Chương 4. BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ
4.3. Một số thao tác cơ bản khi sử dụng một phần mềm bảng tính cụ thể
Microsoft Excel (gọi tắt là Excel) là một chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được sử dụng hầu hết trong lĩnh vực văn phòng trên toàn thế giới. Excel đã trải qua rất nhiều phiên bản như: Excel 5.0 / 97 / 2000 / 2003 / 2007 / 2010 /2013 / 2015 và hiện tại là Excel 2016. Tuy nhiên ở phần tài liệu này, chúng tôi giới thiệu về Excel 2010 vì hiện nay phiên bản này được sử dụng phổ biến ở hầu
hết các cơ quan, doanh nghiệp, trường học,… ở Việt Nam. Excel 2010 là nơi lý tưởng để chia sẻ, quản lý và phân tích các thông tin dạng số với giao diện mới kiểu Ribbon, tạo sự dễ dàng cho việc điều hướng, vì vậy có thể lựa chọn công cụ một cách dễ dàng thay vì ẩn nó đi trong các trình đơn bảng tính.
Làm việc trên Excel là làm việc trên các tập tin bảng tính Workbook, hay còn gọi là Book - sổ bảng tính. Theo mặc định, các tài liệu Excel từ phiên bản 2003 trở về trước có phần mở rộng là .xls, từ phiên bản 2007 trở về sau là .xlsx.
4.3.1. Một số khái niệm cơ sở
Workbook: Workbook (còn gọi là Book) là sổ tính hay là một tập tin bảng tính mà Excel tạo ra khi khởi động để người sử dụng có thể làm việc như: tính toán, vẽ biểu đồ,… và lưu trữ dữ liệu. Một workbook có thể chứa nhiều worksheet (còn gọi là Sheet), hay chartsheet (sheet chỉ chứa biểu đồ) tùy thuộc và bộ nhớ của máy tính. Do vậy có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin.
Worksheet: Worksheet (còn gọi là Sheet) là trang tính hay bảng tính, dùng để nhập dữ liệu và thực hiện những thao tác tính toán, tạo biểu mẫu, tạo lập cơ sở dữ liệu, thống kê,… Mỗi bảng tính được đặt tên mặc định là Sheet1, Sheet2,… bao gồm các cột (Column) và các hàng (Row), vùng giao nhau giữa cột và hàng là các ô (Cell).
Một bảng tính của Excel 2010 có tất cả 16.384 cột, được đặt tên theo thứ tự: A, B, C,…, XFD và 1.048.576 hàng, thứ tự từ 1, 2, 3,…, 1.048.576 (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65.536 hàng). Mỗi ô đều có một địa chỉ riêng được xác định bằng tên của cột và tên của hàng tạo ra ô đó, ví dụ: ô B2. Nhiều ô đứng liền nhau tạo thành một miền (vùng). Địa chỉ của miền được xác định bởi địa chỉ của ô cao nhất bên trái và của ô thấp nhất bên phải, ngăn cách bởi dấu hai chấm, ví dụ: miền C4:E8.
Chartsheet: Cũng là một sheet trong Workbook nhưng chỉ chứa một biểu đồ bên trong, giúp cho việc quản lý từng biểu đồ riêng lẻ.
Địa chỉ ô và miền trong EXCEL
Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng. Địa chỉ ô bao gồm:
- Địa chỉ tương đối:
Có dạng: CỘT HÀNG (Ví dụ: A15, C8,…)
Là loại địa chỉ mà khi sao chép hay di chuyển công thức đến nơi khác nó sẽ tự động thay đổi địa chỉ tương đối so với vị trí sao chép.
- Địa chỉ tuyệt đối:
Có dạng: $CỘT$HÀNG (Ví dụ: $A$15, $C$8,…).
Là loại địa chỉ mà khi sao chép hay di chuyển công thức đi nơi khác nó vẫn không bao giờ thay đổi địa chỉ.
- Địa chỉ hỗn hợp:
Có hai dạng sau:
Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối hàng, có dạng: $CỘT HÀNG Ví dụ: $A15, $C8,…
Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối hàng, có dạng: CỘT$HÀNG Ví dụ: A$15, C$8,…
Miền là một nhóm ô liền kề nhau. Địa chỉ miền được khai báo theo cách sau:
Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải Ví dụ:
4.3.2. Các thao tác cơ bản
Trong tài liệu này không trình bày tất cả các thao tác của Excel mà chỉ nêu ra một số thao tác chính để làm quen với ứng dụng.
Khởi động Excel
Có nhiều cách có thể khởi động phần mềm Excel, thông thường nên chọn hai cách sau:
Cách 1: Vào menu Start / All Programs / Micrsoft Office 2010 / Mcrosoft Excel 2010.
Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng Microsoft Excel 2010 trên màn hình Desktop.
B2:D5
Excel 2010 cung cấp rất nhiều mẫu bảng tính để có thể sử dụng tùy theo mục đích. Ở mức cơ bản, sẽ tạo mới (tạo trống) bảng tính bằng cách chọn mẫu Blank workbook, sau đó Nháy chọn Create.
Giới thiệu màn hình Excel 2010
Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống (từ Excel 2003 trở về trước) thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập, được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính như Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View. Ngoài ra, Excel cho phép hiển thị/ẩn nhóm Ribbon Developer và Add-Ins.
Có các nhóm Ribbon chính sau:
- Home: Chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên như cắt, dán, sao chép, định dạng, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
- Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, biểu đồ, ký hiệu,…
- Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
- Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel,…
- Data: Chứa các nút lệnh trao đổi dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…
- Review: Các nút lệnh kiểm tra lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
- View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,…
- Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này, chọn File > Options > Popular >
Show Developer tab in the ribbon.
Lưu ý: Thanh Ribbon của Office 2010 chiếm không gian khá lớn trên màn hình khiến gặp nhiều khó khăn khi xử lý văn bản. Vì vậy, có thể ẩn/hiện thanh Ribbon bằng cách nháy đúp vào tab Home (hoặc bất kỳ tab nào).
Thoát khỏi Excel
Để thoát khỏi Excel, có thể thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Chọn File / Exit
Cách 2: Ấn tổ hợp phím Alt + F4
Cách 3: Nháy chuột vào biểu tượng close ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề.
Lưu ý: Khi thoát khỏi Excel mà có các thay đổi trong bảng tính chưa được ghi lại thì sẽ xuất hiện thông báo:
Nếu muốn ghi lại những thay đổi đó thì chọn “Save”, không muốn ghi thì chọn “Don’t Save”, muốn huỷ bỏ lệnh thoát thì chọn “Cancel”.
Mở tập tin bảng tính mới (New)
Để mở một bảng tính mới, thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Nếu không ở chế độ làm việc của Excel, nháy chuột phải từ một chỗ trống bất kỳ tên màn hình Desktop, chọn New, chọn Micrsoft Excel Worksheet, sau đó đặt tên cho tập tin, enter để chấp nhận, enter lần nữa để mở tập tin này.
Cách 2: Nếu đang làm việc ở chương trình Excel mà chưa có tài liệu nào được mở, kích chọn File / New hoặc Nháy chuột vào biểu tượng New trên thanh lệnh truy cập nhanh, xuất hiện hộp thoại:
Dưới vùng Available Templates, chọn Blank workbook. Ở khung Blank workbook, chọn nút Create.
Mở tập tin bảng tính có sẵn trong máy
Tương tự như trong Word, để mở một bảng tính đã có trong máy, thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1:
Vào File / Open, hoặc ấn tổ hợp Ctrl + O, hoặc nháy chuột vào biểu tượng Open trên thanh lệnh truy cập nhanh
Xuất hiện hộp thoại Open + Chọn nơi lưu trữ tập tin
+ Chọn tập tin cần mở, ấn nút Open (hoặc ấn enter) để mở.
Cách 2:
+ Chọn File
+ Chọn danh sách Recent
+ Nháy đúp tập tin cần mở trong danh sách
Cách 3:
+ Dùng trình quản lý tập tin Windows Explorer + Tìm đến nơi lưu giữ tập tin
+ Nháy đúp chuột lên tập tin cần mở
Lưu tập tin bảng tính (Save)
Khi làm việc trên máy tính với bất kỳ phần mềm nào, cần phải thực hiện lệnh lưu tập tin để tránh bị mất dữ liệu trong trường hợp bị ngắt điện đột ngột hoặc hỏng máy. Chọn một trong những cách sau để lưu tập tin workbook:
Cách 1: Vào File / Save
Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng Save trên thanh lệnh truy cập nhanh
Cách 3: Ấn tổ hợp phím Ctrl + S
- Nếu tập tin đã được lưu trước đó thì Excel sẽ lưu tiếp phần cập nhật - Nếu tập tin được lưu lần đầu, sẽ xuất hiện hộp thoại Save As
- Trong hộp thoại Save as, chọn nơi lưu giữ tập tin + Đặt tên cho tập tin tại ô File name
+ Chọn kiểu tập tin tại ô Save as type + Chọn nút Save (hoặc ấn enter) để lưu trữ.
Lưu tập tin bảng tính với tên khác (Save As)
+ Khi lưu tệp với một tên khác, tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
+ Vào menu File / Save As, xuất hiện hộp thoại Save As, sau đó thực hiện các thao tác ghi tên tệp mới tương tự như ghi tệp lần đầu.
Lưu ý:
+ Trong quá trình lưu, nếu cần tạo một thư mục mới thì ấn chọn New folder, gõ vào tên thư mục mới và ấn enter.
+ Thao tác ghi tệp với tên khác còn được dùng khi muốn ghi lại tệp với một định dạng khác, bằng cách chọn định dạng cần lưu trong ô Save as type.
Đặt mật mã để bảo vệ bảng tính
Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ. Khi đó cần phải biết mật mã mới được phép mở tập tin. Cách thực hiện như sau:
- Chọn File > Save as, hộp thoại Save as hiện ra,
- Chọn Tools > General Options, hộp thoại General Options hiện ra,
+ Nhập mật mã để mở và để hiệu chỉnh workbook, (hai mật mã này nên khác nhau để tăng mức độ bảo mật). Ấn chọn OK
+ Xác nhận lại mật mã bảo vệ workbook, ấn chọn OK - Ấn chọn nút Save để hoàn tất
Định dạng trang in và in bảng tính - Các chế độ hiển thị trang:
Normal Page Layout Page Break Preview
+ Normal: Là chế độ sử dụng thường xuyên trong quá trình nhập liệu, tính toán trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel.
+ Page Layout: Là chế độ xem trước khi in, trong chế độ này vẫn có thể tính toán và nhập liệu.
+ Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây chia lại trang bằng cách kéo thả các đường phân cách trang.
- Thiết lập thông số cho trang in: Trong nhóm Page Layout chọn Page Setup
Tab Page: Chọn hướng trang in, khổ giấy + Portrait: Hướng trang dọc
+ Landscape: Hướng trang xoay ngang + Pape size: Chọn khổ giấy
Tab Margins: Thiết lập các lề cho trang in + Top: Lề trên
+ Bottom: Lề dưới + Left: Lề trái + Right: Lề phải
+ Header: Lề tiêu đề đầu trang + Footer: Lề tiêu đề chân trang
+ Horizontally: Canh giữa trang theo chiều ngang + Vertically: Canh giữa trang theo chiều dọc Ấn chọn OK
- Thiết lập thông số hộp thoại Print: Chọn File, Print