẽ nhanh chóng mất hứng thú trong công việc
NV cũng có thể được động viên hoặc cảm thấy chán nản do môi trường làm việc hàng ngày. Nếu họ than phiền về môi trường làm việc và thực sự có điều đó, nhà quản lý hãy tìm hiểu những lý do khác có thể gây ra sự không hài lòng.
Thông thường NV sẽ không than phiền môi trường làm việc nếu như họ gắn bó và yêu thích công việc. Tuy nhiên, về phía nhà quản lý, phải xem môi trường là yếu tố quan trọng. Ít người nào có thể làm việc với hiệu quả tối ưu trong môi trường quá nóng hoặc quá lạnh
g. Tiền thù lao
Tiền bạc là một yếu tố động viên, hầu hết chúng ta đều muốn có tiền, và thông thường muốn có nhiều hơn số tiền mà chúng ta hiện có. Nhưng có nhiều tiền hơn không phải là yếu tố động viên lâu dài. Chắc chắn tiền bạc là yếu tố khiến người ta đến làm việc nhưng không nhất thiết là yếu tố khiến cho người ta phải làm việc một cách hăng say.
8.3.2 Những điểm cần lưu ý trong tạo động lực a. Đối với NV mới:
Họ cần lời chỉ dẫn rõ ràng, đáng tin cậy và hãy tin tưởng họ Giúp đỡ, truyền đạt kinh nghiệm thay vì chỉ giao nhiệm vụ b. Làm cho công việc trở nên hấp dẫn hơn:
Kích thích tham vọng cá nhân, khuyến khích học hỏi Tạo cơ hội cho mọi người thỏa mãn hơn với công việc c. Tránh sự phản tác dụng: trong những trường hợp sau:
Trả lương thấp
Chỉ nâng lương khi NV dọa thôi việc Trả lương cao cho NV mới
Lấy mục tiêu lợi nhuận cuối năm làm đích thưởng
Sử dụng con người quá ít, bỏ rơi, khai thác quá mức sẽ mất người tài d. Khi DN lâm hòan cảnh khó khăn:
Thông tin cho NV biết và hãy giải thích lý do
*****
Câu hỏi ôn tập:
1. Những ích lợi của tạo động lực trong lao động. Những hình thức tạo động lực chủ yếu trong lao động là gì?
2. Trình bày những điểm tương đồng và dị biệt trong các lý thuyết tạo động lực trong lao động đã nêu trong bài
*****
9
ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN