Chương 4. BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ
4.7. Cơ sở dữ liệu
+ Cơ sở dữ liệu (CSDL)
Vùng dữ liệu trong Excel thoả mãn điều kiện sau được coi là CSDL:
- Dòng đầu tiên trong vùng dữ liệu dùng để ghi tiêu đề của từng cột, các cột khác nhau không được trùng tên.
- Trong vùng dữ liệu không có cột trống, mỗi cột được gọi là một trường.
- Mỗi dòng (gọi là bản ghi) chứa các dữ liệu cần khai thác.
Trên một CSDL dạng bảng của EXCEL, có thể:
Sắp xếp (Sort)
Trích lọc (Filter)
Xóa (Delete)
Rút trích (Extract) những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó.
Để thực hiện các thao tác này, cần phải tạo ra các vùng sau:
Vùng dữ liệu (Database): Là vùng CSDL gồm ít nhất hai dòng (Row): dòng đầu chứa các tiêu đề cột (Field name), các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẩu tin (Record).
Vùng tiêu chuẩn (Criteria): Là vùng chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích hay trích lọc. Vùng này gồm ít nhất hai dòng: Dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa điều kiện.
Vùng rút trích (Extract): Là vùng trích dữ liệu chứa các mẩu tin của vùng dữ liệu thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng này cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cần rút trích, các dòng còn lại chứa dữ liệu đã rút trích được.
Ví dụ:
+ Các dạng tiêu chuẩn
- Tiêu chuẩn số: Ô điều kiện có kiểu số
Ví dụ: Xây dựng vùng tiêu chuẩn để lọc ra danh sách những cán bộ có phụ cấp 500.000 đồng trong công ty.
- Tiêu chuẩn chuỗi: Ô điều kiện có kiểu dãy kí tự, có thể chứa các kí tự gộp:
*: Thể hiện cho nhóm kí tự
?: Thể hiện cho một kí tự bất kỳ
Ví dụ: Xây dựng vùng tiêu chuẩn để lọc ra danh sách cán bộ là nhân viên trong công ty.
Ví dụ: Xây dựng vùng tiêu chuẩn để lọc ra danh sách cán bộ họ Nguyễn trong công ty.
Họ và tên Nguyễn*
- Tiêu chuẩn so sánh: Ô điều kiện chứa phép so sánh (<, >, <=, >=, <>) kèm với giá trị so sánh.
Ví dụ: Xây dựng vùng tiêu chuẩn để lọc ra danh sách cán bộ có phụ cấp dưới 500.000đ trong công ty.
- Tiêu chuẩn công thức: ô điều kiện có kiểu công thức, cần lưu ý hai điểm sau:
• Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải khác với tất cả tiêu đề của vùng dữ liệu.
• Trong ô điều kiện, phải lấy địa chỉ của ô trong mẩu tin đầu tiên trong vùng dữ liệu để so sánh. Giá trị trả về tùy thuộc vào điều kiện chọn (thường là giá trị logic).
Ví dụ: Xây dựng vùng tiêu chuẩn để lọc ra danh sách nhân viên và bảo vệ trong công ty.
- Tiêu chuẩn liên kết: Liên kết các tiêu chuẩn lại với nhau, khi đó những tiêu chuẩn lọc trên cùng một dòng được hiểu là liên kết AND, khác dòng là liên kết OR.
Ví dụ: Xây dựng vùng tiêu chuẩn để lọc ra danh sách nam cán bộ có phụ cấp từ 300.000đ trở lên.
Ví dụ: Xây dựng vùng tiêu chuẩn để lọc ra danh sách nhân viên và bảo vệ trong công ty.
4.7.2. Sắp xếp dữ liệu
Để sắp xếp dữ liệu cho bảng tính, phải chọn khóa. Trong CSDL, trường quy định cách sắp xếp được gọi là khóa. Có thể định tối đa 3 khóa. Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ hai; cùng giá trị ở khoá thứ hai được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.
Các bước thực hiện như sau:
- Chọn bảng cần sắp xếp
- Trên thanh Ribbon chọn Data
- Trong nhóm Sort & Filter chọn Sort, xuất hiện hộp thoại sau:
+ Tại ô Sort by: Chọn cột chính (chứa khóa) cần sắp xếp + Tại ô Order chọn thứ tự sắp xếp:
- Smallest to Largest: Sắp xếp theo chiều tăng dần.
- Largest to Smallest: Sắp xếp theo chiều giảm dần
- Custom List: Sắp xếp theo thứ tự khác (không có trong danh sách Order) + Chọn Add Level sẽ xuất hiện thêm dòng Then By
+ Tại dòng Then by, chọn cột sắp xếp phụ, thứ tự sắp xếp tương tự như trên + Để xóa dòng Then By, nháy chuột chọn nút Delelte Level
- Chọn OK.
4.7.3. Lọc dữ liệu
+ Lọc tự động (Auto Filter)
Trong bảng tính Excel khi lọc sử dụng chức năng lọc tự động đó là Auto Filter. Khi đó chỉ những bản ghi thoả mãn điều kiện mới được hiện ra còn ngược lại chúng bị che dấu đi.
Cách tiến hành lọc như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc
Bước 2: Trên thanh Ribbon chọn Data, trong nhóm Sort & Filter chọn Filter, khi đó ở đầu bảng tính xuất hiện mũi tên trỏ xuống. Ví dụ như bảng tính sau:
- Để lọc theo một điều kiện nào đó, nháy chuột vào mũi tên ở đầu cột cần lọc, sau đó chọn điều kiện cần lọc.
Ví dụ: Để lọc ra tên hàng là “sữa bột”, nháy chuột vào mũi tên đầu cột tên hàng, chọn điều kiện cần lọc là “sữa bột”. Khi đó có được danh sách tên hàng là “sữa bột” như sau:
Lưu ý: Muốn lọc theo các điều kiện là Và (AND) hay Hoặc (OR), nháy chuột vào mũi tên đầu cột cần lọc > Number Filter > chọn Custom Filter
Xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter
Chọn (And) hay (Or) và nhập vào các điều kiện tại các ô có mũi tên xuống dưới để tiến hành lọc. Khi đã lọc được các bản ghi, nếu cần lưu giữ lại, phải Copy sang vùng khác.
- Muốn trở về bảng tính ban đầu, nháy chuột vào mũi tên cột đã lọc, sau đó chọn Select All.
- Muốn bỏ mũi tên ở đầu các cột, chọn Data, chọn Filter.
+ Lọc nâng cao (Advanced Filter)
Trong bảng tính Excel, nếu muốn lọc theo nhiều điều kiện khác nhau và khi lọc xong sẽ xuất dữ liệu thoả mãn điều kiện ra một bảng tính riêng thì có thể chọn chức năng lọc là Advanced Filter (lọc nâng cao).
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Tạo vùng tiêu chuẩn cần lọc xuống một vị trí mới (thường để phía dưới bảng tính).
Ví dụ có các vùng điều kiện lọc sau:
* Điều kiện đơn.
Khu vực A
* Điều kiện Và (AND).
Tên hàng Số lượng Sữa bột <=200
* Điều kiện Hoặc (OR).
Chức vụ Phụ cấp CV Nhân viên
>0 Bước 2:
- Đặt con trỏ bất kỳ vị trí nào trong bảng tính.
- Trên thanh Ribbon chọn Data, trong nhóm Sort & Filter chọn Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại sau:
+ Tại ô List range: Nhập vào địa chỉ vùng CSDL bảng tính (thường dùng chuột chọn cả bảng tính)
+ Tại ô Criteria range: Nhập vào địa chỉ của vùng điều kiện
+ Chọn vào ô Copy to another location để lọc dữ liệu thỏa mãn điều kiện ra vùng Copy to
+ Tại ô Copy to: Nhập vào địa chỉ nơi xuất dữ liệu đã được lọc xuống vị trí mới (thường chọn một ô phía dưới bảng tính).
Chọn OK.