CHƯƠNG II: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ
2.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ
2.2.4 Ứng dụng kế toán quản trị doanh thu và kết quả tiêu thụ vào công tác lập kế hoạch
2.2.4.1 Lập kế hoạch tiêu thụ
Kinh doanh trong cơ chế thi trường, các nhà quản lý doanh nghiệp phải biết tính toán như thế nào để sản phẩm, hàng hoá không dự trữ quá mức làm ứ đọng vốn hay bị giảm mức tiêu thụ do hết hàng. Phải làm sao cho mức tiêu thụ tối đa mà không ứ đọng hàng, đặc biệt là ở các doanh nghiệp thương mại.
Điều đó được thể hiện thông qua việc lập kế hoạch tiêu thụ, nhà quản lý phải dự toán được khối lượng sản phẩm tiêu thụ. Do vậy, phải dự toán một cách chính xác, phù hợp với khả năng, điều kiện của doanh nghiệp. Kế hoạch tiêu thụ được lập dựa trên cơ sở mức tiêu thụ ước tính và giá bán kế hoạch.
Doanh thu tiêu Tổng khối lượng sản phẩm Đơn giá bán thụ dự kiến tiêu thụ dự kiến kế hoạch
Trong quá trình lập kế hoạch tiêu thụ thì dự toán khối lượng sản phẩm tiêu thụ là vấn đề không đơn giản bởi vì nó chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhân tố như thị hiếu của người tiêu dùng, chất lượng sản phẩm…nhưng đặc biệt, nó có mối quan hệ chặt chẽ với đơn giá bán kế hoạch, bởi vì theo quy luật chung giá bán cao thì khối lượng sản phẩm tiêu thụ ít và ngược lại.
2.2.4.1.1 Dự toán khối lượng sản phẩm tiêu thụ
Dự toán khối lượng sản phẩm tiêu thụ là khâu rất quan trọng trong việc lập kế hoạch tiêu thụ, đây là dự toán khó nhất bởi vì khối lượng sản phẩm tiêu thụ là yếu tố đầu ra phụ thuộc vào nội tại DN rất ít mà phụ thuộc bên ngoài rất lớn. Để thực hiện công việc dự toán này cần phải xem xét đến nhiều yếu tố khác nhau như: mức tiêu thụ kỳ trước, mức cung cầu của thị trường, mức thu nhập của người tiêu dùng, chính sách của Nhà nước, kế hoạch giá bán…từ đó xác định số lượng sản phẩm tiêu thụ. Để làm được điều này, KTQT thường căn cứ vào mức tiêu thụ của quá khứ. Mức tiêu thụ quá khứ sẽ được phân thành ba nhân tố:
-Tính xu hướng.
-Tính thời vụ.
-Những sự kiện bất thường.
Khi xác định được mức tiêu thụ dự toán rồi, nó sẽ làm cơ sở cho các nhà quản lý quyết định sản xuất, mua hàng hợp lý tránh ứ đọng hay thiếu hụt hàng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2.4.1.2 Lập kế hoạch giá bán
Như phần trước đã nói, định giá bán chỉ cung cấp cho nhà quản lý mức giá cơ sở ban đầu còn trong từng giai đoạn cụ thể DN cần có sự điều chỉnh để xác định kế hoạch giá bán tối ưu. Thật vậy, trong từng tình huống cụ thể DN cần phải chủ động cắt giảm hay nâng giá. Nhưng khi làm việc này phải hết sức thận trọng, đặc biệt chú ý đến phản ứng của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và cả sự sống còn của DN…
-DN có thể cắt giảm giá bán trong các trường hợp sau:
+) Hàng ứ đọng: Giảm giá để tiêu thụ được nhiều hơn, thu hồi được vốn.
+) Thị phần giảm sút.
+) Muốn khống chế thị trường thông qua giá thấp…
-DN có thể nâng giá bán trong các trường hợp:
+) Lạm phát.
+) Nhu cầu tăng cao.
+) Chi phí đầu vào tăng…
2.2.4.2 Kiểm soát chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ 2.2.4.2.1 Xác định mục tiêu
Chi phí là nhân tố chủ yếu tác động đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó nhiệm vụ kiểm soát chi phí và dự toán biến động của chi phí đối với nhà quản lý là rất quan trọng. Để làm chủ được các chi phí, nhà quản lý có hai quyết định phải làm: những quyết định liên quan đến chi phí bỏ ra và các quyết định liên quan đến lượng vật chất sử dụng. Để đạt được các mục tiêu mà doanh nghiệp vạch ra, nhà quản lý luôn mong muốn phải chi ra ít nhất và lượng vật chất tiêu hao bé nhất nhưng chất lượng và số lượng sản phẩm sản xuất ra phải cao nhất.
Bằng cách nào nhà quản lý có thể làm chủ được chi phí bỏ ra và lượng vật chất sử dụng? Câu trả lời cho vấn đề này là các định mức chi phí. Thật sự
ngày càng nhiều DN áp dụng các định mức như một phương pháp để kiểm soát các chi phí và đánh giá kết quả thực hiện.
2.2.4.2.2 Xây dựng định mức chi phí
Các định mức chi phí và các định lượng được lập bởi người quản lý cho 3 yếu tố của sản phẩm: nguyên vật liệu, lao động, sản xuất chung. Tiêu chuẩn định lượng nêu lên cần bao nhiêu yếu tố chi phí như thời gian lao động hoặc nguyên vật liệu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để cung cấp một đơn vị dịch vụ. Định mức chi phí nói về giá phí của thời gian và nguyên liệu là bao nhiêu. Lượng thực tế và chi phí thực tế của các yếu tố đưa vào sẽ được đo lường với các yếu tố tiêu chuẩn định mức để xem xét các hoạt động có tiến hành trong phạm vi mà quản lý đã định ra không. Nếu số lượng hoặc chi phí các yếu tố đưa vào vượt ra ngoài giới hạn đã định thì phải kiểm tra lại quá trình sản xuất kinh doanh. Một trong những lý do của việc sử dụng các định mức chi phí là để tạo sự thuận lơi cho việc kiểm tra chi phí. Sự lệch lạc so với định mức càng sớm được quản lý quan tâm thì vấn đề càng sớm được xem xét và sửa chửa. Đặc biệt các doanh nghiệp sản xuất là loại hình doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất các định mức chi phí. Ở đây các định mức liên quan đến nguyên vật liệu, lao động, sản xuất được lập cho từng dây chuyền sản xuất riêng biệt. Những định mức này được tổng hợp trong thẻ định mức chi phí sẽ báo cho nhà quản lý biết chi phí sản xuất là bao nhiêu cho một đơn vị sản phẩm sản xuất ra.
Vậy định mức có giống với dự toán không? Về cơ bản, định mức và dự toán là như nhau. Điểm để phân biệt giữa hai khái niệm này là: định mức là tổng cho một đơn vị, trong khi, dự toán là tổng cho một tổng. Thực tế, một định mức có thể được xem như có bản chất là chi phí dự toán cho 1 đơn vị sản phẩm.
Lập các định mức chi phí là một công việc có tính nghệ thuật hơn là mang tính khoa học. Công việc này kết hợp giữa sự suy nghĩ và tài chuyên môn của tất cả những người có trách nhiệm với giá và lượng của các yếu tố đưa vào. Trong một tổ chức sản xuất, đó là những cá nhân như các nhà KTQT, Giám sát viên sản xuất…
Điểm đầu tiên để lập các định mức chi phí là phải xem xét các kinh nghiệm đã qua. Để hỗ trợ cho nghiệp vụ này, nhà quản trị phải soạn các số liệu về các đặc điểm chi phí các hoạt động của các năm trước ở các mức độ thực hiện khác nhau. Tất nhiên là một định mức trong tương lai phải nhiều hơn chứ không phải chỉ đơn giản là một sự phản ảnh của quá khứ. Các số liệu phải được chỉnh lý và điều chỉnh theo sự thay đổi của các điều kiện kinh tế, sự thay đổi các đặc điểm của nhu cầu, cung ứng và sự thay đổi của kỹ thuật.
Tóm lại, người quản lý phải nhận thức được rằng quá khứ chỉ có giá trị giúp cho việc dự toán trong tương lai, hay nói cách khác, các định mức phải là sự phản ánh của các hoạt động hiệu quả tương lai chứ không phải của các hoạt động quá khứ.
2.2.4.2.3 Đo lường kết quả và phân tích biến động
Một điều chắc chắn là rất hiếm khi các hoạt động thực tế, thu nhập thực tế trùng khớp một cách chính xác với dự toán. Lý do là vì cho dù các dự toán (kế hoạch) được lập một cách cẩn thận nhất cũng sẽ không bao giờ có thể có được những số liệu dự toán mà chứa đựng đầy đủ những phần chính xác cho mỗi một biến số trong hàng ngàn biến số có thể ảnh hưởng đến chi phí và thu nhập thực tế. Vì lý do này có thể nhận định rằng ở mỗi kỳ thực tế mỗi một số liệu dự toán sẽ cung cấp môt dạng biến động nào dó khi chúng được đem so sánh với số liệu thực tế. Nhà quản lý phải quyết định xem sự biến động đó là trong phạm vi giới hạn có thể chấp nhận được hay không để từ đó có biện pháp nhằm kiểm soát chi phí phát sinh trong doanh nghiệp.
2.2.4.3 Lập kế hoạch kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá
Việc lập kế hoạch kết quả tiêu thụ dưới dạng dự toán cũng không kém phần quan trọng. Đây là kết quả tài chính cuối cùng, là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh kết quả tiêu thụ kế hoạch và cũng là điều kiện tiền đề cho kế hoạch tái sản xuất kinh doanh mở rộng cũng như trích lập các quỹ. Kế hoạch kết quả tiêu thụ được thể hiện dưới hai dạng: kế hoạch theo mức lợi nhuận và theo tỷ suất lợi nhuận.
2.2.4.3.1 Lập kế hoạch kết quả tiêu thụ thông qua kế hoạch lợi nhuận
Lợi nhuận từ việc tiêu thụ là khoản chênh lệch giữa doanh thu tiêu thụ sản phẩm và chi phí bỏ ra để đạt được doanh thu đó trong một khoảng thời gian nhất định. Theo phương pháp này lợi nhuận trong kỳ được xác định:
Lợi nhuận tiêu Doanh thu Tổng Tổng định phí thụ dự kiến thuần biến phí phát sinh trong kỳ
Theo đó:
Doanh thu thuần = Doanh thu – các khoản giảm trừ
Tổng biến phí gồm: giá vốn hàng bán, biến phí BH, biến phí QLDN.
Tổng định phí gồm: định phí BH, định phí QLDN.
Đây là phương pháp xác đinh kế hoach kế hoạch giúp nhà quản trị đưa ra quyết định về giá bán, về chi phí để đạt được mục tiêu đề ra. Có thể lập kế hoach theo từng nhóm mặt hàng hoặc chi tiết theo yêu cầu quản lý.
2.2.4.3.2 Kế hoạch kết quả tiêu thụ thông qua tỷ suất lợi nhuận
Lợi nhuận một khi được thể hiện bằng con số tuyệt đối có thể không phản ánh đúng mức độ hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Bởi vì chỉ tiêu này không những chịu tác động của chất lượng công tác của chính bản thân nhà quản trị mà còn chịu sự ảnh hưởng của quy mô sản xuất. Do đó để thể hiện đúng đắn mục tiêu về kết quả tiêu thụ cần sử dụng chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận.
Tỷ suất lợi nhuận trên Lợi nhuận tiêu thụ kế hoạch Doanh thu thuần Doanh thu thuần kế hoạch
Từ đó cho thấy sử dụng chỉ tiêu này loại bỏ được sự ảnh hưởng của quy mô sản xuất. Nhờ thế nhà quản trị có sự đánh giá chính xác hơn về mức sinh lời của đồng vốn đã đầu tư. Chẳng hạn: nếu tỷ suất này trong thực tế nhỏ hơn trước thì hoạt động đang mở rộng quy mô như vậy là không hiệu quả và ngược lại.
Đây là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh kết quả cuối cùng mà DN có thể đạt được trong kế hoạch. Từ đó lãnh đạo DN có thể thực hiện được mục tiêu đặt ra trong tương lai lâu dài.