Chương 3. XỬ LÝ VĂN BẢN
3.2. Giới thiệu một số phần mềm xử lý văn bản
Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí nghiệp cũng như nhu cầu của bất kỳ cá nhân nào hiện nay. Việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thành những công việc rất bình thường cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính. Một trong những phần mềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft.
Ra đời từ cuối những năm 1980, đến nay phần mềm Microsoft Word đã đạt được tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung. Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này như sau:
- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng;
- Khả năng đồ hoạ đã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu word như: Biểu đồ, bảng tính,…
- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau. Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet.
3.2.2. LibreOffice Writer
LibreOffice Writer là phần mềm soạn thảo văn bản thuộc bộ phần mềm LibreOffice được phát triển bởi cộng đồng mã nguồn mở, do Quỹ tài liệu (The Document Foundation) quản lý.
LibreOffice Writer có thể chạy trên nhiều hệ điều hành và hỗ trợ đa ngôn ngữ.
LibreOffice Writer có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Word, dễ học và dễ sử dụng. LibreOffice Writer ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc.
3.2.3. AbiWord
AbiWord là một chương trình xử lý văn bản miễn phí tương tự như Microsoft Word.
Nó rất phù hợp cho một loạt các tác vụ xử lý văn bản khác nhau.
AbiWord đang nhanh chóng trở thành một trình soạn thảo và xử lý văn bản mạnh mẽ với rất nhiều tính năng hữu ích để phục vụ các công cụ soạn thảo hàng ngày cũng như nhu cầu cá nhân. Bên cạnh đó, AbiWord còn cho phép cộng tác với nhiều người trên một tài liệu cùng một lúc. Nó được tích hợp chặt chẽ với dịch vụ web AbiCollab.net, cho phép lưu trữ dữ liệu trực tuyến, dễ dàng chia sẻ tài liệu với bạn bè và thực hiện chuyển đổi định dạng một cách trực tiếp.
Hỗ trợ đa nền tảng
Hãy tận hưởng trình xử lý văn bản miễn phí này trên hệ điều hành đang sử dụng - có thể là Windows, Linux, QNX, FreeBSD hoặc Solaris.
AbiWord được thiết kế để có thể tích hợp hoàn toàn với hệ điều hành mà nó chạy trên đó. Nó sẽ tận dụng ưu thế của những chức năng được cung cấp bởi hệ thống như chức năng tải và in ảnh.
Khả năng cộng tác
AbiWord có khả năng đọc và ghi tất cả dạng tài liệu tiêu chuẩn như tài liệu OpenOffice, tài liệu Microsoft Word, WordPerfect, Rich Text Format, HTML và nhiều hơn nữa.
Bố cục tài liệu được cải tiến
AbiWord cung cấp cho tài liệu một cái nhìn chuyên nghiệp, khoa học và dễ dàng đọc bằng cách cung cấp các tùy chọn sắp xếp tài liệu được cải tiến. Sử dụng bảng biểu, bullet, danh sách, hình ảnh, chú thích, phong cách để cải thiện cách hiển thị tài liệu.
Quốc tế hóa
Bởi vì không phải tất cả mọi người trên thế giới đều nói cùng một ngôn ngữ, do đó AbiWord hỗ trợ rất nhiều ngôn ngữ khác nhau. AbiWord có sẵn trong các ngôn ngữ từ phổ biến nhất cho tới ít phổ biến nhất. Tài liệu không chứa lỗi chính tả bằng cách sử dụng tính năng kiểm tra chính tả của Abiword. Từ điển tồn tại trong hơn 30 ngôn ngữ.
Hợp nhất mail
Với tính năng Mail Merge của AbiWord, cho phép AbiWord tự động hóa công việc.
Các lĩnh vực đặc biệt được chèn vào một tài liệu mẫu có thể tự động được thay thế bằng dữ liệu xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau như: Cơ sở dữ liệu liên quan, các tập tin văn bản được ngăn cách nhau bằng dấu phẩy hoặc các tập tin văn bản được gắn thẻ. Để tạo điều kiện dễ dàng sử dụng AbiWord trong một môi trường máy chủ, một giao diện dòng lệnh mạnh mẽ cho AbiWord luôn có sẵn. Điều này cho phép tạo các ký tự mẫu, in tài liệu hoặc chuyển đổi tài liệu sang bất cứ định dạng file nào mà AbiWord hỗ trợ - tất cả từ dòng lệnh.
Tiết kiệm tài nguyên hệ thống
Chương trình soạn thảo văn bản này rất nhỏ gọn và yêu cầu ít tài nguyên hệ thống để chạy. Bên cạnh đó, hệ thống plugin được thiết kế để cung cấp cho AbiWord tất cả những chức năng mong đợi từ một trình soạn thảo Word hiện đại. Rất nhiều plugin có thể được sử dụng để mở rộng các chức năng của Abiword từ việc nhập tài liệu cho tới việc nhập ảnh và tóm tắt văn bản.
3.3. Microsoft Word
Kể từ khi Microsoft ra mắt Office 2010, Word là ứng dụng được quan tâm và sử dụng nhiều nhất. Chính vì vậy từ mục này chúng tôi sẽ sử dụng Microsoft Word 2010 để minh họa.
Sau đây là những điểm mới trong Microsoft Word 2010.
Tùy biến thanh Ribbon
Lần đầu xuất hiện trong bản Office 2007, thanh công cụ với giao diện Ribbon sớm trở thành chủ đề tranh cãi giữa người dùng. Một số người dùng rất ưa thích giao diện Ribbon mới này, trong khi số khác lại cho rằng giao diện menu cũ tiện lợi hơn. Bởi vậy các nhà phát triển thứ ba đã ngay lập tức cho ra mắt những chương trình có khả năng trả về giao diện menu cũ quen thuộc, ví dụ như Classic Menu từ Addintools.
Thanh Ribbon vẫn tiếp tục xuất hiện trong phiên bản Office 2010 này, thậm chí nó đã được bổ sung vào tất cả các ứng dụng của bộ Office bao gồm cả Outlook và OneNote. Tuy nhiên, khác biệt lớn nhất so với phiên bản trước chính là khả năng tùy biến thanh Ribbon. Có
thể quyết định xem tính năng nào được xuất hiện trên mỗi tab, thậm chí nếu muốn, có thể thêm được tab mới và đặt những tính năng ưa dùng lên tab đó.
Để tùy biến thanh Ribbon, nháy chuột phải vào nó, chọn Customize The Ribbon.
Trong hộp thoại mới hiện ra, có thể tự do tạo tab mới hoặc thêm / bớt tính năng trên mỗi tab.
Thanh Ribbon trong các ứng dụng của phiên bản Office 2010.
Chụp ảnh màn hình tiện lợi hơn
Đây là một điểm mới trong Word 2010. Có thể chụp ảnh màn hình ngay trong ứng dụng và chèn vào văn bản bằng cách nháy chuột vào Screenshot đã được bổ sung vào tab Insert trên thanh Ribbon.
Chèn ảnh chụp màn hình vào Word
Khi nháy chuột vào nút lệnh này một menu hiện ra cho phép chụp ảnh một ứng dụng đang chạy hay một cửa sổ đang được mở để chèn vào ngay tại vị trí con trỏ. Khi bức ảnh được chèn vào, công cụ chỉnh sửa ảnh tự động xuất hiện cho phép thực hiện thao tác căn chỉnh một cách tiện lợi.
Biên tập ảnh chuyên nghiệp
Công cụ chỉnh sửa ảnh đã trở nên mạnh mẽ hơn nhiều trong bản Office 2010. Có thể thêm các hiệu ứng nghệ thuật cho bức ảnh - tương tự như tính năng có trong các chương trình biên tập ảnh chuyên nghiệp của hãng thứ ba - ngay trong Word và được xem trước để hình dung ra bức ảnh sau khi thêm hiệu ứng sẽ thế nào.
Thêm hiệu ứng cho các bức ảnh
Sắp xếp văn bản dễ dàng
Một trong những tính năng tuyệt vời nhất trong Word 2010 đó là tính năng cho phép sắp xếp lại văn bản bằng thao tác kéo - thả vô cùng thuận tiện. Để sử dụng tính năng này, chọn tab View trên thanh Ribbon, sau đó trên khu vực Show đánh dấu kiểm vào ô Navigation Pane.
Ví dụ muốn di chuyển toàn bộ Phần 5 của văn bản lên trên Phần 2 mà không cần phải thực hiện thao tác copy - paste, bằng cách: Kéo đề mục của nó lên vị trí mong muốn trong ô Navigation Pane nằm bên trái cửa sổ làm việc.
Mở tài liệu ở chế độ bảo vệ
Khi mở một tài liệu lần đầu tiên trong Word 2010 thì không thể chỉnh sửa được gì cả và thấy thanh công cụ Ribbon đã ẩn đi. Thực ra đó là vì tài liệu đã được mở ở chế độ bảo vệ.
Lần đầu mở một tài liệu trong Word 2010 sẽ ở chế độ bảo vệ
Thanh màu đỏ phía trên tài liệu nhắc nhở đang ở chế độ bảo vệ và tài liệu này có nguồn gốc từ mạng Internet. Từ đó cân nhắc xem nó có đủ an toàn để mở hay không. Nếu nháy chuột vào nút Enable Editing, tài liệu sẽ được tải về máy, thanh Ribbon sẽ xuất hiện và có thể thao tác chỉnh sửa như bình thường.
Chỉnh sửa đồng thời
Trong các phiên bản Office trước, nếu đang mở tài liệu trên một máy tính, lúc sau lại cần mở và làm việc với tài liệu đó trên một máy tính khác, sẽ gặp bảng thông báo “Tài liệu đang được sử dụng”. Khi đó được cung cấp ba lựa chọn: Mở bản sao chỉ được phép đọc, tạo
bản sao trên máy rồi sẽ ghép vào tài liệu gốc sau, hoặc nhận thông báo khi tài liệu gốc đã sẵn sàng để mở. Với Office 2010, sự bất tiện đó không còn nữa.
Office 2010 cho phép làm việc với tài liệu dù nó đang được mở trên một máy tính khác, hoặc cho phép hai người chỉnh sửa tài liệu cùng lúc. Một dòng thông báo trên thanh trạng thái cho biết ai là người đang chỉnh sửa tài liệu và vị trí đang được chỉnh sửa.
Word 2010 còn lưu một bản cache đối với những tài liệu chia sẻ giúp người sử dụng dễ dàng làm việc dù không kết nối mạng. Bất kỳ sự thay đổi nào cũng được tự động cập nhật với tài liệu gốc trên máy chủ khi vào mạng.
3.3.1. Các khái niệm cơ bản
- Kí tự (Character): Là đơn vị cơ sở của văn bản, kí tự được nhập trực tiếp từ bàn phím và lệnh Insert/ Symbol.
- Từ (Word): Nhiều kí tự (kí tự trắng không phải là từ) liền nhau có nghĩa.
- Câu (Sentence): Câu tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu (. ? : ! ;).
- Đoạn văn bản (Paragraph): Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa. Trong văn bản đoạn được kết thúc bằng phím Enter.
- Trang (Page): Vùng văn bản được thiết lập khổ giấy, lề, viền,…
- Phân đoạn (Section): Là tập hợp các đoạn có cùng định dạng.
- Dòng (Line): Tập các kí tự trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.
- Xuống dòng: Tự động và bằng tay (Shift+Enter).
Lưu ý:
- Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh.
- Giữa các từ chỉ dùng một dấu khoảng trắng để phân cách. Không sử dụng dấu khoảng trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.
- Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phẩy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu khoảng trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Ví dụ Sai:
Hôm nay , trời nóng quá chừng!
Hôm nay,trời nóng quá chừng!
Hôm nay ,trời nóng quá chừng!
Đúng:
Hôm nay, trời nóng quá chừng!
- Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên trái của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.
Ví dụ Sai:
Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Đúng:
Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
- Gõ xong toàn bộ văn bản mới thực hiện hiệu chỉnh và định dạng văn bản.
3.3.2. Khởi động, thoát khỏi Microsoft Word
Có rất nhiều cách để khởi động phần mềm Word. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng có thể chọn một trong những cách sau để khởi động:
Cách 1: Start/Program/Microsoft Office/Microsoft Office Word 2010
Cách 2: Nháy đúp chuột trái lên biểu tượng của chương trình Microsoft Word 2010 trên màn hình nền
Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Word có dạng như sau:
- Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Acsess Tools): Nằm trên cùng của cửa sổ, chứa các lệnh thao tác nhanh.
- Menu Ribbon: Chứa nhiều lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau.
- Màn hình soạn thảo: Nơi để người dùng soạn thảo nội dung của văn bản.
- Thanh thước (Ruler): Để canh lề và chỉnh kích thước văn bản. Cóhaithanh thước:
Thanh thước dọc và thanh thước ngang.
- Thanh cuộn (Scroll bar): Dùng để di chuyển vùng hiển thị của văn bản trên màn hình. Có hai thanh cuộn: Thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc
- Thanh trạng thái (Status bar): Nằm dưới cùng cửa sổ, hiển thị các thông tin trạng thái hiện tại như thứ tự trang, tổng số trang, vị trí con trỏ, tình trạng của bàn phím (CapsLock).
Để thoát khỏi word, ta làm như sau:
Cách 1: Nháy chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Word.
Cách 2: Vào menu File/Exit Cách 3: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
Lưu ý: Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện một hộp thoại, chọn:
Save: Ghi tệp trước khi thoát
Don’t Save: Thoát không ghi tệp
Cancel: Huỷ lệnh thoát.