CHI TIẾT CÁC NGHIỆP VỤ THEO TÍNH CHAÁT COÂNG VIEÄC
A. QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
A.1 HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ
4. Văn bản tham khảo
- Về công tác văn thư: 110/2004/NĐ-CP, 09/2010/NĐ-CP, 2500/QĐ-bGDĐt, 03/2009/tt-bNG, 425/VtLtNN-NVtW, 139/VtLtNN-tttH, 608/LtNN-ttNC.
- Về quản lý con dấu: 58/2001/NĐ-CP, 31/2009/NĐ-CP, 07/2002/tt-Lt, 08/2003/
tt-bCa, 07/2010/tt-bCa.
- thể thức trình bày văn bản: 55/2005/ttLt-bNV-VPCP
- Về bảo mật: 30/2000/PL-ubtVQH10, 33/2002/NĐ-CP, 12/2002/bCa(a11), 32/2005/Qẹ-ttg, 60/2005/Qẹ-bCa(a11).
- Các văn bản chỉ đạo báo cáo của cấp trên.
a.1.2 Quản lý văn bản đến
Sử dụng chương trình V-EMiS, phân hệ quản lý hành chính.
tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, công thư, kể cả bản Fax, bản được chuyển qua email có nội dung liên quan đến công việc của đơn vị; đơn, thư của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là “Văn bản đến”. Các thư từ sử dụng địa chỉ của trường nhưng ghi tên người nhận là cá nhân không thuộc loại văn bản cần quản lý.
1. Các bước thực hiện:
Việc quản lý văn bản đến thực hiện theo 3 bước:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- NV văn thư (hoặc người làm nhiệm vụ văn thư) tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn (email, fax, bưu điện trong và ngoài giờ hành chính, cầm tay,…)
- Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Nhưng nếu là văn bản gởi cho cá nhân có liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để ủaờng kyự.
+ Loại được bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật thực hiện theo quy định tại thông tư số 12/2002/tt-bCa).
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
* Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
* Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;
* Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
* Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
* Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
- NV văn thư đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến.
* Đối với bản Fax thì cần phô tô lại trước khi đóng dấu “Đến”;
* Đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
* Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- NV văn thư ghi số, ngày đến vào dấu “Đến”.
- NV văn thư đăng ký văn bản đến: Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc nhập liệu trong chương trình V-EMiS, phân hệ quản lý hành chính.
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến a) Trình văn bản đến
- NV văn thư chuyển văn bản đến trong ngày cho Ht (hoặc người được ủy quyền) xem xét, cho ý kiến chỉ đạo vào phiếu giải quyết.
- Ht hoặc người được ủy quyền căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế
làm việc của cơ quan; chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực phụ trách của cán bộ mà quyết định giao cho bộ phận/cá nhân nào đó xử lý và thời hạn giải quyết văn bản. Nếu văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì người có thẩm quyền cần xác định rõ bộ phận/cá nhân chủ trì những bộ phận/cá nhân phối hợp thực hiện và thời hạn hoàn thành của các bộ phận/cá nhân. Ý kiến giao việc được ghi vào mục
“chuyển” trong dấu “Đến” hoặc ghi bên lề trái phía trên văn bản trong trường hợp trường chưa có dấu “Đến”. Những ý kiến chỉ đạo sâu hơn về hướng giải quyết (nếu có) và thời hạn trình kết quả giải quyết văn bản đến (nếu có) nên được ghi vào phiếu rieõng do Ht quy ủũnh maóu.
- Sau khi có ý kiến phân công hoặc ý kiến chỉ đạo cách giải quyết (nếu có) của Ht hoặc người được ủy quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để phô tô văn bản đến và các bản có ý kiến chỉ đạo của Ht hoặc người được ủy quyền và gửi cho những bộ phận/cá nhân được phân công. bản chính văn bản đến và các bút tích của Ht được lưu trong sổ lưu văn bản đến.
b) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được văn thư chuyển giao cho các bộ phận hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Ht. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:
Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
* Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
* Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “thượng khẩn” và
“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Cá nhân hoặc bộ phận có liên quan triển khai công việc và báo cáo trực tiếp kết quả giải quyết cho người đã phân công. Đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
- NV văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo cho người có thẩm quyền hoặc Ht. Đối với văn bản đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, NV văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
2. Sơ đồ quy trình:
3. Chuù yù:
- Các phong bì gửi theo địa chỉ của trường ghi trực tiếp tên người nhận được chuyển đến cho cá nhân nhưng nếu là việc công thì cá nhân có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để vào sổ và trình Ht cho ý kiến chỉ đạo theo trình tự ở bước 3.
- Những người nhận hộ công văn đều phải chuyển công văn đến văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, không trình trực tiếp cho Ht.
- trường hợp cá nhân cần văn bản gốc (có dấu đỏ) để làm việc với các cơ quan liên quan thì phô tô lại 1 bản để lưu tại văn phòng trước khi chuyển văn bản gốc cho cá nhân mang đi liên hệ công tác;
- Nhìn chung, thời hạn phúc đáp văn bản thuộc trách nhiệm của người được phân công giải quyết công việc nhưng văn thư nên vào sổ theo dõi văn bản thời hạn cần phúc đáp để giúp Ht theo dõi tiến độ thực hiện chung.
- Cơ sở giáo dục có thể phân loại Văn bản đến theo chủ đề hoặc theo cơ quan ban hành.
Ví dụ: văn bản của ubND và các tổ chức tại địa phương được lưu trữ theo 1 sổ riêng, các văn bản chỉ đạo đến từ sở/phòng GD-Đt lưu trữ theo 1 sổ riêng để tiện tra cứu.
- Nên có sổ lưu trữ các văn bản mật riêng và thực hiện quản lý theo quy định đối với các văn bản mật.
- Cố gắng không để sót, mất văn bản.
4. Văn bản tham khảo:
- Về công tác văn thư: 110/2004/NĐ-CP, 09/2010/NĐ-CP, 2500/QĐ-bGDĐt, 03/2009/tt-bNG, 425/VtLtNN-NVtW, 139/VtLtNN-tttH, 608/LtNN-ttNC.
- Về bảo mật: 30/2000/PL-ubtVQH10, 33/2002/NĐ-CP, 12/2002/bCa(a11), 32/2005/Qẹ-ttg, 60/2005/Qẹ-bCa(a11).
a.1.3 Tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ học sinh
thực hiện trong chương trình V-EMiS, phân hệ quản lý học sinh.
1. Các bước thực hiện:
- Văn phòng tiếp nhận hồ sơ học sinh (có thể bao gồm cả hồ sơ điện tử - cơ sở dữ liệu điện tử). Nếu là học sinh mới, kết hợp với GV chủ nhiệm lập hồ sơ.
- Kiểm tra đối chiếu tính hợp lệ, đầy đủ của bộ hồ sơ.
- Vào sổ: đánh số thứ tự, tên học sinh, ngày nhận hồ sơ, thuận tiện cho việc trao trả hồ sơ khi học sinh hết cấp hoặc bàn giao cho cán bộ khác khi có sự luân chuyển.
- Sắp xếp các loại giấy tờ trong hồ sơ theo thứ tự qui định của trường, trong mỗi hồ sơ nên có tờ mục lục ghi các loại giấy tờ có bên trong.
- Lưu trữ hồ sơ theo qui định của trường (nếu là dữ liệu số, cập nhật vào cơ sở dữ liệu) 2. Sơ đồ quy trình:
3. Chuù yù:
- Phải ghi rõ ràng, chính xác các thông tin của học sinh. Yêu cầu học sinh cùng đối chiếu danh mục các giấy tờ trong tờ mục lục hồ sơ và ký vào cột “người nộp hồ sơ”
trong sổ lưu trữ hồ sơ học sinh.
- xem kỹ nội dung các giấy tờ trong hồ sơ học sinh, nếu có các giấy tờ không hợp lệ hoặc thiếu thông tin cần yêu cầu bổ sung ngay hoặc đưa về điều chỉnh lại nếu thấy cần thiết.
- Có thể tham khảo quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức để vận dụng thực hiện việc quản lý hồ sơ học sinh cho chặt chẽ.
- Nếu nhà trường đang thực hiện quản lý hồ sơ học sinh trên phần mềm, cần chắc chắn rằng các thông tin nhập vào phần mềm là đảm bảo chính xác. Để chắc chắn, hãy kiểm tra lại một lần trên máy, sau đó lại in danh sách để kiểm chứng trên giấy.
4. Văn bản tham khảo: Điều lệ/quy chế cơ sở giáo dục.
a.1.4 Trả hồ sơ học sinh
Cập nhật trong chương trình V-EMiS, phân hệ quản lý học sinh.
1. Các bước thực hiện:
- Có đơn xin rút hồ sơ của học sinh đã được Ht phê duyệt (chuyển đi, thôi học, hoàn thành chương trình học, đã tốt nghiệp...).
- Nhân viên quản lý hồ sơ học sinh lấy hồ sơ học sinh ra khỏi nơi lưu trữ.
- Kiểm tra hồ sơ trước khi giao trả.
- Vào sổ theo dõi, yêu cầu học sinh hoặc người đại diện được uỷ quyền của học sinh ký vào mục đã nhận lại hồ sơ.
- trả hồ sơ.
2. Sơ đồ quy trình:
3. Chuù yù:
- Yêu cầu học sinh, cha mẹ học sinh hoặc người nhận thay kiểm tra lại các giấy tờ có trong hồ sơ so với tờ mục lục các văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ.
- Hồ sơ hoàn trả phải đầy đủ, đúng đối tượng. Nếu không phải là học sinh nhận trực tiếp, cần yêu cầu người nhận thay xuất trình chứng minh nhân dân, hãy ghi lại tên, số chứng minh thư của người nhận thay.
- Không gây khó khăn cho học sinh hoặc người đại diện cho học sinh khi rút hồ sơ.
4. Văn bản tham khảo:
theo Điều lệ trường của ngành học, cấp học tương ứng và công văn hướng dẫn.
a.1.5 Cấp giấy chứng nhận hoàn thành chương trình
thực hiện trong chương trình V-EMiS, phân hệ quản lý thi.
Quy trình này chỉ áp dung cho trường trung học phổ thông, thực hiện theo Quyết định số 39/2008/QĐ-bGDĐt ngày 22/7/2008 của bộ trưởng bộ GD&Đt ban hành mẫu
Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình lớp 10, lớp 11 và lớp 12 ở cấp trung học phổ thông. Ngoài ra, nhà trường còn có chức năng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời đối với học sinh mới đỗ tốt nghiệp tHPt.
1. Các bước thực hiện:
- Nhân viên phụ trách tiếp nhận đơn xin cấp giấy chứng nhận.
- Nhân viên phụ trách đối chiếu thông tin trên đơn với sổ điểm lưu tại trường.
- Nếu đủ điều kiện cấp: NV phụ trách điền thông tin lên giấy chứng nhận đúng quy định, trình Ht ký giấy chứng nhận (trước khi ký có kiểm tra, đối chiếu danh sách và hồ sơ gốc). Sau khi Ht ký, vào sổ theo dõi cấp giấy chứng nhận, ghi số cấp phát lên giấy chứng nhận, yêu cầu người xin cấp ký tên vào sổ cấp và đưa giấy chứng nhận cho người xin cấp. Nhớ lưu đơn xin cấp của học sinh.
- Nếu không đủ điều kiện cấp: hoàn trả đơn lại cho người xin cấp và nêu rõ lý do.
2. Sơ đồ quy trình:
3. Chuù yù:
Việc cấp giấy chứng nhận:
+ Nhà trường phải công khai thủ tục: mẫu đơn, thời hạn, lệ phí, thời gian tiếp học sinh xin cấp (nếu có).
+ Những trường hợp sau đây được cấp giấy chứng nhận:
1. Người học đã học xong chương trình lớp 10 và được lên lớp theo quy định về đánh giá, xếp loại học sinh trung học phổ thông.
2. Người học đã học xong chương trình lớp 11 và được lên lớp theo quy định về đánh giá, xếp loại học sinh trung học phổ thông.
3. Người học đã học xong chương trình lớp 12, được đánh giá, xếp loại hạnh kiểm ở lớp 12 từ trung bình trở lên, học lực ở lớp 12 không bị xếp loại kém và tổng số buổi nghỉ học trong năm học lớp 12 không quá 45 buổi (nghỉ một lần hoặc nghỉ nhiều lần cộng lại).
Ht phải thường xuyên kiểm tra việc cấp giấy chứng nhận. thực hiện chuyển đổi vị trí công tác nếu nhận thấy có các vấn đề bất cập.
4. Văn bản tham khảo: 39/2008/QĐ-bGDĐt.
a.1.6 Phát bằng tốt nghiệp
Cơ sở giáo dục phổ thông có chức năng phát bằng (Quyết định số 33/2007/QĐ- bGDĐt ngày 20/6/2007 của bộ GD&Đt về quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân).
1. Các bước thực hiện:
- Nhân viên phụ trách tiếp nhận bằng tốt nghiệp của học sinh từ lãnh đạo trường (Ht nhận từ Phòng/Sở hoặc ủy quyền người nhận thay).
- Nhân viên phụ trách đối chiếu thông tin trên bằng tốt nghiệp với hồ sơ lưu tại trường.
- Nếu không có sai lệch: Lập sổ phát bằng.
- Nếu có sai lệch:
+ Lập danh sách bằng bị sai lệch và nội dung sai lệch.
+ trình Ht ký xác nhận.
+ trình lãnh đạo Phòng GDĐt (nếu là bằng tNtHCS) và/hoặc Sở GDĐt (nếu là baống toỏt nghieọp tHPt).
+ Nhân viên phụ trách nhận lại bằng tốt nghiệp đã điều chỉnh từ Ht.
- Nhân viên phụ trách tiến hành phát bằng tốt nghiệp cho học sinh: Cho học sinh ký nhận, ghi ngày tháng nhận bằng và phát bằng cho HS.
2. Sơ đồ quy trình:
3. Chuù yù:
- Việc phát bằng phải:
+ Được nhà trường thông báo lịch phát tại văn phòng.
+ Rà soát đúng thông tin trong bằng về hộ tịch, kết quả, xếp loại tốt nghiệp.
+ Ghi rõ ngày cấp, có chữ ký nhận của người nhận bằng vào sổ phát bằng tốt nghiệp.
- Sổ phát bằng tốt nghiệp được lưu vĩnh viễn tại trường.
- Hiệu trưởng phải thường xuyên kiểm tra việc phát bằng tốt nghiệp.
4. Văn bản tham khảo: 33/2007/QĐ-bGDĐt, 17/2008/QĐ-bGDĐt, 25/2008/QĐ- bGDẹt, 1912/Qẹ-bGDẹt, 2927/Qẹ-bGDẹt, 2928/Qẹ-bGDẹt, 6961/bGDẹt-VP.
a.1.7 Lập sổ đăng bộ
thực hiện trong chương trình V-EMiS, phân hệ quản lý học sinh.
1. Các bước thực hiện:
- Hiệu trưởng chỉ đạo thực hiện vào sổ đăng bộ, gắn quy trình này với quy trình nhập liệu hồ sơ học sinh trong V-EMiS, phân hệ quản lý học sinh.
- Nhân viên phụ trách nhận học bạ của học sinh mới đầu cấp (học bạ của học sinh
mới chuyển đến lấy từ hồ sơ thuyên chuyển).
- Nhân viên phụ trách ghi đầy đủ thông tin từ học bạ sang sổ đăng bộ.
- Cập nhật đầy đủ thông tin học sinh bỏ học, chuyển đi, chết và bổ sung học sinh chuyển đến trong từng năm học ngay sau khi có sự thay đổi.
- Định kỳ, cuối năm cập nhật thông tin học sinh được lên lớp, lưu ban.
2. Sơ đồ quy trình:
3. Chuù yù:
- Phải ghi đầy đủ các thông tin theo quy định trong Sổ đăng bộ.
- Sổ đăng bộ lưu vĩnh viễn tại trường.
4. Văn bản tham khảo:
Điều lệ hoặc quy chế, công văn hướng dẫn của các cấp quản lý.
Công tác xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển nhà trường
xây dựng kế hoạch chiến lược (còn gọi là kế hoạch hoạt động tổng thể 5 năm,