Chương 4. BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ
4.6. Các hàm thường dùng trong Excel
Hàm (Function) là công cụ xử lý dữ liệu đắc lực trong Excel. Dùng hàm để tính toán dữ liệu nhanh chóng, tính một lần cho kết quả ở nhiều dòng dữ liệu. Hàm sẽ thao tác trên dữ liệu, dữ liệu này được biểu diễn bằng địa chỉ tương ứng trong Excel. Mỗi hàm có một cú pháp riêng, khi sử dụng trong công thức chỉ việc ghi tên hàm kèm theo các đối bên trong ngoặc tròn, nếu có từ hai đối trở lên phải cách nhau dấu phẩy. Sử dụng các hàm có sẵn của Excel hoặc có thể viết hàm mới.
Excel có trên 300 hàm và được phân loại thành từng nhóm:
Nhóm hàm (Category) 1. Statistical
2. Date & Time 3. Text
4. Logic
5. Lookup & Reference 6. Math & Trig
7. Information 8. Financia 9. Database 10. Engineering
Mô tả
Nhóm hàm thống kê Nhóm hàm về ngày giờ Nhóm hàm xử lý chuỗi Nhóm hàm logic Nhóm hàm dò tìm Hàm toán và lượng giác Nhóm hàm xử lý thông tin Nhóm hàm tài chính Nhóm hàm cơ sở dữ liệu Hàm dùng trong kỹ thuật
Khi gọi thi hành một hàm, hàm sẽ trả về một kết quả là: Giá trị số, một giá trị kiểu ngày, giờ, giá trị dãy kí tự, giá trị kiểu logic: TRUE (đúng), FALSE (sai) hoặc một thông báo lỗi tùy theo hàm thuộc nhóm nào hoặc có lỗi cú pháp nào không.
+ Thiết lập công thức có ứng dụng hàm
Công thức có ứng dụng các hàm bên trong Excel đều có dạng cú pháp tổng quát như sau:
Cú pháp:
=TÊN HÀM([<đối 1>,<đối 2>,…<đối n>]) Trong đó:
- Dấu (=) là thành phần bắt buộc phải có trong mọi công thức
- Tên hàm: tên hàm đượcc sử dụng tùy thuộc vào từng tình huống xử lý cụ thể và phải thực hiện dung theo các quy ước của Excel.
- Các <đối 1>, <đối 2>,…,<đối n> có thể là: hằng, chuỗi, biểu thức, biểu thức logic, địa chỉ ô, địa chỉ miền, hàm khác (trong trường hợp hàm lồng nhau). Các đối được đặt trong dấu ngoặc vuông thể hiện rằng: hàm có thể có đối hoặc không có đối. Ví dụ:
+ Hàm TODAY() cho kết quả là ngày hiện tại trong hệ thống máy tính. Hàm này không có đối.
+ Hàm Len(“Excel 2010”) cho kết quả độ dài của chuỗi là mười. Hàm có một đối.
+ Hàm Sum(B2,C5,8) cho kết quả là tổng các số trong các ô B2, C5 và hằng số.
Lưu ý:
- Trường hợp dùng một hàm để làm đối cho hàm khác (hàm lồng nhau) thì không cần viết dấu bằng trước tên hàm đó.
- Tên hàm không phân biệt chữ hoa, chữ thường.
- Trong hàm không được có dấu cách.
- Các đối có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong cặp dấu ngoặc tròn () và cách nhau bởi dấu phẩy (như trong tài liệu này) hoặc bởi dấu ngăn cách nào đó (ví dụ dấu chấm phẩy) tùy theo khai báo trong Control Panel > Regional Settings trong máy tính. Trong một hàm có thể chứa tối đa 30 đối nhưng không được vượt quá 1024 ký tự.
- Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng chuỗi ký tự thì chúng phải được đặt trong cặp dấu nháy kép “ ”.
+ Nhập hàm
Có nhiều cách để nhập hàm vào bảng tính, thông thường sử dụng những cách sau:
Nhập từ bàn phím
Sử dụng công cụ AutoSum
Sử dụng chức năng Function Library
+ Nhập từ bàn phím
Khi nhập công thức từ bàn phím, có thể nhập trực tiếp tại địa chỉ ô cần lập công thức hoặc nhập trên thanh công cụ Formula.
Bước 1: Chọn ô cần nhập công thức, gõ dấu bằng (=) hoặc dấu @ Bước 2: Nhập tên hàm và đối từ bàn phím theo đúng cú pháp
Bước 3: Ấn Enter hay nút trên thanh công thức để xuất ra kết quả.
Khi gõ vào chữ cái đầu tiên của tên hàm sẽ xuất hiện một danh sách các hàm có tên giống ký tự vừa nhập, chọn đúng tên hàm rồi bấm phím Tab (hoặc Enter) để nhập hàm.
Minh họa ví dụ tính tổng như hình dưới:
+ Sử dụng công cụ AutoSum
Công cụ AutoSum (trong nhóm Editing của thẻ Home, hoặc nhóm Function Library của thẻ Formulas) cung cấp các hàm thường xuyên sử dụng.
Bước 1: Chọn ô cần nhập công thức
Bước 2: Chọn menu Formulas, chọn dấu mũi tên tại công cụ AutoSum Bước 3: Chọn hàm cần thực hiện cho phép tính.
+ Sử dụng chức năng Function Library
Giúp dễ dàng thực hiện việc nhập hàm và các đối số bên trong, hỗ trợ tốt khi người sử dụng không chắc chắn các hàm cần dùng và muốn duyệt qua sự lựa chọn đó. Tùy theo trường hợp có thể chọn hàm cần sử dụng trong từng nhóm hàm khác nhau. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn Formulas
Bước 2: Trong nhóm Function Library, chọn hàm cần sử dụng
Bước 3: Nếu nhóm hàm cần sử dụng không có trên thanh Formulas: chọn More Functions, chọn nhóm hàm cần thiết.
Sử dụng chức năng Insset Function trên thanh Formulas
Chọn biểu tượng hoặc bấm Shift + F3 để gọi hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng.
Ví dụ với trường hợp sau:
Tại cột Kết quả, lập công thức theo yêu cầu sau: Nếu tổng điểm 3 môn Toán, Lý, Hóa từ 15 điểm trở lên thì Kết quả xuất ra là “Đỗ”, ngược lại nếu nhỏ hơn 15 điểm thì Kết quả là
“Trượt”.
Bước 1: Chọn biểu tượng trên thanh Formulas hoặc bấm Shift+F3 Bước 2: Xuất hiện hộp thoại sau:
Bước 3: Chọn nhóm hàm trên danh sách Or select a category Bước 4: Chọn hàm muốn sử dụng trên danh sách Select a function
Bước 5: Chọn OK, xuất hiện hộp thoại yêu cầu xác định các đối số của hàm:
Bước 6: Chọn đối số của hàm bằng cách:
- Đặt trỏ chuột vào khung nhập đối số
- Gõ vào từ bàn phím hay dùng chuột chọn vào biểu tượng bên phải hộp chọn để chọn địa chỉ trên bảng tính. Nếu đối số lại là một hàm khác thì chọn tại hộp danh sách hàm
Bước 7: Chọn OK 4.6.2. Các hàm toán học
+ Hàm ABS Dạng hàm:
=ABS(<biểu thức>) Hàm trả về trị tuyệt đối của biểu thức truyền vào Ví dụ:
+ Hàm INT Dạng hàm:
= INT(<biểu thức>)
Hàm trả về kết quả của phép chia lấy phần nguyên của biểu thức truyền vào (phần thập phân bị cắt bỏ không làm tròn).
Ví dụ:
+ Hàm MOD Dạng hàm:
= MOD(<biểu thức 1>,<biểu thức 2>) Hàm trả về phần dư của phép chia <biểu thức 1> cho <biểu thức 2>
Ví dụ:
+ Hàm ROUND Dạng hàm:
= ROUND(<biểu thức>,<vị trí làm tròn>)
Hàm trả về giá trị được làm tròn của <biểu thức> tại <vị trí làm tròn>.
Ví dụ:
4.6.3. Các hàm thống kê + Hàm tính tổng Dạng hàm:
= Sum(<số thứ 1>,<số thứ 2>,...)
Trong đó: <số thứ 1>,<số thứ 2>,... là các giá trị số cần tính tổng, hoặc là địa chỉ ô, địa chỉ miền.
Ví dụ:
Lưu ý: Tính tổng nhanh bằng cách: Đặt con trỏ vào ô cần tính tổng, sau đó nháy đúp chuột vào biểu tượng Auto Sum () trên thanh công cụ.
+ Hàm tính giá trị trung bình Dạng hàm:
= Average (<số thứ 1>,<số thứ 2>,...).
Trong đó: <số thứ 1>,<số thứ 2>,… là các giá trị số cần tính, hoặc là địa chỉ ô, địa chỉ miền.
Ví dụ:
Lưu ý: Tính giá trị trung bình nhanh bằng cách:
Đặt con trỏ vào ô cần tính, sau đó nháy chuột vào nút mũi tên của biểu tượng Auto Sum () trên thanh công cụ, sau đó chọn tên hàm Average và nhập vào các giá trị hoặc là địa chỉ của ô hay miền cần tính.
+ Hàm tìm giá trị lớn nhất Dạng hàm:
= Max(<số thứ 1>,<số thứ 2>,...)
Trong đó: <số thứ 1>,<số thứ 2>,... là các giá trị số cần tìm, hoặc là địa chỉ ô, địa chỉ miền.
Ví dụ:
Lưu ý: Tìm giá trị lớn nhất nhanh bằng cách:
Đặt con trỏ vào ô cần tìm, sau đó nháy chuột vào nút mũi tên của biểu tượng Auto Sum () trên thanh công cụ, sau đó chọn tên hàm Max và nhập vào các giá trị cần tìm hoặc là địa chỉ ô, địa chỉ miền.
+ Hàm tìm giá trị nhỏ nhất Dạng hàm:
= Min(<số thứ 1>,<số thứ 2>,...)
Trong đó: <số thứ 1>,<số thứ 2>,... là các giá trị số cần tính, hoặc là địa chỉ ô hay miền.
Ví dụ:
Lưu ý: Tìm giá trị nhỏ nhất nhanh bằng cách:
Đặt con trỏ vào ô cần tính, sau đó nháy chuột vào nút mũi tên của biểu tượng Auto Sum () trên thanh công cụ, sau đó chọn tên hàm Min và nhập vào các giá trị cần tìm hoặc là địa chỉ ô hay miền.
+ Hàm đếm Dạng 1:
= Count(<miền đếm>) Trong đó: <miền đếm> là phạm vi khối ô cần đếm.
Dùng để đếm số ô chứa trị số trong phạm vi được chỉ ra và mỗi ô đếm được tính là 1.
Dạng 2:
= Counta(<miền đếm >)
Dùng để đếm số ô chứa giá trị trong phạm vi được chỉ ra và mỗi ô đếm được tính là 1.
Ví dụ 1 Ví dụ 2
+ Hàm SUMIF
Hàm trả về một giá trị là tổng của một dãy ô trong hàm thoả mãn điều kiện.
Dạng hàm:
= SUMIF(<miền điều kiện>,<điều kiện>,<miền tính tổng>) Trong đó:
Ví dụ:
+ Hàm COUNTIF
Dùng để đếm số ô trong <miền đếm> thỏa mãn <điều kiện>.
Dạng hàm:
= COUNTIF(<miền đếm>,<điều kiện>) Ví dụ:
+ Hàm xếp thứ hạng RANK
Hàm này trả về thứ hạng của một số trong dãy ô cho trước.
Dạng hàm:
= RANK(<giá trị xếp>,<bảng giá trị>,<tiêu chuẩn xếp>) Trong đó:
<giá trị xếp> là giá trị cần xếp thứ hạng.
<bảng giá trị> là một mảng, địa chỉ ô hay dãy ô có chứa giá trị muốn xếp thứ hạng.
<tiêu chuẩn xếp>: Đối này có giá trị số 0 hoặc 1, quy định cách xếp thứ hạng.
Nếu là 1: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
Nếu là 0: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ lớn đến nhỏ.
Ví dụ:
4.6.4. Các hàm logic
+ Khái niệm về điều kiện
Điều kiện là một biểu thức logic. Biểu thức logic là biểu thức chỉ nhận một trong hai giá trị đúng (True) hoặc sai (False).
Nếu điều kiện nhận giá trị kiểu văn bản hoặc kiểu ngày, thì điều kiện đó phải được đặt trong ngoặc kép, ngược lại nếu nhận kiểu số thì điều kiện đó không cần đặt trong ngoặc kép.
Trong khi tính toán, điều kiện có thể là biểu thức đại số hoặc là địa chỉ ô cần tính hay là một hàm nào đó tuỳ theo yêu cầu của bài toán phải nhập vào điều kiện cho phù hợp với hàm đang tính.
+ Hàm OR: Là hàm logic, chỉ sai khi tất cả các điều kiện đều sai, và đúng trong các trường hợp còn lại.
Dạng hàm:
= OR(<biểu thức logic1>,<biểu thức logic2>,...)
Trong đó: <biểu thức logic1>, <biểu thức logic2>,... là các điều kiện cần tính.
Ví dụ:
Khi thứ tự xếp thứ bằng 1 Khi thứ tự xếp thứ bằng 0
+ Hàm AND
Là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các điều kiện đều đúng, và sai trong trường hợp còn lại.
Dạng hàm: = AND (<biểu thức logic1>,<biểu thức logic2>,...)
Trong đó: <biểu thức logic1>, <biểu thức logic2>,... là các điều kiện cần tính.
Ví dụ:
+ Hàm NOT
Là hàm logic, nếu điều kiện đúng thì hàm NOT sẽ cho giá trị là sai, và ngược lại.
Dạng hàm: = NOT(<biểu thức logic>)
Trong đó: <biểu thức logic> là những giá trị, điều kiện đặt ra.
Ví dụ 1:
Ví dụ 2:
+ Hàm TRUE
Dạng hàm: =TRUE() Là hàm logic, trả về giá trị đúng.
+ Hàm FALSE
Dạng hàm: =FALSE() Là hàm logic, trả về giá trị sai.
+ Hàm IF
Dạng hàm: = IF(<biểu thức logic>,<giá trị đúng>,<giá trị sai>) Trong đó:
<biểu thức logic>: Là điều kiện cần tính
<giá trị đúng>: Là giá trị nhận được khi điều kiện đúng
<giá trị sai>: Là giá trị nhận được khi điều kiện sai.
Ví dụ:
Lưu ý:
Trong khi tính toán nếu có hơn hai điều kiện trở lên thì phải dùng hàm if lồng nhau.
Ví dụ:
4.6.5. Các hàm chuỗi ký tự + Hàm LEFT
Dạng hàm: = LEFT(“chuỗi ký tự”,n) Hàm trả về n ký tự bên trái của chuỗi.
Ví dụ:
+ Hàm RIGHT
Dạng hàm: = RIGHT(“chuỗi ký tự”,n) Hàm trả về n ký tự bên phải của chuỗi.
Ví dụ:
+ Hàm MID
Dạng hàm: = MID(“chuỗi ký tự”,m,n) Hàm trả về n ký tự tính từ vị trí m của chuỗi.
Ví dụ:
+ Hàm LEN
Dạng hàm: =LEN(“chuỗi ký tự”)
Hàm trả về số ký tự có trong “chuỗi ký tự”.
Ví dụ:
+ Hàm VALUE chuyển chuỗi ký tự dạng số thành dữ liệu kiểu số Dạng hàm : =VALUE(“chuỗi ký tự số”)
Hàm chuyển chuỗi ký tự dạng số thành dữ liệu kiểu số.
Ví dụ:
4.6.6. Các hàm ngày tháng + Hàm NOW
Dạng hàm: =Now()
Hàm trả về giá trị ngày và giờ hiện tại của hệ thống Ví dụ:
+ Hàm TODAY
Dạng hàm: =Today()
Hàm trả về giá trị ngày hiện tại của hệ thống Ví dụ:
+ Hàm DAY
Dạng hàm: =Day(<tham số kiểu ngày>)
Hàm trả về giá trị ngày trong tháng dựa trên các tham số truyền vào Ví dụ:
+ Hàm MONTH
Dạng hàm: =Month(<tham số kiểu ngày>)
Hàm trả về giá trị tháng trong năm dựa trên các tham số truyền vào Ví dụ:
+ Hàm YEAR
Dạng hàm: =Year(<tham số kiểu ngày>)
Hàm trả về giá trị năm (dạng 4 chữ số) dựa trên các tham số truyền vào.
Ví dụ:
Hàm YEAR thường dùng để tính tuổi khi biết năm sinh.
Ví dụ:
+ Hàm DATE
Dạng hàm: =Date(<năm>,<tháng>,<ngày>)
Hàm trả về giá trị kiểu ngày dựa trên các tham số truyền vào Ví dụ:
+ Hàm TIME
Dạng hàm: =Time(<giờ>,<phút>,<giây>)
Hàm trả về giá trị kiểu giờ dựa trên các tham số truyền vào Ví dụ:
+ Hàm HOUR
Dạng hàm: =Hour(<tham số kiểu giờ>)
Hàm trả về giá trị giờ dựa trên các tham số truyền vào.
Ví dụ:
+ Hàm MINUTE
Dạng hàm: =Minute(<tham số kiểu giờ>)
Hàm trả về giá trị phút dựa trên các tham số truyền vào.
Ví dụ:
+ Hàm SECOND
Dạng hàm: =Second(<tham số kiểu giờ>)
Hàm trả về giá trị giây dựa trên các tham số truyền vào.
Ví dụ:
4.6.7. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu + Cách tạo vùng tham chiếu
Để sử dụng hàm tìm kiếm theo cột hay theo hàng, trước tiên phải tạo vùng tham chiếu bằng cách:
Sao chép tiêu đề cột/hàng cần tìm kiếm và tiêu đề chứa các giá trị cần truy tìm xuống vị trí mới, thường đặt ở phía dưới bảng tính, sau đó nhập vào (hoặc sao chép) các giá trị cần tìm kiếm hoặc tham chiếu.
+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột
Dạng hàm: =Vlookup(<trị tra cứu>,<bảng tra cứu>,<cột lấy dữ liệu>,[0]/[1]) Trong đó:
<trị tra cứu>: là giá trị sẽ được tìm kiếm trên cột đầu tiên của <bảng tra cứu>.
<bảng tra cứu>: là nơi chứa giá trị cần tìm viết thành cột (dùng địa chỉ tuyệt đối).
<cột lấy dữ liệu>: là thứ tự cột (trong vùng tham chiếu) sẽ lấy giá trị trả về nếu tìm thấy.
[0]/[1]: là cách truy tìm, trong đó:
- Nhận giá trị 0 khi cột đầu tiên trong vùng tham chiếu không được sắp xếp.
- Nhận giá trị 1 khi cột đầu tiên trong vùng tham chiếu được sắp xếp.
Lưu ý:
Cột đầu tiên trong vùng tham chiếu phải là cột chứa giá trị cần tìm.
Ví dụ: Một công ty có 5 loại xe: a, b, c, d, e cho thuê với giá mỗi ngày tương ứng là:
100, 200, 300, 400, 500. Hãy dùng hàm điền vào cột Giá ngày ở Bảng chi tiết thuê xe.
Cách làm như sau:
- Trước hết, tạo vùng tham chiếu bằng cách lập bảng phụ về giá thuê của mỗi loại xe.
- Tiếp theo dùng hàm VLOOKUP để tìm kiếm trong vùng tham chiếu. Cụ thể, tại ô C3 gõ công thức:
=VLOOKUP(A3,$B$12:$C$16,2,1)
+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo hàng Dạng hàm:
=Hlookup(<trị tra cứu>,<bảng tra cứu>,<hàng lấy dữ liệu>,[0]/[1])) Hàm này tương tự hàm VLOOKUP nhưng tham chiếu theo hàng.
<trị tra cứu>: là giá trị sẽ được tìm kiếm trên hàng đầu tiên của <bảng tra cứu>.
<bảng tra cứu>: là nơi chứa giá trị cần tìm viết thành hàng (dùng địa chỉ tuyệt đối).
<hàng lấy dữ liệu>: là thứ tự hàng (trong vùng tham chiếu) sẽ lấy giá trị trả về nếu tìm thấy.
[0]/[1]: là cách truy tìm, trong đó:
- Nhận giá trị 0 khi hàng đầu tiên trong vùng tham chiếu không được sắp xếp.
- Nhận giá trị 1 khi hàng đầu tiên trong vùng tham chiếu được sắp xếp.
Ví dụ: Làm lại ví dụ trên bằng cách dùng hàm HLOOKUP như sau:
Tại ô C3 gõ công thức:
=HLOOKUP(A3,$B$11:$F$12,2,1)