CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC ỨNG DỤNG KTQT TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VĨNH THỊNH
4.2 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT TỔ CHỨC ÁP DỤNG KTQT TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VĨNH THỊNH
4.2.1 Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Xuất phát từ yêu cầu thông tin của KTQT chỉ dùng để phục vụ cho các nhà quản trị DN trong việc điều hành hoạt động SX – KD cho nên công tác tổ chức KTQT cũng được tổ chức linh hoạt tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động SX – KD tại mỗi DN sao cho đáp ứng thông tin của nhà quản lý.
Sinh Viên: Đào Thị Toan_Lớp: KT1A1
Tuỳ theo quy mô hoạt động của mỗi DN mà lựa chọn phương thức tổ chức bộ máy KTQT. Nếu là DN hoạt động quy mô lớn thì có thể tổ chức một bộ phận chuyên đảm trách KTQT – phương thức riêng biệt. Nếu là DN hoạt động quy mô nhỏ, vừa thì phần hành KTQT có thể do các kế toán viên của phần hành KTTC kiêm nhiệm – phương thức kết hợp. Dù lựa chọn phương thức tổ chức riêng biệt hay kết hợp phần hành KTQT và KTTC thì yêu cầu về công tác KTQT vẫn phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ là dự toán, phân tích, đánh giá, lập báo cáo kế toán quản trị, xem xét đánh giá các dự án và cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định.
4.2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTQT và KTTC
Hiện nay có hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán đang được ứng dụng là mô hình kết hợp và mô hình riêng biệt. Với điều kiện của các DN Việt Nam và Công ty hiện nay thì việc lựa chọn mô hình kết hợp là phù hợp nhất vì sẽ tiết kiệm được nhân lực dẫn đến tiết kiệm được chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí cho Công ty. Bên cạnh đó thì hiện nay hệ thống kế toán Việt Nam tuy chưa có những quy định cụ thể về KTQT nhưng cũng đã có những biểu hiện của KTQT như xây dựng các tài khoản chi tiết cấp 2, 3, mở các sổ chi tiết. Công việc này là để thuận tiện cho quá trình quản lý DN. Vì vậy, có thể nói rằng, hệ thống KTTC tại các doanh nghiệp Việt Nam đã có sự kết hợp với kế toán quản trị nhưng đang ở quy mô nhỏ. Trên cơ sở đó thì việc triển khai mô hình KTQT kết hợp với KTTC sẽ có nhiều thuận lợi cho Công ty.
Sơ đồ 4.1. Mối quan hệ chức năng và nhiệm vụ của mô hình kết hợp
4.2.1.2 Thiết lập sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Để bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTQT và KTTC đảm bảo hoàn thành tốt công việc của KTQT và KTTC thì Công ty nên áp dụng mô hình động, nghĩa là mỗi nhân viên sẽ không làm một công việc nhất định mà sẽ Sinh Viên: Đào Thị Toan_Lớp: KT1A1
KTTC
KTQT
Ghi sổ KT tổng hợp và sổ KT chi tiết Lập dự toán, phân tích,
dự án
Lập BCTC
Lập BCQT Xử lý số liệu
tổng hợp Xử lý số liệu
Chi tiết
tham gia vào các tổ làm việc khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu công việc và thời điểm khác nhau trong kỳ. Bởi vì, một số công việc kế toán chỉ thực hiện vào những thời điểm nhất định, do đó nếu bố trì công việc hợp lý thì việc tham gia vào nhiều công việc khác nhau sẽ giúp cho Công ty tận dụng được nhân công, tiết kiệm chi phí.
Theo mô hình này, các bộ phận kế toán đảm nhận các phần hành KTTC và tương ứng với các phần hành KTTC nói trên thì sẽ bao gồm cả các phần hành KTQT. Các nhân viên kế toán từng phần hành vừa thực hiện các công việc của KTTC đồng thời cũng được giao nhiệm vụ KTQT liên quan đến phần hành đó. Đối với những trường hợp nhà quản trị yêu cầu các báo cáo KTQT liên quan đến nhiều phần hành thì đòi hỏi phải có sự tham gia của các kế toán viên đảm nhiệm các phần hành đó.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế ở Công ty thì với điều kiện hiện nay, quá trình vận dụng KTQT bước đầu chỉ nên tập trung vào một số nội dung chủ yếu cần thiết. Công ty nên xây dựng bộ máy kế toán một cách đơn giản thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Sinh Viên: Đào Thị Toan_Lớp: KT1A1
4.2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán toàn Công ty, chỉ đạo hướng dẫn các nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra tính trung thực của các báo cáo kế toán và tư vấn các hoạt động quản trị cho ban giám đốc.
- Kế toán tổng hợp: Theo dõi chi phí phát sinh tại đơn vị, đồng thời tổng hợp số liệu từ các phần hành khác để vào sổ sách tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu kế toán. Công việc này được thực hiện vào cuối kỳ kế toán.
- Kế toán tiền lương và BHXH: tính toán và hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, các khoản khẫu trừ vào lương, các khoản thu nhập, trợ cấp cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Hàng tháng căn cứ vào sản lượng của các xí nghiệp và đơn giá lương của xí nghiệp cùng với hệ số lương gián tiếp đồng thời ghi nhận các bảng thanh toán Sinh Viên: Đào Thị Toan_Lớp: KT1A1
Kế toán trưởng
Kế toán quản trị
Kế toán tổng hợp
Ktoán NVL, CPSX,
Giá thành
Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ
Ktoán tiền lương
và BHXH
Nhân viên kế toán
Tổ dự toán
Tổ phân
tích đánh
giá
Tổ nghiên cứu dự
án Kế toán tài chính
lương do các nhân viên ở phòng kế toán gửu lên, tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp thanh toán lương của công ty, lập bảng phân bổ.
- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: có nhiệm vụ tổng hợp tài liệu từ các phần hành kế toán khác nhau để theo dõi trên các bảng kê, bảng phân bổ làm cơ sở cho việc tính chi phí và giá thành sản phẩm. Đồng thời kế toán cũng theo dõi cả phần công cụ, dụng cụ, phụ liệu, lập báo cáo nguyên vật liệu, căn cứ vào bảng phân bổ, bảng tổng hợp chi phí sản xuất để cuối tháng ghi vào bảng kê.
-Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ: chịu trách nhiệm trong việc thanh toán và tình hình thanh toán với tất cả khách hàng cộng thêm cả phần công nợ phải trả. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ gốc, kế toán thanh toán viết phiếu thu chi, séc, uỷ nhiệm chi... hàng tháng lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chi tiết đối chiếu với sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửư lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch.
-Tổ dự toán: thực hiện các công việc tập hợp chi phí, phân tích thành biến phí, định phí, lập các dự toán SX – KD.
- Tổ phân tích, đánh giá: Có nhiệm vụ lập các báo cáo KTQT, so sánh, đánh giá kết quả thực hiện với kế hoach đề ra, tìm nguyên nhân gây ra biến động từ đó đề xuất các phương án sửa đổi.
- Tổ nghiên cứu dự án: Có nhiệm vụ phân tích, đánh giá tính khả thi của các dự án đầu tư như sản xuất sản phẩm mới, mua sắm mới TSCĐ, mở rộng kinh doanh… và đề xuất các giải pháp.
4.2.1.4 Mối liên hệ cung cấp thông tin của KTQT
4.2.1.4.1 Thiết lập mối liên hệ cung cấp thông tin giữa KTQT và KTTC
Giữa KTQT và KTTC có mối quan hệ mật thiết với nhau, thông tin ban đầu của KTQT do kế toán tài chính cung cấp. Dựa trên những thông tin này, KTQT xử lý số liệu bằng các phương pháp nghiệp vụ riêng để cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị.
- Tổ dự toán: Lấy thông tin từ các báo cáo thực hiện của kỳ trước và những thông tin khác do kế toán chi phí, kế toán doanh thu, kế toán tổng hợp,
…cung cấp để làm cơ sở xây dựng các bảng dự toán cho các hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty trong giai đoạn tiếp theo.
Sinh Viên: Đào Thị Toan_Lớp: KT1A1
- Tổ phân tích, đánh giá: Lấy thông tin về toàn bộ chi phí và kết quả thực hiện mà kế toán tài chính đã thu thập trong kỳ kinh doanh, trên cơ sở đó phân tích, đánh giá hoạt động của công ty trong kỳ qua và khả năng có thể đạt được trong tương lai.
4.2.1.4.2 Thiết lập mối liên hệ cung cấp thông tin giữa KTQT với các phòng ban
KTQT thường xuyên sử dụng một khối lượng thông tin phong phú được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Bao gồm các thông tin thực tế xảy ra và các thông tin dự đoán của tương lai. Bên cạnh nguồn số liệu được cung cấp từ KTTC, KTQT cần phải xây dựng mối liên hệ thông tin với các phòng ban khác. Đây là mối liên hệ thông tin hai chiều được thể hiện:
Bảng 4.1 MỐI QUAN HỆ GIỮA KTQT VỚI CÁC PHÒNG BAN
KTQT Nhận thông tin Cung cấp thông tin
Tổ dự toán
Nhận các thông tin kế hoạch về số lượng hàng hoá, giá bán từ tổ thị trường phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, tình hình sản xuất từ phân xưởng…
Cung cấp các dự toán cho các phòng ban làm căn cứ lập kế hoạch cụ thể tổ chức hoạt động.
Tổ phân tích, đánh giá
Nhận các báo cáo thực hiện của các bộ phận, sử dụng các phương pháp nghiệp vụ để tiến hành phân tích, đánh giá.
Cung cấp thông tin kết quả phân tích, đánh giá cho các bộ phận kịp thời điều chỉnh.
Tổ nghiên cứu dự án
Nhận thông tin từ các phòng ban và ban giám đốc về các dự án.
Cung cấp thông tin phân tích các phương án khác nhau của các dự án.
Để tạo được mối liên hệ thường xuyên, liên tục thì nhà quản trị cần thiết lập các mẫu báo cáo định kỳ giữa KTQT và các phòng ban liên quan bên cạnh các báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.
Sinh Viên: Đào Thị Toan_Lớp: KT1A1