Chương 4. BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ
4.5. Dữ liệu bảng tính
Một workbook trong Excel có thể chứa nhiều worksheet, mỗi worksheet lại chứa tới hơn 17 triệu ô. Mỗi ô có thể chứa bất kỳ một trong 4 kiểu dữ liệu sau:
Dữ liệu kiểu dãy kí tự (Text)
Là loại dữ liệu được nhập vào bắt đầu bằng các ký tự chữ cái (hoa hoặc thường) từ A đến Z, hay dữ liệu số lẫn chữ như mã nhân viên: 01A, 02B... hoặc nếu trong quá trình nhập có sử dụng các ký tự canh biên như: ‘,”,\ ^. Dữ liệu kiểu này dùng để tạo các giá trị cho những cột dữ liệu như: họ tên nhân viên, địa chỉ, ghi chú,…hoặc tạo tiêu đề cột cho các bảng.
Dữ liệu kiểu văn bản mặc định căn trái trong ô.
Lưu ý: Đối với những dữ liệu bắt đầu bằng số, sau đó là chuỗi thì Excel xem đó như là một chuỗi, vì vậy không thể sử dụng giá trị này vào các biểu thức tính toán sau đó.
Dữ liệu kiểu số (Number)
Là loại dữ liệu được nhập vào gồm các các số từ 0 đến 9 hoặc các dấu cộng (+), dấu trừ (-) đằng trước các con số. Các giá trị kiểu số biểu thị các đại lượng như doanh thu, số lượng nhân viên, điểm số,…Đặc biệt trong Excel, các giá trị ngày, giờ (date, time) vẫn thuộc dữ liệu kiểu số. Dữ liệu kiểu số mặc định căn phải trong ô.
Dữ liệu kiểu Logic
Chỉ gồm hai giá trị TRUE (đúng), FALSE (sai). Nó được dùng để ước lượng giá trị của một mệnh đề logic và có ba cách thể hiện cho mỗi giá trị như sau:
True (T) hoặc Yes (Y) hoặc số 1
False (F) hoặc No (N) hoặc số 0
Dữ liệu kiểu công thức (Formula)
Công thức tính toán là thế mạnh của Excel nói riêng và các phần mềm bảng tính nói chung. Khi nhập một công thức vào ô, kết quả trả về sẽ hiển thị trong ô, Khi thay đổi những tham số liên quan, công thức sẽ tính lại và kết quả sẽ tự động cập nhật trong ô. Công thức có thể là các phép tính toán đơn giản như +, -, *, /,…nhưng cũng có thể chứa các hàm xây dựng sẵn trong Excel.
Lưu ý: Trong một tệp bảng tính, mỗi ô có thể có các kiểu dữ liệu khác nhau, nhưng dữ liệu trong một ô là duy nhất, nghĩa là chỉ một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu trong một ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên đưa vào trong ô.
4.5.2. Các phép toán
Trong Excel thường sử dụng các phép toán sau:
Phép cộng (+).
Phép trừ (-) Phép nhân ( * ) Phép chia (/) Phép lũy thừa (^) Phép nối hai chuỗi (&)
Phép > Lớn hơn Phép < Nhỏ hơn Phép = Bằng Phép <> Khác
Phép >= Lớn hơn hoặc bằng Phép <= Nhỏ hơn hoặc bằng
Lưu ý: Dấu () để đưa vào chế độ ưu tiên trong quá trình tính toán.
Ví dụ: 10 + 5/5 = 11 hay (10+5)/5= 3
Để tính toán cho một ô nào đó, đặt con trỏ tại ô cần tính sau đó gõ vào dấu = hoặc dấu +, tiếp đó là nhập vào công thức cần tính, xong ấn Enter để nhận kết quả.
4.5.3. Nhập dữ liệu
Các bước cơ bản khi nhập liệu
Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu
Nhập dữ liệu vào ô
Ấn enter (ô hiện hành sẽ xuống dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển sang phải) để kết thúc.
Lưu ý: Để xuống hàng trong ô, ấn tổ hợp phím Alt + Enter
Nhập dữ liệu cho một ô
Bước 1: Chọn ô cần nhập, nhập dữ liệu vào
Bước 2: Ấn Enter (hoặc Shift + Enter, Page Up/Page Down, Tab/Shift + Tab, Ctrl + Enter) để hoàn thành nhập liệu.
Enter hoặc Shift + Enter: để nhập theo cột
Tab hoặc Shift + Tab: để nhập theo hàng
Ctrl + Enter: để nhập theo khối / vùng ô đã chọn (các ô trong vùng sẽ có cùng giá trị)
Nhập cùng dữ liệu cho khối ô
Bước 1: Chọn khối ô cần nhập (các ô không nhất thiết phải liền kề nhau), nhập dữ liệu vào một ô
Bước 2: Ấn Ctrl + Enter để hoàn thành nhập liệu
Thực hành nhanh: Nhập dấu “x” vào cột Nữ trong một danh sách sinh viên như hình dưới (giả sử các sinh viên Dung, Bích, Liễu, Nga, Hương là nữ) - Bước 1: Chọn các ô E4, E5, E8, E11, E12 (chọn một ô rồi ấn giữ phím Ctrl trong khi
tiếp tục chọn các ô khác)
- Bước 2: Khi chọn đến ô cuối cùng (E12) thì nhả phím Ctrl và nhập vào chữ “x”
- Bước 3: Ấn Ctrl + Enter để hoàn thành nhập liệu cho các ô này.
Nhập dữ liệu kiểu dãy kí tự
Nhập tương tự các bước cơ bản
Trường hợp chuỗi nhập vào là các số, nhập chuỗi bắt đầu bằng dấu nháy đơn (’)
Nếu chiều dài của chuỗi nhập vào nhỏ hơn hoặc bằng độ rộng của ô, chuỗi dữ liệu sẽ được hiển thị đầy đủ trong ô
Nếu chiều dài của chuỗi nhập vào lớn hơn độ rộng của ô, chuỗi dữ liệu sẽ tràn sang các ô bên phải và bị che khuất bởi các ô đó (nếu các ô đó có dữ liệu), nhưng thực chất dữ liệu vẫn nằm trong ô nhập vào
Để hiển thị đầy đủ chuỗi dữ liệu bị che khuất, chỉ cần thay đổi độ rộng của cột.
Khi nhập dữ liệu kiểu số, ngày, giờ không đúng quy định, Excel tự động chuyển sang kiểu dãy kí tự.
Nhập dữ liệu kiểu số
Dữ liệu kiểu số được chia làm 3 loại: Trị số (Value), ngày (Date), giờ (Time)
Kiểu Value: gồm các số từ 0 đến 9, dấu chấm (nếu là số thập phân), dấu trừ (nếu là số âm) và một vài ký tự đặc biệt khác như dấu phảy phân cách hàng ngàn,...
Khi chiều dài của số nhỏ hơn bề rộng của ô thì dạng thức số sẽ được thể hiện bình thường căn sang bên phải ô.
Khi chiều dài của số lớn hơn hoặc bằng bề rộng của ô thì Excel sẽ tự động chuyển sang dạng scientific hoặc dạng ##### trong ô. Để hiển thị đầy đủ số bị che khuất, chỉ cần thay đổi độ rộng của cột.
Từ dạng số thường (General), thay đổi thành nhiều dạng số khác nhau bằng lệnh:
Format/ Format cells (hoặc nháy chuột phải ô, chọn Format cells)
Chọn tab Number và lựa chọn dạng số (như hướng dẫn trong mục 3.4.3 ở trên)
Kiểu Date: Khi nhập cần chú ý những điểm sau:
Dạng nhập: Có thể dùng dấu / hoặc - để phân cách theo hai dạng thức: dd/mm/yy hoặc dd-mm-yy
Ngày và thời gian nhập vào ô phải cùng quy định dạng ngày mặc định trong Control Panel > Regional and Language Options (dd/mm/yy hoặc mm/dd/yy hoặc yy/mm/dd)
Khi nhập không đúng với những dạng thức đã quy định thì Excel sẽ hiểu sai và tự động chuyển sang dạng chuỗi.
Muốn nhập ngày hiện tại, ấn Ctrl + ;
Mặc dù hiển thị theo dạng nào, cũng có thể định dạng lại theo kiểu hiển thị muốn bằng cách vào Format, Format Cells, chọn Tab Number, Date, xuất hiện hộp thoại:
- Chọn kiểu thích hợp trong danh sách Type, nếu không có thì chọn Custom, sau đó nhập vào kiểu mới (ví dụ kiểu dd/mm/yy)
- Chọn OK
Kiểu Time:
Dạng quy ước: hh:mm:ss
Các dạng khác được chỉ định trong Format/ Format cells/ Number/ Time
Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn mười hai giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 10:30 AM hoặc 3:30 PM, nếu không Excel tự hiểu là AM.
Muốn nhập thời gian hiện tại, ấn Ctrl + Shift + ; 4.5.4. Các thao tác giúp nhập liệu nhanh
Để gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức, dùng phím F4.
Ví dụ: cần gõ địa chỉ $A$5:$C$10, dùng chuột chọn miền A5:C10, sau đó bấm phím F4.
+ Nhập vào dãy dữ liệu giống nhau
Gõ dữ liệu vào ô đầu tiên, sau đó đưa chuột vào góc dưới bên phải của ô đến khi trỏ chuột biến thành dấu + thì thực hiện ấn giữ và kéo thả chuột đến cuối ô cần nhập liệu.
+ Nhập nhanh dữ liệu
- Có thể nhập dữ liệu nhanh bằng thao tác: chọn miền, sau đó để nhập theo từng hàng, ấn phím Tab sau mỗi lần gõ dữ liệu vào một ô. Để nhập theo từng cột, bấm phím Enter sau mỗi lần gõ dữ liệu vào một ô.
- Nhập chuỗi ngày, tháng tăng: Nhập dữ liệu ngày, tháng, năm vào ô, đưa trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô đến khi trỏ chuột biến thành dấu +, thực hiện ấn giữ và kéo thả chuột đến cuối ô cần nhập liệu rồi nhả chuột, xuất hiện một menu:
Chọn Fill Days để tăng một ngày.
Chọn Fill Months để tăng một tháng.
Chọn Fill Years để tăng một năm.
- Nhập số tự động: Nhập hai số cách đều vào hai ô liên tiếp (kề nhau trên một hàng hoặc cột). Chọn hai ô này sau đó di chuột đến ô bên phải hoặc ô phía dưới đến khi trỏ chuột biến thành dấu +, thực hiện ấn giữ và kéo thả chuột đến cuối ô cần nhập liệu rồi nhả chuột.
4.5.5. Sao chép dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu cần sao chép.
- Nháy chuột phải trong vùng dữ liệu cần sao chép, sau đó chọn Copy, hoặc ấn tổ hợp Ctrl + C.
- Đưa con trỏ đến vị trí cần sao chép, nháy chuột phải, chọn Paste, hoặc ấn tổ hợp Ctrl + V.
Lưu ý: Để sao chép công thức đến các ô còn lại, đưa con chuột vào góc bên phải phía dưới của ô chứa công thức, khi con chuột biến thành dấu + thì thực hiện ấn giữ và kéo thả chuột đến ô cuối cùng cần sao chép, sau đó thả chuột.
4.5.6. Sao chép công thức
Sao chép một ô chứa công thức:
- Chọn công thức ở ô cần sao chép
- Đưa trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô đến khi trỏ chuột biến thành dấu +, thực hiện ấn giữ và kéo thả chuột đến cuối ô cần sao chép rồi nhả chuột.
Sao chép miền chứa công thức:
- Chọn miền chứa công thức cần sao chép
- Di chuyển trỏ chuột đến các đường viền của miền chọn đến khi trỏ chuột biến thành dạng mũi tên
- Ấn phím Ctrl trong khi kéo thả miền chọn vào cạnh dưới hoặc bên phải của vị trí cần sao chép đến (đích)
- Tại vị trí đích, ấn phím Shift và nhả nút chuột.
4.5.7. Sao chép dạng (dùng nút Format Painter)
- Chọn ô chứa dạng cần sao chép (vùng dạng nguồn)
- Tại nhóm Clipboard của thẻ Home, chọn Format Painter , con trỏ chuột biến thành dạng cây cọ sơn, đồng thời xuất hiện một khung có đường viền chạy quanh vùng dạng nguồn
- Dùng chuột quét vùng đích cần được sao chép dạng
4.5.8. Hủy bỏ sao chép định dạng
- Chọn ô bất kỳ chưa định dạng (không chứa dạng thức)
- Chọn nút Format Painter trong nhóm Clipboard của thẻ Home - Chọn vùng cần xóa dạng thức
4.5.9. Di chuyển dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển.
- Nháy chuột phải trong vùng bôi đen sau đó chọn Cut, hoặc ấn tổ hợp Ctrl + X.
- Đưa con trỏ đến vị trí cần di chuyển, nháy chuột phải, chọn Paste, hoặc ấn tổ hợp Ctrl + V.
4.5.10. Sửa dữ liệu
Nháy đúp chuột vào ô cần chỉnh sửa hoặc ấn phím F2 để vào chỉnh sửa.
4.5.11. Xóa dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu cần xoá, sau đó ấn phím Delete.
Để khôi phục lại dữ liệu sau khi xóa: Nháy chuột vào biểu tượng Undo hoặc Redo trên thanh công cụ chuẩn, hoặc ấn tổ hợp Ctrl + Z.