Chương 4. BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ
4.4. Làm việc với bảng tính
4.4.1. Chọn ô, hàng, cột bảng tính
Chọn ô: Nháy chuột vào ô cần chọn. Để chọn một nhóm ô liền nhau (miền), nháy chuột vào ô đầu tiên sau đó ấn giữ và kéo thả chuột đến ô cuối cùng rồi thả chuột.
Muốn chọn nhiều miền rời nhau: ấn giữ phím Ctrl trong khi chọn các ô, miền khác nhau.
Chọn hàng: Nháy chuột vào tên hàng.
Chọn cột: Nháy chuột vào tên cột.
Chọn bảng tính: Nháy chuột vào phần giao giữa tên cột và tên hàng.
4.4.2. Định dạng chung
Các nút định dạng thông dụng của Excel nằm ở thẻ Home trên thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán, khi cần định dạng đơn giản chỉ cần chọn các nút định dạng phù hợp như hình dưới:
Số bản in của 1 trang Chọn để in
Chọn loại máy in In từ trang…đến trang…
Chọn hướng trang in Chọn khổ giấy in
Nhưng khi cần định dạng phức tạp hơn, cần phải truy cập vào hộp thoại Format Cells như sau:
Cách 1: Chọn Home, Format (nhóm Cells), Format Cells,…
Cỡ chữ Font chữ
Phóng to chữ Thu
nhỏ chữ
Căn lề trên
Căn giữa
Căn lề dưới
Xoay chữ Wrap Text
Nối ô
Các loại định dạng số chữ Dạng số
%
Dạng số (tiền tệ)
Dạng số (kế toán)
Tăng số thập phân
Giảm số thập phân Chữ đậm
Chữ nghiêng Chữ gạch chân
Kẻ khung Tô nền
Màu chữ Căn trái
Căn giữa
Căn phải Giảm thụt đầu
các dòng
Tăng thụt đầu các dòng
Cách 2: Ấn tổ hợp phím tắt Ctrl + 1 (phím số 1)
Cách 3: Nháy phải chuột vào ô cần định dạng, chọn Format Cell từ thực đơn ngữ cảnh:
4.4.3. Định dạng số
• Chọn văn bản trong ô cần định dạng
• Ấn tổ hợp phím Ctrl + 1, chọn tab Number, xuất hiện hộp thoại:
- Category: Danh sách các loại định dạng số, giá trị
- Sample: Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng chọn
+ Decimal places: Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific
+ Use 1000 Separator (,): Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number
+ Negative numbers: Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency
+ Type: Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom.
- Chọn OK
4.4.4. Định dạng văn bản trong ô
• Chọn văn bản trong ô cần định dạng
• Ấn tổ hợp phím Ctrl + 1, chọn tab Alignment, xuất hiện hộp thoại Format Cells - Tại ô Horizontal: Có các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung theo chiều ngang
của ô, bao gồm các lựa chọn sau:
+ General: Bình thường không căn
+ Left: Căn dữ liệu sang bên trái ô, hoặc ấn tổ hợp Ctrl + L + Right: Căn dữ liệu sang bên phải ô, hoặc ấn tổ hợp Ctrl + R + Center: Căn vào giữa ô, hoặc ấn tổ hợp Ctrl + E
+ Justifield: Căn đều hai bên, hoặc ấn tổ hợp Ctrl + J + Fill: Tự động điền dữ liệu giống nhau.
+ Center Across selection: Căn dữ liệu vào chính giữa các ô được lựa chọn.
- Tại ô Vertical: Cho phép căn dữ liệu theo chiều dọc cuả ô, gồm một trong các lựa chọn sau:
+ Top: Căn sát lề trên của ô + Bottom: Căn sát lề dưới của ô + Center: Căn vào giữa của ô
- Muốn tạo chế độ xuống dòng cho ô thì tích vào ô Wraptext.
- Muốn liên kết (trộn) nhiều ô thì tích vào ô Merge cells, hoặc nháy chuột vào biểu tượng Merge and Center trong nhóm Alignment.
- Muốn tạo góc quay cho văn bản, nháy chuột vào chữ TEXT trong ô Orientation sau đó chọn góc cần quay cho văn bản.
- Chọn OK
4.4.5. Định dạng ký tự trong ô
- Chọn văn bản trong ô cần định dạng
- Ấn tổ hợp phím Ctrl + 1, chọn tab Font, xuất hiện hộp thoại Format Cells:
+ Font: Chọn kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri
+ Font style: Chọn kiểu thường, in nghiêng, in đậm… của Font chữ, kiểu mặc định là Regular
+ Size: Kích thước font chữ, từ cỡ 1 đến 1638 và mặc định là cỡ chữ 11 point + Underline: Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None
+ Color: Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel tự chọn màu) + Effects Strikethrough: Có thêm đường gạch ngang văn bản
Superscript: Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên
Subscript: Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dưới + Preview: Xem trước kết quả định dạng vừa chọn
+ Chọn OK
4.4.6. Định dạng khung viền
- Chọn hàng, cột hay toàn bảng cần kẻ.
- Ấn tổ hợp phím Ctrl + 1, chọn tab Border, xuất hiện hộp thoại:
+ Tại ô: Presets: gồm một trong ba lựa chọn:
- None: Bình thường không kẻ bảng.
- Outline: Kẻ viền ngoài cho bảng.
- Inside: Kẻ đường trong cho bảng.
+ Tại ô Style: Chọn các kiểu đường nét.
+ Tại ô: Color: Chọn màu cho đường nét.
+ Tại ô: Border: Cho phép bỏ hoặc tạo các đường kẻ cho bảng (Nháy chuột vào đường cần kẻ trong khung).
- Chọn OK.
Lưu ý:
Kẻ bảng nhanh bằng cách bôi đen vùng dữ liệu cần kẻ. Sau đó nháy chuột vào biểu tượng Borders trên nhóm Home, chọn các đường cần kẻ.
4.4.7. Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) - Chọn vùng cần tô nền
- Ấn tổ hợp phím Ctrl + 1, chọn tab Fill, xuất hiện hộp thoại:
+ Background Color: Chọn màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền
+ More Colors: Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu + Pattern Color: Các mẫu màu nền
+ Pattern Style: Các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trước kết quả chọn màu và kiểu mẫu tại Sample.
- Chọn OK
4.4.8. Thay đổi kích thước ô, hàng, cột
Để thay đổi kích thước hàng hoặc cột, đưa trỏ chuột lên đầu mỗi hàng hoặc cột, khi chuột biến thành mũi tên hai chiều thì thực hiện ấn giữ và kéo thả chuột đến kích thước cần thiết sau đó thả chuột.
Lưu ý: Muốn cho một số cột / hàng liền nhau có độ rộng / độ cao bằng nhau, chọn các cột / hàng, sau đó thực hiện thay đổi độ rộng / độ cao của cột / hàng như đã làm ở trên.
4.4.9. Xoá hàng, cột, bảng tính
Nháy chuột phải vào tên hàng / cột cần xóa, chọn Delete.
Để xóa bảng tính, nháy chuột phải vào tên bảng tính, xuất hiện bảng chọn, chọn Delete.
4.4.10. Chèn hàng, cột, bảng tính
Chèn hàng: Nháy chuột phải vào tên hàng, chọn Insert sẽ thêm một hàng mới ở phía trên hàng đã chọn (hoặc vào menu Insert / Rows).
Chèn cột: Nháy chuột phải vào tên cột, chọn Insert sẽ thêm một cột mới ở bên trái cột đã chọn (hoặc vào menu Insert / Columns).
Chèn bảng tính: Nháy chuột phải vào tên bảng tính, chọn Insert
Chọn Worksheet, chọn OK, bảng tính mới sẽ chèn vào bên trái bảng tính đã chọn.
4.4.11. Ẩn, hiện hàng, cột, bảng tính
Ẩn hàng/cột: Nháy chuột phải vào tên hàng/cột, chọn Hide
Hoặc chọn hàng/cột, sau đó từ thẻ Home, trong nhóm Cells chọn Format, xuất hiện hộp thoại.
Chọn Hide & Unhide từ menu ngữ cảnh, chọn Hide Rows/Hide Columns để ẩn hàng/cột.
Để hiện lại hàng/cột, nháy chuột phải vào phần ranh giới tên hàng/cột có hàng/cột bị che ở giữa (đến khi trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều có hai sọc ở giữa), chọn Unhide.
Hoặc chọn hai hàng/cột, nơi có hàng/cột bị che ở giữa, từ Home chọn nhóm Cells, xuất hiện hộp thoại:
Chọn Hide & Unhide từ menu ngữ cảnh, chọn Unhide Rows/Unhide Columns để hiện lại hàng/cột.
Ẩn / hiện bảng tính
Để ẩn bảng tính, nháy chuột phải vào tên bảng tính, chọn Hide
Để hiện lại bảng tính đã bị ẩn, nháy chuột phải vào tên một bảng tính bất kỳ, chọn Unhide, xuất hiện hộp thoại chứa danh sách bảng tính đã bị ẩn.
- Chọn bảng tính cần hiện lại - Chọn OK.
4.4.12. Đổi tên bảng tính
Bảng tính có tên mặc định là Sheet1, Sheet2,… Muốn thay đổi tên bảng tính, nháy đúp chuột vào tên Sheet cần đặt tên (ở góc dưới màn hình) hoặc nháy chuột phải vào tên Sheet, chọn Rename, sau đó gõ vào tên cần đặt cho bảng tính.
4.4.13. Đánh số tự động
- Nhập hai giá trị đầu tiên của dãy vào hai ô đầu của phạm vi.
- Chọn hai ô vừa nhập.
- Đưa con trỏ tới góc dưới bên phải ô thứ hai, khi chuột biến thành dấu cộng đặc (+) thì thực hiện ấn giữ và kéo thả chuột cho đến cuối phạm vi rồi nhả chuột.